BÁO cáo KIÊN tập quản trị văn phòng tại phòng Lưu trữ của Bộ tư pháp

40 739 1
BÁO cáo KIÊN tập quản trị văn phòng tại phòng Lưu trữ của Bộ tư pháp

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 4 B.NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP 7 CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ TƯ PHÁP 7 1.Vị trí và chức năng. 7 2.Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 2.1. Lãnh đạo Bộ 9 2.2. Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện chức năng quản lý Nhà nước gồm: 12 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG 13 1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, mô tả cụ thể các công việc của lãnh đạo văn phòng. 13 1.1 Chức năng: 13 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 13 1.3. Cơ cấu tổ chức 14 2. Lề lối làm việc của Văn phòng Bộ Tư pháp 14 3. Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng 15 3.1. Chánh Văn phòng 15 3.2. Phó Chánh Văn phòng 16 3.3. Trưởng và phó trưởng các đơn vị trực thuộc Văn phòng 17 3.4. Công chức thuộc Văn phòng 18 CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP 20 1. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan. 20 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Tư pháp. 20 2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Tư pháp. 20 2.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản. 21 2.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. 22 2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản. 22 2.3.2. Nhận xét 23 2.3.3Kỹ thuật soạn thảo văn bản. 23 2.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 24 2.4.1 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 24 2.4.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 24 2.4.3. Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 24 2.4.3.1 Quy trình lập hồ sơ hiện hành 24 2.4.3.2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25 2.4.3.3. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 26 2.5. Công tác lưu trữ của cơ quan. 26 2.5.1. Văn bản quản lý công tác lưu trữ. 26 2.5.2.Số lượng cán bộ. 26 2.5.3.Diện tích kho lưu trữ. 27 2.5.4.Các phương tiện bảo quản kho. 27 CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC TỔ CHỨC,SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN 28 1.Tim hiểu và nhận xét trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 28 2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng là việc của văn phòng hiện đại và đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 28 2.1. Sơ đồ hoá phòng làm việc của phòng Hành chính. 28 2.2.Sơ đồ hoá phòng làm việc của Chánh Văn phòng. 29 2.3. Các ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa học. 29 CHƯƠNG 4: ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 31 I) Ưu nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của cơ quan. 31 C.KẾT LUẬN 35 D. ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU .3 B.NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ TƯ PHÁP 1.Vị trí chức .6 2.Nhiệm vụ, quyền hạn 2.1 Lãnh đạo Bộ 2.2 Các Vụ giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực chức quản lý Nhà nước gồm: 11 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG 12 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, mô tả cụ thể công việc lãnh đạo văn phòng 12 1.1 Chức năng: 12 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 12 1.3 Cơ cấu tổ chức 13 Lề lối làm việc Văn phòng Bộ Tư pháp 13 Công tác quản lý phân công nhiệm vụ nhân thuộc văn phòng 14 3.1 Chánh Văn phòng 14 3.2 Phó Chánh Văn phòng 15 3.3 Trưởng phó trưởng đơn vị trực thuộc Văn phòng 16 3.4 Công chức thuộc Văn phòng 17 CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA .19 BỘ TƯ PHÁP 19 Mô hình tổ chức Văn thư quan 19 Công tác soạn thảo ban hành văn Bộ Tư pháp .19 2.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý Bộ Tư pháp 19 2.2 Thể thức kĩ thuật trình bày văn 20 2.3 Quy trình soạn thảo văn quản lý quan .21 2.3.1 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn 21 Sinh viên Nguyễn Thị Quyên Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3.2 Nhận xét 22 2.3.3Kỹ thuật soạn thảo văn .22 2.4.Quy trình quản lý giải văn 23 2.4.1 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức, quản lý giải văn 23 2.4.2 Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến .23 2.4.3 Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: 23 2.4.3.1 Quy trình lập hồ sơ hành 23 2.4.3.2 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan .24 2.4.3.3 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành .25 2.5 Công tác lưu trữ quan .25 2.5.1 Văn quản lý công tác lưu trữ 25 2.5.2.Số lượng cán .25 2.5.3.Diện tích kho lưu trữ 26 2.5.4.Các phương tiện bảo quản kho 26 CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC TỔ CHỨC,SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN 27 1.Tim hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 27 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng việc văn phòng đại đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 27 2.1 Sơ đồ hoá phòng làm việc phòng Hành .27 2.2.Sơ đồ hoá phòng làm việc Chánh Văn phòng 28 2.3 Các ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu việc bố trí phòng làm việc khoa học 28 CHƯƠNG 4: ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 30 I) Ưu nhược điểm công tác Hành văn phòng quan 30 C.KẾT LUẬN 34 D ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 Sinh viên Nguyễn Thị Quyên Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nước ta bước vào thời kì Công nghiệp hóa-Hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước Công tác văn phòng công tác quan trọng quan, tổ chức nào, góp phần lớn đến hoạt động quan đó.Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển quan, đơn vị Nắm bắt tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng nguồn cán nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị văn phòng Quản trị văn phòng ngành rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị, trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức Trường Đại học Nôi vụ Hà Nội tổ chức đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng kiến tập ngành nghề quan, tổ chức, nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau trường rèn luyện ý thức cho sinh viên theo phương châm:’’Học thật đôi với làm thật’’ ‘’Học đôi với hành’’ Trong trình kiến tập, sinh viên trường củng cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn lực, vận dụng lý luận thực tiễn cách hiệu nhất, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán khoa học ngành Quản trị văn phòng Nhận giúp đỡ trường khoa Quản trị văn phòng, tiếp nhận phòng Tổ chức-Hành chính(Văn thư bên trong) phòng Lưu trữ Bộ Tư pháp, em kiến tập quan ngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/2015 Sinh viên Nguyễn Thị Quyên Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong suốt thời gian kiến tập, em cán phòng Tổ chức-Hành chính( Văn thư bên trong), phòng Lưu trữ Bộ Tư pháp tận tình dẫn Trong gần tháng kiến tập ,mặc dù nhiều bỡ ngỡ lúng túngnhưng em cán phòng hướng dẫn tận tình bảo nên em làm tốt công việc giao phó quan, nhờ em tích lũy nhiều kinh nghiệm kiến thức thực tiễn công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Lâm Thu Hằnggiảng viên hướng dẫn em thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới lãnh đạo cán phòng Tổ chức-Hành (văn thư bên trong), phòng Lưu trữ Bộ tư pháp, đặc biệt chị Nguyễn Xuân Anh, anh Dương Đình Thịnh giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập vừa qua Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới quý thầy, cô khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế để chúng em tích lũy kiến thức làm hành trang bước vào sống Với vốn kiến thức tiếp thu trình học không tảng trình thực tập mà để sau rời khỏi ghế nhà trường áp dụng lý luận vào thực tiễn xem có khác từ trang bị cho em nghiệp vụ để sau tốt nghiệp trường áp dụng vào công việc cách hiệu quả, tự tin vững Em xin gửi lời cảm ơn, quan tâm giúp đỡ cán văn thư lưu trữ Bộ Tư pháp cho phép tạo điều kiện giúp đỡ em tiếp xúc với thực tế công việc để tìm hiểu kỹ phát thiếu sót mà mắc phải.Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất người giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tâp qua trình học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khóa học Cuối em xin kính chúc quý thầy, cô dồi sức khỏe gặt hái nhiều thành công nghiệp trồng người.Đồng kính chúc cô, chú, anh, chị Bộ Tư pháp mạnh khỏe đạt nhiều thành công công việc Sinh viên Nguyễn Thị Quyên Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Dưới phần báo cáo tổng kết trình kiến tập em Phòng Lưu trữ, Phòng Tổ chức-Hành (Văn thư bên trong) thuộc Văn phòng Bộ Tư pháp Ghi lại đánh giá cách khách quan mà em làm chưa làm được.Tuy nhiên thời gian kiến tập có hạn mà số lượng tài liệu công việc quan nhiều Một phần trình độ, lực hạn chế nên làm báo cáo em tránh khỏi sai sót, hạn định Em mong nhận đóng góp, bảo thầy, cô giáo khoa để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Quyên Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ TƯ PHÁP 1.Vị trí chức Bộ Tư pháp quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước công tác xây dựng thi hành pháp luật, kiểm tra văn quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý nhà nước thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp, bồi thường nhà nước hoạt động quản lý hành thi hành án công tác tư pháp khác phạm vi nước; quản lý công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành chính; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ BỘ TƯ PHÁP VIỆT NAM - Địa chỉ: 60 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội - Điện thoại: 04.62739718 - Fax: 04.62739730 Sinh viên Nguyễn Thị Quyên Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Tư pháp thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: -Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo Nghị Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội… -Trình thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch … dài hạn hàng năm, năm -Ban hành thông tư, định, thị lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước Bộ -Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực loại văn -Công tác xây dựng pháp luật: +Trình Chính phủ dự thảo chiến lược xây dựng, hoàn thiện hệ thông Pháp luật +Lập dự kiến Chính phủ Chương trình xây dựng luật, Pháp lệnh… -Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực công tác rà soát, hệ thống hoá văn quy phạm pháp luật -Phổ biến, giáo dục pháp luật: + Trình Thủ tướng Chính phủ ban hành chương trình phổ biến giáo dục pháp luật … + Xây dựng đội ngũ báo cáo viên pháp luật, biên soạn xuất -Thi hành án dân sự: + Tổ chức thực công tác thi hành án dân phạm vi nước + Ban hành đạo thực quy trình, thủ tục tiêu chuẩn … giấy tờ thi hành án dân -Hành Tư pháp: +Hướng dẫn, giải công tác chứng thực, quản lý, đăng ký hộ tịch… -Công tác nuôi: + Hướng dẫn, kiểm tra việc đăng ký nuôi nuôi thực quyền, lợi Sinh viên Nguyễn Thị Quyên Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ích nuôi - Hướng dẫn kiểm tra tổ chức hoạt động hoà giải sở -Hướng dấn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương -Hợp tác quốc tế: + Tổng hợp, điều hoà, phố hợp, thẩm định dự án hợp tác với nước pháp luật - Xây dựng quy chế đánh giá, nghiệm thu ứng dụng kết nghiên cứu khoa học pháp lý - Tổ chức thực việc ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực quản lý nhà nước - Cải cách hành + Đề xuất giải pháp đổi mới, nâng cao hiệu cải cách thể chế hành nhà nước - Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định Pháp luật -Cơ cấu tổ chức máy hoạt động Văn phòng Bộ Tư pháp: + Lãnh đạo Bộ gồm có: 01 Bộ trưởng Thứ trưởng + 20 tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý Nhà nước + 06 Tổ chức nghiệp thuộc Bộ 2.1 Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Bộ Tư pháp gồm 01 Bộ trưởng 04 Thứ trưởng: Sinh viên Nguyễn Thị Quyên Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Bộ trưởng: Hà Hùng Cường - Thứ trưởng: + Đinh Trung Tụng Sinh viên Nguyễn Thị Quyên Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Nguyễn Thúy Hiền + Nguyễn Khánh Ngọc + Phan Chí Hiếu Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 10 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Ngạch công chức, viên chức chức danh nghề nghiệp lưu trữ gồm có lưu trữ viên cao cấp, lưu trữ viên chính, lưu trữ viên, lưu trữ viên trung cấp kỹ thuật viên lưu trữ Trong đó: lưu trữ viên có người, lưu trữ viên trung cấp có người -Độ tuổi cán lưu trữ: +Độ tuổi từ 30 trở xuống có người +Độ tuổi từ 31 đến 40 có người +Độ tuổi từ 41 đến 50 có người +Độ tuổi từ 51 đến 60 có người 2.5.3.Diện tích kho lưu trữ -Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng gồm 50m2 Trong đó: +Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng dùng để bảo quản tài liệu 50m2 +Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng 122m2 +Diện tích kho tạm 10m2 2.5.4.Các phương tiện bảo quản kho -Giá, tủ bảo quản tài liệu, gồm có giá cố định giá di động -Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động -Bình chữa cháy -Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm -Máy điều hòa nhiệt độ -Máy hút ẩm -Thiết bị thông gió Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 26 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC TỔ CHỨC,SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN 1.Tim hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng -Các trang thiết bị văn phòng Tư pháp xếp, bố trí cách khoa học, hợp lý, phù hợp với văn phòng làm việc đại +Các thiết bị văn phòng văn phòng làm việc gồm có: máy vi tính, máy in, máy fax, máy scan, máy photo copy, máy chụp, máy quét… -Cơ sở vật chất đầy đủ, tiện nghi, tạo điều kiện cho cán làm việc cách hiệu Gồm có: máy điều hòa nhiệt độ, tủ đựng tài liệu, v.v… Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng việc văn phòng đại đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 2.1 Sơ đồ hoá phòng làm việc phòng Hành Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 27 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.Sơ đồ hoá phòng làm việc Chánh Văn phòng 2.3 Các ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu việc bố trí phòng làm việc khoa học * Ưu điểm: - Đối với phòng Hành (Văn thư nằm trong) + Được bố trí Trung tâm tầng nằm gần đường vào quan thuận tiện cho việc liên hệ công tác, lấy hồ sơ, tài liệu đến làm việc với phận Văn thư quan + Một bàn to tủ dài đựng công văn, giấy tờ thuận lợi cho việc xếp tài liệu lấy văn đơn vị + Các trang thiết bị xếp cho cá nhân thuận tiện: dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm đại giúp cho công việc giải nhanh chóng + Phòng làm việc rộng rãi, thoáng mát hợp phong thuỷ quan - Đối với phòng Chánh văn phòng + Đảm bảo tính bí mật khách đến liên hệ công tác với lãnh đạo Được xếp tầng 2, bên phương tiện đại *Nhược điểm: - Lãnh đạo khó kiểm soát hết trình làm việc nhân viên Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 28 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Quá trình truyền tin nhận tin lãnh đạo văn phòng nhân viên gặp khó khăn, bị gián đoạn thông tin - Phòng Văn thư chung với phòng Hành tạo không gian rộng nhân viên Khách lại thường xuyên đến lấy giấy tờ, liên hệ công tác gây ảnh hưởng hiệu làm việc nhân viên như: tập trung - Các trang thiết bị đại dẫn đến chi phí cao - Các quan hệ đồng nghiệp bị hạn chế * Đề xuất phương án: - Phòng Văn thư trực thuộc phòng Hành chính, phòng làm việc nên để làm phòng gần - Bố trí thêm trang thiết bị cho phòng Văn thư máy hút bụi, máy huỷ tài liệu máy Scan - Chuyển phòng Chánh Văn phòng cạnh cầu thang tầng vừa thuận lợi kiểm soát lại mà đảm bảo tính bí mật Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 29 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 4: ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I) Ưu nhược điểm công tác Hành văn phòng quan Bộ Tư pháp vào hoạt động thời gian dài, công tác Hành văn phòng Bộ hoạt động ổn định nề nếp Toàn khâu hoạt động Hành văn phòng thống từ xuống Để đạt hiệu quan tâm, đạo sát lãnh đạo Bộ phần đoàn kết, nỗ lực cố gắng toàn cán văn phòng Bộ Công tác Hành Văn phòng trình hoạt động đạt nhiều kết quan trọng, số hạn chế cần khắc phục góp phần vào ổn định Bộ phát triển đất nước * Ưu điểm - Về công tác Quản trị nhân sự: + Lãnh đạo Bộ người có tầm nhìn xa, trông rộng, có khả nắm bắt tình hình biết trước xu đồng thời tiến hành đạo công việc cách hiệu nhất, phân công nhiệm vụ cách rõ ràng theo chuyên môn, chức năng, nhiệm vụ đơn vị, cá nhân văn phòng + Lãnh đạo người có trách nhiệm với công việc thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, rà soát công việc + Lãnh đạo người có trình độ, chuyên môn nghiệp vụ quan tâm đến đời sống vật chất nhân viên văn phòng Luôn người mang lại niềm cổ vũ, động viên, gương sáng cho tất người noi theo - Công tác Văn phòng + Công tác Hành văn phòng ví hệ thần kinh trung ương người điều hành, chi phối hoạt động, động lực thúc đẩy tất phận khác hoạt động Công tác Văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ đạt hiệu tốt việc: Tổng hợp, tham mưu xây dựng Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 30 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chương trình công tác, kế hoạch, hoạch định quan, tổ chức thành công hội nghị, hội họp, chuyến công tác cho lãnh đạo… + Đảm bảo sở vật chất cho toàn quan như: Mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho Văn phòng toàn quan -Công tác Văn thư + Tất khâu nghiệp vụ giải văn đi, văn đến, lập hồ sơ thực quy trình, nhanh xác đảm bảo tiến độ hoạt động Văn thư: Ví dụ: Ngày 12/3/2009 nhập 175 công văn từ địa phương gồm bì không bì) + Quy trình soạn thảo văn chuyên viên có khả chuyên môn nghiệp vụ thực nên hoàn thành tốt + Cán văn thư tiếp cận với phần mềm đại, sáng tạo thuận tiện cho việc quản lý đăng ký văn Với phương án quản lý văn may vừa gọn nhẹ, xử lý xác, thụân tiện cho việc tra tìm tài liệu, tốn thời gian ma đảm bảo tính bí mật + Công tác sử dụng quan lý dấu chặt chẽ quy định rõ ràng Với phương châm hoạt động “ Đúng đóng” tất văn đến đóng dấu đủ thủ tục + Quá trình lập hồ sơ thực theo trình tự định + Công việc văn thư nhiều công việc khác thường nhỏ vặt đòi hỏi người cán văn thư phải biết xếp cách khoa học, nề nếp ý thức làm việc đặt lên hàng đầu - Công tác lưu trữ + Đây khâu quan trọng trình quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ + Toàn tài liệu từ nguồn gửi lưu trữ Bộ thực đầy đủ khâu Từ thu thập bổ sung tài liệum chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng + Công tác chỉnh lý tài liệu thực nghiêm túc Tất cán nhiệt tỉnh trực tiếp vào kho nhận tài liệu chỉnh lý tài liệu Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 31 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Công tác giao nhận tài liệu thực quy định quan, mang tính bảo mật chánh tài liệu + Kho lưu trữ bố trí tầng thoáng mát khoa học đầy đủ trang thiết bị, bảo quản tài liệu * Nhược điểm - Về công tác Quản trị nhân + Lãnh đạo văn phòng thường xuyên công tác Có thời điểm thứ trưởng công tác, làm công văn giấy tờ đến nhiều mà người giải quyết, dẫn đến công việc ùn tắc, giao tất việc cho Thứ trưởng phân công nhiệm vụ rõ ràng, gây việc theo dõi, kiểm tra công việc + Cán quan có khác biệt chuyên ngành đào tạo công việc thực tế dẫn tới tình trạng thừa người mà việc + Lãnh đạo chưa thực quan tâm đến đời sống nhân viên, quản lý việc chưa thực chi tiết, quản lý trình đánh giá tổng kết - Về công tác văn phòng: + Công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo nhiều chậm chạp Thay đổi chuyến thông báo chậm không thông báo gây ảnh hưởng đến việc xếp công việc từ đơn vị + Trang thiết bị chưa đáp ứng hết nhu cầu công việc quan Phòng văn thư có máy Fax thường xuyên bị hỏng, chưa có máy Scan, phầm mêm quản lý hay bị lỗi mạng tải vào mạng Internet nhiều phần nhiều cán + Cách bố trí phòng làm việc chưa thực đảm bảo công việc nhiều bất cập, thường xuyên thay đổi phòng năm vừa gộp phòng vừa tách phòng tới lần dẫn đến sáo chộn công việc - Công tác văn thư: + Việc đăng ký văn đến gặp nhiều khó khăn bị lỗi mạng không kiểm soát hết văn bản, nhiều đơn vị gọi điện tìm hiểu văn tìm thấy phần mềm chưa xử lý kịp Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 32 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Hầu hết nhân viên văn thư kiêm nhiệm chuyển từ đơn vị khác tới, chưa có chuyên viên chuyên ngành văn thư riêng Bộ đào tạo chuyên ngành, Các nhân viên phòng Văn thư hay thuyên chuyển đên đơn vị khác dẫn đến công việc bị ùn tắc chờ tuyển nhân viên mới, mà việc hướng dẫn nhân viên làm quen với công việc cần có thời gian + Có văn gửi đến mà không qua văn thư Bộ xử lý để ghi sổ sổ mà lại chuyển trực tiếp lên phòng ban dẫn đến việc văn không kiểm soát + Công tác soạn thảo nhiều thiếu sót công tác trình bày như: Công văn số, ký hiệu có chữ “ CV” văn không thuộc bên Đảng; cỡ chữ chưa quy đinh thông tư 55 -Công tác lưu trữ: + Công tác thu thập, bổ sung tài liệu chậm, nhiều tài liệu chưa giao nộp hết thời gian + Công cụ tra tìm tài liệu thiếu thô sơ, thường đơn vị gọi điện lấy tài liệu nên khó việc tìm hiểu hết nguồn gốc tài liệu + Việc giao nhận tài liệu sử dụng hình thức miệng, quen biết xếp định, bỏ qua khâu nên dẫn đến việc tài liệu bị thất lạc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến bí mật quan + Cán lưu trữ quan chưa đào tạo chuyên ngành mà từ đơn vị khác chuyển đến hoạt động theo kinh nghiệm ( Ví dụ phòng Lưu trữ có cán có tới người học Trường Đại học Luật Hà Nội chuyên ngành Luật kinh tế, cán từ Đại học Văn hoá, chuyên ngành Thư viện, từ vào phòng lưu trữ học thêm nghiệp vụ) Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 33 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C.KẾT LUẬN Trước yêu cầu to lớn đất nước, công tác Hành Văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp… quan tâm Nó góp phần lớn vào ổn định, phát triển quan Công tác Hành ngày thay đổi với xu phát triển thời đại toàn cầu hoá, phát triển công nghệ thông tin hướng tới kinh tế tri thức… Đối với Bộ Tư pháp, công tác Hành văn phòng thay từ cũ sang tư duy, nhận thức cách làm việc Khối lượng công việc văn phòng lớn, việc tham mưu, tổng hợp phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành mà thực chức Quản trị đảm bảo sở vật chất, đời sống tình thần cho quan Văn phòng Bộ Tư pháp ví phin pha cafê: lại ví vây là: Văn phòng trung tâm nhận thông tin xử lý thông tin, tất thông tin văn phương tiện khác Văn phòng kiểm tra, sàng lọc tìm xác để đưa kết tôt phục vụ cho trình hoạt động quan.(Ví dụ đơn giản tất đơn thư, công văn, giấy tờ văn thư kiểm tra mặt thể thức, hợp lý quy định chuyển đến đơn vị, phòng Quản trị nơi lo toàn mặt đời sống, sở vật chất quan) Bài báo cáo tốt nghiệp trình thực tập Văn phòng Bộ Trong báo cáo nêu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ văn phòng Bộ Tôi khái quát tình hình công tác Hành văn phòng quan Công tác Hành văn phòng Bộ đạt số kết số nhược điềm Trong trình thực tập hướng dẫn nhiệt tình can văn phòng, nắm bắt tất khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản trị…Bên cạnh tiếp xúc với phần mềm quản lý văn khoa học, áp dụng tiêu chuẩn ISO vào quản lý văn - Hồ sơ công việc Trên hành trình tới công nghiệp hoá, đại hoá, trách nhiệm Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 34 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sinh viên phải tiếp tục phấn đấu xây dựng hệ thống văn phòng trí tuệ, động sáng tạo Nghiệp vụ hành văn phòng phải vững vàng Qua đợt thực tập không củng cố lại kiến thức chuyên ngành mà nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Tăng thêm khả giao tiếp, phong cách làm việc Trong trình thực tập bên cạnh kết đạt gặp khó khăn chưa có điều kiện tìm hiểu kỹ khâu nghiệp vụ thời gian thực tập phòng ngắn, chưa đào tạo quản lý chương trình quản lý văn - hồ sơ nên có lúng túng, nhập văn nhầm.Vì học kiến thức trường nhiều lý thuyết đến làm áp dụng lại khác khó khăn giai đoạn đầu Công tác Hành văn phòng Bộ Tư pháp rộng nhiều mẻ, cố gắng việc thực tập quan báo cáo Những nhận xét, đánh giá, đề xuất, đóng góp báo cáo nhiều thiếu sót Tôi kính mong đóng góp ý kiến văn phòng Bộ thầy cô giáo trường khoa Quản trị Chỉ thời gian ngắn trường, bước ngoặt đời sinh viên Tôi thấy thời điểm thích hợp thời gian thực tập Bộ Tư pháp để nắm vững nghiệp vụ khẳng định Do muốn bắt tay cho khởi đầu mới, phấn đấu trở thành nhà quản trị tài năng, huyết để xây dựng hệ thống văn phòng xứng tầm giới Với tư cách sinh viên học trường Bộ Nội vụ Tôi hứa mang kiến thức học thực tập để cống hiến phục vụ cho xã hội, xứng đáng với công lao nuôi dạy gia đình thầy cô giáo Trở thành công dân tốt, sinh viên trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Để hoàn thành tốt đợt thực tập hoàn thành báo cáo tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Bộ Tư pháp toàn thể cán bộ, công chức quan hướng dẫn trình thực tập quan Qua báo cáo xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thày cô giáo trường khoa Quản trị giúp đỡ hoàn thành đạt kết cao thời gian học trường Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 35 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đợt thực tập Do hiểu biết thực tế nhiều hạn chế, báo cáo nhiều thiếu sót Kính mong thày cô giáo khoa quản trị đóng góp ý kiến bổ sung cho báo cáo hoàn thiện sát với thực tế Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 36 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ - Trong trình thực tập quan tiếp xúc tìm hiểu công tác Hành văn phòng Bộ Tôi xin đóng góp số ý kiến hi vọng ý kiến góp phần vào công tác Hành văn phòng quan - Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo văn phòng cần quan tâm đến đời sống cán bộ, công việc phải đạo nhiệt tình với tình thần cầu tiến chính, cần động viên tạo không khí thoái mái để toàn nhân viên có nghị lực phấn đấu - Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian hội cho nhân viên, công việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị văn phòng - Bố trí phòng làm việc cách khoa học hơn, lãnh đạo văn phòng phải gần phong ban để tiện theo dõi, kiểm tra giao dịch - Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử nhân viên phòng với nhau, cán quan khách từ quan, từ đơn vị trực thuộc Bộ, quan hệ giao tiếp ứng xử có văn hoá tạo nên môi trường làm việc lành mạnh hỗ trợ công việc - Cần phải thường xuyên cử cán đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức công tác để học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán tập huấn vừa nâng cao trình độ cho thân, vừa mang kiến thức giúp đỡ cán khác quan Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo lại mang hiệu cao - Thiết chặt thời gian làm việc quan, tránh tình trạng muộn sớm với nhiều lý khác - Cần có phần mềm đại để phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn tình xác cao, tránh tình trạng phần Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 37 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mềm thường xuyên có vấn đề - Tăng cường công tác giao nộp tài liệu, không xảy tình trạng vượt quy trình - Làm công tác tư tưởng từ xuống dưới, làm việc không mang tính cá nhân mà phải lợi ích chung quan - Là quan hoạt động ngành Tư pháp thề công việc tương đối lớn cần giải nhanh kịp thời, cần có quy trình làm việc hợp lý, để có hỗ trợ, bổ sung cho kịp thời - Tăng cường kiểm tra, rà soát tình hình hoạt động Văn phòng, tránh tình trạng tồn đọng văn thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua - Lưu trữ Bộ có vai trò quan trọng hoạt động văn phòng, lưu giữ toàn tài liệu Bộ, cần đầu tư cách thoả đáng, nâng cao hiệu hoạt động của quan văn phòng - Tạo điều kiện nhiều cho sinh viên tự tay làm sản phẩm thân: Ví dụ cán văn phòng đưa công việc soản thảo báo cáo công tác tuần, tháng… để sinh viên hiểu hết công việc cần làm - Tạo thuận lợi tiêp xúc với công việc thực tế nhiều nữa: tham gia tổ chức Hội nghị, họp chuyến công tác thường kỳ quan - Thời gian thực tập nên kéo dại (03 tháng trở lên) điều cần thiết để sinh viên dần làm quen nắm vững nghiệp vụ Trong trình thực tập sinh viên không thực tập phòng, ban mà từ nhiều phòng, ban khác nhau, thời gian ngắn không nắm vững khâu nghiệp vụ - Nên thay đổi chương trình đào tạo, đưa nhiều thực hành vào trình học, thay đổi số lượng môn học, ưu tiên môn quan trọng phục vụ cho trình làm việc sinh viên sau giảm tải môn phụ đại cương (Ví dụ Văn phòng Bộ Tư pháp thực tập kiến thức mà áp dụng soạn thảo Văn Bản, Văn thư, Lưu trữ, kiến thức mà Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 38 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tào nhiều lý thuyết, mà thực tập cần phải thời gian dài để làm quen - Nên có phối hợp theo dõi Nhà trường quan trình thực tập Cần có quan hệ mật thiết hai bên không trình thực tập mà nhu cầu công việc sau này, uy tin nhà trường chất lượng thực tập sinh viên tốt quan nhận sinh viên thực tập vào làm việc, vừa tạo công việc cho sinh viên lại nâng cao uy tín nhà trường, qua nhu cầu sinh viên vào trường học nhiều Vì tư tưởng sinh viên mong muốn học trường mà dễ xin việc - Trong trình học nên cho sinh viên tiếp xúc với phần mềm thông dụng sử dụng quan nhà nước - Việc sử dụng trang thiết bị văn phòng quan trọng, nhà trường nên đầu tư trang thiết bị đại mà quan nhà nước hay dùng như: máy scan, máy photo, máy Fax, máy hút bụi, máy điều hoà, máy huỷ tài liệu - Nhà trường nên đầu tư khoá hay môn tiếng anh, làm việc ngoại ngữ sở điều kiện để quan nhận vào làm việc, ngoại ngữ có vai trò quan trọng trình giao tiếp hội thảo chuyến công tác nước Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2015 SINH VIÊN (Kí ghi rõ họ tên) NGUYỄN THỊ QUYÊN Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 39 Lớp ĐH QTVP K1A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/03/2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp Quyết định số 459/QĐ-BTP ngày 26/02/2014 Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Tư pháp Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Báo cáo số 1105/BC-VP ngày 12/12/2011 thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ năm 2011 Báo cáo số 309/BC-VP ngày 06/5/2011 kết kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ năm 2011 Sinh viên Nguyễn Thị Quyên 40 Lớp ĐH QTVP K1A

Ngày đăng: 02/08/2016, 22:18

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan