LI M U Có thể nói xà hội đại xà hội doanh nghiệp Nền kinh tế thị trờng nớc ta phát triển, chế kinh tế thoáng đà mở hội cho gia tăng doanh nghiệp Các doanh nghiệp với ý nghĩa tế bào kinh tế hoạt động đà cung cấp ngày nhiều loại dịch vụ, hàng hoá nhằm thoả mÃn nhu cầu sinh hoạt ngời nhu cầu sản xuất kinh doanh toàn xà hội Hơn nữa, năm gần đây, cịng nh nhiỊu qc gia kh¸c, viƯc më cưa quan hệ kinh tế với nớc giới mối quan tâm Việt Nam Từ thực sách mở cửa, Việt Nam đà thiết lập đợc nhiều mối quan hệ hợp tác kinh tế thơng mại với nhiều nớc Vì vậy, hàng hoá tràn vào Việt Nam với khối lợng lớn ngày đa dạng, phong phú chất lợng, mẫu mà chủng loại Từ tạo cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp nớc doanh nghiệp nớc với doanh nghiệp nớc Để chiến thắng cạnh tranh này, đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh mình, tăng cờng quản lý khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Bởi doanh nghiệp này, tiêu thụ giai đoạn quan trọng chu kỳ kinh doanh, có tính chất định tới thành công hay thất bại doanh nghiệp giải tốt khâu doanh nghiệp thực thực chức là: cầu nối sản xuất tiêu dùng Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung quản lý tiêu thụ nói riêng, có nhiều công cụ khác nhau, kế toán công cụ hữu hiệu Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sở cung cấp thông tin quan trọng cho việc đạo, điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu Để công cụ kế toán phát huy hết vai trò mình, đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến hoàn thiện công tác kế toán nói chung kế toán tiêu thụ nói riêng Sự cải thiện không dừng lại ỏ công tác tổ chức kế toán tuý mà phải cải thiện công nghệ làm kế toán Trong thời đại ngày nay- thời đại công nghệ thông tin, để có sức cạnh tranh mạnh mẽ, doanh nghiệp cần phải kịp thời nắm bắt, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào hỗ trợ công tác kế toán Nhận thức đợc điều đây, qua trình thực tập công ty cổ phần dợc TRAPHACO, dới giúp đỡ giáo viên hớng dẫn cán bộ, nhân viên phòng kế toán em đà sâu để tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán em cho kế toán tiêu thụ điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy công ty vấn đề đáng nghiên cứu Chuyên đề kế toán trởng đợc trình bày theo hai phần sau: ã Phần I: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ xác định kết tiêu thụ điều kiện ứng dụng kế toán máy công ty cổ phần dợc Traphaco ã Phần II: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ xác định kết tiêu thụ điều kiện ứng dụng kế toán máy công ty cổ phần dợc Traphaco Phần I tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ xáC định kết tiêu thụ điều kiện ứng dụng kế toán máy công ty cổ phần dợc TRAPHACO Quá trình hình thành phát triển công ty cổ phần dợc TRAPHACO Công ty cổ phần dợc thiết bị vật t y tế TRAPHACO-Bộ Giao thông vận tải công ty nhà nớc cổ phần hoá thuộc Bộ Giao thông vận tải Hiện nay, công ty đơn vị sản xuất kịnh doanh đầu đàn ngành dợc Việt Nam Với xuất phát điểm tổ sản xuất thuốc thuộc Ty y tế đờng sắt với nhiệm vụ sản xuất thuốc cho cán công nhân ngành đờng sắt thời kỳ bao cấp, để có đợc thành tựu lớn mạnh lợng chất nh ngày kinh tế đà chuyển đổi sang chế thị trờng, công ty đà trải qua trình hình thành phát triển dài với bớc tiến ngoạn mục Ngày 28/11/1972 tổ sản xuất thuốc thuộc ty y tế đờng sắt thành lập Năm1981, tổ sản xuất đợc mở rộng thành Xởng sản xuất thuốc đờng sắt Năm1993, để đáp ứng nhu cầu phát triển xởng nói riêng để theo kịp đổi kinh tế nói chung xởng dợc đợc đổi tên thành xí nghiệp dợc phẩm đờng sắt với tên giao dịch TRAPHACO Năm1994 Bộ giao thông vận tải định số 666QĐ/TCCB-LĐ thành lập công ty dợc TRAPHACO từ xí nghiệp dợc TRAPHACO với chức năng, nhiệm vụ: Thu mua dợc liệu sản xuất thuốc chữa bệnh, sản xuất kinh doanh thiết bị y tế Năm1997 công ty đợc đổi tên thành công ty dợc thiết bị vật t y tế TRAPHACO Tháng năm 2001, công ty định tiến hành cổ phần hoá với 45% vốn nhà nớc theo định 2566/1999 Bộ GTVT bắt đầu mở rộng thị trờng nớc giới đồng thời më réng lÜnh vùc kinh doanh sang xuÊt nhËp khÈu nguyên vật liệu Lúc công ty mang tên công ty cổ phần dợc thiết bị vật t y tế-Bộ GTVT đặt trụ sở 75 phố Yên Ninh- Quận Ba Đình- Hà Nội Ngày 05/07/2001, công ty đổi tên thành công ty cổ phần dợc TRAPHACO nay, công ty hoạt động dới tên gọi với quy mô sản xuất kinh doanh không ngừng mở rộng Hiện nay, công ty có chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh phân xởng sản xuất 10 địa điểm kinh doanh quận thuộc thành phố Hà Nội Ngày Công ty Traphaco tạo đợc uy tín với ngời tiêu dùng trở thành số 130 doanh nghiệp đứng đầu hàng Việt Nam chất lợng cao 2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh Ngành nghề kinh doanh công ty cổ phần dợc thiết bị vật t y tế TRAPHACO thu mua dợc liệu, sản xuất thuốc , kinh doanh dợc phẩm, công ty có hoạt động xuất nhập nguyên liệu hoá chất Hiện sản phẩm công ty có mặt khắp nơi thị trờng nớc nh nớc vơí chủng loại vô phong phú nh loại thuốc dạng viªn nÐn, viªn nang, viªn bao film theo tiªu chuÈn GMP Asean, loại thuốc dạng nớc Công ty đà bố trí mạng lới phân phối bao gồm cửa hàng thuốc đặt Hà Nội địa chỉ: 36 Nguyễn Chí Thanh, 102 Thái Thịnh, 20 Giải Phóng, 108 Thành Công chi nhánh đặt thành phố Hồ Chí Minh chuyên phụ trách mảng thị trờng miền Nam, địa điểm phân phối có bác sĩ dợc sĩ t vấn Ngoài ra, nay, công ty xây dựng nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP Hoàng Liệt- Thanh Trì Công ty có hệ thống kho tàng tơng đối hoàn chỉnh với đầy đủ phơng tiện, dụng cụ để bảo quản, bảo vệ nguyên vật liệu, hàng hoá kho tất địa điểm kinh doanh Trải qua trình hoạt động sản xuất kinh doanh dài phải vận động chế thị trờng với tính cạnh tranh ngày khốc liệt, song công ty khẳng định đợc chỗ đứng thị trờng dợc Việt Nam nh giới ngày đạt đợc thành tựu đáng kể Có thể thấy rõ điều qua việc so sánh kết sản xuất kinh doanh vài năm gần nh sau: Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng doanh thu 51755539124 77993878304 Doanh thu bán hàng hoá 259905768 4395703989 Doanh thu bán thành phẩm 51495633356 70249474815 Doanh thu hàng xuất 3348699500 Các khoản giảm trừ 842173812 916182917 Doanh thu 50913364342 77077695387 Giá vốn hàng bán 24601930178 38343060545 Lỵi nhn tríc th 13449805880 17332870601 Lợi nhuận sau thuế 9145867998 9924067293 Nộp ngân sách nhà nớc 7063826307 6251039209 Thu nhập bình quân 1800000 2200000 Biểu1: Bảng kết hoạt động kinh doanh 97990334174 9531237748 84390756426 4068340000 97151786784 47002803254 18734745964 12740170860 8598150820 2400000 Tổ chức quản lý Công ty cổ phần TRAPHACO tổ chức quản lý theo hình thức trực tuyến theo sơ đồ sau: Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát HĐQT PGĐ điều hành phụ trách KHKD Phòng kế hoạch KD Giám đốc điều hành Cung ứng vật tư Kho hoá chất Kho dược liệu Kho phụ liƯu Kho thµnh phÈm P Tỉ chøc hµnh chÝnh P Tài kế toán P Nguyên cứu phát triển P Đẩm bảo chất lượng Kho 108 thành công Các cửa hàng bán buôn Các cửa hàng bán lẻ P Kiểm tra chất lư ợng PX viên nén GMP PX viên hoàn PX sơ chế PX thực nghiệmPX thuốc ống PX thuốc mỡ PX thuốc bột 3y PX tây Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức quản lý công ty cổ phần dợcTRAPHACO 4.Khái quát chung phơng thức mô hình tổ chức máy kế toán công ty Traphaco Tại công ty, công tác kế toán đợc tổ chức theo mô hình tập trung, máy kế toán đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu Kế toán trưởng KT tổng hợp KT tiền mặt KT TGNH KT HTK KT bán hàng KT công nợ Thủ quỹ Nhân viên kế toán cửa hàng chi nhánh Chỉ đạo trực tiếp Sơ đồ 2:Tổ chức máy kế toán Báo sổ Giới thiệu phần mềm kế toán áp dụng công ty TRAPHACO Hiện công ty ứng dụng phần mềm kế toán Fast Accounting- 2002 Chơng trình cho phép truy cập theo kiểu: theo nghiệp vụ theo chức (nghĩa ngời dùng tiến hành hạch toán kế toán máy tính theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh tiến hành chép bút toán đà hạch toán sẵn sổ sách kế toán thủ công vào chứng từ theo ch ơng trình) Phân tích số liệu liên quan đến khách hàng, vật t, hàng hoá tài sản cố định tiến hành theo chiều mềm dẻo khác (theo khách hàng; theo vật t, hàng hoá theo tài sản cố định) Bổ sung thêm vào báo cáo quản trị báo cáo tài báo cáo nhanh báo cáo phân tích tình hình tài 5.1 Các phân hệ nghiệp vụ Fast Accounting- 2002 Sổ quỹ tiền mặt Vốn tiền Các Phiếu phânthu/Chi hệ nghiệp vụ cáo hàng Fast Accounting- 2002Sổđợc liên kết với Tiềnbáo gửi Ngân chi tiết tài khoản Giâý báo Nợ/Có qua sơ đồ sau: Nhật ký chung Phải Thu Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Phải trả Tổng Báo cáo bán hàng Sổ chi tiết công nợ Báo cáo tài Bảng cân dối kế toán Kết HĐ SXKD Lưu chuyển tiền tệ Báo cáo mua hàng Sổ chi tiết công nợ Phiếu nhập mua Phiếu xuất trả lại người bán hàng tồn kho Phiếu nhập Phiếu xuất, xuất điều chuyển Tài sản cố định nghiệp vụ khác Thẻ kho Báo cáo nhập - xuất tồn hợp Thẻ TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ Chứng từ ghi sổ Nhật ký chứng từ Bảng kê Báo cáo chi phí giá thành Sơ đồ 3: Sơ đồ liên kết phân hệ kế toán Fast Accounting- 2002 5.2 Làm việc với Fast Accounting- 2002 Màn hình giao diện Fast Accounting- 2002 Màn hình giao diện Fast Accounting- 2002 đợc thiết kế theo kiểu thực đơn, theo phân hệ nghiệp vụ Mỗi mục thực đơn mẹ đợc chọn thực đơn xuất gồm mục chọn tơng ứng với c¸c thđ tơc cho phÐp ngêi dïng thùc hiƯn nhu cầu cập nhật liệu hay kết xuất báo cáo, liên quan đến phân hệ nghiệp vụ đà chọn.(Màn hình giao diƯn: H×nh 1- Phơ lơc) Víi “HƯ thèng”, ngêi dïng cã thĨ tiÕn hµnh cËp nhËt vµ kÕt xt danh mục từ điển nh danh mục tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục ngoại tệ, danh mục khoản mục, danh mục vụ việc thực thao tác liên quan đến toàn hệ thống nh khai báo biến hệ thống, tạo, chọn năm làm viêc, chép liệu vào ra, hay quản lý ngời sử dụng hệ thống Phân hệ nghiệp vụ Tiền mặt- Ngân hàng đợc dùng để cập nhật chứng từ liên quan đến kế toán vốn tiền nh phiếu thu/ chi, giấy báo nợ/ báo có kết xuất báo cáo có liên quan Phân hệ Bán hàng đợc sử dụng để quản lý nghiệp vụ bán hàng, với việc cập nhật chứng từ liên quan nh hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại chứng từ phải thu khác nh việc lên sổ sách kế toán nghiệp vụ bán hàng Phân hệ nghiệp vụ Mua hàng đợc sử dụng để quản lý nghiệp vụ mua hàng, với việc cập nhật chứng từ liên quan nh phiếu nhập mua hàng, phiếu xuất hàng trả lại ngời bán chứng từ phải trả khác lên báo cáo nghiệp vụ mua hàng Bằng cách sử dụng phân hệ Vật t, ngời dùng quản lý theo dõi đợc tình hình nhập, xuất tồn kho vật t, hàng hoá thực tính đơn giá trung bình/ đơn giá hạch toán tháng cho vật t, hàng hoá tính giá trung bình/ giá hạch toán Với Tổng hợp, ngời dùng thực bút toán phân bổ, điều chỉnh, kết chuyển lên báo cáo tổng hợp Phân hệ TSCĐ, cho phép ngời dùng theo dõi tài sản cố định nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị lại, nguồn vốn, theo dõi tăng giảm lý tăng giảm TSCĐ, tính phân bổ khấu hao nh việc kết xuất báo cáo tài sản cố định 5.3 Xây dựng danh mục từ điển cập nhật số liệu ban đầu Fast Accounting- 2002 quản lý danh mục từ điển (danh mục đối tợng cụ thể cần quản lý) cập nhật số liệu ban đầu hai thực đơn Hệ thống Vật t Để cập nhật danh mục: tài khoản , khách hàng, vụ việc, khoản mục ngoại tệ với số d đầu kỳ, sử dụng thực đơn Hệ thống, với danh mục vật t hàng hoá với tồn kho đầu kỳ, sử dụng thực đơn Vật t Đối với danh mục tài khoản: Chơng trình đà cập nhật sẵn danh mục tài khoản theo chế độ, song cho phép ngời dùng cập nhật thêm, xoá bỏ sửa tài khoản tuỳ thuộc yêu cầu quản lý Mỗi tài khoản danh mục tài khoản đợc mô tả thông qua thuộc tính sau: Số hiệu tài khoản; tên tài khoản; mà ngoại tệ; loại tài khoản ( tổng hợp chi tiết, cập nhật liệu, đợc phép hạch toán vào tài khoản chi tiết, không đợc hạch toán vào tài khoản tổng hợp, nhiên kết xuất báo cáo, chơng trình kế toán cho phép kết xuất báo cáo liên quan đến tài khoản tổng hợp); tài khoản mẹ; bậc tài khoản (Tài khoản tổng hợp có bậc 0, tài khoản chi tiết có bậc từ trở lên, tài khoản chi tiết có bậc cao); tài khoản theo dõi công nợ chi tiết (C/ K): C- tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết cho khách hàng, K- tài khoản không theo dõi công nợ chi tiết; nhóm tài khoản; tài khoản sổ cái- tài khoản đợc sử dụng lên báo cáo toán nh bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết kinh doanh (C/ K: C- tài khoản sổ cái, K- không tài khoản sổ cái) Khi in ấn số bảng biểu tổng hợp, chơng trình kế toán gộp số liệu tài khoản chi tiết vào tài khoản sổ cái, số d đầu kỳ, đầu năm tài khoản (chỉ vào số d đầu kỳ cho tài khoản chi tiết) Đối với danh mục khách hàng: Danh mục khách hàng cho phÐp theo dâi chi tiÕt mua/ b¸n vËt t hàng hoá khoản phải thu, phải trả khác cho khách hàng Trong số thuộc tính mô tả khách hàng, mà khách hàng đ ợc sử dụng cập nhật, xử lý liệu kết xuất báo cáo, nên cần cẩn thận thiết kế mà khách hàng cho thuận tiện sử dụng hiệu khai thác Các thông tin khách hàng: Mà khách hàng, tên khách hàng, loại khách (C/ D): C- khách hàng đơn lẻ, D- khách hàng đơn vị, địa chỉ, tài khoản: Số hiệu tài khoản công nợ ngầm định khách hµng (131- nÕu lµ ng êi mua, 331nÕu lµ ngêi bán), hạn toán: Số ngày tín dụng ngầm định mua bán với khách hàng (có thể sửa đổi đợc cập nhật chứng từ cụ thể) Đối với danh mơc vơ viƯc: Fast Accounting- 2002 cho phÐp theo dõi chi tiết tổng hợp phát sinh liên quan đến vụ việc, hợp đồng, thông qua mà vụ việc đợc khai báo danh mục vụ việc Các thông tin vụ việc: Mà vụ việc, tên vụ viêc, tài khoản (dùng trờng hợp muốn theo dâi sè d cđa vơ viƯc) §èi víi danh mơc kho¶n mơc: Danh mơc kho¶n mơc cho phÐp theo dâi khoản mục tài khoản chi phí số tài khoản khác nh lý tăng, giảm nguồn vốn; tài sản quỹ: lý tăng giảm quỹ; tài sản cố định: lý tăng giảm tài sản cố định Có thể theo dõi khoản mục cách mở tiểu khoản tài khoản tơng ứng Mỗi có u ngợc điểm riêng, nên cần tự đánh giá chọn cách theo dõi khoản mục phù hợp Các thông tin khoản mục: Mà khoản mục Đối với danh mục ngoại tệ: Danh mục dùng để theo dõi loại ngoại tệ tỷ giá quy đổi Danh mục kho vật t, hàng hoá Danh mục dùng để theo dõi kho vật t hàng hoá thành phẩm Danh mục nhóm vật t hàng hoá Fast Accounting- 2002 cho phép theo dõi vật t hàng hoá theo danh điểm mà theo nhóm vật t hàng hoá Vật t hàng hoá đợc tổ chức phân cấp dới dạng nhóm Mẹ- Con hay gọi cấu trúc hình Nhóm phân cấp đến sáu mức Cây danh mục nhóm vật t hàng hoá Fast Accounting- 2002 động uyển chuyển Có thể dễ dàng thực thao tác tạo, sửa, xoá di chuyển danh điểm vật t hàng hoá nhóm với nhau, cần thiết Nhờ việc quản lý vật t hàng hoá theo nhóm, nên báo cáo, cộng giá trị hay số lợng theo nhóm Các thông tin danh mục nhóm vật t hàng hoá MÃ, tên nhóm, đơn vị tính (có thể bỏ trống trờng nhóm hàng thuộc loại dịch vụ), nhóm mẹ (cho nhóm có bậc từ trở lên), bậc nhóm vật t hàng hoá, số thứ tự nhóm (khi lên báo cáo, chơng trình xếp theo số thứ tự nhóm không theo mà tên nhãm), nhãm cuèi ( C- lµ nhãm cuèi, K- cha phải nhóm cuối) Danh mục vật t hàng hoá: Danh mục vật t hàng hoá dùng để theo dõi phát sinh theo dõi tồn kho vật t hàng hoá nh mặt hàng dịch vụ nh bốc xếp, vận tải Thông tin vật t hàng hoá MÃ, tên vật t hàng hoá, đơn vị tính (nếu không khai báo cập nhật số liệu, chơng trình bỏ qua trờng Số lợng), số thứ tự (dùng để xếp, in xem), tài khoản kho (152, 153, 155, 156), tài khoản giá vốn, tài khoản hàng bán bị trả lại, tháng, số lợng Min, số lợng Max, tính tồn kho, tính giá tồn kho (giá thực tế, trung bình tháng giá hạch toán) Tính thuế GTGT (C/ K) vµ thuÕ suÊt GTGT (%), nÕu lµ vËt t hµng hoá đợc khai báo có tính thuế GTGT, chứng từ liên quan nh hoá đơn bán hàng, chơng trình kế toán tự động tính thuế theo thuế suất đà định cập nhật định khoản thuế GTGT Danh mục chứng từ Fast Accounting- 2002 quản lý loại chứng từ danh mục chứng từ Mỗi hình cập nhật đợc gắn với chứng từ, chứng từ gắn với số tham biến ngầm định, để tiện lợi cho việc cập nhật xử lý số liệu Mỗi loại chứng từ sư dơng cho mét sè nghiƯp vơ kÕ to¸n nhÊt định, số lợng loại chứng từ đợc Fast Accounting- 2002 định sẵn ngời sử dụng đợc phép sửa đổi vài tham số chứng từ, thêm xoá loại chứng từ danh mục có Fast Accounting- 2002 Các thông tin loại chứng từ MÃ, tên chứng từ, tiêu đề (Tiêu đề chứng từ trờng hợp in chứng từ máy), số liên, tài khoản Nợ/ Có: tài khoản Nợ/ Có ngầm định, vào chứng từ mới, nhằm giảm bớt số thao tác Tuy vậy, chơng trình cho phép sửa tài khoản nhËp sè liÖu Fast Accounting- 2002 cho phÐp khai báo số biến hệ thống để chơng trình phù hợp với doanh nghiệp cụ thể Các biến cần đợc khai báo từ đầu có giá trị suốt trình hoạt động hệ thống kế toán sau (có thể không khai báo biến hệ thống không cần máy tự động hạch toán mà kế toán tự nhập nghiệp vụ) nh mà ngoại tệ ngầm định, mà đồng tiền hạch toán, kiểu hạch toán ngoại tệ, tài khoản chênh lệch giá hàng tồn kho- chênh lệch giá gốc giá bình quân kỳ dự trữ (412), tài khoản thuế GTGT đầu (3331), cho phép cập nhật trờng phận nghiệp vụ bán hàng, cho phÐp cËp nhËt trêng kÕ to¸n doanh thu, gi¸ vốn Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm công ty cổ phần dợc TRAPHACO Quá trình tiêu thụ công ty bao gồm tiêu thụ thành phẩm tiêu thụ hàng hoá Hàng hoá đợc công ty thu mua (gọi hàng công ty), cửa hàng tự thu mua (gọi hàng khai thác) Công ty thực tiêu thụ qua hình thức giao hàng trực tiếp công ty bán lẻ cửa hàng phụ thuộc Các phơng thức toán chủ yếu là: Đối với phơng thức giao hàng trực tiếp công ty sử dụng phơng thức toán: Tiền mặt, Séc, trả chậm, trả trớc Đối với phơng thức bán lẻ, công ty sử dụng hai phơng thức toán séc tiền mặt, chủ yếu toán tiền mặt Có thể khái quát quy trình hạch toán tiêu thụ công ty nh sau: HĐGTGT, Báo cáo bán hàng, PNK,PXKKVCNB Chứng từ mà hoá nhập liệu vào máy tính (HĐBH, PKT, PXĐC) Nhật ký bán hàng NhËt ký chung Sỉ c¸i TK 155, 156, 632, 511, 641, 642, 531, 532, 911 Sæ chi tiÕt TK 155, 156, Bảng kê HĐBH Báo cáo tổng hợp bán hàng tháng Bảng cân đối SPS Báo cáo tài Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tiêu thụ 7.Đánh giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho Tại công ty, giá vốn thực tế thành phẩm, hàng hoá xuất kho đợc tính phơng pháp bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân cuối kỳ) Song khoản chi phí mua hàng không đợc tính vào giá vốn hàng hoá mà lại đợc hạch toán vào khoản chi phí bán hàng tiền khác Cuối tháng sang đầu tháng sau, đà cập nhật đầy đủ chứng từ nhập xuất kho thành phẩm, hàng hoá, kế toán hàng tồn kho thực tính giá vốn hàng xuất cách vào phân hệ kế toán hàng tồn kho, chọn tính giá trung bình, chọn tài khoản chênh lệch nhập, xuất, sau chơng trình tự động tính giá xuất trung bình cho loại thành phẩm, hàng hoá Giá thực tế hoa hoè xuất tháng 12/2002 = Giá thực tế tồn đầu kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + + Giá thực tế nhập kỳ Sè l­ỵng nhËp kú x Sè l­ ỵng xt kỳ = 1587298 (đồng) Chứng từ sổ kế toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá 8.1 Chứng từ sử dụng Đối với nghiệp vụ nhập kho thành phẩm, hàng hoá (xem mục 9- kế toán hàng bán bị trả lại) Đối với nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hoá đợc vận dụng tuỳ theo phơng thức bán hàng nh sau: Phơng thức giao hàng trực tiếp Đây phơng thức bán hàng trực tiếp công ty theo hợp đồng kinh tế đơn đặt hàng đà ký kết với khách hàng Theo phơng thức này, trình tự tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đợc thực nh sau: Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng trình ban giám đốc duyệt ký kết hợp đồng kinh tế hợp đồng xuất Sau dựa nội dung đà thoả thuận hợp đồng số lợng, chủng loại, quy cách hàng hoá thời gian giao hàng, tiến hành viết hoá đơn GTGT thành bốn liên sau chuyển cho kế toán hợp đồng kinh tế kèm theo liên hoá đơn GTGT để nhập vào máy tính (Hoá đơn bán hàng: Hình 2- Phụ lục) ,01 liên lu phòng, 01 liên giao cho khách hàng 01 liên giao cho thủ kho để làm xuất hàng bán Biểu số 2: Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng Hoá đơn (gtgt) Liên 3: (Kế toán lu) Ngày 01 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty dợc TRAPHACO TK: Địa chỉ: 75 Yên Ninh- Ba Đình- Hà Nội MS: Họ tên ngời mua hàng: Bác sĩ Hà Địa chỉ: Hình thức toán: MS: STT Tên, quy cách ĐVT Số lợng Đơn giá Thuốc cứu thơng Túi 92381 Theo công văn số: 195 TCT/AC Ngµy 16/01/2001 cđa TCT Ký hiƯu AA/2001 Sè 000429 Thµnh tiỊn 739048 Ghi chó Céng tiỊn hµng : 739048 Th GTGT: 10% TiỊn th GTGT: 73904,8 Tỉng céng tiỊn toán: 812952,8 Số tiền chữ: Tám trăm mời hai nghìn chín trăm năm mơi ba đồng Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Phơng thức bán lẻ cửa hàng phụ thuộc: Công ty có cửa hàng phụ thuộc Hà Nội, đặt 36- Nguyễn Chí Thanh, 102- Thái Thịnh, 20Giải Phóng, 108- Thành Công Khi có lệnh điều động nội đà đợc duyệt kế toán trởng giám đốc công ty việc xuất thành phẩm, hàng hoá xuống cửa hàng để bán lẻ, phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội thành liên, liên thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho, liên kế toán sử dụng để nhập số liệu vào máy tính, liên lu phòng kế hoạch kinh doanh Trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, ngời lập ghi tiêu: Tên nhÃn hiệu, quy cách thành phẩm, hàng hoá, đơn vị tÝnh, sè lỵng thùc tÕ xt kho Thđ kho tiÕn hành xuất theo số lợng, chủng loại đà đợc ghi phiếu Sau nhận đợc liên 3, phòng kế toán nhập liệu vào máy tính tiêu số lợng Kế toán vào phân hệ kế toán hàng tồn kho nhập phiếu xuất điều chuyển nội theo định khoản: Nợ TK 6321, 6322 Có TK 155, 156 (Phiếu xuất điều chuyển: Hình - Phụ lục) Kế toán phải nhập tiêu sau: Ngày chứng từ; số chứng từ; diễn giải; mà nhập xuất: kế toán khai báo tài khoản 6321 6322 (đây tài khoản đối ứng với tài khoản kho); mà kho xuất; mà kho nhập; mà hàng: kế toán khai báo mà hàng chơng trình tự động tên hàng, đơn vị tính, tài khoản kho (156, 155); số lợng: khai báo số lợng xuất Cột đơn giá cột thành tiền (không phản ánh giá bán đơn vị nh Hoá đơn GTGT mà phản ánh giá vốn đơn vị) cha tính đợc thời điểm xuất thành phẩm, hàng hoá cho cửa hàng mà cuối tháng kế toán hàng tồn kho tính máy vi tính in phiếu xuất kho đà có cột đơn giá cột thành tiỊn BiĨu sè 3: MÉu phiÕu xt kho kiªm vËn chuyển nội Đơn vị: Công ty dợc TRAPHACO Địa chỉ: 75- Yên Ninh- Ba ĐìnhHN Mẫu số 03- VT- 3LL Ban hành theo QĐ số Ban hành theo QĐ số 1141- TC/CĐKT Ngày tháng 11 năm 1995 cđa BTC AX/ 01-B PhiÕu xt kho Kiªm vËn chun nội Ngày 20 tháng 12 năm 2002 Liên 3: kế toán Căn lện điều động số: ngày tháng năm 20 việc Họ tên ngời vận chuyển: Anh Hng Hợp đồng số Phơng tiện vận chuyển: Ô tô tải Xuất kho: Thành phẩm Phú Thợng Nhập kho: 102- Thái Thịnh- Hà Nội STT Tên nhÃn hiệu, quy Mà Đơn vị Số lợng cách phẩm chÊt vËt t sè tÝnh Thùc Thùc (sp,hh) xuÊt nhËp Hoa hoÌ gãi= 100 g Gãi 50 50 4200 210000 Cao Hµ thđ 1gãi = 100g Gãi 20 20 4560 912000 Cöu tÝnh gãi = 500g Gãi 20 20 4100 82000 Céng 1204000 XuÊt, ngày 20 tháng 12 năm 2002 Nhập ngày, 20 tháng 12 năm 2002 Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhập Theo phơng thức này, kế toán bán lẻ phải mở sổ nhận hàng toán, đối tợng không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, kế toán bán lẻ phải lập bảng kê hàng bán lẻ, theo lần bán, loại hàng cuối tháng gửi báo cáo bán hàng phòng Tài chính- Kế toán, kế toán bán hàng nhập hoá đơn bán hàng vào máy tính qua phân hệ kế toán bán hàng 8.2 Hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá xuất bán Để hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá công ty cổ phần dợc TRAPHACO sử dụng phơng pháp thẻ song song a Các loại sổ, thẻ sử dụng: - Thẻ kho - Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá - Bảng kê phiếu nhập, phiếu xuất kho kho phẩm - Các báo cáo nhập, xuất, tồnPhiếu khonhập thành b Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hoá Hoá đơn GTGT Thẻ kho Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá 10 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Báo cáo tổng hợp nhập- xuất- Tồn 31/12 PKT 2860 KC 531 → 511 5311→ 5111 5111 41.151.357 Tæng phát sinh nợ: 41.151.357 Tổng phát sinh có: 41.151.357 D nợ cuối kỳ :0 Biểu số 20 Sổ tài khoản TK 5312- HBBTL: Thành phẩm Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: Chứng từ TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng Ngày Số PS nỵ PS cã 25/12 PN Nhập lại hàng CTDP Quảng Bình 1311 6.816.792 Nhập lại hàng 7/12/02 (108 Thành 31/12 PN 12 1312 74.286 C«ng) PKT KC 531 → 511 31/12 5112 67.200.746 2860 5312→ 5112 Tổng phát sinh nợ: 67.200.746 Tổng phát sinh cã: 67.200.746 D nỵ ci kú :0 14 KÕ toán chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp 14.1 Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng côngty gồm: Lơng nhân viên bán hàng khoản trích theo lơng, chi phí cho tiếp thị, quảng cáo, chiết khấu bán hàng, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho phận bán hàng 14.1.1 Tài khoản sử dụng Hiện công ty sử dụng tài khoản 641 Chi phí bán hàng với nội dung chi tiết theonh chế độ quy định với tài khoản chơng trình đà thiết lập sẵn theo mẫu Tài khoản 641 đợc chi tiết thành tiểu khoản nh theo quy định chế độ hành tài khoản 641 công ty sử dụng tất tài khoản TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6412: Chi phÝ vËt liƯu bao b× TK 6427: Chi phí dịchvụ mua TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6428: Chi phí tiền khác 14.1.2 Phơng pháp hạch toán Tuỳ thuộc loại chi phí bán hàng phát sinh mà kế toán vào phân hệ kế toán có liên quan tiến hành hạch toán nh sau: Đối với chi phí nhân viên: Chi phí tiền ăn tra, xăng xe nhân viên thuộc phận bán hàng (trả trực tiếp tiền mặt) đợc nhập vào phiếu chi phân hệ kế toán Tiền mặt- Ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 6411 Có TK 1111 Chi phí tiền lơng khoản trích theo lơng nhân viên đợc nhập vào Phiếu kế toán phân hệ kế toán Tổng hợptheo định khoản: Nợ TK 6411 Có TK 3342: tiền lơng phải trả nhân viên khối bán hàng Có TK 3382, 3383, 3384: TrÝch BHYT, BHXH, KPC§ 23 §èi víi chi phÝ vËt liƯu, dơng xt dïng cho b¸n hàng, kế toán nhập vào phiếu xuất kho phân hệ kế toán hàng tồn kho theo định khoản: Nợ TK 6412 Cã TK 152, 153 §èi víi chi phÝ khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, kế toán vào bảng phân bổ khấu hao phân hệ kế toán Tổng hợp để nhập vào phiếu kế toán theo định khoản nh sau: Nợ TK 6414 Có TK 214 Đối với khoản phí, lệ phí chi tiền, kế toán nhập vào phiếu chi phân hệ kế toán Tiền mặt- Ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 6415 Có TK 1111 Đối với khoản chi phí dịch vụ mua chi phí tiền khác mà toán tiền kế toán nhập vào phiếu chi phân hệ kế toán Tiền mặt- Ngân hàng, cha toán kế toán nhập vào Phiếu kế toán phân hệ kế toán Tổng hợp theo định khoản: Nợ TK 6417, 6418 Có TK 1111, 331 Đối với chi phí bán hàng chi nhánh báo về, kế toán công ty nhập vào phiếu kế toán theo định khoản: Nợ TK 641 (6411, 6412, ) Có TK 3388 Các khoản làm giảm chi phí bán hàng đợc hạch toán vào phân hệ kế toán tơng ứng theo định khoản ngợc laị nh sau: Nợ TK 1111, 152, Có TK 641 (6411, 6412, ) Cuèi kú, kÕt chuyÓn chi phí bán hàng sang TK 911, kế toán thực bút toán kết chuyển tự động thông qua phân hệ kế toán Tổng hợp nh sau: Nợ TK 911 Có TK 641 (6411, 6412, ) Căn vào chứng từ này, chơng trình tự động lên sổ sách kế toán liên quan nh Nhật ký chung, sổ tài khoản 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6417, 6418, 641 Biểu số 21 Sổ tài khoản TK 6411- CPBH: Nhân viên Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: Chứng từ TK Số phát sinh Diễn giải đối Ngày Số PS nợ PS có PC Chị Hiền ăn tra, xăng xe 31/12 1111 9.068.000 98TT T12/02 phận bán buôn CPBH chi nh¸nh TPHCM 31/12 PKT TT 3388 361.414.740 T7- T12 PKT 31/12 Tính tiền lơng phải trả T12 3341 299.108.383 LT12 PKT KC 641 → 911 31/12 911 1.478.069.416 2915 6411 911 Tổng phát sinh nợ: 1.478.069.416 Tổng phát sinh cã: 1.478.069.416 D nỵ ci kú :0 24 25 BiĨu sè 22 Chøng tõ Ngµy Sè 31/12 31/12 31/12 PKT TT PC 75 TT PKT 2915 BiÓu sè 23 Chøng tõ Ngµy Sè 30/12 PC 15H 31/12 PKT 81 31/12 PKT 2915 BiÓu sè 24 Chøng tõ Ngµy Sè PKT 31/12 282 PKT 31/12 2915 Sổ tài khoản TK 6412- CPBH: Vật liệu Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng PS nợ PS có CPBH chi nhánh TPHCM 3388 8.898.816 T7- T12 Công ty Viễn Đông- mực 1111 1.718.000 in KC 641 → 911 911 16.564.326 6412→ 911 Tổng phát sinh nợ: 16.564.326 Tổng phát sinh có: 16.564.326 D nợ cuối kỳ :0 Sổ tài khoản TK 6413- CPBH: Dụng cụ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng PS nợ PS có C Minh- mùc in m¸y 1111 109.090 Mua phÝch cắm điện cho 331 742.500 quầy Thanh Hoá KC 641 911 911 95.878.716 6413 911 Tổng phát sinh nợ: 95.878.716 Tổng phát sinh có: 95.878.716 D nợ cuối kỳ :0 Sổ tài khoản TK 6414- CPBH: Khấu hao TSCĐ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng PS nợ PS có Bút toán phân bỉ cđa 2141 37.989.452 th¸ng 11 KC 641 → 911 911 38.359.174 6414 911 Tổng phát sinh nợ: 326.965.727 Tổng phát sinh có: 326.965.727 D nợ cuối kỳ :0 26 BiĨu sè 25 Chøng tõ Ngµy Sè 15/12 PC 206 31/12 PKT 2915 BiÓu sè 26 Chøng tõ Ngµy Sè PC 31/12 302H PKT 31/12 2915 BiĨu sè 27 Chøng tõ Ngµy Sè PC 30/12 348 Sổ tài khoản TK 6415- CPBH: Phí, lệ phí Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng PS nợ PS có Anh Bång- l¸i xe- mua 1111 3.750.000 BH xe 29S-1893 KC 641 → 911 911 3.750.000 6415→ 911 Tỉng ph¸t sinh nợ: 3.750.000 Tổng phát sinh có: 3.750.000 D nợ cuối kỳ :0 Sổ tài khoản TK 6417- CPBH: Chi phí dịch vụ mua Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng PS nợ PS có Phạm Hải- lái xe vận chuyển 1111 10.156.410 hàng tỉnh phía Bắc KC 641 911 911 1.110.473.949 6417 911 Tổng phát sinh nợ: 1.132.973.949 Tổng phát sinh có: 1.132.973.949 D nợ cuối kỳ :0 Sổ tài khoản TK 6418- CPBH: CP tiền khác Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng PS nợ PS có Chiết khấu bán hàng tháng 1111 6.341.000 cuối năm 2002 Cao Bằng Tổng phát sinh nợ: 997.448.915 Tổng phát sinh có: 997.448.915 D nỵ ci kú :0 27 BiĨu sè 28 Chøng tõ Ngµy Sè PC 30/12 15H PC 30/12 348 Sổ tài khoản TK 641- CPBH Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK Số phát sinh Diễn giải đối PS nỵ PS cã C Minh- mùc in máy 1111 109.090 Chiết khấu bán hàng tháng 1111 6.341.000 cuối năm 2002 Cao Bằng Tổng phát sinh nợ: 4.051.651.049 Tổng phát sinh có: 4.051.651.049 D nợ cuối kỳ :0 14.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp công ty bao gồm: Chi phí tiền lơng nhân viên quản lý doanh nghiệp khoản trích theo lơng, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu, bao bì, đồ dùng văn phòng, khoản thuế, phí, lệ phí, khoản chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua khoản chi phí khác tiền 14.2.1 Tài khoản sử dụng Hiện tài khoản 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty sử dụng nh theo chế độ hành (theo dõi chi phí phát sinh thuộc quản lý kinh doanh toàn doanh nghiệp) Tài khoản đợc chi tiết thành tiểu khoản sau: TK 6421: chi phí nhân viên quản lý TK 6426: Trích lập dự phòng TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6427: Chi phÝ dÞch vơ mua TK 6424: Chi phÝ khÊu hao tài sản cố định TK 6428: Chi phí tiền khác TK 6425: Thuế, phí lệ phí 14.2.2 Phơng pháp hạch toán Cũng tơng tự nh chi phí bán hàng, kế toán vào hoá đơn, chứng từ chi phí quản lý doanh nghiệp để nhập liệu vào máy tính Tuỳ thuộc loại chi phí mà kế toán thực nhập liệu phần hành khác tơng ứng Đối với chi phí nhân viên: Chi phí tiền ăn tra, xăng xe nhân viên quản lý (trả trực tiếp tiền mặt) đợc nhập vào phiếu chi phân hệ kế toán Tiền mặt- Ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 6421 Có TK 1111 Chi phí tiền lơng khoản trích theo lơng nhân viên đợc nhập vào Phiếu kế toán phân hệ kế toán Tổng hợptheo định khoản: Nợ TK 6421 Có TK 3343: tiền lơng phải trả nhân viên khối quản lý Chi phÝ vËt liƯu, dơng xt dïng cho quản lý xuất xử lý hết hạn, kế toán nhập vào phiếu xuất kho phân hệ kế toán hàng tồn kho theo định khoản: Nợ TK 6422 Có TK 152, 153 Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý, kế toán vào bảng phân bổ khấu hao phân hệ kế toán Tổng hợp để nhập vào phiếu kế toán theo định khoản nh sau: 28 Nợ TK 6424 Có TK 214 Đối với khoản phí, lệ phí chi tiền, kế toán nhập vào phiếu chi phân hệ kế toán Tiền mặt- Ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 6425 Có TK 1111 Đối với khoản trích lập dự phòng, kế toán nhập vào Phiếu kế toán phân hệ kế toán Tổng hợp theo định khoản: Nợ TK 6426 Có TK 139, 159 Đối với khoản chi phí dịch vụ mua chi phí tiền khác mà toán tiền kế toán nhập vào phiếu chi phân hệ kế toán Tiền mặt- Ngân hàng, cha toán kế toán nhập vào Phiếu kế toán phân hệ kế toán Tổng hợp Nợ TK 6427, 6428 Có TK 1111, 331 Đối với chi phí quản lý chi nhánh báo về, kế toán công ty nhập vào phiếu kế toán theo định khoản: Nợ TK 642 (6421, 6422, ) Có TK 3388 Các khoản làm giảm chi phí quản lý đợc hạch toán vào phân hệ kế toán tơng ứng theo định khoản ngợc laị nh sau: Nỵ TK 1111, 152, Cã TK 642 (6421, 6422, ) Ci kú, kÕt chun chi phÝ qu¶n lý sang TK 911, kÕ to¸n thùc hiƯn bót to¸n kÕt chun tự động thông qua phân hệ kế toán Tổng hợp nh sau: Nỵ TK 911 Cã TK 641 (6411, 6412, ) Căn vào chứng từ đợc nhập phân hệ nh trên, chơng trình tự động lên sổ sách liên quan nh Nhật ký chung, sỉ c¸i TK 6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428 BiĨu sè 29 Chøng tõ Ngµy Sè 12/12 PC112 Sổ tài khoản TK 6421- CPQLDN: Nhân viên Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng PS nợ PS có Ăn tra T11/02- Xu©n la 1111 11.388.000 Tỉng phát sinh nợ: 1.504.258.637 Tổng phát sinh có: 1.504.258.637 D nỵ ci kú :0 29 BiĨu sè 30 Chøng tõ Ngµy Sè PX 25 01/12 112 BiĨu sè31 Chøng tõ Ngµy Sè 03/12 PC 21 31/12 PKT2921 BiĨu sè32 Chøng tõ Ngµy Sè 31/12 PKT 283 31/12 PKT2921 Sỉ c¸i tài khoản TK 6422- CPQLDN: Vật liệu Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK Số phát sinh Diễn giải đối PS nợ PS có Xuất xử lý kem lẻ hết hạn 1522 52.525 theo lệnh 14 Tổng phát sinh nợ: 1.428.262.227 Tổng phát sinh có: 1.428.262.227 D nợ cuối kỳ :0 Sổ tài khoản TK 6423- CPQLDN: Dụng cụ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK Số phát sinh Diễn giải đối PS nợ PS có Thanh toán tiền sửa chữa phụ 1111 2.554.200 tïng « t« 29I- 5724 KC 642 → 911 911 166.650.729 6423 → 911 Tỉng ph¸t sinh nợ: 166.650.729 Tổng phát sinh có: 166.650.729 D nợ cuối kỳ :0 Sổ tài khoản TK 6424- CPQLDN: Khấu hao TSCĐ Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK Số phát sinh Diễn giải đối PS nợ PS có Bút toán phân bổ th¸ng 2141 88.713.485 12 KC 642 → 911 911 88.713.485 6424 911 Tổng phát sinh nợ: 88.713.485 Tổng phát sinh có: 88.713.485 D nợ cuối kỳ :0 30 BiĨu sè33 Chøng tõ Ngµy Sè 31/12 PC 442 31/12 PKT2921 BiÓu sè 34 Chøng tõ Ngµy Sè PKT 31/12 TLDP 31/12 PKT2921 BiĨu sè 35 Chøng tõ Ngµy Sè 02/12 PC 13 31/12 PKT2921 Sổ tài khoản TK 6425- CPQLDN: Phí, lệ phí Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK Số phát sinh Diễn giải đối PS nợ PS có Phí kiểm nghiệm mẫu 1111 2.650.000 KC 642 → 911 911 12.240.960 6425 911 Tổng phát sinh nợ: 12.240.960 Tổng phát sinh có: 12.240.960 D nợ cuối kỳ :0 Sổ tài khoản TK 6426- CPQLDN: Dự phòng Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng PS nợ PS có Trích lập DP HTK năm 1592 614.490.879 2003 KC 642 → 911 911 614.490.879 6426 → 911 Tổng phát sinh nợ: 614.490.879 Tổng phát sinh có: 614.490.879 D nợ cuối kỳ :0 Sổ tài khoản TK 6427- CPQLDN: Dịch vụ mua Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng PS nợ PS có Thanh toán thuê bao điện 1111 400000 thoại phßng NC KC 642 → 911 911 26.491.875 6427 911 Tổng phát sinh nợ: 49.520.155 Tổng phát sinh có: 49.520.155 D nợ cuối kỳ :0 31 Sổ tài khoản TK 6428- CPQLDN: Chi phí tiền khác Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: Chứng từ TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng Ngày Số PS nợ PS có TiÕp kh¸ch cho TT Y tÕ 31/12 PC 297 1111 500000 lao ®éng KC 642 → 911 31/12 PKT2921 911 777.685.916 6428 → 911 Tæng phát sinh nợ: 777.685.916 Tổng phát sinh có: 777.685.916 D nợ cuối kỳ :0 Biểu số 37 Sổ tài khoản TK 642- CPQLDN Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D nợ đầu kỳ: Chứng từ TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng Ngày Số PS nợ PS cã 31/12 PC 442 PhÝ kiĨm nghiƯm mÉu 1111 2.650.000 KC 642 → 911 31/12 PKT2921 911 777.685.916 6428 → 911 Tỉng ph¸t sinh nợ: 4.641.822.988 Tổng phát sinh có: 4.641.822.988 D nợ cuối kỳ :0 15 Kế toán xác định kết tiêu thụ 15.1 Tài khoản sử dụng TK 911 Xác định kết kinh doanh: Tài khoản đợc sử dụng để xác định kết hoạt động kinh doanh, không đợc chi tiết cho mặt hàng TK 421 Lợi nhuận cha phân phối: Để xác định kết kinh doanh lỗ hay lÃi 15.2 Phơng pháp hạch toán Cuối tháng kế toán tiến hành thực bút toán kết chuyển tự động để xác định kết hoạt động kinh doanh Kế toán việc tiến hành nh sau: Vào phân hệ kế toán Tổng hợp, chọn thực đơn Bút toán kết chuyển tự ®éng” Trong danh mơc bót to¸n kÕt chun tù ®éng đà đợc khai báo sẵn, đánh dấu bút toán kết chuyển tự động cách ấn phím cách- Space Bar, bút toán đợc đánh dấu có dấu ? đầu dòng Bấm F4 để khai báo tháng ®ỵc kÕt chun sè liƯu Ên nót “NhËn” ®Ĩ chấp nhận tháng đà khai báo Sau chơng trình tự động thực bút toán kết chuyển cuối kỳ bao gồm: Kết chuyển khoản giảm giá hàng bán: Nợ TK 511 (5111, 5112) Có TK 532 (5321, 5322) Kết chuyển khoản hàng bán bị trả lại Nỵ TK 511 (5111, 5112) Cã TK 531 (5311, 5312) Biểu số36 32 Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 Cã TK 632 (6321, 6322) KÕt chuyÓn doanh thu tiêu thụ Nợ TK 511 (5111, 5112) Có TK 911 Kết chuyển doanh thu tiêu thụ nội Nợ TK 512 (5121, 5122) Cã TK 911 KÕt chuyÓn chi phí bán hàng Nợ TK 911 Có TK 641 (6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6416, 6417, 6418) KÕt chuyÓn chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 642 (6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428) KÕt chuyển lÃi hoạt động tiêu thụ Nợ TK 911: Có TK 421: Kết chuyển lỗ hoạt động tiêu thụ Nợ TK 421 Cã TK 911 Sau thùc hiƯn c¸c bút toán kết chuyển tự động, chơng trình tự động hạch toán vào sổ sách lên báo cáo liên quan nh sổ Nhật ký chung, sổ tài khoản 5311, 5312, 5321, 5322, 5111, 5112, 911, 6321, 6322, 6411, 6412, 6413, , 6417, 6418, 6421, 6422, , 6428, 421, 5121, 5122 BiĨu sè 38 Sỉ tài khoản TK 911- XĐKQKD Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2002 D đầu kỳ: Chứng từ TK đối Số phát sinh Diễn giải ứng Ngày Số PS nợ PS cã KC 632 → 911 31/12 PKT 2899 6321 1.090.152.762 6321 → 911 31/12 PKT 2900 31/12 PKT 2915 31/12 PKT 2920 KC 511 → 911 5111 → 911 KC 641 → 911 6418 911 KC 911 lỗ 4212 5111 6418 1.151.336.257 997.448.915 4212 1.364.681.399 Tổng phát sinh nợ: 15.077.354.592 Tổng phát sinh cã: 15.077.354.592 D cuèi kú :0 33 PhÇn II Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiêu thụ xác định kết tiêu thụ điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán máy công ty cổ phần dợc TRAPHACO Đánh giá khái quát thành tựu công ty Traphaco Từ xởng dợc nhỏ bé đợc thành lập năm 1972, với trang thiết bị đơn sơ, công ty dợc TRAPHACO đà liên tục phát triển, trởng thành lớn mạnh không ngừng Sự lơn mạnh công ty thể qua sở vật chấtkỹ thuật mà thể trình độcans công nhân viên ngày đợc nâng cao để đáp ứng yêu cầu thực tế đặt Qua gần 30 năm hoạt động, song song với phát triển không ngừng công ty, máy kế toán ngày lớn mạnh bề rộng lẫn chiều sâu, đóng vai trò công cụ quản lý hữu hiệu Hiện nay, phòng Tài chính- Kế toán công ty có 14 ngời Với cách bố trí tại, công tác kế toán nói chung công tác kế toán tiêu thụ xác định kết tiêu thụ nói ruêng đà hoạt động hiệu chứng tỏ đợc u định Thứ nhất, tổ chức ứng dụng công nghệ làm kế toán Là phận máy kế toán, công tác kế toán tiêu thụ xác định kết tiêu thụ đợc thực kế toán máy nh phần hành kế toán khác Có thể nói điểm chứng tỏ nhanh nhậy quản lý công ty, chứng tỏ theo kịp thời đại ứng dụng công nghệ, tiến khoa học kỹ thuật Trong thời đại ngày nay, mà khoa học công nghệ mà đặc biệt công nghệ thông tin không ngừng phát triển đà tạo cạnh tranh doanh nghiệp cạnh tranh công nghệ làm kế toán Doanh nghiệp có công nghệ làm kế toán đại có sức cạnh tranh mạnh Công ty TRAPHACO đà mạnh dạn thực bớc đổi u điểm lớn Trên thực tế, công ty ứng dụng phần mềm kế toán máyđà tạo nhiều điều kiện thuận lợi thể nhiều u điểm chơng trình phần mềm mang lại Với số lợng sản phẩm tiêu thụ lớn đặc biệt lại gồm nhiều chủng loại thuận tiện, đảm bảo giảm bớt khối lợng công việc lớn cho nhân viên kế toán tăng suất lao động kế toán so với kế toán thủ công, mặt khác đảm bảo độ xác cao, giải đợc khó khăn tính toán số liệu lớn, dễ sai sót Ngoài ra, sử dụng kế toán máy đảm bảo việc sử lý thông tin nhanh chóng dẫn đến đáp ứng cung cấp thông tin kịp thời tình hình tiêu thụ, giúp cho nhà quản lý sớm có biện pháp, kế hoạch khâu tiêu thụ Thứ hai, tổ chức máy kế toán Công ty đà xây dựng máy kế toán gọn nhẹ, tơng đối hoàn chỉnh phù hợp với điều kiện ứng dụng kế toán máy với đầy đủ phần hành kế toán cần thiết đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, đợc phân công nhiệm vụ rõ ràng, tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm Mỗi nhân viên đảm nhiệm phần hành kế toán phù hợp, tạo chuyên môn hoá cao rrong công tác kế toán, từ nâng cao hiệu công tác kế toán nh công tác quản lý tài công ty Thứ ba, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty tổ chức chi tiết tài khoản tuỳ theo chất chức loại tài khoản tạo linh hoạt cách tổ chức chi tiết tài khoản, mặt khác lại đảm bảo tính thống với nguyên tắc, phơng pháp kế toán phần hành kế toán tơng ứng Trong phần hành kế toán bán hàng, tài khoản phản ánh giá vốn hàng bán , tài khoản phản ánh doanh thu tiêu thụ tài khoản phản ánh khoản giảm trừ doanh thu đợc chi tiết theo loại hình (tài khoản 6321- giá vốn hàng bán: hàng hoá, tài khoản 6322- giá vốn hàng bán: thành phẩm, tài khoản 5111- doanh thu bán hàng hoá, tài khoản 5112- doanh thu bán thành phẩm ) Việc chi tiết theo kiểu giúp cho doanh nghiệp tính riêng đợc lÃi gộp tiêu thụ hàng hoá với thành phẩm công ty sản xuất Từ công ty có phơng án đầu t kinh doanh phù hợp với tình hình 34 Nh vậy, thấy việc tổ chức chi tiết tài khoản kế toán cách khoa học đà giúp ích nhiều cho công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, góp phần làm lên thành công công ty Thứ t, công tác tổ chức sổ sách kế toán Trong điều kiện ứng dụng kế toán máy, công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung hoàn toàn hợp lý, hình thức đơn giản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán Mặt khác, hình thức sổ có mẫu sổ đơn giản nên dễ dàng viƯc thiÕt kÕ trang in cịng nh viƯc in ấn Thứ năm, công tác tổ chức báo cáo kế toán Công ty đà tổ chức đầy đủ báo cáo tài theo chế độ, tổ chức số báo cáo quản trị giúp ích cho công tác quản trị nội Cũng nh phần hành kế toán khác, phần hành kế toán tiêu thụ, kế toán phải lập báo cáo tổng hợp công tác phần hành nh: Bảng kê hoá đơn bán hàng, Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng Nhờ việc công ty nối mạng LAN nên báo cáo giúp cho nhà quản lý nắm bắt đợc thông tin tổng hợp chi tiết tình hình tiêu thụ nh hoạt động sản xuất kinh doanh khác, đảm bảo công tác quản lý đợc thực chặt chẽ Ngoài kế toán tổng hợp phải lập bảng phân tích tình hình tài doanh nghiệp, giúp cho công tác xây dựng, điều chỉnh chiến lợc, phơng hớng sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp đợc xác, kịp thời Thứ sáu, phơng pháp tính giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho Công ty áp dụng phơng pháp tính giá hàng xuất kho phơng pháp bình quân kỳ dự trữ Điều phù hợp với điều kiện công ty, vì: công ty có số lợng chủng loại thành phẩm, hàng hoá nhiều, đơn giá không cao, tần suất nghiệp vụ nhập xuất nhiều yêu cầu cung cấp thông tin nhập- xuất- tồn thời hạn bảo quản không đòi hỏi liên tục hàng ngày, mặt khác công ty ứng dụng kế toán máy nên việc tính giá trung bình hoàn toàn đơn giản, công tác hạch toán dồn vào cuối kỳ nhng với tốc độ xử lý máy tính công việc đảm bảo đợc thực tiến độ Hơn nữa, chơng trình cho phép thực bút toán điều chỉnh chênh lệch trị giá hàng tồn kho doanh nghiệp in chênh lệch để điêù chỉnh Thứ bảy, công tác hạch toán kế toán tiêu thụ Mặc dù phần hành kế toán bao gồm nhiều khâu công việc với khối lợng lớn nhng nhân viên kế toán liên quan đà thể trình độ nghiệp vụ tơng đối vững vàng nh trách nhiệm cao công việc Cụ thể: Đảm bảo tính thống phạm vi phơng pháp tính toán tiêu kinh tế, số liệu kế toán phản ánh trung thực, kịp thời Công tác kế toán tiêu thụ đợc tiến hành dựa sở tình hình thực tế công ty có vận dụng nhng đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc tài nhà nớc ban hành Mối quan hệ đối chiếu, trao đổi kế toán tiêu thụ với phần hành khác liên quan nh kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, với thủ kho đợc cập nhật thỡng xuyên để đảm bảo tính xác số liệu Nếu tồn sai sót kịp thời phát có biện pháp xử lý Hoạt động tiêu thụ công ty diễn thờng xuyên liên tục hàng ngày với phơng châm đa dạng hoá sản phẩm, hàng hoá, đa phơng hoá phơng thức tiêu thụ, thực sách chế độ thu hút khách hàng Tuy vậy, kế toán tiêu thụ với trợ giúp máy vi tính đảm bảo giám sát tình hình tiêu thụ riêng cho thành phẩm, hàng hoá, theo khách hàng, hợp đồng tình hình toán khách hàng, đáp ứng tốt yêu cầu nhà quản lý Các nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh đ ợc cập nhật đầy đủ đảm bảo cho máy tính xác định kết kinh doanh cách xác 35 Những hạn chế Ngoài u điểm đợc trình bày công tác tổ chức kế toán tiêu thụ công ty tồn số nhợc điểm cần đợc khắc phục Thứ nhất, việc lập luân chuyển chøng tõ: PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bé phòng Kế hoạch- Kinh doanh lập thành 03 liên: 01 liên lu, 01 liên giao cho thủ kho làm xuất hàng ghi thẻ kho, 01 liên giao cho kÕ to¸n ghi sỉ Ci th¸ng, sau kế toán đà thực tính giá trung bình cho thành phẩm, hàng hoá tiến hành in phiếu xuất kho xin chữ ký ngời liên quan nh thủ kho, phòng kế hoạch, Nh vậy, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội mà kế toán dùng làm hạch toán cha có giá trị pháp lý cha có chữ ký cđa thđ kho vµ ngêi nhËn hµng Ngoµi ra, bán hàng trực tiếp công ty, công ty không lập phiếu xuất kho mà thủ kho vào hoá đơn GTGT để xuất hàng cho khách, nhng cột số lợng hoá đơn GTGT không phân biệt số lợng yêu cầu số lợng thực xuất Khi gặp trờng hợp Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn GTGT đà đợc lập, số hàng hoá kho lại không đủ để xuất lý mà lợng hàng xuất không ®óng theo phiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bé hay hoá đơn GTGT , nhng kế toán đà tiến hành hạch toán xảy bút toán khống Cuối tháng, kế toán in phiếu xuất kho theo mẫu máy tính đề nghị ng ời liên quan ký xác nhận đối chiếu thủ kho kế toán song việc sửa chữa số liệu vất vả có chênh lệch Hoặc xuất hàng không theo hoá đơn GTGT hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thủ kho có đề nghị phòng kế toán điều chỉnh việc điều chỉnh gây thời gian Thø hai, vỊ viƯc tỉ chøc vËn dơng hƯ thống tài khoản kế toán: Tài khoản phản ánh doanh thu đợc công ty theo dõi chi tiết thành doanh thu tiêu thụ, giá vốn theo thành phẩm theo hàng hoá mà cha theo dõi chi tiết cho danh điểm thành phẩm, hàng hoá nh cho phận (tại công ty hay cửa hàng) Điều làm cho tác dụng thông tin kế toán cung cấp bị hạn chế, ban lÃnh đạo đợc việc tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá nào, phận kinh doanh bị lỗ, việc tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá nào, phận kinh doanh lÃi, từ đa định sai lầm Thứ ba, công tác tổ chức vận dụng sổ kế toán: Là doanh nghiệp sản xuất có khối lợng tiêu thụ thành phẩm lớn mà công ty lại không tổ chức sổ chi tiết bán hàng Công ty theo dõi bán hàng báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng bảng kê hoá đơn bán hàng Song in để lu trữ báo cáo bán hàng chi tiết theo dõi số lợng doanh thu hàng tiêu thụ, tức mang tính chất liệt kê hàng tiêu thụ mà tính hạch toán, bảng kê hoá đơn bán hàng lại theo dõi tiêu doanh thu mà không theo dõi số lợng Để theo dõi chi tiết đầy đủ tiêu ngời sử dụng thông tin phải xem trực tiếp hoá đơn bán hàng máy Nh vậy, in loại sổ sách, báo cáo để lu trữ đảm bảo tránh rủi ro cố máy tính doanh nghiệp chØ cã thÓ theo dâi chi tiÕt theo mét chØ tiêu, theo dõi kết hợp nhiều tiêu khác nhau, dẫn đến khó có nhìn nhận toàn diện hoạt động tiêu thụ Thứ t, công tác hạch toán kế toán tiêu thụ Về việc hạch toán hàng huỷ Vì thành phẩm, hàng hoá công ty thuốc chữa bệnh, ảnh hởng trực tiếp đến sức khoẻ ngời tiêu dùng, nên thành phẩm, hàng hoá không đảm bảo chất lợng, khách hàng trả lại, mà hàng đát, tái chế đợc hoăc hàng kho đà hạn mà cha tiêu thụ đợc công ty tiến hành huỷ Hiện nay, công ty hạch toán hàng huỷ nh sau: Phản ánh giá trị hàng mang huỷ: Nợ TK 642 Có TK 155, 156 Hạch toán giá vốn hàng mang huỷ nh cha hợp lý không chế độ hành Về việc xuất thành phẩm, hàng hoá từ công ty đến cửa hàng Trong nghiệp vụ xuất hàng từ công ty đến cửa hàng phụ thuộc, công ty sử dụng phiếu xt 36 kho kiªm vËn chun néi bé cã kÌm theo lệnh điều động nội Nhng xuất hàng công ty lại hạch toán giống nh tiêu thụ trực tiếp: Khi xuất hàng cho cửa hàng, kế toán phản ¸nh gi¸ vèn nh sau: Nỵ TK 632 Cã TK 155, 156 Khi có báo cáo bán hàng cửa hàng gửi lên, công ty phản ánh theo bút toán: Nỵ TK 111, 131 Cã TK 511 Cã TK 33311 Phản ánh nghiệp vụ nh cha chế độ hành Về chiết khấu thơng mại chiết khấu toán: Về chất, chiết khấu thơng mại chiết khấu toán đợc sử dụng để kích thích khách hàng mua hàng với số lợng lớn thán toán nhanh, có mức tỷ lƯ chiÕt khÊu hỵp lý cã ý nghÜa rÊt lín việc nâng cao hiệu kinh doanh công ty Hiện công ty không phân biệt hai loại chiết khấu gọi chung chiết khấu bán hàng áp dụng hai mức tỷ lệ chiết khấu là: mức 5% khách hàng quen, mua với số lợng lớn, mức 3% khách hàng khác (trừ khách mua lẻ), mà không tính đến hình thức nh thời hạn toán khách hàng đặc biệt tất khách hàng ®Ịu ®ỵc hëng chiÕt khÊu Nh vËy vỊ thùc chÊt, công ty thực chiết khấu thơng mại tức khuyến khách khách hàng mua hàng công ty (tỷ lệ chiết khấu công ty đợc thực khách hàng đến ký kết hợp đồng với công ty tỷ lệ đợc xác định doanh số mua hàng khách) mà không khuyến khích khách hàng toán nhanh, tức hình thức chiết khấu toán cha đợc thực công ty Thậm chí việc tất khách hàng công ty (trừ khách mua lẻ) đợc hởng chiết khấu bán hàng phần làm giảm ý nghĩa chiết khấu Mặt khác khoản chiết khấu công ty lại hạch toán vào chi phí bán hàng mà cụ thể khoản chi phí bán hàng tiền khác (TK 6418) Viêc hạch toán nh không chế độ hành (ngay với chế độ kế toán trớc có chuẩn mực kế toán số 14 đợc ban hành) mà làm cho số tiêu phản ánh kết kinh doanh bị xác định sai Thứ năm, việc hạch toán chi phí mua hàng Mặc dù việc thu mua hàng hoá đợc thực phận bán hàng song công ty tiến hành hạch toán chi phí mua hàng vào chi phí bán hàng theo định khoản: Nợ TK 6418 Có TK 1111, 1121, sai chế độ kế toán hành Thứ sáu, việc ứng dụng kế toán máy công tác kế toán tiêu thụ xác định kết tiêu thụ Trong khâu cập nhật chứng từ bán hàng vào máy tính, kÕ to¸n thùc hiƯn nh sau: Khi cËp nhËt ho¸ đơn bán hàng, dù khách hàng toán tiền trả chậm kế toán thực nh khách hàng toán theo phơng thức trả chậm, trờng hợp khách toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng kế toán nhập thêm chứng từ phiếu thu giấy báo có ngân hàng theo định khoản: Nợ TK 111, 112 Cã TK 131 Nh vËy kÕ to¸n võa phải cập nhật nhiều chứng từ, làm tăng khối lợng công việc mà lại không phân biệt đợc nghiệp vụ bán hàng toán hay trả chậm làm ảnh hởng lớn đến công tác phân tích tài không tốt cho việc định nhà quản lý Ngoài ra, công ty in lu trữ sổ kế toán nh sổ tài khoản 155, 156, 6321, 6321, 6411, 6421, 911, sổ kế toán chi tiết tài khoản tiền tài khoản toán Nh xảy cố máy tính công ty không khôi phục đợc liệu lu trữ máy, gây tổn hại lớn đến hoạt ®éng kinh doanh cđa c«ng ty 37