Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN I:LỜI NÓI ĐẦU…………………………………………………........ PHẦN NỘI DUNG…………………………………………………………... CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ II. KHỎA SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn thư lưu trữ trường đại học nội vụ hà nội;Nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất 1.3.Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trinh, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan 1.4. Mô tả nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức Hội nghị ( hội thảo, cuộc họp )của cơ quan 1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nhiệm vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo văn bản 2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn tháo và ban hành văn bản của cơ quan 2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản 2.3.Tổ chức quản lý giải quyết văn bản của cơ quan thực tập 2.3.1. Mô tả các bước quy trình tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm 2.3.2. Mô tả các bước trong quy trinh quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao tài liệu vào lưu trữ cơ quan 2.4. Tổ chức quản ly và sử dụng con dấu của cơ quan 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng lưu trữ
BÁO CÁO THỰC TẬP TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN I.Thông tin tiểu sử thân 1.Họ tên:Dương Thị Loan 1.Ngày sinh:04/09/93 3.Quê quán:Xã Yên Thổ,Huyện Bảo Lâm,Tỉnh Cao Bằng Số điện thoại:01663713483 II.Thông tin khác 1.Mã sinh viên:1315HCVA015 2.Sinh viên lớp :TC HCVP 13A 3.Khóa học:2013-2015 Nghành: Hành Chính Học Khoa: TTĐT NVVP & DN Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 1.Tên quan, đơn vị thực tập: Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thủ trưởng quan đơn vị thực tập: Trưởng phòng:Đoàn Việt Hà Phó trưởng phòng:Trần Thị Loan Phó trưởng phòng:Trần Việt Hà MỤC LỤC PHẦN I:LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………… PHẦN NỘI DUNG………………………………………………………… CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ II KHỎA SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc văn thư lưu trữ trường đại học nội vụ hà nội;Nhận xét ưu, nhược điểm, đề xuất 1.3.Mô tả nội dung bước quy trình xây dựng chương trinh, kế hoạch công tác thường kỳ quan 1.4 Mô tả nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng việc tổ chức Hội nghị ( hội thảo, họp )của quan 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nhiệm vụ tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng 1.6 Lấy ví dụ tình cụ thể cung cấp thông tin văn phòng cho lãnh đạo quan 1.7 Tìm hiểu biện pháp đại hóa văn phòng quan 2.2.1 Hệ thống hóa văn quan quy định soạn thảo văn 2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn tháo ban hành văn quan 2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn 2.3.Tổ chức quản lý giải văn quan thực tập 2.3.1 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn quan; nhận xét ưu, nhược điểm 2.3.2 Mô tả bước quy trinh quản lý giải văn đến; nhận xét ưu, nhược điểm 2.3.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao tài liệu vào lưu trữ quan 2.4 Tổ chức quản ly sử dụng dấu quan Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ đánh giá ưu, nhược điểm nội dung: - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng lưu trữ PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN Mẫu hóa số văn hành quan ban hành Thống kê từ sổ đăng ký công văn quan tên loại văn quản lý ban hành năm trở lại PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành quan thực tập II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Những văn bản, bảng biểu, sơ đồ để chứng minh, minh họa cho phần PHẦN PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU Thực tập thực tế có vai trò quan trọng chương trình đào tạo chuyên nghành nhà trường nói chung, chuyên nghành Hành Chính Học nói riêng Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận thực tiễn hàng năm khoa nhà trường tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập thực tế Qua đợt thực tập này, sinh viên rèn luyện kỹ nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm phong cách làm việc cán làm công tác Hành Chính Học Được đồng ý trường khoa: TTĐT NVVP &DN, theo phân công khoa, thực tập khoa văn thư Lưu trữ từ ngày 20 tháng năm 2015 đến ngày mùng tháng năm 2015 Mặc dù nội dung thực tập phức tạp, thời gian thực tập có hạn với quan tâm tạo điều kiện đồng chí Chánh văn phòng, bảo tận tình anh, chị công tác lâu năm phòng, giúp đỡ tận tình giáo viên hướng dẫn với nỗ lực thân hoàn thành tốt yêu cầu nội dung thực tập.Thông qua nghiên cứu, khảo sát trực tiếp thực hành qua khâu nghiệp vụ khoa Văn thư Lưu trữ, hiểu lí thuyết thực hành tốt khâu nghiệp vụ Những thu hoạch thời gian thực tập trình bày cụ thể Báo cáo thực tập xây dựng sở quy định, kiến thực lí luận hoạt động tìm hiểu thực tiễn.Qua báo cáo mình, mạnh dạn đánh giá đề xuất số ý kiến nhằm nâng cao hiệu hoạt động Nhân xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán công nhân viên, thầy, cô giáo khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình giúp đỡ hoàn thành báo cáo NHỮNG CHẶNG ĐƯỜNG PHÁT TRIỂN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TỪ TRUNG CẤP LÊN ĐẠI HỌC TRONG 40 NĂM QUA Đội ngũ cán bộ, công chức (cán bộ) phận quan trọng hành nhà nước Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán nhiệm vụ quan trọng nhằm xây dựng đội ngũ cán có phẩm chất tốt, chuyên môn vững vàng đáp ứng yêu cầu công cải cách hành nhà nước tiến trình công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Trải qua 40 năm xây dựng trưởng thành, có nhiệm vụ cụ thể khác thời kỳ, song tập thể nhà trường đoàn kết, quán triệt chủ trương, nghị Đảng, bám sát nhiệm vụ quan cấp giao, hoàn thành tốt nhiệm vụ không ngừng đổi phát triển Trường tự khẳng định vị trước yêu cầu ngành nhu cầu xã hội Đã đào tạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán cung cấp cho ngành nội vụ cho xã hội Các hệ sinh viên, học sinh tốt nghiệp Trường không ngừng trưởng thành phát triển I NHỮNG CHẶNG ĐƯỜNG PHÁT TRIỂN 1.1 Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước.Về cấu tổ chức theo Quyết định số 208/TCCB ngày 25 tháng 11 năm 1972 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, tổ chức máy Trường gồm: Ban Giám hiệu có Hiệu trưởng Hiệu phó; phòng, ban chức năng: Phòng Giáo vụ, Phòng Hành - Quản trị -Tổ chức, Ban xây dựng bản; Tổ môn: Tổ Văn thư, Tổ Lưu trữ, Tổ Chính trị, Ngoại ngữ, Thể dục, Quân Những ngày đầu thành lập Trường có 12 người với máy gọn nhẹ.Năm 1977, Bộ trưởng Phủ Thủ tướng giao cho Trường thêm nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán trung học chuyên nghiệp ngành văn thư, lưu trữ tỉnh, thành phố miền Nam (theo Quyết định số 95/BT ngày 3/5/1977 Bộ trưởng Phủ thủ tướngvề việc thành lập phân hiệu trung học văn thư, lưu trữ phía Nam) Quyết định 95/BT đời kết thúc giai đoạn đào tạo Trường Trung học Văn thư Lưu trữ mở giai đoạn - giai đoạn vừa trực tiếp đào tạo cán trung học Văn thư Lưu trữ miền Bắc (từ Quảng Bình trở ra) vừa đào tạo cán trung học Văn thư Lưu trữ Phân hiệu miền Nam Vì cấu tổ chức giai đoạn theo Quyết định số 261/BT ngày 07/11/1977 tổ chức máy Trường gồm:Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng 02 hiệu phó (1 phụ trách phía Nam, phụ trách phía Bắc) Các phòng ban: +Phân hiệu phía Nam gồm: Phân hiệu trưởng phân hiệu phó; Tổ Giáo vụ (gồm môn giảng dạy nghiệp vụ, văn hoá, khoa học bản); Tổ Hành chính, Tổ chức Quản trị; Tổ Xây dựng +Phòng Giáo vụ +Phòng Hành - Quản trị - Tổ chức +Ban xây dựng +Các tổ môn Năm 1990 thay đổi tên gọi từ phòng Giáo vụ thành Phòng Đào tạo Cùng với phát triển tổ chức máy, đội ngũ cán giáo viên nhân viên tăng cường, tính đến cuối năm 1991 Trường có 46 cán bộ, giáo viên, nhân viên 18 giáo viên Ngày30/4/1992 Phân hiệu phía Nam nâng cấp thành Trường Trung học Văn thư - Lưu trữ II nên giai đoạn cấu tổ chức Trường có thay đổi, ngày19/6/1993 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ký Quyết định số 57/QĐ-LTNN tổ chức máy Trường, theo máy Trường gồm: + Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng; + Phòng Đào tạo; + Phòng Hành - Quản trị - Tổ chức; + Tổ Bộ môn Văn thư ; + Tổ Bộ môn Lưu trữ; + Tổ Bộ môn Khoa học cơ sở Ngày 11/5/1994 nhằm tháo gỡ khó khăn cho nhà trường đào tạo tạo dựng vị thế, Bộ trưởng Trưởng ban Tổ chức Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP việc chuyển địa điểm Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Hà Nội (Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội) Quyết định số 50 thể quan tâm Đảng Nhà nước, tạo hội tốt cho Trường việc tuyển sinh, tiếp nhận giáo viên có chuyên môn cao, tạo thuận lợi việc đào tạo cán đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán công chức ngành đất nước.Tiếp theo việc định chuyển Trường Hà Nội, ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán Chính phủ ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I, việc đổi tên Trường tạo điều kiện đa dạng hoá loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề, đáp ứng tốt yêu cầu xã hội Ngày 13/4/2001 Cục trưởng Cục Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 33/QĐ-LTNN quy định cấu tổ chức Trường gồm: Ban Giám hiệu: Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Các phòng chức năng: +Phòng Đào tạo +Phòng Hành Tổ chức +Phòng Quản trị Đời sống +Phòng Tài Kế toán +Phòng Công tác học sinh Các khoa, tổ môn: +Khoa Văn thư +Khoa Lưu trữ +Khoa Hành văn phòng (thành lập sở tổ môn Hành văn phòng) +Khoa khoa học +Tổ Thư ký văn phòng Cơ sở phục vụ đào tạo: +Trung tâm thực hành nghiệp vụ văn phòng Tháng 10/2004 tổ Thư ký văn phòng đổi tên thành Khoa Thư ký, Trung tâm thực hành nghiệp vụ văn phòng đổi tên thành Trung tâm Nghề Thực hành.Ngày 25/4/2002 Trung Tâm Tin học thành lập theo Quyết định số 55/QĐ-LTNN Cục Lưu trữ Nhà nước.Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐ-BNV việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Từ Trường lại mang tên gọi gần với tên gọi thành lập, nhiên tên gọi không làm ảnh hưởng đến trình đào tạo phát triển Nhà trường.Ngày 27/4/2004 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số 39/QĐ-VTLTNN việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Theo đó, Trường có vị trí chức năng: Trường tổ chức nghiệp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, có chức đào tạo người lao động trình độ trung học chuyên nghiệp trình độ thấp hơn, đáp ứng nhu cầu học tập xã hội nhu cầu nhân lực ngành nghề thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, hành văn phòng lĩnh vực khác có liên quan theo quy định pháp luật.Nhiệm vụ quyền hạn: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, phát triển nhà trường, ngành nghề thuộc bậc đào tạo quy định Điều Quyết định Tổ chức đào tạo hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình đào tạo ngành, nghề Bộ Giáo dục Đào tạo quan quản lý có thẩm quyền cho phép; Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy theo chương trình khung Bộ Giáo dục Đào tạo, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phê duyệt;Tổ chức biên soạn duyệt giáo trình ngành, nghề phép đào tạo sau giáo trình thẩm định Hội đồng thẩm định theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo;Thực hoạt động thực nghiệm, nghiên cứu khoa học, ứng dụng phát triển công nghệ;Thực dịch vụ khoa học, công nghệ sản xuất phù hợp với ngành nghề đào tạo Trường theo quy định pháp luật;Quản lý cán bộ, giáo viên, viên chức;Tuyển sinh quản lý học sinh;Quản lý, sử dụng đất đai, sở vật chất tài theo quy định pháp luật;Liên kết với quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển công tác đào tạo, gắn đào tạo với việc làm, bổ sung nguồn tài cho Trường Hợptác đào tạo, nghiên cứu khoa học với nước theo quy định pháp luật hành; Quyền hạn Hiệu trưởng thực theo quy định Điều lệ Trường Trung học Chuyên nghiệp Bộ Giáo dục Đàotạo ban hành Quyết định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.Với phát triển tổ chức máy từ phòng chức tổ chuyên môn với 54 cán viên chức giai đoạn 1992-2000 đến cuối năm 2004 tổ chức máy trường có phòng chức năng, khoa chuyên môn trung tâm với lực lượng cán giáo viên 107 người điều thể cố gắng lãnh đạo Nhà trường toàn thể cán giáo viên trường 1.2 Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng) Trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá, sở kinh nghiệm khả thực tế Trường sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I:Chức năng: Trường tổ chứcsự nghiệp thuộc Bộ Nội vụ có chức năng: tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có tri thức lĩnh vực văn thư lưu trữ ngành khác có liên quan, nghiên cứu khoa học phát triển áp dụng tiến khoa học phục vụ phát triển kinh tế xã hội Nhiệm vụ: Xây dựng tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch phát triển Trường phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành Văn thư – Lưu trữ chiến lược ngành giáo dục, quy hoạch mạng lưới trường Cao đẳng Nhà nước Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Cao đẳng trình độ thuộc ngành học Văn thư Lưu trữ, Hành văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin học văn phòng ngành nghề khác có liên quan quan có thẩm quyền cho phép theo quy định pháp luật Bồi dưỡng, đào tạo lại nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư – Lưu trữ vàcác lĩnh vực khác theo yêu cầu quan, tổ chức phù hợp với lực củaTrường Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy học tập ngành nghề, trường phép đào tạo sở chương trình khung Bộ Giáo dục đào tạo quy định Biên soạn duyệt giáo trình để sử dụng trường hợp sở thẩm định hội đồng thẩm định giáo trình Hiệu trưởng thành lập Tổ chức đào tạo hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình ngành, nghề đào tạo Bộ Giáo dục Đào tạo, quan quản lý có thẩm quyền cấp giấy phép; công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng theo quy định Triển khai thực hoạt động nghiên cứu khoa học – công nghệ, kết hợp đào tạo với nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác giáo dục đào tạo nhằm tiếp cận với khoa học đại, tiên tiến nước giới khu vực.Tổ chức thực dịch vụ nghiên cứu khoa học – công nghệ, sản xuất phù hợp với ngành nghề đào tạo Trường theo quy định pháp luật Tổ chức thực công tác quốc tế đào tạo,nghiên cứu khoa học theo chức năng, nhiệm vụ giao theo quy định Nhànước Huy động, quản lý sử dụng nguồn lực nhằm thực mục tiêu giáo dục, đào tạo, liên kết quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, phục vụ nghiệp phát triển kinh tế xã hội Tổ chức tuyển sinh quản lý học sinh sinh viên theo quy định Phối hợp với gia đình, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục, đào tạo học sinh,sinh viên.Quản lý xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển Trường Quản lý sử dụng sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai giao theo quy định Thực chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ quan quản lý Nhà nướcvề hoạt động Trường theo quy định pháp lụât.Thực nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn Trường quy định pháp luật.Cơ cấu tổ chức Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I theo Quyết định 108 gồm: - Ban Giám hiệu (Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng); - Hội đồng khoa học đào tạo, hội đồng tư vấn khác - phòng chức năng: Phòng Đào tạo; Phòng Hành tổ chức; Phòng Quản lý khoa học hợp tác quốc tế; Phòng Quản lý học sinh, sinh viên; Phòng Tài kế toán; Phòng Quản trị đời sống - khoa trung tâm: Khoa Văn thư; Khoa Lưu trữ; Khoa Hành văn phòng thông tin thư viện; Khoa Thư ký Quản trị văn phòng; Khoa Giáo dục Thường xuyên; Khoa Giáo dục đại cương; Trung tâm Tin học; Trung tâm nghề - Cơ sở Đà Nẵng Ngày21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số 2275/QĐBGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, quy định Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ Ngày04/8/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1052/QĐ-BNV ngày quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội: Chức năng: Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng thấp lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Nhiệm vụ: Xây dựng tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm phát triểnTrường phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục, quy hoạch mạng lưới trường cao đẳng Nhà nước trình cấp có thẩm quyền ban hành tổ chức thực sau 3) Số, ký hiệu văn Số có ý nghĩa số thứ tự văn vản ghi liên tục chữ số Ả Rập moojt năm từ số 01 ngày 01 tháng 01 kết thúc đến ngày 31 tháng 12 cuả hình thức văn Thei đó, văn mang số thứ tự hình thức ghi tên quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn viết Font chữ Time New Roman, cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng đậm 4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn Được trình bày Quốc hiệu, Font chữ Time New Roman cỡ chữ 14 kiểu chữ nghiêng Ngày tháng năm ghi thời điểm ký văn chuyển sang phận văn thư vào sổ đăng kí, đóng dấu, với số ngày nhỏ 10 tháng thêm số vào đằng trước Ví dụ: Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2013 Bảo Lâm, ngày tháng năm 2014 5) Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại trình bày Font Time New Roman, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Phía trích yếu nội dung văn Font Time New Roman, cớ chữ 14 =, kiểu chữ đậm Ví dụ: Thành lập Hội đồng tuyển sinh Đại học năm 2012 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 6) Nội dung văn Nội dung văn thành phần quan trọng văn bải Toàn thông tin thể mục đích việc ban hành văn phản ánh nội dung văn bản, trình bày làm sở pháp lý dể định phải nêu rõ Ví dụ: Điều Thành lập Hội đồng tuyển sinh đại học năm 2012 Điều Tiếp nhận nhân 7) Chữ ký người có thẩm quyền Văn han hành phải thủ trưởng quan hoawhc người có thẩm quyền khác quan ký Phải thẩm quyền.Chức vụ người ký văn trình bày cuối văn phía bên phải phông chữ Time New Roman, cỡ chữ 13-14, kiểu đứng, đậm Họ tên người trình bày phía dấu quan phông chữ Time New Roman, cớ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm Ví dụ: HIỆU TRƯỞNG KT HIỆU TRƯỞNG ( ký tên đóng dấu) Triệu Văn Cường TS.Dương Thị Loan 8) Dấu quan Văn sau ký văn phải đóng dấu quan Cùng với chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan đóng vào văn nhằm mục đích bảo đảm tính chân thực hiệu lực pháp lý văn Dấu đóng phải chiều , rõ rang, trùm 1/3 chữ ký phía bên trái mực dấu đỏ tươi Theo quy định đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi tên người việc cụ thể 9) Nơi nhận văn - Đối với văn có tên gọi nơi nhận ghi cuối văn phia góc trái, Font chữ Time New Roman, cỡ chữ `12, kiểu chữ đạm, nghiêng, sau cụm từ Nơi nhận dùng dấu ( : ) Phía trình bày tên quan, tổ chức, cá nhân Font chữ, cỡ chữ 11, tổ chức cá nhân gạch đầu dong, cuối dấu chấm phẩy (; ) dòng cuối ghi đơn vị kết thúc dấu chấm ( ) Ví dụ: Nơi nhận: - Như điều 3; - Bộ Nội vụ ( để b/c) - Lưu: VT 2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo văn ban hành văn quan( mô tả bước) Soan thảo văn khâu quan trọng hoạt động quản lý Chất lượng văn có ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc quan quản lý Việc tiến hành soạn thảo văn phải tiến hành cách tỉ mỉ, cẩn thận khoa học nhằm thồng soạn thảo, đảm bảo mặt nội dung mặt kỹ thuật trình bày văn Một số công văn thông thường như: Công văn trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy đường… nhà Trường mẫu hóa thông báo số 117/TB-CĐNV ngày 01/6/2006 Còn số văn quan trọng tờ trình, đề án, báo cáo công tác năm, quy trình xây dựng văn tiến hành theo bước sau: 1) Chuẩn bị: - Cán chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề ban hành va trình lãnh đạo Sau thu thập sử lí thông tin có liên quan đến vấn đề cần giải quyest bao gồm thông tin pháp lí thông tin thực tế 2) Xây dựng thao: - Xây dựng đè cương - Viết dự thảo: cán chuyên môn vào đề cương có viết dự thảo Sau dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến đơn vị liên quan để đảm bảo chất lượng thảo 3) Duyệt thảoSau soạn thảo xong, trước trình văn xong phải duyệt thảo: - Trình lãnh đạo phòng, ban chức xem xét thể thức nội dung văn Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần nội dung thảo - Trình Trường phòng xem xét thể thức nội dung văn sau Trưởng phòng ky tắt vào vị trí vào phần sau thảo, không đồng ý cán vộ chuyên môn phải thảo lại 4) Nhân văn bản: Văn vản dự thảo sua lãnh đạo quan duyệt đem nhân dể chuẩn bị ban hành Có nhiều hình thức nhân bản: Đánh máy, in tipo,in vi tính, photocopy… Trong trường hợp văn cần nhân với số lượng lướn có thẻ photocopy 5) Hoàn thiện ban hành văn để ban hành Sau văn hoàn thành phát sai sót in ấn đánh máy, cần kịp thời sửa chữa Tiếp đó, làm ác thủ tục để hoàn thiện văn mặt thể thức trình ky, xin chữ ký phát hafnhm xin số cho văn bản, văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký vào sổ ăn ản đi, chuyển giao văn bản.Có thể nói quy trình soạn thảo văn chặt chẽ thống nhát nắm vững chuyên môn nghiệp vụ công tác soạn thảo văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn hoạt động quản lý Trường tương đối thể thức quy trình 2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm cán nội dung : Thẩm quyền banhfnh văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; lỹ thuật soạn thảo văn ( Nhận xét theo nội dung có ví dụ cụ thể) 1) Thẩm quyền ban hành văn Văn Trường ban hành nói chung thẩm quyền, đơn vị tổ chức ban hành văn đản bảo thẩm quyền trước trình thủ trưởng quan, Ví dụ: Thẩm quyền ban hành Quyết định cho sinh viên bảo luu kết học tập Thầy Hiệu trưởng trường hợp thầy phó Hiệu trưởng có nhiệm vụ quản lý học sinh ki thay: 2) Thể thức kỹ thuật trình bày văn + Ưu điểm: Các văn trường nói chung đảm bảo đầy đủ yếu tố thể thức kỹ thuật trình bày văn (9 yếu tố thể thưc) + Nhược điểm: Đôi sai lỗi tả, hay có loại văn không ghi số ký hiệu Hợp đồng Ví dụ: Về thể thức trình bày văn BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Số: / QĐ-ĐHNV Hà nội, ngày tháng năm 2014 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Căn cứ……………………………………………; Căn cứ……………………………………………; Theo đề nghị của…………………………………; Điều 1.……………………… Điều 2.……………………… Điều 3.……………………… / Nơi nhận: KT HIỆU TRƯỞNG -Như điều 3; -Lưu: VT 3) Về quy trình soạn thảo văn Hầu hết đơn vị nắm rõ quy trình soạn thảo văn quy định nên tổ chức soạn thảo văn dảm bảo thể thức, nội dung quy trình Ví dụ: Khi bắt đầu chuẩn bị soạn thảo văn cần nắm rõ quy trình sau: + Xác đinh mục đích, giới hạn văn bản, đối tượng giải va thực văn + Chọn thể loại văn + Xây dựng đề cương văn viêt thảo + Duyệt thảo + Nhân bản thảo + Hoàn thiện văn để ban hành Trên thực tê Trường Đại Học Nội vụ Hà Nôi văn thông thường không thiết phải quy trình trên.Nếu đề án hay chương trình lớn phải thực quy trình quy định 4) Về kỹ thuật trình bày văn Văn Trường soạn thảo đảm bảo đầy đủ quy tắc kỹ thuật soạn thảo nhiên khâu sử lý hoàn thiện văn batn quy phạm pháp luật hạn chế Ngoài có lỗi sai tả, nhần lẫn năm ban hành Ví dụ: Văn Trường ban hành đảm bảo yêu cầu: + Văn ban hành phải có tính mục đích + Văn phải đảm bảo tính xác + Văn cần trình bày rõ rang, dễ hiểu ngắn gọn + Văn ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến hiến pháp 2.3 Tổ chức quản lý giải văn quan thực tập 2.3.1 Mô tả bước quy trình quản lý giải văn quan, nhậ xét ưu, nhược điểm * Trình ký văn Về nguyên tắc trigh ký văn batn cho người có đủ thẩm quyền Văn sau soạn thảo in ấn, văn phải trình ky cho Hiệu trưởng người ủy quyền ký.Việc trình ký trường đơn vị, Trưởng phòng Hành Tổ chức chuyên viên, cán phận chuyên môn thực * Kiểm tra the thức, hình thức, kỹ thuật trình bày ghi số, ngày tháng văn vản - Kiểm tta thể thức, hình thức kỹ thuật trình bayg văn giao cho phận văn thư trường thực hiên phát thấy sai sót báo cáo người giao xem xét văn giải - Tất văn Trường đánh số theo hệ thống chung văn thư trường quản lý Số văn số 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm Việc đánh số văn quy định Thông tư lien tịch số 01/2011//TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật soạn thảo văn Nếu ngày văn ngày 10 tháng phải thêm số vào đằng trước nhằm tránh tượng có thề ghi them số vào văn * Nhân văn Văn nhân theo số lượng thời gian quy định * Đóng dấu văn ( dấu quan ) Sau nhân đến văn thư Trường lấy dấu Việc đóng dấu kên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thức đước thực theo quoy định theo Khoản 2,3,4, Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/0/2004 Chính phủ quy đinh công tác văn thự Khi đóng dấu phải chùm lên 1/3 chữ ký phải lệch phía bên tráiSau đóng dấu lên văn vản có nghĩa văn hoàn tất nội dung thể thức, việc đóng dấu lên văn có hiệu lực giao dịch với đơn vị, cá nhân quan * Đăng kí văn đi: Văn đăng ký vào sổ văn Sổ đăn ký văn có mẫu sau: Bìa Sổ: - Phần đăng ký bên trong: Ngày Tháng Văn Bản Số, ký Hiệu Văn Bản Tên trích Yếu nội dung Người Ký Nơi Nhận Văn Bản Đơn vị Hoặc Người Nhận Bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) *) Cách đăng ký cột: - Cột 1: Ghi ngày, tháng văn - Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn - Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn - Cột 4: Ghi họ tên người ký văn - Cột 5: Ghi tên quan, đơn vị, cá nhân nhận văn - Cột 6: Ghi đơn vị người nhận lưu - Cột 7: Ghi số lượng văn - Cột 8: Ghi dấu hiệu, thông tin khác cột ghi *) Đối với văn mật: Do đặc điểm trường có tài liệu mật Trường sổ văn mật mà tùy mức độ khác văn Trường phân công: Hiệu trưởng chuuj trách nhiệm xử lý văn mật Sổ đăng ký văn mật giống sổ đăng ký văn ( loại thường ) tên gọi số “SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI “ phần bên sổ bổ sung thêm cột “ mức độ khẩn” sau cột “ tên loại trích yếu nội dung” * Chuyển giao văn đi: Tất văn quan dều thực theo nuyên tác chung: Chính xác, đói tượng bà kịp thời Trừ văn gửi cho đơn vị cá nhân Trường tất văn gửi quan phải để phong bì Mẫu bì văn bản: TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Địa chỉ: Đường 36 Xuân La- phường Xuân La Quận Tât Hồ-Hà Nội Điện thoại: (04).7532864; Fax: (04).7532995; Webside: http://www.truongnoivu.edu.vn Số: To………………………………………… …………………………………………… *) Sổ chuyển giao văn nội bộ: Đây công việc hoàn tất trước chuyển giao văn va cững công việc quan trọng khâu chuyển giao văn nội quan Mẫu số chuyển giao văn nội bộ: Ngày Tháng Chuyển Số, ký Hiệu văn Bản( Số phiếu Gửi Phiếu Chuyển) Số Lượng Văn Bản( Hoặc Số Lượng Bì) Đơn vị Hoặc cá Nhân Nhận Văn Bản Với bì Ký Nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Cách đăng ký: - Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn - Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn ( ghi phiếu chuyển, phiếu gửi) - Cột 3: Ghi số lượng văn số lượng bì - Cột 4: Ghi tên văn người nhận văn - Cột 5: Người nhận văn ký nhận - Cột 6: Ghi thông tin khác thông tin ghi cột - Chuyển giao văn đi: Văn sau nười có thẩm quyền ký, văn thư làm thủ tục chuyển giao, văn chuyển qua đường bưu điện thống kê vào sổ thei dõi mẫu sau: Ngày Chuyển Số, ký Hiệu văn Bản Số Lượng Văn Bản( Hoặc Số Lượng Bì) Nơi Nhận Văn Bản Ký Nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Cách đăng ký: - Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn - Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn - Cột 3: Ghi tên đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận văn - Cột 4: Ghi số lượng bì - Cột 5: Ghi người nhận văn ký - Cột 6: Ghi thông tin khác + Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu: Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Bản lưu có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền ( chữ ký tươi) xếp theo trình tự khoa học sở để phục vụ cho tra cưu tài liệu cần thiết * Nhận xét ưu, nhược điểm: - Ưu điểm: Giúp cho cán văn thư thực xác khâu nghiệp vụ Tổ quản lý va giải văn cách nhanh chóng, xác, kịp thời, quản lý chặt chẽ thống văn ban hành - Nhược điểm: Văn chưa xếp khoa học hợp lý 2.3.2 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến , nhận xét ưu, nhược điểm * Tiếp nhận văn bản: Văn đến Trường tập trung phận văn thư chủ yếu tới đường bưu điện Ngoài có tài liệu cá nhân mang từ hội nghị thường đơn vị nhận trực tiếp giải * Kiểm tra phân loại, bóc bì, đóng dấu đến: Sau nhận văn đến cán văn thư kiểm tra sơ số lượng , tình trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong ( có) Sau tiến hành phân loại, văn đến có hai loại: loại thứ văn bản; loại thứ hai thư riêng, sách báo tư liệu loại gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân đơn vị có lên quan (không cần bóc bì đóng dâu)Đối với văn quan cá nhân gửi đến cho quan tiến hành bóc bì làm thủ tục đăng ký đóng dấu đến chuyển lãnh đạo giải Mẫu dấu đến trình bày sau: ĐẾN + Đăng ký văn đếnTrường Đại học Nội vụ Hà Nội có hai phương án đăng ký văn đến: - Đăng ký truyền thống - Đăng ký máy inViệc đăng ký truyền theo sổ đăng ký Trường sử dụng mẫu sổ đăng ký truyền thống -Bìa số: Giống bìa sổ đăng ký văn đi, khác tiêu đề “SÔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN” BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VU HÀ NỘI SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2012 Từ ngày:………………đến ngày Từ số………………… đến số - Nội dung đăn ký văn đến: Ngày Đến Số Đến Tác Giả (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Cách đăng ký: - Cột 1: Ghi ngày đến văn - Cột 2: Ghi số thứ tự đến văn - Cột 3: Ghi tác giả văn - Cột 4: ghi số, ký hiệu văn - Cột 5: Ghi ngày tháng văn - Cột 6: Ghi tên loại trích yếu nội dung - Cột 7: Ghi đơn vị người nhận văn - Cột 8: Ghi ký nhận văn - Cột 9: Ghi thông tin khác + Trình văn đến Sau văn đăng ký, văn thư quan trình văn cho Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Trưởng, Phó đơn vị xem xét cho ý kiến đạo việc giảo văn đến, văn thư vào để chuyển văn đến đơn vị có liên quan thời gian sớm + Sao văn đến: Sau có ý kiến đạp cán văn thư thực văn Có phương pháp sao: Sao photocopy; Sao đánh máy văn bản: Gồm: Sao nguyên chính, lục trích + Chuyển giao văn đến: Văn đến sau có ý kiến phân phối, đạo giải văn thư tiến hành chuyển giao đến đơn vị, cá nhân giải Việc chuyển giao đảm bảo yêu cầu sau: - Nhanh chóng, đối tượng, chặt chẽ - Khi chuyển giao người nhận pharokys nhận đầy đủ vào sổ Trường không lập sổ chuyển giao văn đến mà đăng ký theo sổ đăng ký văn đến Trường * Nhận xét ưu, nhược điểm + Ưu điểm: Việc tổ chức quản lý văn giảo văn đến thực nhanh chóng, kịp thời, xác, đạt hiệu cao + Nhược điểm: Việc theo dõi công văn đến số đơn vị chưa làm quy trình dẫn đến thất lạc tài liệu 2.3.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan - Ưu điểm: Lập hồ sơ giúp cho việc tra cứu nhanh chóng, làm xác để giải công việc kịp thời hiệu quả.Lập hồ sơ xât dựng nề nếp khoa học công tác văn thư; tránh tình trạng nộp lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán vộ lưu trữ tiến hành nội dung nghiệp vụ phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu nghiên cưu - Nhược điểm: Vì thực tế Trường chưa tổ chức chặt chẽ việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ nên đơn vị nộp hồ sơ tình trành bó gói, rời lẻ, chưa hoàn chỉnh 2.4 Tổ chức sử lý sử dụng dấu quan Con dấu sở pháp lý cuối đảm bảo tính hợp pháp hiệu lực cảu văn đảm bảo tính hợp pháp hiệu lực cảu văn bảo quản sử dụng dâu nhiệm vụ quan trọn cần thiết Trên sở thực theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư- Chương III- Mục 4Điều 25,26 quản lý sử dụng dấu, đóng dấu Bộ phận văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hiện: - Tất dấu Trường giao cho phận văn thư bảo quản sử dụng - Dấu để kesy có chìa khóa riêng cán văn thư cất giữ - Văn thư có trách nhiệm với dấu đóng vào văn bản, không đóng dấu tùy tiện - Khi dấu bị mòn trình sử dụng phải xin phép khắc dấu nộp lại dấu cũ - Nếu để dấu bị lợi dụng việc bảo quản dấu để hoạt động phạm pháp bị xử lý hành truy tố trước pháp luật Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ đánh gía ưu nhược điểm nội dung - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ tài sản Quốc gia , mà trực tiếp quan sản sinh quản lý khối tài liệu Tài liệu lưu trữ phản ánh trung thực tình hình phát triển đời sống xã hội Do việc lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô quan trọng có tính lịch sử Mỗi quan dù quan Đảng hay quan Nhà nước phải có ý thức công tổ chức công tác lưu trữ, làm biện pháp đẻ bảo quản tốt khối tài liệu quan từ kho tàng, sở vật chất người làm công tác lưu trữ phải coi trọng Từ nâng cao chất lượng công việc bảo quản lý tài liệu bảo bệ tài sản Quốc gia, tài sản quan.Công tác lưu trữ mà trực tiếp tình trạng khối tài liệu phông lưu rữ cho thấy ý thức can công nhân viên chức quan việc bảo vệ tài sản quan; phản ánh mức độ nhận thức tầm quan trọng tài liệu ưu trữ phát triển xa hộiTrường Đại học nội vụ Hà Nội quan Hành nghiêp, tài liệu hình thành trình giải công việc có ý nghiax lịch sử lơn, phản ánh trung thực đời sống mặt cán bộ, công chức nhà trường.Phông lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội thành lập năm 1991 với phát triển trường Kho lưu trữ Trường bố trí tầng nhà tầng Trường, kho lưu trữ trang bi đầy đủ phương tiện để bảo quản tài liệu như: giá, tủ, cặp, hộp, hồ sơ Kho lưu trữ xây dựng chắn kiên cố tiêu chuẩn: phòng kín tránh ảnh hưởng ánh sáng, côn trufnh bụi xâm nhập vào kho, hệ thống máy hút bụi, xe đẩy, bình chống cháy, hệ thống báo động, thiết bị thông gió quạt, điều hòa dụng cụ để đo độ ẩm Tài liệu kho bố trí khoa học hợp lý, tận dụng tối đa diện tích kho lưu trữ, giá kê cách tường 20cm cách trần 80cmKho lưu trữ Nhà trường có cán lưu trữ chuyên trách có trình độ chuyên môn cao Điều tạo điều kiện phát triển cho phông lưu trữ Trường.Công tác thu thập bổ sung tài liệu đuiợc cán làm công tác lưu trữ quan trọng Cho đến lưu trữ quan thu thập nhiều tài liệu quan trọng, phải kể đến hàng loạt tài liệu hình thành từ lập Trường, minh chứng cho trình phát triển Nhà Trường.Hiện cán vộ lưu trữ trường tiếp tục sưu tầm, bổ sung tài liệu cho kho lưu trữ trường đầy đủ phong phú phục vụ cho việc tra cứu tài liệu quan - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan thực tốt khâu nghiệp vụ,trong mặt công tác tài liệu phân loại linh vực, đảm bảo khoa học, thống nhất, văn tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc.Tài liệu quan trình chỉnh lý đưa giai đoạn định mặt thời gian tài liệu xác định rõ rang bên cạnh tài liệu lưu có biên mục đầy đủ, quy trình, bảo đảm rõ rang, xác để thuận tiện cho người sử dụng - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng Vì vậy, tài liệu lưu trữ bảo quản cẩn thận kho lưu trữ Trường, lãnh đạo văn phòng, đơn vị trực tiếp chiuij trách nhiệm công tác lưu trữ chư trọng đến việc bảo quản tốttài liệu lưu trữ Trường Thực chế độ quy định, sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể việc phá hoại, lấy cắp tài liệu người tạo Do tài liệu lưu trữ Trường tình trạng tốt - Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ quan phục vụ tốt cho nhu cầu sử dụng tài liệu kho lưu trữ Trường Đối tương nghiên cứu sử dụng tài liệu phần lớn cán công chức, thầy cô giáo trường Với mục đích chish nghiên cứu hình thành phát triển cảu Trường, văn quy phạm pháp luật để hỗ trợ cho công tác giảng dạy… Từ ta thấy việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng * Đánh giá ưu nhược điểm - Ưu điểm: Nhìn chung cách tổn thể Trường thực tốt công tác lưu trữ như: + Chỉnh lý tài liệu nhanh chóng, xác, rõ rang + Thường xuyên thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ + Bảo quản tài liệu lưu trữ tốt, đảm bảo yêu cầu tài liệu bảo quản để phục vụ nghiên cứu, tra tìm sử dụng - Nhược điểm: Bên cạnh có mặt hạn chế như: Do tài liệu đơn vị nộp lưu vào quan tình trạng bó gói, rời lẻ chưa hoàn chỉnh nên dẫn đến khó khăn cho việc chỉnh lý lập hồ sơ PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA CƠ QUAN Mẫu hóa số văn hành quan: Thống kê tử Sổ đăng ký công văn quan tên loại văn vản quản lí ban hành năm trở lại đây: TT Tên loại văn ban hành Năm Năm 2009 2010 Năm 2011 Số lượng Năm 2012 Quyết định 1138 901 1170 1170 1206 1080 Kế hoạch 120 125 133 133 166 182 Báo cáo 137 78 102 102 104 97 Thông báo 73 110 112 112 137 120 Công văn 792 507 558 558 626 614 văn khác Nhận xét đánh giá: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan Qua thời gian thực tập khoa Văn thư- Lưu trữ tiếp xúc, cọ xát trực tiếp với công tác hành văn phòng Em nhận thấy văn phòng có vị trí quan trọng hoạt động quan nói chung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng Văn phòng cánh tay đắc lực lãnh đạo trình giải công việc, tổ chức hoạt động, lưu trữ thông tin mặt trực diện quanLà sinh viên thực tập em đánh giá nhận xét góc độ định Vì đánh giá ưu nhược điểm công tác văn phòng quan sau: * Ưu điểm: - Về đội ngũ cán văn phòng: + Cán văn phòng đội ngũ cán giảng viên giáo viên thường xuyên tổ chức lớp học tập huấn nâng cao trình độ lớp nghiệp vụ sư phạm + Đội ngũ cán văn phòng có trình độ đại học, thạc sỹ, tiến sỹ có kinh nghiệm công tác văn phòng nói chung -Về khoa văn thư lưu trữ, chuyên viên người có kinh nghiệm có trình độ chuyên môn cao chuyên viên phân công, giao công việc đôn đốc theo dõi trinh giải công việc -Về công tác Văn thư- Lưu trữ: Cán văn thư có trách nhiệm nên việc quản lý giải văn đi, đến Trường thực nhanh chóng, xác, đầy đủ, kịp thời, bí mật Các khâu nghiệp vụ áp dụng đầy đủ, xác, quy định -Về công tác soạn thảo văn bản: Các thao tác nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn thành thạo áp dụng văn Quy phạm phạp luật, văn quản lý nhà nước theo quy đinh nhà nước, quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 05/6/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Nắm rõ quy trình soạn thảo ban hành văn Về trang thiết bị: Các trang thiết bị trang bị đầy đủ phòng làm việc trang bị máy vi tính có kết nối mạng, máy in, bàn nghế làm việc, tủ đựng tài liệu, hệ thồng quạt, đèn chiếu, điều hòa * Nhược điểm: Công tác soạn thảo văn áp dụng quy định song số tồn tại: Bỏ qua quy trình soạn thảo, công tác thu thập, xử lý thông tin hạn chế Kho tàng phục vụ cho công tác lưu trữ đơn vị trường hạn chếDo điều kiện mà phần mềm quản lý tra tìm chưa sử dụng nên công việc tra tìm thường phải làm thủ công thời gian.Các thiết bị văn phòng đầy đủ chưa đại, thiết bị cũ chất lượng làm việc hay trục trặc Mặc dù cung cấp phần mềm quản lý văn máy tính phận văn thư nên đơn vị phải thực việc đăng ký vào sổ kiểu truyền thống nên nhiều thời gian khó khăn cho việc khai thác sử dụng II Đề xuất biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Là sinh viên thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập khoa văn thư lưu trữ em nhận thấy Trường đơn vị thực tập có nhiều hoạt động tốt làm việc đạt hiệu cao Tuy nhiên, để hoàn thiện hoạt động công tác văn phòng thời kỳ đổi mới, khắc phục nhược điểm phát huy ưu điểm Em xin có số ý kiến đóng góp sau: - công tác saoajan thảo văn Nhà Trường cần phối hợp Phòng, Khoa, Trung tâm rà soát văn ban hành, văn cũ hết hiệu lực, nắm bắt thông tin văn quy định soạn thảo ban hành văn để phổ biến kịp thời - phòng ban nên tạo điều kiện cho cán bộ, chuyên viên làm công tác văn phòng tham gia lớp nghiệp vụ văn phòng để nâng cao trình độ đáp ứng nhu cầu công việc ngày đại văn phòng - công tác lưu trữ cần quan tâm, đôn đốc đơn vị thực lập hồ sơ hoàn chỉnh trước nộp hồ sơ hoàn chỉnh trước lưu trữ Nâng cao trình độ nghiệp vụ cán lưu trữ - Trang thiết bị văn phòng nên đại hóa: Trên máy tính nên có phần mềm hỗ trợ tra cứu tin, tra cứu văn Mỗi đơn vị Trường nên có máy fax riêng để thuật tiện cho việc giao dịch đơn vị - Thường xuyên kiểm tra hoạt động văn phòng đơn vị, sử lý trường hợp vi phạm quy chế, nội quy trường Bên cạnh đó, khuyến khích cán giảng viên, giáo viên trường hình thức khen thưởng, tuyên dương nhằm nâng cao tinh thần làm việc cán bộ, giảng viên, giáo viên LOI CAM ON Lời cảm ơn em xin gửi tới quí thầy cô Khoa Văn thư- Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tụy truyền dạy kiến thức cho em thời gian qua để em hoàn thành trình thực tập Bài báo cáo hoàn thành nhờ giúp đỡ anh, chị, thầy cô công tác Trường Đại học Nội vụ HàNội, bạn bè em sát cánh thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn tất thầy cô,các bạn, anh, chị.Với thời gian thực tập gần tháng Trường với kiến thức trình độ hiểu biết chưa thật đầy đủ nên em cố gắng nhiều trình thực tập để trưởng thành công việc sua hoàn thiện thêm thân Báo cáo em nhiều thiếu sót Vì vậy, em mong quan tâ bảo tận tình, thông cảm ý kiến bổ sung, góp ý kiến thầy, cô bạn để báo cáo em hoàn thiện Hà nội, ngày 05 tháng 06 năm 2015 Sinh viên Dương Thị Loan PHẦN PHỤ LỤC Những văn bản, bảng biểu, sơ đồ chứng minh, minh họa cho phần Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức máy Trường đại học Nội vụ Hà Nội (Theo Quyết định số: 347/QĐ-BNV ngày 19/04/2012 ) Phụ II S