Đang tải... (xem toàn văn)
Tại sao phải lập kế hoạch Phương pháp 5WH2C5M Một số kiểu lập kế hoạch thường gặp Tác vụ và kế hoạch Quản lý rủi ro Kế hoạch: Một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, có những mục tiêu cụ thể và biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu đã được đề ra ban đầu. Lập kế hoạch: Quá trình xác định những mục tiêu và các biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Đại học Bách Khoa TPHCM Lập kế hoạch @2011 Nội dung Tại phải lập kế hoạch Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Phương pháp 5WH2C5M Một số kiểu lập kế hoạch thường gặp Tác vụ kế hoạch Quản lý rủi ro http://www.ketnoisunghiep.vn/ky-nang-lap-ke-hoach/ http://my.opera.com/qtdn/blog/ky-nang-lap-ke-hoach-khai-niem-y-nghia-phuong-phap http://en.wikipedia.org/wiki/Planning Khái niệm lập kế hoạch? mục tiêu cụ thể biện pháp tốt nhất… để thực mục tiêu đề ban đầu Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Lập kế hoạch: Quá trình xác định mục tiêu biện pháp tốt để thực mục tiêu @2011 Kế hoạch: Một tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, có http://www.ketnoisunghiep.vn/ky-nang-lap-ke-hoach/ http://my.opera.com/qtdn/blog/ky-nang-lap-ke-hoach-khai-niem-y-nghia-phuong-phap http://en.wikipedia.org/wiki/Planning Tại lập kế hoạch? @2011 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Ý nghĩa: Tư quản lý cách có hệ thống để tiên liệu tình quản lý Phối hợp nguồn lực tổ chức cách hữu hiệu Sẵn sàng ứng phó đối phó với rủi ro Dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu thực dự án http://www.ketnoisunghiep.vn/ky-nang-lap-ke-hoach/ http://my.opera.com/qtdn/blog/ky-nang-lap-ke-hoach-khai-niem-y-nghia-phuong-phap http://en.wikipedia.org/wiki/Planning Các loại kế hoạch @2011 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Kế hoạch kinh doanh Kế hoạch sản xuất Kế hoạch tổ chức hoạt động Kế hoạch tài Kế hoạch cá nhân Kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, … … Phương pháp 5WH2C5M Xác định cách thức thực 1H (how) Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control) Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check) Xác định nguồn lực thực 5M: man, money, material, machine, method Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới Xác định 3W: where, when, who thiệu Xác định nội dung công việc 1W (what) @2011 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (why) @2011 vào mục tiêu đánh giá hiệu cuối Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Trả lời câu hỏi Tại sao: Tại bạn phải làm công việc này? Nó có ý nghĩa với tổ chức, phận bạn? Hậu bạn không thực chúng? Xác định yêu cầu, mục tiêu giúp hướng trọng tâm công việc Xác định nội dung công việc (what) Các bước để thực công việc Phải rằng, bước sau kế thừa bước trước Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới Nội dung công việc gì? thiệu @2011 Trả lời câu hỏi Cái gì: Xác định không gian (where) @2011 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Trả lời câu hỏi Ở đâu, ví dụ: Công việc thực đâu? Giao hàng địa điểm nào? Kiểm tra phận nào? Testing công đoạn nào? Xác định thời gian (when) Cách khác ? 10 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu @2011 Trả lời câu hỏi Khi Công việc thực nào, giao, kết thúc… Xác định mức độ khẩn cấp quan trọng công việc: quan trọng khẩn cấp không quan trọng khẩn cấp quan trọng không khẩn cấp không quan trọng không khẩn cấp Nguyên vật liệu (material) Thời hạn giao hàng … 18 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới Xác định phương pháp giao hàng thiệu Tiêu chuẩn nhà cung ứng @2011 Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu Trang thiết bị (machine) … 19 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới Nguồn cung ứng trang thiết bị/công nghệ này? thiệu Cần công nghệ gì? @2011 Cần trang thiết bị gì? Phương pháp làm việc (method) 20 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu … @2011 Các phương pháp làm việc hiệu quả? Một số kiểu lặp kế hoạch thường gặp @2011 21 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Chiến lược Dài hạn: vài năm Ít chi tiết Ví dụ: kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển công ty, … Tác nghiệp Ngắn hạn: ngày, tuần, … Chi tiết Ví dụ: viết qui trình nghiệp vụ, dự án ngắn Dự án: Lên proposal Lên kế hoạch thực … Kế hoạch năm/tháng/tuần Tác vụ Kế hoạch 22 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới Thời gian biểu (schedule) thiệu Kế hoạch (plan) @2011 Tác vụ (task) Tác vụ (task) Tên Người thực … Kết tác vụ gì? Làm đánh giá mức độ hoàn thành task? Các vấn đề cần xử lý task không hoàn thành/không đạt… 23 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Chia nhóm thảo luận: Tác vụ có đặc tính gì? @2011 Tác vụ: phần cụ thể công việc (cần hoàn thành) @2011 Tác vụ (task) (tt.) Objectives, expected results Expected time: Method: Supports: Funding, Tools,… Results To be documented Evaluation: Actual time Objectives Funding Result Completeness Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Task: Name Personnel: Content: Re-task Personnel, time, fund, … Changing methods/canceling task More? 24 small task vs big task One-man task vs multiple-man task @2011 Thời gian biểu (Schedule) Thời gian biểu: Có thể dùng sơ đồ Gantt để biểu diễn Có thể dùng công cụ quản lý thời gian biểu (Vd: MS Project) 25 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới Lịch làm việc cho tác vụ thiệu @2011 Thời gian biểu (Schedule) (tt.) VD: report, specifications, prototype X, … Xây dựng biểu đồ Gantt mô tả kế hoạch Công cụ: Microsoft Project, Visio, … 26 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Lập kế hoạch & thời gian biểu: Xác định phần công việc (tasks) Xác định mối liên hệ tasks Chế độ thực thi: song song/tuần tự Xác định thời gian thực thi phần công việc Khả năng/tài nguyên cần để thực thi công việc Xác định milestones để đồng xác định tiến độ Các thời điểm trình tiến hành công việc Thời điểm hoàn tất “sản phẩm” trung gian @2011 Thời gian biểu (Schedule) (tt.) Ví dụ: 27 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Chú ý: có sai sót biểu đồ Thời gian biểu (Schedule) (tt.) @2011 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu 28 Kế hoạch vs Thời gian biểu ? (Có thể) bao gồm nhiều thời gian biểu Tổng thể Nêu vấn đề cách giải … (Có thể) phần kế hoạch Dài Cụ thể thời gian Ngắn hạn (tuần, ngày, giờ) Chỉ theo dõi tác vụ kết tác vụ … Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu @2011 Thời gian biểu Kế hoạch 29 Quản lý rủi ro Ví dụ: Dự án: Thay đổi nhân sự, thiếu hụt tài chính, thay đổi mục tiêu, hư hỏng máy móc, … Sự kiện: an toàn cháy nổ, thay đổi thời tiết, kiện khác ảnh hưởng, … … 30 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới Sự việc (xấu) có khả xảy thiệu @2011 Rủi ro (risk)? Quản lý rủi ro (tt.) @2011 31 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Tác vụ quản lý rủi ro (Risk management activities): (1) Nhận diện rủi ro (identification) (2) Kế hoạch giải rủi ro (retirement planning) (3) Đánh giá độ ưu tiên (prioritization) (4) Giải rủi ro (retirement or migration) Quản lý rủi ro (tt.) @2011 Giải rủi ro: Giải trực tiếp (retirement) VD: Cần lập trình phần mềm dùng Java thiếu kỹ lập trình Java => Học Java VD: Cần lập trình phần mềm dùng Java, biết C# thiếu kỹ lập trình Java => Thiết kế lại phần mềm dùng C# 32 Kỹ giao tiếp ngành nghề - Giới Hoán chuyển rủi ro (migration) thiệu [...]... số kiểu lặp kế hoạch thường gặp @2011 21 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Chiến lược Dài hạn: vài năm Ít chi tiết Ví dụ: kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển công ty, … Tác nghiệp Ngắn hạn: ngày, tuần, … Chi tiết Ví dụ: viết qui trình nghiệp vụ, dự án ngắn Dự án: Lên proposal Lên kế hoạch thực hiện … Kế hoạch năm/tháng/tuần Tác vụ và Kế hoạch 22 Kỹ năng giao tiếp... specifications, prototype X, … Xây dựng biểu đồ Gantt mô tả kế hoạch Công cụ: Microsoft Project, Visio, … 26 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Lập kế hoạch & thời gian biểu: Xác định các phần công việc (tasks) Xác định mối liên hệ giữa các tasks Chế độ thực thi: song song/tuần tự Xác định thời gian thực thi mỗi phần công việc Khả năng/ tài nguyên cần để thực thi công việc Xác định các... (tt.) @2011 Giải quyết rủi ro: Giải quyết trực tiếp (retirement) VD: Cần lập trình phần mềm dùng Java nhưng thiếu kỹ năng lập trình Java => Học Java VD: Cần lập trình phần mềm dùng Java, biết C# nhưng thiếu kỹ năng lập trình Java => Thiết kế lại phần mềm dùng C# 32 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới Hoán chuyển rủi ro (migration) thiệu ... giờ) Chỉ theo dõi tác vụ và kết quả tác vụ … Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu @2011 Thời gian biểu Kế hoạch 29 Quản lý rủi ro Ví dụ: Dự án: Thay đổi nhân sự, thiếu hụt tài chính, thay đổi mục tiêu, hư hỏng máy móc, … Sự kiện: an toàn cháy nổ, thay đổi thời tiết, sự kiện khác ảnh hưởng, … … 30 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới Sự việc (xấu) có khả năng xảy ra thiệu @2011 Rủi... gian biểu (Schedule) (tt.) Ví dụ: 27 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Chú ý: có sai sót trên biểu đồ này Thời gian biểu (Schedule) (tt.) @2011 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu 28 Kế hoạch vs Thời gian biểu ? (Có thể) bao gồm nhiều thời gian biểu Tổng thể Nêu các vấn đề và các cách giải quyết … (Có thể) là một phần của một kế hoạch Dài hơi Cụ thể về thời gian Ngắn... (tt.) @2011 31 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Tác vụ quản lý rủi ro (Risk management activities): (1) Nhận diện rủi ro (identification) (2) Kế hoạch giải quyết rủi ro (retirement planning) (3) Đánh giá độ ưu tiên (prioritization) (4) Giải quyết rủi ro (retirement or migration) Quản lý rủi ro (tt.) @2011 Giải quyết rủi ro: Giải quyết trực tiếp (retirement) VD: Cần lập trình phần... Kế hoạch 22 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới Thời gian biểu (schedule) thiệu Kế hoạch (plan) @2011 Tác vụ (task) Tác vụ (task) Tên Người thực hiện … Kết quả của một tác vụ là gì? Làm sao đánh giá mức độ hoàn thành của một task? Các vấn đề cần xử lý khi một task không hoàn thành/không đạt… 23 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Chia nhóm thảo luận: Tác vụ có các đặc tính... hạn giao hàng … 18 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới Xác định phương pháp giao hàng thiệu Tiêu chuẩn nhà cung ứng @2011 Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu Trang thiết bị (machine) … 19 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới Nguồn cung ứng các trang thiết bị/công nghệ này? thiệu Cần các công nghệ gì? @2011 Cần các trang thiết bị gì? Phương pháp làm việc (method) 20 Kỹ năng giao tiếp ngành... Phương pháp (Method): Nguồn nhân lực (man) chất, tính cách phù hợp? 16 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Ai hỗ trợ? Ai kiểm tra? Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không? … @2011 Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm Tài chính (money) 17 Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới … thiệu Nguồn tài chính được cung cấp... Completeness Kỹ năng giao tiếp ngành nghề - Giới thiệu Task: Name Personnel: Content: Re-task Personnel, time, fund, … Changing methods/canceling task More? 24 small task vs big task One-man task vs multiple-man task @2011 Thời gian biểu (Schedule) Thời gian biểu: Có thể dùng sơ đồ Gantt để biểu diễn Có thể dùng các công cụ quản lý thời gian biểu (Vd: MS Project) 25 Kỹ năng giao tiếp ngành