Chương Cơ sở liệu Excel GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: thuyliennt@gmail.com Khái niệm CSDL gồm trường (field) ghi (record) Trường cột CSDL, trường biểu thị thuộc tính đối tượng có kiểu liệu định Bản ghi hàng liệu Dòng đầu miền CSDL chứa tên trường, dòng tiếp sau ghi Nguyễn Thị Thùy Liên Sắp xếp – Menu Data/Sort Khi xếp thứ tự danh sách (CSDL), phải chọn tất cột để tránh xác liệu DS tên trường tên cột thay Trường quy định cách xếp thứ tự gọi khóa Có thể định tối đa khóa Các ghi gt khóa thứ xếp thứ tự theo khóa thứ 2, gt khóa thứ xếp thứ tự theo khóa thứ Cách làm: Chọn miền Chọn Menu Data/Sort… Nguyễn Thị Thùy Liên Sắp xếp – Menu Data/Sort Chọn khóa thứ Sắp xếp tăng dần Sắp xếp giảm dần [Chọn khóa thứ hai] Ko có dòng tên trường (sắp xếp dòng đầu) [Chọn khóa thứ ba] Dòng đầu tên trường (ko xếp) Nguyễn Thị Thùy Liên Tìm kiếm (Lọc liệu) Menu Data/Filter Mục đích: Lấy ghi (thông itn ) thỏa mãn điều kiện định Có thể lọc theo cách:  AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc  Advanced Filter : người sử dụng định điều kiện lọc Nguyễn Thị Thùy Liên 3.1 Lọc liệu dùng AutoFilter Chọn miền CSDL gồm dòng tên trường Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống hộp danh sách Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:  All: để lại ghi  Top 10…: giá trị lớn  Custom…: tự định điều kiện lọc  Các giá trị cột Nguyễn Thị Thùy Liên 3.1 Lọc liệu dùng AutoFilter Nếu chọn Custom… hộp hội thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc: Nguyễn Thị Thùy Liên 3.2 Lọc liệu dùng Advanced Filter B1: Định miền điều kiện:  Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, ý phải giống hệt tên trường miền CSDL, tốt copy từ tên trường CSDL  Các dòng tiếp ghi điều kiện: dòng điều kiện dòng phép AND, điều kiện khác dòng phép OR Nguyễn Thị Thùy Liên 3.2 Lọc liệu dùng Advanced Filter Nguyễn Thị Thùy Liên 3.2 Lọc liệu dùng Advanced Filter B2: Thực lọc  Vào menu Data/Filter/Advanced Filter… 10 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 1: Định kiểu đồ thị Chọn kiểu đồ thị có sẵn:  Column: cột dọc  Line: đường so sánh  Pie: bánh tròn  XY: đường tương quan Chọn dạng kiểu chọn 17 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 2: Định liệu Tiê u đề cột làm giải Miền liệu vẽ đồ thi Tiêu đề hàng Chọn liệu vẽ đồ thị theo hàng cột 18 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 3: Các lựa chọn – Tab titles Tiêu đề đồ thị tiêu đề trục Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu đề trục X Nhập tiêu đề trục Y 19 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 3: Các lựa chọn – Tab Legend Chú giải Hiện/ ẩn giải Vị trí đặt giải 20 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 3: Các lựa chọn – Tab Data Labels Nhãn liệu 21 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Đồ thị lên sheet Đồ thị lên sheet tồn 22 Nguyễn Thị Thùy Liên Các thao tác sau tạo đồ thị  Có thể chuyển đồ thị tới vị trí phương thức Drag & Drop  Thay đổi kích thước đồ thị cách kích chuột vào vùng trống đồ thị để xuất chấm đen hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột di tới kích thước mong muốn nhả chuột  Thay đổi thuộc tính đồ thị (tiêu đề, giải, ) cách nháy chuột phải vào vùng trống đồ thị chọn Chart Options Thao tác bước  Thay đổi thuộc tính thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ trục, màu sắc ) cách nháy chuột phải vào thành phần chọn Format 23 Nguyễn Thị Thùy Liên Thay đổi thuộc tính trục đồ thị Thay đổi tỷ lệ trục 24 Nguyễn Thị Thùy Liên Thay đổi thuộc tính trục đồ thị Thay đổi vị trí hiển thị liệu  Đối với đồ thị Line, nhiều đồ thị vẽ xong chưa xác mốc thời gian không nằm điểm chia trục X, lựa chọn mặc định Excel 25 Nguyễn Thị Thùy Liên Thay đổi thuộc tính trục đồ thị Thay đổi vị trí hiển thị liệu  Để sửa đổi cần bỏ mặc định Excel 26 Nguyễn Thị Thùy Liên Chọn kiểu đồ thị Mỗi đồ thị chứa đựng ý nghĩa riêng Các đồ thị khác truyền thông điệp khác đối tượng liệu tùy vào mục đích truyền thông điệp cần phải lựa chọn kiểu đồ thị phù hợp cho hiệu 27 Nguyễn Thị Thùy Liên Đồ thị cột (Column) Đồ thị cột lựa chọn mặc định wizard  Đồ thị cột thích hợp để so sánh trực tiếp giá trị với 28 Nguyễn Thị Thùy Liên Pie chart Đồ thị bánh để so sánh phần tử tổng thể để làm rõ mức độ đóng góp phần tử Đây tư tưởng để biểu diễn cấu, tỷ trọng đối tượng 29 Nguyễn Thị Thùy Liên Line chart Biểu đồ Line so sánh giá trị qua thời gian Đồ đường (line) phù hợp biểu diễn xu hướng biến động theo giời gian sản lượng, doanh thu, lợi nhuận Sử dụng đồ thị Line trục hoành thời gian 30 Nguyễn Thị Thùy Liên XY Scatter – mối quan hệ đại lượng Đồ thị XY Scatter phù hợp để thể mối quan hệ giá trị liệu khoa học hay thống kê Thể thang đo đồ thị qua trục X Y 31 Nguyễn Thị Thùy Liên [...]... Thùy Liên Đồ thị cột (Column) Đồ thị cột là lựa chọn mặc định của wizard  Đồ thị cột thích hợp để so sánh trực tiếp các giá trị với nhau 28 Nguyễn Thị Thùy Liên Pie chart Đồ thị bánh để so sánh các phần tử trong 1 tổng thể để làm rõ mức độ đóng góp của từng phần tử Đây là tư tưởng để biểu diễn cơ cấu, tỷ trọng của 1 đối tượng 29 Nguyễn Thị Thùy Liên Line chart Biểu đồ Line so sánh các giá trị qua... kiểu đồ thị 2 Định kiểu dữ liệu 3 Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải… 4 Chọn nơi hiện đồ thị 16 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 1: Định kiểu đồ thị Chọn kiểu đồ thị có sẵn:  Column: cột dọc  Line: đường so sánh  Pie: bánh tròn  XY: đường tương quan Chọn một dạng của kiểu đã chọn 17 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 2: Định dữ liệu Tiê u đề cột làm chú giải Miền dữ liệu vẽ đồ thi Tiêu đề hàng Chọn dữ liệu... biểu diễn xu hướng biến động theo giời gian như sản lượng, doanh thu, và lợi nhuận Sử dụng đồ thị Line khi trục hoành là thời gian 30 Nguyễn Thị Thùy Liên XY Scatter – mối quan hệ 2 đại lượng Đồ thị XY Scatter phù hợp để thể hiện mối quan hệ giữa các giá trị dữ liệu khoa học hay thống kê Thể hiện 2 thang đo trong 1 đồ thị qua 2 trục X và Y 31 Nguyễn Thị Thùy Liên ... Chọn dữ liệu vẽ đồ thị theo hàng hoặc cột 18 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 3: Các lựa chọn – Tab titles Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu đề trục X Nhập tiêu đề trục Y 19 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 3: Các lựa chọn – Tab Legend Chú giải Hiện/ ẩn chú giải Vị trí đặt chú giải 20 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước 3: Các lựa chọn – Tab Data Labels Nhãn dữ liệu 21 Nguyễn Thị Thùy Liên Bước... thị giúp trình bày quan điểm một cách nhanh chóng Với đồ thị bạn chuyển dữ liệu trong bảng tính thành hình ảnh, và cho phép bạn so sánh và thấy hướng tăng trưởng một cách dễ dàng, trực quan 15 Nguyễn Thị Thùy Liên Đồ thị Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line, Pie Bấm nút Chart Winzard trên Toolbar hoặc vào menu Insert | Chart... DSUM(Database, Field, Criteria) DMAX(Database , Field, Criteria) DMIN(Database , Field, Criteria) DCOUNT(Database , Field, Criteria) DCOUNTA(Database , Field, Criteria) DAVERAGE(Database , Field, Criteria) 11 Nguyễn Thị Thùy Liên Tạo các dòng tổng (Subtotal) Subtotal dùng để tổng hợp dữ liệu theo nhóm trong danh sách Vùng dữ liệu ban đầu được sắp xếp theo Phòng ban và Họ tên 12 Nguyễn Thị Thùy Liên... nào đang có và ghi phần tổng kết (summary ) phía dưới dữ liệu 13 Nguyễn Thị Thùy Liên Tạo các dòng tổng (Subtotal) Subtotal Lương xuất hiện mỗi khi có thay đổi ở cột Phòng ban Chú ý sự xuất hiện các dấu móc ở bên trái bảng tính để phân định từng subtotal Có thể clik các nút phân cấp này để thu gọn hoặc làm bung ra từng cấp subtotal => Nên copy dữ liệu qua vùng khác trước khi làm subtotal 14 Nguyễn Thị... (tiêu đề, chú giải, ) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên  Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền ) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format 23 Nguyễn Thị Thùy Liên Thay đổi thuộc tính trục đồ thị Thay đổi tỷ lệ trên trục 24 Nguyễn Thị Thùy Liên Thay đổi thuộc tính... đổi thuộc tính trục đồ thị Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu  Đối với đồ thị Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa chính xác vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel 25 Nguyễn Thị Thùy Liên Thay đổi thuộc tính trục đồ thị Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu  Để sửa đổi chỉ cần bỏ mặc định của Excel 26 Nguyễn Thị Thùy Liên Chọn đúng kiểu