CHƯƠNG Vl: CHỨC NĂNG KIỂM TRA Chức năng kiểm tra được hiểu là quá trình đo lường việc thực hiện các kế hoạch trên thực tế. Dựa vào kết quả của việc đo lường để phát hiện và điều chỉnh các sai lệch. l. Khái niệm và vai trò của hệ thống kiểm tra cơ bản: l.1. Khái niệm: l.2. Vai trò: - Nhờ có kiểm tra mà các nhà QL biết được nguồn lực của mình đang được ai sử dụng? Sử dụng ở đâu? Và sử dụng ntn? - Nhờ kiểm tra các nhà QL đánh giá được mức độ thực hiện kế hoạch, tìm ra các nguyên nhân và đề ra các biện pháp điều chỉnh các sai lệch nhằm thực hiện được các mục tiêu kế hoạch đề ra. ll. Quá trình kiểm tra cơ bản: Quá trình kiểm tra cơ bản gồm 3 bước: Bước 1: Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra: + Tiêu chuẩn kiểm tra là các điểm được lựa chọn ra trong toàn bộ chương trình kế hoạch mà tại đó người ta đặt các phép đo để đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế. + Tiêu chuẩn có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu quả của việc kiểm tra: tiêu chuẩn không phù hợp sẽ không phản ánh chính xác quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế và không có cơ sở để đề ra các biện pháp điều chỉnh. + Phương pháp xây dựng tiêu chuẩn: - Thống kê kinh nghiệm. - Phân tích logic. - Chuyên gia. Bước 2: Đo lường việc thực hiện: + Nếu các tiêu chuẩn phù hợp và có các phương tiện đo lường chính xác thì việc đo lường sẽ thuận lợi và kết quả đo lường sẽ phản ánh đúng quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế. + Trong trường hợp không đưa ra được các tiêu chuẩn chính xác thì: - Việc đo lường vẫn là cần thiết vì nhờ nó có thể phát hiện được trước các sai lệch có thể sảy ra. - Lúc này người ta phải dựa vào các tiêu chuẩn mờ (VD: sức mạnh tài chính của DN, sự tín nhiệm của khách hàng, sự tôn trọng của các bạn kinh doanh, đồng nghiệp,…) + Cần kết hợp cả đo lường trực tiếp và đo lường gián tiếp. Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch: + So sánh kết quả thực tế và tiêu chuẩn kiểm tra để phát hiện các sai lệch. + Phân tích nguyên nhân gây sai lệch. + Đưa ra các biện pháp điều chỉnh ở các khâu trước đó về tổ chức, cán bộ, lãnh đạo, nguồn lực… * Chú ý: Trường hợp sau khi đã thực hiện tất cả các biện pháp trên mà vẫn còn sai lệch thì cần xem xét lại kế hoạch đã đề ra. Kết quả thực tế Đo lường kết quả thực tế So sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn Xác định các sai lệch Kết quả mong muốn Thực hiện các điều chỉnh Chương trình điều chỉnh Phân tích nguyên nhân Sơ đồ của quá trình kiểm tra cơ bản lll. Các hình thức kiểm tra: Gồm 3 hình thức kiểm tra: 1- Kiểm tra lường trước: + Là loại hình kiểm tra được thực hiện trước khi hoạt động được tiến hành nhằm ngăn ngừa trước các vấn đề có thể phát sinh. + Tập trung vào việc phòng ngừa các sai lệch về chất lượng và số lượng của những nguồn tài nguyên được sử dụng trong DN (các tiêu chuẩn ISO) 2- Kiểm tra trong công việc: Hình thức kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra để đảm bảo chắc chắn rằng mọi hoạt động đều hướng tới thực hiện mục tiêu. 3- Kiểm tra sau công việc: Là hình thức kiểm tra được tiến hành sau khi hoạt động đã sảy ra. lV. Các phương pháp kiểm tra: Có 2 nhóm lớn: Kỹ thuật kiểm tra ngân quĩ: Sử dụng các ngân quỹ kế hoạch để kiểm tra: Ngân quỹ thu-chi; Ngân quỹ thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm; Ngân quỹ chi tiêu cơ bản; Ngân quỹ tiền mặt; Ngân quỹ biến đổi. Nhóm 1: Ngân quỹ giải thích rõ các kế hoạch về các nguồn thu và các khoản chi cho hoạt động của tổ chức dưới dạng tiền tệ. 1- Ngân quỹ thu chi: Trong ngân quỹ thu-chi quan trọng nhất là ngân quỹ bán. * Chú ý: 2- Ngân quỹ thời gian, không gian, vật liệu, sản phẩm: Một số ngân quỹ biểu hiện dưới dạng vật lý sẽ tốt hơn dưới dạng tiền tệ. Ví dụ: Ngân quỹ về sản lượng, ngân quỹ về thời gian lao động. Kỹ thuật kiểm tra phi VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Cách tắt chức kiểm tra tả Word Chế độ kiểm tra tả Word khiến bạn cảm thấy phiền toái nhức mắt dòng xanh đỏ cụm từ văn Trong viết VnDoc hướng dẫn bạn cách tắt kiểm tra tả Word để bạn tham khảo Word hay có chế độ kiểm tra tả gạch cưa màu đỏ (sai tả) hay màu xanh (sai văn phạm) cụm từ Lúc nhìn văn bạn thật rối mắt phải không nào? Thao tác sau giúp bạn gỡ bỏ phiền toái sau cách dễ dàng Cách tắt tự kiểm tra tả Word 2003 Bước 1: Mở file văn bản, Menu click Tools chọn Options Bước 2: Trong hộp thoại Options bạn vào thẻ Spelling & Grammar Để bỏ kiểm tra tả bạn bỏ chọn mục sau nhấn OK - Check spelling as you type - Check grammar as you type - Check grammar with spelling VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Cách tắt tự kiểm tra tả Word 2010 Bước 1: Mở file văn bản, bạn vào File chọn Options VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Bước 2: Bạn vào Proofing Để bỏ kiểm tra tả bạn bỏ chọn mục sau nhấn OK - Check spelling as you type - Use contextual spelling - Mark grammar errors as you type - Check grammar with spelling VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Cách tắt chức kiểm tra tả Word 2016 Bước 1: Bạn mở file Word ra, sau nhấn vào Tệp Bước 2: Ở danh mục phía bên tay trái, nhấn chọn Tùy chọn VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Bước 3: Tiếp theo nhấn vào Soát lỗi để thực tắt chức Autocorrect Word VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí Bước 4: Tìm đến mục Khi sửa lỗi tả ngữ pháp Word Để hủy chức tự kiểm tra tả Word, bạn bỏ chọn mục sau nhấn OK  Kiểm tra tả bạn gõ  Đánh dấu lỗi ngữ pháp bạn gõ  Từ thường bị nhầm lẫn  Kiểm tra ngữ pháp đồng thời soát tả Trên VnDoc hướng dẫn bạn cách tắt chức kiểm tra tả Word VnDoc - Tải tài liệu, văn pháp luật, biểu mẫu miễn phí 2003, 2010, 2016 đơn giản dễ hiểu Chúc bạn thành công! Bài 7: Chức năng kiểm tra 101 BÀI 7: CHỨC NĂNG KIỂM TRA Nội dung • Khái niệm, vai trò chức năng kiểm tra. • Quy trình kiểm tra. • Các hình thức kiểm tra. • Các phương pháp kiểm tra. Mục tiêu Hướng dẫn học Sau khi kết thúc bài học, học viên có khả năng: • Trình bày khái niệm chức năng kiểm tra. • Chỉ ra các vai trò của chức năng kiểm tra. • Trình bày quy trình kiểm tra và các bước trong quy trình kiểm tra. • Phân biệt các hình thức kiểm tra. • Trình bày các phương pháp kiểm tra. • Giải thích các nguyên tắc kiểm tra. Thời lượng học • 4 tiết. Học viên cần tìm hiểu thêm các kiến thức về công tác kiểm tra bằng cách: • Ôn lại Bài 1 – Tổng quan về quản lý/quản trị để có hiểu kỹ hơn về các khái niệm tổ chức, hiệu quả, các chức năng quản lý,… • Tìm đọc một số tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống kê, 1998: Chương14; Những vấn đề cốt yếu của quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất bản khoa học, 1999: Chương 22 để có thêm các kiến thức về công tác kiểm tra của một tổ chức và để có thể hoàn thành bài tập thực hành và trả lời các câu hỏi ôn tập của bài. • Thảo luận với giáo viên và học viên về các vấn đề chưa nắm rõ. Bài 7: Chức năng kiểm tra 102 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: Kiểm tra thông tin Tại công ty HP khi ông Hùng, phó chủ tịch tài chính và ông Dũng, kiểm tra viên tới văn phòng của bà Huyền, là chủ tịch và đồng thời là trưởng ban quản trị của công ty HP, họ đã phải chịu trận nổi xung sau đây củ a bà Huyền: Tại sao không có ai báo cáo cho tôi về các sự việc? Tại sao tôi không thể biết cái gì đang xảy ra ở xung quanh đây? Tại sao tôi bị giữ trong bóng tối? Không một ai thông báo cho tôi công ty đang hoạt động như thế nào và dường như không bao giờ nghe biết được những vấn đề của chúng ta cho tới tận khi chúng trở thành khủng hoảng. Bây giờ tôi muốn các vị đưa ra một hệ thống mà tôi có thể giữ lại những gì được thông báo, và tôi muốn biết các vị sẽ thực hiện điều này như thế nào trước thứ hai tuần sau. Tôi đang mệt mỏi vì bị tách rời với mọi việc mà tôi cần phải biết nếu như tôi chịu trách nhiệm về công ty này. Sau khi rời văn phòng của bà Huyền, ông Hùng quay sang nói thầm với ông Dũng rằng: mọi thứ mà bà Huyền muốn biết và có thể muốn biết đang nằm trong ngăn kéo đựng báo cáo ở trên chiếc bàn đằng sau ghế của bà ta! Câu hỏi Bài học này sẽ giúp bạn xác định được ai đúng (bà Huyền hay ông Hùng?), có phải bà Huyền đã nhận được thông tin? Bạn có thể làm gì để tin chắc rằng là bà chủ tịch đã nhận được thông tin mà bà ta cần cho việc kiểm tra. Bài 7: Chức năng kiểm tra 103 7.1. Khái niệm, vai trò của chức năng kiểm tra 7.1.1. Khái niệm chức năng kiểm tra Khái niệm: Kiểm tra là việc đo lường quá trình thực hiện kế hoạch trên thực tế, qua đó phát hiện những sai lệch nhằm đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo rằng tổ chức sẽ thực hiện được các mục tiêu kế hoạch đề ra. Chức năng kiểm tra: bao gồm việc đo lường và điều chỉnh việc thực hiện kế hoạch nhằm đảm bảo các mục tiêu của tổ chức đã được đặt ra trong kế hoạch được hoàn thành. Trong quá trình thực hiện kế hoạch thường xảy ra những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến khiến tổ chức đi chệch hướng khỏi kế hoạch hoặc hoàn thành kế hoạch không đúng tiến độ. Bởi vậy, nhà quản lý cần thực hiện chức năng kiểm tra để dự đoán và phát hiện những trục trặc có thể nảy sinh và đưa ra biện pháp khắc phục đưa tổ chức hoàn thành mục tiêu của kế hoạch đã đề ra. Kiểm tra là chức năng cơ bản của mọi nhà quản lý, từ nhà quản lý cấp cao đến các nhà quản lý cấp cơ sở. 7.1.2. Vai trò của chức Tạo từ điển kiểm tra chính tả Tiếng Anh tùy biến trong Word 2007 Bộ kiểm lỗi chính tả spell checker của Office được sử dụng để bắt các lỗi đánh máy và các lỗi khác mà AutoCorrect bỏ qua. Mặc dù từ điển tiếng Anh của Word rất đồ sộ nhưng bạn vẫn có thể thấy đường màu đỏ bên dưới một số từ chưa có trong từ điển. Một hướng giải quyết là thêm các từ mới vào từ điển tùy biến mặc định của bộ kiểm lỗi chính tả. Đó là một tập tin văn bản có tên là CUSTOM.DIC, nằm trong thư mục: %UserProfile %\AppData\Roaming\Microsoft\UProof Bạn nhắp phải một từ mà bộ kiểm lỗi chính tả đánh dấu đỏ rồi nhắp Add to Dictionary. Như thế, bộ kiểm lỗi chính tả sẽ chèn từ lạ đó vào từ điển. Cách này làm việc tốt, nhưng lỡ như bạn muốn thêm nhiều từ mới thì sao? Để giải quyết vấn đề nhiều từ mới, bạn cần tạo từ điển tùy biến cho riêng bạn. Quá trình này gồm hai bước chính: tạo từ điển và báo cho bộ kiểm lỗi chính tả biết về từ điển đó. Để tạo một bộ từ điển tùy biến, bạn cần thực hiện các bước sau: - Mở một trình soạn thảo văn bản như Notepad (chọn Start /All Programs/Accessories/Notepad). - Chọn File/Save, rồi lưu tập tin văn bản như sau: + Đảm bảo lưu tập tin trong thư mục UProof đã đề cập bên trên. + Đặt tên tập tin với phần mở rộng (đuôi) là .dic. + Để đảm bảo Windows chấp nhận phần mở rộng .dic (thay vì phần mở rộng mặc định .txt cho các tập tin văn bản), bao quanh tên tập tin bằng hai dấu ngoặc kép. Ví dụ, nếu bạn muốn đặt tên cho từ điển tùy biến là myvndic.dic, gõ “myvndic.dic”. - Đối với mỗi từ mà bạn muốn đưa vào từ điển tùy biến, gõ từ đó rồi nhấn Enter. - Lưu lại tập tin và đóng trình soạn thảo văn bản. Bây giờ hãy tuân theo các bước sau để báo với bộ kiểm lỗi chính tả về từ điển tùy biến: - Chọn Office/Word Options/Proofing. - Nhắp Custom Dictionaries để mở hộp thoại Custom Dictionaries. - Nhắp Add để mở hộp thoại Add Custom Dictionary. - Nhắp tập tin văn bản mà bạn đã tạo rồi nhắp Open. - Nhắp OK rồi nhắp OK lần nữa trong hộp thoại Word Options. +Từ điển tùy biến mặc định là từ điển mà bộ kiểm lỗi chính tả thêm từ vào đó khi bạn nhắp lệnh Add to Dictionary. Nếu bạn muốn từ điển tùy biến của bạn làm mặc định, mở hộp thoại Custom Dictionaries, nhắp từ điển của bạn, rồi nhắp Change Default. Để xóa một từ trong từ điển. Chọn Office/Word Options/Proofing, rồi nhắp Custom Dictionaries. Nhắp CUSTOM.DIC, rồi nhắp Edit Word List. Khi Word hiển thị hộp thoại CUSTOM.DIC, nhắp từ mà bạn muốn loại bỏ rồi nhắp Delete. Nhắp OK trong tất cả các hộp thoại đang mở. Kiểm tra chính tả trong WordPress với After the Deadline Với cơ chế hoạt động thông minh, được xây dựng bằng AJAX, After the Deadline sẽ không tải toàn bộ cơ sở dữ liệu của từ điển từ server về máy tính, thay vào đó, ứng dụng sẽ gửi nội dung văn bản tới server để phan tích, xử lý, sau đó gửi ngược kết quả về. Sau khi cài đặt và kích hoạt plugin này, bạn sẽ thấy có nút với biểu tượng ABC trên thanh toolbar: Để kiểm tra chính tả và ngữ pháp, các bạn chỉ cần nhấn vào nút đó. Những lỗi chính tả sẽ được đánh dấu bằng gạch chân màu đỏ, còn ngữ pháp thì sẽ là dấu gạch chân màu xanh: Để sửa lỗi, chỉ cần click vào cụm từ bị sai, 1 cửa sổ popup sẽ xuất hiện, và liệt kê danh sách các phương án phù hợp. Bạn có thể chọn 1 trong số các phương án đó hoặc Ignore Suggestion để bỏ qua bước này. Ví dụ như từ MakeTechEasier không có trong cơ sở dữ liệu của từ điển, hãy chọn Ignore Always và hệ thống sẽ không nhắc nhở bạn từ những lần sau đó: Các cơ chế thiết lập: Không giống như các hệ thống plugin khác có đi kèm với trang Setting cố định, After the Deadline không có trang thiết lập này. Thay vào đó, bạn phải truy cập vào trang thuộc tính của hệ thống rồi thiết lập riêng biệt. Bạn có thể cấu hình để bao gồm việc tự động đọc lại nội dung khi 1 bài viết hoặc 1 trang được đăng tải lần đầu hoặc cập nhật : Khả năng hỗ trợ nhiều nền tảng khác nhau: Thự chất, After the Deadline được phát triển và công bố dưới nhiều hình thức khác nhau, ví dụ như bookmarklet, Google Chrome addon, Firefox extension, hệ thống bình luận Intense Debate, plugin bbPress và Open Office extension. Bên cạnh đó, nếu bạn chưa chắc chắn lắm về việc sử dụng After the Deadline, hãy tham khảo trang thử nghiệm demo tại đây, chỉ việc gõ bất cứ nội dung gì vào đó và nhấn nút Check Writing. Vô cùng đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng, hoàn toàn miễn phí … đây chắc chắn là lựa chọn không thể thiếu đối với những người sử dụng blog Đó là bước tiến tiếp theo của câu chuyện về Instant”. Ông giải thích rằng Google đã bắt đầu từ việc giúp người dùng tự động hoàn thành (autocomplete) các từ tìm kiếm chuẩn, đến Instant và nay chúng ta có Instant Preview. Tất cả điều đó là để “Phá vỡ biên giới của những gì mà công nghệ có thể làm”. Tuy không phải là mới nhưng đặc trưng của Instant Preview là có thể cho xem trước với thời gian chờ trong 1/10 giây. Và họ sẽ cập nhật một cách nhanh nhất những thay đổi về nội dung của trang web.Google sẽ cho họ thấy tất cả những điều cơ bản trên trang kết quả của bạn. Không chỉ là xem trước, Instant Preview còn chỉ ra giúp đâu là những từ khóa đáng xem nhất trên trang. Nếu như bạn tìm kiếm với những cụm từ nhất định, Google có thể tìm kiếm nó và làm nổi bật (hightlight) để dễ tham khảo. Đó là cách giúp nắm bắt nhanh về trang web kết quả tìm kiếm để bạn chắc chắn rằng đó là trang đang cần tìm. Google Instant Preview đang hoạt động thử nghiệm và sẽ trở thành một phần tiêu chuẩn mới giúp công cụ tìm kiếm Google tiếp tục tiến lên. Tự động kiểm tra chính tả trong Internet Explorer 9 với Speckie Internet Explorer 9 phiên bản chính thức được công bố đã xóa tan mọi câu hỏi và hoài nghi về những thay đổi của Microsoft trong thị trường trình duyệt, nhưng vẫn còn đó 1 vài thiếu sót, dễ dàng nhận ra nhất đó là tính năng tự động kiểm tra chính tả. Các nhà phát triển khác đều có công cụ hỗ trợ dành cho Chrome, Firefox, Opera, và Safari, nhưng người sử dụng cũng không cần phải lo lắng quá nhiều vì đã có Speckie – tiện ích mở rộng dành cho IE 9 hoàn toàn miễn phí. Công cụ này hoạt động tương đối ổn định và đầy đủ, nhưng không hoạt động với những “mẩu” trình duyệt sau khi gắn vào Start Menu, Taskbar hoặc các ứng dụng khác. Speckie có khả năng tự phát hiện lỗi chính tả và ngữ pháp, và người sử dụng chỉ cần kích chuột phải vào cụm từ – ngữ đó để thay thế bằng các phương án được cung cấp sẵn: Bạn chỉ thông thạo tiếng Việt và tiếng Anh? Điều đó không ảnh hưởng quá nhiều vì Speckie hiện đã hỗ trợ tới hơn 26 ngôn ngữ phổ biến : Tất cả những gì bạn cần làm là truy cập vào đây và tải gói cài đặt của Speckie: Quá trình cài đặt của Speckie có yêu cầu Visual C++ trong hệ thống: Chúc các bạn thành công!