Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Uỷ Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ

49 844 6
Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Uỷ Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. MỞ ĐẦU 3 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 3 I. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ. 4 1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ: 4 2. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ: 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận 6 II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP. 7 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ: 7 2.1.1 Chức năng của Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ: 7 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng 8 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND Quận 10 2.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 11 2.2.1. Phân công công việc của lãnh đạo Văn phòng 12 2.1.Tình hình Công tác văn thư lưu tữ của UBND quận Tây Hồ: 16 2.2. Mô hình tổ chức văn thư ở UBND quận Tây Hồ 17 2,3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ 18 2.2.3. Các văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của UBND quận tây Hồ: 18 2.3.2. Nhận xét về thể thức , kỹ thuật trình bày của cơ quan tổ chức: 18 2.3.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan. So sánh quy định hiện hành và nhận xét 19 2 Công tác quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ: 21 2.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 25 2.4.1 Quy trình giải quyết văn bản đi đến 25 2.5. Tổ chức lưu trữ của cơ quan tổ chức 31 CHƯƠNG III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 34 1 .Trang thiết bị văn phòng và cơ sơ vật chất của UBND quận tây Hồ 34 2. Sơ đồ hóa văn phòng làm việc hiện tại 35 3 Phần mềm đang được sử dụng tại văn phòng cơ quan: 36 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 1. Đánh giá chung 38 2. Đề xuất kiến nghị 42 PHẦN 3 : LỜI KẾT 46

Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: MỞ ĐẦU CHƯƠNG I – GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ .4 1.Chức UBND quận Tây Hồ: Nhiệm vụ quyền hạn UBND Quận Tây Hồ: Cơ cấu tổ chức UBND quận II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP .7 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ: .7 2.1.1 Chức Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ: .7 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc Văn phòng 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND Quận .10 2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 11 2.2.1 Phân công công việc lãnh đạo Văn phòng 12 2.1.Tình hình Công tác văn thư lưu tữ UBND quận Tây Hồ: .16 Sinh viên: Đỗ Thị Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Mô hình tổ chức văn thư UBND quận Tây Hồ 17 2,3 Công tác soạn thảo ban hành văn UBND quận Tây Hồ .17 2.2.3 Các văn quản lý thuộc thẩm quyền ban hành UBND quận tây Hồ: 17 2.3.2 Nhận xét thể thức , kỹ thuật trình bày quan tổ chức: 18 2.3.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan So sánh quy định hành nhận xét 18 Công tác quản lý văn UBND quận Tây Hồ: 21 2.4 Quy trình quản lý giải văn đến .25 2.4.1 Quy trình giải văn đến .25 Công tác tổ chức Quản lý, giải (do chuyên viên Đặng Thanh Hằng phụ trách) (xem thêm phụ lục 4) 25 2.5 Tổ chức lưu trữ quan tổ chức (phụ luc 5) 31 CHƯƠNG III CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 34 Trang thiết bị văn phòng sơ vật chất UBND quận tây Hồ 34 2.Sơ đồ hóa văn phòng làm việc 35 Phần mềm sử dụng văn phòng quan: .36 PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .38 1.Đánh giá chung 38 Sinh viên: Đỗ Thị Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Đề xuất kiến nghị .42 PHẦN : LỜI KẾT 46 Sinh viên: Đỗ Thị Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý quan thiếu nhiều Nhằm đáp ứng nhu cau ngày cao xã hội theo Quyết định số 214 ngày 24/4/2012 Bộ Nội Vụ thành lập Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễntrong công tác đào tạo Trường đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung Khoa Quản trị văn phòng nói riêng : Hộc đôi với hành, lý luận làm điểm tựa làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức cập nhập làm phong phú thêm kho tàng lý luận Để đáp ứng phương châm , Khoa Quản trị văn phòng thực Kế hoạch cho sinh viên kiến tập tháng văn phòng quan tổ chức Việc thực tế giúp cho em làm quen với công việc quan mà cụ thể công việc văn phòng UBND & HDND quạn Tây Hồ Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào công việc thực tế quan; qua để giúp sinh củng cố tổng hợp kiến thức , tạp dượt rèn luyện phẩm chất đạo đức nhân viên văn phòng hay nhà quản trị cần có để phục vụ cho công việc sau Được đồng ý UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện cho em tìm hiểu thêm quan, tiếp xúc với công việc thực tế quan Quận Tây Hồ địa phương đầu thực chủ trương cải cách hành Nhà nước, Quận áp dụng mô hình đạt nhnuwxng thành công định Hằng ngày UBND quận Tây Hồ tiếp nhận xử lý nhiều văn bảnđếwn nhiều văn Vì quy trình quản lý xử lý văn có hiệu góp phần nâng cao hiệu lực quản lystreen địa bàn quận Thời gian thực tập quan giúp cho em có Sinh viên: Đỗ Thị Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ddiefu kiện làm quen với môi trường mới, môi trường làm việc quan, rèn luyện tác phong làm việc; quan hệ ứng xử giao tiếp đồng thời rút học trình làm việc Dưới dẫn chị Đặng Thanh Hằng – cán Văn thư – Lưu trữ quanem trực tiếp tham gia vào trình công tác quản lý văn quan nhiều kiến thức khác Trong thời gian ngắn lại lần đầu làm báo cáo kiến taajpneen báo cáo em nhiều thiếu sót không trasbnh khỏi hạn chế định Vì em mong nhận giúp đỡ từ quý thầy, cô Nhà trường; đóng góp ý kiến cô, chú, anh, chị quan em kiến tập để em hoàn thành tốt báo cáo mình! Bài báo cáo cấu trúc : phần: - Mở đầu - Nội dung chương: Chương 1:………………tổng quan Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Chương 2: ……………tình hình công tác văn thư lưu trữ quan Chương 3: ……………Công tác sử dụng trang thiết bị quản lý văn phòng - Đánh giá nhận xét Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy , cô giáo trường cô chú, anh, chị quan giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập qua em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế quý báu Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2015 SINH VIÊN Đỗ Thị Trang Sinh viên: Đỗ Thị Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: MỞ ĐẦU CHƯƠNG I – GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ * Giới thiệu Khái quát hình thành Phát triển Uỷ Ban Nhân Dân Quận Tây Hồ: Quận Tây Hồ nằm phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội phía Đông giáp quận Long Biên, phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ Đông Bắc xuống đông Nam dọc theo sông Hồng, quận Tây Hồ giáp Huyện Đông Anh Gia Lâm, phía Tây giáp Huyện Từ Liêm quận Cầu Giấy Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên 2.393,7 có 110.000 người cư trú địa bàn phường quận có Hồ Tây với diện tích khoảng 563 ha, nằm trọn địa giới quận, cảnh quan đẹp địa điểm du lịch Thủ đô Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đơn vị hành thành lập theo Nghị định số 69/cp Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý nhà nước địa bàn bắt đàu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 Khi thành lập theo Quyết định số 4428/QĐ-UBND Thành phố Hà Nội Sinh viên: Đỗ Thị Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng ban, chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức , nhiệm vụ Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố trung tâm Như vậy, tương lai Tây Hồ thược khu vực trung tâm Thủ đô Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực (bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh phát triển Kinh tế - Xã hội Quận nói riêng Thủ đô Hà Nội nói chung I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ Chức UBND quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ quan Hành nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND quận Cơ quan cấp lĩnh vực : Kinh tế, Chính trị UBND quận Tây Hồ HĐND cấp bầu , quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp An ninh, xã hội , quốc phòng Cụ thể sau: Phát triển Kinh tế , Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Văn Hóa Xã hội , Giáo dục, Y tế dịch vụ; Về thu chi ngân sách địa phương; Về tuyên truyền giáo dục , pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ trung ương đến sở , đại diện cho ý chí nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương Nhiệm vụ quyền hạn UBND Quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể Lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn Phường hoạt động quản lý Nhà nước Sinh viên: Đỗ Thị Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ Theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 cụ thể - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, quốc phòng, Quốc phòng dài hạn hàng năm Quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng công trình trọng điểm Quận trình HĐND cấp thông qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chương trình, công tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị Quyết HĐND Quận Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Thông qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán Theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận Sinh viên: Đỗ Thị Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ cấu tổ chức UBND quận Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ: Chủ tịch Nội vụ PCT PCT PCT Kinh tế VH-TT Tài – Văn hóa PT Đất đai QLĐT GD - ĐT Thanh tra BQL dự án Y tế Công an Tài nguyên Đất đai Kế hoạch Kinh tế Văn phòng HĐND&UB ND Quản lý dự án đô thị môi trường Lao động – Thương binh & Xã hội Trung tâm y Ban huy Ban bồi quân thường CBTHA GPMB Thanh tra xây dựng tế Cơ cấu tổ chức UBND quận tây Hồ có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng ban tham mưu giúp việc Nhiệm kỳ 2011 – 2016 Chủ tịch: Nguyễn Phúc Quang Phó chủ tịch: Lê Văn Phượng Phó chủ tịch: Đỗ Anh Tuấn Phó chủ tịch: Đinh Trọng Sơn Ủy viên: Nguyễn Anh Tuấn Ủy viên : Nguyễn Văn Kha Sinh viên: Đỗ Thị Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ủy viên : Lê Trung Đức Ủy viên: Nguyễn Thanh Tịnh Ủy viên: Phan Tuấn Ngọc Các phòng ban chuyên môn: Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND Quận, hoạt động theo chức nhiệm vụ Văn phòng HĐND & UBND Quận: Phòng Nội vụ Phòng Thanh tra Phòng Lao động Thương binh Xã hội Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao Phòng Kinh tế Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Quản lý - Đô thị Phòng Tư pháp Phòng Tài - Kế hoạch Phòng Y tế Phòng Tài nguyên Môi trường Ngoài ra, có Đoàn thể trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên cạnh đó, có đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân… II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ: 2.1.1 Chức Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ: Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ quan chuyên môn trực thuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND Quận; Đồng thời, chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố Sinh viên: Đỗ Thị Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo số đến cấp để lập hồ sơ, số đến xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn Đối với văn cán văn thư phân loại văn theo loại văn để lập hồ sơ xếp theo số loại văn Hồ sơ UBND quận Tây Hồ bao gồm: Quyết định, Công văn, Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Báo cáo, Sao lục, Chỉ thị, Giấy mời,… Công tác quản lý, tham mưu giải công việc công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu hoạt động nghiệp vụ thường xuyên cán công chức quan Được xem quan trọng để đánh giá chất lượng công việc cán công chức hàng năm để đánh giá kết công tác quản lý, điều hành thủ trưởng Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/NĐ – CP ngày 28 tháng năm 1993 Hội đồng Bộ trưởng, điều 21 “ Cán nhân viên làm công tác văn thư giấy tờ cán bộ, đến công văn giấy tờ phải lập hồ sơ công việc thuộc thẩm quyền nhiệm vụ Để quản lý công văn, giấy tờ hàng năm theo quy định UBND quận Tây Hồ tiến hành lập hồ sơ hành quan Đối với văn đi, đến quan văn thư chủ động lưu sau năm hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan, hồ sơ quan trọng UBND hồ sơ hội nghị, hồ sơ đại hội hồ sơ xây dựng trụ sở HĐND & UBND lập lưu vào giá đựng tài liệu văn phòng Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ UBND quận Tây Hồ giúp cho lãnh đạo cán quan tìm kiếm thông tin văn nhanh chóng, đầy đủ, dễ dàng xác + Tạo tác phong làm việc khoa học ngăn nắp; + Giúp cho việc bảo vệ thông tin cần giữ gìn bí mật văn bản; + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, thu thập đầy đủ tài liệu phản ánh hoạt động quan đơn vị để cán lưu trữ lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho lưu trữ Hiện quận Tây Hồ có kho lưu trữ với diện tích tương đối rộng Tình trạng kho tốt phục vụ tốt cho công tác tìm kiếm xử dụng tài liệu Sinh viên: Đỗ Thị Trang 32 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan với cán lưu trữ phụ trách công việc Các hồ sơ văn lưu trữ vào cặp hộp, giá cẩn thần nhiên bên cạnh số văn tài liệu xếp vào dương hay tải mỹ quan Một góc kho lưu trữ UBND quận Tây hồ: Hình ảnh nhà kho UBND quận Tây Hồ (Hình tự chụp 15/5/2015) Sinh viên: Đỗ Thị Trang 33 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ Trang thiết bị văn phòng sơ vật chất UBND quận tây Hồ UBND ban hành nội quy chung vè sử dụng trang thiết bị văn phòng (phụ lục 6) Về trang thiết bị văn phòng UBND trang bị đầy đủ : 02 máy photo, phòng ban có 01 máy in 02 máy tính để phục vụ cho giải công việc nNgoafi bên cạnh pho0fng có 01 điều hòa , bàn ghế tủ sách phù hợp với chức phòng ban Các trang thiết bị văn phòng kiểm tra định kỳ để tránh cố sẩy công việc Điều nhà lãnh đạo quan tâm đẻ bắt kịp xu hướng đại hóa văn phòng xã hội nước ta Các trang thiết bị văn phòng Ủy ban ngày bổ sung them ngày đại chất lượng đẻ đảm bảo cho công việc liên tục, tạo môi trường làm việc tốt cho cán công chức, viên chức quan Cơ sở vật chất quan cải thiện mở rộng them với khu nhà ăn để x echo cán phục vụ giòe hành Cơ sơ vật chất quan ngày nâng cao củng cố để đảm bảo đáp ứng công việc ngày nhiều xu hướng phát triển xã hội thời gian tới Sinh viên: Đỗ Thị Trang 34 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ hóa văn phòng làm việc Phòng văn thư : Tủ hồ sơ văn bẳn gốc (đi) Ủy ban Bàn máy tính làm việc giải văn Bàn văn thư kiểm tra đóng dấu văn Cửa vào Bàn tiếp dân Các ô thả văn gửi đến cho phòng ban đơn vị Cửa nối Giao thông Bàn làm việc tiếp nhận giải văn đến Cửa vào Cách bố trí văn phòng chư hợp lý làm cho diện tích văn phòng bị thu hẹp Trong phòng Văn thư có cửa trước nhiên mở cửa bên phải cửa bên trái xem bị đóng bịt kín không mở, việc làm cho việc giải công việc không nhanh gấp rút người ta vào cửa phòng làm cho việc lại bị rối chật hẹp Các thiết bị văn phòng trí thuận tiên : máy scan gần máy tính máy in tạo khối để giải công việc cách nhanh chóng Tủ đựng giá cặp hộp bày xế gọp gang phục vụ cho làm việc xếp tài liệu phục vụ tài liệu cho lãnh đạo cần Sinh viên: Đỗ Thị Trang 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh : Một góc phòng văn thư UBND quận Tây Hồ (ảnh tự chụp 22/5/2015) Đề xuất văn phòng tối ưu: Cần xếp lại không gian cho văn phòng rộng phục vụ công việc tốt Mở cửa bên để phục vụ cho công việc cách nhanh chóng hiệu Kông để tình trạng người đóng dấu mà xếp hàng mua vé xem phin Cac trang thiết bị cần xếp ngăn nắp gọn gàng tránh va chạm hay k thuận tiện cho công việc Phần mềm sử dụng văn phòng quan: - Phần mềm quản lý văn điều hành nội bộ: Là loại phần mềm quản lý văn đi, văn đến quan tất văn scan đính tệp lưu vào phần mềm để phục vụ khai thác thông tin nộ quan  Hiệu mang lại: văn lưu trữ cẩn thận mang tính hệ thống , thất thoát có vấn đề cần thiết tìm lại phục vụ tìm kiếm Sinh viên: Đỗ Thị Trang 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cách nhanh chóng Các văn dược lưu theo hệ thống phục vụ cho công tác in sổ lưu trữ cách nhanh chóng tiện lợi Tuy nhiê cẩu thả có nhiều văn bị nhập sai hay đính tệp thiếu làm thất thoát văn virut - Phần mềm truyền nhận văn bản: Là loại phần mềm dung để truyền văn bẩn quản lý quan đến phòng ban phận, đơn vị  Hiệu mang lại: Các văn ban quản lý truyền nhanh chóng tới quan đơn vị để tổ chức thực nhanh chóng Giảm chi phí lại trước Tuy nhiên văn mật hay quản lý nội truyền dễ bị ăn cắp hoạc không đẩm bảo trình lỗi mạng hệ thống làm cho văn quản ly bị sai lệch nội dung ảnh hưởng đến công tác thực hiệ quản lý - Phần mềm quản lý cán bộ: Là phần mềm dung để quản lý cán công chức viên chức UBND  Hiệu mang lại: công tác quan lý cán nhân viên Ủy ban tốt chặt chẽ hơn, giúp cho lãnh đạo dễ dàng quản lý nhân viên - Phần mềm ký tài liệu điện tử : Là loại phần mềm dung để ký số tài liệu quan trọng gửi mail cho Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội xin ý kiến đạo  Hiệu mang : văn ký số cách bảo mật trước gửi đảm bảo cho công tác quản lý chặt chẽ Tuy nhiên cố mạng tránh khỏi Sinh viên: Đỗ Thị Trang 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Đánh giá chung Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý ddiieu hành VĂn phòng có trách nhiệm thu tập xử lý tổng hợp thông tin cho hoạt động điều hành lãnh đạo, đảm bảo điều kiện vậ chất kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan tổ chức Văn phòng HĐND&UBND không ngoại lệ, đặc biệt công tác kiểm soát thực văn vaai trò hoạt động văn phòng lại quan Trong qua trình kiểm soát văn trước ban hành văn phòng làm tốt ưu điểm nêu phần kiểm tra thể thực đóng dấu ,truyền gửi cho đơn vị để thực văn quản lý Tuy nhiên bên cạn mặt tích cực nhược điểm thiếu sót hoạt động văn phòng dẫn đến nhiều sai sót quy trình hoạt động thực văn bị chậm trễ.Hoạt động văn phòng chưa thực mang lại hiệu suất lao động cao Các nguyên nhân chủ yếu cán văn phòng chưa nhanh nhạy đáp ứng yêu cầu công vệc ngày nhiều quan, chưa bắt kịp với thay đổ việc áp dụng cong nghệ thông tin công tác quản lý văn Còn thiếu sót chuyên môn lơ công việc dẫn đến việc thực văn bị chậm trễ tồn động nhiều “ việc hôm chưa xong để mai làm tiếp “ Qua thời gian tháng thực tập Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, tiếp cận với thực tế, sở việc khảo sát thực hành chuyên môn nghiệp vụ công tác hành văn phòng, em thấy cán bộ, chuyên viên văn phòng làm việc chuyên nghiệp Qua việc khảo sát thực hành quan, em xin đưa nhận xét ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ sau: * Ưu điểm: - Đội ngũ nhân văn phòng: Sinh viên: Đỗ Thị Trang 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Lãnh đạo văn phòng người có khả lãnh đạo, điều hành, có tầm nhìn sâu rộng, biết nắm bắt tình hình, đạo công việc cách hiệu quả, phân công nhiệm vụ rõ ràng theo chuyên môn, chức năng, nhiệm vụ phòng, ban, lực cá nhân Là người có trách nhiệm với công việc, thường xuyên kiểm tra đôn đốc công việc, quan tâm tới đời sống nhân viên mang lại nguồn cổ vũ động viên gương sáng cho người noi theo + Đội ngũ nhân viên văn phòng: người có chuyên môn, nghiệp vụ làm việc chuyên nghiệp, có tinh thần trách nhiệm cao nhiệt tình công việc - Việc thực chức văn phòng + Trong thời gian qua, Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ thực tốt chức tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo quan như: xây dựng chương trình công tác, kế hoạch công tác quan, tổ chức thành công hội nghị, hội thảo, hội họp, chuẩn bị tôt chuyến công tác cho lãnh đạo, giúp quan xây dựng quy chế, quy định hoạt động quan để hoạt động quan có hiệu + Công tác hậu cần văn phòng trọng, sở vật chất cần thiết cho công việc văn phòng cung cấp đầy đủ, văn phòng phẩm điều kiện vật chất phục vụ cho cán bộ, nhân viên nước uống văn phòng đảm bảo + Việc thu thập, xử lý thông tin cung cấp cho lãnh đạo nhanh đáp ứng nhu cầu hoạt động quan, góp phần thúc đẩy hoạt động quan thuận lợi quy củ - Về công tác soạn thảo ban hành văn + Số lượng văn soạn thảo ban hành UBND quận Tây Hồ ngày nhiêu + Không có văn ban hành trái pháp luật + Câu từ, văn phong sử dụng văn trau truốt kỹ lưỡng, sử dụng văn phong hành chính, dễ hiểu Sinh viên: Đỗ Thị Trang 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Việc ban hành văn tiến hành theo quy trình thống - Công tác Văn thư + Công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng quy trình ISO vào quản lý văn nên khâu nghiệp vụ, giải văn đến nhanh hơn, dễ dàng thuận tiện Phương pháp quản lý văn máy vừa gọn nhẹ, xử lý xác, thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu, tốn thời gian mà đảm bảo bí mật + Công tác quản lý văn lập hồ sơ hành thực theo quy trình, nhanh, xác + Cán văn thư có trình độ chuyên môn, linh hoạt công việc + Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, đảm bảo yêu cầu theo quy định quản lý, sử dụng dấu Nhà nước + Công việc văn thư nhiều, công việc khác nhau, cán văn thư xếp thực cách khoa học, nề nếp ý thức làm việc đặt lên hàng đầu + Tổ chức văn thư theo hình thức tập trung khép kín giúp quan quản lý thống văn đi, văn đến Số lượng văn thống kê giúp cho việc tra tìm văn bản, kiểm tra chất lượng, quy trách nhiệm dễ dàng, thuận tiện - Công tác lưu trữ + Cơ quan có biện pháp tích cực việc bảo quản tài liệu lưu trữ, thiết bị phục vụ cho kho lưu trữ + Hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy nâng cấp đại, đảm bảo an toàn cho tài liệu + Tài liệu xếp gọn gàng theo hệ thống định * Nhược điểm - Đội ngũ nhân văn phòng + Lãnh đạo văn phòng thường xuyên phải họp, giải nhiều công việc việc theo dõi kiểm tra hoạt động nhân viên chưa sát + Lãnh đạo quản lý chưa thật chi tiết, quản lý trình đánh Sinh viên: Đỗ Thị Trang 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giá tổng kết + Cán bộ, nhân viên văn phòng chưa chấp hành nghiêm chỉnh quy định quan Văn hoá công sở - Việc thực chức văn phòng + Công tác tham mưu tổng hợp đạt nhiều kết tốt thực chưa tốt công việc : công tác tổ chức hội nghị, chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo chậm + Trang thiết bị làm việc chưa đáp ứng hết nhu cầu công việc: Tại văn phòng có máy fax đặt phòng làm việc Chánh văn phòng, nên nhu cầu chuyển fax văn máy fax không đáp ứng nhu cầu; máy scan, máy in sử dụng lâu nên cũ, thường xuyên bị trục trặc trình hoạt động; phần mềm quản lý văn thường xuyên bị lỗi, hệ thống mạng Internet yếu, thường xuyên bị tải + Cách bố trí phòng làm việc chưa thật khoa học - Công tác soạn thảo ban hành văn + Các chuyên viên soạn thảo chưa linh hoạt việc cập nhật quy định Nhà nước soạn thảo văn + Thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định cũ nên chưa thực quy định hành + Các văn ban hành sai thể thức nhiều + Việc kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn chưa thực tốt - Công tác văn thư + Việc đăng ký văn đi, văn đến máy gặp nhiều khó khăn bị lỗi mạng không kiểm soát hết văn bản, nhiều đơn vị gọi điện tìm hiểu văn tìm thấy phần mềm chưa xử lý kịp + Phòng văn thư có nhiều người vào, giao dịch, việc mượn lại văn lộn xộn, chưa kiểm soát chặt chẽ dẫn đến văn - Công tác lưu trữ + Công tác thu thập, bổ sung tài liệu chậm, nhiều đơn vị chưa giao nộp tài liệu hết thời gian quy định Sinh viên: Đỗ Thị Trang 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Việc giao nhận tài liệu vào lưu trữ quan sử dụng hình thức giao nhận miệng, quen biết mà bỏ qua khâu lập biên bản, ktra tài liệu tài liệu bị thiếu sót, thất lạc + Một số đồ dùng, dụng cụ, trang phục lao động cán thiếu, chưa đầy đủ + Công tác chỉnh lý tài liệu chưa lưu trữ quan thực Tất hồ sơ đưa vào lưu trữ đểu chỉnh lý sơ phận văn thư, phận lưu trữ kiểm tra đưa vào kho lưu trữ bảo quản không chình lý lại tài liệu + Tài liệu xếp dạng tập lưu nên tra tìm tài liệu vấn đề, kiện định gặp khó khăn + Công tác quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế Đề xuất kiến nghị Đề xuất kiến nghị Trên số ưu, nhược điểm mà em nhận thấy công tác văn phòng UBND quận Tây Hồ Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, giúp quan hoạt động vững mạnh đạt hiệu cao công việc, văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ cần đẩy mạnh biện pháp đại hoá văn phòng, phát huy tối đa ưu điểm đạt khắc phục triệt để mặt hạn chế công tác văn phòng thời gian qua Sau đây, em xin đưa số ý kiến đề xuất em đổi công tác hành văn phòng UBND quận Tây Hồ, em hy vọng góp phần nhỏ vào công tác hành văn phòng quan - Để đại hoá văn phòng phải đồng thời thực hiện đại hoá hại mặt người sở vật chất + Con người phải có tư tưởng tiến bộ, bắt kịp thời đại, đào tạo cách nghiệp vụ chuyên ngành, phải đạo tạo trình độ lẫn đạo đức nghề nghiệp + Cơ sở vật chất phải nâng cấp đáp ứng nhu cầu công việc, trang thiết bị phải bố trí hợp lý, tránh lãng phí, vừa tạo đủ điều kiện, phương tiện cho nhân viên làm việc đạt hiệu cao, vừa tiết kiệm chi phí Sinh viên: Đỗ Thị Trang 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho quan - Để công đại hóa văn phòng thật có hiệu điều quan trọng nhất, định đoàn kết lòng cán bộ, nhân viên văn phòng Văn phòng HĐND&UBND quận, giữ vững kỷ cương, mang lại uy tín với nhân dân, với Nhà nước - Lãnh đạo HĐND&UBND quận lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND cần quan tâm đến đời sống cán bộ, nhân viên quan nói chung, cán nhân viên văn phòng nói riêng để kịp thời khen thưởng nhân viên thực tốt nhiệm vụ giao, đạt kết tốt công việc, có thành tích giải công việc chung quan, kịp thời quan tâm, giúp đỡ, chia sẻ với nhân viên gặp khó khăn sống gặp vấn đề cần giúp đỡ, từ tạo niềm tin, trung thành, đoàn kết nhiệt tình hết lòng công việc nhân viên Trong công việc lãnh đạo cần phải đạo, hướng dẫn nhiệt tình với tinh thần cầu tiến cho nhân viên, cần động viên tạo không khí thoải mái để nhân viên có nghị lực phấn đấu - Xây dựng cho cán nhân viên chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh công việc phải tạo thời gian, hội cho nhân viên tham gia hoạt động mang tính tinh thần, giải trí tổ chức hoạt động giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị quan, với đơn vị khác - Tạo không khí thi đua công việc cách tổ chức phong trao thi đua lập thành tích đơn vị văn phòng - Ngoài ra, lãnh đạo HĐND&UBND, lãnh đạo văn phòng cần sâu, sát việc kiểm tra hoạt động phòng ban, đạo, đôn đốc kịp thời công việc mà phòng ban cần giải quyết, tạo nên phong cách, tác phong làm việc nhanh nhẹn, tránh tình trạng việc tồn đọng mà nhân viên ngồi chơi, bỏ công việc quan để làm việc riêng - Các quy định, quy chế làm việc quan, văn phòng cần đưa thêm phần chế tài để việc thực quy định nghiêm túc hơn, tránh tình trạng quy định đưa nhân viên không tuân thủ, bảo Sinh viên: Đỗ Thị Trang 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không nghe - Các nhân viên văn phòng cần có ý thức, trách nhiệm thực quy định, quy chế hoạt động quan đề - Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử nhân viên văn phòng với nhau, cán quan khách đến quan Phong cách ứng xử, giao tiếp có văn hoá tạo nên môi trường làm việc lành mạnh cầu nối để nhân viên văn phòng đoàn kết, hỗ trợ, giúp đỡ công việc - UBND quận phải bước nâng cao lực cán bộ, đáp ứng kịp nhu cầu hoạt động quan, xã hội Cơ quan phải thường xuyên cử cán học tập, đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn thêm chuyên môn nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng trang thiết bị đưa vào sử dụng quan Cử cán tham gia buổi thuyết trình, tổ chức tham quan, công tác để học hỏi mô hình tổ chức hoạt động kinh nghiệm từ quan, tổ chức bên để áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán tập huấn vừa nâng cao trình độ cho thân, vừa mang kiến thức học từ bên truyền lại cho cán bộ, nhân viên khác quan để tiến Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công chi phí đào tạo lại mang lại hiệu cao - Quản lý chặt chẽ thời gian làm việc quan, tráng tình trạng muộn, sớm bỏ công việc quan để làm việc riêng - Bố trí phòng làm việc cách khoa học hơn, nên tổ chức lại mô hình văn phòng từ mô hình khép kín, phân chia theo phận sang mô hình mở, làm việc tập trung để nâng cao khả kiểm soát lãnh đạo với nhân viên - Cần nâng cấp cài đặt phần mềm đại để phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn, tránh tình trạng phần mềm thường xuyên bị lỗi tải nay, đảm bảo tính xác nhanh nhạy hoạt động quản lý văn - Đưa quy định chặt chẽ công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, tránh xảy Sinh viên: Đỗ Thị Trang 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tình trạng vượt quy trình - Các cán bộ, nhân viên phải làm việc lợi ích chung quan, không tư lợi cá nhân, không làm việc mang tính cá nhân - Tăng cường tổ chức thực nghiêm túc công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn quan, kiểm tra tình hình hoạt động văn phòng, tránh tình trạng tồn đọng văn bản,thất lạc văn - Các nhân viên phải thường xuyên cập nhật quy định Nhà nước công tác văn phòng văn hướng dẫn soạn thảo văn để thực cho - Đầu tư thêm trang thiết bị cần thiết cho phòng ban mua thêm máy fax cho phòng văn thư, trang thiết bị bảo quản tài liệu bảo hộ lao động cho lưu trữ Trên số ý kiến đề xuất em công tác hành văn phòng quan, kính mong UBND quận Tây Hồ xem xét * Ngoài em xin đề xuất số vấn đề với trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị văn phòng sau: -Đề nghị Nhà trường tổ chức nhiều chương trình thực tập, kiến tập cho sinh viên để sinh viên có hội tiếp xúc với môi trường thực tế, vận dụng kiến thức đào tạo nhà trường vào công việc, giúp sinh viên mạnh dạn công việc, tích luỹ thêm nhiều kinh nghiệm phục vụ cho công việc sau trường; - Mong nhà trường đào tạo chuyên sâu cho sinh viên việc sử dụng trang thiết bị văn phòng, cho sinh viên thực hành nhiều với trang thiết bị để trường làm việc sinh viên sử dụng tốt trang thiết bị Rất mong Nhà trường xem xét! Sinh viên: Đỗ Thị Trang 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN : LỜI KẾT Qua tình hình thực tế khảo sát UBND quận Tây Hồ trực tiếp văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ mang lại cho em them hiểu biết kiến thức hành trang sau làm sống Từ kiến thức lý luận học trường thực tiễn áp dụng quan xây dựng cho em lượng kiến thức định môn học kỹ sống , kỹ làm việc Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ, em nhận hướng dẫn thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ, giúp đỡ, bảo nhiệt tình cô, chú, anh, chị văn phòng HĐND&UBND quận, đặc biệt chị Đặng Thanh Hằng chị Nguyễn Thị Hương - chuyên viên văn thư văn phòng HĐND&UBND quận - người trực tiếp hướng dẫn em thực chuyên đề thực tập Qua báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo, cô, chú, anh, chị UBND quận Tây Hồ giúp đỡ cho em có hội tiếp cận với công việc thực tế, cho em vận dụng kiến thức học vào thực hành, cho em nhiều học kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc em sau trường Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu Nhà trường, thầy cô khoa Quản trị văn phong tạo điều kiện, hướng dẫn en hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp xây dựng hoàn chỉnh báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Đỗ Thị Trang 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1C

Ngày đăng: 03/08/2016, 15:06

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan