THỂ HIỆN TÁC PHONG CHUYÊN NGHIỆP QUA EMAIL Đáng tiếc phận không nhỏ nhân viên ngày không trọng đến hình thức, nội dung emails mà họ gửi hàng ngày, bên cạnh họ chưa khai thác hết tính chương trình kiểm tra email nhằm phục vụ cho công việc Những emails xấu hình thức (viết sai tả, font chữ rườm rà), nội dung không thẳng vấn đề… khiến đối tác, khách hàng đánh giá thấp tác phong làm việc nhân viên Bởi bạn cần số nguyên tắc việc sử dụng thư điện tử công việc hàng ngày Việc sử dụng email công việc hàng ngày cần tuân thủ Pháp luật nguyên tắc công ty đề Phát tán tài liệu khiêu dâm; khủng bố, công người khác qua email; chống phá quyền; tiết lộ bí mật công ty…đó lỗi “chết người” việc sử dụng email Soạn thảo email công việc ngắn tốt, tập trung vào vấn đề mấu chốt Hãy bám theo tiêu đề công việc bạn cần giải email, tránh “lái” sang vấn đề khác, ngoại trừ việc giải thích, nêu lí việc Đó điểm khác email công việc email mang mục đích cá nhân Tiêu đề email phải bao quát nội dung bạn cần giải Với người cần giải khối lượng lớn công việc qua email, tiêu đề giúp họ dễ dàng nhận biết, quản lí thư điện tử Bạn cần tránh việc gửi email mà không đặt tiêu đề Bên cạnh đó, hạn chế việc lạm dụng sử dụng từ QUAN TRỌNG KHẨN CẤP tiêu đề email, để dành việc sử dụng cho công việc đặc biệt Về lỗi tả hình thức email, bạn cần trọng vấn đề thể chuyên nghiệp khoa học nhân viên Cách tốt để kiểm tra lỗi tả bạn bật chế độ tự động kiểm tra máy tính, tự kiểm tra kỹ lưỡng trước gửi thư Một email nhiều lỗi tả thể thiếu tôn trọng đối tác khách hàng Email nên sử dụng câu ngắn, đoạn cần cách dòng để thư rõ ràng cho người đọc Sử dụng file đính kèm ghi cách khoa học Tên file đính kèm phải rõ ràng, đặt theo trình tự thời gian nội dung công việc Ngoài bạn cần kiểm tra kẻo gửi nhầm file chưa hoàn thiện cho đối tác khách hàng, điều cho thấy bạn làm việc không cẩn thận chút nào! Với file đặt tên tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ Việt dấu để tránh trục trặc người nhận mở file Có ba thói quen khiến người nhận email bực mình, viết hoa toàn nội dung, font chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng màu sắc sử dụng bừa bãi Việc viết hoa nên áp dụng nguyên tắc nó, bạn viết hoa toàn câu số đối tác nước hiểu bạn la hét họ Tương tự, màu sắc, kiểu chữ nghiêng hay đậm cần thống nhất, giữ cho hình thức thư lịch sư, nhã Bạn nghĩ việc viết tắt? Hãy xem email công việc một…bài luận Mỗi lỗi viết tắt, bạn bị khách hàng đối tác…trừ 0.5 điểm tác phong thái độ làm việc Bởi vậy, từ thông dụng “ASAP” (càng sớm tốt), BTW (nhân tiện)…bạn nên sử dụng email cá nhân nhé! Trong email giao dịch cần sử dụng chữ kí cá nhân bao gồm tên, chức danh, địa phone Người nhận biết rõ bạn ai, đâu, chịu trách nhiệm cho công việc Đặc biệt với khách hàng lần đầu làm việc với công ty bạn Hãy trả lời email sớm tốt Tại công ty lớn, vị CEO cao phải giữ cho thói quen trả lời email sớm thể tôn trọng lẫn làm việc khoa học, tránh dồn công việc ứ đọng Và cần nhớ, nên đọc kỹ email trả lời lần trước click “Gửi đi” Với đối tượng “thư rác”, cách tốt bạn tống vào ngăn rác, sử dụng phần mềm thư…không mời mà đến Việc bạn “thử” click vào thư rác giúp người gửi xác nhận địa email bạn thực, từ đó, bạn liên tục bị công Hãy copy, forward (gửi chuyển tiếp) thư bạn cho người có liên quan, từ sếp đến đồng nghiệp Việc bạn c/c email giúp người có liên quan theo dõi công việc chung, kiểm tra lẫn cách dễ dàng Bên cạnh đó, sếp dõi theo tiến độ công việc hệ thống Bên cạnh tính soạn, gửi thư, email ngày sử dụng để quản l tài liệu, thời gian biểu…Phần mềm Microsoft Outlook ưa chuộng công ty, cho phép người sử dụng kiểm tra hòm thư điện tử máy tính cá nhân Bên cạnh đó, tính lịch công tác phần mềm cho phép người sử dụng quản lí chặt chẽ công việc, đặt lịch thông báo cho người khác biết Hãy tạo thói quen sử dụng email theo nguyên tắc đơn giản trên, bạn chứng tỏ trì tác phong chuyên nghiệp môi trường kinh doanh động, tăng hiệu suất công việc