Lập đồ hội thoại Lập trật tự cho buổi họp hỗn loạn Tóm ý thảo luận mà bạn theo dõi Nhiều họp tổ chức nhằm khám phá chủ đề hay giải vấn đề, số có nhiều buổi học thành công Tuy nhiên, vài buổi họp lại trở nên phức tạp tổ chức, gây thất vọng cho người tham dự Có nhiều quan điểm, nhiều tiếng nói cạnh tranh – có nhiều cách để buổi họp trở nên lạc lối Cuộc thảo luận thường xa so với vấn đề hay câu hỏi ban đầu Những đóng góp có giá trị bị lờ Và định đưa ẩ, thường khó nhớ chuỗi suy nghĩ dẫn đến định Chúng ta vấp phải khó khăn giải vấn đề không trình tuyến tính Vì suy nghĩ ý tưởng liên tiếp nảy ra, nên thảo luận Một vài cá nhân nói nhiều chủ đề yêu thích, người khác lại lạc sang chủ đề liên quan (nhưng thú vị hơn), nói chuyện dẫm chân chỗ bạn quên bạn đâu, trở nên thất vọng vĩ trí điều dễ dàng Vậy, làm để bạn đánh tan thất vọng giữ việc giao tiếp buổi họp hướng tình này? Hãy cân nhắc việc sử dụng kỹ thuật đơn giản hiệu gọi Lập đồ hội thoại Một ví dụ hội thoại Hãy xem hội thoại sau đồng nghiệp buổi họp: Paul: Về buổi họp ngày hôm nay, muốn bàn vấn đề nghỉ làm tìm cách giải vấn đề Robert: À, vấn đề thật có vài người thực hay vắng mặt Họ vắng mặt nhiều làm Jacklyn: Thật ra, tỷ lệ vắng mặt chung tăng gấp đôi so với năm ngoái, xu hướng tiếp tục tăng lên Robert: Chúng ta phải đuổi việc người làm tăng tỷ lệ vắng mặt Đó cách giải vấn đề Kerry: Tôi không nghĩ đơn giản thế, Rob Chúng ta cần phải tìm lý tỷ lệ vắng mặt lại tăng cao Những người có tỷ lệ vắng mặt cao làm cho lâu năm Tại tỷ lệ vắng mặt họ lại tăng nhiều năm ngoái? Và tỷ lệ vắng mặt người khác tăng lên Jacklyn: Tôi nghĩ thay đổi mà gặp phải năm qua Chúng ta có chủ tịch Các vị trí thay đổi Mọi người cảm thấy giới công việc họ bị đảo lộn hết Robert: Đúng, đúng, Thật tệ Vị trí bị đổi, không gọi điện báo ốm Chúng ta tạo thay đổi để tốt hơn, loại bỏ người thực làm việc tiến triển Paul: Robert có ý Một số người chấp nhận thay đổi người khác Trong ngành chúng ta, tốc độ thay đổi cao ngành khác Chúng ta cần phải tìm người có khả xử lý với kiểu môi trường làm việc Jacklyn: Đúng vậy, có lẽ không cần phải thực phải làm công việc tuyển người phù hợp với văn hóa công ty ta kỹ Tôi cho nên tập trung lĩnh vực đó… Đột nhiên, họp chuyển sang hướng – thiết kế lại quy trình tuyển dụng – mà mục tiêu ban đầu buổi họp thảo luận rộng rãi nguyên nhân gây vấn đề nghỉ làm Tất nhiên, quy trình tuyển dụng yếu tố vấn đề này, cần ghi nhận lý tiềm năng, không Đây tất nhiên lúc hay chỗ để chi tiết vào vấn đề làm để tuyển dụng cách khác đi, số liệu cho thấy tuyển dụng thực nhân tố tạo nên vấn đề Đây nơi mà kỹ thuật Lập đồ hội thoại phát huy tác dụng Lập đồ hội thoại gì? Một đồ hội thoại giúp bạn phát vấn đề theo cách có hệ thống tổ chức người hỗ trợ chiếu Bản đồ hội thoại lên tường chiếu, đồ cập nhật liên tục để thể tất thảo luận Điều có nghĩa tất ý kiến có tỷ lệ tầm quan trọng giấy, dù khởi nguồn ý kiến ý kiến bình luận lần Vì thế, người dễ dàng đạt hiểu biết chung, vấn đề ý kiến ghi lại để người xem Vì thế, thay dựa vào trí nhớ, hệ thống nhận giải vấn đề bao gồm hội thoại thay đổi phát triển Và giúp bạn nắm ý mà không bị kéo khỏi lời bàn vấn đề trung tâm Một vài ích lợi lập đồ hội thoại sau: • Nó giúp đoan với người ý kiến họ chấp nhận hiểu, nghĩa họ dừng việc biện hộ cho ý đó, chuyển sáng vấn đề khác • Sự hợp tác người tăng lên, người thấy ý kiến họ liên quan đến tranh lớn đến ý kiến khác • Các ý kiến tổ chức cấu trúc, đồng nghĩ với việc người dễ dàng khoảng trống, đoạn bị mất, họ phân tích vấn đề có phương pháp hơn, nghĩ đến loạt giải pháp tiềm toàn diện • Sự tập trung người tham dự đồ việc khác Điều cho phép thảo luận diễn chân thực bớt căng thẳng • Cuộc hội thoại ghi lại, người không tham dự cập nhật nhanh chóng, nhiều năm sau, họ theo dõi logic bạn hiểu ban lại làm điều bạn làm Áp dụng kỹ thuật lập đồ hội thoại Để sử dụng kỹ thuật này, bạn cần thứ: người hỗ trợ đào tạo, bảng vẽ, trắng, máy tính với máy chiếu số liệu Người hỗ trợ chịu trách nhiệm điều hòa buổi họp Anh cô tạo cập nhật đồ hội thoại tiếp tục phát triển Mọi người họp chuyển ý kiến họ đến người hỗ trợ, người ghi ý tưởng ý kiến góp ý thành yếu tố đồ Điều này không ghi lại trình tư duy, chấn an người tất ý lắng nghe Với Bản đồ hội thoại, ý kiến thảo luận trở nên rõ ràng dễ nhớ Các ý kiến đóng góp tổ chức tốt dường liên quan đến vấn đề chung hơn, vấn đề riêng lẻ Khi ý kiến đóng góp không hiệu quả, người hỗ trợ giữ cho thoại hướng Vì thế, người bắt đầu tranh cãi hay nêu vấn đề nhiều lần, người hỗ trợ cần hỏi người thêm ý không Nếu không, hội thoại nhanh chóng tiếp Điều giúp người tập trung, với ý hướng phía đồ dần phát triển quan tâm đến việc làm cho ý kiến họ lắng nghe Bản đồ hội thoại cho họp phần đầu trình bày Hình Với kỹ thuật lập hội thoại đồ, đề nghị vội vàng Robert dễ dàng bị áp đảo ý kiến khách quan từ Jacklyn, anh khăng khăng với cách tiếp cận cô nói Bản đồ tập trung ý vào ý kiến khách quan Jacklyn số liệu thống kê tỷ lệ vắng mặt, lỗi lập luận Robert Quan trọng Bản đồ hội thoại giúp nhấn mạnh sửa chữa quy trình tuyển dụng giải pháp – giải pháp Người hỗ trợ đảm bảo người nghĩ thảo luận nhiều giải pháp tiềm khác Mẹo nhỏ 1: Để biết nhiều cách giữ cho họp tập trung vào mục tiêu nó, dù có phải họp giải vấn đề hay không, xin xem mục Điều hành họp hiệu Bạn biết cách sử dụng chương trình họp nhằm đảm bảo người biết bạn mong muốn gì, đảm bảo bạn bao gồm cần thiết đảm bảo bạn sử dụng thời gian cách thông thái Tip 2: Bản đồ tư kỹ thuật khác để nắm bắt vô số ý tưởng mà bạn có vấn đề chủ đề Bản đồ tư quy trình chảy tự mà bạn thường làm cho ơn hiểu chủ đề Đối với Bản đồ hội thảo lại trình nhóm để giữ hội thoại hướng tập trung, chúng dựa ý tưởng, chúng áp dụng khác Các điểm quan trọng Để giải vấn đề, bạn phải tập trung Trong bối cảnh họp, điều không dễ dàng Có thể có nhiều ý tưởng quan điểm cạnh tranh nhau, vài người biết cách làm cho ý kiến lắng nghe số người khác Lập đồ hội thoại giúp bạn có quy trình giải vấn đề hệ thống có tổ chức, đảm bảo đàm thoại theo mục tiêu Khi có người hỗ trợ, phần lại thật đơn giản Mọi người có hội đóng góp vào tranh luận, dòng tư tưởng, lập luận đề ghi lại Điều khiến cho quy trình lộn xộn trở nên quy củ hơn, giúp đảm bảo vấn đề khai thác triệt để trước đưa định