TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC Đề tài: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÀ SÁCH NHÂN VĂN QUẬN TÂN BÌNH Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hiến Đông Nguyễn Tri Hưng Tăng Tuấn Khanh Trần Hoàng Vĩnh Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Ngọc Trang MỤC LỤC 2 Phần 1: Mở đầu Lý chọn đề tài Theo tài liệu Bộ Thông Tin – Truyền Thông, nhu cầu nhân lực ngành Công nghệ Thông tin (CNTT) tăng 13% năm tới, doanh nghiệp cần thêm 411.000 lao động lĩnh vực Tuy nhiên, theo nghiên cứu gần Viện Thông Tin – Truyền Thông Quốc gia, 70% sinh viên tốt nghiệp ngành cần phải “qua đào tạo lại” đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp Vậy đâu điểm yếu sinh viên ngành CNTT? Đó sinh viên Việt Nam hạn chế kỹ mềm (kỹ sống, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ quản lý thời gian, …), hạn chế kiến thức chuyên ngành, hạn chế ngoại ngữ, … Nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình nhà sách lớn thành phố Hồ Chí Minh, việc quản lý, điều hành gặp không khó khăn Hiện nay, liên tục mở rộng quy mô nên công tác quản lý ngày trở nên phức tạp tốn thời gian Bởi vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ người công việc quản lý nhu cầu tất yếu Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý công việc đơn giản mà phải có đầu tư thời gian tài lực để phân tích, thiết kế cụ thể hóa Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, nhóm em xin chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhà sách Nhân Văn quân Tân Bình” làm đề tài cho môn nghiên cứu khoa học Thông qua đề tài giúp chúng em nâng cao nhiều kỹ cứng phân tích hệ thống thông tin lớn, kỹ mềm yếu làm việc nhóm, khả lãnh đạo, học hỏi phương pháp làm việc khoa học, chuyên nghiệp công ty thực tiễn Do khuôn khổ thời gian hạn hẹp, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm kiến thức thân thành viên nhóm hạn chế Nên chúng em mong góp ý cô bạn lớp để đề tài nghiên cứu chúng em ngày hoàn thiện Nhóm 11 chân thành cảm ơn! Mục tiêu nghiên cứu Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình Đối tượng nghiên cứu Quá trình quản lý Nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình Phạm vi nghiên cứu Nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu tài liệu, quan sát Phương pháp khảo sát bảng câu hỏi Phương pháp vấn trực tiếp Phương pháp thống kê toán học Kế hoạch nghiên cứu STT Nội dung thực Tìm ý tưởng, chọn đặt tên đề tài Phỏng vấn trực tiếp Google Docs Bảng câu hỏi Xử lý liệu Phân tích hệ thống Thiết kế sở liệu Lập đề cương Nhận xét chỉnh sửa Lập báo cáo tổng kết Người thực Thời gian Sản phẩm dự kiến Tăng Tuấn Khanh Trần Hoàng Vĩnh Nguyễn Tri Hưng Nguyễn Hiến Đông Nguyễn Hiến Đông Nguyễn Tri Hưng Tăng Tuấn Khanh Trần Hoàng Vĩnh Tăng Tuấn Khanh Trần Hoàng Vĩnh Nguyễn Tri Hưng Nguyễn Hiến Đông Tăng Tuấn Khanh Trần Hoàng Vĩnh Nguyễn Tri Hưng Nguyễn Hiến Đông 8/9 – 20/9 Tên đề tài 21/9 – 4/10 Thu thập thông tin khảo sát 5/10 – 18/10 Biểu đồ mô tả liệu 19/10 – 8/11 Sơ đồ phân rã chức năng, mô hình thực thể kết hợp Cơ sở liệu Tăng Tuấn Khanh Trần Hoàng Vĩnh Nguyễn Tri Hưng Nguyễn Hiến Đông Tăng Tuấn Khanh Trần Hoàng Vĩnh Nguyễn Tri Hưng Nguyễn Hiến Đông Tăng Tuấn Khanh Trần Hoàng Vĩnh Nguyễn Tri Hưng Nguyễn Hiến Đông Tăng Tuấn Khanh 9/11 – 22/11 22/11 – 29/11 Đề cương 29/11 – 6/12 Đề cương hoàn chỉnh 6/12 – Báo cáo Trần Hoàng Vĩnh Nguyễn Tri Hưng Nguyễn Hiến Đông 20/12 Sơ đồ tư Phần 2: Nội dung Khảo sát thực trạng Phương pháp khảo sát bảng câu hỏi Năm tiêu chí khảo sát Tiêu chí 1: Tầm quan trọng sách Tiêu chí 2: Ý nghĩa nhà sách Tiêu chí 3: Cách bố trí, xếp nhà sách Tiêu chí 4: Tố chất, khả cần có nhân viên nhà sách Tiêu chí 5: Những vấn đề cần khắc phục nhà sách Kết phiếu khảo sát Nhóm phát 100 phiếu khảo sát, thu lại 85 phiếu Trong có phiếu không hợp lệ, 81 phiếu hợp lệ Về tiêu chí thứ nhất: Về tiêu chí thứ hai: Về tiêu chí thứ ba: có 90 % số người khảo sát cho cách bố trí, xếp nhà sách có khoa học, gọn gàng Còn lại % thứ tự % chỗ trống để Về tiêu chí thứ tư Về tiêu chí thứ năm Phương pháp khảo sát vấn trực tiếp Kế hoạch vấn Kế hoạch vấn Người hỏi: Nguyễn Thị Thảo Địa chỉ: 33/2 Phạm Phú Thứ, p 11, q Tân Bình, HCM Địa công tác: Nhà Sách Nhân Văn quận Tân Bình Dữ liệu cần thu thập: hoạt động mua bán sách nhà sách Nhân Văn Chương trình: + Giới thiệu + Câu hỏi đề cập: Nội dung 1:Quá trình bán sách cho đối tượng khách hàng? Nội dung 2: thông tin cần lưu trữ đối tượng mua sách nhà sách? + Tổng hợp nội dung + Ý kiến người hỏi + Kết thúc vấn Người vấn: Nguyễn Tri Hưng Thời gian hẹn: 30/11/2014 Thời điểm bắt đầu: 15h Thời điểm kết thúc: 15h30 Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò: Nhân viên nhà sách Vị trí làm việc: nhân viên đứng quầy Kinh nghiệm: làm việc năm Ước lượng thời gian: phút phút phút 1phút phút (dự kiến tổng cộng: 5phút) Kế hoạch vấn Người hỏi: Trần Thanh Toàn Người vấn: Nguyễn Hiến Đông Ngày hẹn: 1/12/2014 Thời điểm bắt đầu: 4h Thời điểm kết thúc: 4h45 Địa chỉ: 117/8 Lê Trọng Tấn, p Tây Thạnh, q Tân Phú, HCM Địa công tác: Nhà Sách Nhân Văn quận Tân Bình Dữ liệu cần thu thập: hoạt động xuất Các yêu cầu đòi hỏi: nhập sách thông tin liên quan đến Vai trò: Nhân viên Nhà Sách nhà cung cấp nhà sách Nhân Văn Vị trí làm việc: nhân viên quản lý kho Kinh nghiệm: làm việc năm Chương trình: + Giới thiệu phút + Câu hỏi đề cập: Nội dung 1:Quá trình xuất nhập sách 10 phút nhà cung cấp nhà Sách thông tin cần lưu trữ nhà cung cấp cách thức để đặt hàng nhà cung cấp? Nội dung 2: trình nhập vào kho? 10 phút + Tổng hợp nội dung + Ý kiến người hỏi phút + Kết thúc vấn phút (thời gian dự kiến: 30 phút) 10 Kế hoạch vấn Người hỏi: Phan Thị Thanh Nhàn Địa chỉ: 32/15A Lý Thường Kiệt, p.7, q 10, HCM Địa công tác: Nhà Sách Nhân Văn quận Tân Bình Dữ liệu cần thu thập: cập nhật,kiểm kê sách trình tự bố trí sách Nhà Sách + Chương trình: + Giới thiệu + Câu hỏi đề cập: Nội dung 1: việc theo dõi lượng hàng tồn phương pháp việc kiểm kê lượng hàng hóa định kỳ thời gian Nội dung 2: cách bố trí, phân loại sách Nhà Sách nào? + Tổng hợp nội dung + Ý kiến người hỏi + Kết thúc vấn Người vấn: Nguyễn Tri Hưng Ngày hẹn: 2/12/2014 Giờ bắt đầu: 9h Giờ kết thúc: 9h30 Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò: Nhân viên Nhà Sách Vị trí làm việc: nhân viên quản lý, thuộc phòng quản lý phận kinh doanh Kinh nghiệm: làm việc năm phút 15 phút phút phút phút (thời gian dự kiến 30 phút) 10 11 Bảng vấn Bảng vấn Dự án: quản lý nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình Người hỏi: Nguyễn Thị Thảo Câu hỏi 1: muốn mua mặt hàng nhà sách làm nào? Câu hỏi 2: trình mua hàng cho loại đối tượng khách hàng nào? Câu hỏi 4: Thế khách hàng mua hàng, nhà sách có lưu thông tin liên quan đến khách hàng cần mua hay không? Tiểu dự án: hoạt động mua bán sách,và thông tin liên quan đến đối tượng mua hàng nhà sách Nhân Văn Người hỏi: Nguyễn Tri Hưng Trả lời: khách hàng cần mua lẻ sách văn phòng phẩm vào quày để tự chọn hàng cần mua mún mua quầy tính tiền (nhưng số mặt hàng văn phòng phẩm không để quầy tự chọn) trả lời: khách mua nhiều ( mua buôn) phải thông qua đơn đặt hàng Nếu đơn đặt hàng chấp nhận khách hàng nhận thông qua phiếu xuất hàng Các mặt hàng đơn hàng khách hàng xuất nhiều lần tùy theo yêu cầu khách hàng khả nhà sách Còn đối tượng mua lẻ cần chọn mặt hàng đem thu ngân tính tiền (cười) Trả lời: Có Thông tin khách hàng lưu trữ nhà sách để phục vụ cho công tác thống kê, báo cáo sau phòng trừ trường hợp rủi ro liên quan đến mặt hàng mà khách mua 11 12 Bảng vấn Dự án: quản lý nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình Tiểu dự án: hoạt động xuất nhập sách thông tin liên quan đến nhà cung cấp nhà sách Nhân Văn Người hỏi: Trần Thanh Người vấn: Nguyễn Hiến Toàn Đông Câu hỏi 1: Trả lời: Mỗi nhà sách có nhu cầu mua Ngoài việc lưu trữ thông tin sách văn phòng phẩm, nhà sách khách hàng, nhà sách lưu làm nào? trữ thông tin nhà cung cấp, thông tin giá thông qua bảng báo giá nhà cung cấp báo cáo phận nghiên cứu thị trường mà có kế hoạch mua hàng cho phù hợp Từ kế hoạch này, nhà sách trích theo nhà cung cấp lập đơn đặt hàng nhà sách cho nhà cung cấp Câu hỏi 2: trình nhập Trả lời: vào kho nhà sách nào? Hàng hóa mua nhập vào kho thông qua phiếu nhập đưa vào kho Trong sổ kho có thông tin: Đối với sách: ngày nhập,số phiếu nhập( hóa đơn mua hàng),tên sách, nhà xuất bản,năm xuất bản, nhà cung cấp, số lượng,đơn giá,thành tiền,người nhập Đối với văn phòng phẩm:tên văn phòng phẩm,nhà sản xuất, nhà cung cấp, đơn vị tính, số lượng, đơn giá,thành tiền,tên người nhập Khi sách/ văn phòng phẩm nhập vào kho sách phân loại đánh mã,nếu loại loại nhập nhà sách lần đầu Nguồn hàng nhà sách nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà xuất 12 13 nước Bảng vấn Dự án: quản lý nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình Người hỏi: Phan Thị Thanh Nhàn Câu hỏi 1: Việc theo dõi lượng hàng tồn kho nhà sách thực theo phương pháp nào? Câu hỏi 2: việc kiểm kê toàn hàng hóa thực định kỳ thời gian bao lâu? Câu hỏi 3: sách khoảng thời gian giảm giá? Câu hỏi 4: cách bố trí, phân loại sách Nhà Sách nào? Tiểu dự án: cập nhật,kiểm kê sách trình tự bố trí sách Nhà Sách Người vấn: Nguyễn Tri Hưng Trả lời: Thực theo phương pháp thường kỳ Theo phương pháp hàng hóa cập nhật sau lần nghiệp vụ có liên quan xảy Với phương pháp giúp cho nhà quản lý có kế hoạch mua hàng tương lai Trả lời: Việc kiểm kê toàn hàng hóa tồn kho quầy thực sáu tháng lần Hàng tuần nhà sách làm thống kê (lượng hàng hết, hết, thị trường cần nhiều) mà có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp, lượng hàng bán được,lượng hàng quầy,kho Trả lời: Nhà sách quản lý việc bán hàng thông qua hóa đơn bán hàng Cứ ba tháng, nhà sách làm thống kê sách tồn kho ba tháng kể từ ngày nhập để có sách giảm giá cho phù hợp Trả lời: Trong quầy tự chọn sách, phân theo chủ đề (ngành, tính 13 14 chất) Trong nhà sách sách( văn phòng phẩm) có mã số riêng, loại mặt hàng có mã số riêng Mã nhà sách quy định giao cho phận quản lý kho hàng đánh mã Mô tả hệ thống Qua khảo sát thực tế Nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình, nhóm em thu thập số thông tin sau: Nhà Sách quản lý Nhân Viên thông qua Mã Nhân Viên, thông tin: Tên Nhân Viên, Ngày Sinh, Phái, Địa Chỉ, Số Điện Thoại, Email lưu trữ Thông tin lưu trữ Sách bao gồm Mã Sách, Tên Sách, Tác Giả, Nhà Xuất Bản, Năm Xuất Bản, Giá Bìa, Số Lượng Mã Danh Mục Sách Mỗi Sách thuộc Danh Mục Sách Thông tin Danh Mục Sách bao gồm Mã Danh Mục Sách, Tên Danh Mục Sách Khi khách hàng có nhu cầu mua sách: • • Đối với Khách Hàng mua lẻ: Khách Hàng thăm quan tự chọn sách cần mua sau quầy thu ngân để toán Nhân Viên kiểm tra sách lập Hóa Đơn cho Khách Hàng Thông tin hóa đơn: số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã nhân viên lập hóa đơn, danh sách mặt hàng: đơn giá, số lượng thành tiền Đối với Khách Hàng mua số lượng lớn: Khách Hàng gửi danh sách sách cần mua tới Nhân Viên, Nhân Viên kiểm tra số lượng kho Nếu đủ số lượng, nhân viên lập Phiếu Thu Phiếu Xuất Sách để toán cho Khách Hàng Thông tin phiếu thu: số phiếu thu, ngày lập, mã khách hàng, mã nhân viên lập phiếu, lý thu, tổng số tiền thu Thông tin phiếu xuất sách: Số phiếu xuất, ngày lập phiếu, mã khách hàng, mã nhân viên lập phiếu chi tiết phiếu xuất chứa thông 14 15 tin sách xuất Đơn giá mặt hàng nhà sách quy định phù hợp với giá thị trường thời điểm lập phiếu Nhà sách lưu lại thông tin khách hàng như: mã khách hàng, họ tên khách hàng, giới tính, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại để tiện việc thống kê cuối tháng Khi nhà sách có nhu cầu nhập thêm sách mới, Nhân viên quản lý kho lập phiếu đặt sách gửi cho nhà cung cấp Thông tin phiếu đặt sách: Số phiếu đặt, ngày lập phiếu, mã nhà cung cấp, mã nhân viên lập phiếu chi tiết phiếu đặt chứa thông tin sách đặt Đơn giá sách thống nhà cung cấp nhà sách Nhà sách lưu trữ thông tin nhà cung cấp: Mã NCC, Tên NCC, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại Sau nhà cung cấp nhận phiếu đặt sách, tiến hành kiểm tra giao hàng cho nhà sách Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhà sách lập phiếu nhập sách, kiểm tra sô lượng nhập vào kho Thông tin phiếu nhập sách: Số phiếu nhập, ngày lập phiếu, mã nhà cung cấp, mã nhân viên lập phiếu, mã phiếu đặt sách chi tiết phiếu nhập chứa thông tin sách nhập Đơn giá sách tính theo đơn giá ghi phiếu đặt sách Sau lập phiếu chi để toán cho nhà cung cấp Thông tin phiếu chi: Số phiếu chi, ngày lập phiếu, mã nhà cung cấp, mã nhân viên lập phiếu, lý chi, tổng số tiền Hàng tuần nhà sách làm thống kê (lượng hàng hết, hết, thị trường cần nhiều) mà có kế hoạch nhập hàng cho phù hợp, lượng hàng bán được,lượng hàng quầy, kho Nhà sách quản lý việc bán hàng thông qua hóa đơn bán hàng Cứ ba tháng, nhà sách làm thống kê sách tồn kho ba tháng kể từ ngày nhập để có sách giảm giá cho phù hợp 15 16 Sơ đồ chức nghiệp vụ Trong hệ thống nhà sách Nhân Văn quận Tân Bình có chức sau: Sơ đồ chức nghiệp vụ việc phân rã có thứ bậc đơn giản chức hệ thống Vì vậy, chức lại có nhiều chức Ta mô tả chức sơ đồ nghiệp vụ hệ thống sau: HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ SÁCH QUẢN LÝ BÁN HÀNG QUẢN LÝ KHO HÀNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 16 17 17 18 Mô hình ER 18 19 19 20 Mô hình quan hệ 20 21 Ứng dụng công nghệ thông tin Hướng dẫn sử dụng PowerDesigner: https://drive.google.com/file/d/0B4E4LKBaIzyLYXBYZmh0RDJSeWc/view? usp=sharing Giới thiệu hướng dẫn cài đặt Moodle: https://drive.google.com/file/d/0B4E4LKBaIzyLOWpHUHlXUnFoY1E/view? usp=sharing Hướng dẫn sử dụng Imindmaps: http://thinkbuzan.com/how-to-mind-map Tài liệu tham khảo http://tailieu.vn/tag/quan-ly-nha-sach.html http://tailieu.vn/doc/phan-tich-thiet-ke-he-thong-thong-tin-quan-lynha-sach-512109.html http://luanvan.net.vn/luan-van/do-an-phan-tich-thiet-ke-he-thongquan-ly-sach-53153/ 21 22 Phần 3: tổng kết Thông qua việc thực đề tài, từ khảo sát thực trạng, vấn tới phân tích hệ thống thông tin - có thêm nhiều kinh nghiệm, nâng cao kỹ thân khả hoạt động nhóm Vì lần làm đề tài nghiên cứu khoa nên trình thực gặp khó khăn, sai sót Nhưng với góp sức nỗ lực nhóm hoàn thành đề tài 22 23 Phụ lục Bảng câu hỏi khảo sát PHIẾU KHẢO SÁT VỀ HIỆN TRẠNG CỦA NHÀ SÁCH Chào bạn! Chúng sinh viên trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Lý Tự Trọng, TP.HCM Hiện thực khảo sát ý kiến bạn đọc nhà sách để hoàn thiện đề án tốt nghiệp: “Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhà Sách Nhân Văn Quận Tân Bình”, mong anh/chị dành phút góp ý kiến để thực đề tài Xin chân thành cảm ơn! THÔNG TIN NGƯỜI KHẢO SÁT Họ Tên:……………………………………………………… Email/Số điện thoại:………………………………………… Nội Dung Khảo Sát Theo anh/chị, ngày sách đóng vai trò nghiên cứu ,học tập,lưu trữ truyền bá kiến thức? Rất quan trọng Không quan trọng Theo anh/chị,sách điện tử khác sách truyền thống điểm nào? Dễ dàng lưu trữ,chia sẻ,mua bán Dễ dàng tìm kiếm Ý kiến khác…………… Ngày nhà sách có ý nghĩa nào? Là điều thiếu học tập sống Là kho lưu trữ cần tài liệu để nghiên cứu Là nơi trưng bày,giới thiệu kinh doanh sách Ý kiến khác……………………………………… Hiện nay,hình thức toán nhà sách là: Tiền mặt Thẻ ATM Trong nhà sách mà anh/chị tham quan Anh/chị thấy cách bố trí khu vực sách,cách xếp sách,từng danh mục nào? Khoa học gọn gang Không có thứ tự Chỗ trống để tùy ý Có vài nhà sách giới hạn vài quày không cho khách đứng đọc, bạn cảm thấy điều nào? Phi lí Bình thường Chả quan tâm Không nên 23 24 Theo anh/chị,những mặt hàng trưng bày nhà sách: Quày /đề mục sách Dụng cụ hỗ trợ học tập Mỹ phẩm Hàng tiêu dung Quần áo Màu tô tượng Theo anh/ chị ,hầu hết nhà sách có điểm thiêt sót nào? Thái độ nhân viên Cách bố trí quày sách Danh mục sách hạn chế Vệ Sinh Wifi Những thiếu sót trên,ảnh hưởng nhà sách? Giảm doanh thu Gỉảm thu hút khách hàng Ý kiến khác…………………………………………… 10 Theo anh/ chị,nhà sách có nên áp dụng chế độ thẻ thành viên giống bên điện máy.thế giới di động không? có Không 11 Hiện nay,có vài nhà sách khu vực riêng để độc giả đọc sách ,anh/chị cảm thấy điều nào? Không tốt Chả quan tam 12 Theo anh/chị,một nhân viên nhà sách cần có yếu tố nào? Vui vẻ Nhiệt tình Có ngoại hình 13 Theo anh/chị,để hoàn thành tốt công việc,một nhân viên nhà sách nên có khả sau đây: Sử dụng thành thạo vi tính Có khả giao tiếp tốt Biết ngoại ngữ Ý kiến khác……………………………………… 14 Hiện nhà sách, quày sách dụng cụ văn phòng phẩm trưng bày mặt hàng quần áo ,giầy dép hay loại mỹ phẩm,hảy cho biết suy nghĩ anh /chị vấn đề trên: ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………… 15 Theo anh/chị,điều làm nên thành công nhà sách?? ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………… Chúc anh/chị ngày tốt lành! 24