LỜI NÓI ĐẦU Thế kỷ XXI, song song với qúa trình công nghiệp hóa, đại hoá phát triển rực rỡ có nhiều bước tiến nhảy vọt ngành công nghệ thông tin tự động hóa Ngày nay, tin học sâu vào ngành nghề lĩnh vực khác đời sống xã hội Đặc biệt ứng dụng công tác quản lý Xã hội ngày phát triển công việc quản lý trở lên phức tạp Cách quản lý dựa kinh nghiệm, trực giác, giấy tờ, sổ sách không đem lại hiệu mong muốn cần phải thiết lập phương thức quản lý đại Tin học đáp ứng điều Vì thế, việc áp dụng tin học vào công tác quản lý đơn vị kinh tế, hành chính, trường học… việc làm tất yếu Việc áp dụng tin học vào quản lý làm tăng suất chất lượng công việc mà tạo điều kiện cho việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý chặt chẽ, có sở khoa học xác cao Những năm gần đây, ứng dụng tin học công tác quản lý phát triển cách nhanh chóng ngày hoàn thiện với quy mô phát triển ngày rộng Các ứng dụng thể nhiều hình thức khác tuỳ theo đối tượng mục đích sử dụng Đề tài “Quản lý tuyển sinh” không mẻ hệ thống chương trình quản lý, song địa phương, điều kiện phát triển có yêu cầu riêng sản phẩm phần mềm cho đảm bảo tính thực đáp ứng nhu cầu người sử dụng sản phẩm Với thực tế khảo sát trình tuyển sinh trường PTTH chuyên Hạ Long em bước đầu xây dựng nên phần mềm Với cố gắng thân, hướng dẫn tận tình cô giáo, thạc sĩ Trương Hà Hải em hoàn thành phần mềm theo yêu cầu đặt Song tồn thiếu sót Em mong nhận nhận xét, giúp đỡ thầy cô bạn để chương trình em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI MỤC ĐÍCH Vận dụng kiến thức từ môn học học (Cơ sở liệu 1,2, phân tích thiết kế hệ thống, giao diện người_máy…) với ngôn ngữ lập trình VB6 để xây dựng phần mềm tin học nhằm giải toán “Quản lý tuyển sinh” Thông qua rèn luyện kỹ lập trình phân tích thiết kế hệ thống Phần mềm hệ thống quản lý tuyển sinh vào lớp 10 trường PTTH chuyên Hạ Long xây dựng nhằm trợ giúp cho công tác quản lý tuyển sinh trường, giúp cho người quản lý thực tốt nhiệm vụ nâng cao hiệu tính xác trình quản lý Giảm bớt chi phí, thời gian nhân lực In ấn báo cáo phục vụ cho công tác quản lý tuyển sinh Hệ thống chương trình cài đặt đảm bảo tính khả thi, cung cấp đầy đủ thông tin, biểu mẫu cần thiết theo yêu cầu thân thiện với người sử dụng NỘI DUNG ĐỀ TÀI Tên đề tài “Xây dựng chương trình quản lý tuyển sinh vào lớp 10 trường PTTH chuyên Hạ Long” Quản lý thông tin thí sinh, hội đồng tuyển sinh, niên khóa, tiêu tuyển sinh Tổ chức thông tin cho việc tìm kiếm thuận tiện người quản lý người sử dụng Việc SBD, phòng thi, địa điểm thi, đánh phách, tổng hợp kết thi làm tự động Các bước thực hiện:  Khảo sát, đánh giá trạng hệ thống quản lý tuyển sinh trường PTTH chuyên Hạ Long  Phân tích thiết kế hệ thống quản lý tuyến sinh  Thiết kế cài đặt chương trình  Đánh giá, kết luận hướng phát triển PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đề tài “Xây dựng chương trình quản lý tuyển sinh vào lớp 10 trường PTTH chuyên Hạ Long” trình người thực áp dụng thống phương pháp nghiên cứu suốt khâu từ phân tích - thiết kế - cài đặt thử nghiệm với đặc điểm như:  Đảm bảo mối quan hệ tổng thể toàn hệ thống với môi trường thành phần cấu thành hệ thống  Đảm bảo tính mở, hướng phát triển hệ thống cần đáp ứng lâu dài  Đảm bảo tổng quát hoá tất giải pháp cho vấn đề cụ thể nhằm tăng độ mềm dẻo toàn hệ thống Để đảm bảo yêu cầu em khảo sát, tìm hiểu thực tế công việc tuyển sinh taị trường cụ thể, thu thập biểu mẫu cần thiết Sau đọc tài liệu, tìm viết có liên quan tới đề tài mình, tổng hợp kiến thức thu qua trình học đọc tài liệu để vận dụng xây dựng nên chương trình Chương KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG VIỆC TUYỂN SINH Ở TRƯỜNG PTTH CHUYÊN HẠ LONG 1.1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG Trường THPT chuyên Hạ Long trường chuyên trực thuộc Sở Giáo dục đào tạo tỉnh Quảng Ninh Trường nơi đào tạo bồi dưỡng học sinh giỏi cho tỉnh Học sinh trường nòng cốt đội tuyển học sinh giỏi tỉnh thi quốc gia Để bổ sung thêm vào đội ngũ đội tuyển, hàng năm trường có tổ chức thi tuyển học sinh giỏi vào lớp 10 trường khối chuyên:  Chuyên Toán_tin  Chuyên Hoá  Chuyên Lý  Chuyên Sinh  Chuyên Văn  Chuyên Sử  Chuyên Địa  Chuyên Anh Bộ máy tổ chức nhà trường bao gồm: Ban giám hiệu (Một hiệu trưởng hai hiệu phó), phòng hành tổ môn Trong trình tuyển sinh ban giám hiệu phòng hành người tham gia trực tiếp vào công tác tuyển sinh.(Hội đồng tuyển sinh) Hội đồng tuyển sinh: Có nhiệm vụ thu nhận hồ sơ, phân loại tổng hợp số lượng thí sinh dự thi, đánh SBD, phòng thi, địa điểm, gửi giấy báo thi, đánh phách, nhập điểm, tổng hợp điểm, lên danh sách trúng tuyển, tiếp nhận đơn xin phúc khảo cuối tổng hợp kết phúc khảo Hội đồng tuyển sinh bao gồm:  Một chủ tịch hội đồng tuyển sinh (Hiệu trưởng nhà trường)  Hai phó chủ tịch hội đồng đồng thời chủ tịch hội đồng coi thi chủ tịch hội đồng chấm thi.(Hai hiệu phó nhà trường)  Và thành viên hội đồng − Chủ tịch hội đồng tuyển sinh: Là người theo dõi, kiểm tra trình tuyển sinh đưa định, đạo chung theo tiêu, chế tuyến sinh hàng năm sở GD_ĐT, đánh SBD, phòng thi, xếp địa điểm thi, lên lịch thi, phê duyệt định điểm chuẩn thí sinh − Chủ tịch hội đồng coi thi: Chỉ đạo kiểm soát việc coi thi trình tuyển sinh Phân công giáo viên vào địa điểm thi, quản lý việc coi thi chung địa điểm Tổng hợp số lượng thí sinh tham gia dự thi môn thi tổng số thi tương ứng − Chủ tịch hội đồng chấm thi: Đánh phách, dọc phách bố trí giáo viên chấm tổng hợp kết thi thí sinh − Các thành viên khác hội đồng tuyển sinh: Thu nhận hồ sơ, liên hệ địa điểm, gửi giấy báo tới thí sinh Giáo viên tổ môn: Chỉ có trách nhiệm giảng dạy tham gia vào công tác coi, chấm thi trình tuyển sinh 1.2 TÌM HIỂU CÔNG TÁC TUYỂN SINH CỦA TRƯỜNG 1.2.1 Công tác tuyển sinh Tháng hàng năm, có kết kỳ thi tốt nghiệp THCS trường bắt đầu tiếp nhận hồ sơ đăng kí dự thi thí sinh Quá trình tuyển sinh gồm công đoạn: Nhận hồ sơ đăng ký dự thi  Căn vào ngày thi dự kiến, hội đồng tuyển sinh có thông báo thời gian thu nhận hồ sơ “đăng ký dự thi” thí sinh Trong giai đoạn này, phòng hành có nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra hồ sơ theo chuẩn sở Giáo dục - Đào tạo trả lại hồ sơ không đạt tiêu chuẩn (Không đủ điều kiện dự thi)  Sau cùng, phòng hành tổng hợp hồ sơ in danh sách thí sinh đăng kí dự thi theo khối chuyên gửi cho chủ tịch hội đồng tuyển sinh để “lên kế hoạch thi”.(Mẫu 1) Lên kế hoạch thi Công việc bắt đầu công đoạn “tiếp nhận hồ sơ đăng kí dự thi” kết thúc Công việc gồm giai đoạn:  Đánh số báo danh: Từ danh sách thí sinh đăng kí dự thi theo khối chuyên, hội đồng tuyển sinh tiến hành chia phòng thi (xác định phòng thi cho khối), đánh số báo danh (SBD) cho thí sinh theo khối, SBD đánh từ xuống theo vần α, β Đây để xếp phòng (đưa thí sinh vào phòng thi tương ứng)  Xếp phòng thi: Các thí sinh đánh SBD phân vào phòng thi theo khối chuyên theo thứ tự từ SBD nhỏ Số thí sinh quy định cho phòng thi 25 người.(Mẫu 2)  Xác định địa điểm thi: Căn vào số lượng phòng thi, hội đồng tuyển sinh liên hệ tìm hiểu lên danh sách địa điểm thi Sau bố trí phòng thi vào địa điểm  Gửi giấy báo thi tới thí sinh: Trong giấy báo thi có thông báo tới thí sinh SBD, phòng thi, địa điểm ngày tập trung (Thường trước ngày thi thức ngày) để làm thủ tục thi (Mẫu 3)  Liên hệ lên danh sách giáo viên coi thi, giáo viên vào vị trí nhiệm vụ địa điểm thi.(Giáo viên chấm thi bao gồm giáo viên trường hệ thống không quản lý) Sau đó, in danh sách giáo viên coi thi địa điểm.(Mẫu 4)  In lịch thi cho địa điểm (Gồm môn thi địa điểm thời gian thi tương ứng).(Mẫu 5) Tổ chức thi  Bố trí giáo viên coi thi vào vị trí tương ứng theo môn thi địa điểm phòng thi Công việc địa điểm bố trí cách bốc thăm  In phiếu thu cho phòng thi.(Mẫu 6) Chấm thi  Mỗi thí sinh phải thực thi toán, văn môn chuyên (Khối chuyên toán tin môn chuyên toán)  Sau kỳ thi hoàn thành, chủ tịch hội đồng coi thi tổng hợp số lượng thi, lên danh sách thí sinh tham gia môn thi (Mẫu 7) Và toàn thi thí sinh tổng hợp thành túi thi theo môn thi giao cho chủ tịch hội đồng tuyển sinh  Chủ tịch hội đồng tuyển sinh giao cho chủ tịch hội đồng chấm thi để tiến hành đánh phách, dọc phách giao thi cho tổ chuyên môn chấm thi  Phách đánh tự động ngẫu nhiên với môn thi Lên điểm xác định điểm chuẩn  Lên bảng điểm cho thí sinh: Giáo viên môn chấm thi xong nộp cho hội đồng tuyển sinh Hội đồng tuyển sinh có nhiệm vụ ghép phách nhập điểm cho thí sinh, công việc tiến hành với môn thi Cuối cùng, hội đồng tuyển sinh tổng hợp đưa danh sách điểm.(Mẫu 8)  Xác định điểm chuẩn cho môn chuyên: Căn vào bảng điểm, tiêu tuyển sinh cho phép sở GD_ĐT chế xét tuyển hàng năm trường hội đồng tuyển sinh đưa điểm chuẩn môn chuyên Thông báo kết thi  In giấy báo điểm gửi kết thi tới thí sinh (Mẫu 9) 7 Phúc khảo  Nhận đơn phúc khảo, bố trí giáo viên chấm  Nhập điểm cho thí sinh phúc khảo Khác với lần nhập điểm trước ta nhập điểm cho thí sinh theo số phách phúc khảo ta nhập điểm cho thí sinh theo môn số báo danh họ  Cuối in danh sách điểm phúc khảo cho thí sinh (Mẫu 10) Tổng hợp tính toán lại kết thi cho thí sinh phúc khảo, gọi tiếp tục lần với thí sinh có tổng điểm môn sau phúc khảo cao điểm chuẩn Chú ý:  Mọi thông tin kỳ thi tuyển sinh trình lên giám đốc sở GD_ĐT phê duyệt  Hệ thống in danh sách điểm giấy báo điểm, việc gửi giấy báo nhập học (giấy báo trúng tuyển)và công đoạn tiếp nhận học sinh sau hệ thống không quản lý  Một số biểu mẫu sử dụng trình tuyển sinh Biểu mẫu 1: Danh sách thí sinh đăng kí dự thi  Đây danh sách tổng hợp thí sinh đăng kí dự thi theo môn chuyên  Thông tin bảng bao gồm toàn thông tin cần thiết thí sinh đăng kí tham gia thi TUYỂN SINH VÀO LỚP 10 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trường PTTH chuyên Hạ Long Độc lập - Tự - Hạnh phúc Năm thi: Khoá ngày: DANH SÁCH THÍ SINH ĐĂNG KÍ DỰ THI Khối thi: Từ số báo danh… Đến số báo danh… SBD Họ Ngày Nơi Giới Trường Dân Học Hạnh Loại Điểm Dân tên sinh sinh tính tộc lực kiểm TN KK tộc … … … … … … … … … … … … Tổng số thí sinh đăng kí dự thi:… Hạ Long, ngày … tháng… năm… CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG COI THI ( Họ tên chữ kí) Biểu mẫu 2: Danh sách phòng thi  Danh sách cung cấp thông tin thí sinh phòng thi Thường dán địa điểm thi, giúp thí sinh biết qua thông tin bạn thi vị trí (STT) phòng thi  Danh sách phòng thi có mẫu sau: TUYỂN SINH VÀO LỚP 10 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trường PTTH chuyên Hạ Long Độc lập - Tự - Hạnh phúc Năm thi: Khoá ngày: DANH SÁCH PHÒNG THI Phòng thi: Từ số báo danh… Đến số báo danh… STT SBD Họ tên Ngày sinh Nơi sinh Giới tính Trường Ghi … … … … … … … … Tổng số thí sinh phòng: … Hạ Long, ngày … tháng… năm… CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH ( Họ tên chữ kí) 10 Cụ thể sau: - Chức “xếp phòng” - Chức “đánh số báo danh” 67 - Chức “xếp địa điểm thi” Khi đánh số báo danh bạn không cần vào form để đánh lại mà xem bảng SBD, địa điểm phòng thi click trực tiếp vào: Hiện SBD, Hiện phòng thi, địa điểm thi menu 68  Các Form “Quản lý điểm” Các Form cập nhật toàn thông tin điểm kết thi thí sinh - Form đánh số phách Mỗi thí sinh (SBD) dự thi nhiều môn có nhiều điểm thi Số phách thuộc tính để xác định điểm thi thí sinh môn thi tương ứng Số phách đánh theo quy luật: Số phách = Mã môn thi tương ứng + ‘_’ + Hệ số Trong đó: Hệ số số lấy ngẫu nhiên từ 10000 nghìn số tự nhiên hệ số phải khác Khi click vào “Đánh phách”, hệ thống tự động xếp cho ta kết bảng phách bên - Form “Cập nhật điểm” Việc nhập điểm thí sinh tiến hành với môn thi Khi nhập môn thi, hệ thống lên tất số phách môn thi Người sử dụng tiến hành 69 nhập điểm cho số phách ấn lưu Nếu muốn sửa điểm làm tương tự, thay điểm cũ điểm Trên status form main có thông báo trạng thái cập nhật: Thông báo nhập sai liệu (nhập điểm sai ) liệu nhập vào không thông báo lỗi trình cập nhật Nếu thông báo cập nhật thành công nghĩa việc cập nhật xác kết lưu giữ lại Công đoạn cuối trình cập nhật kết thi Khi click vào “cập nhật kết “ Nếu thành công hệ thống thông báo “cập nhật thành công” đưa danh sách điểm thi , kết đỗ trượt thí sinh người sử dụng click vào OK (hình dưới) Đây bảng tồng hợp kết thi thí sinh Khi bảng điểm thi cập nhật, bạn xem trực tiếp kết thi click vào “Hiện kết thi” 70 Khi click “Cập nhật kết quả” - Form “Nhập điểm phúc khảo” Cách thức nhập điểm sau: Đầu tiên bạn chọn môn thi bất kì, gõ số báo danh thí sinh xin phúc khảo môn đó, click vào nút “>>” để số phách tương ứng thí sinh Và nhập lại điểm tương ứng với “số phách” click “cập nhật” để lưu điểm Công việc tiến hành với thí sinh 71 3.2.4 Form “Tìm kiếm” Mục đích tìm kiếm tìm điểm thí sinh Với Form bạn chọn thuộc tính tất để tìm kiếm, sau ấn tìm kiếm, hệ thống đưa kết bạn cần Muốn bắt đầu lại trình tìm kiếm khác, bạn cần xóa trắng lặp lại trình Tương ứng với lựa chọn check hệ thống lọc liệu để đưa kết bạn cần Trong trường hợp bạn không lựa chọn thuộc tính tìm kiếm hệ thống đưa toàn danh sách thí sinh Lưu ý: Việc tìm kiếm tiến hành theo năm Vì vây, Trước chọn thuộc tính tìm kiếm bạn cần phải chọn năm trước Nếu bạn quên không chọn năm mà click “tìm kiếm” hệ thống thông báo Có thuộc tính để tìm kiếm là: SBD, Họ Tên, Trường, Khối Chuyên 72 Dưới kết tìm kiếm người SBD có chữ A 3.2.5 Các form “In ấn báo cáo” Để bắt đầu công việc in bạn cần chọn giá trị thuộc tính mà hệ thống đưa ra: Phòng thi, khối thi, môn thi (những tuỳ thuộc vào mục đích báo cáo sau click vào “In” Hệ thống tự động in danh sách theo yêu cầu bạn Với loại danh sách in, muốn in lại với giá trị thuộc tính bạn cần phải click huỷ chọn giá trị Sau đó, lại click in để tiếp tục thực in Nếu muốn in loại danh sách bạn cần phải đóng form in cũ tiếp tục công việc Khi muốn dừng công việc in bạn click vào biểu tượng đóng - Form “In danh sách thí sinh đăng kí thi” 73 - Form “In danh sách thí sinh dự thi” - Form “In danh sách phòng thi” - Form “In giấy báo thi” - Form “In phiếu thu thi” - Form “In danh sách điểm ” 74 - Form “In giấy báo điểm ” - Form “In lịch thi” - Form “in danh sách giáo viên” - Form “In danh sách phúc khảo” 75  Một số danh sách tiêu biểu in Danh sách phòng thi Giấy báo thi 76 Phiếu thu thi Danh sách điểm thi 77 In lịch thi In giấy báo điểm 78 3.2.6 Form thông tin chương trình CÀI ĐẶT VÀ CHẠY THỬ CHƯƠNG TRÌNH - Để chạy chương trình bạn chạy file setup.exe để cài đặt  OK Tiếp tục trình cài đặt thành công 79 KẾT LUẬN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ Trong thời gian làm đồ án tốt nghiệp nhờ nỗ lực thân giúp đỡ tận tình thầy cô giáo bạn, đặc biệt cô giáo Trương Hà Hải người trực tiếp hướng dẫn em, em hoàn thành đề tài thực tập “quản lý tuyển sinh vào lớp 10 trường PTTH chuyên Hạ Long ” với kết đạt Chương trình đáp ứng số yêu cầu công tác quản lý tuyển sinh: - Có tính bảo mật tương đối phân quyền người sử dụng - Cập nhật quản lý thông tin đầy đủ, xác - Kiểm soát trình đánh số báo danh, xếp phòng địa điểm thi, đánh phách lên điểm đưa kết (đỗ, trượt ) thí sinh - Tìm kiếm thông tin nhanh - Có khả in ấn số biểu mẫu thường sử dụng trình tuyến sinh HƯỚNG PHÁT TRIỂN Trong thời gian tới hướng phát triển thiết kế giao diện đẹp đưa vào chương trình làm chương trình phong phú Quan tâm tới việc bắt lỗi làm mịn chương trình Việc xác định điểm chuẩn cho thí sinh tiến hành đầy đủ xác Quản lý chặt chẽ thông tin đầu vào Thử nghiệm liệu lớn đưa chương trình vào ứng dụng thực tế Cuối cùng, em mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô bạn đề chương trình em hoàn thiện sát với thực tế Em xin chân thành cảm ơn! 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1].Nguyễn văn Ba_ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin_ Nhà xuất đại học quốc gia Hà Nội [2].Nguyễn Văn Toàn, Nguyến Thị Kim Phụng, Nguyễn Đinh Loan Phương_Giáo trình lập trình sở liệu với Visual Basic_ Nhà xuất đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh [3].Nguyễn Thị Ngọc Mai_ Microsoft Visual Basic 6.0 lập trình sở liệu_Nhà xuất lao động xã hội [4].Đậu Quang Tuấn_ Lập trình sở liệu VisualBasic 6.0, Nhà xuất trẻ [5].Đinh Xuân Lâm_ Phân tích thiết kế hệ thống lập trình, Nhà xuất thống kê [6].Đinh Xuân Lâm_Những thực hành sở liệu Visual Basic nâng cao, Nhà xuất thống kê [7].Đinh Xuân Lâm_Kế toán doanh nghiệp với Visual Basic, Nhà xuất thống kê 81