Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại văn phòng cơ quan Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam

70 847 2
Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại văn phòng cơ quan Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B KHÓA HỌC (20122016) Tên cơ quan: Liên hiệp các hội Khoa học Kỹ và Kỹ thuật Việt Nam Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Du, Hoàn Kiếm, Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Công Lương Giản viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng Tên sinh viên: Đinh Thị Kim Cúc Năm 2015 LỜI MỞ ĐẦU 5 PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 7 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM 7 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam. 8 1.1.1.Chức năng 8 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Liên hiệp Hội Việt Nam 9 1.2. Tổ chức và hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 9 1.2.1. Chức năng của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 9 1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 10 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 11 1.2.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng 12 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 16 2.1. Hệ thống các văn bản quản lý về Công tác văn thư, lưu trữ 17 2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 17 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 19 2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 19 2.3.1.1. Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam 19 2.3.1.2. Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Liên hiệp Hội Việt Nam 19 2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp hội Việt Nam 20 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 22 2.4.Quản lý văn bản 25 2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến 25 2.4.2 Trình tự quản lý văn bản đi 27 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 30 2.6 Lập hồ sơ 31 2.7. Công tác lưu trữ 32 2.7.1. Văn bản quản lý về công tác lưu trữ 32 2.7.2. Công tác lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam 33 CHƯƠNG 3. CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 34 3.1. Tình hình trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng 34 3.2. Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng Văn thư 37 3.2.1 Nhận xét cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị ở phòng Văn thư 38 3.2.2. Đề xuất mô hình mới 39 3.3 Các phần mềm mà cơ quan đang sử dụng trong công tác văn phòng 39 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 I. Nhận xét, đánh giá về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng 41 1. Ưu điểm 41 1.1. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng 41 1.2. Quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng. 42 1.3 Trong Công tác soạn thảo văn bản……………………………..43 1.4. Trong quản lý văn bản 44 1.4.1.Trong tổ chức và quản lý văn bản đi…………………………….45 1.4.2.Tổ chức và quản lý văn bản đến 45 1.5. Trong công tác quản lý và sử dụng con dấu 46 1.6. Công tác lập hồ sơ 46 1.7. Công tác lưu trữ 46 2.1 Nhược điểm 46 2.2 Tổ chức và hoạt động văn phòng 46 2.3 Soạn thảo văn bản 48 2.4 Tổ chức và quản lý văn bản đến: 49 2.5.Tổ chức và quản lý văn bản đi 49 2.6 Lập hồ sơ 50 2.7 Công tác lưu trữ 50 3.3 Giải pháp khắc phục 51 3.3.1. Trong công tác tổ chức và hoạt động văn phòng. 51 3.3.2Về trang thiết bị văn phòng 52 3.3.4.Các quy trình nghiệp vụ 53 3.3.5. Soạn thảo văn bản 53 3.3.6. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến 53 3.3.7. Về công tác lập hồ sơ 54 3.3.8. Về công tác lưu trữ 55 3.3.9.Từng bước hiện đại hóa văn phòng 55

Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B KHÓA HỌC (2012-2016) Tên quan: Liên hiệp hội Khoa học Kỹ Kỹ thuật Việt Nam Địa chỉ: Số 53 Nguyễn Du, Hoàn Kiếm, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Lê Công Lương Giản viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng Tên sinh viên: Đinh Thị Kim Cúc Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Năm 2015 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng coi “ tổng tham mưu”, phận “ đầu não” quan, tổ chức doanh nghiệp quản trị văn phòng công tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến toàn hoạt động quan Nếu công tác văn phòng thực tốt thúc đẩy mặt hoạt động tổ chức ngược lại, thực không hiệu ảnh hưởng đến phát triển hoạt động quan Trong quan dù lớn hay nhỏ cần đến văn phòng Từ quan nhà nước, tổ chức trị- xã hội, đến doanh nghiệp Bên cạnh đơn vị chuyên môn văn phòng ngày nhiều lãnh đạo đơn vị dành quan tâm xứng đáng Bởi vì, hoạt đông quan văn phòng ví mắt xích nối liền mối quan hệ quan với tổ chức bên ngoài, với đối tác với cá nhân, phòng ban, đơn vị quan Với tầm quan trọng hội nghề trương ngành quản trị trở thành lựa chọn nhiều bạn trẻ rời mái trường trung học phổ thông Xong để đáp ứng yêu cầu công việc ngày đòi hỏi khắt khe trình độ chuyên môn nghiệp vụ, người cán văn phòng cần phải đào tạo, trang bị đầy đủ kiến thức kỹ cần phải có cán văn phòng Nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội cung cấp nguồn nhân lực có lực chuyên môn, trình độ quản trị văn phòng đảm nhiệm công việc người nhân viên, cán văn phòng, người quản lý, phụ trách văn phòng quan ,tổ chức doanh nghiệp nhiều trường học tiến hành đào tạo ngành quản trị văn phòng Năm 2005 Trường cao đẳng văn thư Lưu trữ la trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bộ Giáo Dục Đào tạo đồng ý cho mở ngành đào tạo cao đẳng Ngành Quản trị văn phòng Năm 2011 trường Đại học Nội vụ lần khẳng định vị trường thức nhận Quyết định thành lập trường đại học Nội vụ Hà Nội Với phát triển không ngừng nhà trường nhiều ngành nghề Nhà trường mở mang đào tạo, Ngành Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội quản trị văn phòng môn ngành học nhận quan tâm to lớn Nhà trường thầy cô đặc biệt trở thành đứa đầu lòng kể từ trường tiến lên thành trường đại học Trong suốt trình học nhận bảo tận tình thầy cô, với lòng nhiệt huyết với học trò, thầy cô truyền đạt cho nhiều kiến thức bổ ích, kinh nghiệm để chuẩn bị hành trang rời mái trường bắt kịp nhịp sống công việc đòi hỏi khắt khe bên lề sách Viêc tổ Kiến tập ngành nghề nội dung quan trọng ngành Quản trị văn phòng nhằm kết hợp lý luận thực hành, giúp cho vận dụng kiến thức học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Đây hội để làm quen với thực tiễn, tự tin giao tiếp đúc rút kinh nghiệm quý báu cho Được đồng ý lãnh đạo văn phòng quan Liên hiệp hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam Tôi đến kiến tập Nhờ giúp đỡ bảo tận tình lãnh đạo, anh chị, cô văn phòng học nhiều điều kiến thức chuyên môn, đặc thù công việc, kỹ giao tiếp ứng xử hàng ngày giúp tích lũy đúc rút nhiều học kinh nghiệm quý báu Kết thúc trình kiến tập với nhiều cảm xúc ngưng đọng, nhìn vào thực tế giúp hiểu biết sâu sắc nghề, cảm thấy yêu nghề, yêu công việc sau Để làm điều xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cán bộ, chuyên viên văn phòng đặc biệt cô giáo Lâm Thu Hằng tận tình hướng dẫn đợt kiến tập Xin kính Chúc cô lãnh đạo, anh chị chuyên viên, cán công nhân viên văn phòng cô giáo nhiều sức khỏe, may mắn thành công Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Bài báo cáo kết phấn đấu nỗ lực không ngừng thân suốt trình học tập vừa qua Nội dung báo cáo gồm phần, chương sau: Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng quan kiến tập - Chương Chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức hoạt động Liên hiệp Hội Việt Nam Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam - Chương Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ Liên hiệp Hội Việt Nam - Chương Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam Phần II: Nhận xét ưu, nhược điểm đề xuất giait pháp Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM Liên hiệp hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam( Gọi tắt Liên hiệp Hội Việt Nam) Được thành lập theo Quyết định số 121/BT ngày 29/7/1983 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ), tổ chức trị - xã hội có hệ thống từ Trung ương đến tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, (bao gồm 62 Liên hiệp khoa học kỹ thuật tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, 77 Hội khoa học kỹ thuật ngành toàn quốc 600 tổ chức KH&CN trực thuộc) Giữ vững vai trò nòng cốt việc tập hợp, đoàn kết phát huy sức sáng tạo đội ngũ trí thức.Góp phần đưa khoa học công nghệ trở thành động lực phát triển kinh tế- xã hội đất nước.Liên hiệp hội Việt Nam thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.Được tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dân chủ đoàn kết Trải qua 30 năm xây dựng phát triển, lãnh đạo Đảng Cộng Sản Việt Nam, đạo phủ , quan tâm ngành cấp, Liên Hệp hội Việt nam kiên trì phấn đấu xây dựng phát triển tổ chức, tập hợp đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học công nghệ, tích cực thực nhiệm vụ tuyên truyền phổ biến kiến thức , góp phần nâng cao dân trí đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài , áp dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản suất đời sống, phát triển cộng đồng xóa đói giảm nghèo, tư vấn phản biện giám định xã hội Bằng kết đạt lĩnh vực, Liên hiệp hội Khoa học kỹ Thuật Việt Nam khẳng định vai trò vị trí mình, Đảng Nhà nước tin cậy xã hội thừa nhận Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Liên hiệp Hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam 1.1.1.Chức Tập hợp, đoàn kết đội ngũ trí thức khoa học công nghệ nước, trí thức khoa học công nghệ người Việt Nam nước ngoài; điều bhoà, phối hợp hoạt động hội thành viên Làm đầu mối hội thành viên quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tổ chức khác nhằm giải vấn đề chung hoạt động Liệp hiệp Hội Việt Nam Đại diện, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp hội viên, hội thành viên, c trí thức khoa học công nghệ Việt Nam 1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn - Xây dựng phát triển tổ chức Thực công tác xây dựng tổ chức; củng cố phát triển kiện toàn tổ chức máy Liên hiệp Hội Khoa học Kỹ thuật trung ương tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Điều hòa phối hợp trợ giúp hoạt động hội thành viên Tăng cường mối liên kết ngành, liên vùng hội thành viên - Vận động trí thức khoa học công nghệ Tuyên truyền phổ biến rộng rãi đương lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước đội ngũ trí thức khoa học công nghệ Vận động trí thức khoa học công nghệ người Việt Nam nước tham gia tích cực vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc - Tổ chức thực hoạt động Chủ động tư vấn, phản biện giám định xã hội nhằm góp phần xây dựng sở khoa học cho việc hoạch định việc thực đường lối, chủ trương sách Đảng Nhà nước, dự luật, chiến lược, quy Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội hoạch, trương trình, kế hoạch phát triền kinh tế - Xã hôi, dự án đầu tư quan trọng Nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ, đẩy mạnh hợp tác chuyển giao tiến khoa học, vào sản xuất đời sống, bảo vệ môi trường, ứng phó với biến đổi khí hậu toàn cầu Phổ biến kiến thức khoa học công nghệ nhân dân, giáo dục đào tạo dạy nghề, góp phần xây dựng xã hội học tập; nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực bồi dưỡng nhân tài Tổ chức, hướng dẫn khuyến khích phong trào quần chúng tiến quân vào khoa học công nghệ Tham gia cấp chứng hành nghề, thực giám soát hoạt động nghề nghiệp vào dịch vụ công theo quy định pháp luật Tham gia phát triển cộng đồng, xóa đói giảm nghèo, chăm sóc sức khỏe nhân dân hoạt động khác - Thực vai trò thành viên Mặt trận tổ quốc Việt Nam Phối hợp với tổ chức thành viên Mặt trận Tổ quốc Việt Nam triển khai hoạt động chung nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp, tăng cường liên minh công nhân – nông dân – trí thức xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân tộc - Tăng cường hợp tác với hội, tổ chức phi phủ nước, tham gia tổ chức khoa học công nghệ khu vực quốc tế theo quy định pháp luật 1.1.3.Cơ cấu tổ chức Liên hiệp Hội Việt Nam (Phụ lục 03) Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.2 Tổ chức hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 1.2.1 Chức văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam Văn phòng thuộc quan Liên Hiệp Các Hội Khoa học Và Kỹ thuật Việt Nam có chức tham mưu, giúp việc lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam công tác tổng hợp, văn thư, hành chính, quản trị đơn vị dự toán cấp III điều phối hoạt động chung Liên hiệp hội Việt Nam 1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam 1.2.2.1 Công tác tổng hợp Tổng hợp tình hình xây dựng báo cáo Hoạt động Hội đồng trung ương, Đoàn chủ tịch, Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam; Tổng hợp theo dõi đôn đốc việc thực quy chế làm việc kế hoạch làm việc quan Liên hiệp hội Việt Nam; Thông báo ý kiến đạo Đoàn chủ tịch, Thường trực Đoàn Chủ tịch Thủ trưởng quan việc họp giao ban, buổi làm việc Lãnh đạo Liên hiệp hội Việt Nam với đơn vị có liên quan; Làm đầu mối việc tham gia chuẩn bị nội dung, xây dựng chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo lãnh đạo phân công 1.2.2.2 Hành chính, văn thư Tổ chức thực nhiệm vụ văn thư quan: văn đi, văn đến, quản lý sử dụng dấu theo quy định; Xây dựng hướng dẫn đơn vị thực chế độ, quy định công tác văn thư; Lưu trữ bảo quản tài liệu văn thư 1.2.2.3 Quản trị Đảm bảo điều kiện sở vật chất cần thiết, thông tin liên lạc, phương tiện lại phục vụ hoạt động quan Liên hiệp hội Việt nam; 10 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Xây dựng hoàn thiện văn hướng dẫn, quy định cụ thể, rõ ràng thực văn quan Thường xuyên kiểm tra công tác thực văn đến phận đơn vị thực văn phận văn thư Có biện pháp khen thưởng kỷ luật xứng đáng với cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đồng thời phê bình đôn đốc cá nhân chưa thực nghiêm túc quy định quan nhà nước tổ chức thực văn 3.5 Về công tác lập hồ sơ Lãnh đạo Liên hiệp Hội Việt Nam lãnh đạo Văn phòng phải có trách nhiệm việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ Văn thư tiến hành lập Danh mục hồ sơ, vào đầu năm gửi Danh mục hồ sơ cho đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm lập hồ sơ Các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm lập hô sơ, bảo quản hồ sơ công việc kết thúc Cuối năm Văn thư quan kiểm tra tình hình lập hồ sơ cá nhân đơn vị, xác nhận hồ sơ kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ Văn thư có trách nhiệm hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ quan 3.6 Về công tác lưu trữ Tiếp tục hoàn thiện quy chế công tác văn thư lưu trữ Liên hiệp Hội Việt Nam cần xây dựng kho lưu trữ riêng có nhân viên lưu trữ để việc bảo quản, giao nộp tài liệu lưu trữ tốt hơn, giảm gánh nặng công việc cho nhân viên văn thư cắt khâu làm việc cho cán bộ, nhân viên phòng, ban, đơn vị Hạn chế việc mát, thất lạc tài liệu 3.7 Từng bước đại hóa văn phòng Vấn đề đại hóa văn phòng cần phải thực tất phương diện như: người, nghiệp vụ hành chính, trang thiết bị, nâng cao hiệu công tác văn phòng Con người cần đào tạo đạt trình độ cao, đảm bảo có đầy đủ lực trình độ chuyên môn theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ kỹ giao tiếp- ứng xử., động, linh hoạt xử lý tình đảm nhiệm công việc văn phòng , 56 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Đảm bảo cho văn phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị đại, ứng dụng cao công việc: máy tính , máy in, máy photo, máy fax, máy scan, Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc.Việc quản lý văn bản, giấy tờ…trên máy tính mang lại lợi ích nhằm hướng tới “ Văn phòng điện tử”, “ Văn phòng tự động hóa” tương lai Đẩy mạnh việc tuyên truyền ứng dụng ISO 9000 văn phòng nhằm nâng cao chất lượng hành quan khắc phục thiếu xót, nhược điểm việc: soạn thảo văn bản, quản lý văn đi, đến, lập hồ sơ, trình ký, xây dựng kế hoạch công tác quan tổ chức hội họp Đồng thời góp phần cải tiến thủ tục hành chính, cắt bỏ thủ tục rườm rà, hướng tới đơn giản hóa thủ tục hành quan Hiện đại hóa văn phòng việc tổ chức bố trí, xây dựng văn phòng xanh tức văn phòng trồng nhiều loại xanh, tạo không khí thoáng mát cán bộ, nhân viên có tinh thần làm việc Đồng thời quan bước hướng tới văn phòng không giấy giảm bớt thủ tục rườm rà hạn chế hiệu công việc quan Hướng văn phòng tới xây dựng văn phòng thân thiện, cởi mở : hạn chế sử dụng phòng riêng, sử dụng vách ngăn để tiết kiệm diện tích, dễ dàng quản lý nhân viên; phòng làm việc cần thiết kế với ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, màu tường…thích hợp tạo cảm giác thoãi mái cho nhân viên LỜI CẢM ƠN 57 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Thời gian kiến tập ngắn ngủi vẻn vẹn có 01 tháng khép lại, để lại cho nhiều học quý giá Lần mang cảm giác bỡ ngỡ cô sinh viên lần trải nghiệm thực tiễn Tôi thực hạnh phúc bước đầu làm quen, tiếp xúc với thực tế để hiểu sâu sắc công việc môi trường làm việc sau Tại bên cạnh công việc chuyên môn mà học công việc nhỏ nhặt xếp, dọn dẹp phòng làm việc, việc liên quan đến chuyên môn xếp chuyển giao văn tài liệu, vào bì công văn đi,cách sử dụng khắc phục lỗi trang thiết bị văn phòng Tôi anh chị tận tình bảo phong cách tác phong làm việc nhân viên văn phòng, cách ứng xử văn hóa nơi công sở, đến việc chia sẻ thuận lợi khó khăn công tác văn phòng giúp có chuẩn bị sẵn sàng kiến thức tinh thần để sau rời mái trường bước vào môi trường làm việc thực bớt bỡ ngỡ Có lẽ may mắn kiến tập Liên hiệp Hội Việt Nam ngày tháng bận rộn quan chuẩn bị cho Đại hội VII diễn năm lần, kiện quan trọng nên quan chuẩn bị chu đáo trang trọng, tham gia vào công tác tổ chức kiện giúp hiểu nhiệm vụ nhân viên văn phòng dù vất vả thật ý nghĩa Tôi cảm thấy hiểu yêu công việc cần làm Đồng thời thiếu xót mà mắc phải cho nhận thức lực thể phải cố gắng để đáp ứng yêu cầu cán văn phòng có trình độ chuyên môn, có khả giải công việc trở thành người có ích cho tổ chức cho xã hội Trong thời gian kiến tập Văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam nhờ áp dụng kiến thức học trường Đại học Nội vụ Hà Nội vào công việc thực tế quan nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc cảm thấy tự tin nhiều Càng ngày cảm thấy yêu muốn gắn bó với nghề Quản tri văn phòng mà thân theo học 58 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Tôi hoàn thành kỳ kiến tập báo cáo kiến tập nhờ vào giúp đỡ, bảo tạo điều kiện tốt quan kiến tập, hướng dẫn, bảo thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý quan Liên hiệp Hội Việt Nam, Nhà trường Thầy, Cô giáo khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho hoàn thành tốt kỳ kiến tập này./ Xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 30 tháng năm 2015 Sinh viên Đinh Thị Kim Cúc Phần III: PHỤ LỤC Phụ lục 03 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAMĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC Hội đồng Trung ương 59 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Đoàn Chủ Tịch Ủy ban Kiểm tra Hội ngành toàn quốc Cơ quan Liên hiệp hội Việt Nam Liên hiệp hội Tỉnh, thành phố Tạp chí khoa học Tổ quốc Báo Đất Việt Báo khoa học đời sống Nhà xuất tri thức Quỹ VIOTEC Văn phòng Các tổ chức KH&CN Ban Tổ chức – Cán Ban Thông tin Phổ biến kiến thức Ban Khoa học, Công nghệ môi trường Ban Kế hoạch-Tài Ban Hợp tác quốc tế Ban Tư vấn, Phản biện Giám định xã hội Ban công tác phía Nam Ban Khoa học- Công nghệ môi trường 60 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 04 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM CHÁNH 61 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÒNG TỔNG HỢP PHÒNG VĂN THƯ PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ PHÒNG QUẢN TRỊ PHÒNG LÁI XE PHÒNG BẢO VỆ 62 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 05 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư Văn phòng Bước1 Bước Bước 63 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Bước Bước Bước Tiếp nhận văn Đăng ký văn đến Trình văn đên Chuyên giao văn đến Giải văn đến Theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 64 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 06 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Chánh văn phòng Văn Thư Bước Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn Đăng ký văn Nhân đóng dấu quan Phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Văn Thư Văn Thư Văn thư Bước Bước Bước Bước 65 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 66 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Phụ lục 07 6 3 13 8 10 11 12 67 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 144 17 17 15 16 18 18 19 20 68 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 20 Sơ đồ mô hình phòng Văn thư Liên Hiệp hội Việt Nam 69 Báo cáo kiến tập Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1: Tủ đựng văn bản, tài liệu gửi đến lãnh đạo đơn vị 2: bàn làm việc văn thư 3: Máy vi tính 4: Máy in 5: Điện thoại 6: Ghế ngồi có bánh xoay Văn thư 7: Hộp đựng văn gửi đơn vị 8: Ghế ngồi cho khách 9: Tủ đựng hồ sơ, tài liệu 10: Máy photo 11: Tủ đựng bì giấy in 12: Tủ đựng đồ cá nhân 13: Giá để tài liệu tham khảo, nghiên cứu 14: Ngăn khóa để dấu 15: Máy scan 16: Máy fax 17: Cây cảnh 18: Cửa vào phòng văn thư 19: Vách ngăn 20: Hộp đựng văn phòng phẩm Chú thích: 70

Ngày đăng: 03/08/2016, 15:21

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

  • CHƯƠNG I:

  • KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA LIÊN HIỆP CÁC HỘI KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT VIỆT NAM

    • 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam.

    • 1.1.1.Chức năng

    • 1.2. Tổ chức và hoạt động văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam

    • 1.2.1. Chức năng của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam

    • 1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Liên hiệp Hội Việt Nam

    • 1.2.2. Phân công nhiệm vụ của các vị trí trong văn phòng

  • CHƯƠNG 2:

  • CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

    • 2.1. Hệ thống các văn bản quản lý về Công tác văn thư, lưu trữ

    • 2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

    • 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

    • 2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

    • 2.3.1.1. Hệ thống các văn bản của Liên hiệp Hội Việt Nam

    • 2.3.1.2. Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Liên hiệp Hội Việt Nam

    • 2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Liên hiệp hội Việt Nam

    • 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản

    • 2.4.Quản lý văn bản

    • 2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến

    • 2.4.2 Trình tự quản lý văn bản đi

    • 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu

    • 2.6 Lập hồ sơ

    • 2.7. Công tác lưu trữ

    • 2.7.1. Văn bản quản lý về công tác lưu trữ

    • 2.7.2. Công tác lưu trữ của Liên hiệp Hội Việt Nam

  • CHƯƠNG 3

  • CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

    • 3.1. Tình hình trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng

    • 3.2. Cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng Văn thư

    • 3.2.1 Nhận xét cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị ở phòng Văn thư

    • 3.2.2. Đề xuất mô hình mới

    • 3.3 Các phần mềm mà cơ quan đang sử dụng trong công tác văn phòng

  • PHẦN II

  • KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

  • I. Nhận xét, đánh giá về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng

    • 1. Ưu điểm

    • 1.1. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng

    • 1.4. Trong quản lý văn bản

    • 2.2. Soạn thảo văn bản

    • 2.3 Tổ chức và quản lý văn bản đến

    • 2.4 Tổ chức và quản lý văn bản đi

    • 2.6 Công tác lưu trữ

    • 3.2.Về trang thiết bị văn phòng

    • 3.3.Soạn thảo văn bản

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan