A Chương Mở đầu Ngày nay, văn bản, tài liệu thức dạng viết tay hay soạn máy đánh chữ đường biến khỏi chu trình phổ biến, truyền đạt thông tin Và văn hầu như, không muốn nói tất cả, soạn thảo máy vi tính Trong nghiên cứu khoa học Các văn bản, tài liệu khoa học ngày có lệ thuộc gần bắt buộc vào công nghệ thông tin Soạn thảo văn khoa học công việc đòi hỏi nhiều khả nắm bắt kĩ thuật sử dụng máy tính nói chung trình soạn thảo văn nói riêng Nhà nghiên cứu không cần làm chủ dụng cụ thí nghiệm phương pháp nghiên cứu mà cần phải biết cách truyền đạt thông tin khoa học cách hiệu Để làm điều đó, cần phải thích nghi với môi trường thông tin mới, với công cụ Các công cụ hỗ trợ cho nhà nghiên cứu nhiều mặt, kể tìm kiếm thông tin, xử lí thông tin, truyền đạt thông tin Đối với công tác tài liệu, viết cách giúp nhà nghiên cứu xếp, tổ chức thông tin, ý tưởng nhằm chứng minh vấn đề thuyết phục người đọc tin vào điều chứng minh đó, thì: Soạn thảo cách giúp nhà nghiên cứu biến ý tưởng viết thành thực viết hoàn chỉnh, cách sử dụng công cụ phù hợp với phát triển thời đại; Thuyết trình công cụ hùng biện giúp nhà nghiên cứu bảo vệ quan điểm viết (thuyết phục chiều) thuyết phục người khác thông qua lắng nghe đối thoại (thuyết phục hai chiều) Do đó, trình soạn thảo viết thiết kế thuyết trình cần phải đầu tư cách thích đáng, có nguyên tắc, có có phương pháp, nhằm tận dụng tính ưu việt công nghệ phù hợp với yêu cầu khoa học để làm thăng hoa giá trị viết, giá trị công trình nghiên cứu B Chương I: Thể thức trình bày văn khoa học Mở đầu Hiện nay, văn hướng dẫn quy định cách trình bày văn khoa học Việt Nam, vấn đề quy tắc trình bày tham khảo khoa học, chưa có thống nhất, chưa đạt mức độ tương đối hoàn chỉnh chi tiết hợp lí kĩ thuật (xét bối cảnh phát triển công nghệ thông tin khoa học) Vì vậy, phần cố gắng tổng hợp lại tất quy định rời rạc kia, dựa theo tinh thần văn hướng dẫn có hiệu lực pháp lí cao Việt Nam cách trình bày loại văn hành dùng quan, tổ chức: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP Văn phòng Chính phủ Bộ Nội vụ ban hành ngày 06/05/2005 Phạm vi áp dụng thể thức kĩ thuật trình bày chủ yếu luận văn khoa học Các báo cáo chuyên đề, báo cáo kĩ thuật hay văn khoa học khác áp dụng tương tự, với điều chỉnh nội dung, đề mục đặc thù Phông chữ Phông chữ sử dụng để trình bày văn khoa học phải phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc văn Bộ mã kí tự chữ Việt sử dụng phông chữ tiếng Việt Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Không dùng nhiều phông chữ cỡ chữ cho tất thành phần văn Nên dùng phông chữ chân (sans serif) cho chương mục chữ có chân (serif) cho văn Các thành phần văn a Trang bìa Thông thường, trang bìa trang lót (hay bìa phụ) có nội dung giống Theo trình tự từ xuống có thành phần sau: a Tên tổ chức, quan quản lí đề tài; b Tên tác giả; c d e f b Tên đề tài; Tên loại, cấp độ số hiệu đề tài (nếu có); Tên người hướng dẫn khoa học; Địa danh thời gian công bố tài liệu Các trang nội dung Kể từ sau trang bìa trang lót, trang nội dung chia thành nhiều chương mục tuỳ theo loại tài liệu đặc thù chuyên ngành Dựa theo mục tiêu áp dụng tài liệu khoa học, trang nội dung luận văn khoa học chia thành cấp chủ yếu sau đây: a Chương: Cấp đề mục lớn luận văn, thường gồm chương có đánh số thứ tự mở đầu, tổng quan tài liệu, vật liệu phương pháp, kết quả, thảo luận, kết luận khuyến nghị; đồng thời có thành phần tương đương với chương không đánh số thứ tự chương mục lục, danh mục bảng, hình, kí hiệu chữ viết tắt, danh mục tham khảo, phụ lục b Mục: Cấp đề mục lớn chương, thể cấu trúc vấn đề trình bày chương; Tiểu mục: Cấp đề mục liền mục, nhằm chia nhỏ vấn đề mục cho phù hợp với logic trình bày; c Ý lớn: Nếu tiểu mục có nhiều ý lớn phân chia thành đề mục liền tiểu mục; d Ý nhỏ: Nếu ý lớn cần phân biệt nhiều ý nhỏ chia thành đề mục liền ý lớn Trong cấp đề mục, nội dung văn (body text) trình bày thành đoạn văn (paragraph) để diễn đạt vấn đề chi tiết Các thành phần khác sử dụng kết hợp với văn yếu tố chèn thuộc tính văn (text/texte) (hình ảnh, biểu đồ, ), bảng biểu số liệu, danh sách liệt kê (đánh số thứ tự đánh dấu kí hiệu), biểu ghi cước hậu Mỗi trang văn có hai thành phần cung cấp thông tin nhận diện tài liệu đầu trang chân trang c Khổ giấy Các luận văn khoa học, hay tài liệu khoa học không thuộc dạng ấn phẩm từ nhà in nói chung, trình bày khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) d Kiểu trình bày Các trang bình thường tài liệu khoa học canh biên hai bên, với khoảng cách lề từ mép nội dung văn đến mép giấy sau: a Lề trên: 3,5 cm; b Lề dưới: 3,0 cm; c Lề trái: 3,5 cm; d Lề phải: 2,0 cm Những trang đặc biệt tài liệu trình bày theo chiều ngang có khoảng cách lề từ mép nội dung văn đến mép giấy sau: e Lề trên: 3,5 cm; f Lề dưới: 2,0 cm; g Lề trái: 3,0 cm; h Lề phải: 3,5 cm Phần đầu trang chân trang cách mép giấy 1,5 cm Phần cước cách mép nội dung văn trang cm (nếu có hai dòng) 0,5 cm (nếu dài từ ba dòng trở lên) Kĩ thuật trình bày thành phần văn Với quy định chung phông chữ, thành phần, văn bản, khổ giấy kiểu trình bày trên, định số kĩ thuật trình bày cụ thể thành phần văn khoa học a Trang bìa Của tài liệu cần trình bày cách cẩn thận nơi gây ấn tượng cho người đọc Mà ấn tượng ấn tượng mạnh Kiểu trình bày trang bìa có lề cách mép giấy cm, lề lại giống với kiểu trình bày đề cập Kĩ thuật trình bày quy định cho thành phần theo thứ tự từ xuống a Tên tổ chức, quan quản lí đề tài: Toàn tên gọi viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng Vị trí khoảng từ 1/6 đến 1/5 chiều dọc trang giấy Tên đơn vị quản lí trực tiếp đề tài in đậm, cấp in thường Bên tên đơn vị trực tiếp quản lí có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Nhiều ba cấp, cấp thấp đơn vị trực tiếp quản lí đề tài, cấp liền tên đơn vị chủ quản tương ứng với cấp Đối với luận văn bậc đại học, đơn vị cấp khoa; với bậc cao học trở lên, đơn vị cấp trường b Tên đơn vị chủ quản cấp cấp tương đương Nếu trường đại học trực thuộc Bộ Giáo dục Đào tạo đơn vị chủ quản Nếu trường đại học trực thuộc khác ghi hai cấp cao nhất, cách "khoảng trắng, gạch nối, khoảng trắng" Nếu trường đại học thuộc đại học quốc gia đơn vị chủ quản đại học quốc gia (đại diện cho Bộ Giáo dục Đào tạo) Nếu đơn vị chủ quản viện nghiên cứu ghi tên đầy đủ viện c Tên tác giả: Viết đầy đủ họ tên tác giả chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 16, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng Vị trí khoảng từ 1/4 đến 1/3 chiều dọc trang giấy Trường hợp có nhiều tác giả, xếp tác giả theo thứ tự giảm dần mức độ ảnh hưởng định đến đề tài Nếu tác giả có ảnh hưởng ngang nhau, xếp theo thứ tự chữ Giữa tác giả cách "dấu phẩy, khoảng trắng", dấu chấm hết sau tên tác giả sau Nếu nhiều tác giả viết dài dòng ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) sau dấu phẩy mà không cắt ngang họ tên tác giả; cách dòng 1,5 dòng d Tên đề tài: Viết tên đề tài chữ in hoa, đứng (trừ chữ cần in nghiêng theo quy định), đậm, cỡ chữ 20, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng Vị trí khoảng từ 2/5 đến 1/2 chiều dọc trang giấy Không có dấu chấm hết sau tên đề tài Nếu tên đề tài dài dòng, ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) cho toàn phần tên đề tài cân đối, thường có dạng hình tháp Khi ngắt dòng không làm cắt ngang từ ghép hay tên riêng Không nên đặt tên vượt ba dòng theo cỡ chữ Nếu tên dài, thu nhỏ chữ xuống cỡ 18 e Tên loại, cấp độ số hiệu đề tài (nếu có): Viết tên loại cấp độ chữ in thường (một số chữ đầu từ ghép viết hoa theo quy định), đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng Vị trí khoảng 3/5 chiều dọc trang giấy Nếu tên loại cấp độ dài dòng ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) vị trí phù hợp, không cắt ngang từ ghép hay tên riêng Cách 1,5 dòng Nếu có số hiệu đề tài, ghi mã quy định dòng riêng, cách 1,5 dòng f Tên người hướng dẫn khoa học: Viết tên thành phần "Người hướng dẫn khoa học:" chữ in thường, đứng, cỡ chữ 14; viết danh xưng đầy đủ người hướng dẫn khoa học dòng riêng chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 14; canh biên trái khoảng 1/2 chiều ngang trang giấy, cách dòng 1,5 dòng Vị trí khoảng 2/3 chiều dọc trang giấy g Danh xưng đầy đủ người hướng dẫn khoa học bao gồm: Chức danh (nếu có): giáo sư phó giáo sư, viết tắt theo quy định; Học vị (nếu có): tiến sĩ, thạc sĩ, Viết tắt theo quy định; Họ tên đầy đủ Nếu có hai người hướng dẫn, viết danh xưng người dòng riêng, cách 1,5 dòng: Vai trò ngang nhau: xếp theo thứ tự chữ tên người; Vai trò chính-phụ: tên người hướng dẫn trước, người hướng dẫn phụ sau h Địa danh thời gian công bố tài liệu: Viết chữ thường (các chữ đầu viết in hoa theo quy định tên địa danh), đứng, cỡ chữ 14, canh giữa, cách dòng 1,5 dòng Vị trí dòng kề cuối trang, khoảng từ 4/5 đến 5/6 chiều dọc trang giấy Cách địa danh thời gian "dấu phẩy, khoảng trắng" Địa danh tên đơn vị hành nơi đặt trụ sở quan quản lí đề tài Các đơn vị hành đặt theo tên người số phải viết với tên gọi đầy đủ Cơ quan, tổ chức trung ương: địa danh tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh: Thành phố trực thuộc trung ương: địa danh tên thành phố; Tỉnh: địa danh tên thành phố thuộc tỉnh, thị xã huyện nơi quan, tổ chức đóng trụ sở Cơ quan, tổ chức cấp huyện: địa danh tên quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Cơ quan, tổ chức cấp xã: địa danh tên phường, xã, thị trấn Thời gian công bố tài liệu: viết tháng năm công bố theo quy tắc viết thời gian b Trang văn Viết chữ in thường, đứng (riêng chữ cần viết in hoa, in đậm, in nghiêng viết theo quy định), cỡ chữ 13-14; canh biên hai bên, biên trái sát mép biên văn bản; dòng đầu đoạn thụt biên 1,27 cm (1 tab); cách dòng 1,5 dòng; cách đoạn đoạn 0,21 cm (6 pt) a Chương: Viết chữ in hoa, đứng (trừ chữ cần in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 18, canh giữa; cách đoạn 1,5 cm (42,55 pt) đoạn 0,105 cm (3 pt) Nếu tên chương dài dòng, ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) cho tỉ lệ dòng cân đối, không cắt ngang tên riêng hay từ ghép; cách dòng đơn Nếu có tựa phụ, viết chữ in hoa, nghiêng, cỡ chữ 16, in nghiêng; cách đoạn 0,42 cm (12 pt), cách đoạn 0,11 cm (3 pt) Chỉ dùng kèm "Chương" với số thứ tự chương cho chương từ mở đầu sau mở đầu đến kết luận khuyến nghị Dấu ngăn cách số thứ tự chương tên chương cần thống với đề mục khác, nên dùng "chấm, khoảng trắng" cho tất chương mục Không có dấu chấm câu sau tựa chương; dấu câu bên tựa sử dụng bình thường b Mục: Viết chữ in thường, đứng (trừ chữ cần in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 16; canh biên trái sát biên văn bản; cách đoạn 0,42 cm (12 pt), cách đoạn 0,105 cm (3 pt) Số thứ tự dấu cách với tên mục cần theo quy tắc thống toàn văn Cách đơn giản "dấu chấm, khoảng trắng" Không có dấu kết thúc cuối tên mục (chấm hết, hai chấm, ); dấu bên sử dụng bình thường Nếu tên mục dài dòng, dòng thứ hai canh biên trái thẳng hàng với phần bắt đầu tên mục dòng đầu (sau số thứ tự dấu cách), cách dòng đơn Ba quy tắc vừa kể đồng thời áp dụng cho tất cấp đề mục thấp toàn c Tiểu mục: Viết chữ in thường, đậm, nghiêng (riêng chữ bình thường cần in nghiêng in đứng), cỡ chữ 14; canh biên trái sát biên văn bản; cách đoạn 0,42 cm (12 pt), cách đoạn 0,105 cm (3 pt) d Ý lớn: Viết chữ in thường, nghiêng (riêng chữ bình thường cần in nghiêng in đứng), cỡ chữ 14; canh biên trái cách biên văn 0,63 cm (hay 0,5 tab); cách đoạn 0,42 cm (12 pt), cách đoạn 0,21 cm (6 pt) e Ý nhỏ: Viết chữ in thường, đứng (riêng chữ cần in nghiêng viết theo quy định), cỡ chữ 14; canh biên trái cách biên văn 1,27 cm (hay tab); cách đoạn 0,42 cm (12 pt), cách đoạn 0,105 cm (3 pt) f Bảng: Các bảng có biên cân đối so với đoạn văn bản; tựa cột, dòng viết chữ in thường (riêng chữ in hoa in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 12; ô nội dung viết chữ in thường, đứng (các chữ in hoa, in nghiêng viết theo quy định), cỡ chữ 12, yếu tố quan trọng cần làm bật in đậm Cách dòng đơn; cách đoạn 0,21 cm (6 pt) Tựa cột canh cho cân đối theo chiều ngang lẫn chiều dọc Tựa dòng canh trái theo chiều ngang canh theo chiều dọc Các ô nội dung canh trái, phải cho cân đối thống toàn bảng toàn Tên bảng viết bảng, chữ in thường (riêng chữ in hoa in nghiêng viết theo quy định), đậm, cỡ chữ 12, canh giữa; cách dòng đơn, cách đoạn 0,21 cm (6 pt); dấu kết thúc cuối tên bảng, dấu bên viết bình thường Nếu tên bảng dài dòng, ngắt dòng (không phân đoạn văn bản) cho tỉ lệ dòng cân đối không cắt ngang từ ghép hay tên riêng Số thứ tự bảng dấu cách cần thống toàn bài, tốt là: kèm trước số thứ tự chương; đánh số liên tục chương, 1; dấu cách sau số thứ tự "chấm, khoảng trắng" Nếu bảng lấy nguyên vẹn từ nguồn khác phải thích rõ bên bảng "Nguồn: " kèm với tên nguồn theo cách trích dẫn tham khảo, cỡ chữ 11, chữ in thường, đứng, canh biên trái sát mép trái bảng, cách dòng đơn, cách đoạn 0,21 cm (6 pt) Nếu trích có sửa đổi so với nguồn ghi rõ thay cho "Nguồn: " Trong viết, bảng phải dẫn lần với số thứ tự bảng kèm (không viết "theo bảng đây", "trong bảng sau" hay cách viết tương tự) g Hình: Các quy định kĩ thuật trình bày tương tự so với bảng Có số lưu ý khác biệt sau: Tên hình viết hình; Các cỡ chữ sử dụng hình tuỳ thuộc chương trình thiết kế; Chú thích nguồn gốc ngoặc đơn đặt sau tên hình, thay dòng riêng bảng c Danh sách liệt kê: Kĩ thuật trình bày tương tự đoạn văn bản, với số điểm lưu ý sau đây: Nên sử dụng kí hiệu liệt kê đơn giản (số Arab, chữ Latin thường; chấm tròn chấm vuông đầy rỗng); Biên trái danh sách thẳng hàng, kí hiệu liệt kê thụt 0,63 cm (0,5 tab) so với biên trái đoạn văn bản, nội dung tất dòng biểu liệt kê thụt 0,63 cm (0,5 tab) so với kí hiệu liệt kê; Nếu liệt kê theo ý dẫn liền trước với dấu hai chấm: chữ đầu biểu không viết in hoa (trừ tên riêng), biểu không sử dụng dấu chấm, kết thúc biểu liệt kê dấu chấm phẩy, kết thúc biểu cuối dấu chấm hết; Nếu có danh sách biểu liệt kê áp dụng tương tự, với dấu phẩy kết thúc biểu liệt kê dấu chấm phẩy kết thúc biểu liệt kê cuối cùng; Nếu liệt kê theo ý dẫn trước dấu hai chấm: viết câu dùng dấu chấm câu đoạn văn bình thường Đầu trang chân trang: Các thành phần giúp người đọc định vị trình đọc tài liệu, không nên viết nhiều mà cần cô đọng thông tin a Đầu trang: Trang chẵn viết tên tác giả, trang lẻ viết tên đề tài vắn tắt; cỡ chữ 11, chữ thường, đứng; canh biên phải; gạch chân dòng đơn kép đoạn văn b Chân trang: Viết số thứ tự trang (không ghi kèm "Trang"), với dấu cách thống toàn (thường "gạch ngang, khoảng trắng, số thứ tự trang, khoảng trắng, gạch ngang"); cỡ chữ 11, chữ thường, đứng; canh giữa; gạch đầu dòng đơn kép đoạn văn Các trang khai tập: kiểu số La Mã, chữ thường (i, ii, iii, ), đánh số từ i Các trang phụ đính (từ phần mở đầu trở đi): kiểu số Arab (1, 2, 3, ), đánh số từ Các biểu ghi cước hậu chú: Nên sử dụng định dạng mặc định trình soạn thảo C Chương II: Quy tắc nhập liệu Viết hoa viết tắt a Nhân danh Tên người Việt Nam hay tên người nước phiên theo âm Hán Việt (kể danh hiệu, bút danh): viết hoa tất chữ đầu âm tiết, dấu gạch nối âm tiết Ví dụ: Nguyễn Du, Tố Hữu, Huỳnh Thúc Kháng, Hàm Nghi, Tương Lai, Lê Đăng Doanh, Các danh từ riêng (địa danh, hiệu danh, nhân danh) kết hợp với nhân danh: viết hoa tất chữ đầu âm tiết Ví dụ: Nguyên Vina Cap, Chinh Olympia, Dũng Phan (Rang), Các danh từ quan hệ, danh từ xưng hô, danh từ chung kết hợp với nhân danh: Viết hoa chữ đầu danh từ quan hệ hay danh từ xưng hô tỏ ý tôn kính: Bà Triệu, Thánh Gióng, Bác Hồ, Cụ Phan, ; Viết hoa yếu tố đầu danh từ nhân danh kết hợp chặt chẽ trở thành tên gọi thông tục hay biệt hiệu: Đồ Chiểu, Tú Xương, Thủ khoa Huân, Đề Thám, Bạch Vân Cư sĩ, Hồ Chủ tịch, Mười Cúc, Bảy Viễn, Không viết hoa danh từ quan hệ, danh từ xưng hô hay biệt danh bình thường: ông Phan Thanh Giản, bà Tôn Nữ Thị Ninh, thầy Ba Cầu Bông, cô Ba chữ kí, Sơn "công chúa", Thành "gà tre", Tên người nước không phiên theo âm Hán Việt: xem phần thuật ngữ tên riêng tiếng nước b Địa danh Tên đất Việt Nam tên đất nước phiên theo âm Hán Việt: viết hoa tất chữ đầu âm tiết, dấu gạch nối Ví dụ: Nam Bộ, Trường Sơn, Nha Trang, Bắc Kinh, Ba Lan, Địa Trung Hải, Các danh từ chung đối tượng địa hình (danh pháp): Bình thường không viết hoa danh pháp: sông Cửu Long, vùng Tây Bắc, khu vực Đông Nam Á, châu Âu, phương Nam, tỉnh Bình Thuận, quận Ba Đình, thành phố Đà Lạt, ; Chỉ viết hoa danh pháp kết hợp chặt chẽ, trở thành yếu tố không tách rời địa danh: Vàm Cỏ Đông, Bản Keo, Cửa Lò, Vũng Tàu, Biển Hồ, Trường Giang, Hồng Hà, Hắc Hải, Thái Bình Dương Các từ phương hướng: đông, tây, nam, bắc, thượng, hạ, nội, ngoại, trung, cận, viễn, Viết hoa chữ đầu âm tiết địa danh hay yếu tố không tách rời địa danh: thôn Đông, xóm Đoài, miền Trung, Tây Âu, Viễn Tây, Trung Đông, xã Xuân Thới Thượng, Không viết hoa từ phương hướng vai trò địa danh: gió mùa đông bắc, gió mùa tây nam, hướng nam, mạn bắc, c Hiệu danh, vật danh Các thương hiệu, nhãn hiệu, pháp nhân: viết hoa tất chữ đầu âm tiết tên riêng, không viết hoa danh từ chung loại hiệu danh, vật danh Ví dụ: hãng Ba Son, công ti Unilever, báo Tuổi Trẻ, nhà thờ Đức Bà, chùa Xá Lợi, xe đạp Phượng Hoàng, máy tính HP, Viết hoa tất chữ đầu âm tiết: Tên năm âm lịch: Giáp Tí, Ất Sửu, Bính Dần, Đinh Mão, Tên riêng giáo phái, tôn giáo viết tiếng Việt Hán Việt (không bao gồm danh từ chung "đạo", "giáo"): đạo Cao Đài, đạo Hoà Hảo, Thiên Chúa giáo, Tin Lành, Cơ Đốc giáo, Bà La Môn, Tiểu Thừa, Thiền Tông, Thuật ngữ tên riêng tiếng nước Viết tên riêng Trên sở quan điểm nói trên, việc viết tên riêng tài liệu khoa học cần tôn trọng tối đa tên gọi nguyên ngữ Tên riêng Việt hoá từ lâu, trở thành thói quen: chấp nhận tên gọi tiếng Việt bình thường, tên gọi không phổ biến không dùng Ví dụ: dùng Pháp, Anh, Luân Đôn, Hoa Kì, Ba Lan, ; không dùng Hoa Thịnh Đốn (Washington), Mạc Tư Khoa (Moskova), Gia Nã Đại (Canada), Á Căn Đình (Argentina), Phi Luật Tân (Philippines) Tên riêng gốc Hán: phiên âm theo cách đọc Hán Việt Ví dụ: Chu Dung Cơ, Bắc Kinh, Thượng Hải, Tô Châu, Nhật Bản, Đài Bắc (không viết Zhu Rongji, Beijing, Shanghai, Suzhou, Japan, Taipei, ) Tên riêng ngữ hệ Latin: giữ nguyên cách viết nguyên ngữ khả trình bày bảng chữ Việt (bao gồm 26 chữ Latin từ A đến Z chữ có dấu tiếng Việt) Cách đọc giữ gần nguyên ngữ tốt Ví dụ: Alexandre de Rhodes, Leonard da Vinci, Napoléon, Paris, Berlin, Santiago, Antoine de Saint-Exupéry, (không viết A-lê-xan-đơ Đờ Rốt, Lê-ô-na Đa Vanh-xi, Na-pô-lê-ông, Pa-ri, Béc-lanh, Xantiagô, Ăngtoan Đơ Xanh - Êxuypêry, ) Tên riêng không thuộc ngữ hệ Latin: giữ nguyên cách viết Latin hoá theo quy cách quốc tế, nên dùng tên danh pháp nguyên ngữ, cách Tổ chức Địa danh Liên hợp quốc (UNGEGN) khuyến khích (kể tên riêng dân tộc thiểu số nước) Ví dụ: Dhaka, Dakar, Praha, Wien, Lisboa, Moskva, (không viết Đaca hay Đa-Ka, Pơra-ha, Viên, Li-xbơn, Mát-xcơ-va, ; viết tên cũ ngoặc đơn hướng tới loại bỏ hẳn khỏi văn bản: Prague, Vienna, Lisbon, Moscow,…) Viết thuật ngữ tiếng nước Với thuật ngữ tiếng nước ngoài, cần linh động sử dụng quy tắc phiên chuyển cho gần với nguyên ngữ tốt, không gây xáo trộn nghiêm trọng cấu trúc tiếng Việt đồng thời có linh động định giúp tiếng Việt có khả phát triển phù hợp với phát triển khoa học, công nghệ đời sống xã hội Các thuật ngữ viết tắt có tính phổ biến quốc tế chấp nhận nguyên ngữ, ưu tiên theo loại ngôn ngữ sử dụng thuật ngữ phổ biến hơn, phát âm theo tiếng Việt: Tên khoa học chi loài sinh vật: Skeletonema costatum, Phaseolus polystachios (L.) Britton et al., Vigna unguiculata subsp Cylindrica (L.) Verdc., Pseudo-nitzschia spp., Thalassiosira sp., Tên gen (nhưng tên protein tương ứng viết thường): protein HSP (heat shock protein) - gen hsp18; sắc tố phytochrom - gen PHYA, PHYB, PHYC, PHYD PHYE; Tiếng nước chưa qua phiên chuyển (không áp dụng với tên riêng hay chữ viết tắt): viết e-mail, website, e-learning, Nhưng không viết DNA, SARS, PCR, PGR, Với thuật ngữ khái niệm mới, chưa biết thừa nhận rộng rãi, gây khó hiểu cho người đọc, lần xuất văn cần thích nguyên ngữ ngoặc đơn, chữ in nghiêng theo quy định Lưu ý: luận văn không thích nhiều khái niệm, thuật ngữ phổ biến chuyên ngành Dấu câu kí hiệu Đối với dấu câu kí hiệu, vấn đề quan trọng kĩ thuật nhập liệu có hay khoảng trắng trước sau dấu hay kí hiệu dùng Hiện chưa có văn quy định thống có hệ thống nước việc Bảng mô tả dựa việc tham khảo tổng hợp quy tắc sử dụng phổ biến nhiều loại tài liệu khác nước, có đối chiếu với tiêu chuẩn quy tắc phổ biến giới Có hai loại khoảng trắng văn nói chung: a Khoảng trắng (bình thường): Kí tự rỗng, tạo khoảng trống văn in giấy b Khoảng trắng dính: Là khoảng trắng không bị tách rời khỏi từ số liền trước xuống hàng cuối câu Cần dùng khoảng trắng muốn kéo kí hiệu cuối dòng xuống dòng với kí tự hay kí số liền trước, thay dùng lệnh/phím ngắt dòng (trên máy tính: nhấn Shift + Enter) hay xuống dòng (nhấn phím Enter) Thời gian Để biểu diễn thời gian văn bản, có trường hợp sau: ngày-tháng-năm; giờ-phútgiây; khoảng thời gian theo niên đại; thứ tuần Mỗi loại thời gian có số cách ghi khác Hiện chưa có văn thức quy định bắt buộc vấn đề nên cần tự lựa chọn cách viết thống hợp lí a Cách ghi ngày-tháng-năm a Viết đầy đủ chữ thường b Viết trên, số tháng viết chữ thường c Nếu có thành phần cần bỏ phần lại giữ nguyên cấu trúc: tháng năm 1984, ngày 07 tháng giêng, d Viết ngày tháng năm vắn tắt e Số năm: viết hai số cuối (dùng giới hạn dễ gây nhầm lẫn), viết đầy đủ số (ngày phổ biến); f Dấu cách: thường có hai kiểu dấu cách: g Dấu gạch nối (-): ngày 01-3-2003, ngày 15-01-1997, h Dấu gạch chéo (/): ngày 27/7/1969, ngày 08/01/1978, Nói chung, cách ghi tất tháng ngày hai số, dùng dấu gạch chéo làm dấu ngăn cách cách phù hợp nhất, xét cách sử dụng dấu kí hiệu quan hệ sử dụng chương trình máy tính b Cách ghi giờ-phút-giây a Giờ-phút-giây đầy đủ: Viết đầy đủ số Arab, đơn vị viết chữ thường: 30 phút 45 giây, 45 phút, phút 11 giây, 10 giây 35 sao, ; Nếu số thời gian ngày, thêm yếu tố buổi (khoảng 12 giờ) dùng đầy đủ số hệ 24 giờ: 30 phút sáng, chiều, tối, 11 khuya, 45 phút, 13 30 phút, 15 phút 30 giây, b Giờ-phút-giây vắn tắt: Chỉ dùng số đơn vị đo kí hiệu thời gian: Thứ tự: theo thứ tự giờ, phút, giây, sao; Đơn vị đo thời gian: h (giờ), (phút), s (giây); Kí hiệu đơn vị đo thời gian: ' (phút), " (giây); c Dấu cách: Nếu dùng đơn vị đo thời gian, dấu cách khoảng trắng dính trước sau đơn vị (trừ đơn vị cuối cùng), đơn vị để trống: 12 h 15 min, 16 s 25, Nếu dùng kí hiệu đơn vị, dấu cách khoảng trắng dính sau kí hiệu, đơn vị để trống: 8' 15" 30, Dùng dấu hai chấm, khoảng trắng cách trước lẫn sau: 08:14:59 (giờ-phút giây), 15:06 (giờ-phút), 45:30 (phút-giây) Đơn vị đo lường Các tài liệu khoa học tiếng Việt bắt buộc phải sử dụng Hệ thống Đơn vị đo lường Quốc tế (SI) Ngoài ra, có số điểm quan trọng khác cần lưu ý việc trình bày số đơn vị đo lường, trước tìm hiểu hệ SI cách chi tiết Dấu thập phân: Bắt buộc dấu phẩy Nếu số chương trình máy tính không thay đổi dấu thập phân, chấp nhận dấu thập phân hệ đo lường Anh (dấu chấm) hình hay chuỗi số liệu chương trình xuất ra, không chấp nhận văn a Dấu đơn vị số: Đối với số từ hàng nghìn trở lên (trừ số năm lịch), có hai lựa chọn dùng dấu chấm khoảng trắng dính để chia nhóm ba số hai bên dấu thập phân Ví dụ: viết 1.000 000, không viết 1000; viết 15.693 15 693, không viết 15693; viết 987.654.321 987 654 321, không viết 987654321; viết 12.345,67 12 345,67, không viết 12345,67 12345.67; viết 10.234,567.89 10 234,567 89, không viết 10.234,56789 hay 10 234,56789; b Số nhỏ 10: Viết chữ mà không viết số, trừ trường hợp thành phần đánh số hay có đơn vị đo lường theo sau: Viết: điều thứ hai, số trường hợp, nhà có ba người, bao gạo nặng năm kilogram, bao gạo nặng kg, xe dài 7,5 m, em bé cao mét hai, Không viết: điều thứ 2, số trường hợp, nhà có người, bao gạo nặng năm kg, bao gạo nặng kilogram, xe dài 7,5 mét, em bé cao mét 2, c Các chuỗi số: Nếu chuỗi số hay giá trị thuộc khoảng biểu diễn số đầu số cuối liên kết dấu gạch nối (ngắn): Không dùng khoảng trắng trước sau dấu gạch nối Ví dụ: "các trang 18-20", không viết "các trang 18 - 20"; viết "tỉ lệ đạt khoảng 50-75 phần trăm", không viết "tỉ lệ đạt khoảng 50 75 phần trăm"; Không dùng lẫn lộn "từ" "kí hiệu" biểu thị khoảng giá trị Ví dụ: viết "các em học sinh khoảng từ 14 đến 16 tuổi" "các em học sinh khoảng 14-16 tuổi", không viết "các em học sinh khoảng từ 14-16 tuổi", Các công thức toán học Nếu viết có sử dụng công thức toán học, cần đánh số công thức số Arab, đặt ngoặc đơn sát lề phải sau công thức dẫn số thứ tự công thức lần viết Ví dụ: Có hai cách trình bày công thức toán học, người viết lựa chọn cách thống toàn viết: Trình bày theo dòng ngang văn: cách sử dụng kí hiệu giống quy định sử dụng kí hiệu toán học đơn vị đo lường; Trình bày theo dạng công thức toán nhiều dòng: sử dụng chức chuyên trình bày phương trình toán học trình soạn thảo (như Microsoft Equation cho Microsoft Word, Formule cho openoffice, ), chương trình riêng chuyên công thức toán học (như Math Type, ÉG4, ) Dù trình bày theo cách nào, công thức cần thống đánh số thứ tự đầy đủ để người đọc dễ theo dõi D Chương III: Các công cụ tự động trình soạn thảo Mở đầu Soạn thảo văn máy tính công việc đơn giản nhìn bề Thế nhưng, biết khai thác thật hiệu tính công cụ nhằm giúp công việc soạn thảo nhẹ nhàng, cho sản phẩm thật tốt Giáo trình mục đích đề cập sâu kĩ thuật sử dụng phần mềm xử lí văn Ở đây, giới thiệu sơ lược công cụ tự động giúp soạn thảo tài liệu khoa học cách thuận tiện, giảm bớt nhiều thời gian sai sót so với việc thực thao tác cách thủ công Điều quan trọng trước bắt tay vào soạn thảo tài liệu (như luận văn khoa học) phải có sẵn dàn ý ý tưởng để phát triển Và để trình soạn thảo tốt, người viết phải biết sử dụng trình soạn thảo văn mức bản, nắm vững quy tắc nhập liệu quy tắc trình bày tài liệu Khi liệu thô sẵn sàng, có hai phương pháp tuỳ người soạn thảo lựa chọn: Nhập toàn liệu thô trước, sau chọn định dạng phù hợp cho phần văn bản; Thiết lập định dạng cần có trước theo dàn ý, sau nhập phần liệu thô vào phần tương ứng Kiểu định dạng Kiểu định dạng kí tự thực nhanh cách bôi chọn kí tự cần định dạng, sau chọn kiểu phù hợp công cụ thiết kế sẵn trình xử lí, cách mở trình đơn Format Fonts thay đổi thông số cỡ chữ, kiểu chữ, hình chữ, a Chữ đậm: Dùng cho từ ngữ cần nhấn mạnh văn, câu hay đoạn chữ in đậm dài làm cho văn nặng nề khó đọc b Chữ nghiêng: Có thể gây ý hình chữ có khác biệt rõ ràng, dùng cho số từ ngữ ý cần người đọc lưu tâm, đoạn trích dẫn nguyên văn ngoặc kép, từ nguyên ngữ tiếng nước (không phải tên riêng) văn tiếng Việt hay quy định viết chữ in nghiêng khác c Chữ gạch chân: Tác dụng tương tự kiểu chữ in nghiêng, thường dùng thay in nghiêng vấn đề kĩ thuật, nhiên nên hạn chế dùng kiểu chữ văn khoa học, đặc biệt không gạch chân tên đề mục d Chữ nghiêng đậm: Cũng nhằm nhấn mạnh số ý quan trọng, nói chung kiểu chữ nên hạn chế (chỉ dùng tên số cấp đề mục) tương đối khó đọc Trong trình xử lí văn bản, kiểu định dạng thường dùng cho đoạn văn (một dòng nhiều dòng kết thúc phím Enter nhất) Các kiểu định dạng thiết kế sẵn thường đặt tên theo nhóm: Title Heading cho tên chương mục, Body text cho thân bài, List cho danh sách liệt kê, Dùng kiểu định dạng có sẵn: Cho trỏ đứng điểm đoạn văn (với kiểu dành cho chương mục), bôi chọn trọn vẹn đoạn văn liên tục (đối với kiểu dành cho văn); a Vào trình đơn (menu) Format Styles and formatting; Nhấn đúp chuột trái lên kiểu định dạng có sẵn danh sách; Kiểu định dạng vừa chọn áp cho đoạn văn có trỏ Sửa kiểu định dạng có sẵn: Cho trỏ đứng điểm đoạn văn (với kiểu dành cho chương mục), bôi chọn trọn vẹn đoạn văn liên tục (đối với kiểu dành cho văn); b Vào trình đơn Format Styles and formatting; Nhấn chuột phải lên kiểu định dạng cần sửa danh sách; Chọn Modify, hộp thoại Modify Style mở ra; Chọn nút Format để thay đổi thiết lập mục: Font cho định dạng chữ (kiểu, cỡ, in nghiêng, in đậm, ), Paragraph cho đoạn văn (canh biên, thụt đầu dòng, cách dòng, ), ; Nếu muốn cập nhật tự động đánh dấu vào ô Automatically Update; Xong nhấn nút OK Tạo kiểu định dạng mới: a Đặt trỏ vào đoạn văn trống; b Vào trình đơn Format Styles and formatting; c Nhấn nút New Style; đặt tên cách ngắn gọn, dễ nhớ; d Trong ô Style type, chọn Paragraph (định dạng cho đoạn văn bản); e Trong ô Style based on, chọn kiểu định dạng có sẵn gần với kiểu thiết lập (thường Title tương ứng với Tựa, Heading tương ứng với Tựa 1, Heading với Tựa 2, ); f Trong ô Style for following paragraphe, chọn kiểu định dạng tự động áp cho đoạn văn sau nhấn phím Enter: nên áp kiểu dành cho văn (Normal hay Body text); g Lần lượt nhấn nút Format Font Format Paragraph để thiết lập thông số định dạng cho Font Paragraph; h Đánh dấu chọn vào ô Automatically Update; i Xong nhấn nút OK Định dạng trang Định dạng trang thiết lập dành cho trang in: khổ giấy, chiều giấy (dọc, ngang), khoảng cách lề trang, cách đánh số trang, phân biệt trang đầu với trang khác, phân biệt trang chẵn lẻ, a Định dạng trang bìa: Cho trỏ vào vị trí trang (để biến trang thành kiểu trang bìa), Vào trình đơn File Page Setup (thiết lập trang in), Trong thẻ Margins (lề trang), nhập thông số định dạng lề giấy theo yêu cầu cho trang bìa: Top (lề trên) cm, Bottom (lề dưới) cm, Left (lề trái) 3,5 cm, Right (lề phải) cm, Các thông số khác thẻ này: ô Orientation (hướng giấy) chọn Portrait (chiều dọc), ô Apply to (áp dụng cho), chọn Whole document (toàn tài liệu), thông số lại nên giữ nguyên mặc định, Chuyển qua thẻ tiếp theo: Paper, Chọn thông số sau: ô Paper size (khổ giấy) chọn A4 (21 x 29,7 cm), Chuyển qua thẻ tiếp theo: Layout (cách bố trí trang in), Trong ô Headers and footers, chọn thông số sau: Different first page (phân biệt trang đầu với trang khác), sửa lại thành 1,5 cm cho Header Footer From edge (khoảng cách đầu trang chân trang so với mép giấy), Trong ô Page, mục Vertical alignment (canh giấy in theo chiều dọc), chọn Top (từ đầu tờ giấy), Xong nhấn nút OK, b Định dạng phần Trong luận văn khoa học, có bảng hình khổ rộng, chiều ngang lớn chiều dọc, trình bày bình thường theo chiều dọc khổ giấy Trong trường hợp đó, cần trình bày thành phần theo chiều ngang Để đảm bảo tính thống trình bày tài liệu, trang có số điều chỉnh so với quy định chung Trong trình xử lí văn Microsoft Word, trang thiết lập cách đặc biệt để trình bày liên tục với thành phần khác mà đảm bảo yêu cầu kĩ thuật Đó chức chia phần văn (Section) Khi chia phần văn thành Section, phần thiết lập định dạng riêng biệt mà không ảnh hưởng đến phần khác nằm Section Trường hợp cụ thể cần chia phần cho trang có yếu tố trình bày theo chiều ngang khổ giấy Việc bao gồm hai bước: c Chia phần: a Định nghĩa điểm đầu điểm cuối phần cần thiết lập định dạng riêng (nằm ngang), máy tính hiểu điểm đầu điểm cuối Section; b Đặt trỏ đầu đoạn văn (paragraph) cần bắt đầu cho trang nằm ngang; c Vào trình đơn Insert Break; d Trong mục Section break types, chọn Next page (chia phần văn theo kiểu từ điểm bắt đầu phần nằm trang mới); e Nhấn nút OK (thao tác kết thúc việc định nghĩa điểm bắt đầu phần); f Đặt trỏ đầu đoạn văn bắt đầu cho trang nằm dọc liền sau trang nằm ngang; g Tiếp tục vào trình đơn Insert Break; h Tiếp tục chọn mục Section break types Next page; i Nhấn nút OK (thao tác kết thúc việc định nghĩa điểm bắt đầu phần mới, tức kết thúc phần liền trước cần trình bày theo phương ngang); d Thiết lập định dạng cụ thể cho phần định nghĩa Lưu ý: việc định nghĩa thực cho điểm đầu mà không cho điểm cuối trang cần trình bày nằm ngang, thiết lập định dạng trên, toàn trang sau nằm ngang Định dạng đầu chân trang Trong tài liệu khoa học, trình bày đầu trang chân trang cách thể tính chuyên nghiệp người soạn thảo Thông tin đầu trang chân trang công cụ giúp người đọc định vị tốt trình đọc, tài liệu dài Các thông tin có hiệu gây ấn tượng thường xuyên xuất trang đọc Có nhiều lựa chọn khác cách trình bày đầu trang chân trang, điều cần tránh là: Trình bày dài dày đặc: hai bên trái, phải đầu chân trang có thông tin làm cho người đọc rối mắt, phân tán; Trình bày thông tin không cụ thể: không nên đưa thông tin "luận văn cao học", "báo cáo chuyên đề", "khoá luận tốt nghiệp", Vào đầu trang chân trang, tác dụng truyền thông; Cỡ chữ với cỡ chữ văn: điều không nên, trừ trường hợp số trang, làm giảm độ tập trung người đọc vào văn cách không cần thiết; Đối với luận văn khoa học, phần "Kĩ thuật trình bày thành phần văn bản" có đề nghị chi tiết cách trình bày đầu chân trang Nhìn chung, tài liệu khoa học có ba phần cần định dạng đầu chân trang khác nhau: Trang bìa: thông tin đầu chân trang; Các trang khai tập: đầu trang chẵn lẻ có hai loại thông tin khác (tác giả tên đề tài), chân trang đánh số thứ tự kiểu số La Mã, chữ thường, i Các trang phụ đính: đầu trang tương tự phần khai tập, chân trang đánh số thứ tự kiểu số Arab, Chèn mục lục danh mục Mỗi luận văn khoa học cần có mục lục danh mục chi tiết, liệt kê hầu hết chương mục, bảng với hình số trang yếu tố Một thói quen phổ biến soạn thảo mục lục danh mục là: soạn hoàn chỉnh tất phần khác; lấy lại số trang chương mục, bảng hình; soạn mục lục danh mục cách thủ công Cách vừa chậm, vừa nhiều thời gian, lại vừa dễ mắc sai sót, cần điều chỉnh nội dung dẫn đến thay đổi số trang Trong đó, thân chương trình xử lí văn có công cụ chuyên biệt để làm việc cách đồng nhanh chóng, đơn giản Người soạn thảo cần nắm vững nguyên tắc rèn luyện sử dụng thời gian sử dụng công cụ cách hiệu Nguyên tắc để lập mục lục danh mục tự động là: Áp dụng cho yếu tố cần liệt kê mục lục danh mục kiểu định dạng riêng; Các kiểu định dạng phân chia theo cấp tương ứng với cấp yếu tố liên quan; Dùng công cụ tự động trình xử lí văn để mô tả kiểu định dạng (đã sử dụng văn bản) cần liệt kê phân cấp mục lục hay danh mục; Công cụ tự động thống kê tất yếu tố (trong văn bản) có sử dụng kiểu định dạng mô tả xếp theo cấp bậc thiết lập mục lục danh mục, có thay đổi tự cập nhật a b c d e f g Bước Lập kiểu định dạng riêng Bước Áp dụng kiểu định dạng cho thành phần văn Bước Đánh số thứ tự đề mục cho thành phần văn Bước Tạo vị trí riêng cho mục lục danh mục Bước Chèn Danh mục bảng Bước Chèn Danh mục hình Bước Chèn Mục lục