ĐỀ CƢƠNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGHỀ NGHIỆP NGÀNH VĂN THƢ - LƢU TRỮ MỞ ĐẦU - Tờ bìa - Tờ mục lục - Lời nói đầu NỘI DUNG I KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức 2.1 Vị trí, chức 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2.3 Cơ cấu tổ chức Tổ chức máy biên chế cán văn thƣ lƣu trữ 2.1 Tổ chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức - Cơ quan xây dựng (bố trí) máy tổ chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức nào? - Chức năng, nhiệm vụ tổ chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức học sinh thực tập (Nhiệm vụ cụ thể tổ chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức thực theo thẩm quyền quy định Khoản 2, Điều (đối với cấp tỉnh) khoản 1, Điều (đối với cấp huyện) Thông tư số 02/2010/TT-BNV) 2.2 Biên chế cán văn thư, lưu trữ - Số lượng cán văn thư, lưu trữ - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ - Ngạch bậc công chức, viên chức II KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƢ LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN Công tác văn thƣ Học sinh chọn nội dung sau: 1.1 Quản lý giải văn - Số lượng loại văn quan hàng năm - Quy trình tổ chức quản lý văn Học sinh tiến hành khảo sát môt tả tình hình thực công việc quy trình quản lý giải văn quan thực tập sau: Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh + Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng lên văn bản; + Đăng ký văn + Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn + Lưu văn - So sánh với quy định hành Nhà nước 1.2 Quản lý giải văn đến Học sinh tiến hành khảo sát môt tả tình hình thực công việc quy trình quản lý giải văn đến quan thực tập sau: - Số lượng văn đến quan hàng năm - Quy trình tổ chức quản lý văn đến: + Tiếp nhậnvăn đến (Cách tiếp nhận văn đến; phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến; đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến quan học sinh thực tập) + Đăng ký văn đến (Cách đăng ký văn đến sổ Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính quan học sinh thự tập nào?) + Trình, chuyển giao văn đến (Cách trình, chuyển giao văn đến quan nào?) + Giải theo dõi, kiểm tra việc giải văn đến) quan - So sánh với quy định hành Nhà nước Công tác lƣu trữ 2.1 Tình hình tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ quan - Giới hạn thời gian tài liệu (tài liệu sớm kho bắt đầu năm kết thúc năm nào? - Khối lượng tài liệu (bao nhiêu hồ sơ, cặp/hộp, quy mét giá) - Thành phần tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu KHCN…) - Tình trạng vật lý tài liệu 2.2 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ lưu trữ quan: a) Thu thập, bổ sung tài liệu - Cơ quan tiến hành thu thập tài liệu theo quy định chưa? Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh - Thành phần hồ sơ tài liệu cần thu? - Thủ tục giao nộp hồ sơ? b) Thống kê, kiểm tra - Cơ quan lập loại sổ sách, biểu mẫu thống kê tài liệu chưa? - Các loại sổ sách, biểu mẫu chủ yếu lập (mô tả hình thức, cấu tạo loại sổ sách, biểu mẫu lập) KẾT LUẬN - Nhận xét chung ưu điểm hạn chế quan việc tổ chức thực quy trình tổ chức quản lý văn đi, văn đến quan - Nhận xét chung ưu điểm hạn chế quan việc tổ chức thực thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan, thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ quan - Đề xuất biện pháp chấn chỉnh (nếu có) - Rút học kinh nghiệm (nếu có) - Bản tự kiểm điểm học sinh thời gian thực tập quan (có xác nhận quan mà học sinh sinh thực tập) PHỤ LỤC - Phụ lục số I (15 văn đi, 15 văn đến): đóng riêng; - Phụ lục II, III (hoặc IV, V) Phụ lục VI, VII trình bày theo chiều ngang tờ giấy: đóng riêng Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Phụ lục II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ Sổ đăng ký văn phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh hoạ hình vẽ ……….… (1) …………… ……….… (2) ………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 20 (3) Từ ngày … đến ngày (4).… Từ số … đến số (5).… Quyển số: (6) b) Phần đăng ký văn Phần đăng ký văn trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn (1) Ngày tháng văn (2) Tên loại trích yếu nội dung văn Ngƣời ký Nơi nhận văn (3) (4) (5) Đơn vị, ngƣời nhận lƣu (6) Số Ghi lƣợn g (7) (8) Hƣớng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Cột 2: Ghi ngày, tháng văn bản; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 4: Ghi tên người ký văn Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi số lượng ban hành Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Phụ lục III SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn cho quan, tổ chức khác cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức nên in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu ……….… (1) …………… ……….… (2) ………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm: 20 (3) Từ ngày … đến ngày (4).… Từ số … đến số (5).… Quyển số: (6) b) Phần đăng ký chuyển giao văn Phần đăng ký chuyển giao văn trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hƣớng dẫn đăng ký Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đi; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi số ký hiệu văn Cột 3: Nơi nhận văn - Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn nội quan, tổ chức; - Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn trường hợp chuyển giao văn cho quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết khác số lượng bản, số lượng bì, / Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Phụ lục IV SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Mẫu sổ Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa trang đầu Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến (loại thường) trình bày theo minh hoạ hình vẽ ……….… (1) …………… ……….… (2) ………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20 (3) Từ ngày … đến ngày (4).… Từ số … đến số (5).… Quyển số: (6) Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6): Số thứ tự sổ b) Phần đăng ký văn đến Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung (1) (2) (3) (4) (5) (6) Đơn vị người nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) Hƣớng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (văn số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Phụ lục V SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn đến nên in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm 148mm x 210mm a) Bìa trang đầu ……….… (1) …………… ……….… (2) ………… SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20 (3) Từ ngày … đến ngày (4).… Từ số … đến số (5).… Quyển số: (6) b) Phần đăng ký chuyển giao văn đến Phần đăng ký chuyển giao văn đến trình bày trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hƣớng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12 10 Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 5: Ghi điểm cần thiết (bản sao, số lượng ) 11 Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Phụ lục VI DACH MỤC CÁC ĐƠN VỊ VÀ CÁ NHÂN THUỘC NGUỒN NỘP LƢU TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN CỦA… I LÃNH ĐẠO CƠ QUAN Thủ trường quan Cấp phó thủ trưởng thủ trưởng – Phụ trách lĩnh vực A Cấp phó thủ trưởng thủ trưởng – Phụ trách lĩnh vực B Cấp phó thủ trưởng thủ trưởng – Phụ trách lĩnh vực C (Lưu ý: học sinh cần nêu chức danh cụ thể lãnh đạo) II CÁC ĐƠN VỊ CHỨC NĂNG THUỘC CƠ QUAN Phòng A Phòng B Phòng C Phòng D Phòng E … 12 Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Phụ lục VII THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU CỦA UBND XÃ ABC I BỘ PHẬN VĂN PHÒNG - THỐNG KÊ Hành văn phòng – Văn thƣ, lƣu trữ - Quy chế, quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Báo cáo thống kê tổng hợp UBND xã công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Hồ sơ thực nghiệp vụ công tác lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, bảo quản…) - Hồ sơ công tác kiểm tra, tra công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Tập lưu sổ đăng ký văn - Công văn trao đổi công tác văn thư, lưu trữ Tổng hợp – thống kê - Tập văn đạo chung quan TƯ, Thành phố, huyện đạo kinh tế - xã hội - Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác - Thông báo kết luận họp, kết làm việc UBND huyện, xã hoạt động quản lý nhà nước nói chung - Hồ sơ hoạt động lãnh đạo UBND xã (trả lời chất vấn kỳ họp HĐND xã) - Hồ sơ hội nghị, họp, lễ hội … II TƢ PHÁP – HỘ TỊCH Tƣ pháp - Tập văn UBND huyện đạo trực tiếp công tác tư pháp - Hồ sơ tuyên truyền, giáo dục phổ biến pháp luật - Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác tư pháp … 13 Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh [...]... Phòng D 5 Phòng E … 12 Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Phụ lục VII THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU CỦA UBND XÃ ABC I BỘ PHẬN VĂN PHÒNG - THỐNG KÊ 1 Hành chính văn phòng – Văn thƣ, lƣu trữ - Quy chế, quy định, hướng dẫn về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Báo cáo thống kê tổng hợp... – HỘ TỊCH 1 Tƣ pháp - Tập văn bản của UBND huyện chỉ đạo trực tiếp về công tác tư pháp - Hồ sơ tuyên truyền, giáo dục phổ biến pháp luật - Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác tư pháp … 13 Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh ... theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản ) 11 Đề cương Báo cáo Thực tập ngành nghề - năm 2016  GV Nguyễn Duy Vĩnh Phụ lục VI DACH MỤC CÁC ĐƠN VỊ VÀ CÁ NHÂN THUỘC NGUỒN NỘP LƢU TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN CỦA… I LÃNH ĐẠO CƠ QUAN 1 Thủ trường cơ quan 2 Cấp phó của thủ... trữ - Hồ sơ thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, bảo quản…) - Hồ sơ về công tác kiểm tra, thanh tra công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Tập lưu và sổ đăng ký văn bản - Công văn trao đổi về công tác văn thư, lưu trữ 2 Tổng hợp – thống kê - Tập văn bản chỉ đạo chung của cơ quan TƯ, Thành phố, huyện chỉ đạo về các kinh tế - xã hội - Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác... các kinh tế - xã hội - Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác - Thông báo kết luận cuộc họp, kết quả làm việc của UBND huyện, xã về các hoạt động quản lý nhà nước nói chung - Hồ sơ về các hoạt động của lãnh đạo UBND xã (trả lời chất vấn tại các kỳ họp HĐND xã) - Hồ sơ hội nghị, cuộc họp, lễ hội … II TƢ PHÁP – HỘ TỊCH 1 Tƣ pháp - Tập văn bản của UBND huyện chỉ đạo trực tiếp về công tác tư pháp - Hồ