Đang tải... (xem toàn văn)
Tại sao phải hội họp?Khả năng chuyển tải ý nghĩa và cảm xúc thật:Văn bản: 7% Trao đổi qua điện thoại (voice): 38% Biểu cảm facetoface (body language): 55%Khuyết: thời gian, công sức, tài chính, …Tổ chức hội họp đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất và giải quyết được các vấn đề.
Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Đại học Bách Khoa TPHCM Tổ chức họp – Bản đồ tư Nội dung Bản đồ tư Những hình thức hội họp Chuẩn bị họp Vai trò người chủ trì họp Ghi biên họp Những việc phải làm sau họp Cuộc họp động não @2011 Tổ chức họp - Bản đồ tư Bản đồ tư http://en.wikipedia.org/wiki/Mind_map http://vi.wikipedia.org/wiki/Giản_đồ_ý http://www.slideboom.com/presentations/32522/Bản-đồ-tư-duy -Mind-Map Bản đồ tư Bản đồ tư (Mindmap) tận dụng khả ghi nhận hình ảnh não để ghi nhớ chi tiết, để tổng hợp, hay để phân tích vấn đề thành dạng lược đồ phân nhánh Khai thác hai khả não: ghi nhớ kiểu tuyến tính (trình tự biến cố, …) khả liên lạc, liên hệ kiện với http://en.wikipedia.org/wiki/Mind_map http://vi.wikipedia.org/wiki/Giản_đồ_ý http://www.slideboom.com/presentations/32522/Bản-đồ-tư-duy -Mind-Map Bản đồ tư (tt.) http://en.wikipedia.org/wiki/Mind_map http://vi.wikipedia.org/wiki/Giản_đồ_ý http://www.slideboom.com/presentations/32522/Bản-đồ-tư-duy -Mind-Map Bản đồ tư (tt.) @2011 Tổ chức họp - Bản đồ tư Tổ chức họp Tại phải hội họp? Khả chuyển tải ý nghĩa cảm xúc thật: Văn bản: 7% Trao đổi qua điện thoại (voice): 38% Biểu cảm face-to-face (body language): 55% Khuyết: Tổ thời gian, công sức, tài chính, … chức hội họp cách tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất giải vấn đề Những hình thức hội họp Cuộc họp cung cấp thông tin (status meeting) Họp để phổ biến phổ biến thông tin Thí dụ, đề án, ta cần họp người nhóm đề án biết diễn tiến đề án Họp tìm giải pháp cho vấn đề (problem-solving meeting) Trong loại họp này, người trước tiên xác định vấn đề đặt biệt thảo luận nhằm đưa hay nhiều giải pháp Các thành viên phải có khả nhận diện vấn đề có lực nghĩ giải pháp cho vấn đề Những hình thức hội họp (tt.) Họp định tiến tới hành động (decisionmaking meeting) Cuộc họp loại tiến hành qua giai đoạn: Đưa kiện (giai đoạn cung cấp thông tin) Thu thập ý kiến dựa vào kiện (giai đoạn bàn bạc) Đưa số giải pháp (giai đoạn sáng tạo) Ra định (giai đoạn lựa chọn) Trong định, người phải đồng ý với định theo lối bỏ phiếu lấy số phiếu đa số (voting by majority) hay dựa vào nguyên tắc đồng thuận (concensus) Ghi biên họp Có người làm thư ký ghi biên họp, ngồi bên cạnh người chủ trì họp, không người chủ trì phải ghi chép họp Biên quan trọng cho việc quản lý diễn tiến, định kết cuả họp Nó đúc kết điều trí làm sáng tỏ điều mơ hồ Một họp không biên định kết cuả họp bị quên lãng công sức tổ chức họp trở thành uổng phí Ghi biên họp Sau họp, biên hoàn thiện, đánh máy thành nhiều gửi đến thành viên tham dự họp Biên nên ngắn gọn, xác minh bạch, bao gồm số, kiện, hành động phải làm thời hạn Những hành động trí phải mô tả rõ ràng có phân công người chịu trách nhiệm có kỳ hạn hoàn tất Ghi biên họp Biên họp nên có phần sau đây: Ngày địa điểm họp Những người có mặt, vắng mặt Những chủ đề thảo luận Những định họp Những bước hành động tới Cuối buổi họp, người chủ trì họp phải phát biểu tổng kết lại điểm họp trước giải tán họp Những yếu tố tâm lý thành viên họp Trong họp, người có khuynh hướng cho đặc biệt, quan trọng, điều tùy thuộc vào vị trí xã hội người Các thành viên mong đợi người thái độ cư xử tùy thuộc vào vị trí xã hội người Mỗi người có vai trò, vai trò có tính độc lập, người tự xác định vai trò người khác Những yếu tố tâm lý… Có ba loại vai trò khác họp Những vai trò trọng đến công việc: người muốn tạo thuận lợi cho công việc tập thể cách đưa ý kiến, cung cấp thông tin, lập bảng biểu … Những vai trò trì gắn bó tập thể: người có khả làm giảm nhẹ xung đột tập thể, tạo nên thống nhất, tìm cách khuyến khích người khác, sẵn sàng tiếp thu ý kiến người Làm việc nhóm Chia Mỗi nhóm hình thành Công Ty Chủ lớp thành nhóm từ 5-7 người đề: Một tập đoàn tài lớn Nhật sang Việt Nam nhằm tìm kiếm đối tác đầu tư Đoàn đến làm việc với “Công Ty”… Mỗi “Công Ty” phải tổ chức họp chuẩn bị cho buổi làm việc với tập đoàn Nhật thuyết phục họ đầu tư cho Công Ty Thảo luận lớp Trình bày khó khăn gặp phải trình tổ chức họp Những yếu tố tâm lý… Những vai trò trọng vào nhu cầu cá nhân: người thích bật, muốn nắm quyền lực, thích kể mình, thích tìm đồng minh Đó người hay cản trở hoạt động tập thể Cuộc họp động não Động não (brainstorming) kỹ thuật giải vấn đề, xây dựng nhóm công tác (team) đưa ý tưởng sáng tạo Động não với nhóm người kỹ thuật hữu hiệu Động não thúc đẩy team phát triển kỹ thuật gắn kết thành viên team vào vấn đề quản lý lớn làm cho thành viên làm việc gắn bó với Cuộc họp động não Động não cần tổ chức tuân thủ số qui tắc Động não liên quan đến team mà theo thành viên team phải biết trạng diễn team Động não đặt nhiệm vụ quan trọng lên vai người chủ trì, người phải quản lý trình, đóng góp thành viên theo dõi việc thực thi định từ họp động não Trình tự họp động não Xác định trí mục tiêu Đưa ý tưởng, đề nghị Xếp loại, phối hợp tinh chế ý tưởng Phân tích đánh giá tác dụng Đặt thứ tự ưu tiên cho khả lựa chọn Thoả thuận hành động thời gian thực Theo dõi việc thực thi định Xác định trí mục tiêu Bước đảm bảo thành viên tham gia vào họp động não nhận thức đồng ý mục tiêu họp Thí dụ: xác lập loạt hoạt động tuyên tuyền tiếp thị cho sản phẩm mới, đề nghị biện pháp nâng cao chất lượng đào tạo, đề xuất biện pháp tiết kiệm chi tiêu đảm bảo suất, v.v… Cần giữ cho mục tiêu cuả họp đơn giản Xác định thời gian trao đổi để giữ cho hoạt động tiến triển hướng có kiểm soát Quản lý họp động não Cuộc họp động não tạo điều kiện cho người đề xuất ý tưởng cách ngẫu hứng Công việc người chủ trì khuyến khích người tham gia đóng góp mà không chối bỏ ý kiến ý kiến lạ lùng, bay bổng (Những ý tưởng tốt thường ý tưởng mà lúc ban đầu nhất) Quản lý họp động não Khi thời hạn đề xuất ý tưởng kết thúc, tiến hành phân loại, gom cụm, liên kết ý tưởng lại với Đúc kết hoàn chỉnh ý tưởng Có thể kết hợp đưa ý tưởng yếu vào chủ đề lớn để tránh bỏ rơi đóng góp Mọi người tham gia đánh giá, phân tích tính hợp lý tác dụng ý tưởng Xếp thứ tự ưu tiên ý tưởng thành danh sách hoàn chỉnh hành động (action) khả lựa chọn (option) Quản lý việc thực thi định họp động não Bước đồng ý với việc làm tới Thoả thuận thời hạn chịu trách nhiệm làm việc Sau họp động não, lưu hành văn ghi chép, theo dõi lắng nghe phản hồi Cần thiết phải tạo kết tích cực để người cảm thấy nỗ lực đóng góp người đáng công Khi người thấy cố gắng họ đưa lại hành động chuyển biến tích cực, họ hăng hái muốn đóng góp thời gian tới [...]... biên bản cuộc họp Biên bản cuộc họp nên có những phần sau đây: Ngày giờ và địa điểm cuộc họp Những người có mặt, vắng mặt Những chủ đề được thảo luận Những quyết định của cuộc họp Những bước hành động sắp tới Cuối buổi họp, người chủ trì cuộc họp phải phát biểu tổng kết lại những điểm chính của cuộc họp trước khi giải tán cuộc họp Những yếu tố tâm lý của các thành viên trong cuộc họp ... biên bản cuộc họp Có một người làm thư ký ghi biên bản cuộc họp, ngồi bên cạnh người chủ trì cuộc họp, nếu không người chủ trì phải ghi chép về cuộc họp Biên bản rất quan trọng cho việc quản lý diễn tiến, những quyết định và những kết quả cuả cuộc họp Nó đúc kết những điều được nhất trí và làm sáng tỏ những điều mơ hồ Một cuộc họp không biên bản thì những quyết định và kết quả cuả cuộc họp sẽ bị... hành cuộc họp Chuẩn bị Chương trình họp Thành phần tham dự Thời gian – Địa điểm – CSVC Thư mời Người chủ trì Tiến hành Biên bản Điều khiển Triển khai Triển khai Theo dõi Chuẩn bị cuộc họp Chuẩn bị cuộc họp là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công/thất bại của một buổi họp Trước tiên phải xác định mục tiêu của cuộc họp là gì? Những vấn đề được đưa vào cuộc họp tùy... lên thảo luận trong cuộc họp Khi phải mời những lãnh đạo cấp trên tham gia cuộc họp, nên tránh để cho họ can thiệp quá nhiều vào cuộc họp Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chất Xác Cố gắng tìm một ngày phù hợp nhất để tổ chức cuộc họp Xác định giờ họp: Thường gói gọn trong một buổi sáng hay chiều Xác định ngày họp: định địa điểm: Chọn phòng phải đủ lớn cho số người dự họp Nếu phòng quá lớn... buổi họp Vai trò của người chủ trì cuộc họp Những Người tạo thuận lợi (facilitator) cho sự đề xuất ý kiến của mọi thành viên: chức năng phải đảm nhiệm Người chủ trì cuộc họp phải biết cách vận động mọi thành viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tư ng, nhận xét, phân tích, phê phán, đề nghị cho cuộc họp Người điều khiển (controller) cuộc họp đi đúng hướng: Người chủ trì phải bám sát agenda của cuộc. .. ra Xác định chương trình nghị sự Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và agenda Một cuộc họp thường kéo dài từ 30 phút cho đến 2 giờ Nếu cuộc họp kéo dài từ 2 tiếng trở lên thì nên có 10 -15 phút break Agenda cũng không nên ôm đồm quá nhiều đề mục nóng vì như vậy cuộc họp sẽ dễ kéo dài Khi xác định trình tự của cuộc họp, nên để những vấn đề ít quan trọng ra trước, vì nếu không... ý: Không nên thay đổi thời gian và địa điểm cuộc họp vào giờ phút chót vì làm như vậy có nguy cơ làm hỏng cuộc họp Thời gian - địa điểm-cơ sở vật chất Chuẩn bị cơ sở vật chất: Cần chuẩn bị tốt phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cho cuộc họp Phải có đủ screen cho các projector Cách sắp đặt bàn ghế tùy thuộc vào loại hình và qui mô của cuộc họp Đối với cuộc họp đông người thì dùng hội trường và người... điều mơ hồ Một cuộc họp không biên bản thì những quyết định và kết quả cuả cuộc họp sẽ bị quên lãng và những công sức tổ chức cuộc họp trở thành uổng phí Ghi biên bản cuộc họp Sau cuộc họp, biên bản được hoàn thiện, đánh máy và sao thành nhiều bản gửi đến mọi thành viên tham dự cuộc họp Biên bản nên ngắn gọn, chính xác và minh bạch, bao gồm những con số, những sự kiện, những hành động phải làm và... thiết cho cuộc họp Những người có quan tâm và sẵn sàng can dự đến vấn đề nêu ra trong cuộc họp Những người mà sẽ thực thi những quyết định được đưa ra trong cuộc họp Xác định thành phần tham dự Việc xác định thành phần tham dự trở nên tế nhị khi mời người thuộc đơn vị khác hoặc tổ chức bên ngoài đến tham dự Mời những người ngoài chỉ khi những kiến thức chuyên môn của họ giúp ích cho cuộc họp Tuy... Một tập đoàn tài chính lớn của Nhật sang Việt Nam nhằm tìm kiếm đối tác đầu tư Đoàn sẽ đến làm việc với mỗi “Công Ty”… Mỗi “Công Ty” phải tổ chức một cuộc họp chuẩn bị cho buổi làm việc với tập đoàn Nhật và thuyết phục họ đầu tư cho Công Ty mình Thảo luận trên lớp Trình bày các khó khăn gặp phải trong quá trình tổ chức cuộc họp Những yếu tố tâm lý… Những vai trò chú trọng vào nhu cầu cá nhân: những