Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3 MỞ ĐẦU 4 1. Lý do chọn đề tài 4 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 3. Mục tiêu nghiên cứu 5 4. Lịch sử nghiên cứu 6 5. Phương pháp nghiên cứu 6 6. Đóng góp của đề tài 6 7. Cấu trúc của đề tài 7 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 8 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan 8 1.2. Khái quát về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ 8 1.2.1 Cơ cấu tổ chức 8 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu 9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨ THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU C 11 2.1 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi 11 2.2 Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến 13 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 18 3.1 Ưu điểm: 18 3.2 Nhược điểm: 19 3.3 Giải pháp phát huy ưu, khắc phục nhược điểm trong hoạt động kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của UBND huyện Bình Liêu 20 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .4 Lý chọn đề tài .4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .5 Mục tiêu nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 6 Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 1.1 Lịch sử hình thành phát triển quan 1.2 Khái quát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ 1.2.1 Cơ cấu tổ chức .8 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu CHƯƠNG 2: 11 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC .11 THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU 11 2.1 Kiểm soát tổ chức thực văn 11 2.2 Kiểm soát tổ chức thực văn đến 13 CHƯƠNG 3: 17 ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU .17 3.1 Ưu điểm: .17 3.2 Nhược điểm: 18 3.3 Giải pháp phát huy ưu, khắc phục nhược điểm hoạt động kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu 18 KẾT LUẬN 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .21 PHỤ LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ CNH-HĐH đất nước tất ngành bước phát triển không ngừng góp phần thúc đẩy kinh tế đất nước phát triển.Vấn đề quản trị văn phòng quan trọng tổ chức Xã hội phức tạp vai trò văn phòng cần thiết quan trọng nhiêu Nắm bắt tầm quan trọng vấn đề này, ngày quan, tổ chức trọng đầu tư cho công tác văn phòng quan Văn phòng coi trung tâm quan tổ chức, kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp, phận quan với phận thiếu trình quản lý điều hành quan tổ chức Trong đó, công tác soạn thảo, ban hành, kiểm soát tổ chức thực văn phần quan trọng thiếu văn phòng quan Thực chủ trương Đảng, Nhà nước theo lời dạy Chủ tịch Hồ Chí Minh “Học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn” Khoa Quản trị văn phòng tổ chức cho sinh viên lớp Quản trị văn phòng K1 kiến tập thực tế quan ban ngành để áp dụng kiến thức vào thực tiễn.Đây phần quan trọng thiếu được, bước đầu cho sinh viên làm quen, học hỏi nhiều kiến thức bổ ích, rút ưu, nhược điểm sau trường,là hành trang cho sinh viên bước vào sống làm tốt tất công việc theo chuyên môn mà học Em nhận thấy đề tài vấn đề nan giải cho quan điều kiện quan nhiều khó khăn điều kiện lẫn trình độ cán nơi em kiến tập Em nghĩ vấn đề bổ ích lý thú giúp em hiểu sâu công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu nói riêng địa phương khác nói chung Mặc dù cố gắng nhiều song nghiên cứu em nhiều thiếu sót hạn chế Kính mong cô cán nhân viên quan đóng góp ý kiến để em tốt hoàn thiện Trong thời gian khảo sát, giúp đỡ tạo điều kiện toàn thể cán bộ, nhân viên quan, tận tình hướng dẫn em nghiệp vụ chuyên môn, tiếp cận trực tiếp với công việc, củng cố thêm kiến thức mà em học trường Từ rút kinh nghiệm để áp dụng cho trình làm việc sau Để hoàn thành ngiên cứu này, em xin chân thành cảm ơn: - UBND huyện Bình Liêu – Cơ quan em kiến tập khảo sát thực tế - Thầy Ths.NCS Nguyễn Mạnh Cường – Q Trưởng khoa, Giảng viên trực tiếp giảng dạy môn học DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND HĐND CNH- HĐH Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Công nghiệp hóa- đại hóa MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong bối cảnh nước ta đẩy mạnh trình CNH- HĐH đất nước nay, để phát huy vai trò văn phòng đòi hỏi quan tổ chức phải có thay đổi định để phù hợp với yêu cầu, yếu tố khách quan bên tác động đến nhằm khắc phục yếu kém, khuyết điểm hoạt động hành nhà nước Trong việc kiểm soát tổ chức thực văn quan tổ chức mắt xích quan trọng hệ thống, tác động trực tiếp tới kết công việc, tồn hay phát triển quan, tổ chức Nếu việc kiểm soát tổ chức thực văn phù hợp hiệu đòn bẩy giúp quan tổ chức phát triển dễ dàng thuận lợi hơn, đảm bảo cho hoạt động quan diễn liên tục, góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng quan, tổ chức Vì vậy, Có thể khẳng định rằng, văn phòng có vai trò vô to lớn quan tổ chức Với vai trò to lớn đó, tổ chức quan quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng đơn vị ngày đại hóa Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng hoạt động nghề nghiệp, thực tế xã hội tồn tất yếu tổ chức ngành văn phòng Bình Liêu huyện miền núi vùng Đông Bắc tỉnh Quảng Ninh Trong trình công nghiệp hóa huyện Bình Liêu gặp nhiều khó khăn nhiều lĩnh vực, chủ yếu vấn đề phát triển kinh tế vùng Là huyện vùng cao có nhiều tiềm để phát triển kinh tế, giao thông lại cải thiện gặp nhiều khó khăn gây trở ngại cho việc phát triển kinh tế vùng.Trong thời gian khảo sát thực tế em thấy hoạt động văn phòng huyện bên cạnh thành tích cực đạt số hạn chế cần khắc phục công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan Vì vậy, cán bộ, lãnh đạo quan cần quan tâm tới công tác kiểm soát tổ chức thực văn trình hoạt động nhằm nâng cao hiệu chất lượng công việc, vấn đề cần phải đưa giải pháp đắn đạt hiệu Vậy vấn đề đặt làm để đưa công tác kiểm soát tổ chức thực văn hoạt động văn phòng đạt hiệu quả, tuân thủ theo quy định hành nhà nước khắc phục hạn chế, thiếu xót công tác thực văn quan Thực tế chứng minh nơi có hành văn phòng hoạt động hiệu trình xử lý, giải văn thực thủ tục hành diễn nhanh chóng, trôi chảy bắt kịp với tiến độ công việc không bị trì trệ, thiếu xót, hoạt động văn phòng thông suốt Vì vậy, “Khảo sát đánh giá đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu” đề tài mang ý nghĩa thực tiễn, có vai trò lớn quan, tổ chức nói chung UBND huyện Bình Liêu nói riêng Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát đánh giá đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu - Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu thời gian qua - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu, tỉnh Quảng Ninh nói riêng địa bàn huyện,tỉnh thành phố nước nói chung Lịch sử nghiên cứu Nói đến công tác kiểm soát tổ chức thực văn có nhiều nghiên cứu quy định Nhà nước lĩnh vực như: - Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12; - Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, (2009) Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nxb Giao thông vận tải, Hà Nội - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Quy chế số 10/QC-VP ngày 15 tháng năm 2014 Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu công tác văn thư lưu trữ - Quy định số 06/QĐ-VP ngày 12/02/2015 Văn phòng quản lý văn đi, đến nộp lưu hồ sơ, tài liệu Văn phòng UBND huyện - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 Bộ Nội vụ Ban hành Quy chế xây dựng, thẩm định ban hành văn quy phạm pháp luật Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp em tiến hành nghiên cứu Đề tài “Khảo sát đánh giá đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu” Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet; + Thông tin từ hoạt động tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu công tác kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác tổ chức thực văn quan xã địa bàn huyện Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương: CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 1.1 Lịch sử hình thành phát triển quan Bình Liêu huyện miền núi vùng Đông Bắc tỉnh Quảng Ninh Huyện nằm phía bắc tỉnh Quảng Ninh, phía bắc giáp với Sùng Tả Phòng Thành Cảng, Quảng Tây-Trung Quốc, phía tây giáp với tỉnh Lạng Sơn, phía Đông giáp huyện Hải Hà, phía Nam giáp huyện Tiên Yên huyện Đầm Hà Bình Liêu huyện biên giới (giáp Trung Quốc 42km), có diện tích 47.138ha dân số 28.243 người, bao gồm thị trấn (Bình Liêu) xã (Tình Húc, Lục Hồn, Đồng Tâm, Đồng Văn, Húc Động, Vô Ngại, Hoành Mô ) Địa hình chủ yếu rừng núi hiểm trở lại chiếm vị trí chiến lược quan trọng quân quốc phòng, góp phần thực công xây dựng đất nước chiến lược phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Quảng Ninh nói riêng nước nói chung Sau ngày Bình Liêu giải phóng (25/12/1950) năm 1951 Uỷ ban Hành huyện Bình Liêu thành lập Đây tiền thân Uỷ ban nhân dân huyện Bình Liêu ngày 1.2 Khái quát cấu tổ chức, chức nhiệm vụ 1.2.1 Cơ cấu tổ chức Bộ máy UBND huyện Bình Liêu tổ chức theo Quyết định 668/QĐ-UBND ngày 06/3/2008 quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện Bình Liêu ( trình bày theo sơ đồ máy) Ngoài 12 phòng chuyên môn trực thuộc, UBND xã, thị trấn, UBND có đơn vị hành nghiệp như: Ban Quản lý Dự án Công trình, Ban Quản lý chợ, Ban Bồi thường giải phóng mặt Ban quản lý Cửa khẩu… - Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường; - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội; - Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo; - Trong lĩnh vực thi hành pháp luật; - Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU Văn vật mang tin phương tiện để ghi nhận truyền đạt thông tin từ quan đơn vị đến quan đơn vị khác ký hiệu hay ngôn ngữ định Văn quản lý nhà nước định quản lý thành văn (được văn hóa) quan nhà nước có thẩm quyền ban hành thể ý chí Nhà nước có tính cưỡng chế bắt buộc thực Hiện nay, công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan, tổ chức nói chung UBND huyện Bình Liêu nói riêng hoàn thiện vào nề nếp, quy củ đem lại hiệu tích cực trình giải văn văn đến quan 2.1 Kiểm soát tổ chức thực văn Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành (Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan) Quy trình kiểm soát giải văn Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu: Quy trình xử lý văn 02 văn thư đảm nhiệm làm công tác quản lý văn Văn phòng Đây công tác khó khăn, nặng nề, áp lực công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành nghiệp vụ công tác văn thư cao khối lượng đầu văn lớn, trung bình khoảng 10000 văn năm - Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản: Căn theo quy định pháp luật, văn thư kiểm tra lại thể thức trình bày văn trước làm thủ tục để phát hành văn Sau đó, văn thư làm công tác ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn theo số thứ tự đăng ký văn theo quy định Văn phòng quan - Bước 2: Đóng dấu quan mức độ khẩn, mật: 11 Văn sau kiểm tra kỹ, đánh máy, có chữ ký lãnh đạo chuyên viên nhân xong đưa vào làm công tác đóng dấu văn thư phụ trách quản lý dấu có thẩm quyền đóng dấu Văn thư đóng dấu quan, dấu mức độ mật, khẩn tài liệu thu hồi thực theo quy định pháp luật hành - Bước 3: Đăng ký văn đi: Việc đăng ký thông tin văn thực phần mềm “Quản lý văn UBND huyện Bình Liêu” Việc đăng ký văn phần mềm cần điền đầy đủ thông tin sau: Khối phát hành văn bản; loại văn bản; số ký hiệu; ngày ký; nơi nhận văn bản; trích yếu nội dung; lĩnh vực; người soạn văn bản;… - Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: Văn sau đóng dấu, làm thủ tục phát hành văn Văn cho vào phong bì theo quy đinh kích cỡ thể thức, ghi số văn bản, quan, tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật…và chuyển, phát văn đường bưu điện Fax, qua mạng… Trong đó: • Trách nhiệm lãnh đạo Văn phòng việc phát hành văn bản: - Chỉ định số lượng chụp Văn theo yêu cầu phát hành - Chỉ định độ mật, độ khẩn Văn • Trách nhiệm cán Văn thư: - Trực tiếp ghi số Văn bản, ngày, tháng, năm vào Văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện Lãnh đạo Văn phòng ký thừa lệnh; quản lý đóng dấu Văn - Tổ chức phát hành theo nơi nhận ghi Văn - Nhật ký đầy đủ Văn phát hành ngày, lưu trữ Văn đảm bảo bí mật tuyệt đối văn có định "Mật" - Khi Văn ký, việc tổ chức in ấn phát hành phải hoàn thành 12 ngày; Văn bản, hồ sơ phức tạp với số lượng lớn chậm không 02 ngày Văn "khẩn", "hỏa tốc" phải phát hành Sổ theo dõi quản lý văn Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu (Phụ lục 01) 2.2 Kiểm soát tổ chức thực văn đến Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức (Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan) Quy trình kiểm soát giải văn Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu: - Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn đến: Văn tổ chức, cá nhân gửi đến UBND giải gửi vào nơi tiếp nhận văn quan, sau văn thư tiếp nhận, phân loại xử lý Văn thư phận thực công tác quản lý văn đến Sau tiếp nhận văn đến văn thư tiến hành phân loại sơ thành loại: Các văn gửi đề tên quan; Các văn gửi trực tiếp lãnh đạo; Các văn yêu cầu hồ sơ, thủ tục xử lý công việc Khi phân loại xong, văn thư làm công tác bóc bì văn theo trình tự pháp lý dựa quy định công tác văn thư – lưu trữ hành Văn bóc bì đóng dấu đến Tiếp văn thư làm công tác phân loại văn cho lãnh đạo xử lý Đây công tác khó khăn, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ, chuyên môn công tác hành cao, phải phân loại sơ loại lĩnh vực văn thuộc khối chuyên viên Văn phòng chịu trách nhiệm giải Sau làm công tác phân loại chuyên viên giải xong, văn thư chuyển qua công tác đăng ký văn máy vi tính Công tác đăng ký văn đến 13 máy vi tính phải đảm bảo đầy đủ thông tin như: Lãnh đạo xử lý; Nơi gửi văn bản; Mức độ mật; Mức độ khẩn; Loại công văn; Số ký hiệu; Ngày ký; Ngày nhận; lĩnh vực; Trích yếu nội dung văn bản; Đính kèm văn ( có ); Hạn giải (nếu có)… Sau điền đầy đủ thông tin vào hình xử lý văn máy vi tính Văn thư thực hiên hiệu lệnh xác nhận, sau xác nhận máy tính tự động số đến văn vừa tiếp nhận; Văn thư làm công tác ghi số đến ngày đến văn Sau đăng ký xong, văn thư kẹp theo “Phiếu xử lý văn bản” vào đầu văn đưa vào ô tiếp nhận văn Chuyên viên văn phòng “Phiếu xử lý văn bản” để xử lý văn bản, có ghi: Số công văn, ngày tháng năm, quan gửi, ý kiến quan, ý kiến Chánh, Phó Văn phòng; ý kiến đề xuất chuyên viên trực tiếp xử lý - Bước 2: Trình văn đến: Sau đăng ký, văn đến kịp thời trình cho chuyên viên có trách nhiệm giải theo lĩnh vực chuyên môn cụ thể Các chuyên viên sau nhận văn sau xem xét, nghiên cứu…Căn vào chức năng, nhiệm vụ kế hoạc giao…ghi ý kiến phân phối văn cho đơn vị cá nhân, ý kiến đạo giải thời hạn giải văn theo yêu cầu nội dung văn Ý kiến phân phối, giải ghi vào Phiếu xử lý văn sau cập nhật trực tiếp vào sở liệu quản lý văn máy vi tính thông qua văn thư Sau có ý kiến phân phối, giải người có thẩm quyền, văn đến trả phận văn thư đăng ký bổ sung vào sở liệu quản lý văn máy vi tính văn thư 14 - Bước 3: Chuyển giao văn đến: • Trách nhiệm Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng ủy nhiệm): - Xem xét, thẩm định văn thuộc thẩm quyền giải Lãnh đạo UBND huyện Văn phòng; - Chuyển văn đến tới Thường trực HĐND huyện, Lãnh đạo UBND huyện để xử lý; định chụp, phát hành văn Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, UBND tỉnh ban, ngành tỉnh; Huyện ủy, HĐND, UBND huyện; - Cử cán thực tốt việc luân chuyển theo dõi trình giải hồ sơ phận • Trách nhiệm Chuyên viên: - Tiếp nhận hồ sơ phân công ghi nhật ký vào sổ riêng; - Phối hợp thẩm định chương trình, đề án trình UBND huyện: Thẩm định nội dung, tính pháp lý, đề xuất hướng giải phiếu trình, dự thảo Văn hành thông qua lãnh đạo Văn phòng, Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện duyệt; - Chuyển giao toàn hồ sơ trình ký cho Văn thư để hoàn thành thủ tục phát hành Trường hợp văn trình ký phát sai sót, Chuyên viên soạn thảo văn chịu trách nhiệm sửa chữa, trình ký lại giao cho Văn thư thức phát hành; - Chuyên viên thực việc thẩm định, trình ký hồ sơ thời gian nhanh nhất, trường hợp đặc biệt không 02 ngày phải báo cáo với Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng phụ trách để biết, giải - Bước 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải kịp thời hạn pháp luật quy định Đặc biệt văn đến có đóng dấu độ khẩn xử lý riêng nhanh chóng, kịp thời, không 15 chậm trễ Căn vào công tác xử lý, giải quyết; văn giải hồi âm thông qua văn Ủy ban nhân dân phát hành thông qua hệ thống phát hành văn Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu Sổ theo dõi quản lý văn đến Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu (Phụ lục 02) => Như vậy: Kiểm soát tổ chức thực văn công tác khó khăn, vất vả cần phối hợp, thống hoạt động phận quan đem lại hiệu cao trình giải quyết, thực văn nói riêng công quản lý hành quan nói chung Trong thời gian qua, Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực việc Kiểm soát tổ chức thực văn theo quy trình thủ tục hành bước đầu đem lại nhiều hiệu tích cực như: văn đi, đến giải nhanh chóng, thời hạn; kịp thời nắm bắt thông tin hoạt động quản lý quan để có điều chỉnh cho phù hợp; tổ, phận thực nhiệm vụ phát hành, tiếp nhận, chuyển giao văn có phối hợp chặt chẽ với giúp cho việc giải văn dễ dàng, hạn chế mát, thất lạc tài liệu; lãnh đạo, nhân viên cố gắng nỗ lực phấn đấu để hoàn thành tốt nhiệm vụ;… Tuy nhiên, bên cạnh mặt tích cực việc kiểm soát tổ chức thực văn Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu gặp không khó khăn, hạn chế cần khắc phục công tác quản lý văn quản lý hành UBND huyện hoàn thiện, thống đem lại hiệu cáo hoạt động quản lý 16 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU Công tác kiểm soát tổ chức thực văn - đến đóng vai trò quan trọng việc thiếu trình hoạt động Văn phòng HĐND UBND nói riêng hoạt động toàn quan nói chung Bên cạnh kết tích cực đạt được, công tác tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu gặp không khó khăn, hạn chế Sau số ưu, nhược điểm trình kiểm soát tổ chức thực văn Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu: 3.1 Ưu điểm: - Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu nhận lãnh đạo thống nhất, quan tâm đạo sát công tác cấp Các chương trình, kế hoạch mà Ủy ban giao phó cụ thể, rõ ràng có tính khả thi - Các văn pháp luật Nhà nước, quy định Ủy ban nhân dân công tác văn thư tương đối rõ ràng, sát thực tế, giúp cho Văn phòng giải công việc thuận lợi Văn phòng xây dựng quy chế quản lý ban hành văn tổ chức phổ biến, tập huấn cho cán công tác quản lý văn bước đưa công tác vào nề nếp - Việc phân công công tác hoạt động Văn phòng tổ chức khoa học, không chồng chéo Việc sử dụng trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến phần mềm đại góp phần lớn vào thành công công tác chuyên môn văn thư nói riêng công tác Phòng hành nói chung - Phòng nhận phối hợp, hợp tác tích cực quan, ban ngành, đơn vị, cá nhân thực nhiệm vụ giao - Lãnh đạo cán nhân viên phòng cố gắng nỗ lực, nhiệt tình với công việc, khắc phục khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Văn phòng có đội ngũ cán công chức có trình độ chuyên môn kỹ thuật tương đối cao đáp ứng yêu cầu công việc, tuổi trẻ, nhiệt tình công tác 17 - Cơ sở vật chất, kỹ thuật tương đối đầy đủ - Văn phòng HĐND UBND kết nối với mạng tin học diện rộng UBND tỉnh Quảng Ninh, cho phép trao đổi thư tín điện tử, tra cứu văn quy phạm pháp luật thông tin cập nhật, đặc biệt chương trình quản lý sở liệu, cập nhật văn đi, đến Văn phòng tiện lợi va hiệu quả, giúp xử lý khối lượng lớn văn - Văn phòng nhận quan tâm đặc biệt UBND sở vật chất lẫn tinh thần 3.2 Nhược điểm: - Mọi văn đến chưa tập trung hoàn toàn vào đầu mối vào phận văn thư quan Tình trạng văn chưa qua văn thư để đăng ký xày Nhiều sở, ban, ngành mang văn đến gặp trục tiếp, trình lãnh đạo chuyên viên mà không qua Văn phòng Văn phòng không quản lý hết dược đầu vào văn - Lãnh đạo khó quản lý kiểm soát công việc nhân viên, khó quy trách nhiệm tình văn xử lý chậm hay ban hành chậm… - Do áp dụng quản lý văn máy vi tính cần cập nhật thường xuyên quy trình chu chuyển văn nên kéo dài thời gian qua nhiều khâu trung gian quy trình - Việc gửi văn nhiều trường hợp chậm, có văn thiếu trang Tình trạng văn gửi vượt cấp, văn sai thủ tục hành chính, sai thể thức nội dung, chưa xử lý liên ngành nhiều - Đội ngũ cán Văn phòng công tác văn thư có trình độ, lực, sức trẻ đào tạo tốt khối lượng công việc nhiều, văn đi, đến có số lượng lớn, cán lãnh đạo Văn phòng lại kiêm nhiệm nhiều công việc gây khó khăn mặt nhân dẫn đến tồn đọng công việc chưa giải kịp thời theo thời hạn quy định - Cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối đầy đủ chưa đồng bộ, hệ thống mạng máy tính tốc độ đường truyền chậm gây thời gian cho công tác truyền, nhận xử lý thông tin, khai thác liệu có mạng… 3.3 Giải pháp phát huy ưu, khắc phục nhược điểm hoạt động 18 kiểm soát tổ chức thực văn UBND huyện Bình Liêu - HĐND, UBND phải thường xuyên thống kê số lượng cán công chức đơn vị để kiểm soát mặt số lượng chất hượng đội ngũ cán công chức, tránh tình trạng dư thừa thiếu nhân đơn vị - Luôn đảm bảo phối hợp liên tục UBND huyện với quan khác dựa hệ thống văn pháp luật để phát huy cao hiệu công việc - Tổ chức khóa học nhằm bồi dưỡng nâng cao lực đội ngũ cán công chức quan, đơn vị Trong đó, cần xây dựng quy chế chặt chẽ nhằm phát huy thực tinh thần học tập cán công chức - Xây dựng cụ thể, rõ ràng quy chế khen thưởng cán công chức thực nhiệt tình công việc đồng thời xây dựng khung xử lý cán công chức chưa thực hết lòng hay vi phạm công việc Làm tốt công tác có tác dụng lớn việc nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công chức công việc - Thường xuyên thống kê thiết bị máy móc đơn vị nhằm kiểm tra chất lượng thống kê xem phòng có cần cân đối lại thiết bị máy móc hay không, để tránh tình trạng có phòng dư thừa có phòng lại thiếu hay tình trạng thiết bị có vấn đề mà chậm chạp việc xử lý - Đẩy mạnh công tác cải cách hành theo chế “một cửa” nhằm nâng cao hiệu công việc theo hướng nhanh gọn góp phần vào công cải cách hành nhà nước 19 KẾT LUẬN Công tác kiểm soát tổ chức thực văn đi, đến Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu công tác quản lý cần thiết tương đối phức tạp, cần có quan tâm, đạo sát HĐND UBND huyện với phối hợp phận quan để đưa hoạt động hành lên tầm cao mới, đáp ứng nhu cầu công nghiệp hóa, đại hóa đất nước Chất lượng hiệu làm việc Văn phòng HĐND UBND có ảnh hưởng lớn mang tính định tới khâu khác quy trình quản lý hành nhà nước UBND huyện Bình Liêu Trong trình kiến tập Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu, em quan sát, tìm hiểu công việc Văn phòng thực trực tiếp tham gia giải công việc Văn phòng Những kiến thức thu từ thực tế lớn bổ ích cho công tác sau em Quan trọng thân lần tiếp xúc, trải nghệm làm quen với một vị trí mới, trực tiếp tham gia vào khâu máy hành quan Đối với đề tài tiểu luận thân em, khoảng thời gian bổ ích em so sánh, đối chiếu kiến thức lý luận thực tiễn Đi sâu vào tìm hiểu đề tài kết hợp với việc quan sát thực tiễn hoạt động chuyển giao văn đến văn UBND huyện Bình Liêu em vận dụng kiến thức kỹ mà thân tiếp thu ngồi giảng đường đại học qua nhận thấy thực tế lý luận có điểm khác biệt định, phải đảm bảo dựa sở lý luận chung quản lý hành nhà nước Tuy thời gian khảo sát không nhiều giúp em học hỏi nhiều điều bổ ích phục vụ đắc lực cho công việc sau trường Qua nội dung nghiên cứu số giải pháp nêu trên, em mong muốn đóng góp phần nhỏ cho công tác kiểm soát tổ chức thực hiên văn UBND huyện Bình Liêu, tỉnh Quảng Ninh 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, (2009) Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nxb Giao thông vận tải, Hà Nội Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 5.Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 6.Quy định số 06/QĐ-VP ngày 12/02/2015 Văn phòng quản lý văn đi, đến nộp lưu hồ sơ, tài liệu Văn phòng UBND huyện 7.Quy chế số 10/QC-VP ngày 15 tháng năm 2014 Văn phòng HĐND UBND công tác văn thư lưu trữ 8.Quyết định số 678/QĐ-BNV ngày 02/7/2014 Bộ Nội vụ Ban hành Quy chế xây dựng, thẩm định ban hành văn quy phạm pháp luật Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 21 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sổ quản lý văn năm 2015 Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu: Tên giá trị Giá trị Từ số Đến số Sổ công văn 559 9999 Sổ công văn 10000 thường UBND Sổ công văn 10000 định Sổ văn nội 9999 bộ_VPUBND Sổ văn Đảng 9999 ủy Sổ công văn tiếp 999 công dân Sổ văn Đảng 9999 ủy Sổ văn nội 9999 bộ_VHTT Sổ công văn thường UBND_VP Sổ công văn 1199 định_VP 1199 Sổ công văn giấy mời Sổ công văn tiếp công dân Sổ văn Đảng ủy Sổ văn nội bộ_VHTT Sổ văn 53 82 30 1 1 1 HĐND_VP Công văn đi_TTHCC Sổ công văn giấy Sổ dùng 30 9999 HĐND Sổ văn HĐND 1 1000 Sổ Công văn 9999 đi_TTHC Công Sổ công văn giấy 154 mời_VP mời (Nguồn: Phòng Văn thư – lưu trữ HĐND UBND huyện Bình Liêu) Phụ lục 02: Sổ quản lý văn đến năm 2015 Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu: Tên giá trị Giá trị Từ số Đến số Sổ dùng Sổ công văn đến tiếp 1 9999 Sổ công văn đến tiếp 9999 công dân Sổ văn đến 9999 TTHCC Sổ theo dõi văn 9999 đến Sổ công văn đến 99999 định Sổ công văn đến công dân Sổ văn đến TTHCC Sổ theo dõi văn đến Sổ công văn đến định Sổ công văn đến 1 149 647 1 90 220 ngành ngành Tỉnh Tỉnh_BL Sổ công văn đến mật 200000 Sổ công văn đến mật Sổ công văn đến 406 200000 Sổ công văn đến 200000 thường Sổ công văn đến thường Sổ công văn đến UBND Tỉnh 1 UBND Tỉnh (Nguồn: Phòng Văn thư – lưu trữ HĐND UBND huyện Bình Liêu)