ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ LỆ THỦY NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội - 2015 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ LỆ THỦY NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc Hà Nội - 2015 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành Luận văn này, nỗ lực thân, nhận hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình quý thầy cô giáo, giảng viên hướng dẫn đồng nghiệp, bạn bè Nhân dịp này, xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô giáo Khoa Lưu trữ Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội, anh chị cán Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng, đồng nghiệp, bạn bè gia đình tận tình giảng dạy, giúp đỡ tạo điều kiện cho suốt trình thực đề tài Đặc biệt, xin bày tỏ lời tri ân tới thầy giáo hướng dẫn PGS.TS Đào Xuân Chúc - người quan tâm chu đáo, tận tình hướng dẫn, bảo, khích lệ hoàn thành tốt Luận văn Đà Nẵng, ngày 08 tháng năm 2015 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Lệ Thủy LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn công trình nghiên cứu thực cá nhân, thực hướng dẫn khoa học thầy PGS TS Đào Xuân Chúc Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày Luận văn trung thực chưa công bố hình thức Tôi xin chịu trách nhiệm công trình nghiên cứu Đà nẵng, ngày 08 tháng năm 2015 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Lệ Thủy MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ đề tài 5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài 10 Bố cục đề tài 11 Chương SỰ CẦN THIẾT PHẢI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬTHÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 12 1.1 Khái quát chung Kho Lưu trữ lịch sử Thành phố Đà Nẵng 12 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 12 1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Kho Lưu trữ lịch sử Thành phố Đà Nẵng 14 1.2 Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu bảo quản Kho Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng 15 1.2.1 Khối lượng 15 1.2.2 Thành phần, nội dung 17 1.2.3 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng 21 1.3 Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Lịch sử Thành Phố Đà Nẵng 26 1.3.1 Khái niệm chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 26 1.3.2 Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng 29 Tiểu kết chương 31 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 32 2.1 Khái niệm khai thác, sử dụng tài liệu 32 2.2 Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng 32 2.2.1 Khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực hoạt động chuyên môn, quản lý Nhà nước 32 2.2.2 Khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu 35 2.2.3 Khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ giải chế độ sách 36 2.3 Một số văn quy định công tác khai thác, sử dụng tài liệu 37 2.3.1 Văn quy định nhà nước 37 2.3.2 Một số văn quy định công tác khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng 40 2.4 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng 43 2.4.1 Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu 43 2.4.2 Tổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc 44 2.4.3 Cung cấp 46 2.4.4 Chứng thực tài liệu lưu trữ 47 2.4.5 Lệ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 51 2.5 Nhận xét 52 2.5.1 Ưu điểm 52 2.5.2 Hạn chế 53 2.5.3 Nguyên nhân tồn 56 Tiểu kết chương 58 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 60 3.1 Nhóm giải pháp tổng thể 60 3.1.1 Tuyên truyền, vận động tới cấp Thành phố, sở, ban, ngành nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 60 3.1.2 Đẩy mạnh công bố, giới thiệu, quảng bá tiềm giá trị tài liệu lưu trữ nhà Khoa học, sở nghiên cứu, giảng dạy với công dân 62 3.1.3 Thực giải mật, số hóa tài liệu lưu trữ thường xuyên 63 3.1.4 Nâng cao trình độ chuyên môn cán lưu trữ kho 65 3.1.5 Nâng cao nhận thức độc giả tiềm giá trị tài liệu tăng cường hợp tác Kho lưu trữ lịch sử thành Phố Đà Nẵng 66 3.2 Nhóm giải pháp cụ thể 68 3.2.1 Ban hành văn mang tính cấp thiết 68 3.2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu tổ chức khoa học tài liệu để phục vụ có hiệu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu 69 3.2.3 Thực chỉnh lý tài liệu mang tính đồng hiệu 70 3.2.4 Đa dạng hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả 70 3.2.5 Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng cần chuẩn hóa "Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu" rút ngắn thời gian nhận kết khai thác, sử dụng 72 3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động khai thác, sử dụng… 73 3.2.7 Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng cần xây dựng với quy mô lớn trang bị sở vật chất đại 74 3.3 Một số giải pháp khác 75 3.3.1 Xây dựng mô hình liên kết, hợp tác Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng đối tượng nghiên cứu việc sưu tầm, tổng hợp cung cấp tư liệu lưu trữ ….75 3.3.2 Marketing tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 77 3.3.3 Kinh nghiệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nước giới 79 Tiểu kết chương 81 KẾT LUẬN 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 PHỤ LỤC 93 BẢNG VIẾT TẮT HĐND Hội đồng Nhân dân KLT Kho lưu trữ KLTLS Kho Lưu trữ lịch sử KHKT Khoa học kỹ thuật PLT Phông lưu trữ TLLT Tài liệu lưu trữ TTLT Trung tâm Lưu trữ UBTVQH Ủy ban Thường vụ Quốc hội UBND Ủy Ban Nhân dân VNDCCH Việt Nam Dân chủ Cộng hòa MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài TLLT tài nguyên quốc gia, dân tộc, nguồn thông tin có giá trị đặc biệt công xây dựng bảo vệ Tổ quốc Với tầm quan trọng lớn lao đó, TLLT ảnh hướng trực tiếp đến trình quản lý hoạt động quan, tổ chức nói chung TTLT Tỉnh - Thành phố nói riêng Bởi thế, quan, tổ chức thực tốt công tác lưu trữ góp phần lớn vào việc đảm bảo cung cấp thông tin việc giữ gìn, bảo quản, khai thác, sử dụng phát huy tối đa giá trị TLLT nghiên cứu đời sống xã hội Hoạt động hàng ngày, sản sinh tài liệu để ghi lại diễn đời sống quan, tổ chức nhà nước, phi nhà nước, cá nhân Những thông tin chứa đựng tài liệu liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan địa vị xã hội cá nhân làm tài liệu Hay nói tài liệu mang đậm dấu ấn thời đại lịch sử sản sinh chúng TLLT địa phương coi di sản, nguồn tài nguyên thông tin khứ vô phong phú địa phương, quốc gia Đối với nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa Nhân dân, Nhân dân, Nhân dân; việc cải cách hành quan, tổ chức đòi hỏi phải hướng tới công chúng, phục vụ công chúng Để làm điều này, quan chức cần phải tham khảo nguồn tài liệu lưu trữ nhằm rút học kinh nghiệm quý báu điều chỉnh, thay đổi hạn chế lịch sử để hoạch định sách phát triển kinh tế - xã hội Đó vai trò cốt yếu KLTLS Trước năm 1997, Quảng Nam - Đà Nẵng tỉnh có khối lượng tài liệu lớn, hình thành hoạt động quan, tổ chức Từ 1997