Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN HÒA AN 2 1.1.Vị trí, chức năng 2 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 2 1.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế 5 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN HÒA AN 7 2.1.Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Hòa An 7 2.1.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 7 2.1.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.1.2.1. Các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản 7 2.1.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 8 2.1.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 9 2.1.2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 11 2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của HĐND và UBND huyện Hòa An 12 2.2.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của HĐND và UBND huyện Hòa An 12 2.2.2. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của HĐND và UBND huyện Hòa An 17 2.2.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 23 CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN 25 3.1.Nhận xét, đánh gía chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 25 3.2. Nguyên nhân của thực trạng 27 3.2.1. Nguyên nhân của những thành tựu đạt được 27 3.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế 28 CHƯƠNG IV. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN HÒA AN 29 KẾT LUẬN 30
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG BÀI TIỂU LUẬN MƠN: KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Đề tài: Khảo sát đánh giá đưa giải pháp nằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn HĐND & UBND huyện Hòa An Giảng viên : Nguyễn Đăng Việt Sinh viên thực : Phan Thị Hồng Hạnh Lớp : ĐH Quản trị văn phòng K1A HÀ NỘI - 2015 MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƯƠNG I KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HÒA AN 1.1.Vị trí, chức 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HÒA AN 2.1.Tình hình quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Hòa An 2.1.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 2.1.2 Soạn thảo ban hành văn .7 2.1.2.1 Các văn quy định soạn thảo ban hành văn 2.1.2.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan 2.1.2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 2.1.2.4 Quy trình soạn thảo văn .11 2.2 Tổ chức quản lý giải văn HĐND UBND huyện Hòa An 12 2.2.1 Các bước quy trình tổ chức quản lý giải văn HĐND UBND huyện Hòa An 12 2.2.2 Mơ tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến HĐND UBND huyện Hòa An .17 2.2.3 Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 20 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu quan 23 CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN 25 3.1.Nhận xét, đánh gía chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phịng quan 25 3.2 Nguyên nhân thực trạng 27 3.2.1 Nguyên nhân thành tựu đạt .27 3.2.2 Nguyên nhân hạn chế 27 CHƯƠNG IV GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HÒA AN .29 KẾT LUẬN 29 MỞ ĐẦU Hiện nay, Việt Nam phát triển theo hướng đa dạng hóa, đại hóa, bước hội nhập với khu vực giới Đứng trước hội thách thức mới, lực quản lý hành nhà nước đóng vai trị quan trọng Vấn đề đổi để nâng cao lực quản lý hành nhà nước yêu cầu mang tính khách quan, thường xuyên cần thực chiều rộng chiều sâu Cùng với nghiệp đổi tổ chức hoạt động nhà nước vấn đề nâng cao lực quản lý nhà nước HĐND UBND cấp huyện – quan hành nhà nước địa phương tất yếu khách quan Văn phòng phận quan trọng thiếu tổ chức, quan Trong tổ chức máy nhà Nước, văn phòng - dù cấp lĩnh vực đóng vai trị quan trọng việc nâng cao hiệu lực quản lý nhà Nước, mắt xích khơng thể thiếu quan nhà nước Góp phần thúc đẩy đổi mới, hồn thiện đất nước phù hợp với xu hướng chung thời đại Văn phịng đảm bảo quản lý hành thơng qua văn bản,tài liệu Huyện Hịa An huyện thuộc tỉnh Cao Bằng, Văn phòng HĐND UBND có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Thường trực HĐND UBND huyện Hoạt động văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Hòa An với nghiệp vụ sau: thông tin, văn thư, lưu trữ, xây dựng chương trình kế hoạch tổ chức giao tiếp thực cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu đạo, điều hành lực quản lý quan nhà nước cấp huyện, cầu nối thông tin, cánh cửa giao tiếp nhân dân Nhà nước Do nhận thức vai trò quan trọng Văn phòng, công tác soạn thảo ban hành văn bản, nhận thấy cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn văn phòng HĐND UBND huyện Hịa An cần thiết Xác định tính cấp thiết vấn đề nên em chọn đề tài: “ Một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng cơng tác kiểm soát thực văn Văn phòng HĐND UBND huyện Hòa An”, với mong muốn đóng góp giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng, thực tốt chức góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước địa bàn huyện CHƯƠNG I KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HỊA AN 1.1.Vị trí, chức Văn phịng HĐND UBND huyện quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức tham mưu, tổng hợp cho HĐND UBND hoạt động HĐND UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND UBND, quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND Đối với đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng HĐND UBND tham mưu, giúp UBND thực chức quản lý Nhà nước cơng tác dân tộc Văn phịng HĐND UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện; đồng thời, chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ Văn phịng UBND tỉnh 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Đối với chức quan chun mơn UBND: - Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, quý, sáu tháng, năm UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra phịng ban chun mơn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND Chủ tịch UBND cấp huyện sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra cơng tác phối hợp phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn theo quy định pháp luật; - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật; - Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phịng HĐND UBND; - Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch UBND huyện; theo dõi, đơn đốc phịng, ban chuyên môn, UBND cấp xã soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách; - Giúp UBND Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, đoàn thể nhân dân cấp huyện cá quan, tổ chức trung ương, tỉnh đóng địa bàn địa phương - Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị UBND huyện, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Giúp UBND huyện phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn - Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách Hành Nhà nước thuộc phạm vi Văn phịng; - Giải khiếu nại, tố cáo, thực công tác phịng chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng; - Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động UBND Chủ tịch UBND huyện, đảm bảo điều kiện hoạt động UBND Chủ tịch UBND huyện, tổ chức có liên quan theo quy định UBND huyện - Thực nhiệm vụ khác UBND Chủ tịch UBND huyện giao Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND Đại biểu HĐND huyện, Văn phòng có nhiệm vụ sau đây: - Tham mưu, xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND; tổ chức phục vụ việc thực chương trình, kế hoạch phê duyệt; - Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành cơng việc chung HĐND, điều hịa, phối hợp hoạt động Ban HĐND, đảm bảo việc thực quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND, nội quy kỳ họp HĐND, giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ Đại biểu đại biểu HĐND phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND hoạt động đối ngoại; - Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức kỳ họp phục vụ HĐND, họp Thường trực HĐND Ban HĐND, đôn đốc quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, họp Thường trực HĐND Ban HĐND; - Giúp Thường trực HĐND, Ban HĐND xây dựng báo cáo công tác, phục vụ Ban HĐND để thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị HĐND, giúp Thường trực HĐND hoàn thiện Nghị HĐND; - Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND đại biểu HĐND tiếp công dân, tiếp nhận xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo, theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; - Phối hợp với quan,tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri, giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị cử tri gửi quan có trách nhiệm xem xét giải quyết; - Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, Pháp lệnh văn khác theo yêu cầu Thường trực HĐND thành phố; - Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND giữ mối liên hệ công tác với quan tỉnh huyện, Thường trực Huyện ủy, UBND, UBMTTTQ VN, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quan, tổ chức, đoàn thể địa phương; - Phục vụ Thường trực HĐND lập dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động HĐND; - Bảo đảm sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính, lễ tân điều kiện hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND, tổ đại biểu HĐND đại biểu HĐND, phục vụ HĐND thực chế độ, sách đại biểu HĐND; - Thực nhiệm vụ khác HĐND giao 1.3 Cơ cấu tổ chức, biên chế Biên chế: Biên chế Văn phòng HĐND&UBND huyện nằm tổng số biên chế hành UBND huyện phân bổ hàng năm UBND tỉnh giao Ngoài để thực nhiệm vụ định, thời gian định, Văn phòng HĐND&UBND huyện tuyển hợp đồng lao động có thời hạn để thực nhiệm vụ, đảm bảo thực tốt nhiệm vụ giao Năm 2014, tổng số Cán bộ, cơng chức Văn phịng HĐND UBND huyện Hòa An 25 người, bao gồm: - TT HĐND, Lãnh đạo UBND huyện (06 người); - Lãnh đạo Văn phòng (03 người); - Chuyên viên (05 người): tổng hợp có 03; phận tiếp nhận trả kết 01; quản trị mạng 01 người - Cán (04 người): văn thư 01; lái xe 02; bảo vệ 01 - Kế toán 01 người; - Hợp đồng 44 (02 người): phận tiếp dân kiêm cửa có 01 người, phục vụ 01 người; - Hợp đồng 68 (05 người): phục vụ có 02; lái xe có 02, bảo vệ có 01 Tổ chức: Có thể tóm tắt cấu tổ chức Văn phịng HĐND UBND theo sơ đồ sau: Chánh văn phịng Phó chánh văn phịng Bộ phận kế tốn Bộ phận tiếp nhận trả kết Chuyên viên khối Nội Chính Phó chánh văn phịng Bộ phận tổng hợp Chun viên Kinh tế Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Bộ phận phục vụ Chuyên viên Văn hóa – Xã hội CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HỊA AN 2.1.Tình hình quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Hòa An 2.1.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan Nhiệm vụ Văn phòng quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc hậu cần cho Thường trực HĐND Lãnh đạo UBND huyện, nên văn soạn thảo chủ yếu văn hành Các văn hành mà Văn phòng UBND huyện thường soạn thảo bao gồm văn sau: Báo cáo, Chỉ thị, Nghị quyết, Thông báo, Kế hoạch, Phương án, Công văn, Công điện, Quyết định, Tờ trình, Chương trình, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đường, 2.1.2 Soạn thảo ban hành văn Công tác soạn thảo văn giai đoạn công tác văn thư Văn vật chứa thơng tin ghi lại nhiều ngôn ngữ truyền đạt hoạt động quản lý quan theo thể thức thẩm quyền quy định Kỹ thuật soạn thảo văn yêu cầu người soạn thảo phải có kỹ tiêu chuẩn Nhà nước đề 2.1.2.1 Các văn quy định soạn thảo ban hành văn Công tác soạn thảo văn HĐND UBND huyện Hòa An thực phận Chun viên văn phịng phịng soạn thảo Việc soạn thảo văn HĐND UBND huyện chấp hành nghiêm theo quy định Nhà nước, cụ thể: + Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992; + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ; + Nghị định số 161/2005/NĐ ngày 27/12/2005 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Như theo dõi, giải công việc nhanh, bám sát công việc; + Chuyên viên nắm kỹ thuật soạn thảo văn văn có độ xác cao; + Việc áp dụng đăng ký văn hệ thống phần mềm quản lý văn Vì tìm kiếm văn nội dung liệu tìm thấy văn Như đăng ký máy vi tính nhanh, xác, bí mật cao; + Sao văn bản, văn thư trình bày thể thức văn quy định có kèm thêm thể thức kẹp bên ngồi văn thuận lợi cho tra tìm văn nhanh; + Khi văn chưa đạt yêu cầu, đề nghị Chánh văn phòng cho ý kiến xử lý vào phiếu xử lý văn bản; + Chuyển giao văn làm nhiều cách, thuận lợi, gọn nhẹ, chi phí vừa đảm bảo an tồn kịp thời giải công việc vừa tiết kiệm ngân sách; + Cách lưu hồ sơ theo tên loại văn tìm văn nhanh, xác * Nhược điểm: + Soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thể thức, nội dung văn phải qua lại bước thời gian tiến độ giải công việc chậm; + Các văn mật nên đăng ký chung vào sổ đăng ký văn theo tên loại văn nên tính bí mật thấp, sai với quy định nhà nước ban hành; + Tất văn phát hành đăng ký theo sổ riêng Tuy nhiên việc đăng ký bên sổ văn thư sơ sài; + Đăng ký văn hệ thống phần mềm nhập số sơ xuất số văn nhảy cách số, khó sửa, tra tìm văn khơng trùng với gốc 16 2.2.2 Mơ tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến HĐND UBND huyện Hịa An Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý giải văn đến HĐND UBND huyện Hòa An Tiếp nhận văn đến Theo dõi, đôn đốc, giải văn đến Sao văn bản, chuyển giao văn đến Kiểm tra, phân loại Viết phiếu xử lý văn Trình VB đến lãnh đạo, xin ý kiến phân phối hướng giải Đăng ký văn đến Tất cơng văn hàng ngày gửi đến Văn phịng phải qua phận văn thư Văn phòng vào sổ cơng văn đến, trình Chánh Văn phịng cho ý kiến trước chuyển cho người có trách nhiệm xử lý Riêng văn gửi đích danh lãnh đạo Văn phòng chức danh khác quan, phận văn thư có trách nhiệm chuyển kịp thời đến đối tượng Đối với văn có nội dung “Mật” trở lên Chánh Văn phòng định xử lý cụ thể (mở theo sổ riêng) a) Tiếp nhận văn + Đối với văn “mật” văn gửi đích danh tên phịng, ban tên cá nhân văn thư chuyển thẳng vào hộp thư phịng đó; + Đối với văn “khẩn” hoả tốc văn thư bóc bì chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng; 17 + Đối với loại cơng văn khác văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử lý văn đến kẹp phiếu vào văn để chuyển tới Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến xử lý giải Văn bản; b) Ý kiến đề xuất lãnh đạo văn phòng Các văn văn thư chuyển đến, Lãnh đạo Văn phòng xem xét văn thuộc phạm vi, thẩm quyền phân công đề xuất lên Chủ tịch phó Chủ tịch theo lĩnh vực quản lý ngày làm việc; c) Đăng ký văn đến Văn sau có ý kiến đề xuất Lãnh đạo Văn phòng chuyển lại cho văn thư đề cập nhật vào chương trình quản lý văn đi, đến lấy số đến, ngày, tháng văn đến chuyển lên Lãnh đạo cho ý kiến đạo Dấu văn đến đóng lề bên trái, trang đầu văn số ký hiệu văn bản; d) Xem xét, cho ý kiến giải Căn nội dung văn đến Lãnh đạo HĐND UBND huyện xem xét ghi ý kiến đạo, phân cơng phịng, ban, thực vào phiếu xử lý văn đến; e) Cập nhật ý kiến xử lý Lãnh đạo HĐND UBND Sau có ý kiến đạo Lãnh đạo, Văn thư cập nhật ý kiến xử lý Lãnh đạo vào chương trình quản lý văn đi, đến chuyển cho phòng, ban liên quan; Đối với phịng, ban nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm scan văn gửi qua chương trình web đạo; Đối với phòng, ban, đơn vị khơng nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm nhân gửi tới nơi nhận theo ý kiến đạo Lãnh đạo HĐND UBND huyện ký vào sổ bàn giao công văn với bên giao thông cán đến nhận văn trực tiếp ký nhận bàn giao văn vào sổ bàn giao công văn ● Nhận xét ưu, nhược điểm: * Ưu điểm: + Quy trình xử lý văn đến chặt chẽ thuận lợi cho việc áp dụng ISO vào chương trình quản lý văn bản; 18 + Văn thư nhập văn đến để lấy số giống nhập số văn tra tìm nhanh, xác; + Văn thư ghi ý kiến xử lý vào phần mềm tra tìm lại văn biết đơn vị chịu trách nhiệm giải văn bản, chối bỏ công việc; + Văn đến lưu theo cấp (có cấp: cấp trung ương, cấp quận, cấp đơn vị khác) tra tìm văn dễ dàng; + Sau tiếp nhận văn đến văn thư kẹp phiếu xử lý cách làm khoa học * Nhược điểm: + Trình tự giải văn khâu phải chuyển qua lại nhiều lần; + Văn thư sau trình lấy số, ngày tháng văn đến khó theo dõi văn đến, văn bị thất lạc; + Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý vào phiếu xử lý sơ suất phiếu xử lý bị rơi ý kiến xử lý, phải trình lại thời gian; + Khi đăng ký văn đến theo 03 cấp có 03 số đến trùng Do văn thất lạc số văn cấp điều chỉnh thêm bớt số đến cấp 19 2.2.3 Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Chuẩn bị bìa hồ sơ Mở hồ sơ Ghi số, ký hiệu, tiêu đề vào bìa hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Phân chia đơn vị bảo quản xếp văn tài liệu hồ sơ Thu thập từ phòng, ban thuộc HĐND UBND huyện Sắp xếp theo thư tự thời gian Đánh số tờ Ghi mục lục văn Biên mục hồ sơ Viết chứng từ kết thúc Giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Viết bìa hồ sơ 20 Cơng tác lập hồ sơ khâu cuối có vị trí quan trọng q trình giải cơng việc mắt xích gắn liền cơng tác Văn thư cơng tác Lưu trữ Quy trình lập hồ sơ hành thực sau: a) Lập hồ sơ hành - Lập danh mục hồ sơ: Vào tháng 12 hàng năm, Chuyên viên văn phòng vào chức năng, nhiệm vụ giao dự kiến việc triển khai năm để xác định danh mục hồ sơ cần lập năm báo cáo Thủ trưởng để trang bị cặp hồ sơ; - Mở hồ sơ : vào danh mục hồ sơ, Chuyên viên cán ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ Mỗi hồ sơ dùng tờ bìa bên ngồi ghi rõ số, ký hiệu vào tiêu đề hồ sơ; - Thu thập văn đưa vào hồ sơ: trình giải công việc, nhận soạn thảo hay ban hành văn có liên quan đến vấn đề cơng việc cán chun viên đưa chúng vào bìa cặp, hộp hồ sơ đó; - Sắp xếp văn hồ sơ: Cuối năm sau kết thúc công việc cán chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra lại tài liệu có hồ sơ Nếu thấy thiếu tài liệu cần phải sưu tầm cho đầy đủ Các tài liệu xếp theo trật tự định: thời gian, theo trình tự giải công việc, theo địa cư; - Kết thúc biên mục hồ sơ: Tất hồ sơ cần biên mục để phục vụ tra tìm Biên mục gồm công việc thống kê văn có hồ sơ, ghi đầy đủ thơng tin cần thiết ngồi bìa hồ sơ b) Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ quan - Hồ sơ giải xong sau kết thúc để lại nơi làm việc cán bộ, chuyên viên, phòng, ban năm phục vụ nhu cầu tra cứu hành Quy trình giao nộp gồm bước sau: Bước Lập kế hoạch thu thập tiếp nhận hồ sơ + Vào tháng 01 hàng năm, phận lưu trữ có trách nhiệm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu chuẩn bị kho để hồ sơ; 21 + Hết quý II phận lưu trữ phối hợp phịng, đơn vị để hồn thành việc thu thập toàn hồ sơ, tài liệu giải xong Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu phải báo cáo lại HĐND UBNDhuyện qua Văn phòng văn bản, thời hạn giữ lại không năm Bước Khảo sát xác định giá trị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ + Khảo sát Sau thu thập hồ sơ đơn vị kho Lưu trữ quận, phận Lưu trữ nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cán để nắm thông tin ban đầu tài liệu, nội dung tài liệu, số hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ; + Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu Sau tiến hành khảo sát, phận lưu trữ tham mưu lãnh đạo Văn phòng danh sách thành viên tham gia hội đồng xác định giá trị tài liệu trình lãnh đạo HĐND UBND huyện ký + Tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị Bước Tiến hành chỉnh lý Hàng năm vào quí III, phận lưu trữ phối hợp trung tâm lưu trữ thành phố xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu; + Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh Xác định sơ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, 20-70năm, 5-20năm) lập bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ; + Lập bổ sung vào mục lục hồ sơ đơn vị, chuyên viên chuyển đến (phông số, cặp số) + Làm nhãn dán Kết thúc đợt chỉnh lý phận lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý nêu kết đạt được, nhận xét, đánh giá rút kinh nghiệm Bước Khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên vệ sinh kho tài liệu, vệ sinh tài liệu phương tiện bảo quản tài liệu 22 Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào Lưu trữ HĐND UBND huyện thực theo Nghị định số 110/NĐ-CP Chính phủ, có số ưu, nhược điểm sau: * Ưu điểm: + Danh mục hồ sơ chuyên viên, phòng ban lập, dễ dàng hơn, độ xác cao, nắm chắc, theo sát công việc giải năm; + Thu thập, bổ sung tài liệu vào hồ sơ theo dõi, giải công việc; + Sắp xếp tài liệu chặt chẽ nhằm quản lý chặt chẽ văn bản, giải cơng việc nhanh chóng; + Việc biên mục hồ sơ phục vụ cho việc tra tìm tài liệu kịp thời; + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt lâu dài quan; + Văn thư, đơn vị, chuyên viên quản lý tài liệu chặt chẽ, giữ gìn bí mật quan; + Xây dựng nề nếp khoa học công tác văn thư * Nhược điểm: + Văn thư không lập Danh mục hồ sơ khơng tổng hợp theo dõi công việc đơn vị, thời gian lập danh mục lâu hơn, mang tính thụ động; + Các đơn vị chưa xem viêc lập hồ sơ cần thiết cơng tác thu thập, xếp tài liệu tồn đọng, văn lộn xộn; + Đối với văn phát hành, văn thư không lập mục lục văn mà in máy tính nội dung có điều chỉnh khó tra tìm văn bản; + Khi nộp hồ sơ sai 01 năm nộp vào lưu trữ chưa biên mục đầy đủ, đơn vị không thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu; + Lập hồ sơ khâu cuối công tác văn thư, tiền đề cho công tác lưu trữ Lập hồ sơ đánh dấu suất, q trình giải cơng việc quan 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu quan Theo điều Nghị định 58/2008/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ 23 quản lý sử dụng dấu; Văn phòng HĐND UBND huyện Hòa An giao trách nhiệm quản lý sử dụng dấu Văn phòng Con dấu dấu có hình Quốc huy, thể quan quyền lực Nhà nước Trực tiếp quản lý sử dụng dấu giao cho cán Văn thư chuyên trách, nên việc quản lý sử dụng dấu đảm bảo quy định Trước đóng dấu vào văn bản, cán văn thư phải kiểm tra thể thức văn thẩm quyền ký văn Nếu văn không đầy đủ điều kiện theo quy định Văn thư có quyền trả lại văn mà khơng đóng dấu để phát hành Khi cán Văn thư ngồi tủ dấu ln khố Trong trường hợp cán văn thư nghỉ phép Văn phịng cử cán khác thay có biên bàn giao sổ cơng văn số công sử dụng, cán thay có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quy định Ngoài cán văn thư chuyên trách cán thay văn thư chuyên trách nghỉ phép khơng có quyền sử dụng dấu Văn phòng HĐND UBND huyện Có thể nói, việc quản lý sử dụng dấu UBND HĐND trọng,, nên năm qua phận Văn thư - Lưu trữ ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao 24 CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN 3.1.Nhận xét, đánh gía chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phịng quan Cơng tác Văn phịng HĐND UBND huyện Hòa An điều hành triển khai thực theo quy định pháp luật, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho phịng, ban, cơng chức Qua thời gian thực tế, em bước đầu tiếp xúc với công việc văn phòng, với văn bản, giấy tờ Nhận thấy, cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn có làm tốt chất lượng cơng tác văn phòng nâng cao, tạo điều kiện phục vụ cho quan Qua khảo sát thực tế giúp em tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm, vận dụng kiến thức lý thuyết vào công việc Trong công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan đạt số ưu điểm sau: - Cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn hoạt động thường xuyên HĐND UBND huyện Hòa An việc thực công đổi nay; - Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành chức năng, nhiệm vụ quy định nhà nước.Là hành lang pháp lý để cán bộ, công chức, viên chức thực quy định; - Hệ thống văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan ban hành thực tương đối đầy đủ; - Cán có trình độ chun mơn từ Đại học trở lên chiếm đa số Nhận thức trách nhiệm công việc nên hiệu công việc đảm bảo; - Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, văn phòng trang bị đầy đủ đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu cơng tác cải cách hành giai đoạn nay; 25 - Việc triển khai văn hướng dẫn đạo nhà nước công tác văn thư, lưu trữ thực ngiêm túc; - Công tác văn thư quan thực theo quy định Việc soạn thảo ban hành văn thẩm quyền, quy định Công tác tiếp nhận văn bản, gửi văn thực nhanh chóng, xác, đảm bảo tính xác, bí mật; - Sự phối hợp thực chế độ thông tin báo cáo Văn phòng với Văn phòng huyện ủy, phòng, ban, ngành, đoàn thể, xã, thị trấn thuộc huyện tiếp tục trì; - Bộ phận chuyên viên lãnh đạo Văn phòng thường xuyên nghiên cứu, học tập kinh nghiệm nhằm bước nâng cao chất lượng văn ban hành Các văn soạn thảo, kiểm tra kỹ trước ban hành để hạn chế tối thiểu sai sót nội dung thể thức; - Thường xuyên phối hợp đôn đốc, kiểm tra phòng ban, đơn vị xã, thị trấn thực văn ban hành, ý kiến đạo, giao việc lãnh đạo HĐND UBND huyện Đặc biệt định xử phạt vi phạm hành chính, định giải đơn khiếu nại tố cáo công dân triển khai kịp thời, đảm bảo quy định pháp luật; - Công tác quản lý, sử dụng dấu thực nghiêm túc theo quy định pháp luật; - Văn đến văn quan đăng ký hệ thống phần mềm quản lý văn Văn phòng nhằm quản lý chặt chẽ văn đồng thời tra cứu văn nhanh chóng; - Văn phịng thực tốt văn hóa cơng sở, tác phong, trang phục quy định; Cơ quan có kho Lưu trữ riêng, tài liệu xếp tương đối gọn gàng Bên cạnh điểm đạt được, văn phịng cịn có số nhược điểm sau: - Công tác theo dõi, kiểm tra, đôn đốc quan, phòng ban, đơn vị xã, thị trấn việc tổ chức, triển khai thực nội dung công việc, kết luận UBND tỉnh, UBND huyện chưa đảm bảo kịp thời; công tác đôn đốc đơn vị giải đơn thư công dân chưa 26 thực liệt - Công tác soạn thảo văn bản; kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn quan, đơn vị chun mơn đơi lúc cịn để xảy sai sót, ảnh hưởng đến chất lượng văn ban hành - Công tác tham mưu cho lãnh đạo việc thị, định nhiều thiếu chủ động tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo - Do số lượng ông việc nhiều mà số lượng cán biên chế thiếu dẫn đến tượng người phải thực nhiều công việc - Hạn chế bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ tồn tại, phần lớn kiêm nhiệm văn thư lưu trữ - Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt như: công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp theo tên loại văn thời gian, chưa đưa vấn đề cụ thể nên khó phản ánh hoạt đơng quan mang tính chất chung chung, việc tra tìm trở nên khó khăn 3.2 Nguyên nhân thực trạng 3.2.1 Nguyên nhân thành tựu đạt Đầu tiên, quan tâm lãnh đạo, đạo trực tiếp, thường xuyên mặt lãnh đạo với công tác văn phịng kiểm sốt thực văn Thứ hai, tổ chức máy văn phòng bước củng cố, kiện toàn Thứ ba, đội ngũ cán cơng chức văn phịng cấp khơng ngừng phát triển, trưởng thành Thứ tư, động viên, phối hợp, hỗ trợ kịp thời, có hiệu quan ban ngành liên quan 3.2.2 Nguyên nhân hạn chế - Những hạn chế, yếu đội ngũ cán công tác cán chậm khắc phục + Đội ngũ cán làm cơng tác tham mưu, tổng hợp cịn thiếu thường xuyên biến động, văn phòng cấp huyện sở 27 - Công tác phối hợp văn phòng với số quan liên quan chưa thật chặt chẽ, đồng bộ, hiệu thấp + Phối hợp công tác soạn thảo ban hành văn nhiều cịn chậm, sai sót khâu soạn thảo dẫn đến việc ban hành văn nhiều thời gian Chuyên viên lại phải soạn thảo, chỉnh sửa lại - Việc đầu tư sở vật chất, mua sắm phương tiện, thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng hạn chế, hệ thống máy tính cũ, trang thiết bị khơng đồng bộ, thường bị hư hỏng, ảnh hưởng trực tiếp đến suất, hiệu công tác - Cán phải tình trạng áp lực cơng việc lớn, khối lượng công việc nhiều, chất lượng công việc phải giải địi hỏi độ xác khái qt cao, chế độ, sách đãi ngộ, phương tiện, điều kiện làm việc giống phận công tác khác - Quyết định, thị đưa xuống chậm.Chưa thực ngay, nhiều để xảy sai xót - Mơi trường làm việc nhiều chưa thực thoải mái 28 CHƯƠNG IV GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HÒA AN Để phát huy hạt động văn phịng cơng tác kiểm sốt thực văn em xin đưa số giải pháp sau: - Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn - Nâng cao nhận thức cho đội ngũ lãnh đạo việc nhận thức đầu đủ vai trò quan trọng cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn - Tập trung đạo nâng cao vai trị lãnh đạo cơng tác kiểm tra, xử lý văn nhằm phát kịp thời văn có sai phạm - Tiếp tực đổi phương thức kiểm soát tổ chức thực văn - Thường xuyên tiến hành công tác kiểm tra, kịp thời xử lý sai phạm, văn , quy định mâu thuẫn cồng chéo khơng cịn phù hợp - Nâng cao sách đào tạo, bồi dưỡng cán chuyên mơn - Bố trí kinh phí, đầu tư sở vật chất, trang thiết bị làm việc - Tập trung kiện toàn tổ chức máy xây dựng đội ngũ cán làm cơng tác văn phịng -Các cán bộ, nhân viên cần nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, chủ động việc xử lý, giải tình khó khăn - Do nhu cầu công việc nhiều mà số lượng nhân lực quan lại thiếu nên cần bổ sung thêm nguồn nhân lực để hồn thành tốt cơng việc quan - Cơ quan cần thường xuyên họp để đánh giá lực, phẩm chất cơng việc cán phịng Từ khen thưởng người có thành tích cao phê bình cán khơng hồn thành tốt nhiệm vụ giao - Các lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc KẾT LUẬN 29 Cơng tác kiểm sốt, tổ chức thực văn thực tốt đem lại hiệu ngày cao cho hoạt động văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, máy giúp nhà nước quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Văn phòng phận thực nhiều chức năng, làm việc với nhiều văn bản, tài liệu Bên cạnh đó, văn phịng cịn sở pháp lý, công cụ quản lý việc truyền đạt thông tin quyền địa phương mặt đời song xã hội Tuy nhiên, cơng tác kiểm sốt, tổ chức thực văn HĐND UBND huyện Hòa An bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót chưa đưa lại hậu nghiêm trọng có phát kịp thời xử lý, điều chỉnh phù hợp Trong tiểu luận em tập chung vào “ Một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng cơng tác kiểm sốt thực văn Văn phòng UBND huyện Hòa An” nên đối tượng phạm vi nghiên cứu hoạt động văn phịng Qua đánh giá cơng tác kiểm soát tổ chức thực văn bản, chuyên đề đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao cơng tác kiểm sốt, tổ chức thực văn văn phòng Hoạt động quan nhà nước để phục vụ lợi ích nhân dân, tăng cường thức đẩy kinh tế Mà văn quan nhà nước ban hành nhằm phục vụ lợi ích đáng nhân dân Vì vậy, văn phịng HĐND UBND huyện Hòa An chủ thể trực tiếp tực trách nhiệm, quyền hạn giải công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân qua cơng tác kiểm soát, tổ chức thực văn Chỉ cán cơng chức lịng tâm cải cách hành cải cách hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nâng cao 30