Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu MỤC LỤC Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, BẢNG BIỂU Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu LỜI MỞ ĐẦU Cơ cấu tổ chức thể cách thức hoạt động tổ chức phân công phân hệ cá nhân Tìm hiểu cấu tổ chức doanh nghiệp giúp ta xác định rõ mối quan hệ hoạt động cụ thể; nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm gắn liền với cá nhân, phận phân hệ tổ chức; mối quan hệ quyền lực bên tổ chức Vai trò cấu tổ chức doanh nghiệp vô quan trọng Do từ thực tế thu thập thông tin qua thời gian thực tập Công ty cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á, em lựa chọn đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á” làm đề tài chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trên sở lí luận chung cấu tổ chức máy doanh nghiệp qua phân tích thực trạng, nhân tố ảnh hưởng lên cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á, chuyên đề tập trung vào việc xác định rõ vướng mắc, cản trở, bất hợp lý cấu tổ chức máy từ đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện cấu tổ chức theo hướng đổi nhằm nâng cao hiệu Công tác quản lý Việt Á Đề tài sử dụng phương pháp vật biện chứng phương pháp khác cụ thể : Điều tra phân tích kinh tế, tiếp cận hệ thống để phục vụ mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu cấu tổ chức máy Công ty cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á: gồm sơ đồ cấu tổ chức công ty, nhiệm vụ chức quyền hạn chức vụ chủ chốt Ngoài có yếu tố tác động liên quan đến máy cấu tổ chức Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu Nội dung đề tài chuyên đề bố cục thành chương sau: Chương I: Cơ sở lý luận máy cấu tổ chức doanh nghiệp Nội dung chương phân tích sở lý luận máy cấu tổ chức chung doanh nghiệp Chương II: Thực trạng Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á Chương tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích đánh giá thực trạng yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức, đồng thời xác định rõ ưu điểm, tồn nguyên nhân dẫn đến tồn Chương III: Hoàn thiện máy cấu tổ chức Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư thương mại công nghiệp Việt Á Nội dung chương giải pháp nhằm khắc phục hạn chế nêu Chương II đề xuất số kiến nghị mô hình cấu tổ chức đại Trong trình thực đề tài tất nhiên tránh khỏi thiếu sót khả thân Do em kính mong nhận tham gia đóng góp ý kiến thầy cô giáo khoa cán sở thực tập để đề tài em hoàn thiện Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo PGS.TS Mai Văn Bưu tận tình hướng dẫn, cán phòng Tổ chức – Hành Tập đoàn Việt Á cung cấp tư liệu, đóng góp ý kiến tạo điều kiện thuận lợi cho em thời gian thực tập để em hoàn thành đề tài Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu CHƯƠNG CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Cơ cấu tổ chức Người ta thường nói người tài giỏi làm cho mô hình phải hoạt động Một số chí khẳng định tình trạng mập mờ tổ chức động lực bắt ép người ta phải chung sức với người ta biết họ phải hợp tác với để làm điều Tuy nhiên, điều phủ nhận người tài giỏi người muốn hợp tác cộng tác với cách có hiệu họ biết phần công sức họ đóng góp hành động tập thể nào, họ cần phải biết vai trò họ có quan hệ người khác Điều xảy công việc kinh doanh hay công việc nhà nước, bóng đá hay dàn nhạc giao hưởng Việc xây dựng trì hệ thống vai trò nhiệm vụ chức tổ chức quản lý Công tác tổ chức việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu doanh nghiệp Một cấu tổ chức cần phải thiết kế để rõ ràng làm việc làm trách nhiệm kết để loại bỏ trở ngại việc thực lầm lẫn không chắn việc việc phân công công việc gây ra, để tạo điều kiện cho mạng lưới định liên lạc phản ánh hỗ trợ cho mục tiêu doanh nghiệp Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức phi thức người tổ chức Sự phân biệt hai loại mối quan hệ làm xuất hai dạng cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức 1.1Cơ cấu phi thức: a.Khái niệm: “ Cơ cấu phi thức cấu xây dựng dựa mối quan hệ cá nhân tự nguyện không tự nguyện thành viên có chung lợi ích, cá tính tạo nên nhóm phi thức ” Đặc điểm: - Mối quan hệ cá nhân phận không rõ ràng - Mối quan hệ người với người xây dựng trì để hướng tới mục đích cá nhân - Tồn nhiều tiêu chí làm hình thành cấu phi thức có quan điểm: người có quan điểm học để trau dồi kiến thức tạo thành nhóm, có lợi ích, đơn giản có xu hướng tiêu dùng hình thành nên nhóm cấu phi thức - Người đứng đầu cấu phi thức gọi thủ lĩnh Họ chịu trách nhiệm hoàn toàn hành động nhóm không Chính quan điểm làm cho cấu thức linh hoạt hệ thống động Một người tổ chức thức thành viên nhiều cấu phi thức 1.2 Cơ cấu thức a Khái niệm: “ Cơ cấu tổ thức tổng hợp phận ( đơn vị nhân có mối quan hệ phụ thuộc lẫn chuyên môn hóa, có nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm định bố trí theo cấp, khâu Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định” b Đặc điểm: Cơ cấu thức thường có độ ổn định cao, Nó xác định mối quan hệ rõ ràng hoạt động cụ thể, nhiệm vụ quyền hạn gắn liền với cá nhân, phận phân hệ tổ chức mối quan hệ quyền lực bên tổ chức Cơ cấu thức thường mô tả thông qua sơ đồ cấu tổ chức, quy định rõ quyền hạn trách nhiệm người theo vị trí Người đứng đầu cấu thức hưởng chịu trách nhiệm phạm vi quyền lực giao phân công công việc cho cấp theo quyền hạn tách nhiệm quy định quy chế tổ chức Do nghiên cứu tính tổ chức doanh nghiệp người ta thường ưu tiên nghiên cứu cụ thể cấu thức II CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC Chuyên môn hóa công việc: Adam Smith mở đầu sách: “ Của cải dân tộc” ví dụ tiếng chuyên môn hóa lao động xí nghiệp, ông viết: “ người kéo sắt thành sợi mảnh, người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo kim” Nếu mười người làm ngày làm 4800 kim Còn làm việc hoàn toàn độc lập, người ngày làm 20 kim lợi chuyên môn hóa lao động chỗ thông qua việc phân chia nhiệm vụ phức tạp thành hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho người, tổng suất lao động nhóm tăng lên gấp đôi Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu Rõ ràng qua ví dụ cho ta thấy chuyên môn hóa làm tăng suất lao động lên cách đáng kể Điều lý giải không người phương diện tâm lý thực tất hoạt động nhiệm vụ phức tạp, người hội tụ đầy đủ kỹ cần thiết Ngược lại việc chuyên môn hóa công việc tạo nên nhiệm vụ đơn giản dễ đào tạo để thực Điều thúc đẩy chuyên môn hóa lực lượng lao động, biến người thành chuyên gia số công việc định.Và chuyên môn hóa công việc tạo công việc khác nên người tạo công việc khác nên người chọn lựa cho những công việc trí phù hợp với tài lợi ích họ Mặc dầu vậy, chuyên môn hóa tồn mặt hạn chế Đó việc chia nhiệm vụ thành khâu nhỏ, tách rời người chịu trách nhiệm khâu, họ nhanh chóng cảm thấy nhàm chán với công việc Bên cạnh tình trạng xa lạ, đối địch người lao động gia tăng Để khắc phục hạn chế chuyên môn hóa người ta thường sử dụng kỹ thuật đa dạng hóa phong phú hóa công việc Phân chia tổ chức thành phận: Một phần công việc tổ chức việc thiết lập phận Thuật ngữ phận thể lĩnh vực riêng biêt, chi nhánh, nghành doanh nghiệp, người quản lý thực hoạt động chuyên môn định Ở doanh nghiệp cần phân chia nhỏ nhóm từ xuống dưới, định nghĩa xác gần bắt buộc phải có, tên gọi định chứa đựng quyền hạn, uy lương bổng Nếu phó giám đốc sản xuất phụ trách chi nhánh, phó giám đốc phụ trách bán hàng khó lòng với việc phụ tách phòng ban Một tổ chức cỡ Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu lớn sử dụng tên gọi thích hợp; họ đưa thuật ngữ “nhóm”, “phạm vi hoạt động” hay “bộ phận cấu thành” Mối quan hệ quyền hạn tổ chức 3.1 Khái niệm: “ Quyền hạn quyền tự chủ trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí ( hay chức vụ ) quản lý định cấu tổ chức.” Khi người quản lý không giao quyền hạn đắn – quyền tự chủ việc định – phận khác không trở thành đơn vị lao động phối hợp nhịp nhàng trôi chảy với để hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp Mối quan hệ quyền hạn, ngang hay dọc yếu tố làm cho việc tổ chức tiến hành được, làm cho hoạt động phận tận dụng, thực phối hợp nhịp nhàng doanh nghiệp 3.2 Các loại quyền hạn cấu tổ chức:  Quyền hạn trực tuyến: “Là quyền hạn cho phép người quản lý định giám sát trực tiếp cấp dưới” Quyền hạn trực tuyến có tổ chức thnag bậc chia cắt hay loạt thứ bậc khác Do cách xếp gọi nguyên lý thứ bậc tổ chức: “Tuyến quyền hạn từ vị trí quản lý cuối doanh nghiệp đến vị trí thuộc cấp rõ bao nhiêu, việc định tương ứng việc thông tin tổ chức có hiệu nhiêu” Ở nhiều doanh nghiệp lớn thang, bậc thường dài phức tạp, doanh nghiệp nhỏ nhất, việc tổ chức phải theo nguyên lý thứ bậc Vì quyền hạn trực tuyến trở nên rõ ràng nguyên lý thứ bậc mối quan hệ quyền lực trực tuyến trực tiếp hay theo thứ bậc Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 10 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu  Quyền hạn tham mưu: Bản chất mối quan hệ tham mưu cố vấn Chức tham mưu điều tra, khảo sát nghiên cứu, phân tích đưa ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm người làm công việc tham mưu lời khuyên định cuối Với phức tạp loại hình kinh doanh vai trò tham mưu ngày quan trọng hệ thống Dù doanh nghiệp, quan nhà nước hay tổ chức khác, nhà quản lý định cần đến kiến thức chuyên gia lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội, pháp lý, công nghệ Bên cạnh tham mưu có kiến thức chuyên sâu tiến hành thu thập số liệu, phân tích đưa phương án định trường hợp người quản lý trực tuyến bận với công việc quản lý làm Bên cạnh ưu điểm nhìn thấy việc sử dụng tham mưu tồn hạn chế: Thứ việc tham mưu quên nhiệm vụ họ đóng góp ý kiến lệnh xảy thực tế quyền hạn nhà quản lý trực tuyến bị tước dần Khi đó, đề xuất tham mưu chấp thuận cách miễn cưỡng bực tức Việc kéo dài tình trạng làm bùng nổ xung đột tổ chức Thứ hai phận tham mưu đưa kế hoạch Những phận khác phải xem có chấp nhận kế hoạch đưa vào áp dụng hay không Điều tạo môi trường lý tưởng làm nảy sinh tình trạng đổ lỗi cho Thứ ba tính phi thực tiễn đề xuất tham mưu thường dẫn đến va chạm, nhụt chí, chí ngầm phá hoại Một xét đến toàn cấu tổ chức , đặc tính chung mối quan Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 74 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu Biểu đồ 2.6: Mức độ hiểu biết thông tin văn định nhân viên Công ty Nguồn: Dự án tư vấn phát triển văn hóa doanh nghiệp Tập đoàn Việt Á - Hiện máy công ty có số bất cập Phó tổng giám đốc nhân phải chịu trách nhiệm hoạt động Marketing công ty Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật chịu trách nhiệm công tác kỹ thuật phải điều hành trung tâm tư vấn thiết kế Công ty Điều vượt phạm vi chuyên môn dẫn đến hiệu công tác quản lý - Ngoài với công ty có quy mô lớn lại hoạt động với nhiều đối tác Việt Á mà phận pháp chế hạn chế không nhỏ Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A 75 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu CHƯƠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI CÔNG NGHIỆP VIỆT Á MỤC ĐÍCH VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN: 1.1 Mục đích Theo phân tích phần thực trạng ta thấy mô hình cấu tổ chức Công ty có số bất cập Để đáp ứng yêu cầu điều kiện kinh doanh cạnh tranh gay gắt đòi hỏi phải hoàn thiện cấu tổ chức nhằm phát huy hiệu đội ngũ nhân lực có, khai thác triệt để tiềm mạnh Công ty hoạt động đa lĩnh vực đa nghành nghề Việt Á 1.2 Định hướng hoàn thiện: Việc hoàn thiện cấu tổ chức công ty phải theo định hướng tiết kiệm, gọn nhẹ hiệu Tiết kiệm: Nghĩa không lãng phí nguồn lực cách không cần thiết Vị trí cần người bổ nhiệm Gọn nhẹ: Yêu cầu máy cấu không cồng kềnh thừa thãi, quy mô máy hợp lý mà đáp ứng yêu cầu công việc Hiệu quả: Thực giao quyền cho người việc, máy cấu phải phát huy vai trò nhiệm vụ vị trí giao MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN: 2.1 Nhóm giải pháp tổ chức: 2.1.1 Mở rộng phân cấp, phân quyền tổ chức: Để đạt mức phân quyền mong muốn, người quản lý cấp cao Việt Á phải hiểu rõ phân quyền; nhận thức dựa ý thức phân quyền có nghĩa độc lập , mà đòi hỏi phải lập Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 76 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu sách nhằm hướng dẫn việc định phù hợp với trình mong muốn, cần đến uỷ quyền chu đáo người quản lý hiểu rõ cách thức đối tượng để giao phó quyền lực, phải kèm với việc kiểm tra cần thiết để đảm bảo quyền hạn giao phó đuợc sử dụng đắn, điều thể rõ đơn giao quyền chưa đủ để đảm bảo cho phân quyền Việc phân cấp, phân quyền yêu cầu cần thiết máy cấu Việt Á Phạm vi quản lý Công ty tương đối rông, trách nhiệm quyền hạn cán quản lý lớn Việc Tổng giám đốc Phạm Thị Loan phải chịu trách nhiệm nhiều phòng ban khối văn phòng tập đoàn 17 Công ty thành viên, nhà máy, văn phòng đại diện khiến cho khối công việc đồ sộ đổ dồn chờ giải Vì làm cho Tổng giám đốc bị nhiễu thông tin cảm thấy áp lực công việc lớn ảnh hưởng tới tâm lý lãnh đạo tập trung vào vấn đề lớn có tính chiến lược Không rõ xem làm đảm bảo quyền hành phân tán đắn hay thu hồi thích đáng sử dụng vài biện pháp với hy vọng thành công Một số biện pháp có tác dụng số phải đảm bảo lập hệ thống mục tiêu xác đáng, phải đảm bảo cá nhân phải chịu trách nhiệm việc hoàn thành mục tiêu định người trao quyền hạn cần thiết để làm việc Một biện pháp quan trọng khác gương mẫu bảo lãnh đạo cấp cấp cao tổ chức Cá tính người lãnh đạo cao có ảnh hưởng đến toàn cán công nhân viên Công ty Không riêng Việt Á mà tổ chức với quy mô có người muốn vượt khống chế, can thiệp vào hoạt Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 77 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu động giao người khác, bắt nạt kẻ nhút nhát Việc mô tả công việc quy tắc thưuờng phụ thuộc vào hiểu biết khác nhau, chúng co giãn phụ thuộc vào đường lối Ban lãnh đạo Cho dù rõ ràng chúng có ích, song khả hiệu lực quy chế cảnh báo người quản lý rằng, sở đáng tin cậy đạt đến mức phân quyền định giáo dục người quản lý cấp quyền hạn người khác - dạy cho biết kiềm chế biết công Việc mở rộng phân quyền cho trưởng phòng, phó phòng nhân viên cấp tính sáng tạo công việc nhân viên nâng cao từ có đề xuất, kiến nghị đắn góp phần hoàn thiện định quản lý 2.2.2 Phối hợp hoạt động phận: Tính đồng thuận tổ chức đảm bảo cho tổ chức có phương pháp tiến hành kinh doanh phù hợp dự đoán vấn đề phát sinh trình vận hành Sự thống phối hợp tổ chức cho thấy người từ phận khác chia sẻ viễn cảnh tầm nhìn doanh nghiệp, sở thiết chế tổ chức xây dựng, cho tạo dễ thực công việc chung đơn vị chức khác tổ chức có liên kết mục tiêu rõ ràng cấp doanh nghiệp Làm điều nghĩa ta khắc phục hạn chế giảm phối hợp phận – nhược điểm lớn mô hình trực tuyến chức mà Việt Á áp dụng Sau số giải pháp nhằm phát huy phối hợp hoạt động phòng ban: - Thường xuyên tổ chức họp bao gồm Giám đốc công ty thành viên, Trưởng, phó phòng khối văn phòng tập đoàn tham Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 78 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu gia thảo luận vấn đề chung, quan trọng toàn Công ty Đồng thời để cán lãnh đạo trao đổi kinh nghiệm quản lý - Dựng sơ đồ cấu tổ chức đại sảnh công ty, nơi người thường xuyên qua lại để cán công nhân viên dễ dàng nhìn thấy Nhờ tất người nắm vững mối liên hệ chức phòng ban, đơn vị để biết phận cần phối hợp cần thiết - Khi có chủ trương, đường lối, sách cần phải công bố rộng rãi để phận có liên quan biết phối hợp hoạt động 2.2 Nhóm giải pháp lao động: 2.2.1 Đào tạo nhân lực: Việc phát triển khả nhân viên cấp bậc vô quan trọng Nếu bắt buộc, khâu đào tạo nên cắt giảm sau cùng, đừng làm việc trước tiên Đó lời khuyên chuyên gia lĩnh vực phát triển người mà Việt Á nên áp dụng triết lý kinh doanh Việt Á là: “Khách hàng thượng đế Bạn hàng trường tồn Con người cội nguồn Chất lượng vĩnh cửu” Trước hết công ty cần cố gắng phân bổ phần doanh thu cho đào tạo (ít 1,5%), xác định thời gian đào tạo tối thiểu – ngày năm mục tiêu vừa phải Nếu phải từ bỏ sách đào tạo áp lực tài ngắn hạn Công ty lợi ích từ nhân viên đào tạo tốt điều hàm ý đào tạo không quan trọng Hãy bố trí đào tạo thật cụ thể: để nâng cao lực tại; tổng quát: để cung cấp kỹ lớn hơn; tiên liệu: để chuẩn bị cho thăng chức thay đổi Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A 79 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu Với tổ chức có quy lớn phức tạp Việt Á kèm với hình thức đào tạo phải phong phú để phù hợp với yêu cầu công việc vị trí Bảng biểu 3.1 Các hình thức đào tạo: Hình thức đào tạo Kỹ thuật Lợi ích biện pháp củng cố Đào tạo chi tiết công việc - Cho phép thực nhiệm vụ với chất cụ thể - tổ chức lượng cao công ty làm - Phải lặp lại thường xuyên để trì việc giảng viên hay kỹ đào tạo người giám sát có chuyên môn - Tốt kết hợp với kỳ thi để xác nhận tay nghề chuyen môn Chất lượng Đào tạo nguyên tắc - Mang lại “những giải pháp nhanh” cho chất lượng toàn diện, với vấn đề trước mắt lợi ích lâu dài công cụ kỹ thuật để tiến cho toàn Công ty – cần đến giảng - Hình thành triết lý không ngừng cải tiến chuyên môn - Phải trì vô hạn định để trở thành lối sống Kỹ Kế toán tài chính, tư sáng - Tất nhân viên có lợi từ móng tạo, diễn đạt, công nghệ thông tổng quát, đa kỹ tin, viết, trình diễn, chủ trì, ngôn - Tâm lý lo lắng sử dụng kỹ ngữ, vấn, bán hàng trước công chúng giải tỏa công ty bên - Cần tạo hội thực hành để xây dựng trì hiệu Chuyên môn Giáo dục để có trình độ - Hình thành kỹ vững chắc, Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A 80 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu chuyên môn kế toán, luật, có giá trị cho nhân viên lẫn ông ngân hàng, công nghệ - đào tạo hcur bên ngoài, toàn thời gian - Chuyên môn hóa tạo thêm điều kiện lựa bán thời gian chọn để bổ nhiệm tương lai từ tổ chức - Đòi hỏi nỗ lực thời gian dài Chức Giáo dục tiếp thị, hoạch - Đào tạo theo chức dẫn đến hiệu định, quản lý bán hàng, thu làm việc cao cải thiện mua, quản lý nguồn nhân lực – đường nghề nghiệp đào tạo bên theo - Phải gắn với việc bổ nhiệm vào vai trò đợt Hoạt động chức Hình thức “Hướng bên - Là phương pháp hiệu để gắn kết ngoài” – người học kỹ nhóm tiếp thêm sinh lực cho lực lượng lãnh đạo công tác nhóm lao động cách tham gia vào họat - Phải bổ sung điều phối hình động thể chất Quản lý thức đào tạo quản lý trực tiếp Cung cấp chuyên môn kiến - Người quản lý xác định, nghiên cứu thức lĩnh vực giải vấn đề thực công chiến lược quản lý thay đổi ty - Là móng vô giá áp dụng kiến thức chuyên môn vào công việc Ngoài hình thức đào tạo Việt Á cần thực thêm giải pháp sau nhằm có định hướng phát triển nghề nghiệp phù hợp với cán bộ, nhân viên nhằm đạt hiệu mong muốn công tác tổ chức: Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 81 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu Thứ thường xuyên cung cấp thông tin hội nghề nghiệp Công ty, thực hỗ trợ nhân viên nghề nghiệp Tạo động lực cho nhân viên để họ thường xuyên có hội thăng tiến xây dựng môi trường cạnh tranh công nhân viên Thứ hai tạo hội cho cán nhân viên thường xuyên thay đổi công việc, giúp họ nắm vững nhiều kỹ vị trí khác để từ phát khả thực cảu họ để xếp, bố trí vị trí phù hợp nhằm tận dụng tối đa lực họ Bên cạnh đó, tạo điều kiện cho nhân viên thay đổi môi trường làm việc nhằm đưa lại tác động tốt tâm lý lao động nhằm cho họ hoạt động môi trường mà họ thấy phù hợp 2.2.2 Chế độ đãi ngộ: Những phần thưởng khuyến khích không tiền mặt, khoản phụ cấp thêm gây ảnh hưởng mạnh mẽ tới thái độ nhân viên kết chất lượng cải thiện Mỗi nhân viên vị trí công tác hoàn thành công việc cách xuất sắc khiến cho toàn cấu máy tổ chức vận hành cách trôi chảy, thuận lợi Trên thực tế lãnh đạo Việt Á tùy theo điều kiện cụ thể đối tượng mà lựa chọn hình thức đãi ngộ khác nhau: a, Phân chia cổ phần: Trên lý thuyết, nỗ lực nhân viên thưởng cổ phần công ty, học gắn bó chặt chẽ với công ty, nổ lực làm việc thành công hiệu Trên thực tế khó biết liệu thành công công ty có phải nhờ vào nhân viên sở hữu cổ phần , hay nhờ thành công công ty mà nhân viên phân phối cổ phần Cũng khó biết liệu nhân viên việc hiệu họ không phân phối cổ phiếu hay không Mặc dầu vậy, cách cho nhân viên Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 82 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu giữ cổ phiếu Công ty, lãnh đạo thể thái độ tin cậy bù lại, họ có thái độ tích cực với công ty b, Tặng quà: Khoản tiền lương kỳ vọng có tác động khoản mong đợi Ngay khoản tăng lương rộng rãi xem sau thời gian ngắn, mong muốn trả lương theo tăng dần lên Một khoản “thưởng” nhiều, dạng quà tặng, có giá trị mắt người nhận Thực nhân viên tự dùng tiền thưởng để mua quàn cho (như chuyến du lịch cuối tuần), điều làm họ thõa mãn công ty mua thưởng thành tích họ c, Tối ưu hóa lợi ích: Việc công ty quan tâm đến sức khỏe, bệnh tật tuổi già yếu tố hữu hiệu Những hình thức phụ cấp khác ô tô công ty, nghỉ chăm sóc ốm, giáo dục nghỉ phép giúp nâng cao chất lượng sống nhân viên Những thiết bị điện tử, từ điện thoại di động máy tính, không đem lại lợi ích trực tiếp cho Công ty mà giúp cho nhân viên thuận tiện công việc Xét cho cùng, nhân viên trung thành vui vẻ thường làm việc chăm giúp nâng cao suất tổng thể d, Bổ nhiệm chức vụ: Ban giám đốc bổ nhiệm chức vụ cho người lựa chọn để đại diện Công ty kiện quan trọng hội nghị hay đàm phán yếu Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 83 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu 2.3.Nhóm giải pháp kinh tế: Kinh tế công cụ sử dụng nghệ thuật quản lý quản trị nhân lực Nó coi là phương pháp mang tính gián tiếp có tác động nhẹ nhàng công cụ hành trường hợp định đem lại hiệu cao biết sử dụng hợp lý Trong thực tế Việt Á, quy tắc, quy chế lao động thường xuyên áp dụng xảy tình trạng vi phạm Chính bên cạnh phương pháp hành ta cần áp dụng phương pháp kinh tế Ví dụ để quản lý thời gian làm việc nhân viên, phòng tổ chức lập kế hoạch theo dõi giấc làm nhân viên theo ngày Những nhân viên muộn, sớm bị ghi lại vào bảng báo cáo như: Ngày, muộn, số lần muộn tháng để từ vào số lần vi phạm trừ tiền lương tháng nhân viên tương tự phương pháp kinh tế áp dụng trường hợp nghỉ không phép, bỏ vị trí làm việc làm việc riêng Bên cạnh việc phạt kinh tế, ta cần áp dụng thưởng kinh tế nhằm khuyến khích người lao động Những người lao động có thành tích tốt, có đóng góp tích cực cho phát triển Việt Á việc tuyên dương, nhận khen cần phải kết hợp với vật chất kèm dù dù nhiều 2.4 Xây dựng văn hóa Công ty Văn hóa doanh nghiệp coi yếu tố định trường tồn doanh nghiệp, hiểu cách đơn giản Văn hóa thiếu ta có tất cả, lại ta Tuy nhiên văn hóa tổ chức tự nhiên sẵn có mà cần gây dựng giữ gìn dựa phong cách làm việc giao tiếp toàn cán công nhân viên Việt Á Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp mang đậm phong cách Việt Á xin kiến nghị số giải pháp sau: Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 84 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu Việt Á nên chủ trương xây dựng môi trường làm việc cạnh tranh Sự cạnh tranh nội tạo áp lực động lực thúc đẩy người cố gắng làm việc thật xuất sắc Định đánh giá công việc công nhân viên Việc đánh giá cần thực công khai, xây dựng khung tiêu chuẩn chung để đánh giá nhằm tạo công không khí tích cực tổ chức Thông qua việc đánh giá cá nhân làm tốt khuyến khích thấy quan tâm, cá nhân làm chưa tốt có ý thức tự phấn đấu hoàn thiện Quan tâm nhân viên hiểu biết công việc nhân viên Giữa lãnh đạo nhân viên thường xuyên có trao đổi, hướng dẫn công việc Ngoài Công ty cần tổ chức nhiều buổi giao lưu, chơi sinh hoạt tập thể để tăng tình đoàn kết tình cảm nhân viên Công ty 2.5 Mô hình cấu đề xuất: 2.5.1 Sơ đồ cấu tổ chức mới: Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cấu tổ chức Tập đoàn Việt Á sau hoàn thiện Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A GVHD: 85 PGS.TS Mai Văn Bưu Chuyên đề tốt nghiệp Chủ tịch HĐQT Tổng Giám Đốc Đại diện lãnh đạo HĐQL-CL Ban kiểm soát PTGĐ Tổ chứcHành PTGĐ Marketing Giám Đốc TC-HC Phòng TC-HC Phòng IT Ban ISO Giám Đốc Marketing P Pháp chế Các văn phòng đại diện giao dịch Các công ty thành viên Nguyễn Thị Hiếu Phòng Marketing PTGĐ Kinh Doanh Giám Đốc Tài Phòng Ktoán Các nhà máy Phòng Tchính Giám Đốc Thương mại Ban dự án viễn thông Phòng Công Nghiệp Lớp: Quản lý kinh tế 46A Phòng hệ thống điện nguồn PTGĐ Kỹ Thuật Giám Đốc KH- VT Phòng KHVT Phòng dự án trạm Giám Đốc TT TVTK Chuyên đề tốt nghiệp 86 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu 2.5.2 Những thay đổi mô hình cấu - Bổ nhiệm phó tổng giám đốc Marketing: Chức năng: Phó tổng giám đốc Marketing người giúp việc cho Tổng giám đốc để thực hoạt động liên quan đến việc tiếp cận khách hàng, quảng bá sản phẩm thương hiệu doanh nghiệp Phó Tổng giám đốc Marketing chịu trách nhiệm điều hành phòng Marketing với nhân viên trực thuộc Khi Phó Tổng giám đốc Tổ chức – Hành chịu trách nhiệm giám sát quản lý hoạt động liên quan đến nghiệp vụ Marketing mà chuyển hết nhiệm vụ sang cho Tổng giám đốc Marketing - Thành lập phận pháp chế chịu điều hành trực tiếp giám đốc Tổ chức hành Nhân phận có nhiệm vụ soạn thảo hợp đồng kinh tế, xem xét vấn đề liên quan đến luật pháp công ty đề xuất phương án giải Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 87 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu PHẦN KẾT LUẬN Vấn đề thiết kế xây dựng cấu tổ chức không đơn giản thiết lập sơ đồ mà phải xác định quyền hạn, trách nhiệm mối quan hệ quyền lực tổ chức, phân bổ quyền hạn cho hợp lý Bên cạnh việc thiết kế, trình đưa thiết kế vào xây dựng vận hành máy cấu tổ chức vấn đề phức tạp Trong môi trường biến đổi nay, cấu tổ chức phải thường xuyên thay đổi linh hoạt Với kiến thức hạn chế, khoảng thời gian tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp chưa nhiều, bên cạnh việc thay đổi cấu tổ chức liên quan trực tiếp làm xáo trộn nhiều hoạt động sản xuất điều chuyển cán bộ, bầu không khí tổ chức, khả phối hợp hoạt động Do đó, đề tài chưa thể hết phản ứng hệ thống có kèm theo thay đổi cấu tổ chức mà đưa mô hình có khả phù hợp với thông tin thu thập Chính đề tài chắn tránh khỏi thiếu sót Em mong đóng góp ý kiến thầy cô cán phòng Tổ chức Hành tập đoàn Việt Á để giải pháp em hoàn thiện Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 88 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân, Khoa Khoa Học Quản Lý – Giáo trình Khoa học quản lý Tập II – TS Đoàn Thị Thu Hà – TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – NXB Khoa học Kỹ thuật – 2002- Hà Nội Harold Knoontz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich ( Người dịch Vũ Thiều) , Những vấn đề cốt yếu Quản lý – NXB Khoa học Kỹ thuật - 2002 – Hà Nội Triệu Tuệ Anh, Lâm Trạch Viên, Thiết kế tổ chức quản lý chiến lược nguồn nhân lực – NXB Lao động Xã hội – 2002- Hà Nội Robert Heller ( Người dịch Vũ Tiến Phúc) , Cẩm nang quản lý nhân sự, NXB Tổng hợp – 2000 – Thành Phố Hồ Chí Minh Peter F Drucker, Những thách thức quản lý kỷ 21, NXB Trẻ TP Hồ Chí Minh, Thời báo Kinh tế Sài Gòn, Trung tâm kinh tế Châu Á – Thái Bình Dương – 2000 - Thành Phố Hồ Chí Minh Miêu Tú Kiệt, Nâng cao hiệu tổ chức hành chính, NXB Lao động – Xã hội – 2000- Hà Nội Gareth Morgan:( Người dịch: Lê Huy Phan, Hoàng Đức Tảo)- Cách nhìn nhận tổ chức từ nhiều góc độ - NXB Khoa học Kỹ thuật – 1994 – Hà Nội GS Lưu Vĩnh Thụy (Chuyên gia kinh tế phủ Trung Quốc) (Người dịch: Lê Văn Thanh) - Kinh điển quản lý kinh doanh, NXB Thống Kê – 2000 – Hà Nội Công ty Tư vấn Phát triển lực tổ chức, Dự án tư vấn: Xây dựng phát triển văn hóa doanh nghiệp tập đoàn Việt Á - 2005 10.Báo cáo tổng hợp công tác tổ chức hành Tập đoàn Việt Á năm 2007 11.Báo cáo tài hợp toàn tập đoàn Việt Á năm 2005, 2006, 2007 12 Trang web: http://www.chungta.com 13.Trang web: http://vietagroup.com Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A [...]... đề tốt nghiệp 31 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI CÔNG NGHIỆP VIỆT Á I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI CÔNG NGHIỆP VIỆT Á 1 Đôi nét về công ty: Việt Á được thành lập ngày 20 tháng 10 năm 1995 khi nền kinh tế Việt Nam ở thời kỳ đầu chuyển đổi sang cơ chế thị trường, đồng thời đặt bước chân chập chững đầu tiên... đổi, và các hoạt động cảu tổ chức không phải bao giờ cũng đem lại kết quả như mong muốn Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức cũng như đổi mới cơ cấu tổ chức hay xây dựng một cơ cấu mới hoàn toàn đều phải trải qua các bước cơ bản sau: Sơ đồ 1.4: Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát Chuyên môn hóa công việc... Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Tập đoàn Việt Á) Kết quả của công tác tổ chức nhân sự trong năm vừa qua: - Xây dựng lại sơ đồ cơ cấu tổ chức Tổng công ty, chuyển đổi các Phòng thành các Ban tư ng ứng, dưới các Ban là Phòng/ Bộ phận trực thuộc - Sắp xếp lại hoạt động của Văn phòng Đà Nẵng( điều chuyển các Cán bộ kỹ thuật, các CB Kinh doanh về các Công ty thành viên, đại diện cho các Công ty tại Đà Nẵng)... Chuyên đề tốt nghiệp 35 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu - Tổ chức Đại hội Chi bộ Việt Á lần thứ nhất, nhiệm kỳ 2007-2008 - Xây dựng hệ thống công đoàn toàn Tập đoàn và bầu Ban chấp hành mới - Tổ chức Đại hội Chi đoàn thành niên Việt Á khóa 1 , nhiệm kỳ 2007-2008 - Thành lập mới 4 Công ty thành viên: Công ty HTCN, Công ty ĐTPT, công ty Truyền thông, Công ty Đại Nam - Góp vốn với các công ty Việt Á Nghĩa Đàn... dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu Thể chế hóa công việc Nguyễn Thị Hiếu Lớp: Quản lý kinh tế 46A Chuyên đề tốt nghiệp 27 GVHD: PGS.TS Mai Văn Bưu 1 Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát Trên cơ sở phân tích chiến lược và các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, sẽ xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu với... nhất của sự phát triển Qua điều tra đánh giá của công ty C.Doc ( Công ty Tư vấn và Phát triển Năng lực Tổ chức – làm tư vấn trong Dự án Xây dựng Văn hóa doanh nghiệp của Việt Á) rất đáng mừng là tinh thần đó đã đi sâu vào tình cảm, suy nghĩ, hành vi hàng ngày của cán bộ nhân viên Việt Á Coi con người là nguồn lực và tài sản quý giá nhất, Việt Á có chiến lược con người ngay từ đầu với chính sách thu hút... - Triển khai các công tác trù bị chuẩn bị thành lập Công ty CP Dầu Khí Việt Á - Hoàn thành thủ tục góp vốn thành lập Công ty Cổ phần Điện lực 3 - Tăng vốn điều lệ Tập đoàn là 189 tỷ đồng ( Mở rộng KĐKD: tư vấn thiết kế lên 220 KV, giám sát 500 KV) - Thành lập mới 03 trung tâm trực thuộc Tổng Công ty: Trung tâm đào tạo và phát triển Nguồn nhân lực Việt Á, Trung tâm Đầu tư Tài chính Việt Á, Trung tâm... các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp Cơ cấu phải được bố trí sao cho có thể tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ Đáng tiếc là cơ cấu tổ chức thường đi sau các nhu cầu về công nghệ, gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác đầy đủ công nghệ mới Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng: (1) Các cán... với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường - Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất V THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC “Thiết kế tổ chức là quá trình lựa chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược và điều kiện môi trường của tổ chức. ” Thiết kế tổ chức là một quá trình liên tục bởi vì chiến lược có thể... muốn thành công trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn lực đa dạng,phân tán và thay đổi nhanh chóng, thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính chất phi tập trung với các thể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng IV NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải