Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC.doc

Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC

Thực trạng và một số giải pháp hoànthiện công tác quản lý dự án tại công

ty cổ phần xây dựng SHINECLỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, Việt Nam đã, đang và tiếp tục tăng cường công cuộc đổi mới kinh tế trên nhiều lĩnh vực và đạt được những thành tựu đáng kể Tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa kéo theo sự chuyển dịch theo hướng tăng dần tỷ trọng của công nghiệp, dịch vụ và giảm dần tỷ trọng của nông nghiệp Đặc biệt là sau khi Việt Nam gia nhập tổ chức Thương mại thế giới WTO thì toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành xu thế khách quan chi phối sự phát triển kinh tế – xã hội của nước ta cũng như của các quốc gia khác Việt Nam đang trên đà phát triển với nhiều công trình đang được dựng xây Chính vì vậy ngành Xây dựng luôn thể hiện được vai trò quan trọng của mình trong sự nghiệp xây dựng và phát triển của quốc gia Ngành Xây dựng luôn giữ vai trò là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn, là lực lượng chủ yếu trong việc xây dựng cơ sở vậtchất kỹ thuật, thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Nắm vững được tầm quan trọng ấy, công ty cổ phần xây dựng SHINEC – đơn vị thành viên của công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy SHINEC thuộc Tập đoàn tàu thủy Việt Namđã, đang và từng bước dần hoàn thiện mình về mọi mặt nhằm nâng cao vị thế của mình trên thị trường Là đơn vị hạch toán độc lập, công ty đã có những bước tiến phát triển khá mạnh mẽ Công ty đã bố trí một cách hợp lý lao động, đồng thời nỗ lực phát triển sản xuất mang tính chuyên môn và khoa học, tạo ra năng suất lao động cao, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Mục tiêu: “Chất lượng – Thời gian – Uy tín” luôn được đưa lên hàng đầu trong chính sách phát triển của công ty Một trong những lĩnh vực mà công ty đang cố gắng hoàn thiện và đẩy mạnh phát triển hơn nữa là công tác quản lý dự án Mặc dù công ty đã có những tiến bộ và thành tựu đáng kể trong hoạt động này nhưng vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót còn tồn tại Chính vì thế, sau thời gian thực tập tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC, em nhận thấy có nhiều vấn đề trong công tác này cần phải tìm hiểuthêm

Được sự giúp đỡ tận tình của quý công ty, cụ thể là phòng Kế hoạch và Ban

quản lý dự án, em xin được lựa chọn đề tài: “Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC” làm

đề tài nghiên cứu của mình

Bài chuyên đề tốt nghiệp này bao gồm hai phần chính là:

● Chư ơng 1: Thực trạng về công tác quản lý dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC.

● Chư ơng 2: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại công ty cổphần xây dựng SHINEC.

Trong đó, chương 1 sẽ đi vào tìm hiểu những nét cơ bản, tổng quan về tình hình đầu tư tại công ty nói chung cũng như thực trạng về công tác quản lý dự án nói riêng Cụ thể bài viết sẽ nghiên cứu về thực trạng quản lý dự án theo hai lĩnh vực, một là theo nội dung quản lý; hai là theo chu kỳ

Chư ơng 2 sẽ đề cập đến những định hướng cụ thể để từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án tại cơ sở Đồng thời bài viết cũng sẽ đưa ra một số kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước nhằm thúc đẩy, hỗ trợ hơn nữa cho công tác này

Em xin được chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của các thày cô khoa Đầu tư đã giúp em trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài để hoàn thành bài chuyênđề tốt nghiệp này

CHƯƠNG 1: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦACÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SHINEC.

1.1 Khái quát chung về công ty cổ phần xây dựng SHINEC: 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển của công ty:

Nắm bắt được nhu cầu phát triển của thị trường thành phố Hải Phòng và kế hoạch của Tập đoàn công nghiệp tàu thủy Việt Nam trong những năm tới về xây dựng các khu, cụm công nghiệp đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất gia công sắt thép và xây dựng, năm 2004, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy SHINEC ra Quyết định số 289/QĐ-HĐQT về việc thành lập Xí nghiệp Xây dựng SHINEC trên cơ sở hoạt động theo phương thức hạch toán báo sổ với Công ty, tự thu, tự chi, bảo toàn và phát triển vốn đồng thời nộp đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước và nghĩa vụ với công ty Xí nghiệp có tài khoản riêng, con dấu và mã số thuế riêng theo quy định chung của Nhà nước Sau hơn hai năm hoạt động, nhận thấy sự phát triển nhanh và bền vững của Xí nghiệp xây dựng SHINEC, Hội đồng quản trị Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy SHINEC đã quyết định

chuyển đổi và hình thành Công ty cổ phần Xây dựng SHINEC theo quyết định gópvốn số 07-QĐ/HĐQT-SHI ngày 01/4/2007 Công ty cổ phần xây dựng SHINEC mà tiền thân là Xí nghiệp xây dựng SHINEC chính thức đi vào hoạt động từ ngày

27/4/2007 theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0203003063 ngày 27/4/2007 của Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp Công ty hoạt động trong nhiều ngành nghề lĩnh vực, phấn đấu trở thành đơn vị có đủ kinh nghiệm và năng lực đúng với phương châm: “ Chất lượng là yếu tố căn bản”.

1.1.2 Đặc điểm và ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng SHINEC:

Công ty cổ phần xây dựng SHINEC hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, gia công và chế tạo thép phi tiêu chuẩn, kinh doanh sắt thép, phế liệu và vật tư cho ngành công nghiệp tàu thủy Cụ thể, các ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm:

Bảng 1.1: Các ngành nghề kinh doanh của công ty.

Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác:

- Tư vấn, xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông, thủy lợi, cầu cảng, đầu tư cơ sở hạ tầng các cụmkhu công nghiệp, khu đô thị.

- Xây lắp công trình điện đến 35 KV

- Xây dựng công trình điện, hệ thống điện công nghiệp chiếu sáng trong và ngoài trời.

- Khoan thăm dò địa chất công trình xây dựng.

Sửa chữa thiết bị khác:

- Sửa chữa các phương tiện vận tải thủy, bộ 331905 Bán buôn xăng dầu và các sản phẩm liên quan 466136 Bán buôn kim loại và quặng kim loại 4662

7 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa 5510

9 Nhà khách nhà nghỉ kinh doanh dịch vụ lưu trú ngắn ngày 55103

Bán buôn chuyên doanh khác:

- Vật tư, thiết bị máy móc phục vụ ngành xây dựng, công nghiệp, thủy lợi, điện.

- Phương tiện vận tải thủy bộ.

( Nguồn: Phòng kế hoạch công ty cổ phần xây dựng SHINEC)

1.1.3 Cơ cấu tổ chức:

Mô hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty

( Nguồn: Phòng Tổ chức công ty cổ phần xây dựng SHINEC)

Hình thức quản lý dự án ở công ty vẫn là mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý nhưng trong một số trường hợp cụ thể, công ty sẽ lập ra Ban quản lý dự án Các thành viên trong Ban quản lý dự án sẽ được chọn lựa từ ban lãnh đạo, các phòng ban và tập hợp lại để chịu trách nhiệm thực hiện công tác này Thường thì Phòng kế hoạch đầu tư sẽ được công ty ủy quyền trách nhiệm quản lý đối với những dự án không quá phức tạp và quy mô không lớn

- Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của công

ty gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, có quyền quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ công ty quy định.

- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công

ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hiện tại hội đồng quản trị của công ty có 4 thành viên là: Ông Phạm Hồng Điệp, Ông Nguyễn Như Hải Triều, Bà TrầnThị Tuyết, Ông Đỗ Quang Thắng.

- Giám đốc là ông Nguyễn Như Hải Triều, là người đại diện theo pháp luật của

Công ty, là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày, chịu sự giám sát củaHội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền cũng như nhiệm vụ được giao như: quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng cổ đông; Tuyển dụng lao động…

- Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc

quản lý và điều hành công ty; Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao Ban kiếm soát kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn thận trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh,trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính Hiện nay Trưởngban kiểm soát là ông Phạm Quốc Việt.

- Phòng tổ chức hành chính do bà Bùi Thị Dung làm trưởng phòng có một số

chức năng chính sau đây: Xác định và xây dựng các tiêu chuẩn chức danh trong Công ty; Xây dựng nội quy, thể chế, chế độ công tác của các bộ phận; Xây dựng

các định mức lao động, nghiên cứu chế độ tiền lương, tiền thưởng, tiền bồi dưỡng…

- Phòng kế toán do bà Nguyễn Thị Nhàn làm trưởng phòng có một số nhiệm vụ

chính như: Quản lý tài sản, tiền vốn, hàng hóa, kinh phí và các quỹ, tổng kết thu – chi tài chính, báo cáo quyết toán, nắm bắt tình hình kinh doanh của Công ty Từ đóphòng sẽ lập kế hoạch tài chính và cung cấp thông tin cho các bộ phận trong và ngoài Công ty, tham mưu cho Giám đốc thực hiện chức năng quản lý tài chính, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu về tài chính – kế toán

- Phòng kế hoạch đầu tư do Ông Phí Trọng Chiến làm trưởng phòng có những

chức năng như sau: thiết lập hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của khách hàng; Phối hợp với chỉ huy trưởng của công trình để giải quyết các vấn đề kỹ thuật có liên quan đến hợp đồng trong quá trình thi công; Nghiên cứu, tìm kiếm các nguồn vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh, thi công của công ty một cách ổn định, hiệu quả;Theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến, biện pháp để hoàn thiện và thực hiện đúng kế hoạch kinh doanh chung; Thu thập, sắp xếp và bảo quản cẩn thận tài sản, hồ sơ, tài liệu, thông tin nội bộ của Công ty…

- Phòng kỹ thuật của công ty sẽ chịu trách nhiệm một số vấn đề như: Thi công

các công trình xây dựng; Phụ trách các vấn đề kỹ thuật – công nghệ cũng như thiếtkế các công trình; Gia công, lắp đặt các sản phẩm khung nhà thép; Quản lý việc sửdụng máy móc, thiết bị thi công; Nghiệm thu các công trình xây dựng…Trưởng phòng kỹ thuật là Ông Phạm Quốc Việt.

- Phòng kinh doanh do ông Đỗ Quang Thắng làm trưởng phòng có một số chức

năng chính như: Đảm bảo cung ứng vật tư, thiết bị và nhân công theo đúng tiến độvà chất lượng yêu cầu; Kiểm soát việc sử dụng vật tư trong quá trình thi công; Theo dõi việc tạm ứng, thanh quyết toán của công trình đồng thời kiểm soát chi phí trong quá trình thi công của các hợp đồng; Tham mưu cho Giám đốc về các vấn đề liên quan đến thương lượng và ký kết hợp đồng với khách hàng.

1.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:

Bảng 1.2: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

2007 35.853.434.818 35.853.434.818 33.849.219.993 2.004.214.825 1.419.276 31.138.824

2006 26.633.638.323 20.633.638.323 19.253.315.382 1.380.322.940 2.867.706 98.965.410

2005 11.911.267.131 172.412.000 11.738855.131 10.944.494.975 794.360.156 733.343 286.061.745

2004 16.974.261.139 16.974.261.139 16.409.263.319 564.997.820 6298 85.374.621

Chỉ tiêu

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

2 Các khoản giảm trừ doanh thu

- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

4 Giá vốn hàng bán

5 Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ

6 Doanh thu hoạt động tài chính

7 Chi phí tài chính

Qua bảng trên, ta thấy lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng dần qua các năm Tuy nhiên từ năm 2004 đến năm 2005, mức độ tăng lợi nhuận là rất chậm Hai năm 2004 và 2005 không có khoản thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp vì tất cả khoản lợi nhuận trước thuế được đưa lên công ty mẹ rồi mới tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp chung của cả công ty Công nghiệp tàu thủy SHINEC Bắt

đầu từ năm 2006, công ty mới độc lập tính thuế thu nhập doanh nghiệp riêng của đơn vị mình Và cũng bắt đầu từ năm này, lợi nhuận bắt đầu tăng rõ rệt thể hiện sựcố gắng nỗ lực của công ty trong việc thúc đẩy sản xuất kinh doanh

1.2 Hoạt động đầu tư của công ty cổ phần xây dựng SHINEC:

► Tình hình đầu tư phát triển của công ty:

Do tính chất đặc điểm của ngành nghề mà công ty cổ phần xây dựng SHINEC luôn quan tâm đến máy móc trang thiết bị phục vụ cho việc thi công công trình Công ty đã cố gắng đầu tư tối đa vào mua sắm những máy móc thiết bị phù hợp đểđảm bảo hoàn thành tốt được những yêu cầu của bạn hàng trong lĩnh vực xây dựngcũng như các lĩnh vực thuộc ngành nghề của doanh nghiệp

Bảng 1.3: Tình hình đầu tư vào tài sản cố định gia tăng qua các nămTài sản

Năm

Nhà cửa, đất đai vật kiến

trúc 10.457.254 10.909.091 10.909.091 8.181.821Máy móc thiết bị sản xuất 97.786.547 100.301.584 104.761.904 212.375.673Phương tiện vận tải truyền

dẫn 169.435.879 244.782.834 257.625.756 300.875.959Thiết bị văn phòng 68.798.267 45.674.986 17.962.000 63.095.770

Tổng346.477.947 401.668.495 391.258.751 584.529.223

(Nguồn: phòng kế toán của công ty)

Qua bảng trên ta thấy đầu tư vào tài sản là một trong những vấn đề được đội ngũ lãnh đạo công ty quan tâm hàng đầu Cụ thể tình hình đầu tư vào tài sản cố định không ngừng được tăng lên ở cả nhà cửa, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải và thiết bị văn phòng.

Không chỉ có máy móc trang thiết bị mà nguồn nhân lực cũng được công ty hếtsức quan tâm Nhận thức rõ được tầm quan trọng đó, công ty đã không ngừng đầu tư gia tăng lao động cả về mặt số lượng và chất lượng Công ty đã cố gắng tuyển dụng ngày một nhiều hơn đội ngũ có trình độ tay nghề và ý thức nghề nghiệp cao Hàng năm công ty có gửi một số cán bộ và công nhân đi học tại các lớp đào tạo chuyên sâu để củng cố thêm kiến thức nghề nghiệp cũng như phát huy sáng tạo giúp sức cho công ty ngày một vững mạnh đi lên Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty cũng hết sức quan tâm đến các vấn đề về an toàn lao động, bảo hiểm xã hội cũng như chế độ lương thưởng… của công nhân.

► Vốn và nguồn vốn của công ty:

Nguồn vốn của công ty được huy động từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm: vốngóp ban đầu của các cổ đông; trích phần thu nhập giữ lại; vốn vay từ các tổ chức tín dụng như ngân hàng và một số tổ chức tài chính khác; phát hành chứng khoán ra công chúng, chào bán cổ phần Công ty được thành lập với vốn điều lệ ban đầu là 10,000,000 Việt Nam đồng (10 tỷ Việt Nam đồng).

Nói chung là nguồn vốn của công ty được hình thành từ nguồn vốn bên trong và nguồn vốn bên ngoài Trong đó nguồn vốn bên trong hay chính là nguồn vốn được huy động trong nội bộ công ty có ưu điểm đảm bảo sự độc lập, tự chủ trong việc sử dụng Đồng thời nguồn vốn nội bộ sẽ giúp công ty hạn chế việc phụ thuộc vào chủ nợ, làm giảm bớt rủi ro về tín dụng Đây cũng là nguồn tài trợ chủ yếu chocác hoạt động của công ty Để mở rộng quy mô đầu tư, công ty cũng cố gắng huy động từ nhiều nguồn khác nhau Trong đó việc vay ngân hàng là phổ biến để tạo tiềm lực về vốn, đảm bảo cho việc đầu tư được thực hiện một cách có hiệu quả Bên cạnh đó, công ty cũng thực hiện việc chào bán cổ phần ra thị trường Theo điều lệ của công ty, Hội đồng quản trị sẽ quyết định thời điểm, phương thức và giáchào bán cổ phần trong số cổ phần được quyền chào bán Giá chào bán cổ phần không được thấp hơn giá trị thị trường tại thời điểm gần nhất, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định cụ thể trong điều lệ Sau khi cổ phần được chào bán, công ty phải phát hành và trao cổ phiếu cho người mua Công ty có thể bán cổ phần mà không trao cổ phiếu

Đại hội đồng cổ đông chịu trách nhiệm về các quyết định trích lập các loại quỹ từ lợi nhuận sau thuế Lợi nhuận sau thuế này được phân phối cho nhiều loại quỹ khác nhau trong công ty Cụ thể tình hình trích lập cho các quỹ năm 2007 của công ty như sau:

Bảng 1.4: Bảng trích lập các quỹ năm 2007 của công ty

Trích lập các quỹTỷ lệ trích lập Giá trị cụ thể tương ứng

Quỹ dự trữ bắt buộc 10% 102.571.080 đồng

Quỹ khen thưởng phúc lợi 6% 61.542.648 đồngChi phí hoạt động của Hội đồng quản

Chi phí hoạt động của Ban kiểm soát 2% 20.000.000 đồngChi phí hoạt động của Ban giám đốc 3% 30.000.000 đồng

(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)

Qua bảng trên ta có thể thấy được sự ưu tiên cũng như sự quan tâm của công ty đối với quỹ đầu tư phát triển, từ đó chú ý tới việc sử dụng một cách hợp lý nguồn vốn cho quỹ đó, nhằm mục đích đầu tư sao cho hiệu quả, tránh tình trạng lãng phí hay thất thoát.

► Công tác lập dự án của công ty:

Công tác lập dự án luôn được công ty chú ý triển khai thực hiện thật tốt Đối với một số dự án nhỏ mang tính chất đơn giản thì phòng kế hoạch sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng và lập dự án Tuy nhiên dự án cũng có sự tham gia của tất cả lãnh đạo các phòng và Ban lãnh đạo của công ty Còn đối với những dự án mang tính chất phức tạp, công ty thường lựa chọn một công ty tư vấn có uy tín để tiến hành thuê lập dự án cho mình Đối tác mà công ty thường lựa chọn trong việc lập một số dự án quan trọng là Công ty cổ phần tư vấn Đầu tư xây dựngvà Thương mại SIC; công ty tư vấn Đại học xây dựng Hà Nội Việc soạn thảo dự án luôn là một công việc quan trọng và được thực hiện chủ yếu qua các bước như: - Bước 1: Xác lập chủ nhiệm dự án.

- Bước 2: Lập nhóm soạn thảo dự án.- Bước 3: Chuẩn bị các đề cương.

- Bước 4: Triển khai việc soạn thảo dự án

Ban lãnh đạo công ty luôn cố gắng chú trọng và thực hiện tốt công tác lập dự án dù ở phương diện trực tiếp lập hay đi thuê cơ quan tư vấn riêng.

► Công tác thẩm định dự án đầu tư:

Công ty chưa có một tổ chức thẩm định mang tính chuyên sâu Khi một dự án được lập ra thường thì Phòng kế hoạch sẽ phối hợp với một số phòng ban khác để kiểm tra lại dự án một cách chi tiết Sau đó sẽ đưa cho Ban lãnh đạo cũng như Hội đồng quản trị của công ty xem xét thật kĩ lưỡng trước khi đề ra những quyết định quan trọng Thường thì các dự án sau khi đã được xem xét chi tiết sẽ trình lên Sở Xây dựng thành phố Hải Phòng để tiến hành tổ chức thẩm định lại một cách hoàn chỉnh

Công việc thẩm định có vai trò quan trọng để đưa ra những quyết định đầu tư sáng suốt Hay nói cách khác kết quả của thẩm định là căn cứ cơ sở để ra quyết định chấp thuận hoặc bác bỏ dự án Do vậy khi tiến hành xem xét lại dự án, công ty luôn dựa vào các căn cứ để nghiên cứu hợp lý Không chỉ dựa vào hồ sơ dự án mà còn phải dựa vào các căn cứ pháp lý như các chủ trương, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển kinh tế - xã hội của nhà nước, địa phương và của ngành; các văn bản pháp luật chung và văn bản pháp luật có liên quan trực tiếp tới hoạt động đầu tư Ngoài ra đối với từng dự án khác nhau, quá trình thẩm định còn phải dựa vào các tiêu chuẩn, quy phạm và định mức trong từng lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật cụthể

Một số phương pháp thẩm định cũng được công ty sử dụng tùy vào từng dự án cụ thể như: phương pháp thẩm định theo trình tư; phương pháp so sánh đối chiếu chỉ tiêu; phương pháp phân tích độ nhạy… Tuy nhiên thông thường trong quá trình xem xét lại hồ sơ dự án, công ty thường sử dụng phương pháp so sánh đối chiếu với các chỉ tiêu để có thể tiến hành nhanh gọn và đơn giản.

► Công tác quản lý kế hoạch hóa đầu tư:

Trong hoạt động quản lý chung, công ty cổ phần xây dựng SHINEC luôn đánh

giá tầm quan trọng của công tác quản lý đầu tư Công ty đã cố gắng thực hiện tốt

việc quản lý đầu tư để tạo sự tác động liên tục, có tổ chức, định hướng vào quá trình đầu tư của mình Trong từng điều kiện cụ thể, Ban lãnh đạo công ty luôn cố gắng sử dụng đồng bộ các biện pháp kinh tế - xã hội, tổ chức kỹ thuật và một số biện pháp khác nhằm đạt được hiệu quả cao nhất Công tác quản lý đầu tư có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụngvốn đầu tư, đổi mới công nghệ hay nâng cao năng suất lao động Từ khi thành lập đến nay, công ty đã tiến hành thực hiện nhiều dự án Trong số đó, phần lớn là thựchiện các dự án cho công ty mẹ là Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy SHINEC Các dự án từ trước đến nay của công ty thường không lớn và tính chất không phứctạp Chính vì vậy, đối với các dự án có quy mô nhỏ thì công ty áp dụng mô hình

quản lý là Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án Trong một số dự án thì

chủ đầu tư tự thực hiện ở cả khâu sản xuất, xây dựng, giám sát và chịu trách nhiệm

trước pháp luật Việc giám sát được chủ đầu tư tiến hành ở cả ba giai đoạn: chuẩn bị, thực hiện và vận hành Trong một số trường hợp, chủ đầu tư cũng đã lập ra và ủy quyền cho một Ban quản lý dự án Tất nhiên Ban quản lý dự án này phải chịu sự quản lý của chủ đầu tư và chịu trách nhiệm trước pháp luật cũng như trước chủ đầu tư về các phần việc và nhiệm vụ được giao.

Kế hoạch hóa hoạt động đầu tư phát triển là quá trình xác định mục tiêu của hoạt động đầu tư để từ đó đề xuất ra những giải pháp tối ưu nhằm đạt mục tiêu đó với hiệu quả cao nhất Do công ty thành lập cũng chưa được lâu, quy mô không lớn lắm nên kế hoạch của công ty từ trước đến nay vẫn chỉ dừng lại ở kế hoạch hàng năm Việc xây dựng kế hoạch có sự tham gia của các phòng ban và Ban lãnh đạo công ty Tuy nhiên phòng Kế hoạch vẫn chịu trách nhiệm đảm nhận chính Các kế hoạch này sẽ được đưa ra Hội đồng quản trị xem xét và phê duyệt.

► Nội dung, phương pháp đánh giá kết quả và hiệu quả của hoạt động đầu tư: Khi tiến hành vào hoạt động đầu tư phát triển, chủ đầu tư luôn quan tâm đến vấn đề về kết quả và hiệu quả của đầu tư Hằng năm các số liệu sẽ được thu thập từ các phòng ban khác nhau rồi được đưa tập trung về phòng kế toán Phòng kế toán sẽ dựa vào các số liệu này để thiết lập nên một số chỉ tiêu cơ bản Những chỉ tiêu này sẽ giúp cho Ban lãnh đạo cũng như toàn bộ công nhân viên công ty nắm rõ hơn về tình hình cụ thể của công ty mình Từ đó sẽ đưa ra những giải pháp khắcphục một số hiện trạng khó khăn đang gặp phải

Về các chỉ tiêu kết quả đầu tư có thể bao gồm: khối lượng vốn đầu tư thực hiện;tài sản cố định huy động và năng lực sản xuất phục vụ tăng thêm Khi đi vào từng dự án cụ thể thì công ty cũng xác định những chỉ tiêu cơ bản như: tỷ lệ vốn đầu tư thực hiện của dự án; tỷ lệ hoàn thành của hạng mục, đối tượng xây dựng dự án… Về hệ thống các chỉ tiêu hiệu quả đầu tư, thực tế công ty chỉ xác định một số chỉ tiêu cơ bản như: cơ cấu tài sản; cơ cấu nguồn vốn; khả năng thanh toán; tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu

► Công tác đấu thầu, quản lý hoạt động đấu thầu của công ty:

Trong những năm qua, công ty đã có nhiều đơn đặt hàng và ký kết được một sốhợp đồng quan trọng có giá trị cao Nhưng chỉ một số ít dự án là công ty tham gia đấu thầu và đã thắng thầu để trở thành đơn vị thi công chính thức cho các bạn hàng Còn các dự án khác, thường là công ty nhận hoàn thành từ công ty mẹ hoặc ký kết trực tiếp với đối tác Một số dự án mà công ty đã tham gia và thắng thầu như dự án xây dựng Nhà máy sản xuất nội thất tàu thủy và nhà máy chế biến gỗ tại59 – Ngô Quyền, Hải Phòng; Dự án xây dựng Nhà xưởng sản xuất nội thất kim loại tại xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng… Từ 2004 đến nay, công ty chủ yếu là đơn vị thi công, tham gia đấu thầu đối với các gói thầu của bạn hàng

Ngoài ra công ty cũng đứng ra làm chủ đầu tư một số dự án tiêu biểu như: Công trình xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC xã Lai Vu – huyện Kim Thành – tỉnh Hải Dương; Dự án Đầu tư xây dựng Trạm xăng dầu và Khu văn phòng phục vụ điều hành Khu công nghiệp Nam Cầu Kiền (VINASHIN – SHINEC) tại huyện Thủy Nguyên – Hải Phòng…

► Tình hình hợp tác, đầu tư với nước ngoài và hoạt động chuyển giao công nghệ:

Do mới thành lập và quy mô còn nhỏ nên hoạt động chuyển giao công nghệ và hợp tác với nước ngoài của công ty còn chưa mạnh và phổ biến Trong tương lai, công ty sẽ mở rộng các quan hệ với các đối tác nước ngoài, đặc biệt là các đối tác đã có quan hệ từ trước với công ty mẹ là Công ty cổ phần công nghiệp tàu thủy SHINEC Theo định hướng đó, công ty sẽ cùng với một số công ty nước ngoài để ký các hợp đồng liên doanh, liên kết

Trong năm 2008, công ty đã cùng đối tác tại Singapore thành lập nên Công ty liên doanh Winthrop Việt Nam CO, LTD đầu tư xây dựng các khu văn phòng và những nhà máy vững chắc để cho thuê tại Cụm Công nghiệp Vinashin – Shinec ► Nội dung, phương pháp phân tích rủi ro đầu tư:

Khi bước vào hoạt động sản xuất, công ty cũng đã gặp phải rất nhiều khó khăn Bên cạnh đó là sự đối mặt với một số rủi ro chính như rủi ro kinh tế, rủi ro pháp luật, rủi ro tài chính, rủi ro về giá…

Về mặt kinh tế, những tác động tiêu cực từ nền kinh tế thế giới đã tác động không nhỏ tới Việt Nam Cụ thể là tình hình lạm phát đang diễn ra ở mức cao hiện nay khiến Chính phủ lo lắng và phải đưa ra một loạt các biện pháp khống chế.Trong đó có biện pháp tăng tỷ lệ dự trữ bắt buộc đối với các ngân hàng thương mại Điều đó đã ảnh hưởng tới việc huy động vốn của doanh nghiệp và làm giảm khả năng vay được vốn của các công ty từ ngân hàng Các công ty có nguy cơ rơi vào tình trạng thiếu vốn trầm trọng, tốc độ phát triển sản xuất kinh doanh cũng như quy mô đầu tư giảm Các khách hàng của SHINEC CT C cũng nằm trong số những công ty phải đương đầu với khó khăn đó Điều đó đã làm cho công ty cổ phần xây dựng SHINEC gặp nhiều khó khăn trong việc thu hồi nợ từ khách hàng đồng thời vấp phải thử thách khi tiếp tục triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh

Bên cạnh đó về mặt chính trị, do công ty mới chuyển sang hình thức cổ phần nên sự thay đổi của các chính sách, văn bản pháp luật và của thị trường chứng khoán cũng có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động của công ty Để giảm bớt rủi rothì công ty cần phải tìm hiểu kĩ các văn bản pháp luật có liên quan để thực hiện

cho đúng, đảm bảo tính công khai minh bạch trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

Về tài chính, để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình, công ty luôn có nhu cầu vay vốn ngân hàng Vì vậy mà bất kể một động thái lớn nào từ ngân hàng cũng đều ảnh hưởng tới việc vay vốn cũng như khả năng chi trả của công ty Ví dụnhư sự biến động về lãi suất sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả dự trữ và sản xuất kinh doanh Việc gặp rủi ro trong vấn đề chi trả vốn và lãi vay luôn được Ban lãnh đạo công ty quan tâm

Bên cạnh đó, trong những năm gần đây, giá vật liệu xây dựng, giá sắt thép luôn biến động theo chiều hướng tăng và tăng cao Điều đó đã dẫn đến tình trạng các công trình đang xây dựng dở dang gặp nhiều khó khăn trong việc thi công, như vậy khả năng thua lỗ khi quyết toán công trình sẽ xảy ra nếu như không có kế hoạch hợp lý Công ty có thể đưa ra các biện pháp nhằm hạn chế phần nào những rủi ro Việc lựa chọn đội ngũ giám sát quản lý thi công có trình độ, kinh nghiệm cũng sẽ bớt đi phần nào rủi ro do chậm tiến độ thi công gây ra Bên cạnh đó phải lựa chọn kỹ càng những dây chuyền thiết bị phù hợp cả về chất lượng, công suất…nhằm tránh tình trạng thực hiện sai với yêu cầu của dự án

1.3 Thực trạng về hoạt động quản lý dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC:

1.3.1 Đặc điểm của các dự án mà công ty tham gia quản lý:

Từ khi thành lập đến nay, công ty đã tham gia và hoàn thành nhiều dự án lớn nhỏ trong nước Một số dự án tiêu biểu của công ty như:

Hạng mục: Nhà ăn ca 400 m2 – Xây dựng Nhà kho Thành phẩm 300 m2

tại 59 – Ngô Quyền, HP.

Xây dựng nhà xưởng nấu thép – tại Km 94, xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng.

Công trình xây dựng Nhà xưởng sản xuất nội thất kim loại – xã Nam Sơn,huyện An Dương, Hải Phòng.

Công trình xây dựng Nhà máy sản xuất nội thất tàu thủy và nhà máy chế biến Gỗ tại 59 – Ngô Quyền, HP.

Công trình xây dựng Nhà máy xi măng Cẩm Phả - Quảng Ninh.Công trình xây dựng Nhà máy Giấy bao bì.

Công trình Nhà máy Xi măng Yên Bình.

Công trình xây dựng mở rộng kho Clinker – Giai đoạn 3 tại tỉnh Thanh Hóa.

Công trình xây dựng Nhà xưởng thuộc dự án đầu tư xây dựng công trình mở rộng nhà máy chế biến gỗ và SX NTTT.

Công trình xây dựng Nhà xưởng thuộc dự án đầu tư xây dựng công trình mở rộng nhà máy nội thất kim loại.

Công trình xây dựng nhà xưởng sản xuất que hàn chất lượng cao.Công trình xây dựng Nhà xưởng sản xuất tại Khu công nghiệp Quang Minh tỉnh Vĩnh Phúc.

Công trình xây dựng Nhà xưởng tại Khu công nghiệp Từ Sơn – Bắc Ninh.Công trình xây dựng Nhà máy may công nghiệp.

Công trình mở rộng nhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy Ngô Quyền – Hải Phòng.

Công trình xây dựng nhà máy chế biến gỗ SHINEC xã Lai Vu – huyện Kim Thành – tỉnh Hải Dương.

Do quy mô của công ty còn chưa lớn nên phần lớn các dự án trên đều do công ty chịu trách nhiệm là đơn vị thi công Các dự án còn lại thì do chính công ty làm

chủ đầu tư Như vậy có thể thấy đối với công ty cổ phần xây dựng SHINEC, có hai loại dự án mà công ty tham gia quản lý Một là những dự án mà công ty làm

chủ đầu tư để nâng cao năng lực của chính bản thân công ty; Hai là các dự án do công ty nhận thi công xây dựng theo yêu cầu của bạn hàng.

Đối với các dự án mà công ty là đơn vị thi công thì công ty chỉ đơn thuần thực hiện quản lý trong giai đoạn thực hiện đầu tư Trên lý thuyết và đối với một số

công ty lớn, khi công ty đã trúng thầu, bên chủ đầu tư có thể giao mọi trách nhiệm thực hiện dự án cho tổng thầu thực hiện theo mô hình Chìa khóa trao tay Tuy nhiên mô hình này chỉ được áp dụng đối với các dự án có quy mô lớn và tính chất kỹ thuật phức tạp Trong thực tế, công ty chưa quản lý dự án nào theo mô hình trên Các dự án mà công ty thực hiện thường nhận lại từ công ty mẹ hoặc trực tiếp ký kết hợp đồng Hay nói cách khác công ty vẫn chưa đủ năng lực để nhận làm tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án từ tư vấn, thiết kế, xây lắp… mà chỉ thi công một phần công việc được giao.

Nhằm nâng cao năng lực của mình cũng như tận dụng mọi cơ hội đầu tư để phát triển sản xuất, công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã chủ động chuyển sang vai trò là chủ đầu tư trong một số dự án như: dự án mở rộng nhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy Ngô Quyền – Hải Phòng; dự án xây dựng nhà máy chế biến gỗSHINEC xã Lai Vu – huyện Kim Thành – tỉnh Hải Dương… Khác với các dự án mà công ty làm nhà thầu thì đối với những dự án này, công ty được chủ động hơn từ khâu lập dự án đến thực hiện và vận hành các kết quả của dự án Công ty cũng chủ động hơn trong công tác quản lý dự án, từ đó nâng cao hơn nữa vị thế của mình.

Các dự án trên dù là dự án bên trong do công ty làm chủ đầu tư hay dự án bên ngoài do công ty làm nhà thầu đều cần thiết có sự quản lý một cách kĩ lưỡng và cẩn thận Càng thực hiện nhiều công trình, công ty cổ phẩn xây dựng SHINEC

càng nhận rõ vai trò của công tác quản lý dự án trong tất cả các nội dung và các giai đoạn của một dự án cụ thể Công việc quản lý dự án không phải là một công việc dễ dàng mà nó đòi hỏi có sự kết hợp ăn ý của tất cả các thành viên trong ban quản lý Những tác dụng và hoạt động quản lý đem lại đã được kiểm nghiệm và chứng minh chính tại những dự án thực tế Cụ thể vai trò của công tác quản lý dự án được thể hiện như sau:

- Trước hết việc quản lý là điều kiện tốt để liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của một dự án lại với nhau Khi một dự án được lập ra, bản thân nó đã

bao gồm rất nhiều các công việc khác nhau Trong quá trình thực hiện cũng như vận hành khai thác dự án, còn nảy sinh nhiều công việc cần phải giải quyết Vì vậynếu không có một sự quản lý rõ ràng thì các hoạt động sẽ trở nên rời rạc, thiếu sự liên kết Và như thế thì mục tiêu của dự án sẽ không thể được thực hiện.

- Việc có quá nhiều công việc và hoạt động trong một dự án cũng sẽ kéo theo có nhiều nhiệm vụ dành cho mỗi thành viên thuộc dự án đó Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho từng thành viên không phải là điều dễ dàng Hơn

nữa, sự hợp tác giữa họ lại càng trở nên phức tạp hơn Điều đó đòi hỏi phải có công tác quản lý rõ ràng, giúp cho việc phân công cũng như phối hợp nhiệm vụ giữa các thành viên được thực hiện thuận lợi hơn

- Khi tiến hành thực hiện bất kỳ một dự án nào thì việc giữ mối liên hệ, gắn kết giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào luôn là một việc quan trọng Chính công tác quản lý đã giúp cho mối liên hệ ấy được diễn ra

thường xuyên và gắn bó hơn Nhờ có quản lý mà việc nắm bắt thông tin về khách hàng cũng như các nhà cung cấp đầu vào luôn được cập nhật một cách sát sao và nhanh chóng

- Ngay từ khi dự án đi vào hoạt động nó đã bao hàm một số công việc có thể nằm ngoài dự tính Việc những phát sinh có thể xảy ra trong quá trình thực hiện

cũng như quá trình vận hành kết quả của dự án là điều không thể tránh khỏi Nếu những phát sinh này không được giải quyết kịp thời thì có thể gây ảnh hưởng

nghiêm trọng tới kết quả của dự án Vì thế cần thiết phải có sự quản lý để có cái nhìn tổng quát, sớm phát hiện ra những sai sót và nhanh chóng đưa ra biện pháp khắc phục Bên cạnh đó khi có những tranh cãi xung đột nảy ra trong quá trình

thực hiện thì nhờ có công tác quản lý mà việc đàm phán sẽ sớm được giải quyết Rõ ràng là việc quản lý có một vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự thành công của dự án Nắm bắt được điều đó, công ty cổ phẩn xây dựng SHINEC đã đặcbiệt quan tâm tới công tác này, ngày càng hoàn thiện một tốt hơn để đáp ứng yêu cầu của phía khách hàng Từ đó công ty có thể thực hiện được những công trình cóchất lượng cao hơn, uy tín hơn, tạo đà phát triển đi lên

1.3.2 Công tác tổ chức hoạt động và quy trình quản lý dự án của công ty: Quy trình quản lý dự án cũng phụ thuộc vào từng loại dự án mà công ty đứng

ra làm chủ đầu tư hay chỉ là đơn vị thi công Đối với những dự án mà công ty

đóng vai trò là nhà thầu thì công ty chỉ tham gia quản lý dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư Công tác quản lý ở đây sẽ tập trung ở khâu tổ chức hiện trường thi công

Mô hình 1.2: Sơ đồ tổ chức hiện trường.

( Nguồn: Phòng kế hoạch công ty cổ phần xây dựng SHINEC)

Trong đó, chỉ huy trưởng công trình có trách nhiệm như sau: - Phụ trách các mặt quản lý tại hiện trường.

- Chịu trách nhiệm chính trong công tác điều hành sản xuất và tiến độ công trình, kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, biện pháp an toàn lao động và vệ sinh côngnghiệp.

- Có toàn quyền chủ động trong sản xuất và điều phối nhân lực.

- Có quyền phát hiện sai sót và đình chỉ tạm thời thi công khi không đảm bảo kỹ thuật và an toàn lao động.

Còn bộ phận kỹ thuật hiện trường sẽ chịu trách nhiệm các công việc như:- Trợ giúp chỉ huy trưởng chuyên trách về công tác quản lý kỹ thuật và an toàn lao động.

- Nghiên cứu triển khai hồ sơ, biện pháp thi công và an toàn lao động chung cho toàn công trình.

- Chịu trách nhiệm chính về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm cũng như công tác an toàn lao động.

- Có quyền phát hiện sai sót và đình chỉ tạm thời thi công của các tổ sản xuất khi không đảm bảo kỹ thuật và an toàn lao động.

Còn đối với những dự án do công ty làm chủ đầu tư thì công tác quản lý dự án sẽ có phần chủ động hơn và đi xuyên suốt các giai đoạn của quá trình đầu tư Khi

tiến hành thực hiện một dự án, chủ đầu tư là công ty cổ phần xây dựng SHINEC có quyền quyết định, lựa chọn hình thức quản lý dự án theo quy định của khoản 2

điều 45 Bộ Luật Xây dựng Căn cứ vào điều kiện năng lực của tổ chức mà chủ đầutư có thể lựa chọn một trong hai hình thức quản lý dự án chính sau:

- Hình thức thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án khi chủ đầu tư xây dựng công trình không đủ điều kiện năng lực.

- Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án khi có đủ điều kiện năng lực quản lý.

Thực tế tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC, đối với các dự án do công ty

làm chủ đầu tư từ trước đến nay đều được quản lý theo mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án và có thành lập ban quản lý dự án trong một số trường hợp cụ thể Sơ đồ của mô hình này có thể được biểu diễn như sau:

Mô hình 1.3: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án đầu tư.

( Nguồn: Ban quản lý dự án công ty cổ phần xây dựng SHINEC)

Ban quản lý dự án là đơn vị trực thuộc Chủ đầu tư, có nhiệm vụ giúp chủ đầu tư làm đầu mối quản lý dự án Chủ đầu tư sẽ có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, đôn

đốc Ban quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm

về kết quả thực hiện của Ban Các nhiệm vụ chính của Ban quản lý dự án là làm sao để dự án hoàn thành đạt được các mục tiêu đã xác định như: yêu cầu về tiến độ, tiêu chuẩn chất lượng, an toàn, hiệu quả… trong phạm vi nguồn kinh phí cho phép Các nội dung mà Ban quản lý dự án của công ty đã thực hiện bao gồm các nội dung: xây dựng kế hoạch tổng thể dự án; quản lý tiến độ thực hiện dự án; quảnlý chất lượng; quản lý chi phí; quản lý nguồn nhân lực; quản lý an toàn lao động; quản lý môi trường lao động; quản lý rủi ro dự án… Có thể nói cách thức quản lý cũng như trình độ chuyên môn của đội ngũ những nhà quản lý dự án là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án Tùy từng dự án cụ thể mà công ty có quyết định thành lập Ban quản lý dự án hay không Trong những năm trước đây, theo Nghị định số 16/2005/NĐ-CP về việc quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình và theo Nghị định 112/2006/NĐ-CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 16/2005/ NĐ-CP thì đối với những dự án có quy mô nhỏ với tổng vốn đầu tư dưới 1 tỷ đồng thì chủ đầu tư không cần phải lập Ban quản lý dự án Nhưng gần đây nhất, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 12/2009 vào ngày 10/02/2009 về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản Nghị định này đã sửa đổi bổ sung cho các Nghị định 16/2005/NĐ-CP ban hành ngày 7/2/2005 và Nghị định 112/2006/NĐ-CP ban hành ngày 29/9/2006 Theo Nghị định 12/2009/NĐ-CP thì chủ đầu tư không cần thiết phải lập Ban quản lý dự án đối với các dự án có quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản và với tổng mức đầu tư dưới 7 tỷ đồng thay vì là 1 tỷ trước đây Tất nhiên trong trường hợp này, chủ đầu tư phải có đầy đủ năng lực và kinh nghiệm để đảm nhiệm tốt việc quản lý dự án

Trong trường hợp dự án có quy mô vốn đầu tư trên 7 tỷ đồng thì công ty cổ phần xây dựng SHINEC sẽ đưa ra quyết định thành lập Ban quản lý dự án Ví dụ:

đối với dự án “Đầu tư xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương” có quy mô vốn đầu tư là 137.656 triệu đồng tức là một trăm ba mươi tỷ sáu trăm năm mươi sáu triệu đồng Do quy mô vốn đầu tư của dự án là tương đối lớn nên hội đồng quản trị công ty cổ phần xây dựng

SHINEC đã ra quyết định số 1153/QĐ-CNT-TCCB-LĐ về việc thành lập Ban quản lý dự án Nhà máy chế biến gỗ SHINEC Ban quản lý dự án gồm những thànhviên sau:

- Ông Nguyễn Như Hải Triều, cử nhân Luật, Giám đốc công ty cổ phần xây dựng SHINEC: Trưởng ban.

- Ông Đỗ Quang Thắng, cử nhân quản trị kinh doanh, Phó giám đốc công ty cổ phần xây dựng SHINEC: Phó trưởng ban.

- Ông Phạm Quốc Việt, cử nhân kỹ thuật công nghiệp, trưởng phòng kỹ thuậtcông ty cổ phần xây dựng SHINEC: Phó trưởng ban.

- Ông Võ Đức Từ, cử nhân mỹ thuật công nghiệp, Phó trưởng Ban Quản lý dự án SHINEC 1: Phó trưởng ban.

- Bà Đỗ Hải Yến, cử nhân kế toán, chuyên viên tài chính kế toán công ty cổ phần xây dựng SHINEC: Phụ trách kế toán.

- Ông Đoàn Văn Sương, cử nhân điện công nghiệp, Trưởng ban điều hành Nhà máy gỗ Lai Vu: Thành viên.

- Ông Lê Quang Hiển, kỹ sư công trình thủy, Chu yên viên Ban quản lý dự ánSHINEC 1: Thành viên.

- Ông Mai Đăng Trung, kỹ sư kinh tế vận tải biển, Chu yên viên Ban quản lý dự án SHINEC 1: Thành viên.

- Ông Hoàng Xuân Thắng, kỹ sư xây dựng, chuyên viên Ban quản lý dự án SHINEC 1: Thành viên.

- Bà Tăng Thị Hòa, cử nhân kinh tế, Chu yên viên Ban quản lý dự án SHINEC 1: Thành viên.

- Ông Phạm Vă n Cường, kỹ sư máy, Chu yên viên Phòng kỹ thuật Nhà máy nội thất kim loại: Thành viên.

- Bà Nguyễn Thùy Linh, trung cấp kế toán, Phó Ban Kinh tế đối ngoại công ty cổ phần xây dựng SHINEC: Thành viên.

Ban quản lý dự án này thực hiện nhiệm vụ do chủ đầu tư giao và được chủ đầutư ủy quyền Ban quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được ủy quyền đó Việc giao nhiệm vụ

và ủy quyền này bao giờ cũng được công ty cổ phần xây dựng SHINEC thể hiện rõ trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án Trong quá trình quản lý, Ban quản lý dự án cũng có thể thuê thêm tư vấn quản lý và giám sát một số phần việc mà Ban quản lý dự án không đủ điều kiện, năng lực thực hiện Tất nhiên việc thuê thêm này phải được sự cho phép của chủ đầu tư là công ty cổ phần xây dựng SHINEC Ban lãnh đạo của công ty luôn cố gắng tạo điều kiện tối đa để Ban quản lý có thể thực hiện nhiệm vụ của mình được thuận lợi Bên cạnh việc phân định rõ trách nhiệm giữa chủ đầu tư và Ban quản lý dự án, công ty vẫn cố gắng giảm thiểutối đa các thủ tục rườm rà giữa hai bên Điều này sẽ giúp Ban quản lý dự án có một sự chủ động nhất định trong việc ra các quyết định của mình Tuy nhiên vẫn trên cơ sở chủ đầu tư vẫn kiểm soát được quá trình quản lý dự án đó Ví dụ trong dự án “Đầu tư xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương”, Ban quản lý dự án được sử dụng con dấu của công ty

cổ phần xây dựng SHINEC, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng phù hợp để giao dịch, giải quyết các vấn đề liên quan đến việc thực hiện dự án

Sau khi kết thúc dự án, việc bố trí, sắp xếp lại Ban quản lý dự án cũng là một vấn đề cần được lưu ý Việc bố trí và sắp xếp lại này là cần thiết vì tránh tình trạng

sau khi công trình được hoàn thành, Ban quản lý dự án cứ chờ đợi dài những dự ántiếp theo Trong trường hợp số lượng dự án nhiều, Ban quản lý dự án vẫn được giữnguyên như cũ để quản lý các dự án với sự chấp thuận của chủ đầu tư

1.3.3 Thực trạng quản lý dự án tại công ty theo nội dung quản lý:

Theo Viện nghiên cứu Quản trị Dự án quốc tế PMI thì quản lý dự án gồm các nội dung phân theo đối tượng quản lý như:

Lập kế hoạch tổng quan.Quản lý phạm vi.

Quản lý thời gian.Quản lý chi phí.Quản lý chất lượng.Quản lý nhân lực.Quản lý thông tin.Quản lý rủi ro.

Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.

Còn theo khoản 1 điều 45 Luật Xây dựng thì Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm một số nội dung như:

Quản lý chất lượng xây dựng.Quản lý tiến độ xây dựng.

Quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình.Quản lý an toàn lao động trên công trường xây dựng.

Quản lý môi trường xây dựng.

Sau quá trình tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh nói chung cũng như hoạt động quản lý dự án của công ty nói riêng, chuyên đề này xin phép được tập trung vào một số nội dung chính về công tác quản lý dự án Đó là các nội dung: Quản lý thời gian; Quản lý chất lượng; Quản lý chi phí; Quản lý nhân lực và một số hoạt động quản lý khác như quản lý an toàn lao động trên công trường xây dựng, quản lý môi trường xây dựng, quản lý rủi ro…

1.3.3.1 Quản lý thời gian, tiến độ của dự án:

Một công trình xây dựng trước khi được đưa vào triển khai phải được lập tiến độ thi công xây dựng Quản lý thời gian và tiến độ của dự án là một quá trình quảnlý bao gồm những công việc như sau:

Thiết lập mạng công việc.

Dự tính thời gian thực hiện từng công việc.

Quản lý tiến độ thực hiện các công việc của dự án.

Các hoạt động này phải được tiến hành trên cơ sở những nguồn lực và yêu cầu nhất định Tiến độ thi công xây dựng công trình phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê duyệt Mỗi một dự án đều có một phạm vi ngân sách và thời hạn cho phép, đáp ứng yêu cầu cụ thể của từng khách hàng Chính vì vậy việc quản lý thời gian và tiến độ có một chức năng quan trọng giúp dự án hoàn thành đúng thời hạn và tiến độ đã được đề ra Bên cạnh đó, việc quản lý tiến độ cũng chính là cơ sở cho việc giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác

Trước khi xác định thời gian của từng công việc cũng như của toàn bộ dự án thì phải xác định xem dự án đó bao gồm những công việc gì Công ty cổ phần xây

dựng SHINEC thường sử dụng sơ đồ cấu trúc phân việc ( Work Break Down St ructure – WBS) để xác định và lập kế hoạch cho các công việc của một dự án Đâylà phương pháp mà công ty thường sử dụng vì nó giúp công ty phân công được cáccông việc một cách cụ thể theo từng cấp quản lý Từ đó trách nhiệm và quyền hạn của từng nhóm công tác được vạch rõ, tạo điều kiện thuận lợi để xác định thời gianvà chi phí để hoàn thành dự án Sau khi đã xác định số lượng các công việc, việc sắp xếp chúng theo một trình tự logic hợp lý là một điều cần thiết Sơ đồ mạng chính là công cụ hữu hiệu giúp công ty tạo lập được mối quan hệ và trật tự thực hiện giữa các công việc Không những thế nó còn là cơ sở để kiểm tra, giám sát kếhoạch thời gian phân bổ nguồn lực, chi phí và điều hành dự án Việc dự tính thời gian cho từng công việc đã được ban quản lý dự án tiến hành dựa trên phương pháp ngẫu nhiên Dựa vào những nguồn lực hiện có hay có thể huy động được

trong tương lai, đồng thời so sánh với một số chỉ tiêu cho trước, công ty có thể dự tính được cả thời gian hoàn thành của dự án

Sau khi đã cơ bản hoàn thành việc xác định khối lượng công việc cũng như thờigian của dự án thì cần thiết phải quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình

Cũng như nhiều công ty xây dựng khác hiện nay, công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã sử dụng phương pháp kỹ thuật cơ bản để thực hiện việc quản lý tiến độ Đó là kỹ thuật tổng quan đánh giá dự án PERT và phương pháp đường găng CPM Tuy nhiên việc sử dụng phương pháp này cũng trở nên linh hoạt chứ không cứng nhắc đối với các dự án có quy mô khác nhau Trong nhiều trường hợp, việc chuyển sang sơ đồ GANTT dường như lại trở nên phổ biến và được công ty sử dụng khá nhiều Đối với các dự án phức tạp thì việc xây dựng biểu đồ GANTT lại thể hiện được ưu thế của mình Nó giúp những nhà quản lý dự án nhìn nhận rõ mộtcách dễ dàng hơn thực trạng của dự án Mặt khác trong một số dự án, khi khối lượng công việc trở nên quá nhiều thì các nhà quản lý sẽ gặp một số rắc rối nếu như sử dụng phương pháp sơ đồ GANTT Lúc này việc nhìn nhận về trật tự cũng như mối quan hệ giữa các công việc lại dường như là công việc khó khăn

Chính vì vậy, ban quản lý dự án của công ty cũng đã cố gắng linh hoạt trong việc quản lý tiến độ của dự án Việc sử dụng phương pháp nào là hợp lý cũng được đưa ra xem xét một cách kỹ lưỡng với sự góp ý của tất cả các thành viên Đối với những dự án có quy mô lớn và thời gian thi công kéo dài thì việc quản lý tiến độ được xây dựng cho từng giai đoạn, có thể là từng tháng, từng quý, từng năm tùy dự án cụ thể Chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn qua hai ví dụ dự án dưới đây: Ví dụ 1: dự án xây dựng Nhà xưởng sản xuất nội thất kim loại – xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng.

Bảng 1.5: Bảng tiến độ thực hiện công việc dự án “Xây dựng Nhà xưởng sảnxuất nội thất kim loại – xã Nam Sơn, huyện An Dương, Hải Phòng”

Thời gian thực hiện

1 Chuẩn

bị đầu tư.- Điều tra,khảo sát và chọn địađiểm.

- Lập dự án đầu tư.

- Gửi hồ sơ dự án trình cơ quan có thẩ

m quyền quyếtđịnh2 Thực hiện đầu tư

- Chuẩn bị mặt bằng xây dựng.

- Mua sắm thiết bị và cô

ng nghệ.- Khảo sát,thiết kế xây dựng.

- Thẩmđịnh, phê duyệtthiết kế và tổng dự toán công trình.

- Thicô

ng xây lắp.3 Kết thúc và đưa dự án vào sử dụng- Nghiệm thu, bàn giao công trình.

(Nguồn: Ban quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC)

Ví dụ 2: dự án “Đầu tư xây dựng công trình mở rộng nhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy tại quận Ngô Quyền thành phố Hải Phòng”

Bảng 1.6: Bảng tiến độ thực hiện dự án “Đầu tư xây dựng công trình mở rộngnhà máy chế biến gỗ và nội thất tàu thủy quận Ngô Quyền, Hải Phòng”

Thứ tự thực hiện công việc

1Phần móng nhà sấy

2Thân nhà sấy

3Máinhà sấy

4Hoàn thiện nhà sấy

5Phần móng nhà số 3

6Thân nhà số 3

7 Máinhà số 3

8Hoàn thiện nhà số 3

9Phần móng nhà số 4

Thân nhà số 4

Máinhà số 4

Hoàn thiện nhà số 4

Phần móng nhà số 5

4 n nhà số 5

Máinhà số 5

Hoàn thiện nhà số 5

(Nguồn: Ban quản lý dự án tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC) Sau khi lập kế hoạch tiến độ, cần thiết phải có sự kiểm tra việc thực hiện các công việc của dự án có tuân thủ theo đúng kế hoạch đó hay không Việc giám sát

tiến độ thi công xây dựng công trình cần thiết có sự tham gia của chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng, các nhà tư vấn giám sát và một số bộ phận có liên quan Cụ thể tại công ty cổ phần xây dựng SHINEC, ban lãnh đạo công ty yêu cầu Ban quản lý dự án, các đơn vị thi công phải có sự theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện từng công việc theo tuần, tháng, năm tùy từng dự án khác nhau Việc theo dõi này được ghi chi tiết vào Bản Nhật ký công trình Việc ghi nhật ký thi công được quy định tại điểm 3.4, khoản 3, phần II của Thông tư 12/2005/TT-BXD bao gồm một số nội dung cụ thể như sau: Danh sách cán bộ kỹ thuật của nhà thầu; Diễn biến tình hình thi công hàng ngày, tình hình thi công từng loại công việc, chi tiết toàn bộ quá trình thực hiện; Mô tả vắn tắt phương pháp thi công; Tình trạng vật liệu; Những sai lệch, thay đổi so với bản vẽ thiết kế, các công việc phát sinh trong ngày… Trong thực tế, do các điều kiện khách quan và chủ quan đem lại nên công ty cũng không tránh khỏi những sai lệch về mặt tiến độ so với dự kiến Việc sai lệch từ trước đến nay tuy không gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới kết quả dự án nhưng cũng có tác động đến thời gian cũng như chi phí thực hiện Điều đó đòi hỏi công ty phải tìm ra biện pháp hợp lý để khắc phục tình trạng trên, hạn chế tối đa việc sai lệch tiến độ của dự án

Công ty cũng rất quan tâm tới việc động viên khuyến khích đẩy nhanh tiến độ của dự án với điều kiện chất lượng vẫn được đảm bảo Việc xét thưởng hay xử lý

vi phạm đều được công ty làm rõ theo hợp đồng đã ký kết giữa các bên tham gia Việc tăng lương, thưởng trợ cấp đối với những cá nhân có thành tích hoàn thành sớm tiến độ rất được công ty quan tâm Vì nhờ đó, năng suất lao động cũng như

hiệu quả của công việc được tăng lên Bên cạnh đó, công ty cũng chú ý xử phạt nghiêm minh đối với các trường hợp cố tình kéo dài tiến độ, làm thất thoát và lãngphí nguồn lực, gây thiệt hại cho công ty

1.3.3.2 Quản lý chất lượng dự án:

Trong quá trình quản lý dự án thì việc quản lý chất lượng là một khâu vô cùng quan trọng Đặc biệt hiện nay, vấn đề quản lý chất lượng các công trình xây dựng đang là một vấn đề cấp bách, là mối quan tâm của toàn xã hội Quản lý chất lượng dự án có thể được hiểu là một quá trình hay hoạt động nhằm giám sát chất lượng của dự án, đảm bảo cho dự án được hoàn thành đáp ứng tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng cũng như chủ đầu tư

Ngay từ giai đoạn đầu tiên của quá trình đầu tư xây dựng, chất lượng công trình xây dựng đã được hình thành Nắm bắt được tầm quan trọng của vấn đề này,

công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã quan tâm tới việc quản lý chất lượng ngay từ khi hình thành ý tưởng từ trong khâu lập dự án, khảo sát, thiết kế… rồi đến khi thi công và đưa dự án vào sử dụng khai thác Cụ thể chính là sự thể hiện vào việc quản lý chất lượng các sản phẩm dự án, chất lượng quy hoạch xây dựng, chất lượng bản vẽ thiết kế…

Quản lý chất lượng dự án phải có sự tham gia của nhiều chủ thể bao gồm: chủ đầu tư, nhà thầu, tổ chức và cá nhân có liên quan đến công tác khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng, sử dụng công trình… Nội dung của công tác này bao gồm ba hoạt động chính sau: lập kế hoạch chất lượng dự án, đảm bảo chất lượng dự án, kiểm soát chất lượng dự án.

► Về việc lập kế hoạch chất lượng dự án: đây là một bộ phận quan trọng của công tác lập kế hoạch nói chung Đây là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng cho dự án để từ đó đề ra các phương pháp nhằm đạt được các tiêu chuẩn đó Cụ thể về quản lý chất lượng các dự án xây dựng, hệ thống các tiêu chuẩn đã được quy định rõ tại điều 2 Nghị định số 16/2005/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chấtlượng công trình xây dựng căn cứ theo Luật Xây dựng năm 2003 Công tác lập kế hoạch chất lượng dự án gồm những công việc chi tiết như sau:

- Xây dựng các chiến lược, chính sách hay các chương trình, kế hoạch chất lượng.

- Trong từng giai đoạn, từng thời kỳ thực hiện dự án phải xác định những yêu cầu chất lượng cần đạt.

- Chỉ ra phương hướng kế hoạch và xây dựng các biện pháp để thực hiện thànhcông kế hoạch sau khi phân tích kỹ lưỡng sự tác động của các nhân tố ảnh hưởng tới dự án

► Nội dung thứ hai là đảm bảo chất lượng dự án: đây là tập hợp các hoạt động có kế hoạch nhằm đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng các tiêu chuẩn chất lượng đã được đề ra Việc đảm bảo chất lượng dự án luôn được công ty thực hiện tốt theo những tính toán khoa học và phải theo lịch trình cũng như tiến độ một cách có kế hoạch

► Nội dung cuối cùng là việc kiểm soát chất lượng dự án: đây là việc giám sát các kết quả, xem xét lại lần nữa việc tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng của dự án Công ty cổ phần xây dựng SHINEC luôn kiểm tra, đôn đốc, chỉ đạo, đánh giá và chấn chỉnh việc thực hiện các hoạt động xây dựng Đối với mỗi một dự án, công tyđã căn cứ vào hệ thống pháp luật, các quy định, các tiêu chuẩn để tiến hành giám sát các đối tượng như: việc khảo sát, thiết kế, lựa chọn nhà thầu, thi công xây dựngcông trình, bảo trì công trình… Việc giám sát được công ty thực hiện ở tất cả các khâu ngay từ khi khảo sát Trong giai đoạn khảo sát này, đối với những dự án do công ty làm chủ đầu tư, thì ngoài sự giám sát của chủ đầu tư ra thì còn có một bộ phận chuyên trách tự giám sát của bên nhà thầu khảo sát công trình Trong giai đoạn thi công công trình xây dựng thì nhà thầu thi công xây dựng chịu trách nhiệmviệc quản lý chất lượng và tự giám sát Trong giai đoạn vận hành thì chủ đầu tư cótrách nhiệm giám sát, phát hiện ra các vướng mắc để khắc phục kịp thời Việc giám sát thi công xây dựng công trình của công ty được thực hiện bao gồm các công việc cụ thể như sau: giám sát chất lượng, giám sát hợp đồng, giám sát giá thành, giám sát tiến độ, giám sát an toàn lao động và vệ sinh môi trường Trong quá trình giám sát, nhân viên giám sát của công ty sẽ kiểm tra hoạt động thi công của nhà thầu thi công để phát hiện các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, từ đó cóthể yêu cầu đơn vị thi công sửa chữa đảm bảo chất lượng và tiến độ của dự án

Trong công tác quản lý chất lượng dự án, công ty cổ phần xây dựng SHINEC tập trung vào ba công việc chính cần quản lý, đó là:

Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng.

Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình.Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình.

Khi khảo sát xây dựng, phương pháp kỹ thuật được nhà thầu khảo sát lập và được chủ đầu tư phê duyệt Việc quản lý chất lượng được tiến hành cụ thể ở những

hoạt động như: xem xét nhiệm vụ khảo sát xây dựng, quy mô, tính chất, đặc điểm công trình; xem xét quy trình, phương pháp và thiết bị khảo sát; phân tích số liệu,

đánh giá kết quả khảo sát… Đối với những dự án do công ty làm chủ đầu tư thì công ty thực hiện việc giám sát một cách thường xuyên, có hệ thống từ khi bắt đầuđến khi kết thúc công trình Còn đối với những dự án mà công ty làm nhà thầu thì công ty luôn xây dựng một bộ phận chuyên trách tự giám sát công tác khảo sát Khi nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng, công ty căn cứ vào hợp đồng, các tiêu chuẩn khảo sát và báo cáo kết quả khảo sát để thực hiện một số nội dung như: đánh giá chất lượng công tác khảo sát; nghiệm thu khối lượng công việc khảo sát theo hợp đồng; kiểm tra khối lượng của báo cáo kết quả khảo sát xây dựng…

Khi đóng vai trò là chủ đầu tư, trong quá trình quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình, các sản phẩm thiết kế trước khi đưa vào thi công luôn được côngty nghiệm thu và xác nhận Công ty cũng phải chịu trách nhiệm về các bản vẽ thiết

kế khi giao cho nhà thầu thi công Căn cứ vào hợp đồng giao nhận thiết kế, nhiệm vụ thiết kế, quy chuẩn xây dựng… công ty tiến hành đánh giá chất lượng thiết kế, kiểm tra hình thức, số lượng hồ sơ thiết kế xây dựng công trình Công ty cũng thuêbộ phận chịu trách nhiệm thiết kế cho các công trình xây dựng của mình đối với một số dự án lớn Và nhà thầu thiết kế sẽ phải chịu trách nhiệm về chất lượng thiếtkế xây dựng công trình đó

Đối với quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình, công ty thực hiện việclập hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu, tính chất và quy mô của công trình Công ty thực hiện các thí nghiệm kiểm tra vật liệu, vật tư, thiết bị công

trình, thiết bị công nghệ trước khi xây dựng và lắp đặt Công ty cũng lập và kiểm tra các biện pháp thi công, kiểm tra an toàn lao động, vệ sinh môi trường; nghiệm thu công trình và các hạng mục công trình Việc tiến hành nghiệm thu và kết quả của quá trình nghiệm thu đó sẽ được lập biên bản và nêu rõ trong phiếu nghiệm thu tổng thể công trình theo quy định

Ngoài ra công ty cũng rất quan tâm tới việc bảo hành và bảo trì công trình

Công trình sau khi được nghiệm thu và đưa vào sử dụng sẽ được bảo trì để vận hành và khai thác lâu dài Thời gian bảo hành cũng như mức tiền bảo hành công trình xây dựng được công ty thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của pháp luật Khi có sự cố xảy ra, công ty cố gắng đề ra các biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo cho tiến độ và nội dung của dự án được đảm bảo theo đúng yêu cầu của khách hàng

Dưới đây là biên bản kiểm tra hồ sơ nghiệm thu mà công ty áp dụng trong quá trình quản lý dự án của mình.

BIÊN BẢN KIỂM TRA HỒ SƠ NGHIỆM THU GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG HOÀN THÀNH, HOÀN THÀNH HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH HOẶC CÔNG TRÌNH ĐỂ ĐƯA VÀO SỬ DỤNG

- Công trình……….Thuộc dự án đầu tư nhóm………… - Hạng mục công trình………- Địa điểm xây dựng……… - Thời gian kiểm tra:

Bắt đầu:……h…., ngày…….tháng….năm 200… Kết thúc:… h…., ngày…….tháng….năm 200…- Các bên tham gia kiểm tra:

- Đại diện Chủ đầu tư công trình:

- Đại diện Nhà thầu giám sát thi công xây dựng:- Đại diện Nhà thầu thi công xây dựng:

- Đại diện Sở Xây dựng kiểm tra công tác nghiệm thu:- Đã tiến hành những việc sau:

+ Kiểm tra danh mục hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng……… hoặc hoàn toàn của hạng mục công trình hoặc công trình……… đã lập giữa Chủ đầu tư và các nhà thầu thi công xây dựng / tổng thầu EPC.

+ Kiểm tra tính pháp lý và chất lượng của hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựnghoàn thành………., hạng mục công trình hoàn thành……….hoặc công trình hoàn thành……….

Sau khi kiểm tra, xem xét và trao đổi, các bên tham gia đã có kết luận: 1 Hồ sơ trình để nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành………., hạng mục công trình hoàn thành………hoặc công trình hoàn thành

………đã lập đủ (hoặc chưa đủ) theo danh mục nêu tại phụ lục 3 của Thông tư số /2005/TT-BXD.

2 Hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành……… , hạng mục công trình hoàn thành………… hoặc công trình hoàn thành……….có đầy đủ tính pháp lý theo quy định.

3 Các ý kiến nhận xét khác:

Nếu hồ sơ nghiệm thu chưa đủ thì yêu cầu chủ đầu tư bổ sung để hoàn chỉnh nghiệm thu (nêu cụ thể về hồ sơ pháp lý và tài liệu quản lý chất lượng).

4 Hồ sơ nghiệm thu có trong danh mục kèm theo biên bản này đảm bảo đủ căncứ để Chủ đầu tư tiến hành việc nghiệm thu giai đoạn xây dựng………hoặc nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình………hoặc công trình………

Đối với trường hợp hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ thì ghi như sau: Sauk hi bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ nghiệm thu theo các yêu cầu nêu ở mục 3, Chủ đầu tư tiến hành việc nghiệm thu giai đoạn xây dựng………hoặc nghiệm thu hoàn thànhhạng mục công trình………hoặc công trình……….

Ghi chú: kèm theo danh mục hồ sơ, tài liệu hoàn thành giai đoạn xây dựng, hoàn thành hạng mục công trình, hoàn thành công trình được lập theo phụ lục 3 của Thông tư này.

Đại diện Chủ đầu tư

( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

Đại diện Nhà thầu giám sátthi công xây dựng

( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

Đại diện Nhà thầu thi công xây dựng

( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

Đại diện Sở Xây dựng

( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)

1.3.3.3 Quản lý chi phí:

Chi phí của dự án có thể được hiểu là các nguồn tài nguyên được hi sinh trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu dự án đã đề ra Vấn đề quản lý chi phí trong quản lý dự án đặc biệt trong các dự án đầu tư xây dựng là rất quan trọng Nhiều công trình xây dựng đã gặp phải nhiều rắc rối trong vấn đề về vốn đầu tư, thanh quyết toán vốn hoặc sử dụng không hiệu quả đồng vốn bỏ ra dẫn đến thất thoát, lãng phí Vì vậy cần thiết có sự quản lý chi phí để giám sát việc thực hiện dựán đúng dự tính chi phí theo kế hoạch, đảm bảo cho dự án thực hiện đúng tiến độ và nguồn lực cho phép Đây cũng là quá trình dự toán kinh phí, phân tích các số liệu có liên quan đến chi phí của dự án Quá trình quản lý chi phí tại công ty diễn ra theo các bước cơ bản như sau:

- Xác định các nguồn lực, các nguồn tài nguyên và khối lượng cho phép để thực hiện dự án.

- Sau đó sẽ ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn thành dự án đề ra - Sau khi đã có dự tính về tổng chi phí thực hiện của dự án, công ty sẽ ước tính chi phí và phân bổ cho từng hạng mục công việc.

- Và cuối cùng, công ty sẽ có biện pháp để kiểm soát chi phí và có thể điều chỉnh chi phí cho phù hợp với yêu cầu của dự án

Công ty luôn cố gắng nắm bắt những thay đổi trong chính sách của Nhà nước về công tác quản lý để áp dụng vào đơn vị mình cho phù hợp Gần đây, Chính phủ

đã thay đổi một số nội dung về công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình được quy định cụ thể tại Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ban hành ngày 13/6/2007 Nghị định này được ban hành với tinh thần phù hợp hơn với thông lệ quốc tế và cơ chế thị trường Theo đó thì giá xây dựng được xác định cho từng công trình thay vì giá xây dựng theo khu vực trong quy định cũ; giá xây dựng được xác định phù hợp với các giai đoạn đầu tư và thời điểm xây dựng cũng như thời gian thi công; chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình… Bên cạnh đó, nhờ có sự thay đổi của Nghị định 99, công ty đã xác định được cho mình cách tính tổng mức đầu tư hợp lý hơn Trước đây, cách tính này còn chưa linh hoạt, phù hợp với biến đổi của giá cả thị trường, gây ra tình trạng thiếu vốn đối với một số dự án lớn, phức tạp Cụ thể, trong cách tính tổng mức đầu tư, có tính đến chi phí dự phòng do yếu tố trượt giá Chi phí dự phòng này được căn cứ vào chỉ số giá xây dựng và thời gian thi công công trình Nhờ đó khi đưa vào tính toán hiệu quả đầu tư của dự án, quá trình thực hiện dự án của chủ đầu tư sẽ chủ động về vốn, phù hợp với sự biến động của giá cả thị trường Một thực tế nữa trước đây là khi công ty cổ phần xây dựng SHINEClàm nhà thầu, nhận thi công cho các chủ đầu tư khác thì một số chủ đầu tư lấy lý do chờ cấp trên phê duyệt nên đã trì hoãn việc thanh toán cho nhà thầu Nghị định 99 ra đời đã góp phần quy định rõ trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư cũng như nhà thầu Do đó đã hạn chế được tình trạng trên

Công tác quản lý chi phí của công ty chỉ tập trung vào hai nội dung chính là: quản lý tổng mức đầu tư của dự án và quản lý tổng dự toán xây dựng công trình

Trong đó, tổng mức đầu tư của dự án sẽ được công ty xác định trong quá trình lập dự án bao gồm các chi phí như: chi phí cho việc xây dựng, chi phí mua máy móc trang thiết bị, chi phí san lấp giải phóng mặt bằng… Nói chung đây là chi phí dự tính để thực hiện toàn bộ dự án Còn trong giai đoạn thực hiện dự án, công ty sẽ xem xét và quản lý tổng mức dự toán xây dựng công trình Đây là công việc cần thiết đảm bảo cho tổng dự toán này không được phép vượt quá tổng mức đầu tư đãđược phê duyệt trước đó Nếu thực sự cần thiết phải phát sinh thêm chi phí xây

dựng thì việc quản lý cũng sẽ giúp cho công ty tìm kiếm thêm các nguồn vốn bổ sung, hỗ trợ kịp thời, đảm bảo cho dự án vẫn tiếp tục được hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra.

Khi ước lượng chi phí, đối với các dự án nhỏ và tính chất đơn giản thì công ty thường sử dụng các dự án tương tự trước đó để làm cơ sở, làm nền tảng cho nhữngước tính của dự án mới Tuy nhiên, việc đánh giá ước lượng không phải là một việc dễ dàng Mỗi một dự án khác nhau lại bao hàm những yếu tố khác nhau và

bất ngờ trong quá trình thực hiện mà chúng ta không thể lường trước được Để đáp ứng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng công cụ nào để quản lý chi phí luôn là một vấn đề được công ty quan tâm đặc biệt Công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã sử dụng chỉ số giá xây dựng là

công cụ chính để làm căn cứ xác định tổng mức đầu tư, dự toán và tổng dự toán xây dựng công trình Chỉ số giá xây dựng này cũng như phương pháp xây dựng nó, được xác định theo quy định của Bộ Xây dựng, được công bố rõ tại Nghị định 99 của Chính phủ Có thể nói đây là một công cụ hữu hiệu phục vụ tốt cho quá trình thực hiện quản lý chi phí các dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC

Sau khi đã tiến hành ước tính chi phí cho từng hạng mục công việc cũng như toàn bộ dự án, công ty tiến hành kiểm soát chi phí, kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí đồng thời tìm ra những thay đổi so với kế hoạch Ban quản lý dự án sẽ dựa vào

các thống kê kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu…do phòng kế toán và một số bộ phận có liên quan cung cấp, để từ đó tổng hợp, phân loại, phân tích đánh giá các khoản chi phí và tình hình chi tiêu của công ty Sau đó, Ban quản lý sẽ thực hiện việc kiểm soát bằng cách tìm ra những mức chênh lệch chi phí so với kế hoạch đã đề ra Từ đó công ty sẽ triển khai nhanh chóng, tìm ra các biện pháp khắc phục sự sai sót đó và thông tin cho các cấp có thẩm quyền về những thay đổi được phép Tuy nhiên, do thành lập chưa được lâu năm, Ban quản lý của công ty vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý chi phí Do vậy việc chênh lệch so với chi phí dự kiến là điều không thể tránh khỏi Thêm nữa, vấn đề quản lý nguồn vốn đảm bảo cho việc thực hiện dự án của công ty còn yếu kém Bằng chứng là một số dự án được lập ra nhưng vẫn phải ngưng trệ một thời gian do thiếu vốn để triển khai tiếp Đó cũng là một trong những vấn đề bất cập tại công tyhiện nay.

Có thể nói quản lý thời gian, quản lý chất lượng và quản lý chi phí có mối quan hệ vô cùng chặt chẽ Thông qua việc quản lý thời gian của dự án, công ty có

thể kiểm soát được chi phí nhờ theo dõi tiến độ chi phí được thực hiện theo từng hạng mục công việc Nhờ có quản lý dự án theo đúng tiến độ và chi phí đề ra, chất lượng của dự án mới được đảm bảo Một dự án không thể gọi là thành công khi nóvừa lãng phí nguồn lực lại vừa kéo dài thời gian không đúng tiến độ Vì vậy công ty luôn cố gắng phối hợp, kiểm soát sát sao việc quản lý cả về tiến độ, chi phí cũng

như chất lượng của dự án, đảm bảo cho dự án được hoàn thành theo đúng mục tiêuvà yêu cầu đã đề ra

Một thực tế trong quá trình thi công xây dựng công trình là không phải lúc nàolượng lao động cũng được huy động như nhau đối với các dự án và đối với các giai đoạn khác nhau Có thể với dự án này cần nhiều lao động nhưng với dự án

khác có thể chỉ cần rất ít lao động Thậm chí ngay trong cùng một dự án thôi, các giai đoạn khác nhau cũng đã có sự khác nhau về nhân sự rồi Có những lúc dự án đi vào giai đoạn chính cần huy động tối đa nguồn lực cho phép Nhưng có những lúc cần phải biết tiết kiệm nguồn lực, giảm bớt nguồn lao động lại Do đó việc phân công bố trí nguồn lao động cho mỗi một dự án không phải là việc làm đơn giản Công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã cố gắng phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý dựa trên phương pháp ưu tiên Đối với những công việc cần thực hiện trước, công ty bố trí cho các nguồn lực vào đây trước Đối với những công việc quan trọng cần sử dụng khối lượng lao động lớn, công ty cũng cố gắng huy động một cách tối đa nguồn lao động nhằm đáp ứng được yêu cầu của dự án

Ví dụ trong dự án “Đầu tư xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC, xã Lai Vu, huyện Kim Thành, tỉnh Hải Dương”, mức tiêu hao lao động được tính toán nhờ vào các hệ số kinh nghiệm đối với từng phân xưởng của một số nhà máy trong nước Tổng số công nhân thực hiện cho một mẫu sản phẩm lại phụ thuộc vàoquy trình sản xuất ra sản phẩm Các hệ số này chỉ mang tính tương đối tùy thuộc