5 lời khuyên giúp làm việc theo nhóm hiệu lầm tưởng thường gặp làm việc nhóm Nếu thành viên nói rằng: "Tôi không thích mẫu bạn sử dụng cho thuyết trình chúng ta”, nghĩa người lo lắng bạn không hỏi ý kiến họ trước chọn mẫu Teamwork” (làm việc theo nhóm) ngày trở thành kỹ phổ biến có tác dụng nâng cao hiệu công việc Khi làm việc theo nhóm, tận dụng điểm mạnh nhiều người để giải công việc Bên cạnh đó, người cảm thấy thành viên nhóm có đóng góp đáng kể cho thành đạt Điều giúp tăng cường trình học hỏi lẫn đẩy mạnh cam kết giá trị lớn Tuy nhiên, cho dù nhóm làm việc bạn có thành viên tài nữa, không thiết lập qui tắc chung dễ dàng rơi vào trạng thái hỗn loạn Bởi vậy, để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn cần lắng nghe bí sau: Xây dựng niềm tin Khi người ta tin tưởng đó, họ có cảm giác an toàn sẵn sàng cống hiến Nếu thành viên nhóm nói với bạn rằng: "Tôi không thích mẫu bạn sử dụng cho thuyết trình PowerPoint chúng ta”, nghĩa người lo lắng bạn không hỏi ý kiến họ trước lựa chọn mẫu Nên nhớ, làm việc theo nhóm muốn thành công, điều phải có niềm tin thành viên với nhau, tin vào người lãnh đạo Các nhóm xây dựng lòng tin cách nói chuyện cởi mở với không vấn đề công việc mà sở thích, điều không thích, nối sợ hãi hay mối quan tâm thói quen sống ngày Niềm tin tăng lên thành viên thoải mái chia sẻ cảm xúc, nhận đồng cảm phản ứng tiêu cực hay khinh bỉ từ người khác nhón Làm việc theo nhóm giúp người phát huy mạnh cá nhân để đóng góp hiệu cho công việc chung - (Ảnh minh họa) Thiết lập quy tắc trao đổi thông tin rõ ràng Tất nhiên, thông tin trao đổi trở nên phức tạp 5, 10, chí 15 người tiến hành công việc Do đó, thiết lập số nguyên tắc để giao tiếp môi trường đồng đội quan trọng cho tương tác thành công Các thành viên nhóm nên thống quy tắc chung việc họ nên trả lời người khác nào, phân chia, theo dõi công việc mảng có vấn đề nảy sinh cần rà soát từ đâu Các thành viên nên trả lời tin nhắn văn thư điện tử vòng vài hay thời gian cụ thể? Mỗi thành viên phải cam kết tìm kiếm chia sẻ thông tin cho Cuối cùng, nhóm làm việc cần phải cố gắng hoạc cách nói chuyện thẳng thắn, trao đổi thông tin trung thực đơn giản Giao tiếp nhóm nên chia sẻ để gây ấn tượng Chấp nhận nhiều kiểu giao tiếp khác Có nhiều yếu tố ảnh hưởng giao tiếp người tuổi tác, giới tính, ngôn ngữ, văn hóa cá tính Nếu không hiểu điều đó, khác biệt tạo rào cản đáng kể giao tiếp nhóm, khiến công việc hiệu Một số thành viên nhóm thích nói chuyện, thường đưa ý tưởng cao xa họ suy nghĩ chủ đề Vài thành viên khác lại thích nghiên cứu kĩ thông tin tổng hợp chúng trước nói, họ muốn có chắn, rõ ràng Họ không đưa ý kiến họp, lại thường tổng hợp ý kiến ngẫu nhiên người khác Không cá nhân thành viên nhóm phân tích phong cách giao tiếp mà nhóm nên nói chuyện cởi mở khác biệt để tìm cách thích ứng với tất người, tạo điều kiện cho thành viên phát huy mạnh thân, đóng góp hiệu cho công việc chung Xây dựng quy trình xử lý xung đột Các thông tin liên lạc thành viên với với người nhóm yêu cầu phải rõ ràng cởi mở để hội cho bất đồng hiểu nhầm Mâu thuẫn thành viên cần phải giải triệt để, theo quy trình rõ ràng vào để áp dụng sau Việc giữ cá nhân không liên quan nằm xung đột điều cần thiết không dễ thực thi Toàn đội cần phải chắn rằng, lời nói hành động từ thành viên không làm tăng thêm mâu thuẫn Nếu nhóm cảm thấy bị tổn thương hay giận dữ, thành viên khác nên giúp người trực tiếp tìm hiểu nguồn gốc vần đề đưa lời phê bình gay gắt nói xấu đồng nghiệp Dành thời gian giao tiếp cá nhân công việc Mối quan hệ thân tình thành viên nhóm đóng góp quan trọng vào thành công nhóm giúp giảm thiểu xuất mức độ xung đột Mặc dù mối quan hệ thành viên nhóm chủ yếu công việc, nhóm mạnh hơn, gắn kết thành viên coi trọng đánh giá cao mối quan hệ mang tính cá nhân Tìm lĩnh vực quan tâm, trao đổi chủ đề bên công việc xây dựng gắn kết Thể mối quan tâm bệnh tật người thân chúc mừng thành tích gia đình thành viên nhóm cách thúc đảy bước tiến dài hướng tới việc tạo đơn vị vững chắc, gắn bó 6 LẦM TƯỞNG THƯỜNG GẶP VỀ LÀM VIỆC NHÓM Trong bối cảnh nay, để tồn phát triển, tổ chức cần phải có khả phản ứng nhanh trước tình biến đổi không ngừng Điều đòi hỏi tinh thần hợp tác khả làm việc nhóm nhân viên Đây yếu tố quan trọng giúp hoàn thành tốt nhiệm vụ đề Cuộc nghiên cứu cộng đồng tình báo Hoa Kỳ lần khẳng định lại điều Ngoài ra, nghiên cứu cho thấy nhiều người nhận thức sai lầm hình thức làm việc nhóm khiến hoạt động nhóm không hiệu mục đích vốn có Dưới sáu số nhầm tưởng thường gặp làm việc nhóm: Luôn tỏ đồng ý trước ý kiến thành viên khác nhóm giúp nhóm hoạt động trôi chảy Và đó, nhóm lãng phí thời gian cho tranh luận Thật tế, nghiên cứu cho thấy điều ngược lại: nhóm có nhiều tranh luận sôi có nhiều ý tưởng sáng tạo hiệu làm việc cao Trước đây, nghiên cứu ban nhạc giao hưởng, nhận thấy ban nhạc chơi cục cằn thường đánh giá cao so với ban nhạc chơi đặc biệt hài hòa Nên cho thành viên tham gia vào nhóm họ mang đến nguồn sinh khí ý tưởng mẽ cho nhóm Không có họ, thành viên cũ dễ trở nên tự mãn vô tâm trước thay đổi môi trường làm việc nhóm; dễ dãi trước hành vi không tốt đồng đội Hợp tác với lâu, thành viên nhóm làm việc ăn ý Dù điều nghe vô lý, nghiên cứu chứng minh điều hoàn toàn Dù đội bóng rổ hay tư đàn dây thành viên hợp tác hiệu họ làm việc với thời gian dài 3 Nhóm đông thành viên có nhiều thông tin ý tưởng hữu ích, hoạt động hiệu Phần lớn nhóm làm việc nhóm ‘đông dân’ nhóm với số lượng đông thành viên gây trở ngại cho nhóm nhóm đông có nhiều nguy nảy sinh tình trạng ‘ươm lười tập thể’ (hay tình trạng ‘đi xe không trả tiền’) Ngoài ra,các thành viên nhóm lớn khó khăn hợp tác với Do đó, nhóm nhỏ hiệu làm việc cao – hạn chế mâu thuẫn, xung đột thành viên nhóm Tương tác kiểu ‘mặt đối mặt’ trở nên lỗi thời Nhờ vào thành tựu khoa học kỹ thuật đại ngày nay, thành viên nhóm không cần phải gặp mặt trực tiếp hợp tác làm việc hiệu nhóm làm việc gặp mặt để trao đổi trực tiếp bất lợi vô to lớn Gặp gỡ, trao đổi trực tiếp có lợi hoạt động nhóm Các tổ chức chủ yếu hoạt động môi trường đội nhóm nhận thấy dù thời gian tiền bạc, doanh nghiệp cần phải tạo điều kiện để thành viên nhóm gặp mặt lần: nhóm vừa thành lập; trình làm việc hoàn thành công việc 5 Một nhóm có hoạt động hiệu hay không hoàn toàn phụ thuộc vào nhóm trưởng Điều tạo nên khác biệt nhóm làm việc hiệu nhóm làm việc hiệu quả? Hầu hết người cho câu trả lời phụ thuộc vào tính cách, hành vi phong cách lãnh đạo người trưởng nhóm Đúng hoạt động người trưởng nhóm góp phần tạo nên khác biệt Tuy nhiên, vai trò quan trọng mà người trưởng nhóm đảm nhiệm là: (1) tạo điều kiện để thành viên tự lãnh đạo thân họ; (2) tạo lập môi trường làm việc nhóm hiệu quả; (3) huấn luyện thành viên nhóm Kết nghiên cứu cho thấy vai trò thứ nhóm trưởng định 60% hiệu suất làm việc nhóm; lực thành viên nhóm chiếm 30% công tác huấn luyện chiếm 10% Người trưởng nhóm thật đóng vai trò quan trọng việc cao hiệu làm việc nhóm không quan trọng theo cách mà thường nghĩ Nhóm làm việc có khả phi thường Do đó, tất ta cần làm thành lập nhóm toàn người tài giỏi; đưa mục tiêu chung chung —và nhóm giúp bạn thực Để đạt mục tiêu đề ra, cần cân nhắc kỹ lưỡng chuẩn bị chu đáo Người trưởng nhóm giỏi người đặt cho nhóm mục tiêu cụ thể, rõ ràng phù hợp với khả nhóm (liệu nhóm có đủ nguồn thông tin hỗ trợ cần thiết từ phía công ty để hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không?) Thậm chí, bạn cần phải quyền lợi nhóm mà đấu tranh Dù việc mạo hiểm, đáng giúp nhóm bạn hoạt động hiệu