1 MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Nhân loại bước vào thời đại kinh tế mới, lấy trí lực làm nguồn tài nguyên quan trọng hàng đầu, lấy sử dụng, phân phối, sản xuất tri thức làm nhân tố chủ yếu Đó thời đại mà khoa học công nghệ lực lượng sản xuất thứ nhất, thời đại kinh tế trí thức, xã hội thơng tin Khác với loại hình kinh tế trước lấy nông nghiệp, công nghiệp truyền thống làm tảng, lấy nguồn tài nguyên thiên nhiên thiếu thốn ỏi làm chỗ dựa để phát triển sản xuất, kinh tế tri thức lấy cơng nghệ cao làm lực lượng sản xuất, lấy trí lực - nguồn tài nguyên vô hạn làm chỗ dựa chủ yếu, lấy công nghệ thông tin làm tảng phát triển Công nghệ thông tin không tác động mạnh mẽ lĩnh vực sản xuất mà cịn có ảnh hưởng xã hội, văn hóa sâu sắc theo nhiều dạng khác đặc trưng trình “Tin học hóa” Tin học hóa chìa khóa q trình dịch chuyển sang thời đại Trong tổ chức hoạt động, thơng tin có vai trị quan trọng người lãnh đạo, quản lý tổ chức hoạt động để hoàn thành mục tiêu ngắn hạn, trung hạn dài hạn Trong thực tế có nhiều định sai lầm kết việc khai thác, sử dụng thơng tin thiếu xác không kịp thời, đầy đủ Trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhà quản lý nhận thông tin nguồn sức mạnh việc cạnh tranh Thơng tin kế tốn nguồn thơng tin quan trọng, cần thiết hữu ích cho nhiều đối tượng khác bên bên doanh nghiệp Thơng qua thơng tin kế tốn người ta nắm bắt, phân tích, đánh giá, kiểm sốt định trình kinh doanh, trình đầu tư, gắn liền với mục tiêu xác định Để thơng tin kế tốn có chất lượng phù hợp với mục tiêu yêu cầu quản lý nhiều đối tượng quản lý khác trình thu thập, xử lý tổng hợp cung cấp thông tin cần phải nghiên cứu cải tiến thường xuyên nội dung, phương pháp lẫn công cụ hỗ trợ để thực quy trình Hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý kinh tế sản xuất nói chung cơng tác kế tốn nói riêng trở lên phổ biết ngày phát triển nước ta Với hỗ trợ đặc biệt máy tính việc xử lý thơng tin kế tốn thực cách nhanh chóng, kịp thời đạt hiệu cao Do vậy, không doanh nghiệp nước ta có định hướng chiến lược ứng dụng máy tính vào cơng tác quản lý nói chung cơng tác kế tốn nói riêng để tăng cường hiệu quản lý kinh tế, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Để giúp doanh nghiệp nói chung, doanh nghiệp vừa nhỏ nói riêng có thêm chương trình tài liệu tham khảo lựa chọn để ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn doanh nghiệp mình, tơi xin mạnh dạn chọn đề tài “ỨNG DỤNG CHƯƠNG TRÌNH MS.EXCEL ĐỂ TIN HỌC HĨA CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ” MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI Góp phần củng cố, nâng cao khả cung cấp thông tin kế tốn kịp thời xác đáp ứng yêu cầu kinh tế thị trường ghi nhận cung cấp thông tin kinh tế, tài đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế giới Nhìn nhận chương trình tin học văn phòng quen thuộc dễ sử dụng chương trình MS.Excel ứng dụng hồn tồn phần hành kế tốn doanh nghiệp, doanh nghiệp yên tâm sử dụng chương trình Ms.Excel để thực việc tin học hóa cơng tác kế tốn doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu cơng tác kế tốn doanh nghiệp ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn luật kế toán, hệ thống tài khoản, chuẩn mực quy định chế độ Kế toán-Thống kê, với việc phân tích khả chương trình Microsoft Excel việc tin học hóa cơng tác quản lý kế tốn tài Nhằm vận dụng kỹ thuật máy tính cách khoa học có chọn lọc theo điều kiện phù hợp kinh tế xã hội Việt nam trình độ nhân viên quản lý doanh nghiệp Trên sở phân tích khả ứng dụng phần mềm Microsoft Excel cơng tác kế tốn doanh nghiệp nhằm đưa giải pháp kỹ thuật ứng dụng công tác quản lý nói chung cơng tác kế tốn nói riêng cho doanh nghiệp hoạt động Việt Nam đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: Phương pháp nghiên cứu chủ yếu phương pháp vật biện chứng, nghiên cứu, phân tích vấn đề mối quan hệ logic, vận động phát triển; sử dụng kết hợp phương pháp phân tích vận dụng với cơng cụ, chương trình phần mềm tin học để truy xuất số liệu báo cáo kinh tế nói chung kế tốn thống kê nói riêng Q trình nghiên cứu chia làm bước sau: Một nêu lên nhìn khái quát mặt lý luận chức năng, nhiệm vụ, tổ chức cơng tác kế tốn, chế độ kế tốn hành máy kế toán doanh nghiệp Hai nêu nên thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tóan doanh nghiệp Việt Nam Ba phân tích khả đưa giải pháp kỹ thuật ứng dụng chương trình tin học văn phịng Ms.Excel cơng tác Kế tốn-Thống kê doanh nghiệp NỘI DUNG CỦA ĐỀ TÀI: Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung đề tài có chương: Chương I: Tổ chức công tác kế toán máy kế toán doanh nghiệp Chương II: Thực trạng ứng dụng tin học công tác kế toán doanh nghiệp Chương III: Giải pháp ứng dụng phần mềm Ms.Excel để tin học hoá công tác kế toán doanh nghiệp CHƯƠNG I: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 1.1 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Theo luật kế toán Việt Nam hành tất doanh nghiệp loại hình kinh tế khác có hoạt động sản xuất kinh doanh lãnh thổ Nước Công Hoà Xã Hội Chủ Nghóa Việt Nam (không phân biệt doanh nghiệp nước nước ngoài) phải tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp theo luật kế toán chế độ kế toán Việt Nam Tổ chức công tác kế toán máy kế toán (còn gọi máy Kếá ToánThống kê) phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp không ngừng cải tiến máy công tác kế toán nhằm tăng cường hiệu lực thông tin kế toán, phát huy vai trò kế toán công tác quản lý điều hành hoạt động kinh tế, tài doanh nghiệp trách nhiệm chủ yếu kế toán yêu cầu quan trọng chủ doanh nghiệp Các doanh nghiệp nói chung có đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, yêu cầu trình độ quản lý khác phải giải vấn đề tổ chức công tác kế toán Những nội dung chủ yếu việc tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp bao gồm: - Tổ chức hệ thốùng chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý Kế toán trưởng phải người thông hiểu hết nội dung nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh trình hoạt động doanh nghiệp, yêu cầu cụ thể việc quản lý hoạt động để xác định chứng từ kế toán cần dùng trình hoạt động Doanh nghiệp Trong đó, loại chứng từ thuộc hệ thống bắt buộc phải tuân thủ mẫu biểu, nội dung phương pháp lập, mẫu chứng từ hướng dẫn vận dụng phù hợp theo yêu cầu quản lý cụ thể doanh nghiệp loại hoạt động Ngoài việc quy định mẫu chứng từ sử dụng doanh nghiệp phải quy định hướng dẫn cụ thể cách ghi chép chứng từ kế toán, quy định trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, tạo điều kiện cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu phục vụ công tác quản lý - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống Doanh nghiệp phải cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán thống theo quy định Nhà Nước vào điều kiện riêng Doanh nghiệp để hình thành hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp nhằm phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu thông tin kiểm tra trình hoạt động sản xuất, kinh doanh Trong vấn đề này, kế toán trưởng phải vào tính chất hoạt động doanh nghiệp khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh yêu cầu quản lý cụ thể doanh nghiệp để lựa chọn áp dụng tài khoản cấp I, tài khoản cấp II quy định hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, đồng thời mở thêm tài khoản cấp 3, cấp 4, … sổ kế toán chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cách cụ thể đối tượng cần hạch toán chi tiết doanh nghiệp - Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán máy kế toán thích hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức quản lý doanh nghiệp Kế toán trưởng phải vào quy mô, đặc điểm cụ thể tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh vào trình độ đội ngũ nhân viên kế toán để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán máy kế toán phù hợp Hiện doanh nghiệp lựa chọn loại hình tổ chức sau đây: – Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung – Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán – Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Trên sở lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán để tổ chức máy kế toán phù hợp - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp, nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, xác, phục vụ tốt cho việc điều hành quản lý kinh tế doanh nghiệp Tức lựa chọn, áp dụng hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý trình độ cán kế toán Hiện nay, doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế toán sau đây: “Nhật ký – sổ cái”; “Chứng từ ghi sổ”; “Nhật ký – chứng từ”; “Nhật ký chung” - Tổ chức thực chế độ báo cáo kế toán quy định phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể Đối với báo cáo kế toán bắt buộc Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo tài phải tổ chức ghi chép theo mẫu biểu tiêu Nhà nước quy định Còn báo cáo hướng dẫn khác phải vào yêu cầu quản lý cụ thể doanh nghiệp để vận dụng xây dựng biểu mẫu tiêu phù hợp nhằm cung cấp số liệu xác kịp thời phục vụ cho công tác quản lý chủ doanh nghiệp hay lãnh đạo doanh nghiệp - Tổ chức trang bị ứng dụng kỹ thuật tính toán thông tin đại công tác kế toán Hiện nay, kỹ thuật tin học phát triển rộng rãi ứng dụng nhiều ngành nghề khác Việc sử dụng phương tiện tính toán đại công tác kế toán yêu cầu cấp thiết, nhằm đáp ứng kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo trình quản lý Do vậy, kế toán trưởng phải có kế hoạch trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, đồng thời có kế hoạch bồi dưỡng cán có trình độ chuyên môn cao kế toán sử dụng thành thạo phương tiện tính toán đại - Tổ chức kiểm tra kế toán nội doanh nghiệp đơn vị trực thuộc Theo quy định Nhà nước, doanh nghiệp phải thường xuyên kiểm tra công tác kế toán đồng thời chịu trách nhiệm kiểm tra quan tài tổng công ty (nếu doanh nghiệp thành viên) kiểm tra quan Nhà nước có thẩm quyền Tổ chức kiểm tra kế toán nội doanh nghiệp bao gồm vấn đề việc lựa chọn loại hình kiểm tra (toàn hay phần hành công tác kế toán; toàn hay điển hình đơn vị kinh tế Công ty; định kỳ hay đột xuất….) đến việc tổ chức máy quy trình công tác kiểm tra kế toán nội phối hợp công tác kiểm tra kế toán nội với mặt tra kinh tế tài nói chung đơn vị Các doanh nghiệp cần phải xuất phát từ thực trạng tổ chức công tác kế toán, máy kế toán yêu cầu quản lý để có định đắn mục tiêu, nội dung cách thức tổ chức kiểm tra kế toán nội - Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Phân tích hoạt động kinh doanh công cụ quan trọng việc điều hành, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp sở thông tin hữu ích mà cung cấp cho người lãnh đạo Những thông tin gắn liền với hoạt động kinh tế – tài doanh nghiệp thường sẵn sổ sách báo cáo kế toán Vì doanh nghiệp cần phải dựa vào điều kiện cụ thể mà tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh doanh cho hợp lý, khoa học nhằm không ngừng phát khai thác khả tiềm tàng xác định nguyên nhân, nguồn gốc điểm yếu để có biện pháp xử lý cụ thể, thích hợp nhằm nâng cao hiệu kinh doanh 1.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN - Nguyên tắc tổ chức máy kế toán Tổ chức máy kế toán (còn gọi máy kế toán thống kê) vấn đề có ý nghóa lớn, nhằm bảo đảm vai trò, chức nhiệm vụ kế toán Nội dung tổ chức máy kế toán bao gồm vấn đề: Xác định số lượng nhân viên kế toán, nhiệm vụ phận kế toán, mối quan hệ phận kế toán, quan hệ phòng kế toán phòng ban khác doanh nghiệp Thông qua vận dụng quy định chung hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu, hệ thống tài khoản kế toán hình thức kế toán lựa chọn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh trình độ quản lý đơn vị Khi tổ chức máy kế toán phải bảo đảm nguyên tắc sau: – Tổ chức máy kế toán – thống kê cấp, tức doanh nghiệp độc lập có máy kế toán thống – đơn vị kế toán độc lập đứng đầu kế toán trưởng Trường hợp đơn vị kinh tế độc lập có phận có tổ chức kế toán đơn vị gọi đơn vị kế toán phụ thuộc – Bảo đảm đạo toàn diện, thống tập trung công tác kế toánthống kê hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật kế toán trưởng vấn đề có liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế – Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý theo hướng chuyên môn hoá, lực – Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh yêu cầu quản lý đơn vị - Nhiệm vụ máy kế toán Bộ máy kế toán đơn vị kinh tế độc lập thường tổ chức thành phòng kế toán (hay phòng kế toán - thống kê; kế toán tài vụ) có nhiệm vụ sau: – Tiến hành công tác kế toán thống kê theo quy định Nhà nước – Lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định kiểm tra xác báo cáo phòng ban khác lập – Giúp giám đốc hướng dẫn, đạo phòng ban phận trực thuộc thực việc ghi chép ban đầu chế độ, phương pháp – Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn thường xuyên kiểm tra việc thực chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài doanh nghiệp – Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu quản lý tập trung thống số liệu kế toán thống kê cung cấp số liệu cho phận liên quan doanh nghiệp cho quan quản lý cấp theo quy định - Cơ cấu tổ chức máy kế toán Bộ máy kế toán doanh nghiệp thường gồm phận (tổ, nhóm cá nhân chuyên trách) sau đây: – Bộ phận kế toán lao động tiền lương; – Bộ phận kế toán vật liệu tài sản cố định; – Bộ phận kế toán chi phí sản xuất giá thành sản phẩm; – Bộ phân kế toán phải thu/ phải trả; – Bộ phận kế toán xây dựng bản; – Bộ phận kế toán tổng hợp Đối với đơn vị có tổ chức phân xưởng tương đương phân xưởng đội, ngành sản xuất… phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng Các nhân viên thuộc biên chế phòng kế toán - thống kê doanh nghiệp phân công chuyên trách công tác kế toán thống kê phân xưởng 10 Nhiệm vụ phận kế toán quy định sau: Bộ phận kế toán lao động Tiền lương: • Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu số lương lao động thời gian lao động kết lao động: tính lương, bảo hiểm xã hội khoản phụ cấp, trợ cấp; phân bổ tiền lương khoản trích theo lương vào đối tượng sử dụng lao động • Hướng dẫn, kiểm tra nhân viên hạch toán phân xưởng, phòng ban lập đầy đủ chứng từ ghi chép ban đầu lao động tiền lương, mở sổ sách cần thiết hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương theo chế độ • Lập báo cáo lao động, tiền lương • Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, suất lao động Bộ phận kế toán vật liệu tài sản cố định: • Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế vật liệu thu mua kiểm tra tình hình thực kế hoạch cung ứng vật liệu số lượng, chất lượng mặt hàng • Hướng dẫn, kiểm tra phân xưởng, kho phòng ban thực chứng từ ghi chép ban đầu vật liệu, mở sổ sách cần thiết hạch toán vật liệu theo chế độ • Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, định mức dự trữ định mức tiêu hao, phát đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu thừa, ứ đọng, phẩm chất, xác định số lượng giá trị vật liệu tiêu hao phân bổ xác chi phí cho đối tượng sử dụng • Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu số lượng, trạng giá trị tài sản cố định có, tình hình tăng giảm di chuyển tài sản cố định, 102 ta cần thực thiết lập lại Mã TS-NV cho phù hợp với số dư cuối kỳ tài khoản Xem xét hệ thống tài khoản theo quy định hành có bảy tài khoản (131, 138, 141, 331, 333, 337 338) lập bảng cân đối kế toán, số dư cuối kỳ bù trừ cho dư nợ dư có mà phải tổng hợp hai loại số dư riêng để ghi vào hai tiêu khác bảng cân đối kế toán, cụ thể sau: + Đối với tài khoản 131: Số dư nợ ghi vào tiêu “– Phải thu khách hàng” ứng với Mã TS-NV thiết lập ban đầu “100.130.131”, số dư có ghi vào tiêu “Người mua trả tiền trước” ứng với Mã TS-NV “300.310.313” Như tất tài khoản chi tiết 131 có số dư bên nợ mã cấp không thay đổi, tất tài khoản chi tiết 131 có số dư bên có Mã TS-NVphải đổi thành “300.310.313” để phù hợp với số dư thời điểm lập báo cáo + Tương tự tài khoản 331: Số dư có ghi vào tiêu “– Phải trả người bán” có Mã TS-NV thiết lập tương ứng “300.310.312”, số dư nợ ghi vào tiêu “Trả trước cho người bán” ứng với Mã TS-NV “100.130.132” Như tất tài khoản chi tiết 331 có số dư bên có Mã TS-NV không thay đổi, tất tài khoản chi tiết 331 có số dư bên nợ Mã TSNV phải đổi thành “100.130.132” cho phù hợp với số dư cuối kỳ + Tương tự tài khoản 338: Số dư có ghi vào tiêu “– Phải trả khác” có Mã TS-NV thiết lập tương ứng “300.310.319”, số dư nợ ghi vào tiêu “Phải thu khác” ứng với Mã TS-NV “100.130.138” Như tất tài khoản chi tiết 338 có số dư bên có Mã TS-NV không thay đổi, tài khoản chi tiết 338 có số dư bên nợ Mã TS-NV phải đổi thành “100.130.138” cho phù hợp với số dư cuối kỳ + Tương tự tài khoản 138 141: Số dư nợ ghi vào tiêu “– Phải thu khác” có Mã TS-NV thiết lập tương ứng “100.130.138”, số dư có ghi vào 103 tiêu “Phải trả khác” ứng với Mã TS-NV “300.310.319” Như tất tài khoản chi tiết 138,141 có số dư bên nợ Mã TS-NV không thay đổi, tài khoản chi tiết 138, 141 có số dư bên có Mã TS-NV phải đổi thành “300.310.319” cho phù hợp với số dư cuối kỳ + Tương tự tài khoản 337: Số dư có ghi vào tiêu “–Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng” có Mã TS-NV thiết lập tương ứng “300.310.318”, số dư nợ ghi vào tiêu “Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng” ứng với Mã TS-NV “100.130.134” Như tất tài khoản chi tiết 337 có số dư bên có Mã TS-NV không thay đổi, tài khoản chi tiết 337 có số dư bên nợ Mã TS-NV phải đổi thành “100.130.134” cho phù hợp với số dư cuối kỳ Để nhận biết tài khoản có số dư ngược với tính chất không ta vào điều kiện (số hiệu tài khoản số dư cuối kỳ ) VD: muối biết tài khoản 131 có số sư có hay không, ta vào điều kiện số hiệu tài khoản 131 số sư cuối kỳ nhỏ (And(Left(B3,3)=”131”,J3