Khóa luận tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Để hồn thành Khóa luận này, bên cạnh cố gắng, nỗ lực thân, tơi cịn nhận giúp đỡ, động viên nhiều thầy cơ, gia đình bạn bè Lời đầu tiên, cho phép xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới Th.S Nguyễn Thị Trang Nhung, người tận tình hướng dẫn, giúp đỡ cung cấp thơng tin q báu giúp tơi hồn thành Khóa luận Tôi xin cảm ơn thầy cô giáo Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội trang bị cho kiến thức chuyên ngành suốt năm học qua Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban giám đốc cán làm việc Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội giúp đỡ nhiệt tình tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình viết Khóa luận Cuối cùng, tơi xin trân trọng cảm ơn gia đình bạn bè ln bên cạnh quan tâm động viên suốt thời gian qua Do thời gian viết Khóa luận khơng dài trình độ thân cịn hạn chế nên Khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót, mong Q thầy bạn góp ý để Khóa luận tơi hồn thiện Xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2014 Tác giả Đàm Thị Tuyết Mai Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Ký tự Nội dung ĐHNTHN Đại học Ngoại Thương Hà Nội TVĐHNT Thư viện Đại học Ngoại Thương Hà Nội TTTV Thông tin thư viện NCT Nhu cầu tin NDT Người dùng tin CSDL Cơ sở liệu ISBD MARC21 ĐMCĐ LCSH DDC International Stardard Bibliographic Decription(Quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế) Machine Readable Catalogin (Biên mục đọc máy) Đề mục chủ đề Library of Congress Subject headings (Bảng đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ) Dewwey Decimal Classcification ( Khung phân loại thập tiến Dewey) Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong năm cuối kỉ XX, phát triển khoa học công nghệ dần chiếm vị trí quan trọng bối cảnh kinh tế-xã hội có bước chuyển mạnh mẽ Sự phát triển có tính chất cách mạng ảnh hưởng tất hoạt động cơng nghệ thơng tin truyền thơng nói chung hoạt động thơng tin-thư viện nói riêng Hình thành nên xã hội thông tin đa dạng phong phú mặt đời sống xã hội Lẽ đương nhiên, phát triển tạo khối lượng thơng tin khổng lồ, gia tăng nhanh chóng dẫn tới tượng “bùng nổ thông tin” Sự “bùng nổ thông tin” làm cho mâu thuẫn khối lượng tài liệu khổng lồ khả xử lý người ngày gay gắt Chính vậy, vấn đề đặt tài liệu trước đưa phục vụ phải xử lý để đưa thông tin sơ tài liệu giúp NDT nhanh chóng tìm tài liệu phù hợp với nhu cầu Nhiệm vụ quan TT-TV thu thập, xử lý thông tin sản xuất sản phẩm thông tin, tổ chưc dịch vụ tìm kiếm, phổ biến thơng tin đến cho người đọc cách dễ dàng, đáp ứng nhu cầu thông tin NDT Ngày nay, hoạt động quan TT-TV có nhiều thay đổi theo hướng tích cực, công nghệ thông tin ứng dụng vào hầu hết khâu công tác thư viện Tuy nhiên, xử lý tài liệu công tác vô quan trọng khơng thể thay được, giúp cho việc quản trị nguồn tin theo nội dung, cụ thể, qua thao tác thông tin biến đổi dạng thức dễ kiếm soát, giúp lưu trữ tìm kiếm nguồn tin với hiệu cao, đồng thời thông tin biến đổi dạng thức dễ sử dụng gia tăng giá trị Như chất lượng việc xử lý tài liệu nói chung xử lý nội dung tài liệu nói riêng yếu tố đóng vai trị định đến chất lượng hiệu hoạt động quan TT-TV Thư viện Đại Học Ngoại Thương thư viện nằm hệ thống thư viện trường đại học Trong nghiệp đổi giáo dục đại học với phương trâm lấy người học làm trung tâm nên trung tâm TT-TV đại học coi “giảng đường thứ hai” giúp sinh viên học tập có hội khám phá, thực hành phát triển kiến thức nhận Công tác xử lý nội dung tài liệu Thư viện Trường Đại Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp học Ngoại Thương tiến hành ngày từ ngày đầu thành lập, phương thức phân loại tài liệu Từ năm 2003, thực dự án “Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông tin Thư Viện”, thư viện trang bị phần mềm “Thư viện điện tử” cơng ty máy tính truyền thơng CMC thiết lập Đó hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB Version 3.0.Thư viện ứng dụng phần mềm vào phần lớn khâu công tác Thư viện, xử lý nội dung tài liệu thực trọng, đặc biệt giai đoạn Tuy nhiên, hoạt động xử lý tài liệu tồn nhiều vấn đề bất cập ảnh hưởng đến hiệu hoạt động thư viện Từ thực tế trên, chọn đề tài “Công tác xử lý tài liệu Thư viện trường Đại học Ngoại Thương” làm Khóa luận tốt nghiệp Thơng qua tìm hiểu thực tế cơng tác xử lý tài liệu Thư viện trường Đại học Ngoại Thương, tác giả muốn đưa số nhận xét giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xử lý tài liệu nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động công tác xử lý tài liệu Thư viện Đại Học Ngoại Thương Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu • Mục đích nghiên cứu Thơng qua việc tìm hiểu, nghiên cứu phân tích hoạt động công tác xử lý tài liệu Thư viện ĐHNT, tác giả muốn đánh giá ưu, nhược điểm công tác xử lý tài liệu Trên sở đó, đưa số kiến nghị, giải pháp hồn thiện cơng tác xử lý tài liệu nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động công tác xử lý tài liệu Thư viện ĐHNT • Nhiệm vụ nghiên cứu  Nghiên cứu sở lý luận công tác xử lý tài liệu thực tiễn hình thành, phát triển hoạt động TVĐHNT  Tìm hiểu thực trạng công tác xử lý tài liệu TVĐHNT với cơng tác phân tích, tổng hợp tài liệu bao gồm: Mô tả thư mục, phân loại tài liệu, định từ khóa, tóm tắt tài liệu  Đánh giá mặt đạt hạn chế công tác xử lý tài liệu đưa giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu Thư Viện Đại Học Ngoại Thương Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp Đối tượng phạm vi nghiên cứu • Đối tượng nghiên cứu Khóa luận tập trung sâu nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu Thư viện Đại Học Ngoại Thương • Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Nghiên cứu hoạt động xử lý tài liệu Thư viện Đại Học Ngoại Thương - Về thời gian: Nghiên cứu thực trạng công tác xử lý tài liệu Thư viện Đại Học Ngoại Thương (Năm 2013) Cơ sở lí luận phương pháp nghiên cứu Trên sở lý luận vật biện chứng vật lịch sử Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh quan điểm đạo Đảng, Nhà nước công tác TT-TV lí thuyết chung cơng tác xử lý tài liệu Khóa luận nghiên cứu thực dựa tổng hợp phương pháp sau: - Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu - Phương pháp quan sát trực tiếp - Phương pháp khảo sát thực tiễn - Phương pháp vấn cán - Phương pháp thống kê số liệu - Phương pháp đánh giá Tình hình nghiên cứu Nghiên cứu hoạt động TT-TV Thư viện Đại học Ngoại Thương HN có nhiều khóa luận sinh viên khóa trước cán làm việc trực tiếp Thư viện thực Tuy nhiên, nghiên cứu công tác xử lý tài liệu có khóa luận thực lỗi thời (2009) phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin ứng dụng công tác xử lý tài liệu Vì vậy, tơi Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Thư viện trường Đại học Ngoại Thương” làm Khóa luận tốt nghiệp Đóng góp khóa luận • Về mặt lý luận Khóa luận khẳng định tầm quan trọng công tác xử lý tài liệu việc nâng cao hiệu quat hoạt động quan TT-TV, đặc biệt xu hội nhập chia sẻ nguồn lực thông tin để phát triển • Về mặt thực tiễn Đề tài khóa luận phản ánh cơng tác xử lý tài liệu Thư viện Đại học Ngoại Thương HN nay, phân tích đánh giá ưu, nhược điểm cơng tác xử lý tài liệu Từ đưa kiến nghị, giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu giúp Thư viện Đại học Ngoại Thương HN hoạt động hiệu phục vụ đắc lực cho nghiệp đào tạo, nghiên cứu khoa học thời gian tới Cấu trúc khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần mục lục, tài liệu tham khảo, phụ lục, Khóa luận có nội dung chia làm chương: - Chương 1: Khái quát Thư viện Trường Đại Học Ngoại Thương Hà Nội Cơ sở lý luận - Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu Thư Viện Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội - Chương 3: Nhận xét, kiến nghị giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu Thư viện Đại học Ngoại Thương HN Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG 1.1 Khái niệm xử lý tài liệu Khi nhắc tới Thư viện hay Trung tâm Thông tin, ta không nhắc tới tài liệu Cùng với cán Thư viện, NDT, sử vật chất kĩ thuật, vốn tài liệu bốn yếu tố cấu thành nên Thư viện Một quan gọi Thư viện thiếu tài liệu Đã có nhiều định nghĩa, khái niệm tài liệu thư viện nhà Thư viện học đưa tất thống quan điểm “Tài liệu vật mang tin, ghi cố định thơng tin xem đối tượng xử lý trình xử lý thơng tin tư liệu” Vốn tài liệu tài sản quý quan TT - TV vốn tài liệu phong phú khả đáp ứng nhu cầu NDT cao Tuy nhiên NDT tiếp cận tới nguồn tài liệu thư viện sau chúng qua trình xử lý nghiệp vụ Các tài liệu sau bổ sung về, chưa qua trình xử lý, nằm im lìm kho “tài liệu chết”, khơng thực nhiệm vụ cung cấp tri thức, thông tin cho NDT Xử lý tài liệu giúp cho NDT có thơng tin tài liệu trước tiếp xúc với chúng, để từ NDT tìm kiếm tài liệu phù hợp với Nói cách khác, xử lý tài liệu q trình kiểm sốt thư mục, kĩ hay nghệ thuật tổ chức tri thức thông tin cho có cần thiết thể tìm kiếm tri thức, thông tin [Vũ Văn Sơn / Biên mục mô tả (284 tr / 2000)] Trong giới tri thức có khối lượng lớn tri thức ghi lại theo cách khác nhau, tập hợp tri thức ghi lại “thế giới thư mục” Chúng ta kiểm sốt “Thế giới thư mục” cơng việc bao gồm q trình: tạo lập, lưu trữ, thao tác vận hành tìm liệu Khi khối lượng thông tin tri thức nhân loại gia tăng ngày nhiều q trình kiểm sốt thư mục trở nên phức tạp công tác xử lý tài liệu cần thiết hết Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp Hiện nay, khái niệm xử lý tài liệu có nhiều thay đổi ta coi cơng tác xử lý tài liệu cơng tác biên mục Theo biên mục / xử lý tài liệu phận q trình kiểm sốt thư mục, tồn q trình có liên quan đến tổ chức cơng cụ thư mục nói chung mục lục nói riêng: mơ tả thư mục, phân tích chủ đề kiểm sốt tính thống Việc kiểm sốt tính thống tiến hành hai giai đoạn mơ tả thư mục phân tích chủ đề [Vũ Văn Sơn / Biên mục mô tả (284 tr / 2000)] Ngay nội hàm xử lý tài liệu cho thấy rằng, Tài liệu đối tượng xử lý thông tin tư liệu Xử lý tài liệu chu trình tập hợp q trình, thao tác nhằm biến đổi thơng tin thu thập thành dạng thể cách mô tả lại đặc trưng tài liệu phân tích nội dung chúng giúp NDT truy cập, tra cứu sử dụng tài liệu cách dễ dàng Các quan TT - TV không đơn nơi lưu giữ kho tài liệu mà cịn phải chọn lọc, phân tích, đánh giá tổng hợp tài liệu tổ chức chúng để phục vụ NDT, đáp ứng nhu cầu thông tin tài liệu họ Tập hợp hoạt động thư viện thể dây chuyền thông tin tư liệu, loạt cơng đoạn có cấu trúc hợp lý Dây chuyền thơng tin tư liệu bao gồm công đoạn sau: - Chọn lọc bổ sung - Mô tả thư mục - Mô tả nội dung - Lưu trữ bảo quản - Tìm phổ biến thơng tin Kho TL TL cấp Chọn lọc, bổ sung TL XL hình thức, nội dung Thủ tục tìm tin Yêu cầu TT Dữ liệu, TT Các dẫn thư mục, mục lục Dây chuyền thông tin tư liệu Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp Dây chuyền thơng tin tư liệu bao gồm nhiều trình tạo thành vịng khép kín hoạt động quan TT-TV từ tài liệu bổ sung vào quan Thư viện chúng đưa phục vụ NDT Trong đó, xử lý tài liệu công đoạn thực thứ hai sau tài liệu bổ sung thư viện Tài liệu sau qua trình xử lý tiếp tục thực công đoạn khác dây chuyền thông tin tư liệu Nếu tài liệu sau bổ sung mà không qua giai đoạn xử lý thực giai đoạn khác đưa phục vụ NDT - mục đích hoạt động quan TT-TV Trong năm qua, tiến khoa học kỹ thuật ứng dụng vào nhiều lĩnh vực có ngành TT-TV Các quan TT-TV tin học hóa tự động hóa nhiều khâu công tác, nhiên công tác xử lý tài liệu thực chủ yếu trình phân tích tổng hợp người người yếu tố quan trọng Trong hoạt động quan TT-TV, xử lý tài liệu cơng tác địi hỏi nhiều thời gian cơng sức người cán thư viện Xử lý tài liệu địi hỏi người cán khơng có trình độ chun mơn nghiệp vụ mà cịn phải có vốn kiến thức sâu rộng để xử lý tài liệu cách xác Xử lý tài liệu có vai trị định đến hiệu hoạt động quan TT -TV kết cơng tác xử lý tài liệu sản phẩm dịch vụ thư viện phục vụ cho nhu cầu NDT 1.2 Nội dung xử lý tài liệu Ngay khái niệm xử lý tài liệu ta thấy rằng, xử lý tài liệu tập hợp nhiều cơng đoạn khác có cơng đoạn bao gồm mơ tả tài liệu, phân loại, định từ khóa, tóm tắt, giải… Trong phạm vi khóa luận này, tác giả muốn đề cập tới công đoạn: mô tả tài liệu, phân loại, định từ khóa, tóm tắt Nội dung xử lý tài liệu phân biệt thành phận: Mô tả Thư mục Mô tả nội dung tài liệu 1.2.1 Mô tả thư mục Mô tả thư mục (hay cịn gọi biên mục mơ tả) q trình nhận dạng mơ tả tư liệu (ghi lại thơng tin nội dung, hình thức, trách nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý… tư liệu ấy), lựa chọn thiết lập điểm truy nhập (trong biên mục Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp truyền thống gọi tiêu đề mô tả), trừ điểm truy nhập theo chủ đề [Vũ Văn Sơn / Biên mục mô tả (284 tr / 2000)] Mô tả thư mục bước xử lý tài liệu người cán trực tiếp tiếp xúc với tài liệu phân tích thơng tin sơ tài liệu Mô tả thư mục bao gồm công việc: - Khảo sát tài liệu để xác định số liệu nêu lên đặc trưng hình thức tài liệu (tác giả, nhan đề, yếu tố xuất bản, số trang…) - Ghi liệu vật mang tính định (phiếu, tờ nhập tin) theo quy định tiêu chuẩn xác lập phạm vi quốc tế để khai thác sau Mô tả thư mục cung cấp cho nội dung tài liệu mơ tả khơng mơ hồ, giúp cho ta lúc xác định tài liệu, xếp chúng, đưa chúng vào phiếu tìm kiếm tài liệu Thơng qua mơ tả Thư mục, quan TT-TV tiến hành xây dựng hệ thống mục mục, biên soạn thư mục thiết lập điểm tìm tin theo tiêu đề mơ tả Bên cạnh đó, mơ tả thư mục cịn giúp NDT có khái niệm tài liệu thông qua thông tin sơ tài liệu tên tác giả, tên tài liệu, năm xuất tài liệu… Từ đó, NDT nhanh chóng, dễ dàng truy cập, xác định tài liệu phù hợp với nhu cầu tìm chúng hệ thống tìm tin truyền thống đại (mục lục, CSDL) Hiện nay, khối lượng tài liệu tăng nhanh chóng, muốn tìm tài liệu cần khơng đơn giản phải nhiều thời gian Nhưng kết công đoạn mơ tả thư mục giúp NDT tìm tài lệu phù hợp khoảng thời gian ngắn Để nêu bật đặc trưng tài liệu giúp người cán nhận dạng mơ tả cách xác, từ nâng cao chất lượng cơng tác mơ tả thư mục cần có cơng cụ theo chuẩn thống Đó Tiêu chuẩn Quốc tế mô tả thư mục ISBD quy tắc mô tả dựa ISBD tiêu biểu Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 Khi tin học ứng dụng hoạt động TT-TV, biên mục thủ công truyền thống chuyển sang biên mục tự ðộng khổ mẫu MARC 21 coi khổ mẫu chuẩn để trình bày liệu biểu ghi thư mục máy tính Để đảm bảo tính thống xác cơng tác mơ tả thư mục, mô tả tài liệu quan TT-TV cần áp dụng đầy đủ tiêu chuẩn ISBD, quy tắc AACR2 khổ mẫu MARC 21 [Lê Văn Viết / Cẩm nang nghề Thư viện (tr Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp Để nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu Trung tâm yêu cầu đặt trước tiên đội ngũ công tác xử lý phải thành thạo với phân hệ hỗ trợ công tác xử lý, đặc biệt phân hệ biên mục phần mềm Libol để thao tác thục, nhanh chóng xác Các cán cần nắm vững chuẩn nghiệp vụ Nhà nước quy định, mơ tả tài liệu theo AACR2, phân loại theo bảng phân loại DDC sử dụng khổ mẫu MARC21 Mỗi thao tác quy trình xử lý tài liệu cần phải thực tỉ mỉ, cẩn thận, tránh sai sót Với đặc điểm Thư viện trường đại học đào tạo đa ngành đa lĩnh vực nên diện tài liệu Trung tâm bao quát hầu hết lĩnh vực, có khối lượng lớn tài liệu nước Tuy nhiên đội ngũ cán Trung tâm chủ yếu đào tạo chuyên ngành TT-TV nên có hiểu biết lĩnh vực khoa học kỹ thuật không nhiều đồng thời trình độ ngoại ngữ khơng cao Vì để đảm bảo chất lượng xử lý tiết kiệm thời gian, công sức người cán bộ, phận nghiệp vụ cần thực chun mơn hóa đội ngũ cán Các cán cần phân công xử lý tài liệu thuộc lĩnh vực cụ thể phù hợp với chun mơn, khả trình độ hiểu biết họ Từ đó, người cán dễ dàng xử lý tài liệu cho kết xác Bên cạnh đó, q trình làm việc lâu dài, họ tích lũy nhiều kinh nghiệm công tác xử lý đạt chất lượng cao Trung tâm Phòng nghiệp vụ cần thường xuyên tổ chức lớp học để trao đổi nghiệp vụ cán cập nhật thêm kiến thức nghiệp vụ Việc trao đổi chuyên môn nghiệp vụ không giúp trao đổi kinh nghiệm cán để thống cán mà giúp giao lưu, tăng cường hiểu biết lẫn để công việc tiến hành thuận lợi Các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống Thư viện Việt Nam nên việc cập nhật kiến thức vô cần thiết Qua kiến thức này, cán Trung tâm có điều kiện hồn thiện thêm trình độ nghiệp vụ mình, nâng cao hiệu công việc Đàm Thị Tuyết Mai 62 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp 3.2.3 Xây dựng cơng cụ để kiểm sốt tính thống văn thống nghiệp vụ Xử lý tài liệu công tác mang tính chủ quan cá nhân người xử lý người cán có khả phân tích tổng hợp khác nhau, trình độ khác nên kết xử lý khơng Có thể thuật ngữ có nội dung người cán theo thói quen sử dụng từ ngữ khác để diễn đạt Vì mà tính thống xử lý tài liệu chưa cao, Trung tâm chưa áp dụng số chuẩn xử lý tài liệu Kiểm sốt tính thống đảm bảo tính quán diễn đạt điểm truy nhập cho thấy mối quan hệ tên người, tên tác phẩm hay chủ đề dựa theo quy tắc mô tả hay khung đề mục chủ đề, từ khóa có kiểm sốt, tè điển từ chuẩn cách tra cứu hộp phiếu hay tệp quy định tính thống Để đảm bảo tính thống cơng tác phân loại tài liệu, Thư viện cần tiến hành xây dựng mục lục công vụ Nội dung việc xây dựng mục lục công vụ thể phích mơ tả ký hiệu phân loại tạo lập sử dụng cho tài liệu trước Có lần sau người cán khác xử lý gặp tài liệu có nội dung chủ đề tương tự khơng gặp khó khăn đảm bảo tài liệu quy kí hiệu phân loại thống Điều dặc biệt quan trọng hệ thống tổ chức kho mở Thư viện sau này, phản ánh nội dung mà tài liệu lại có hai kí hiệu khác nằm vị trí xếp giá khác nhau, gây tin dẫn đến tình trạng tài liệu “chết” kho Nhìn chung, chất lượng hệ thống từ khóa Thư viện phản ánh nội dung chủ đề tài liệu hôc trợ đắc lực cho NDT trình tra cứu thơng tin Tuy nhiên, ngơn ngữ từ khóa Thư viện ngơn ngữ từ khóa tự do, gây thiếu quán trình sử lý tài liệu Để đảm bảo chất lượng công tác nội dung xử lý tài liệu, tăng cường kiểm sốt tính thống q trình định từ khóa, định chủ đề, thời gian tới Thư viện cần ban hành văn hướng dãn nghiệp vụ quy định thức bắt buộc Áp dụng bảng từ khóa kiểm sốt Thư viện Quốc Gia Bảng đề mục chue đề Thư viện Quốc hội Mỹ Bên cạnh đó, Trung tâm cần xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ để quy định tiêu chuẩn áp dụng quy trình xử lý tài liệu làm thống Đàm Thị Tuyết Mai 63 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp để đội ngũ cán thực Dựa văn đó, cán thống với trình xử lý tài liệu để đưa kết xác nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu Trung tâm Hàng năm, dựa vào tình hình thực tế công tác xử lý tài liệu, văn cần điều chỉnh cho phù hợp với nội dung vốn tài liệu, đặc điểm NDT Trung tâm xu hướng phát triển ngành Thư viện Việt Nam nói riêng giới nói chung 3.2.4 Tăng cường sở vật chất trang thiết bị • Về đầu tư xây dựng sở vật chất Sau đầu tư xây với hệ thống trang thiết bị đại, Trung tâm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi phương thức quản lý nguồn tài nguyên, cải tiến phương thức quản lý bạn đọc, đổi hình thức tra cứu tìm kiếm thơng tin qua mục lục điện tử phịng đọc đa phương tiện Để phục vụ NDT có hiệu tạo môi trường làm việc thuận lợi, Trung tâm cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin tăng cường đầu tư sở vật chất trang thiết bị Bên cạnh đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn, để người cán có mơi trường làm việc tốt sở vật chất trang thiết bị cần đầu tư xây dựng Trung tâm cần mở rộng diện tích phịng nghiệp vụ, bố trí phận có vị trí làm việc riêng độc lập trang bị máy móc trang thiết bị đại Hiện nay, phận Bổ sung - trao đổi phận Xử lý tài liệu làm việc chung phòng chật hẹp gồm nhiều máy móc thiết bị tài liệu bổ sung chờ xử lý Người cán khơng có chỗ làm việc rộng rãi, thoải mái nên gây tâm lý không tốt làm việc, ảnh hưởng đến trình xử lý tài liệu - q trình mang tính chủ quan cá nhân cao Trung tâm cần thiết kế trang bị thang máy nội từ phận xử lý nghiệp vụ lên kho, phòng phục vụ bạn đọc để vận chuyển sách báo, tài liệu Thư viện Hiện nay, việc vận chuyển sách báo xử lý lên kho phục vụ hồn tồn thực thủ cơng sức người nên vất vả cho người cán hiệu cơng việc chưa cao • Về xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin đại Sau nhiều năm áp dụng phần mềm ILIB, với cộng tác chặt chẽ Thư viện nhà cung cấp, ILIB có cải tiến thay đổi số tính phù hợp với hoạt Đàm Thị Tuyết Mai 64 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp động Thư viện Hiện phần mềm với tính trội phù hợp với việc quản trị Thư viện điện tử, thư viện số Từ năm 2002, Thư viện lắp đặt hệ thống mạng LAN , kết nối Internet đầu tư máy chủ để vận hành phần mềm quản trị Thư viện tích hợp, lưu trữ liệu phục vụ người đọc khai thác CSDL Thư viện Hiện nay, yêu cầu mở rộng nguồn tài liệu Thư viện không giới hạn tài liệu in mà bao gồm tài liệu điện tử, tài liệu số hóa… cải tiến hoạt động Thư viện theo mơ hình đại nhu cầu khai thác thông tin ngày lớn Hiện nay, yêu cầu mở rộng tài liệu Thư viện không giới hạn tài liệu in mà bao gồm tài liệu điện tử , tài liệu số hóa , cải tiến hoạt động thư viện theo mơ hình đại nhu cầu khai thác thông tin ngày lớn, hệ thống máy chủ chưa thể đáp ứng yêu cầu : đủ mạnh, ổn định truy cập nhanh Do vậy, thư viện cần đầu tư nâng cấp hệ thống máy chủ với loại máy chủ như: máy chủ CSDL (lưu trữ liệu số hóa), máy chủ quản tri ( Back up Dữ liệu, khôi phục lại máy chủ liệu trường hợp máy chủ CSDL gặp cố) , máy chủ ứng dụng, máy chủ ứng dụng Web Nâng cấp hồn tồn hệ thống mạng thơng tin cho phép quản lý khai thác thư viện điện tử: Vận hành phần mềm giải pháp quản trị Thư viện tích hợp, thư viện số; lưu trữ tài liệu số; quản lý liệu offline/online… Xây dựng hạ tầng sở công nghệ thông tin đủ lực, tổ chức hệ thống dịch vụ cung cấp thông tin ổn định giúp người cán giảng dạy, nghiên cứu khoa học thường xun truy cập mạng thơng tin Đại học Ngoại thương Thiết lập mạng ảo sẵn sàng hỗ trợ cho đào tạo trực tuyến, kết nối với trường Đại học để chia sẻ nguồn lực thông tin phục vụ cho công tác đào tạo nghiên cứu khoa học Nhà trường 3.2.5 Tăng cường quản lý tổ chức phân công lao động hợp lý - Cần có quản lý chặt chẽ, phân công lao động hợp lý để nâng cao ý thức, trách nhiệm công việc người cán biên mục để tránh sai sót q trình xử lý tài liệu - Thường xuyên tổ chức cán để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, trình đọ tin học người cán Đàm Thị Tuyết Mai 65 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp - Tổ chức buổi tọa đàm công tác nghiệp vụ cấp thư viện để cán biên mục thống với tring trình xử lý tài liệu - Khuyến khích tinh thần lao động cho cán thư viện cần có sách ưu tiên cụ thể cho cán xử lý việc học tập, nâng cao trình độ Ngồi ra, cần phải có sách thi đua sách ưu tiên cụ thể, công khai để tất cán thư viện phấn đấu trau dồi nghiệp vụ Toàn giải pháp đề nghị trình bày có liên quan mật thiết bổ trợ cho nhằm hồn thiện nâng cao chất lượng cơng tác xử lý tài liệu Trung tâm, góp phần tăng cường hiệu khai thác sử dụng nguồn tin NDT Tùy thời kỳ tùy vào điều kiện thực tế quan, Trung tâm ưu tiên áp dụng giải pháp theo thứ tự trình bày Bởi vấn đề cốt lõi để nâng cao hiệu chất lượng công tác xử lý tài liệu phải chuẩn hóa công tác xử lý tài liệu, áp dụng chuẩn tiên tiến hoạt động nghiệp vụ để đảm bảo tính thống q trình xử lý tăng cường khả trao đổi, chia sẻ thông tin với quan TT-TV khác Đàm Thị Tuyết Mai 66 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp KẾT LUẬN Xử lý tài liệu công tác nghiệp vụ quan trọng, góp phần định vào việc hiệu hoạt động quan TT-TV Qua trình xử lý nghiệp vụ, tài liệu bắt đầu thực chức năng, nhiệm vụ phục vụ bạn đọc xử lý tài liệu tạo sản phẩm thông tin phục vụ cho nhu cầu tra cứu tài liệu thư viện NDT, cầu nối bạn đọc thư viện Quy trình xử lý tài liệu trung tâm TT-TV ĐHNT dần hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu NDT sử dụng thư viện Trung tâm bước đầu tiếp cận với tiêu chuẩn tiên tiến công tác biên mục, quy tắc mơ tả theo chuẩn ISBD, phân loại theo UDC, sử dụng khổ mẫu MARC 21, …Trong thời gian tới, để nâng cao chất lượng xử lý tài liệu, đáp ứng nhu cầu ngày cao NDT, tăng cường khả chia sẻ trao đổi thông tin vs quan TT-TV khác, trung tâm cần đẩy mạnh việc áp dụng tiêu chuẩn tiên tiến khuyến khích sử dụng Nhận thức vai trị quan trọng công tác xử lý nội dung tài liệu hiệu hoạt động thư viện thông tin, Thư viện trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội có đầu tư hợp lý vào cơng tác Công việc thực cán có trình độ chun mơn vững, có kinh nghiệm, trang bị đầy đủ máy vi tính, cơng cụ ngơn ngữ Trong q trình làm việc, cán thư viện ln ln có sáng kiến áp cải tiến phương pháp, quy tắc xử lý nội dung, áp dụng cho tính cụ thể Vì cơng tác xử lý nội dung tài liệu Thư viện trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội đạt chất lượng hiệu tương đối cao Với ba phương thức phân loại, định từ khoá làm tóm tắt nội dung tài liệu, cơng tác xử lý nội dung tài liệu hỗ trợ đắc lực cho hoạt động Thư viện, góp phần quản trị tốt nguồn lực thông tin, giới thiệu nguồn lực thông tin tới người dùng tin hỗ trợ người dùng tin việc lựa chọn sử dụng thông tin Tuy nhiên lực xử lý nội dung cán cịn hạn chế, khâu tổ chức cơng việc chưa hợp lý vài nguyên nhân khác nên công tác xử lý nội dung tài liệu Thư viện tồn số vấn đề cần phải hồn thiện Để cơng tác xử lý nội dung tài liệu đạt chất lượng hiệu hơn, Thư viện cần tăng cường việc đào tạo cho cán kiến thức xử lý nội dung, tăng cường trao đổi hỏi kinh nghiệm với quan Đàm Thị Tuyết Mai 67 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp thơng tin thư viện khác, xây dựng đội ngũ cộng tác viên, tổ chức lại công việc cách hợp lý Hồn thiện cơng tác xử lý nội dung tài liệu góp phần vào việc nâng cao chất lượng hiệu hoạt động Thư viện nói riêng nghiệp giáo dục đào tạo trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội nói chung Đưa TVĐHNT khẳng định vai trị mình, thực trở thành Ngôi nhà tri thức, giảng đường thứ nghiệp giáo dục đào tạo nhà trường Đàm Thị Tuyết Mai 68 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 123/ CP ngày 14/08/1967 Hội đồng phủ việc thành lập Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Quyết định số 201/2001/QĐ – TTg Thủ tướng phủ việc phê duyệt “ Chiến lược phát triển giáo dục 2001 – 2010” Bùi Loan Thùy, “Thư viện học Đại cương” / Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết Tp HCM: ĐHQG T.P HCM, 2001 – 302 tr.; 21 cm Đồn Phan Tân, “Thơng tin học Đại Cương” ĐHQG HN, 2001 – 337 tr ; 21 cm Nguyễn Văn Hành “Một số vấn đề áp dụng AACR2 biên mục mô tả thư viện Việt Nam”, Tạp chí Thơng tin tư liệu, số 1-2009 tr.25-30 Đồng Đức Hùng, “Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu Tại Trung tâm TTTV Đại học Quốc Gia HN” Luân văn thạc sỹ khoa Thư viện, ĐHKHXH&NV, ĐHQG HN, 2005 Lê Văn Viết, “Cẩm nang nghề Thư viện”, 2000.- tr 685; 20,5cm Vũ Dương Thúy Ngà , Định chủ đề tài liệu / Vũ Dương Thúy Ngà – H : Văn hóa Thông tin, 1995 –133 tr ; 19 cm Mary Mortimer , Kiến thức MARC 21 / Mary Mortimer ; Cơng ty Nam Hồng dịch, 2000 - 93 tr 10 Vũ Văn Sơn, Giáo trình “Biên mục mô tả” ĐHQGHN, 2000 .- 284 tr 11 Phạm Thế Khang, “Khung Phân Loại Thập Phân DEWEY tiếng Việt: Ý tưởng trở thành thực”, Tạp chí thư viện Việt Nam, số 3, 2006 12 Nguyễn văn Hành “Cấu trúc trường MARC 21: Khổ mẫu cho liệu thư mục: Bài Giảng Năm 2006 13 Lê Văn Viết, “Một số vấn đề nghiệp vụ ngành Thư viện Việt Nam” Tạp Chí Thơng tin Tư liệu.- 2002.- số 2.-Tr.11-16 14 Nguyễn Huy Chương ( 2004 ), “ Một số giải pháp thúc đẩy hoạt động thông tin thư viện đại học” , Tạp chí Thơng tin – Tư liệu, 01, tr.2 – 15 Tạ Thị Thịnh , Phân loại tổ chức mục lục phân loại / Tạ Thị Thịnh – H : Đại học Quốc gia Hà Nội, 1999 – 254 tr.; 20 cm Đàm Thị Tuyết Mai 69 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp 16 Nguyễn Văn Hành ( 1993), “ Vấn đề tổ chức hoạt động thông tin khoa học trường đại học”, Tạp chí Thơng tin – Tư liệu, 01, tr.5 – 25 17 Phan Huy Quế , Mô tả nội dung tài liệu từ khóa : Định từ khóa tài liệu : tài liệu hướng dẫn / Phan Huy Quế - H : Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học Công nghệ Quốc gia, 2001 - 50 tr ; 19 cm 18 Trần Tất Thắng , Quy tắc mô tả xuất phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế = International Standard Biblio graphic Description ( ISBD) / Trần Tất Thắng – Tp.Hồ Chí Minh Trung tâm Thơng tin KHKT, 1985 – 290 tr ; 30 cm 19 Phan Huy Quế, Biên soạn giải tóm tắt tài liệu / Phan Huy Quế – H.: Trung tâm Thông tin tư liệu KH&CN QG, 1998 –140 tr ; 19 cm 20 Trịnh Kim Chi, Thư mục học đại cương / Trịnh Kim Chi, Dương Bích Hồng – H : Đại học Văn hóa Hà Nội – 1993 – 239 tr.; 19 cm 21 Nguyễn Thị Hạnh (2008), “Nghiên cứu nhu cầu tin đảm bảo thông tin cho người tiêu dùng tin Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 22 Trần Kiều Hương, “Báo cáo tổng kết hàng năm Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội”, Đại học Ngoại thương, Hà Nội 23 Trần Kiều Hương, “Xây dựng phát triển nguồn nhân lực thông tin Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội”, Hà Nội 24 Hồng Thị Bích Liên ( 2008 ), “ Tìm hiểu tổ chức hoạt động Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội – Thực trạng giải pháp” , Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 25 http://ww.ftu.edu.vn 26 http://www.leaf-vn.org 27 http://www.thuvien.net Đàm Thị Tuyết Mai 70 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp Đàm Thị Tuyết Mai 71 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp PHỤ LỤC Hình 1: Phịng đọc mở Hình 2: Giá sách phịng đọc mở Đàm Thị Tuyết Mai 72 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp Hình 3: Phịng đa phương tiện Hình 4: Phịng đọc Báo, Tạp chí Đàm Thị Tuyết Mai 73 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp Hình 5: Tài liệu phịng nội sinh Hình 6: Phiếu nhập tin Đàm Thị Tuyết Mai 74 K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .3 Cơ sở lí luận phương pháp nghiên cứu Tình hình nghiên cứu Đóng góp khóa luận Cấu trúc khóa luận CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XỬ LÝ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG 1.1 Khái niệm xử lý tài liệu 1.2 Nội dung xử lý tài liệu .7 1.2.1 Mô tả thư mục 1.2.2 Mô tả nội dung tài liệu .9 1.3 Vai trị cơng tác xử lý tài liệu hoạt đông Thông Tin – Thư Viện 15 1.4 Khái quát chung Thư viện Đại học Ngoại Thương 17 1.4.1 Lịch sử đời phát triển Thư viện 17 1.4.2 Chức nhiệm vụ 18 1.4.3 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán 19 1.4.4 Cơ sở vật chất trang thiết bị 22 1.4.5 Nguồn lực thông tin .23 1.4.6 Đặc điểm Người dùng tin Nhu cầu tin Thư viện 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI 28 2.1 Công tác xử lý hình thức tài liệu Thư viện .28 2.1.1 Áp dụng qui tắc mô tả 28 2.1.2 Áp dụng khổ mẫu 35 2.1.3 Quy trình biên mục Thư viện 42 2.2 Công tác Xử lý nội dung tài liệu Thư viện 44 2.2.1 Phân loại tài liệu .45 2.2.2 Định từ khóa 49 2.2.3 Tóm tắt 51 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác xử lý tài liệu Thư viện Đại học Ngoại Thương 52 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI 56 3.1 Nhận xét đánh giá 56 3.1.1 Ưu điểm: 56 3.1.2 Nhược điểm 58 3.2 Đề xuất giải pháp kiến nghị nâng cao chất lượng công tác xử lý Thư viện đại học Ngoại thương .60 3.2.1 Chuẩn hóa cơng tác xử lý tài liệu 60 3.2.2 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, chun mơn hóa cán 61 3.2.3 Xây dựng cơng cụ để kiểm sốt tính thống văn thống nghiệp vụ .63 3.2.4 Tăng cường sở vật chất trang thiết bị 64 3.2.5 Tăng cường quản lý tổ chức phân công lao động hợp lý 65 KẾT LUẬN .67 Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 PHỤ LỤC 72 Đàm Thị Tuyết Mai K55 -TTTV