LI M U Xuất từ lâu đợc thừa nhận hoạt động hoạt động kinh tế đối ngoại, phơng tiện thúc đẩy kinh tế phát triển Việc mở rộng xuất để tăng thu nhập ngoại tệ, phục vụ cho nhu cầu nhập nh tạo sở cho phát triển hạ tầng mục tiêu quan trọng sách thơng mại Để đạt hiệu lĩnh vực kinh doanh xuất đòi hỏi doanh nghiệp phải có công cụ quản lý hữu hiệu Kế toán phận cấu thành quan trọng hệ thống công cụ quản lý tài chính, có vai trò tích cực việc quản lý, điều hành, kiểm soát hoạt động kinh tế Thông tin kế toán quan trọng để đối tợng doanh nghiệp đa định, xây dựng biện pháp nâng cao hiệu kinh doanh Nền kinh tế thị trờng phát triển, yêu cầu quản lý cao, phức tạp đòi hỏi công tác kế toán phải ngày hoàn thiện Qua thời gian tham gia thực tập Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật, em định lựa chọn đề tài cho Chuyên đề kế toán trởng là: Thực trạng giải pháp hoàn thiện hạch toán l u chuyển hàng hoá xuất xác định kết tiêu thụ hàng xuất Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật Những nội dung Chuyên đề đợc trình bày nh sau: Phần I: Thực trạng hạch toán lu chuyển hàng hóa xuất xác định kết tiêu thụ hàng xuất Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật (Technoimport) Phần II: Hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá xuất xác định kết tiêu thụ hàng xuất Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo Khoa Kế toán Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân, đặc biệt thầy giáo Trần Đức Vinh toàn thể cán nhân viên Phòng Kế hoạch Tài Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật tận tình bảo, giúp đỡ em nghiên cứu hoàn thành Chuyên đề kế toán trởng Phần I thực trạng hạch toán l u chuyển hàng hoá xuất xác định kết tiêu thụ hàng xuất công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật (technoimport) a đặc điểm tình hình chung công ty: I Quá trình hình thành phát triển Công ty: Công ty Xuất nhập Thiết bị toàn Kỹ thuật (Vietnam national complete equipment and technics import - export corporation - viết tắt Technoimport) Bộ Thơng mại tiền thân Tổng Công ty Nhập thiết bị toàn Kỹ thuật (Technoimport) thành lập ngày 28/01/1959, đơn vị đợc Nhà nớc giao nhiệm vụ nhập công trình thiết bị toàn cho ngành, địa phơng nớc Trong suốt 45 năm xây dựng, trởng thành, phát triển, Technoimport doanh nghiệp lớn thuộc Bộ Thơng mại, liên tục hoạt động kinh doanh có hiệu Với đặc thù kinh doanh xuất nhập thiết bị toàn bộ, máy móc, thiết bị lẻ, nguyên vật liệu, phụ tùng thay công nghệ nhiều lĩnh vực nh xây dựng bản, cung cấp lợng, giao thông vận tải, văn hoá giáo dục, y tế, an ninh, quốc phòng Technoimport trở nên quen thuộc với Bộ, ngành, địa phơng chủ đầu t nớc Trong năm gần đây, đứng trớc khó khăn thách thức cạnh tranh gay gắt chế thị trờng, nhng Technoimport tìm cho hớng đúng, phát huy tiềm sẵn có, mở rộng phát triển loại hình kinh doanh bớc đầu thu đợc kết tốt đẹp, bảo toàn phát triển đợc vốn, bạn hàng tin cậy doanh nghiệp nớc II Đặc điểm tổ chức máy quản lý Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật: Công ty Technoimport đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập chịu kiểm soát quan chức có liên quan Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh Công ty: Chức Công ty: TECHNOIMPORT doanh nghiệp XNK nên chức tổ chức, lu thông hàng hoá thông qua trao đổi, mua bán Công ty đối tác nớc +) Chức chuyên môn kỹ thuật: Công ty tổ chức vận động lu thông hàng hoá từ nhà cung cấp nớc đa vào tham gia kinh doanh XNK phạm vi nhiều nớc đến đối tác khách hàng nớc nớc +) Chức tài chính: Tình hình tài Công ty đợc phân bổ hợp lý từ công tác phân bổ vốn, nguồn vốn nhằm thúc đẩy phát triển hoạt động kinh doanh +) Chức thơng mại: Công ty thực việc thu mua giá trị hàng hoá từ nhà sản xuất nhà xuất sau đem bán Công ty thực chức thơng mại thông hoạt động XNK hàng hoá +) Chức quản trị: tình hình quản trị Công ty đợc phân cấp cụ thể, đơn giản, không chồng chéo quản lý nh việc định Nhiệm vụ Công ty: Nhiệm vụ Công ty nhập thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, nguyên vật liệu dới uỷ thác bộ, ngành, địa phơng xuất số sản phẩm nh: than, hàng công nghiệp, cao su sản phẩm từ cao su, nông sản Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty: Công ty có chi nhánh thành phố HCM, Hải Phòng, Đà Nẵng, trung tâm t vấn đầu t thơng mại văn phòng đại diện nớc Mối quan hệ Tổng Công ty đơn vị trực thuộc đợc thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty Tổng công ty Các đơn vị trực thuộc TTTV đầu tư thư ơng mại Chi nhánh Thành phố HCM Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Đà Nẵng Các vpđd nước Đặc điểm tổ chức máy quản lý Công ty: Công ty Technoimport đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập chịu kiểm soát quan chức có liên quan 3.1 Ban giám đốc: Cấp quản lý lãnh đạo cao Công ty ban giám đốc bao gồm tổng giám đốc phó tổng giám đốc Các phòng chức năng: +) Phòng Kế hoạch tài +) Phòng tổ chức cán +) Phòng hành quản trị Các phòng nghiệp vụ: có phòng xuất nhập Sơ đồ 2: Khái quát máy quản lý Công ty Tổng giám Đốc Các phó giám đốc Phòng XNK Phòng XNK Phòng XNK Phòng XNK Phòng XNK Phòng XNK Phòng Hành quản trị Phòng Tổ chức cán Phòng Kế hoachTài Phòng XNK Các phòng nghiệp vụ Các phòng chức III Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật: Đặc điểm tổ chức máy kế toán: Để phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh quản lý; phù hợp với khả trình độ nhân viên kế toán, đồng thời để xây dựng máy tinh giản nhng đầy đủ số lợng chất lợng nhằm làm cho máy kế toán tổ chức phục vụ tốt nhiệm vụ công tác kế toán nh nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty Công ty tổ chức máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Bộ máy kế toán Công ty đợc thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Tổ chức máy kế toán Công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tiền mặt Kế toán TGNH Kế toán toán Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán chi phí Kế toán TSCĐ Kế toán thuế Kế toán tiền lư ơng Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng Công ty: Hệ thống chứng từ sử dụng Công ty với mẫu quy định Bộ Tài ban hành Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng Công ty: Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật áp dụng phơng pháp sau: - Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thờng xuyên - Phơng pháp nộp thuế GTGT: khấu trừ thuế - Phơng pháp hạch toán ngoại tệ: sử dụng hai tỷ giá (tỷ giá hạch toán tỷgiá thực tế) Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Bộ Tài áp dụng Công ty từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 Sang đầu năm 2004, Công ty sửa đổi, bổ sung số tài khoản theo quy định Bộ Tài nh tài khoản phản ánh chi phí, doanh thu hoạt động tài chính; tài khoản phản ánh chi phí, thu nhập hoạt động bất thờng Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng Công ty: Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ để ghi chép, phản ánh nghiệp vụ phát sinh trình kinh doanh đơn vị, công việc đợc thực vừa tay vừa máy Quy trình ghi sổ kế toán Công ty đợc thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ kế toán Chứng từ gốc (1) Sổ Nhật ký (2) (4) (3b) Phiếu kế toán (5a) (5b) Sổ Nhật Biên (3a) Sổ Cái (7) Sổ chi tiết (6) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh (8a) (8b) Báo cáo tài Ghi hàng ngày Ghi định kỳ (cuối tháng, cuối quý) Kiểm tra đối chiếu Hệ thống báo cáo kế toán sử dụng Công ty: Cuối quý kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo, báo cáo công ty đợc lập theo mẫu Bộ Tài Chính quy định Hiện Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật sử dụng hệ thống báo cáo áp dụng cho Tổng Công ty lẫn chi nhánh bao gồm: 03 Báo cáo tài chính, 08 Báo cáo quản trị b Thực trạng hạch toán l u chuyển hàng hoá xuất xác định kết tiêu thụ hàng xuất công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật: Loại hàng hoá xuất khẩu: Cao su, ống cao su Than gáo dừa Hàng công nghiệp: Động Diesel, ballast điện tử Nông sản: gạo nếp, mộc nhĩ, nấm hơng, đỗ xanh, rợu Lúa mới, da chuột muối Sợi tơ tằm, hàng thêu, ren, đồ mây tre đan Phơng pháp tính giá hàng xuất khẩu: Tính giá mua hàng để xuất khẩu: Hàng mua vào để xuất đợc tính theo giá thực tế: Giá thực tế hàng mua = Giá mua ghi hoá đơn ngời bán Vì Công ty tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên giá mua giá cha có thuế Do Công ty không sử dụng TK 156 phí thu mua đợc hạch toán vào TK 641, giá thực tế hàng mua bao gồm giá mua ghi hoá đơn ngời bán Tính giá vốn hàng xuất khẩu: Công ty tiến hành hoạt động xuất nhận đợc hợp đồng xuất từ phía đối tác nớc Nh vậy, hàng mua đợc xuất Theo đó, xuất lô hàng giá vốn giá mua vào lô hàng (giá mua vào lô hàng = giá thực tế hàng mua = giá mua ghi hoá đơn ngời bán) Cách tính đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ trị giá hàng hoá theo hợp đồng, loại hàng nhng lại phù hợp đặc điểm xuất hàng hoá Công ty, lại đảm bảo đợc nguyên tắc phù hợp chi phí thực tế doanh thu thực tế Tính giá bán hàng xuất khẩu: Giá bán lô hàng xuất thờng đợc ghi rõ hợp đồng ngoại giá cố định, Công ty thờng xuất hàng bán theo giá FOB II Hạch toán trình mua bán hàng xuất Công ty: Hạch toán chi tiết hàng hoá xuất khẩu: Do đặc thù Công ty kho nên hàng mua Công ty vận chuyển thẳng cho khách hàng nớc Do vậy, Công ty theo dõi hàng hoá xuất thông qua TK 151 157 mà không sử dụng TK 156 Hàng hoá xuất đợc kế toán theo dõi sổ Chi tiết TK 151, 157 Cuối quý, cộng sổ chi tiết TK 151, 157 lập Bảng tổng hợp chi tiết hàng hoá xuất khẩu, đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp Hạch toán trình mua hàng xuất (trực tiếp): 2.1 Chứng từ sử dụng: Các chứng từ liên quan đến trình mua hàng bao gồm: Hợp đồng kinh tế Hoá đơn thuế GTGT (liên giao cho khách hàng) nhà cung cấp lập giao cho công ty Vận đơn chứng từ vận chuyển khác (nếu công ty phải tự bỏ chi phí để đa hàng từ nơi thu mua cảng xuất) Biên kiểm nhận hàng Phiếu chi: kế toán quỹ lập thành liên, liên 1: lu quyển, liên 2: giao cho ngời nhận tiền, liên 3: kế toán giữ làm chứng từ ghi sổ Giấy báo Nợ ngân hàng Giấy xin tam ứng Giấy toán tạm ứng 2.2 Tài khoản kế toán sử dụng: TK 151: Hàng mua đờng (đợc chi tiết theo phòng XNK) TK 157: Hàng gửi bán (chi tiết theo TD UT, TD UT chi tiết theo phòng XNK) TK 641: Chi phí phát sinh mua hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH TK 331: Phải trả nhà cung cấp (chi tiết cho nhóm hàng) TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ cho hàng hoá, dịch vụ 2.3 Trình tự hạch toán ghi sổ kế toán: Khi tiến hành thu mua hàng, đơn vị bán hàng xuất kho giao hàng cho Công ty lập hoá đơn GTGT giao cho Công ty liên Cán kinh doanh Công ty kiểm nhận hàng, lập Biên kiểm nhận hàng vận chuyển hàng cảng Trong thời gian chờ làm thủ tục xuất khẩu, Công ty thuê kho, bến bãi nhập tạm số hàng hoá Các chi phí phát sinh trình mua hàng nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng, thuê kho bãi đợc hạch toán vào TK 641 Tập hợp chứng từ gốc Hoá đơn GTGT (mua hàng), Phiếu chi, Giấy báo Nợ ngân hàng chứng từ kế toán khác, kế toán phản ánh vào Sổ Nhật ký, sau ghi sổ Chi tiết TK 151, 157, 111, 112, 331, 1331, 641 theo định khoản: a) Nợ TK 151 Giá trị hàng hoá Nợ TK 1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ hàng hoá Có TK 111, 112, 331 Tổng số tiền toán b) Nợ TK 641 Chi phí cha thuế Nợ TK 1331 Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu chi phí có thuế) Có TK 111, 112, 331 Tổng số toán c) Nợ TK 157 Trị giá hàng gửi bán Có TK 151 Trị giá hàng gửi bán Cuối tháng, từ Sổ Nhật ký kế toán vào sổ Cái TK 151, 157, 111, 112, 331, 133, 641 Cụ thể: - Ngày 16/1/2004, Công ty phát sinh nghiệp vụ mua hàng, vào Hoá đơn GTGT kế toán ghi nhận hàng thuộc sở hữu Công ty vào sổ Nhật ký sổ Chi tiết TK 151 P2, TK 331 TCMN Bát Tràng, TK 1331-XK theo định khoản: Nợ TK 151 : 130.000.000 Nợ TK 1331-XK : 13.000.000 Có TK 331: 143.000.000 Cuối tháng (30/1/2004), từ Sổ Nhật ký kế toán ghi vào sổ Cái TK 151, 133, 331, Biểu 1: Hoá đơn GTGT Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 16 tháng năm 2004 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Bát Tràng, Gia Lâm Hà Nội Số Tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên ngời mua hàng: Tôn Trơng Bảo Phòng XNK Tên đơn vị: Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật Địa chỉ: Số 16,18, phố Tràng Thi Số Tài khoản: 0544000000A VP BANK Hình thức toán: MS: 01 00108021 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng A B C 1 Chậu hoa CH-80 Chiếc 6.500 Mẫu số: 01 GTKT-3LL BH/2003B 0007080 Đơn giá 20.000 Thành tiền 3=1x2 130.000.000 Cộng tiền hàng: 130.000.000 Tiền thuế GTGT: 13.000.000 Tổng cộng tiền toán: 143.000.000 Số tiền viết chữ: Một trăm bốn mơi ba triệu đồng chẵn Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký Họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Thuế suất thuế GTGT: 10% Biểu 2: Sổ Nhật ký Technoimport Sổ nhật ký Năm 2004 Đơn vị: đồng NT CT NT 15/1 16/1 20/1 28/1 GBN Ưng trớc tiền hàng cho Cty HĐ 0007080 Mua chậu hoa Cty BTràng cha TT (P2) 19/1 PC09 16/1 HĐ 0007080 28/1 SH TK Số 15/1 16/1 Diễn giải GBN VPB 30 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ TM Hàng mua gửi bán theo HĐ số 01 ĐK/TECHNO Thanh toán nốt số tiền hàng lại cho Cty BTràng 331 1121 151 1331 331 641 1331 1111 157 151 331 Số tiền Nợ 20.000.000 130.000.000 13.000.000 1.020.000 102.000 20.000.000 143.000.000 1.122.000 130.000.000 123.000.000 1121 Cộng phát sinh quý 1/04 Có 997.280.930.670 130.000.000 123.000.000 997.280.930.670 Biểu 3: Sổ chi tiết TK 151 Technoimport CT Ngày Số Sổ chi tiết tài khoản 151 P2 Quý năm 2004 TK đối ứng Diễn giải 10 Đơn vị: đồng Số tiền Nợ Có 19/2 GBN39 27/2 PT 23 8/3 BKK 2-P2 31/3 PKT 102 Trả phí NH toán TGNH Đợc KH toán CP v/ch trả hộ TM Công tác phí nhân viên giao nhận Kết chuyển CPBH 1121 1.172.000 1111 141 3.000.000 11.800.000 980.214.876 911 Cộng phát sinh 980.214.876 980.214.876 Biểu số 19: Sổ Cái TK 641 Technoimport Sổ tk 641 Quý năm 2004 NTGS Diễn giải 30/1 CP quỹ TM CP quỹ TM Chi quỹ TGNH VCB Thu quỹ TM Công tác phí Phiếu kế toán số 102 Cộng phát sinh 27/2 31/3 TKĐƯ 1111 1111 1121 1111 141 911 Đơn vị: đồng Số tiền Nợ 1.020.000 2.160.000 1.172.000 11.800.000 980.214.876 Có 3.000.000 980.214.876 980.214.876 Chi phí quản lý doanh nghiệp: 2.1 Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, dụng cụ văn phòng, chi phí khấu TSCĐ, thu vốn, tiền điện thoại, lãi tiền vay .và chi phí khác tiền Đồng thời chi phí trả hộ cho đơn vị khác đợc hạch toán vào TK 642 Trong kỳ chi phí QLDN phát sinh đợc kết chuyển hết kỳ để xác định kết 2.2 Tài khoản kế toán sử dụng: Để theo dõi, quản lý chi phí quản lý, Công ty sử dụng TK 642 2.3 Trình tự hạch toán ghi sổ kế toán: 27 Toàn chi phí liên quan đến quản lý DN nh nêu phát sinh kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 111, 112, 334, 338 Nếu phát sinh khoản thu làm giảm chi phí quản lý D N, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 642 Khi chi phí phát sinh, kế toán vào chứng từ kế toán nh: Phiếu chi, Phiếu thu, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có phản ánh vào Sổ Nhật ký, sau vào sổ chi tiết TK 642 Cuối quý, kế toán phân bổ tiền lơng BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí, nghiệp vụ đợc phản ánh Phiếu kế toán, vào Phiếu kế toán kế toán ghi sổ Chi tiết TK 641 sổ Nhật biên theo định khoản: Nợ TK 642 Có TK 334, 338 (3382, 3383, 3384) Cuối tháng, tổng hợp chi phí QLDN sổ Nhật ký ghi vào sổ Cái TK 642 Cuối quý, tập hợp chi phí quản lý Phiếu kế toán ghi vào sổ Cái TK 642 Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn chi phí bán hàng sang TK 911 Xác định kết kinh doanh Nghiệp vụ đợc phản ánh Phiếu kế toán, vào kế toán ghi sổ Chi tiết sổ Cái TK 642, sổ Cái TK 911 theo định khoản: Nợ TK 911 Có TK 642 Cụ thể: - Ngày 6/2/2004, thu tiền nhà cho thuê, số tiền 3.250.000 đ Căn vào Phiếu thu số18, kế toán ghi sổ Chi tiết TK 642, phản ánh vào sổ Nhật ký theo định khoản: Nợ TK 1111: 3.250.000 Có TK 642: 3.250.000 - Ngày 31/3/2004, kế toán vào bảng toán tiền lơng cho nhân viên phân bổ tiền lơng BHXH, BHYT, KPCĐ quý năm 2004 vào chi phí QLDN Phiếu kế toán số 100 Căn vào Phiếu kế toán này, kế toán ghi sổ Chi tiết TK 642 sổ Nhật biên theo định khoản: Nợ TK 642: 885.487.451 Có TK 334: 744.107.102 Có TK 3382: 14.882.142 28 Có TK 3383: 111.616.065 Có TK 3384: 14.882.142 Cuối tháng, tổng hợp chi phí QLDN sổ Nhật ký (chi thu chi phí QLDN tiền mặt, TGNH, ) ghi vào sổ Cái TK 642 Cuối quý (31/3/2004), vào Phiếu kế toán số 100, 102 ghi sổ Cái TK 642 Cuối kỳ (31/3/2004), kế toán kết chuyển toàn chi phí quản lý DN sang TK 911 Trên Phiếu kế toán số 102 chi phí QLDN đợc kết chuyển sang TK 911 để xác định kết theo định khoản: Nợ TK 911: 1.550.136.907 Có TK 642: 1.550.136.907 Căn vào phiếu kế toán kế toán ghi sổ Chi tiết sổ Cái TK 642, sổ Cái TK 911 Biểu số 20: Sổ Chi tiết TK 642 Technoimport CT Ngày 7/1 6/2 23/3 Sổ chi tiết tk 642 Quý năm 2004 TK Diễn giải ĐƯ Số PC 03 Mua mực máy Foto PT 18 Thu tiền nhà cho thuê T11 PC 48 Mua giấy in A4 29 1111 Đơn vị tính: đồng Số tiền Nợ 200.000 1111 1111 670.000 Có 3.250.000 31/3 PKT 100 Phân bổ tiền lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí PKT 102 Kết chuyển CPQLDN 334 3382 3383 3384 911 Cộng phát sinh 744.107.102 14.882.142 111.616.065 14.882.142 1.550.136.907 1.550.136.907 1.550.136.907 Biểu số 21: Sổ Cái TK 642 Technoimport NTGS Diễn giải 30/1 Chi quỹ TM Thu quỹ TM Chi quỹ TM PKT số 100 PKT số 102 Cộng phát sinh 27/2 31/3 Sổ tk 642 Quý năm 2004 TK ĐƯ 1111 Đơn vị: đồng Số tiền Nợ 200.000 1111 1111 334, 338 911 670.000 885.487.451 1.550.136.907 Có 3.250.000 1.550.136.907 1.550.136.907 IV Hạch toán xác định kết tiêu thụ hàng hoá xuất khẩu: Tại Công ty không xác định kết kinh doanh riêng cho hoạt động xuất khẩu, nhập mà xác định kết kinh doanh chung cho hai hoạt động Đối với hoạt động, Công ty quan tâm đến hiệu số doanh thu giá vốn hàng bán mà không quan tâm đến kết kinh doanh Tài khoản kế toán sử dụng: Để xác định kết tiêu thụ hàng xuất kế toán sử dụng tài khoản sau: - TK 511 Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ - TK 632 Giá vốn hàng bán - TK 641 Chi phí bán hàng - TK 642 Chi phí quản lý DN - TK 911 Xác định kết kinh doanh 30 - TK 421 Lợi nhuận cha phân phối Phơng pháp hạch toán: Tại Công ty, sau quý lại xác định kết kinh doanh lần, đến cuối quý doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN đợc tập hợp kết chuyển sang tài khoản xác định kết kinh doanh Cuối quý, kế toán tổng hợp Phiếu kế toán ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý kết chuyển sang TK 911 để so sánh tính lãi, lỗ Nghiệp vụ kết chuyển đợc phản ánh Phiếu kế toán Căn vào phiếu kế toán đó, kế toán phản ánh vào sổ Cái TK 911, 421 Ví dụ thực tế minh hoạ: Việc xác định kết kinh doanh Công ty quý năm 2004 đợc thực theo trình tự sau: Lợi nhuận gộp = Doanh thu Giá vốn hàng bán = 67.091.326.754 66.621.083.241 = 470.243.513 Các khoản chi phí liên quan đến trình bán hàng mua hàng phát sinh kỳ đợc tập hợp trừ khỏi lãi gộp: Lợi nhuận = Lợi nhuận gộp Chi phí bán hàng Chi phí QLDN = 470.243.513 - 980.214.876 1.550.136.907 = 2.060.108.270 - Ngày 31/3/2004, kế toán tập hợp chi phí, doanh thu sổ Cái TK 511, 632, 641, 642 kết chuyển sang TK 911 nh sau: Nợ TK 511 : 67.091.326.754 Có TK 911: 67.091.326.754 Nợ TK 911: 66.621.083.241 Có TK 632 : 66.621.083.241 Nợ TK 911 : 980.214.876 Có TK 641 : 980.214.876 Nợ TK 911 : 1.550.136.907 Có TK 642 : 1.550.136.907 Nợ TK 4212: 2.060.108.270 Có TK 911: 2.060.108.270 Các nghiệp vụ kết chuyển thể Phiếu kế toán số 102, vào Phiếu kế toán kế toán ghi sổ Cái TK 911, 421 Biểu số 22: Phiếu kế toán số 102 31 Technoimport Số : 102 Phiếu kế toán Kết chuyển GVHB, CPBH, CPQL, CPTC, CPBT: Nợ TK 911: 66.621.083.241 Có TK 632: 66.621.083.241 Nợ TK 911: 980.214.876 Có TK 641: 980.214.876 Nợ TK 911: 1.500.136.907 Có TK 642: 1.500.136.907 Kết chuyển Dthu, thu nhập: Nợ TK 5111: 67.091.326.754 Có TK 911: 67.091.326.754 Kết chuyển TN cha phân phối: Nợ TK 4212: 2.060.104.270 Có TK 911: 2.060.104.270 Hà nội, ngày 31 tháng năm 2004 Kế toán Kế toán trởng Biểu 23: Sổ Cái TK 911 Technoimport NT GS Diễn giải 31/3 PKT số 102 Cộng phát sinh Sổ tk 911 Quý năm 2004 Đơn vị: đồng TK Số tiền ĐƯ Nợ Có 511 67.091.326.754 632 66.621.083.241 641 980.214.876 642 1.550.136.907 4212 2.060.104.270 69.151.435.024 69.151.435.024 V Đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ so với Chuẩn mực kế toán Việt Nam: Từ trớc đến nay, Công ty không sử dụng sổ Chi tiết TK 413 nên phát sinh khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái kỳ, chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài TK 413 Công ty kết chuyển sang tài khoản doanh thu chi phí 32 hoạt động tài chính, TK 413 số d Nh vậy, so với Chuẩn mực kế toán Việt Nam đợc ban hành theo QĐ số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 Bộ Tài Công ty thực theo quy định Tuy nhiên, để theo dõi khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái để hạch toán lỗ lãi cách xác Công ty nên mở sổ Chi tiết TK 413 VI Hạch toán xuất trực tiếp xuất uỷ thác chi nhánh Công ty: Do đặc điểm tổ chức máy kế toán Tổng Công ty vừa tập trung vừa phân tán nên chi nhánh Hải Phòng chi nhánh Đà Nẵng nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ chứng từ liên quan đến hoạt động phận gửi chứng từ phận kế toán trung tâm đơn vị; chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh quy mô lớn địa điểm xa tổng công ty nên hạch toán độc lập, phơng pháp hạch toán xuất trực tiếp xuất uỷ thác đợc thực tơng tự nh Tổng Công ty Hà Nội Vì hạch toán độc lập nhánh Thành phố Hồ Chí Minh mở sổ tổng hợp, sổ chi tiết để hạch toán toàn vấn đề phát sinh chi nhánh đến cuối kỳ lập báo cáo gửi phòng kế toán Tổng Công ty Phần II hoàn thiện hạch toán l u chuyển hàng hoá xuất xác định kết tiêu thụ hàng xuất công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật a đánh giá chung tình hình hạch toán l u chuyển hàng hoá xuất xác định kết tiêu thụ hàng xuất công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật : I Những u điểm công tác hạch toán xuất hàng hoá Công ty Vai trò kế toán việc quản lý hoạt động kinh doanh: Sự tham gia trực tiếp vào công việc quản lý kinh doanh giúp kế toán thực nhiệm vụ mình, góp phần rút ngắn thời gian chu trình kinh doanh phản ánh đợc hiệu công việc Bộ máy kế toán Công ty: 33 Nhìn chung máy kế toán Công ty tơng đối gọn nhẹ, công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá xuất xác định kết tiêu thụ hàng xuất đợc tổ chức cách thống từ Tổng Công ty xuống chi nhánh đơn vị trực thuộc Toàn nhân viên kế toán đợc phân công trách nhiệm rõ ràng, đảm nhận phần hành kế toán riêng tránh đợc tợng ghi sổ chồng chéo, trùng lặp , đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu quản lý đặt Đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có trách nhiệm công tác Về hệ thống chứng từ kế toán: Mọi chứng từ sử dụng trình hạch toán ban đầu phù hợp với nội dung kinh tế tính chất pháp lý nghiệp vụ phát sinh, với mẫu biểu Bộ Tài ban hành Các chứng từ đợc lu trữ cẩn thận theo hợp đồng, khách hàng, khoản mục thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu cần thiết Về hệ thống tài khoản kế toán đợc sử dụng: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống theo Quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Bộ Tài sang đầu năm 2004 Công ty sửa đổi, bổ sung số tài khoản theo quy định Bộ Tài Về hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty áp dụng: Hình thức sổ kế toán mà Công áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ Hình thức thích hợp với loại hình doanh nghiệp, kết cấu sổ sách đơn giản, dễ ghi, phù hợp với lao động kế toán thủ công Hệ thống sổ sách Công ty chủ yếu bao gồm sổ Chi tiết sổ Cái đợc mở theo tài khoản nên dễ theo dõi kiểm tra Về phơng pháp hạch toán nghiệp vụ liên quan đến hoạt động xuất hàng hoá: Phơng pháp hạch toán áp dụng trình bán hàng xuất khẩu: Phơng pháp hạch toán mà kế toán Công ty áp dụng trình bán hàng xuất phơng pháp kê khai thờng xuyên Phơng pháp cho phép kế toán theo dõi thờng xuyên biến động hàng ngày, hàng tài sản, hàng hoá, không phụ thuộc vào kết kiểm kê Tỷ giá hạch toán: Hiện nay, Công ty ngoại tệ đợc quy đổi theo tỷ giá hạch toánĐiều 34 phù hợp với đặc điểm kinh doanh Công ty thờng xuyên phát sinh ngoại tệ, sử dụng tỷ giá hạch toán việc ghi sổ kế toán không bị ảnh hởng nhiều biến động tỷ giá, Công ty thờng xuyên cập nhật thay đổi tỷ giá, giúp cho cán dễ dàng ghi sổ Kết kinh doanh: Công ty tổ chức theo dõi riêng xác định kết cho thơng vụ xuất Nhờ đó, Công ty nắm bắt đợc nhu cầu thực tế mặt hàng thị trờng tiêu chuẩn chất lợng, mẫu mã thông qua kết thơng vụ xuất trớc II Những hạn chế chủ yếu công tác hạch toán hoạt động xuất Công ty: Về hệ thống sổ sách kế toán: Hình thức ghi sổ Công ty Chứng từ ghi sổ hình thức thuận tiện cho việc sử dụng lao động kế toán thủ công Thực tế, tên kết cấu số sổ kế toán đợc cải biên cho phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh đặc điểm tổ chức công tác kế toán Công ty nhng lại không thống với quy định Bộ Tài Về hệ thống tài khoản kế toán: Việc sử dụng tài khoản kế toán có bất hợp lý sau: Công ty sử dụng TK 641 Chi phí bán hàng để tập hợp chi phí mua hàng phát sinh hoàn toàn không phù hợp Công ty không sử dụng TK 532 để phản ánh khoản giảm giá hàng bán Khi phát sinh khoản chi phí trả hộ cho khách hàng nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ.hoặc chi phí lãi tiền vay, kế toán phản ánh vào TK 641, 642 coi nh chi phí phát sinh Công ty, khách hàng toán ghi giảm phí Về cách tính giá vốn hàng bán: Cách tính giá vốn hàng bán Công ty cha xác Đối với Công ty, giá vốn hàng xuất giá mua thực tế (ghi hoá đơn) hàng mua nớc Theo chế độ kế toán giá vốn hàng bán khoản bao gồm chi phí phát sinh trình mua hàng, nhiên kế toán Công ty không hạch toán chi phí mua hàng phát sinh vào giá vốn hàng bán Về công tác hạch toán số nghiệp vụ: Phần hành kế toán dự phòng: 35 Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật có quan hệ với nhiều đối tác, khách hàng Công ty nhiều địa điểm khác nên công tác theo dõi khoản phải thu khách hàng phức tạp Tuy vậy, Công ty lại không trích lập dự phòng phải thu khó đòi Công tác lập báo cáo: Báo cáo chi tiết tổng hợp đợc lập thống nội dung kết cấu, nhiên báo cáo tài tổng hợp Công ty có số phần cha ghi rõ ràng cụ thể, cần đợc bổ sung để thông tin báo cáo tài thực phát huy hiệu Ngoại tệ: Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để quy đổi ngoại tệ, bên cạnh u điểm phủ nhận việc sử dụng tỷ giá hạch toán có nhợc điểm nh: tỷ giá hạch toán không phản ánh công nợ ngoại tệ Công ty thời điểm nào, làm cho cán không phản ứng nhanh nhạy với biến động tỷ giá Xác định kết kinh doanh: Công ty xác định kết kinh doanh chung cho hai hoạt động xuất nhập mà không xác định riêng cho hoạt động, nh đợc xác kết tiêu thụ hàng xuất nh kết tiêu thụ hàng nhập bao nhiêu, từ không đánh giá đợc tình hình tiêu thụ thực tế hàng xuất hàng nhập Về trang thiết bị cho công tác kế toán: Trong xu đại hoá phơng diện nay, phòng Kế hoạch Tài đợc trang bị máy vi tính, nhiên điều cha đáp ứng, thoả mãn yêu cầu quản lý quy mô máy kế toán Với số lợng công việc kế toán lớn phức tạp đầu năm 2004 vừa qua, phòng Kế hoạch Tài đa phần mềm kế toán vào sử dụng nhng bớc đầu nên nhận viên cha sử dụng thành thạo, ghi chép tay chủ yếu b giải pháp hoàn thiện hạch toán l u chuyển hàng hoá xuất xác định kết tiêu thụ hàng xuất Công ty xnk thiết bị toàn kỹ thuật Về hệ thống sổ sách: 36 Công ty nên thay đổi tên kết cấu số sổ cho quy định Bộ Tài sử dụng thống hình thức ghi sổ Về hệ thống tài khoản: Chi phí mua hàng: Chi phí mua hàng đợc coi phận cấu thành nên trị giá vốn hàng nhập kho, Công ty không nên phản ánh chi phí vào TK 641 mà phản ánh TK 151 Nh vậy, chi phí mua hàng đợc tách biệt khỏi chi phí bán hàng TK 641 bao gồm khoản chi phí chất Chi phí trả hộ cho khách hàng: Chi phí bàng hàng phát sinh Công ty trả hộ cho khách hàng không nên hạch toán vào TK 641 mà nên hạch toán tài khoản phải thu khách hàng vào khoản phải thu khác để Công ty kiểm soát đôn đốc khách hàng trả nợ Giảm giá hàng hoá: Giảm giá hàng hoá cha đợc Công đa vào áp dụng thức Giảm giá hàng hoá dành cho khách hàng đợc sử dụng hàng hoá không quy cách, phẩm chất ghi hợp đồng Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh, Công ty nên đa TK 532 Giảm giá hàng bán vào sử dụng Thanh toán với bên giao uỷ thác: Khi nhận xuất uỷ thác, Công ty nên dùng TK 331 để theo dõi tình hình toán với bên giao uỷ thác Phơng pháp tính giá vốn hàng xuất bán: Công ty nên hạch toán khoản chi phí mua hàng vào TK 151, nh khoản chi phí đợc kết chuyển vào giá vốn hàng bán để xác định giá trị vốn hàng xuất bán quý Việc điều chỉnh này, mặt phản ánh trung thực chi phí bán hàng thực tế phát sinh TK 641, mặt khác phản ánh chất chi phí mua hàng phận cấu thành nên trị giá vốn hàng bán Công ty Nhờ vào việc xác định trị giá vốn hàng bán mà Công ty xác định đợc kết bán hàng cách xác, tin cậy để từ có phơng hớng kinh doanh Về công tác hạch toán số nghiệp vụ: Phần hành kế toán dự phòng: Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng việc phản ánh xác giá trị 37 thực tế tài sản Báo cáo tài chính, phản thu nhập chi phí phát sinh kỳ, Công ty nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi theo nội dung chuẩn mực kế toán VAS-02 VAS-14 Về việc lập hệ thống báo cáo tài tổng hợp: Hệ thống báo cáo tài đợc sử dụng Công ty đợc lập theo quy định thời điểm lập nh nội dung nhiên có số phần cần đợc ghi cách rõ ràng cụ thể liên quan trực tiếp đến công việc kế toán hoạt động xuất Công ty: Về ngoại tệ: Công ty nên quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế, nh phù hợp với đặc điểm thờng xuyên sử dụng ngoại tệ toán, đáp ứng đợc với tốc độ biến động nhanh chóng tỷ giá thị trờng Bên cạnh đó, tỷ giá thực tế có tác dụng phản ánh công nợ ngoại tệ Công ty thời điểm, đồng thời phản ánh số thuế mà Công ty phải nộp nh thuế xuất khẩu, thuế GTGT Xác định kết kinh doanh: Công ty nên xác định kết tiêu thụ riêng cho hoạt động xuất nhập Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng chi phí quản lý DN nên đợc chi tiết cho hoạt động Về trang thiết bị cho công tác kế toán: Trớc hết, để nâng cao hiệu thông tin kế toán, công tác kế toán Công ty phải đợc cải tiến theo hớng tăng tỷ lệ tự động hoá Có nghĩa Công ty cần phải đầu t thêm trang thiết bị đại cho phòng Kế hoạch Tài để kế toán chi tiết kế toán tổng hợp đợc thực máy vi tính Nhờ mà kế toán viên thực công việc với tốc độ nhanh độ xác cao Ngoài ra, để bắt nhịp với đổi công nghệ tất nhân viên kế toán phải sử dụng thành thạo máy vi tính phần mềm kế toán 38 Kết luận Ngày nay, xu hớng quốc tế hoá hợp tác hoá diễn mạnh mẽ, quốc gia trở thành mắt xích kinh tế giới, quốc gia dù lớn mạnh đến đâu ngợc lại xu mà phát triển đợc Hoà nhịp phát triển giới, kinh tế Việt Nam có nhữnh bớc đột phá Xuất đợc thừa nhận hoạt động kinh tế đối ngoại với bên ngoài, phơng tiện thúc đẩy phát triển kinh tế Trong thời gian qua, thông qua trình thực tập Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật kết hợp với việc nghiên cứu lý luận công tác kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu, em tích luỹ thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh XNK nói chung nh nghiệp vụ 39 kinh tế tài liên quan đến hoạt động xuất nói riêng Bên cạnh kiến thức tích luỹ đợc từ Nhà trờng nỗ lực thân em hoàn thành Chuyên đề kế toán trởng nhờ vào quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình thầy cô giáo Khoa Kế toán, đặc biệt thầy giáo Trần Đức Vinh với giúp đỡ nhiệt tình cán nhân viên Phòng Kế hoạch Tài thuộc Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật Chuyên đề kế toán trởng em nêu chi tiết tình hình thực tế công tác tổ chức kế toán thu mua hàng xuất khẩu, xuất hàng hoá xác định kết tiêu thụ hàng xuất Công ty, đồng thời đề xuất đợc vấn đề cần hoàn thiện giải pháp việc tổ chức thực công tác kế toán hoạt động xuất hàng hoá Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật Vì thời gian tìm hiểu thực tế Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật không nhiều trình độ thân có hạn, vấn đề đợc nêu chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đợc ý kiến đóng góp thầy cô giáo ngời quan tâm đến đề tài để luận văn đợc hoàn thiện mặt lý luận thực tiễn Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa Kế toán đặc biệt thầy giáo Trần Đức Vinh cán Phòng Kế hoạch Tài Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật tận tình bảo, giúp đỡ em nghiên cứu hoàn thành chuyên đề Tài liệu tham khảo i sách: Thanh toán quốc tế ngoại thơng NXB Giáo dục 2002 Vận tải bảo hiểm ngoại thơng NXB Giáo dục 1997 Incoterms 2000 Các chuẩn mực kế toán quốc tế NXB Chính trị quốc gia 2002 Lý thuyết thực hành kế toán tài NXB Tài 2000 Kế toán hoạt động kinh doanh XNK NXB Thống kê 1997 400 sơ đồ hạch toán kế toán NXB Tài 1999 Kế toán tài doanh nghiệp NXB Giáo dục 2001 40 Hạch toán kế toán doanh nghiệp thơng mại NXB Tài 2002 10 Kế toán quốc tế NXB Thống kê 2002 ii báo, tạp chí: Tạp chí kế toán năm 2002, 2003 Tạp chí nghiên cứu tài kế toán năm 2003 Tạp chí kinh tế phát triển năm 2003 iii nguồn tài liệu khác: Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 Thông t hớng dẫn thực số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 nội dung chuẩn mực kế toán (số 02, 03, 04, 14) ban hành Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 Thông t hớng dẫn thực số 105/2003/TT-BTC ngày 4/11/2003 nội dung chuẩn mực kế toán (số 01, 10, 24) ban hành Các chứng từ, sổ sách, bảng kê, báo cáo kế toán Công ty XNK Thiết bị toàn kỹ thuật năm 2003, 2004 41