Đang tải... (xem toàn văn)
PHẦN HAI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THUẬN HÒA, HUYỆN CẦU NGANG. I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ: Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự cần thiết quan trọng của công tác văn thưlư trữ trong quá trình giải quyết công việc, sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo của Trung ương về công tác văn thư lưu trữ rất kịp thời, cụ thể như: Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 442001; Nghị định số 1102004NĐCP ngày 0842004 của Chính phủ về công tác văn thư Nghị định số 092010NĐCP ngày 8022010 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 1102004NĐCP về công tác văn thư; Nghị định số 1112004NĐCP ngày 842004 của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; Thông tư số 022010TTBNV ngày 2842010 của Bộ nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức văn thưlưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; Luật lưu trữ số 012011QH13 ngày 11112011 của Quốc Hội; Thông tư số 092011TT ngày 0362011 của Bộ nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 142011TTBNV ngày 8112011 của Bộ nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn. 1. Công tác văn thư 1.1. Khái niệm công tác văn thư: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả. 1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư :là những công tác liên quan đến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau: Soạn thảo, ban hành văn bản hành chính Quản lý văn bản Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắ là “Văn bản đến”. Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật. Văn bản đến cơ quan, đều phải qua văn phòng xem xét trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện như sau: Sơ bộ phân loại văn bản. Bóc bì văn bản. Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến vào văn bản Vào sổ và chuyển giao văn bản đến Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan gửi đi gọi chung là “văn bản đi”. Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các văn bản giấy tờ của cơ quan, để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi đi. Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm : Đánh máy, in văn bản
Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ PHẦN MỘT KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THUẬN HÒA I.ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH: Thuận Hòa 15 xã, thị trấn thuộc huyện Cầu Ngang tách từ xã Mỹ Hòa vào ngày 14 tháng 11 năm 1996 Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa nằm cặp Quốc lộ 53, nằm tiếp cận phía Nam huyện Cầu Ngang -Phía Đơng giáp với xã Mỹ Hịa Hiệp Mỹ Đơng - Phía Tây giáp với xã Nhị Trường Hiệp Hịa -Phía Nam giáp với xã Long Sơn -Phía Bắc giáp với Thị Trấn Cầu Ngang - Diện tích đất tự nhiên :1.559.21 ha, diện tích đất nơng nghiệp là1196,25 Tồn xã có 07 ấp : Thuận Hiệp, Thuận An, Thủy Hịa, Sóc chùa, Nô công, Trà kim ấp Rạch Dân số chung tồn xã có :1807 hộ gồm 8.432 nhân khẩu, dân tộc khmer chiếm 56%, hộ nghèo 673 hộ, chiếm 26,72% Nhân dân sống nghề nơng nghiệp Tồn xã có 02 chùa khmer; 01 Thánh thất Cao Đài, 03 Miễu Khổng thánh miếu Nhìn chung xã Thuận Hịa có vị trí thuận lợi việc lại, giao lưu, phát triển kinh tế xã hội với vùng lân cận nên đời sống nhân dân xã có bước phát triển đáng kể II.TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CÁC HÌNH THỨC HOẠT ĐỢNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TḤN HỊA: Cơ cấu tổ chức máy ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa GVHD: HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ Tại kỳ họp lần thứ nhất Hội đồng nhân dân xã Thuận Hòa khóa IV nhiệm kỳ 2011- 2016 đã bầu Uỷ ban nhân dân xã gồm 05 thành viên, đó có 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 02 thành viên Uỷ ban nhân dân xã Thuận Hịa tở chức hoạt đợng theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể thành viên Uỷ ban nhân dân, đề cao trách nhiệm, tinh thần sáng tạo của cá nhân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân điều hành theo cấu tổ chức: Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế, 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa xã hội, 01 Trưởng công an, 01 Chỉ huy trưởng quân sự, 01 cơng chức Văn phịng - Thống kê Uỷ ban nhân dân, 02 công chức Tư pháp - Hộ tịch, 01 cơng chức Tài - Kế tốn, 02 cơng chức Địa - xây dựng, 01 cơng chức Văn hóa thông tin, 06 công chức quản lý Giáo dục (Mầm non, Tiểu học, Trung học sở ) Đồng thời, có 15 cán bộ hoạt động không chuyên trách phụ trách các lĩnh vực như: lao động - thương binh xã hội - nông nghiệp, thủ quỹ - Văn thư lưu trữ, nhân viên văn phịng, Cơng an, Qn sự, Dân số - Gia đình - trẻ em, Hội Khuyến học, Trung tâm học tập cộng đồng SƠ ĐỒ BỘ MÁY ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ CHỦ TỊCH KHỐI NỘI CHÍNH PHĨ CHỦ TỊCH PHỤ TRÁCH KINH TẾ Tài - kế toán Địa chínhxây dựng GVHD: Tư pháphộ tịch Văn phịng -Thớng kê Nơng nghiệp Cơng an Xã đội PHĨ CHỦ TỊCH PHỤ TRÁCH VH-XH Văn hóa TT-TT HVTH Y tế giáo dục Dân số : Trần Long Hoà Lao động TB& XH Chử TB Thậ XH p Đỏ Báo cáo thực tập cơng tác Văn thư – lưu trữ Nhìn chung tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân hoạt động chất lượng tốt và tham mưu tích cực cho Uỷ ban nhân dân điều hành quản lý nhà nước của xã, đáp ứng yêu cầu công cuộc đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện 2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa: Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa Hội đồng nhân dân xã bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu lãnh đạo, trực tiếp Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu lãnh đạo toàn diện Đảng ủy xã Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm báo cáo tồn hoạt động cho Ủy ban nhân dân huyện, Đảng ủy xã Hội đồng nhân dân xã theo định kỳ đột xuất cần thiết Ủy ban nhân dân xã thực chức quản lý hành nhà nước tồn diện lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng… Và tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Ủy ban nhân dân xã giải công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003 Ủy ban nhân dân xã thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề quy định Điều 124 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003 vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân, cụ thể: Chương trình làm việc Ủy ban nhân dân hàng tháng, quý năm; Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, toán ngân sách hàng năm; Kế hoạch đầu tư xây dựng công trình trọng điểm xã trình Hội đồng nhân dân định; Các biện pháp thực Nghị Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng; thông qua báo cáo Ủy ban nhân dân trước trình Ban Thường vụ, Hội đồng nhân dân xã; Quyết định điều động, bổ nhiệm cán theo phân cấp quản lý Chấp hành điều hành quan Nhà nước cấp trên, lãnh đạo Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, phối GVHD: HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ hợp với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc đồn thể cấp suốt q trình triển khai thực nhiệm vụ giao Giải kịp thời công việc công dân tổ chức pháp luật, thẩm quyền, trách nhiệm phạm vi cho phép, đảm bảo công khai, minh bạch kịp thời, hiệu cơng việc Từ phân cơng cụ thể cho từng cá nhân phụ trách sau: * Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã:Là người đứng đầu lãnh đạo điều hành công việc Ủy ban nhân dân xã, chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy định Điều 127 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân năm 2003, đồng thời Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể hoạt động trước Đảng ủy – Hội đồng nhân dân xã Uỷ ban nhân dân huyện Triệu tập cuộc họp Ủy ban nhân dân xã Quyết định vấn đề quan trọng, vấn đề vượt thẩm quyền Phó Chủ tịch Ký, ban hành văn thuộc thẩm quyền Uỷ ban nhân dân thẩm quyền Chủ tịch theo quy định pháp luật Báo cáo tình hình kinh tế, xã hội, hoạt động Uỷ ban nhân dân phương hướng nhiệm vụ với Đảng ủy - Hội đồng nhân dân xã Uỷ ban nhân dân huyện Tổ chức xếp lịch tiếp dân hàng tuần, xem xét giải khiếu nại tố cáo kiến nghị công dân theo quy định pháp luật Lãnh đạo, đạo điều hành hoạt động Uỷ ban nhân dân thành viên, trưởng ngành trưởng ban nhân dân ấp Đôn đốc thực kế hoạch, chương trình hành động Ủy ban nhân dân xã, triển khai thực chủ trương sách, Nghị quyết, Chỉ thị, định cấp Phân công ngành phối hợp với ấp giải công việc Chịu trách nhiệm cơng tác tổ chức cán Về đảm bảo kinh phí hoạt động cho máy hành hoạt động có hiệu * Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Được phân công thường trực, có trách nhiệm giúp Chủ tịch điều khiển giải công việc quan Được Chủ tịch ủy quyền ký văn giải công việc Chủ tịch trực tiếp phụ trách Chủ tịch vắng mặt Chỉ đạo ngành điều hành GVHD: HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ thực hoàn thành tiêu thuộc lĩnh vực sau: Kế tốn - tài chính, Thuế, Địa - xây dựng, Môi trường, Công nghiệp – tiểu thũ công nghiệp, Nông nghiệp, giao thơng – thủy lợi, Văn phịng - thống kê * Phó Chủ tịch phụ trách khối văn xã: Được phân công đạo ngành điều hành thực hoàn thành tiêu thuộc lĩnh vực sau: Y tế, Giáo dục, Văn hóa thơng tin, Thương binh xã hội, Dân số kế hoạch hóa gia đình, Hội Khuyến học, Trung tâm học tập cộng đồng Các Phó Chủ tịch thực nhiệm vụ, quyền hạn Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã phân công phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã việc thực nhiệm vụ, quyền hạn giao Đồng thời chịu trách nhiệm cá nhân tập thể với thành viên khác hoạt động Ủy ban nhân dân trước Hội đồng nhân dân xã trước Ủy ban nhân dân huyện Cầu Ngang * Thành viên phụ trách an ninh - trật tự: Những công việc thuộc thẩm quyền quy định luật văn pháp luật Xây dựng kế hoạch lĩnh vực an ninh trật tự trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân phê duyệt Chịu trách nhiệm hoạt động ngành Công an ấp lĩnh vực an ninh trật tự Tham mưu cho Ủy ban nhân dân vấn đề quản lý Nhà nước lĩnh vực an ninh trị, trật tự an tồn xã hội, phịng cháy chữa cháy, trật tự an tồn giao thơng, phịng chống loại tệ nạn xã hội Chỉ đạo ngành trực chiến 24/24 * Thành viên phụ trách quốc phòng: Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch trình Ủy ban nhân dân phê duyệt Thực hoàn thành tiêu tuyển quân, Thường xuyên củng cố, huấn luyện dân quân tự vệ - dự bị động viên theo pháp luật Chỉ đạo phân công trực sẵn sàng chiến đấu quan 24/24 với lực lượng dân quân động * Trách nhiệm, phạm vi giải công việc cán công chức trưởng Ban nhân dân ấp: GVHD: HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ -Giúp Ủy ban nhân dân Chủ tịch thực chức quyền lực Nhà nước cấp xã bảo đảm thống quyền lực theo lĩnh vực chuyên môn, đồng thời chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân quan chuyên môn cấp huyện lĩnh vực phân công, kịp thời báo cáo Chủ tịch Phó Chủ tịch phụ trách thuận lợi, khó khăn, để có ý kiến đạo đạt hiệu cao công việc Thực chế độ báo cáo lĩnh vực cơng việc phụ trách theo quy định - Trưởng ban nhân dân ấp chịu trách nhiệm trước Chủ tịch mặt hoạt động ấp, tổ chức thực nhiệm vụ công tác địa bàn ấp mình, thường xuyên báo cáo tình hình cơng việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách Đề xuất giải kịp thời kiến nghị cơng dân, tổ chức ấp quản lý Các hình thức hoạt động và kết quả đạt được năm 2011 của Ủy ban nhân dân xã Thuận Hịa: 3.1 Các hình thức hoạt đợng: Ủy ban nhân dân thảo luận tập thể định theo đa số, định Ủy ban nhân dân phải nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân biểu tán thành Hàng năm xây dựng chương trình làm việc Ủy ban nhân dân; kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, toán ngân sách; kế hoạch đầu tư, xây dựng cơng trình trọng điểm của xã trình Hội đồng nhân dân xã định Sau đó tiến hành triển khai, phân công nhiệm vụ cụ thể từng ngành, từng cán bộ tổ chức thực hiện kế hoạch Hàng tháng có tổ chức họp để đánh giá kết quả thực hiện tháng qua và đề kế hoạch thực hiện tháng tới Ngoài ra, Ủy ban nhân dân tạo điều kiện thuận lợi cho Uỷ ban Mặt trận tổ quốc đoàn thể nhân dân tổ chức động viên nhân dân tham gia xây dựng củng cố quyền; tổ chức, thực sách, pháp luật Nhà nước Hội đồng nhân dân giám sát hoạt động Ủy ban nhân dân, cán bộ, công GVHD: HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ chức, đồng thời, định kỳ tháng Ủy ban nhân dân tở chức thơng báo tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội cho Uỷ ban Mặt rận tổ quốc đoàn thể nhân dân 3.2 Kết quả đạt được năm 2011: - Về kinh tế: Tổng sản phẩm nội địa (GDP) tăng 14% so năm 2010 Trong đó: Giá trị nơng nghiệp đạt 100,5% kế hoạch, giá trị tiểu thủ công nghiệp - thương mại - dịch vụ đạt 123% kế hoạch, giá trị khai thác, nuôi trồng thủy sản đạt 74,9% kế hoạch Thu ngân sách Nhà nước 5.681.118.783 đồng, đạt 126,4% Thu nhập bình quân đầu người đạt 12.000.000 đồng/người/năm, đạt 100% kế hoạch - Về lĩnh vực văn hóa xã hội: Tái cơng nhận 7/7 ấp văn hóa Cơng nhận gia đình văn hóa đạt 95% so số hộ, đạt 100% kế hoạch Huy động trẻ tuổi vào lớp 1, 11 tuổi vào lớp đạt 100% Tỷ lệ trì sỹ số bậc tiểu học đạt 99,5%; bậc trung học sở đạt 99% Tỷ lệ học sinh lên lớp đỗ tốt nghiệp đạt 98% Giữ vững tỷ lệ phát triển dân số mức 1% Giữ vững đạt chuẩn quốc gia chống mù chữ - phổ cập tiểu học độ tuổi phổ cập trung học sở Thực tốt công tác phổ cập trung học Tỷ lệ hộ nghèo chiếm 26,72% so với tổng dân số, đạt 100% kế hoạch - Về an ninh, quốc phòng, giải đơn thư khiếu tố, khiếu nại cơng dân: Tình hình an ninh trị ổn định bảo đảm trật tự an toàn xã hội Giữ vững xã vững mạnh quốc phòng - an ninh Đưa quân đạt 100% Xây dựng lực lượng dân quân tự vệ đạt 95% quân số Huấn luyện lực lượng dân quân tự vệ 100% kế hoạch Giải dứt điểm đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân, không có đơn tồn đọng - Công tác giải quyết thủ tục hành chính: năm tiếp nhận 6.226 lượt hồ sơ hành loại, giải hồn trả quy định GVHD: HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ PHẦN HAI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THUẬN HÒA, HUYỆN CẦU NGANG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ: Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự cần thiết quan trọng của công tác văn thư-lư trữ quá trình giải quyết công việc, sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo của Trung ương về công tác văn thư lưu trữ rất kịp thời, cụ thể như: - Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 4/4/2001; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia; -Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức văn thư-lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội; -Thông tư số 09/2011/TT ngày 03/6/2011 của Bộ nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động của các quan, tổ chức; -Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 8/11/2011 của Bộ nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn Công tác văn thư GVHD: HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ 1.1 Khái niệm công tác văn thư: Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đợn vị vũ trang Là tồn cơng việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành công tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu 1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư *Nội dung công tác văn thư :là công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan thường bao gồm nội dung sau: - Soạn thảo, ban hành văn bản hành chính - Quản lý văn - Tổ chức quản lý văn mật quan - Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ quan - Tổ chức quản lý sử dụng dấu Tiếp nhận giải văn đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà quan nhận từ nơi khác gửi đến gọi tắ “Văn đến” Công tác tổ chức, giải quản lý văn đến thực theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến quan phải qua phận văn thư, phận có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống u cầu xử lý nhanh chóng, xác, giữ bí mật Văn đến quan, phải qua văn phòng xem xét trước phân phối cho đơn vị cá nhân giải Việc tổ chức, tiếp nhận giải văn đến thực sau: - Sơ phân loại văn - Bóc bì văn - Đóng dấu đến, ghi sổ đến ngày đến vào văn - Vào sổ chuyển giao văn đến - Giải theo dõi việc giải văn đến GVHD: HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ Tổ chức quản lý giải văn đi: Tất văn giấy tờ, tài liệu quan gửi gọi chung “văn đi” Việc tổ chức quản lý văn thực theo nguyên tắc: Các văn giấy tờ quan, để gửi thiết phải qua phận văn thư, cán văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi Thủ tục quản lý gửi văn bao gồm : - Đánh máy, in văn - Ký đóng dấu văn - Đăng ký văn -Chuyển giao văn - Kiểm tra việc quản lý giải văn - Sắp xếp lưu văn Tổ chức quản lý tài liệu, hồ sơ quan : Công tác lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư khâu lề công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thiết cho việc phân loại xếp tài liệu quan,được chủ động khoa học thuận tiện Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo bước - Xác định danh mục hồ sơ - Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề hoặc theo đơn vị tổ chức - Dự kiến các tiêu đề hồ sơ - Quy định ký hiệu hồ sơ - Quy định người lập hồ sơ - Thời hạn bảo quản hồ sơ Tình hình quản lý và sử dụng dấu đúng nguyên tắc, đúng theo quy định của Nghị định 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ về quản lý và sử dụng dấu: Người giữ dấu phải tự tay đóng vào văn bản, khơng cho mượn Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng ngắn Chỉ đóng dấu vào văn giấy tờ có chữ GVHD: 10 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ ký hợp lệ, khơng đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người việc cụ thể Những tài liệu gửi kèm theo văn đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo … cần đóng dấu vào góc trái phía trang Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy tài liệu * Nhiệm vụ của công tác văn thư: - Nhận và bóc bì văn bản - Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký - Phân loại và trình lãnh đạo - chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các ngành chức - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu - Gửi văn bản (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành) - Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ nội bộ quan - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu quan Công tác văn thư nề nếp lưu giữ toàn hồ sơ tài liệu văn tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ quan Trong trình hoạt động cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ quan thấp, khơng gây khó khăn nhiều cho công tác lưu trữ Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vô dụng, tiết kiệm công sức tiền cho quan Đồng thời cơng tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Công tác lưu trữ 2.1 Khái niệm Lưu trữ: khâu cuối qúa trình xử lý thơng tin văn Tất văn đến qua xử lý, lưu văn GVHD: 11 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ (bản chính) hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc 2.2 Nhiệm vụ nội dung công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ gồm nhiệm vụ sau: Thu thập, xử lý, phân loại xếp tài liệu Đánh giá tài liệu, thống kê tài liệu, bảo quản tài liệu Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ tập trung tồn phơng lưu trữ vào bảo quản kho lưu trữ quản lý thống văn phòng thống kê Tập trung hiểu tài liệu không để phân tán cán nhân viên mà phải tập trung vào kho lưu trữ để quản lý thống theo quy định Nhà nước Nội dung công tác lưu trữ thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm thu thập tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu công tác nghiên cứu biện pháp để giao nộp cách có chủ động hợp lý khoa học tài liệu phòng, kho lưu trữ bảo quản sử dụng theo quy định chung, theo nguyên tắc đặt ngành lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu được hệ thống hóa theo một phương pháp thích hợp và được sắp xếp các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Bỗ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của quan Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu là biện pháp áp dụng các phương pháp chuyên môn, nhằm nắm được một cách rỏ ràng, chính xác, kịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật chất của nó Công tác này được quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia GVHD: 12 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ Công tác văn thư mơn cơng tác văn phịng nhằm tổ chức quản lý giải công việc quan văn giấy tờ hành Công tác văn thư quan nhằm bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ quan với quan khác văn giấy tờ Đối với cấp trên, công tác văn thư thực việc soạn thảo văn để truyền đạt, phổ biến chủ chương, sách Đảng, Nhà nước từ quan cấp đến quan cấp ngược lại Cơng tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành hoạt động hàng ngày quan, nguồn cung cấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ Vì tiền đề cho cơng tác lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ hai cơng tác có nội dung, hình thức, phương pháp kỹ thuật khác có mối liên hệ mật thiết với Phần lớn tài liệu văn thư có giá trị sau giải xong phận văn thư lập hồ sơ, chọn lọc nộp vào lưu trữ Cho nên làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THUẬN HÒA: Thực và kết quả đạt được công tác văn thư-lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Thuận Hịa: 1.1 Cơng tác văn thư:Trong thời gian thực tập nghiên cứu về thực trạng văn thư-lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa Tình hình công tác văn thư được lãnh đạo Ủy ban quan tâm chỉ đạo đạt hiệu quả đáng kể và đã khẳng định rằng: Công tác văn thư là nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm: việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ lưu trữu và quản lý, sử dụng dấu Công tác văn thư-lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục GVHD: 13 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin những cứ, phục vụ cho quản lý của quan Công tác văn thư-lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức quan giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống Nhận thấy tầm quan trọng của văn thư-lưu trữ xu thế hiện nay, nhất là chủ trương về cải cách nền hành chính Nhà nước, lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa đã nhận rõ vai trò và sự tâm, nhận thức đúng đắn về làm tốt công tác văn thư và lưu trữ bởi vì nó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện Trong thời gian thực tập tháng (từ ngày 16/7 đến 16/8/2012), em thấy công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa có chuyển biến, góp phần vào việc thực hiện xây dựng bộ máy hành chính ở cấp địa phương đó là: Tại văn phòng Ủy ban nhân dân xã đã có các tủ đựng lưu các công văn, giấy tờ lưu lại từ các năm trước, có bố trí một cán bộ phụ trách công tác văn thư-lưu trữ, các tập văn bản được sắp xếp theo từng năm, từng công việc giải quyết, từng loại công văn Công văn đến từ các quan cấp gởi về cũng được cán bộ văn thư-lưu trữ vào sổ đăng ký văn bản đến từng năm Văn sau đánh máy in ấn xong cán văn thư cho số lưu vào sổ đăng ký văn và lưu văn thư 01 bản, số văn lại chuyển cho cấp ngành có liên quan, sổ sử dụng lưu chung cho tất loại văn Các loại văn Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa ban hành bao gồm loại văn sau : Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định, quy chế, đề án, công văn, đề nghị, báo cáo, kế hoạch, thông báo, danh sách, giấy mời, giấy giới thiệu, biên bản, hợp đồng … GVHD: 14 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa sử dụng dấu quốc huy đỏ cán văn thư quản lý, sử dụng Tình hình quản lý sử dụng dấu quan nhìn chung theo quy định Nhà nước Công tác văn thư nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước, đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của quan Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt như: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, vào sổ văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ sẽ nâng cao hiệu quả chất lượng hoạt động của quan nhà nước 1.2 Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ đời là đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác này là một hoạt động công tác quản lý nhà nước Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý, nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao, đặc trưng pháp lý và tính chất lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý điều hành của Ủy ban xã Thuận Hòa, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày của cán bộ lãnh đạo, cán bộ chuyên môn, để phục vụ cho công việc như: xây dựng chương trình kế hoạch, sơ kết, tổng kết, cụ thể đạt được mà Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa đã làm những năm qua: 1.2.1 Cách lưu văn Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa: Tại Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa, việc vào sổ đăng ký văn thực sổ, chưa đăng ký máy vi tính Tuy nhiên, việc thực đảm bảo quy định Văn đăng ký theo tên loại, quan ban hành thời gian ban hành văn Tất văn phận thuộc văn phòng tập trung phận văn thư để lấy số chung Đăng ký văn sổ đơn giản, dể thực GVHD: 15 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ Việc lưu văn văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa thực quy định Mỗi văn lưu lại hai : lưu văn thư, lưu hồ sơ Văn lưu văn gốc, Hiện Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa ứng dụng tin học vào việc soạn thảo văn việc quản lý văn chưa thực 1.2.2 Đối với văn đến: Số lượng văn gởi đến ngày không cố định, quan thường xuyên gởi đến Ủy ban nhân dân huyện, Phòng Tài chính, Phịng Nơng nghiệp, phịng Nội vụ … có nhiều loại : cơng văn, định, báo cáo, thông báo, thư mời, … Ủy ban nhân dân xã sử dụng sổ đăng ký công văn đến cho 01 năm ngày mở ngày tháng thứ ngày kết thúc ngày cuối tháng cuối năm Quy trình tiếp nhận văn đến gồm bước sau: bước cán văn thư có trách nhiệm tiếp nhận bóc bì văn đến; bước trình lãnh đạo xem có ý kiến đạo chuyển giao cho ngành thực hiện; bước cán văn thư có trách nhiệm giúp lãnh đạo đôn đốc , nhắc nhở ngành thực Việc tiếp nhận văn đến Uỷ ban nhân dân xã nhìn chung so với lý thuyết khơng có khác chưa có ứng dụng tin học vào việc quản lý văn đến 1.2.3 Tình hình tài liệu quan: Tài liệu quan chủ yếu văn hành thơng thường, chưa có tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu nghe nhìn Tài liệu lưu trữ cách bó gói phân theo năm, chưa xác định số lượng Tài liệu thu thập, bổ sung từ nguồn nộp lưu quan (các ngành trực thuộc) cấp (Ủy ban nhân dân huyện, phòng ban huyện) Ưu điểm: Nhìn chung cơng tác Văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Mối quan hệ văn phòng lãnh đạo quan, ban ngành thiết lập tốt GVHD: 16 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ Việc thực thẩm quyền, uỷ quyền quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữ văn phịng có xu hướng vào nề nếp Cán văn thư lưu trữ văn phịng nhiệt tình cơng tác, thuận tiện cho việc cụ thể hố cơng việc tổ chức thực nhiệm vụ Cán văn thư-lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác văn bản, giấy tờ Trong trình hoạt động Ủy ban nhân dân xã có xây dựng nội quy, quy chế làm việc riêng cho Những quy chế làm việc nhìn chung tương đối khoa học, chi tiết đến công việc, chức danh Những quy định phù hợp với quy định hành quản lý hành Nhà nước Như việc quản lý quan có pháp luật cụ thể 3.Hạn chế: Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư-lưu trữ tại Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa vẫn còn biểu hiện một số tồn tại, thiếu sót, hiệu quả chưa cao, nguyên nhân là: Quá trình chuẩn bị ban hành văn phải làm làm lại nhiều lần khơng sát với thực tế thiếu sót trình ban hành Tình trạng văn sai thể thức nhiều, sai quy cách văn Nội dung văn không rõ ràng Việc quản lý văn quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm chưa thực tốt, văn nằm rải rác ngành chức Khi cần tra tìm khơng có nhiều thời gian - Sổ lưu văn bản lập nhiều sổ quan có nhiều cơng văn, giấy tờ, tra tìm khơng thuận lợi nhiều thời gian… - Việc tiến hành xác định giá trị tài liệu Uỷ ban nhân dân xã Thuận Hòa chưa thường xuyên (01 lần/năm), quan chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Trong trình thực quan vận dụng nguyên tắc xác định giá trị tài liệu vào thực tế, nhiên quan chưa thành lập Hội GVHD: 17 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ đồng xác định giá trị tài liệu mà chủ yếu Cán Văn thư- Lưu trữ xem xét bó gói lưu trữ sau thông qua ý kiến đạo lãnh đạo - Hiện Ủy ban nhân dân xã chưa có (phịng, kho) nên việc lưu trữ tài liệu chưa nguyên tắc, tài liệu tình trạng bó gói lưu trữ tủ hồ sơ (tủ gỗ thường) Tuy nhiên, quan thường xuyên phun xịt thuốc chống mối, côn trùng, nắm móc … nhằm bảo quản tài sản III MỢT SỚ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ: - Đội ngũ cán đào tạo nghiệp vụ chuyên môn lại nhạy bén công việc không nắm bắt thơng tin cách nhanh Vì để khắc phục tình trạng nên tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn thư-lưu trữ có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực công việc - Đào tạo đội ngũ cán trẻ, thường xuyên cử cán Văn thư - lưu trữ tập huấn chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ q trình giải cơng việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh - Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán nhân viên Văn thư – lưu trữ - Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả cơng việc - Hiện đại hố công tác văn thư - lưu trữ: Nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư - lưu trữ đề cập đến thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị, có máy tính điện tử Nhu cầu ứng dụng máy tính vào cơng tác văn thư-lưu trữ mức độ cấp thiết địi hỏi khách quan việc xử lý thơng tin lượng văn nhiều - Cần bố trí thêm máy tính đại yêu cầu đặt xây dựng chương trình cài đặt hệ thống máy tính quan Trình tự đơn giản thuận GVHD: 18 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ tiện thao tác nhập tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu hạn chế sai sót Chúng ta biết khả tin học mang lại cho công tác văn thư - lưu trữ lớn Trong việc hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ phục vụ cho cơng cải cách hành chính, thiết nghĩ cần quan tâm đầu tư thích đáng để công tác thực phát huy vai trị Nếu việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư- lưu trữ gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật đại theo u cầu đại hố cơng tác văn thư - lưu trữ trở thành tiền đề cho công tác quản lý hoạt động chung toàn quan GVHD: 19 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ PHẦN BA NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ: 1.Về công tác văn thư quan : 1.1 Ưu điểm : Ngày với với phát triển mạnh mẽ Khoa học kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng ngày đổi theo hướng đại tiện lợi,vị trí văn phịng, soạn thảo văn bản, chuyển giao công văn giấy tờ … Lãnh đạo quan có phân cơng cán phụ trách công tác văn thư –lưu trữ quan, q trình lãnh đạo có tổ chức kiểm tra uốn nắn Việc xếp, tổ chức bố trí cán văn thư có nề nếp, có trật tự, việc soạn thảo, phát hành, lưu trữ hồ sơ theo trật tự nếp Có mở sổ theo dõi cơng văn đến, cơng văn đi, có ghi chép đầy đủ theo nội dung quy định Cán phụ trách cơng tác văn thư có trình độ, lực để đảm bảo việc soạn thảo văn theo thể thức, thẩm quyền ban hành Thường xuyên đưa cán văn thư-lưu trữ tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ để nâng cao nghiệp vụ công tác Cán văn thư - lưu trữ đào tạo qua chuyên môn, nghiệp vụ từ nhiệm vụ cơng tác văn thư quan ln hồn thành nhiệm vụ giao Đối với văn ban hành thẩm quyền, trình tự thủ tục, nội dung thể thức văn theo quy định cấp Đối với văn đến công tác tiếp nhận, giải văn đến lưu vào sổ đảm bảo thủ tục 1.2.Hạn chế : Cơng tác văn thư có phân công cán phụ trách do, cán phụ trách kiêm thủ quỹ - văn thư lưu trữ, nên tiến độ hồn thành cơng việc chưa cao, cơng việc soạn thảo, ban hành văn đơi lúc cịn hạn chế GVHD: 20 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ Việc mở sổ theo dõi chưa thường xuyên Việc đăng ký văn đến tương đối chặt chẽ, nói chung chưa theo mẫu quy định Nhà nước lộn xộn chưa rõ ràng - Biện pháp khắc phục : Bố trí thêm cán phụ trách cơng tác văn thư nhằm tránh tình trạng kiêm nhiệm nhiều công việc, đào tạo cán để có trình độ lực đảm bảo cơng tác văn thư Trang bị thêm máy vi tính để giúp cho việc ban hành văn kịp thời 2.Về công tác lưu trữ quan : 2.1 Ưu điểm: quan hoạt động theo quy chế làm việc quan cơng tác quản lý, tổ chức lưu trữ thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước đem lại hiệu công việc như: thực tốt chế “một cửa” công tác lưu trữ Cán lưu trữ thường xuyên bồi dưỡng nâng cao tình độ chun mơn trí thức khoa học cần thiết để làm tốt nhiệm vụ, tự vươn lên để khẳng định mình, từ cơng tác lưu trữ thực theo quy định logic Lưu trữ liên quan chặt chẽ với tổ chức quản lý Nhà nước, tài liệu lưu trữ di sản văn hóa quý báo dân tộc, ngày xã hội phát triển, cơng tác lưu trữ Nhà nước coi trọng Đối với UBND xã Thuận Hịa tài liệu lưu trữ quan tâm, phát huy giá trị công tác quản lý nguồn tài liệu lịch sử quan 2.2Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm cịn gặp số hạn chế tổ chức công tác lưu trữ: - Công tác lưu trữ quan chưa tổ chức chặt chẽ, hồ sơ lưu trữ cịn chất đóng khơng phân loại GVHD: 21 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ - Cơ quan chưa xây dựng (phòng, kho) nên việc lưu trữ tài liệu chưa nguyên tắc, tài liệu tình trạng bó gói lưu trữ tủ hồ sơ (tủ gỗ thường) - Do khâu lưu trữ củng cịn hạn chế gây khó khăn cơng tác tra tìm nghiêm cứu tài liệu lưu trữ * Biện pháp khắc phục Cần quan tâm đến vấn đề tiêu chuẩn hố cơng tác lưu trữ; Cải cách văn thủ tục hành ngành lưu trữ để giảm bớt giấy tờ khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời mở rộng tính cơng khai, cần quy đinh thời hạn cơng bố rộng rãi, đặt quy chế giải mật tài liệu mật hết hạn sử dụng; Đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức thêm lớp ứng dụng tin học cho cán lưu trữ để áp dụng nhiệm vụ tin học quản lý hiệu kho lưu trữ Tăng cường công tác kiểm tra, giám xác phát sai sót, kịp thời uốn nắn, rút kinh nghiệm để đảm bảo cho hoạt động công tác lưu trữ theo quy định Cần có đầu tư kinh phí cho hoạt động lưu trữ, có phương pháp đạo từ cấp lãnh đạo nghiệp vụ lưu trữ; Cần xếp, bố trí kho riêng để lưu trữ hồ sơ ngăn nắp, thể thức, quy trình lưu trữ Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo quản lý công tác lưu trữ phù hợp với yêu cầu cấp xã II KIẾN NGHỊ : Qua thời gian thực tập thực cơng tác văn phịng đơn vị xã Thuận Hòa đạt sốt kết nêu, song hạn chế chưa khắc phục Nhân xin kiến nghị số vấn đề để góp phần cải thiện hạn chế, thiếu sót nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn thư lưu trữ xã Thuận Hịa: GVHD: 22 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ - Lãnh đạo cấp phải thường xuyên tổ chức kiểm tra, chấn chỉnh sai sót yếu kém, phát huy mặt ưu điểm, coi trọng khuyến khích sáng kiến sở công tác văn thư – lưu trữ, coi khâu đột phá cải cách hành để có biện pháp thúc đẩy nhân rộng - Cần bổ sung cán nhằm tránh tình trạng cán kiêm nhiệm nhiều công việc - Đặc biệt quan tâm chăm lo đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán trẻ có hướng triển vọng, có lực, trình độ, có trí cầu tiến, phải coi lực lượng kế thừa Đối với lãnh đạo phải quan tâm dẫn dắt, rèn luyện kỹ năng, kinh nghiệm mà gặt hái thời gian công tác, sẳn sàng truyền đạt lại cho đội ngũ trẻ để vận dụng vào thực tiễn công tácvăn thư - lưu trữ, góp phần hồn thành nhiệm vụ chung Đảng nhà nước - Thực tốt công tác khen thưởng, động viên, khuyến khích cho cán thực cơng tác văn thư-lưu trữ hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao, nghiêm minh kỹ luật cán cố tình sai sót, vơ trách nhiệm dẫn đến sai phạm cơng tác - Hồn thiện hệ thống thể chế hành chính, chế sách phù hợp với thời kỳ cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước Xây dựng quy trình soạn thảo văn vi phạm pháp luật cách ngắn gọn, đầy đủ nội dung, dễ hiểu, vừa tầm hiểu biết theo trình độ nhận thức người dân, để tiện cho việc thực mang lại hiệu cao - Cải cách mức phụ cấp phù hợp với nhu cầu sống cán công tác văn thư – lưu trữ để họ yên tâm cống hiến lực cho nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc, có chế độ bồi dưỡng phù hợp tài có phát minh cơng tác văn thư – lưu trữ - Bố trí đầy đủ trang thiết bị phục vụ hoạt động công tác văn thư – lưu trữ quan nhằm đảm bảo tính kịp thời thơng suốt, trọng cơng tác thông tin điện tử đưa vào hoạt động GVHD: 23 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ Trên phần ý kiến đề xuất công tác văn thư lưu trữ thời gian thực tập công tác Ủy ban nhân dân xã Thuận Hịa Qua tìm hiểu đúc kết, đánh giá khơng tránh khỏi thiếu sót mong nhiệt tình đóng góp ý kiến tập thể cán công chức Ủy ban nhân dân xã, q thầy, đặc biệt giảng viên hướng dẫn lập báo cáo thực tập GVHD: 24 HVTH : Trần Long Hoà Báo cáo thực tập công tác Văn thư – lưu trữ KẾT LUẬN Công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa đã góp phần vào việc cải cách hành địa phương, cán lãnh đạo cần có quan tâm đạo thiết thực công tác Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, nhiều vấn đề lĩnh vực cịn chưa giải thoả đáng Nó địi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Hoàn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ trở thành nhiệm vụ quan trọng không Ủy ban nhân xã Thuận Hòa mà cấp, ngành khác Qua đánh giá hoạt động công tác văn thư – lưu trữ cần có quan tâm đặc biệt nhiệm vụ quan trọng Đó việc xây dựng hoàn chỉnh thống hệ thống văn đạo hướng dẫn công tác đổi nghiên cứu lý luận nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ theo yêu cầu phục vụ cho nhiệm vụ cải cách văn thư - lưu trữ quan, đơn vị phù hợp với phát triển kinh tế xã hôị đất nước thời kỳ đổi mới Qua chuyến thực tập vừa qua Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa, em tiếp xúc với cấu máy tình hình hoạt động Ủy ban nhân dân xã Thuận Hòa Qua em có kiến thức thực tế, từ giúp em rút học kinh nghiệm quý báu công tác nghiệp vụ văn thư - lưu trữ giúp ích cho cơng việc sau GVHD: 25 HVTH : Trần Long Hoà