LờI Mở ĐầU Trong kinh tế thị trờng nay, xã hội ngày phát triển, cạnh tranh yếu tố tất yếu Để tồn đứng vững kinh tế thị tr ờng doanh nghiệp phải định cho chiến lợc kinh doanh có hiệu quả.Bất kỳ doanh nghiệp thuộc nghành sản xuất nào, mục tiêu hàng đầu lợi nhuận Mà để đạt đợc điều mục tiêu quan trọng phải hạ thấp đợc giá thành sản phẩm Muốn hạ thấp đợc giá thành sản phẩm doanh nghiệp phải hạ thấp đợc chi phí, chi phí nguyên vật liệu yếu tố quan trọng thiếu Đặc biệt ngành xây dựng bản, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn 60% - 70% giá trị công trình, phận quan trọng hàng tồn kho khó bảo quản Do đó, việc quản lý, hạch toán chi phí vật liệu vào chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm cần thiết phận trọng tâm nội dung công tác kế toán doanh nghiệp Qua việc phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu doanh nghiệp thấy đợc u, khuyết đỉêm từ tìm đợc nguyên nhân đa đợc giả pháp để quản lý sử dụng vật liệu cách hiệu tiết kiệm Công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long doanh nghiệp xây dựng hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu thi công công trình công nghiệp ,dân dụng, giao thông kinh doanh khách sạn du lịch Vì công tác kế toán nguyên vật liêu đợc công ty quan tâm, trú trọng nhằm đảm bảo cho việc quản lý nguyên vật liệu cách chặt chẽ có hiệu Nhận thức đợc vấn đề này, từ học tập trờng thêm vào thực tế qua trình thực tập công ty đặc biệt đợc giúp đỡ nhiệt tình thầy Đậu Ngọc Châu anh, chị phòng TC-KT công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long với cố gắng thân ,em chọn đề tài: Kế toán vật liệu công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long Đề tài sâu nghiên cứu nhằm làm rõ lý luận tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu, phân tích tình hình quản lý, sử dụng vật liệu từ đa số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long Đề tài nghiên cứu phần mở đầu, kết luận, phụ lục tài liệu tham khảo, báo cáo thực tập chuyên đề tốt nghiệp gồm phần: Phần 1: Báo cáo thực tập công ty cổ phần xây dựng số Thăng long Phần 2: Chuyên đề tốt nghiệp Phần 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long Phần Báo cáo thực tập công ty cổ phần xây dựng số thăng long 1.1 Đặc điểm tình hình chung công ty cổ phần xây dựng số thăng long 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long doanh nghiệp cổ phần nhà nớc trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long construction joint stock company N2 Trụ sở : Đờng Phạm Văn Đồng - Từ Liêm - Hà nội Quá trình hình thành phát triển: Công ty đợc thành lập ngày 10 tháng 12 năm 1966 với tên gọi Xí nghiệp khí xây lắp Thăng Long, với nhiệm vụ chủ yếu xây dựng công trình phục vụ cho nghiệp chống Mỹ cứu nớc xây dựng sau hoà bình Ngày 27 tháng 03 năm 1993 Xí nghiệp xây lắp Thăng Long đợc đổi thành Công ty kiến trúc xây dựng Thăng Long theo định số 497/QĐ/GTVT Bộ giao thông vận tải ( xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, sản xuất cấu kiện bê tông vật liệu xây dựng) Ngày 28 tháng năm 1995 Công ty kiến trúc xây dựng Thăng Long đợc đổi tên thành công ty xây dựng kiến trúc Thăng Long đợc sát nhập vào Tổng công ty xây dựng Thăng Long theo định số 4003/QĐ/GTVT Bộ giao thông vận tải Công ty đợc mở rộng nghành nghề kinh doanh, nghành nghề kể công ty đợc phép xây dựng công trình giao thông kinh doanh khách sạn du lịch Ngày 09 tháng 11 năm 1999 theo định số 3113/1999/QĐ/GTVT Công ty đổi tên thành Công ty xây dựng số Thăng Long với nghành nghề kể trên, nghành nghề kinh doanh chủ yếu xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng giao thông Với định số 3057/QĐ/GTVT ngày 17 tháng năm 2001 Bộ GTVT Công ty xây dựng số đựơc cổ phần hoá Quá trình cổ phần hoá đợc tiến hành đến ngày tháng năm 2003 Công ty thức hoạt động theo điều lệ tổ chức hoạt động công ty cổ phần, hoạt động theo luật doanh nghiệp, đợc quốc hội khoá X thông qua ngày 12/6/1999 kỳ hợp lần thứ V Công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long thuộc sở hữu cổ đông có t cách pháp nhân, có dấu riêng, đợc mở tài khoản ngân hàng Có điều lệ tổ chức hoạt động công ty Có vốn điều lệ chịu trách nhiệm tài hữu hạn khoản nợ Hạch toán kinh tế độc lập tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm kết hoạt động kinh doanh Vốn điều lệ công ty : 5.100.000.000 đồng, : + Phần vốn nhà nớc chiếm 21% (1070 triệu đồng) + Phần vốn cổ đông ngời lao động công ty 60% ( 3.060 triệu đồng) + Phần vốn bán cho đối tợng công ty chiếm 19% ( 969 triệu đồng) 1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Là đơn vị xây dựng, công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long có đặc điểm chủ yếu sau: - Sản phẩm công ty chủ yếu công trình giao thông có qui mô lớn, trải dài, địa bàn sản xuất kinh doanh rộng, chịu ảnh hởng nhiều thời tiết, thời gian sản xuất dài - Phạm vi hoạt động công ty rộng khắp nớc, năm gần công ty mở rộng thị trờng sang Lào Các công trình xây dựng cố định, nên vật liệu lao động, máy thi công phải di chuyển theo đại điểm đặt công trình Hoạt động xây lắp tiến hành trời chịu ảnh hởng điều kiện thiên nhiên ảnh hởng đến việc quản lý tài sản vật t, máy móc, dễ bị h hỏng ảnh hởng đến tiến độ thi công Do vậy, vấn đề sinh hoạt công nhân an ninh cho ngời lao động nh phơng tiện máy móc đợc công ty quan tâm - Để phù hợp với điều kiện xây dựng bảo đảm ổn định cho hoạt động ỉan xuất kinh doanh, công ty tổ chức máy quản lý sản xuất theo chuyên môn riêng chịu quản lý tập chung ban lãnh đạo công ty nên công ty có đội chuyên làm đờng, đội chuyên làm công trình thuỷ lợi khoanh vùng xây dựng cho đội để thuận lợi cho việc di chuyển nhân lực máy móc thi công * Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty : - Xây dựng công trình giao thông nớc ( bao gồm: cầu, đờng, sân bay, bến cảng, san lấp mặt ) - Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi công trình điện đến 35KV Nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình - Đầu t xây dựng sở hạ tầng cụm dân c, khu đô thị, giao thông vận tải - Khai thác khoáng sản kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa - Xuất nhập vật t thiết bị, sửa chữa xe máy, thiết bị thi công, gia công khí - T vấn thiết kế, thí nghiệm vật t, t vấn giám sát công trình không công ty thi công - Kinh doanh thơng mại, dịch vụ du lịch, khách sạn *Kết hoạt động kinh doanh năm gần đây: Trong năm gần kết qủa sản xuất kinh doanh công ty năm sau cao năm trớc tất mặt(Bảng số 1) Bảng số 1:Kết hoạt động kinh doanh công ty hai năm gần Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Đơn vị 1.Tổng Triệu doanh thu 2.Lợi nhuận trớc Triệu thuế Thuế Triệu Năm 2003 Năm 2004 So sánh năm 2004 với năm 2003 Số tuyệt Số tơng đối đối(%) 93025.5 95420.8 2395.3 2.57 382.85 409.67 26.82 7.00 42 37 -5 -11.9 khoản phải nộp NS Số lợng cán Ngời bộ, CNV Thu nhập 1000đ/ngời bình quân 325 350 25 7.69 1250 1375 125 0.1 Qua bảng số liệu cho thấy Công ty đà phát triển với giá trị tổng sản lợng ngày tăng, cụ thể tổng doanh thu năm 2004 tăng so với năm 2003 2.57% Đời sống cán công nhân viên công ty ngày đợc đảm bảo, ổn định, nâng cao đời sống vật chất lẫn tinh thần, chế thởng, phạt, phụ cấp hợp lý, công minh nên khuyến khích đợc tinh thần lao động hăng say, nhiêt tình, phát huy đợc tính sáng tạo, chủ động công việc, góp phần không nhỏ vào phát triển không ngừng công ty Thu nhập binh quân đầu ngời / tháng tính riêng năm 2004 1375000đ, tăng 0.1% so với năm 2003.Bên cạnh đó, Công ty hoàn thành tốt nghĩa vụ với nhà nớc khoản nộp ngân sách , giảm 11.9 % khoản phải nộp nhà nớc so với năm 2003 1.1.3 Tổ chức máy quản lý công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long Công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long có máy quản lý tơng đối gọn nhẹ động, có hiệu Hiện việc tổ chức thành đội thi công giúp cho công ty việc quản lý lao động phân công lao động thành nhiều vị trí thi công khác với nhiều công trình khác cách hiệu Trong máy quản lý phòng ban có chức nhiệm vụ riêng mối quan hệ thống - Đại hội cổ đông quan có quyền định cao - Hội đồng quản trị - Giám đốc ngời điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đồng thời chịu trách nhiệm kết sản xuất kinh doanh toàn công ty - Các phó giám đốc : Công ty có Phó giám đốc, ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc điều hành theo khu vực địa lý - Phòng dự án : Tìm hiểu nghiên cứu thị trờngvà dự án, lập hồ sơ đấu thầu theo dõi kết - Phòng kinh tế hợp đồng : Chịu trách nhiệm ký lý hợp đồng, lập duyệt định mức đơn giá tiền lơng, lập bảng giao khoán cho đội - Phòng kế hoạch điều độ : Tổng hợp kế hoạch phận lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu t cho toàn công ty - Phòng kỹ thuật : Nghiên cứu, áp dụng tiến khoa học kỹ trhuật vào sản xuất Lập hạn mức vật t, theo dõi kiểm tra giám sát kỹ thuật, chất lợng sản xuất công trình, dự án công ty thực Xác định khối lợng thực tế phải làm giúp phòng kế hoạch điều độ giao việc - Phòng tổ chức cán lao động tiền lơng : Tổ chức tuyển chọn lao động, phân công lao động, xếp, điều phối lao động cho đội sản xuất, hình thành chứng từ lao động tiền lơng cho phận công ty - Phòng máy vật t : Cung cấp kịp thời, chủng loại vật t cho công trình theo kế hoạch, quản lý tham mu sử dụng máy móc thiết bị vận taỉ toàn công ty - Phòng tài kế toán: Thực ghi chép sử lý cung cấp số liệu tình hình tài Huy động phân phối, giám sát nguồn vốn, bảo toàn nâng cao hiệu đồng vốn -Văn phòng : Chịu trách nhiệm công tác hành công ty Cơ cấu tổ chức đội sản xuất công ty: Đội trởng, đội phó kỹ thuật, từ đến kỹ thuật viên kỹ s chuyên nghành, từ đến nhân viên thống kê kế toán, nhân viên tiếp liệu, thủ kho đợc bố trí tuỳ theo tính chất quy mô sản xuất đội Sơ đồ máy quản lý công ty ( xem sơ đồ ) 1.1.4 Tổ chức công tác kế toán công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long 1.1.4.1 Tổ chức máy kế toán - Bộ máy kế toán công ty đợc tổ chức theo hình thức tập chung toàn công việc kế toán đợc tập chung phòng kế toán công ty, đội sản xuất, đợn vị sản xuất trực thuộc công ty không tổ chức máy kế toán riêng mà bố trí nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau vào sổ chi tiết vật t,lao động, máy móc tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi lên công ty vào ngày 25 hàng tháng - Cơ cấu tổ chức phòng tài - kế toán + Kế toán trởng : Chịu trách nhiệm tổ chức máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, hớng dẫn, đạo kiểm tra công việc kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm với giám đốc cấp thông tin kế toán + Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành kết kinh doanh + Kế toán vật t - TSCĐ : Co trách nhiệm theo dõi hình hình nhập xuất tồn vật t, xác định chi phí nguyên vật liệu cho công trình, hạng mục công trình.Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời xác số lợng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính chi phí sửa chữa giá trị trang thiết bị + Kế toán tiền lơng khoản vay : Căn vào bảng duyệt quỹ lơng đội khối gián tiếp công ty, kế toán tiến hành tập hợp bảng lơng, thực phân bổ, tính toán lơng khoản phải tính cho cán công nhân viên công ty.Theo dõi tiền vay khoản trả lãi ngân hàng + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng khoản toán, cuối tháng lập bảng kê thu chi đối chếu với kế toán tổng hợp + Thủ quỹ : Căn vào chứng từ thu chi đợc phê duyệt, thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng với kế toán tiền mặt quản lý tiền Kế toán trởng công ty Sơ đồ tổ chức máy kế toán công ty cổ phần Kếxây toándựng số KếThăng toán Long Kế toán Kế toán vật t TSCĐ CCDC tiền mặt tổng hợp tiền l ơng Thủ quỹ Nhân 6viên thống kê kế toán đội 1.1.4.2 Hình thức tổ chức sổ kế toán công ty - Công ty hoạt động lĩnh vực xây dựng bản, tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình thời gian phí phát sinh thờng xuyên liên tục đa dạng Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh kỳ cho công trình nh toàn công ty, công ty áp dụng phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên Phơng pháp phản ánh đợc kịp thời chi phí sản xuất cho công trình mà phản ánh cách xác số chi phí cho công trình thời điểm, giúp ban lý công trình nh giám đốc công ty đánh giá đợc số chi phí thực tế bỏ có theo kế hoạch dự toán thi công hay không, để từ có biện pháp điều chỉnh tốc độ, tiến độ thi công - Để phù hợp với yêu cầu quản lý nh thuận tiện cho công tác hạch toán, công ty lựa chọn kỳ kế toán quý, nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Để giảm bớt khối lợng công việc ghi sổ sách kế toán, nâng cao suất chất lợng công tác kế toán nh đảm bảo tính kịp thời xác công tác kế toán , công ty sử dụng phần mềm kế toán AFSYS 5.0 Với phần mềm kế toán máy này, kế toán cần cập nhật chứng từ kế toán ban đầu đợc phân loại vào máy tính, máy tính tự động tính toán, xử lý liệu sổ kế toán thành thông tin Sổ Báo cáo tài chính, phần mềm gồm: Hệ thống, danh mục, cập nhật chứng từ Quy trình sử lý phần mềm AFSYS 5.0 đợc mô tả sơ đồ sau: Chứng từ ban đầu Nhập liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chơng trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán Bớc 1- Nhập kế toán phần hành thực Căn vào chứng từ gốc nhận đợc, kế toán nhập số liệu vào máy qua hình cập nhật cho nhóm chứng từ sau: -Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngân hàng, vay, công nợ, chi phí, khác -Cập nhật hoá đơn: nhập vật liệu công cụ dụng cụ, xuất vật liệu công cụ dụng cụ,nhập hàng hoá - sản phẩm, xuất hàng hoá - sản phẩm Màn hình cập nhật chứng từ kế toán nói chung có giao diện giống nhau, phơng pháp cập nhật thao tác cập nhật nh nhau, khác mã chứng từ Màn hình cập nhật có số yếu tố sau: *Các thông tin ban đầu: Loại chứng từ ngày chứng từ, số chứng từ, đối tợng pháp nhân, mã khoản mục chi phí, mã đối tợng tập hợp, diễn giải *Chi tiết mặt hàng: Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lợng, đơn giá số tiền *Định khoản: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền Bớc 2-Xử lý liệu: Sau cập nhật, máy tự động xử lý số liệu cách chuyển vào sổ sách liên quan nh: Sổ kê toán chi tiết, Bảng tổng hợp chứng từ gốc loại, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê ghi nợ tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Bớc 3- In báo cáo: Đến cuối kỳ, số liệu từ sổ chứng từ liên quan đợc chuyển vào báo cáo tài máy cho phép in báo cáo ( Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết kinh doanh, ) Công ty sử dụng báo cáo tài đầy đủ theo quy định tài chính,định kì tháng nộp báo cáo kế toán nội 1.2 Kết thực tập mặt nghiệp vụ chủ yếu *Quy trình luân chuyển chứng từ - Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán TSCĐ: Căn vào hoá đơn, biên giao nhận TSCĐ, biên lý TSCĐ, biên kiểm kê TSCĐ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 211, sổ TK 211 sau kế toán tiến hành lu chứng từ - Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán vật liệu: Căn vào biên kiểm nghiệm vật t, hạn mức vật t để lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ; vào tiêu số lợng chứng từ này, thủ kho ghi vào thẻ kho Kế toán cập nhật chứng từ ban đầu, theo chơng trình kế toán máy AFSYS 5.0 số liệu kê toán cập nhật tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu; bảng kê nhập _xuất_ tồn; bảng tổng hợp chứng từ gốc loại; sổ TK 152 - Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lơng, tiền công khoản trích theo lơng: Căn vào chấm công; phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành kế toán lập bảng phân bổ tiền lơng, trích BHXH; ghi sổ đăng kí chứng từ ghi sổ sổ TK 334 - Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá - Quy trình luân chuyển chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy toán tạm ứng, sổ chi tiết, sổ - Quy trình luân chuyển chứng từ sản xuất: Phiếu theo dõi ca xe máy thi công 1.3 Nhận xét đánh giá chung Công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long với gần 40 năm xây dựng trởng thành đến công ty trở thành công ty hàng đầu ngành xây lắp Việt Nam Cùng với lên kinh tế đất nớc, công ty không ngừng lớn mạnh hội nhập với kinh tế thị trờng Ưu điểm: Qua thời gian thực tập phòng kế toán Công ty, em nhận thấy cơ cấu tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với quy mô đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Các sách điều lệ Công ty đảm bảo kết hợp đợc tính tuân thủ quy định hành hạch toán kế toán, chế quản lý tài Nhà nớc với mục tiêu nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Bộ máy kế toán phát huy đợc vai trò tích cực mình, phản ánh cách trung thực, khách quan tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, cung cấp số liệu xác, phục vụ đắc lực cho ban lãnh đạo việc định phơng án sản xuất kinh doanh Phòng kế toán công ty gồm có nhân viên có trình độ kinh nghiệm phù hợp với chức nhiệm vụ ngời Số lao động phòng kế toán phù hợp với quy mô lao động Công ty Phân công công việc nhân viên phòng có tính chuyên môn hoá, hợp tác hoá cao nhằm đạt đợc mục tiêu thông tin kiểm tra tài công ty Việc tổ chức luân chuyển chứng từ lu trữ chứng từ có khoa học đảm bảo phản ánh nghiệp vụ kinh tế cách nhanh chóng kịp thời, thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách kế toán Trong điều kiện khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ Công ty nhận thức đợc lợi ích từ việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán Đặc biệt với việc sử dụng phần mềm kế toan AFSYS 5.0 giúp cho việc sử lý thông tin cách nhanh chóng, xác góp phần giải phóng sức lao động, tinh giảm máy quản lý nâng cao hiệu công việc Nhợc điểm: Bên cạnh thành tựu đạt đợc, theo em có số tồn cần khắc phục em xin đề xuất số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động máy kế toán Công ty: Về quy mô nhân phòng kế toán cha thực tơng thích với khối lợng công việc Mặc dù có đợc trợ giúp đắc lực hệ thống phần mềm kế toán máy, nhng nhân viên phòng phải kiêm nhiệm quản lý lúc nhiều phần hành Dẫn tới phát sinh sai sót không đáng có Do công ty nên có thay đổi cần thiết tổ chức nhân phòng kế toán thích hợp để khắc phục khó khăn Bên cạnh lợi ích thiết thực việc sử dụng phần mềm kế toán việc cập nhật thay đổi công tác hạch toán kế toán Trong điều kiện kinh tế nớc ta phát triển, chế sách thờng xuyên có thay đổi Phần mềm kế toán cập nhật thay đổi mà cần phải có thời gian để xây dựng áp dụng cho phù hợp Cần có liên hệ, hợp tác thờng xuyên với nhà cung cấp phần mềm để giảm thiểu đến mức tối đa hạn chế Hệ thống sổ chi tiết cha thực phù hợp cho việc quản lý chặt chẽ đến đối tợng Để có đợc thông tin xác đối tợng thờng phải nhiều thời gian công sức nhân viên kế toán Bởi vậy, cần phải xây dựng hệ thống sổ chi tiết phân loại theo đặc trng đối tợng Có thể phân loại nhóm đối tợng với đặc trng giống sau tiến hành mở sổ chi tiết cho nhóm đối tợng Qua thời gian thực tập tìm hiểu Công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long, em nhận thức đợc tầm quan trọng công việc kế toán Cũng nh hiểu biết đợc cách sâu săc công việc, sổ sách cần thiết cần làm Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiêt tình cán bộ, nhân viên phòng kế toán công ty cổ phần tận tình bảo thầy Đậu Ngọc Châu Phần 2: Chuyên đề tốt nghiệp 10 2.3.4 Tổ chức kế toán tổng hợp NVL công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long Nói đến hạch toán kế toán nói tới phản ánh số có tình hình biến động toàn tài sản doanh nghiệp theo tiêu giá trị Mà kế toán chi tiết NVL phản ánh đợc tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu theo thứ , nhóm, loại vật liệu mà kế toán tổng hợp đáp ứng đợc yêu cầu 2.3.4.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Công ty với đặc điểm doanh nghiệp thi công xây dựng, NVL nhập kho phần lớn nhập từ nguồn mua nên việc nhập, xuất NVL diễn thờng xuyên với việc áp dụng phần mềm kế toán công việc kế toán nên công ty thực kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK Ngày kinh tế thị trờng, việc mua bán vật t hàng hoá diễn nhanh gọn Khi nhận đợc công trình phòng kỹ thuật công ty tiến hành lập bảng dự trù vật t cho công trình cho vật liệu sử dụng thi công phải đảm bảo chất lợng, giá hợp lý Căn vào bảng dự trù vật liệu, đại diện đội ứng tiền mua NVL Sau xong việc thu mua hàng thủ kho ngời giao nhận vật t tiến hành kiểm nhận để lập phiếu nhập kho công ty trờng hợp hàng mà hoá đơn cha hoá đơn hàng cha nên hạch toán tổng hợp NVL đơn giản có trờng hợp hàng hoá đơn Chính Công ty không sử dụng tài khoản 151 Hàng mua đờng Phơng pháp hạch toán công ty là: - Trả tiền mặt - Trả tiền tam ứng - Trả chậm Không có trờng hợp trả tiền gửi ngân hàng a) Trờng hợp mua NVL nhập kho cha trả tiền ngời bán: Khi NVL đợc mua nhập kho kế toán vật t vào hoá đơn ngời bán Biên kiểm nghiệm vật t để hoàn chỉnh phiếu nhập kho Kế toán tiến hành định khoản vào sổ kế toán chi tiết, sau chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán công nợ + Khi hàng nhập kho: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK331 + Khi trả tiền: Nợ TK331 Có TK111,112, Sau kế toán tiến hành nhập liệu vào máy Ví dụ: Ngày 12/11/2004, công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long mua xi măng PCB40 công ty TNHH Tân Mỹ cha trả tiền Giá mua cha có thuế là: 27.636.360 Thuế GTGT ( 10% ) là: 2.763.636 Tổng giá toán là: 30.399.996 28 Kế toán NVL nhận đợc hoá đơn GTGT phiếu nhập kho tiến hành định khoản nh sau: Nợ TK152: 27.636.360 Nợ TK133: 2.763.636 Có TK 331: 30.399.996 Sau kế toán vật liệu chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán thuế tiến hành nhập liệu Các bớc tiến hành nh sau: - Kích đúp chuột vào biểu tợng AFSYS 5.0 - Vào menu Chứng từ , chọn chứng từ Cập nhật chứng từ nhập vật liệu, công cụ dụng cụ nhập mua - Máy bảng hỏi ngời sử dụng cập nhật hay sửa cũ Trong trờng hợp kế toán kích trái chuột vào ô CT + Bắt đầu thao tác cập nhật chứng từ ban đầu: - Kích trái chuột vào ô Mới - Đa trỏ xuống dòng loại chứng từ kích chuột vào để chọn loại chứng từ: Có loại chứng từ: *NLVL 1: Phiếu nhập vật liệu *NLVL3: Phiếu nhập CCDC Trong trờng hợp kế toán kích trái chuột vào NVL1 máy lên dòng đậm Phiếu nhập vật liệu - ấn Tab ( ) để chọn kho nhập Kích chuột vào để máy danh sách kho, kích chuột vào kho cần nhập, máy lên số hiệu kho chọn Trong trờng hợp kế toán chọn 02- Nội Bài - ấn Tab ( ) để nhập ngày chứng từ Trong ví dụ ngày 12/11/2004 - ấn Tab ( ) để nhập phiếu nhập Số phiếu 318 - ấn Tab ( ) ấn Enter trỏ nhẩy xuống Mã khách VAT Kích chuột vào chọn tên ngời giao hàng Trong trờng hợp kế toán vật liệu chọn NVL 02 ( Số 02 đội 1,đội mà mã hoá để tránh nhầm lẫn - ấn Tab ấn Enter trỏ xuống dòng mã khách công nợ, kích chuột vào , chọn NVL 02 - Mã đối tợng tập hợp: Kích chuột vào chọn 02- Nội Bài - Nhập xong liệu nói trên, dòng diễn dải máy lên dòng chữ Nhập mua-Kho 02- Vũ văn Tởng ấn Enter trỏ xuống dòng đầu cột mã hàng hoá Kế tóan đánh mã hoá hàng hoá ấn Enter loại vật liệu cột Tên hàng hoá lên đơn vị tính cột ĐVT Sau kế toán nhập số lợng đơn giá loại vật liệu đó, cột thành tiền máy tự tính lên Cứ nh hết phiếu nhập Xong máy tự tính cho ta tổng tiền vốn có ô cộng tiền vốn 29 ấn Tab trỏ nhẩy sang phần định khoản , kế toán tiến hành nhập vào định khoản: Nợ TK152: 27.636.360 Có TK331 : 27.636.360 Dữ liệu kế toán vật liệu nhập vào sổ vật liệu nh Bảng tổng hợp chứng từ gốc loại ( Biểu ) Căn vào bảng tổng hợp chứng từ gốc loại dựa vào dòng tổng cộng để đa vào Chứng từ ghi sổ có liên quan ( Biểu ) Cũng với nghiệp vụ này, kế toán công nợ tiến hành nhập liệu giao diện Cập nhật chứng từ công nợ Giao diện giống nh giao diện Cập nhật chứng từ nhập vật liệu, công cụ dụng cụ nhập mua , thao tác làm giống song nội dung nhập số tiêu thức khác Cụ thể: - Loại CT: Kế toán công nợ chọn CKCN2 Công nợ công ty - Ngày: Nhập ngày ghi HĐBH, HĐGTGT(12/11/2004) - Số CT: Nhập số HĐBH, HĐGTGT ( Số 025859) - Mã số thuế: nhập mã thuế bên cung cấp vật liệu - Mã khách hàng công nợ: Nhập mã ngời cung cấp vật liệu( công ty TNHHTM) - Không nhập mã đối tợng tập hợp - Sau nhập xong dòng diễn dải lên dòng chữ: Mua trả chậm công ty TNHH Tân Mỹ - Nhập tên, số lợng, đơn giá vật liệu mua vào nh kế toán vật liệu - Phần định khoản: Nợ TK152 Có TK 331 Cột số tiền: nhập vào số tiền mua hàng cha có VAT - Tiếp đến, kế toán nhập phần thuế VAT cách kích trái chuột dòng thuế VAT Máy hiệnChứng từ hình nhập ghi sổliệu phần thuế VAT kế Số 512 toán tiến hành nhập liệu Ngày 30 tháng 11 năm 2004 - Khi việc nhập liệu đợc thực xong, kế toán muốn lu nội dung vừa nhập ấn vào công cụ Huỷ muốm huỷ Lu Ngày số chứng từ, diễn TK Sổ Có chi tiết Số tiền Ghibán Số liệu kếgiải toán thuế điTK vàoNợcác sổ nh toán với ngời ( Biểu ) BiểuNguyên vật liệu 1521 59.668.356 Nhập xi măng ngày 12/11/2004 Nhập xi măng thi công cầu Phù Đổng ngày 23/11/2004 331 27.636.360 331 26.607.600 Thuế VAT 133 5.424.396 Ngời lập biểu ( Ký, ghi rõ họ tên ) Kế toán trởng ( Ký, ghi rõ30 họ tên ) Thủ trởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) b) Trờng hợp mua nguyên vật liệu nhập kho trả tiền tạm ứng: - công ty việc thu mua vật liệu tiền tạm ứng đợc theo dõi tài khoản 141 - Khi cán cung tiêu cần ứng trớc tiền để mua NVL phải viết phiếu Đề nghi tạm ứng nêu rõ số tiền tạm ứng lý tạm ứng đ a cho kế toán trởng duyệt Sau chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ xuất tiền mặt - Định khoản: + Khi cán cung tiêu ứng tiền, kế toán ghi: Nợ TK 141 Có TK 111 + Khi giao hàng trình hoá đơn phiếu nhập kho để kế toán công nợ viết Giấy toán tạm ứng ( Biểu 10 ) Đồng thời có phiếu nhập kho công tác kế toán khác kế toán vật liệu lập định khoản Nợ TK 152 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 141 Ví dụ: Ngày 5/11/2004, Ông Nguyễn văn Mạnh phòng QLTB ứng trớc 40.000.000đ để mua lốp ôtô - Khi ông Mạnh nhận tiền, kế toán ghi: Nợ TK 141: 40.000.000 Có TK 111: 40.000.000 - Khi ông Mạnh giao hàng kho, kế toán công nợ nhận đợc phiếu nhập kho, viết phiếu toán tạm ứng cho ông Mạnh - Kế toán vật liệu tiến hành lập định khoản: Nợ TK 152: 38.095.240 Nợ TK 133(1): 1.904.760 Có TK 141: 40.000.000 Và chuyển hoá đơn cộng với giấy toán tạm ứng cho kế toán công nợ - Kế toán vật liệu tiến hành nhập giữ liệu giao diện nhập nh phần nhập mua NVL cha trả tiền ngời bán 31 - Kế toán công nợ tiến hành nhập liệu giao diện Ghi có TK công nợ Số liệu kế toán công nợ nhập vào sổ chi tiết theo dõi tạm ứng Biểu 10: Giấy toán tạm ứng Ngày tháng 11 năm 2004 Họ tên ngời nhận: Ông Nguyễn Văn Mạnh Địa : Phòng vật t công ty cổ phần xây dựng số Thăng Long Diễn giải Số tiền Số tiền tạm ứng - Số tiền tạm ứng tháng trớc - Số tiền tạm ứng tháng Phiếu chi số 75 ngày 5/11/04 Chênh lệch tạm ứng chi không hết 40.000.000đ 40.000.000đ Kèm theo chứng từ, hoá đơn mua vật liệu Thủ trởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) Kế toán trởng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Kế toán công nợ ( Ký, ghi rõ họ tên ) Ngời nhận ( Ký, ghi rõ họ tên ) c) Trờng hợp mua NVL nhập kho trả tiền mặt: - Trờng hợp sẩy không phổ biến nh trờng hợp mua chịu - Căn vào HĐBH ( HĐGTGT ), phiếu nhập kho, kế toán viết phiếu chi để thủ quỹ xuất tiền trả cho ngời bán 32 - Sau kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 111 d) công ty không sảy trờng hợp mua NVL nhập kho trả tiền cho ngời bán tiền gửi ngân hàng Thông thờng hai bên thoả thuận trả qua ngân hàng công ty thờng xuyên yêu cầu bên bán cho nợ thời gian sau chuyển tiền gửi ngân hàng trả e) Trờng hợp nhập NVL xuất dùng không hết đem nhập lại kho : Kế toán vào phiếu nhập kho NVL thừa phiếu xuất kho lúc dùng - Nếu NVL xuất dùng cho sản xuất trực tiếp không hết đem nhập lại kho Ví dụ: Ngày 01/11/2004 phiếu nhập kho số 1129 nhập thép gai 14 công trình cầu kế toán tiến hành định khoản nh sau: Nợ TK 152: 10.721.700 Có TK 621: 5.912.511 - Nếu NVL xuất dùng cho sản xuất chung không hết đem nhập lại kho Ví dụ: Ngày 14/11/2004 nhập lại ngói pro xi măng làm lán trại thừa kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 152: 5.912.511 Có TK 627: 5.912.511 - Nếu NVL xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp không hết đem nhập lại kho Ví dụ: Ngày 20/11/2004 nhập lại gạch A1 sửa chữa nhà bảo vệ quan thừa kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 152: 517.000 Có TK 642: 517.000 f)Các trờng hợp NVL phát thừa kiểm kê, chênh lệch tăng đánh giá lại NVL, kế toán tiến hành định khoản nh sau: Nợ TK 152 Có TK 3381,412 Ngoài nghiệp vụ có số trờng hợp nhập NVL nh: Nhập biếu tặng, nhập vay, cấp phát vốn Nhng nghiệp sảy 2.3.4.2 Kế toán tổng hợp xuất NVL: Tài khoản sử dụng: + TK 621,TK 627, TK642 + Các chứng từ sử dụng để làm hạch toán là: Phiếu xuất kho, HĐGTGT, HĐBH 33 Hạch toán a) Trờng hợp xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất ( thi công), phục vụ chung cho sản xuất, cho máy thi công - Khi nhận đợc chứng từ xuất vật liệu, kế toán tiến hành định khoản nh sau: Nợ TK 621,6272,6422,( chi tiết theo dõi đối tơng tập hợp) Có TK 152 - Sau nhập liệu vào máy Ví dụ: Căn phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội số 322 ngày 18/11/2004, xuất 40 XMPCB40 cho đội CT1 Cầu Phù Đổng Kế toán định khoản nh sau : Nợ TK 621 (Đội CT1-cầu PĐ): 27.636.360 Có TK 152: 27.636.360 - Sau đố kế toán tiến hành nhập liệu vào giao diện Cập nhật CT xuất VL,CC,DC-xuất cho sản xuất bớc thao tác nh sau: +Kích chuột vào Menu Chứng từ chọn Cập nhật CT xuất VL,CC,DC-xuất cho sản xuất Máy hỏi cập nhật hay sửa, trờng hợp ta chọn CT + Để chọn loại chứng từ ta kích trái chuột vào dòng Loại chứng từ sau chọn NVL2 tức Phiếu xuất NVL + ấn Tab ấn Enter sang ô kho xuất, ô ta kích trái chuột vào máy danh sách kho, kích trái chuột vào kho cần chọn ấn Enter ta chọn đợc kho cần, ví dụ ta chọn kho02 + ấn Tab ấn Enter để nhập ngày số hoá chứng từ , kế toán nhập ngày 18/11/2004 số chứng từ 322 sau ấn Enter + dòng Đối tợng pháp nhân ta kích chuột vào máy danh sách trên, ta chọn HVN sau ấn Enter + Con trỏ dòng mã khoản mục chi phí, kích chuột trái vào 1- CFNVLTT sau ấn Enter + Mã đối tợng tập hợp , ta chọn CTCPĐ ( CT cầu Phù Đổng ) + Sau nhập xong liệu trên, dòng Diễn giải máy tự lên dòng chữ: Xuất cho sản xuất kho 02 Hoàng Văn Nguyên + Tiếp đến nhập mã vật liệu kho, số lợng Tền vốn máy tự lên +Sau kế toán tiến hành nhập vào chỗ định khoản: Bên cột TK Nợ : 621 Bên cột TK Có : 152 Và đánh tổng số tiền ( Cha có VAT ) vào cột Số tiền 34 + Cuối ta ấn Lu để lu lại bút toán Lúc số liệu nhập vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc loại ( Biểu 11 ) Từ ta xem Chứng từ ghi sổ ( Biểu 12 ) Biểu 12 Chứng từ ghi sổ Số 515 Ngày 30 tháng 11 năm 2004 Ngày, số chứng từ, diễn dải TK Nợ TK Có Số tiền 1521 194.730.592,8 Nguyên vật liệu Xuất cho sản xuất kho 02 621 121.010.676,8 Xuất cho sản xuất đội CT1 6272 825.876 Ngời lập biểu ( Ký, ghi rõ họ tên ) Kế toán trởng ( Ký, ghi rõ họ tên ) Ghi Thủ trởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) b) Trờng hợp mua vật liệu không qua kho mà xuất thẳng tới công trình: Sau nhận đợc hoá đơn bán hàng, HĐGTGT mặt sau có ký xác nhận thủ kho, đội trởng, phụ trách cung tiêu, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 621,627 Nợ TK 133 Có TK 111,141,331 Ví dụ: Theo hoá đơn số 088449 bán vận chuyển thẳng 10 XMPCB40 cho đội CT1- cầu Phù Đổng Giá mua cha có thuế: 16.762.000đ Thuế GTGT: 1.676.200đ Tổng giá toán: 18.438.200đ - Kế toán định khoản: Nợ TK 621 ( CT1- Phù Đổng ): 16.726.000 Nợ TK 133: 1.676.200 Có TK 331: 18.438.200 + trờng hợp để nhập liệu vào máy kế toán sử dụng giao diện Kế toán khác Việc nhập liệu tơng tự + Sau ấn Lu , với chơng trình phần mềm dã cài đặt máy tự động chạy, chuyển ghi vào sổ kế toán nh: - Sổ chi tiết vật liệu (Đã trích dẫn) - Báo cáo vật liệu (Đã trích dẫn ) -Sổ chi tiết TK 621 ( Biểu 13 ) Sổ phản ánh chi tiết VL trực tiếp phát sinh kỳ công trình, hạng mục công trình mà đội thi công - Chứng từ ghi sổ có liên quan 35 - Sổ TK 621 Sổ dùng để tập hợp tất chi phí VL trực tiếp phát sinh kỳ theo TK đối ứng phản ánh số tổng hợp chi phí vật liệu trực tiếp kết chuyển vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm - Sổ TK 152 ( Biểu 14 ) Sổ dùng để tổng hợp số liệu từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh kỳ theo TK đối ứng ( Có ) liên quan đến nhập, xuấ, tồn VL Số liệu sổ đợc dùng để đối chiếu với sổ khác Phần 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu công ty cổ phần xây dựng số thăng long 3.1 số nhận xét chung tổ chức công tác kế toán vật liệu công ty Trong điều kiện kinh tế thị trờng nhiều thử thách nh nay, tìm đợc hớng đắn, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, tự chủ tài điều kiện cần để tồn doanh nghiệp Nhận thức đợc vấn đề từ bớc vào sản xuất kinh doanh với nỗ lực phấn đấu ban lãnh đạo đội ngũ CBCNV toàn công ty, quan tâm Tổng công ty Xây dựng Thăng Long, Công ty bớc khẳng định điều kiện kinh tế thị trờng song song với việc xây dựng ngày nhiều công trình có tầm quan trọng kinh tế quốc dân Để đạt đợc trình độ quản lý nh kết sản xuất kinh doanh vừa qua, Công ty không ngừng mở rộng 36 quy mô sản xuất chiều rộng lẫn chiều sâu, đầu t trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ đại nhằm nâng cao suất, chất lợng hạ giá thành sản phẩm Có thể nói trình phấn đấu liên tục lãnh đạo tập thể CBCNV Công ty Nó trở thành động lực thúc đẩy phát triển mạnh mẽ Công ty Việc vận dụng sáng tạo quy luật kinh tế, thực sách Nhà nớc, quy chế Tổng công ty giúp Công ty đạt đợc thành tựu đáng kể, hoàn thành nhiệm vụ đóng góp với Ngân sách Nhà nớc Tổng công ty, không ngừng nâng cao đời sống CBCNV Công ty cổ phần Xây dựng số Thăng Long với hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu thi công xây dựng công nghiệp số công trình hạ tầng kỹ thuậtdo chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản phẩm Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán nói chung, đặc biệt công tác kế toán NVL đợc Công ty quan tâm sâu sắc Qua thời gian thực tập Công ty cổ phần Xây dựng số Thăng Long, vận dụng lý luận vào thực tiến công tác kế toán, với hớng dẫn cán Phòng Tài chính-Kế toán, em nhận thấy công tác kế toán NVL với u điểm nhợc điểm sau: 3.1.1 Ưu điểm: - Về máy quản lý: Công ty xây dựng đợc mô hình quản lý tơng đối khoa học, hợp lý, có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu kinh tế thị trờng Với quy mô quản lý tạo điều kiện cho quản lý chủ động sản xuất, quan hệ với khách hàng ngày có uy tín thị trờng, đảm bảo đứng vững cạnh tranh - Về máy kế toán: Đợc tổ chức theo hình thức tập trung phát huy đợc hiệu quả, tạo điều kiện kiểm tra đạo nghiệp vụ đảm bảo lãnh đạo thống kế toán trởng công tác kế toán Công ty, đảm bảo tính thống phơng pháp tính toán, tiêu kinh tế phận có liên quan Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ lực vững vàng, am hiểu nghiệp vụ kế toán, nữa, phòng TC-KT lại đợc trang bị hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán đại, chơng trình kế toán máy AFSYS 5.0 đợc cài đặt nối mạng cục máy tính, nên đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thông tin cần thiết Do đó, công tác kế toán vật liệu tơng đối phù hợp với điều kiện cụ thể Công ty - Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty có hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ, rõ ràng, phù hợp với hình thức Chứng từ ghi sổ Công ty vận dụng tơng đối đầy đủ hệ thống chứng từ theo quy định BTC ban hành, đồng thời lại linh hoạt phục vụ cho nhu cầu quản trị Công ty - Về việc sử dụng tài khoản: Các tài khoản kế toán đợc mở chi tiết gắn liền với công trình, hạng mục công trình tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu đợc dễ dàng - Về phơng pháp kế toán đợc sử dụng Công ty phơng pháp KKTX, phơng pháp tơng đối ổn định phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh công 37 ty Nó cho phép phản ánh kịp thời thờng xuyên tình hình sản xuất kinh doanh Công ty, cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp - Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Nhìn chung Công ty xây dựng thực kế hoạch thu mua NVL tơng đối tốt không xẩy tình trạng ngừng việc thiếu NVL Bên cạnh việc xây dựng định mức dự trữ phòng kỹ thuật sát với nhu cầu thực tế, không dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn dự trữ nhiều NVL - Về hệ thống kho: Công ty có hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu tốt, tránh đợc h hỏng mát, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản nh xuất vật liệu đa vào sử dụng - Kế toán chi tiết NVL: Công ty thực hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song, tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp đích danh đợc sử dụng quán niên độ kế toán Nhìn chung công tác kế toán vật liệu Công ty đợc thực cách khoa học, nhịp nhàng từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ khâu sản xuất tiêu thụ Công việc xuất- nhập tiến hành gọn nhẹ đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để tính toán, phân bổ xác cho đối tợng sử dụng Tuy nhiên, bên cạnh thành tích đạt đợc trình hạch toán NVL công ty tránh khỏi hạn chế, thiếu sót xảy 3.1.2 Một số tồn cần khắc phục: - Một là: Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá thị trờng thờng xuyên biến động, vật liệu Công ty mua lúc giá cao, lúc giá thấp ảnh hởng tới chi phí vật liệu - Hai là: Công ty cha áp dụng triệt để việc hạch toán chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm Cụ thể việc hạch toán vật liệu cho gia công chế biến, kế toán không hạch toán vào TK154 CPSXKDDD để theo dõi chi phí phát sinh kỳ mà hạch toán thẳng vào TK627 CPSXC Nghiệp vụ phản ánh không xác giá thành sản xuất sản phẩm kỳ cha phù hợp với chế độ kế toán hành - Ba là: Công ty áp dụng khoa học đại vào công tác kế toán nhiên, việc trang bị máy móc, thiết bị sơ sài Cụ thể phòng TC-KT có ngời tất công việc sử dụng máy tính mà phòng có máy Điều làm cho việc cập nhật chứng từ bị chậm trễ, công việc bị dồn ép dẫn đến hiệu công việc không cao - Bốn là: Về việc luân chuyển chứng từ, địa bàn hoạt động công rộng nên việc luân chuyển chứng từ chậm nh việc cung cấp chứng từ nhập xuất kho vào máy chậm so với số ngày quy định Do nhiều ảnh hởng đến báo cáo nhanh NVL, xử lý thông tin cha đáp ứng đợc yêu cầu kịp thời 38 3.2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu công ty cổ phần xây dựng số thăng long Xuất phát từ thực trạng công tác kế toán vật liệu, với mục đích hoàn thiện vai trò công tác kế toán, đảm bảo tuân thủ công tác kế toán doanh nghiệp hành phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty Qua thời gian thực tập công ty, sở vận dụng lý luận vào thực tiễn em xin mạnh dạn đề xuất số ý kiến giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu công ty 3.2.1 Tổ chức kho tàng nhập, xuất nguyên vật liệu: Vấn đề sếp kho tàng cho phù hợp điều kiện cần thiết cho việc quản lý sử dụng NVL công ty có kho A kho lớn, đại diện cho trụ sở chính, kho B đặt chi nhánh, song xí nghiệp có kho riêng, hàng ngày vật liệu đợc nhập vào kho A, sau theo kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty số NVL đợc xuất từ kho A sang kho xí nghiệp đơn vị để tiến hành sản xuất Nhng có trờng hợp, NVL nhập kho có nhu cầu sử dụng nên sau nhập kho A NVL lại phải xuất sang kho xí nghiệp, lại thêm lần vận chuyển, bốc xếp Trong trình lại đợc tính vào giá trị vật t, làm tăng chi phi NVL cho sản xuất kinh doanh dẫn đến tăng giá thành sản phẩm Em nghĩ không cần thiết phải nhập vào kho A mà giao trực tiếp NVL kho xí nghiệp theo kế hoạch sản xuất kinh doanh Do giảm đợc chi phí đáng kể vận chuyển hao hụt mát không đáng có 3.2.2 Hạch toán xuất NVL cho gia công chế biến: Việc hạch toán chi phí cho gia công chế biến, kế toán Công ty hạch toán vào TK627 CPSXC bỏ qua việc hạch toán vào TK154 CPSXKDDD cha đa vào sử dụng sản phẩm sau gia công chế biến phục vụ sản xuất kỳ Nh không phản ánh đợc toàn chi phí gia công chế biến dẫn tới vi phạm quy định chi phí không liên quan đến doanh thu kỳ báo cáo không đợc tính vào chi phí kỳ báo cáo Vì vậy, xuất gia công chế biến, kế toán cần tập hợp chi phí gia công chế biến vàoTK154 CPSXKDDD Ví dụ: Ngày 11/12/2003 xuất vật liệu cho gia công tái chế hạt nhựa, kế toán ghi: Nợ TK154: 80.000.000 Có TK1521: 80.000.000 Chi phí gia công chế biến tiền mặt: Nợ TK154: 30.000.000 39 Có TK 111: 30.000.000 Khi kết thúc kế toán nhập kho ghi: Nợ TK1521: 110.000.000 Có TK154: 110.000.000 Nh việc dùng TK 154 trình hạch toán sau sản phẩm hoàn thành bàn giao kế toán hạch toán vào chi phí, khắc phục đợc tình trạng chi phi phát sinh quý I nhng doanh thu tiêu thụ lại ghi quý II 3.2.3 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trong điều kiện kinh doanh theo chế thị trờng, để hạn chế rủi ro trình sản xuất kinh doanh tôn trọng nguyên tắc thận trọng kế toán, Công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty đơn vị sản xuất kinh doanh với quy mô lớn, có biến động nhỏ giá vật liệu thị trờng làm ảnh hởng đến trình kết sản xuất kinh doanh Công ty Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp Công ty có nguồn vốn tài để bù đắp tổn thất xảy năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh Công ty Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị NVL không cao giá thị trờng (hay giá trị thực đợc) thời điểm lập báo cáo Theo điều 19 chuẩn mực 02- Hàng tồn kho, quy định: - Cuối kỳ kế toán năm, giá trị thực đợc hàng tồn kho nhỏ giá gốc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Số dự phòng cần trích lập đợc xác định nh sau: Số dự phòng cần trích lập = cho năm N+1 Số lợng hàng tồn kho x ngày 31/12/N Đơn giá Đơn giá gốc hàng - ớc tính tồn kho bán - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực vào cuối niên độ kế toán (ngày 31/12) trớc lập báo cáo tài năm Chỉ lập dự phòng cho vật t hàng hoá thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp Để phản ánh tình hình trích lập dự phòng sử lý khoản tiền lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK159 DPGGHTK Sơ đồ dự phòng giảm giá hàng tồn kho: 632 159 Hoàn nhập dự phòng Trích lập dự phòng 40 Doanh nghiệp lập bảng nh sau: Bảng tổng hợp dự phòng giảm giá NVL Ngày 31/12/04 Số lợng ( kg ) Đơn Đơn giá giá ghi thời điểm sổ kiểm kê Chênh lệch Thép EM2 (20,3) 100 50.000 51.000 1000 100.000 Thép gió đen(10) 105 12.000 13.000 1000 105.000 Thép gió ánh bạc(25) 110 17.000 16.000 1000 110.000 Các loại NVL Cộng Mức trích lập dự phòng 315.000 3.2.4 Theo dõi, quản lý NVL hao hụt, phẩm chất: Công ty cha kiểm soát chặt chẽ đợc khâu NVL, giá vật liệu Cụ thể trình thu mua nhập vật liệu xảy tình trạng thiếu hụt vật liệu định mức cho phép, khoản thiếu hụt đợc hoạch toán vào chi phí thu mua theo số tiền số hàng đủ theo hợp đồng Điều làm cho giá thành sản xuất cao, phải hạn chế khoản tiêu hao, tránh lãng phí sử dụng NVL phải hạch toán hợp lý số nguyên vật liệu thiếu hụt trình nhập kho để góp phần giảm bớt chi phí bất hợp lý Bằng cách phạt ngời thu mua, quản lý vật liệu phải chịu trách nhiệm bồi thờng số vật liệu hao hụt Việc làm buộc ngời thu mua vật liệu phải có trách nhiệm cao công việc 41 Kết luận Quản lý sử dụng nguyên vật liệu cách tiết kiệm, hợp lý, mục đích, có hiệu vấn đề cần thiết doanh nghiệp Việc làm có tác dụng trực tiếp tới yếu tố chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Do đó, công đoạn từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đa vào sản xuất có ý nghĩa lớn việc định giá thành sản phẩm lợi nhuận doanh nghiệp Qua ta khẳng định kế toán vật liệu có vị trí quan trọng công tác kế toán Công ty Công ty cổ phần Xây dựng số Thăng Long nắm bắt đợc tầm quan trọng kế toán nguyên vật liệu nên bớc đổi công tác quản lý, tổ chức hạch toán NVL có hiệu Với lực trình độ nghiệp vụ thành thạo cán kế toán Công ty với hỗ trợ khoa học kỹ thuật, công tác kế toán công ty ngày đợc hoàn thiện đáp ứng đợc yêu cầu quản lý Sau thời gian ngắn thực tập Công ty, nắm bắt đợc tầm quan trọng kế toán vật liệu đối vối công tác lãnh đạo Công ty, em mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy đợc u điểm cần phát huy, mặt tồn cần khắc phục nhằm góp phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác kế toán NVL nói riêng công tác kế toán công ty nói chung Thời gian tìm hiểu thực tế Công ty ngắn nhng giúp em nhiều việc củng cố lại kiến thức lý thuyết học vận dụng vào thực tế nh Trong trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài có hạn chế thời gian trình độ lí luận nh kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong đợc bảo ban lãnh đạo Công ty, anh chị phòng kế toán, thầy hớng dẫn Đậu Ngọc Châu 42