Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo án điện tử, Chuyên đề Quản lý hồ sơ, phần II Kỹ năng, cùa chương trình bồi dưỡng kiến thức QLNN ngạch chuyên viên theo tài liệu mới nhất do Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định số 900QĐBNV ngày 06 tháng 8 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) chuyên đề được biên soạn với giao diện đẹp gọn dề quan sát và sử dụng trong quá trình giảng viên thuyết trình, cập nhật kiến thức chuẩn theo tài liệu Bộ nội vụ ban hành, có thiết kế phương pháp triển khai theo hướng đổi mới phương pháp giảng dạy phát huy tính tự lực của học viên, đảm bảo 50% thời lượng thảo luận, triển khai bài giảng linh hoạt và tạo điều kiện cho học viên tự học tự nghiên cứu
CHUYÊN ĐỀ 12 QUẢN LÝ HỒ SƠ Lớp chuyên viên k2 GiẢNG VIÊN ThS NGUYỄN THỊ ÁNH TUYẾT Trường phòng đào tạo Trường Cán dân tộc PHƯƠNG PHÁP VÀ PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC • Phương pháp: Giải thích, thảo luận nhóm nhỏ, thảo luận tập thể, thực hành • Phương tiện: Tài liệu in, computer + projector NỘI DUNG CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TẦM QUAN TRỌNG CỦA HỒ SƠ ĐỐI VỚI ĐỜI SỐNG XÃ HỘI VÀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC NỘI DUNG TỰ HỌC Lý thuyết Trình bày phân tích khái niệm hồ sơ Phân tích vị trí, tác dụng, yêu cầu việc lập hồ sơ Trình bày khái niệm cách lập hồ sơ nguyên tắc Trình bày phương pháp làm danh mục hồ sơ Tổ chức lập hồ sơ quan thực nào? NỘI DUNG TỰ HỌC • Thực hành Lập quy trình giải văn văn đến quan Lập danh mục hồ sơ quan Xây dựng phương án phân loại bảo quản tài liệu lưu trữ quan Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành quan HÌNH THỨC TỰ HỌC • Hình thức tự học: phân lớp thành nhóm; • Thời gian tự học Học viên chuẩn bị nội dung thuyết trình thời gian tiết, sau cử nhóm trưởng trình bày trước lớp tối đa 20 phút; • Yêu cầu chuẩn bị: Tài liệu bồi dưỡng chương trình chuyên viên, máy tính cá nhân (nếu có); bút để viết giấy khổ A0 ( Lớp trưởng nhận văn phòng phẩm từ phịng Đào tạo phát cho nhóm) • u cầu sản phẩm: Các nhóm nộp trình bày file word trình bày trước lớp powerpoint trình bày giấy khổ A0 PHÂN BỔ THỜI GIAN • Tổng thời gian thực chuyên đề: 16 tiết • Được phân bổ sau: • Từ tiết – tiết ( buổi ): Học viên tự nghiên cứu thảo luận nhóm chuẩn bị thuyết trình theo nội dung giao lớp • Từ tiết – tiết ( buổi): Học viên trình bày nội dung thuyết trình phân cơng theo nhóm • Từ tiết – tiết 12 (một buổi): Học viên làm tập thực hành nhà • Từ tiết 13 – tiết 16 (một buổi): Học viên báo cào tập thực hành theo nhóm lớp TÀI LiỆU THAM KHẢO • Luật lưu trữ (Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011) • Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PLUBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 • Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư • Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐCP cơng tác văn thư • Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ quản lý sử dụng dấu • Cơng văn số 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1 Tài liệu 1.2 Hồ sơ 1.3 Lập hồ sơ 1.4 Hồ sơ hiện hành 1.5 Phông lưu trữ quan, phông lưu trữ nhà nước CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN • 1.1 Tài liệu • Tài liệu (trong tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga ,…) bắt nguồn từ tiếng Latinh DOCUMENTUM có nghĩa chứng • Qua tài liệu hiểu dạng vật chất ghi nhận thơng tin • Phân loại:Căn dạng thơng tin đẻ phân loại tài liệu: • Tài liệu chữ viết; tài liệu ảnh; tài liệu ghi âm; tài liệu điện tử; tài liệu đồ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ 5.1.1 Trách nhiệm thủ trưởng quan 5.1.2 Trách nhiệm chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) 5.1.3 Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị quan 5.1.4 Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức quan 5.1.5 Trách nhiệm cán văn thư chuyên trách GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ 5.1.1 Trách nhiệm thủ trưởng quan a Trách nhiệm chung Thủ trưởng quan (người đứng đầu quan, tổ chức ) chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan đạo nghiệp vụ quan cấp đơn vị trực thuộc thực lập hồ sơ công việc Để thực nhiệm vụ này, thủ trưởng quan giao cho chánh văn phịng trưởng phịng hành (ở nơi khơng lập văn phịng) tổ chức cơng tác lập hồ sơ phạm vi GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ 5.1.1 Trách nhiệm thủ trưởng quan a Trách nhiệm chung b Những nhiệm vụ cụ thể - Ký ban hành danh mục hồ sơ hàng năm; - Tùy điều kiện cụ thể, thủ trưởng quan trực tiếp làm số việc: giải văn đến quan; soạn thảo văn đi; tham gia hội nghị,… Kết thúc công việc phải lập hồ sơ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ 5.1.1 Trách nhiệm thủ trưởng quan 5.1.2 Trách nhiệm chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) - Xây dựng danh mục hồ sơ, tham gia soạn thảo danh mục hồ sơ theo yêu cầu thủ trưởng quan; - Trực tiếp quản lý theo dõi công tác lập hồ sơ quan; - Lập hồ sơ công việc GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân công tác lập hồ sơ 5.1.3 Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị quan - Hàng năm lập danh mục hồ sơ đơn vị mình; - Trực tiếp đạo, đôn đốc kiểm tra đơn vị thực tốt nhiệm vụ lập hồ sơ công việc quản lý hồ sơ lập; - Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan cơng tác lập hồ sơ đơn vị GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.1.4 Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức quan Tất cán bộ, công chức, viên chức quan nói chung phải thực cơng tác lập hồ sơ cơng việc Các cơng việc cụ thể : - Lập hồ sơ cơng việc giải quyết; - Lập hồ sơ theo dõi công việc GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.1.5 Trách nhiệm cán văn thư chuyên trách - Sắp xếp quản lý văn lưu; - Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phịng hành chính) làm danh mục hồ sơ hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ quan; - Giúp lãnh đạo văn phòng (phòng hành chính) kiểm tra, đơn đốc việc lập hồ sơ; - Lập hồ sơ văn lưu GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC • 5.2 Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành • Lưu trữ hành lưu trữ quan Tại Khoản Điều Luật Lưu trữ ghi rõ “Lưu trữ quan” tổ chức thực hoạt động lưu trữ, có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu tài liệu lưu trữ quan , tổ chức • Tại Điều 11 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan sau: - Trong thời hạn 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; - Tài liệu xây dựng bản: thời hạn tháng kể từ ngày công trình xây dựng tốn GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.3 Thủ tục giao nộp Quy định Điều 12 Luật Lưu trữ 2011 quy định thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 5.3.1 Trách nhiệm đơn vị, cá nhân Mỗi cán bộ, cơng chức có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ đến thời hạn làm thủ tục giao nộp cho cán lưu trữ quan Khi giao nộp tài liệu kèm theo mục lục hồ sơ cần nộp vào lưu trữ 5.3.2 Trách nhiệm lưu trữ quan GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.3.2 Trách nhiệm lưu trữ quan - Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức việc lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu; - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; - Chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; - Bảo quản hồ sơ, tài liệu; - Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu; - Lựa chọn hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định; - Làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 5.3.2 Hồ sơ bàn giao Hồ sơ bàn giao tài liệu vào lưu trữ quan gồm có: - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu - Biên bàn giao Hồ sơ bàn giao làm thành Mỗi bên giữ CỦNG CỐ BÀI CÂU HỎI THẢO LUẬN • Lý thuyết Trình bày phân tích khái niệm hồ sơ Phân tích vị trí, tác dụng, yêu cầu việc lập hồ sơ Trình bày khái niệm cách lập hồ sơ nguyên tắc Trình bày phương pháp làm danh mục hồ sơ Tổ chức lập hồ sơ quan thực nào? CÂU HỎI THẢO LUẬN • Thực hành Lập quy trình giải văn văn đến quan Lập danh mục hồ sơ quan Xây dựng phương án phân loại bảo quản tài liệu lưu trữ quan Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành quan CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI