NĂM MẸO SỬ DỤNG POWERPOINT CHUYÊN NGHIỆP Sinh học - Ngoại ngữ - Tin học - Tin học Phần mềm PowerPoint hãng Microsoft phổ biến với người dùng Việt Nam Đặc biệt với người hay phải thuyết trình, giảng dạy PowerPoint Dưới xin giới thiệu mẹo giúp bạn sử dụng chuyên nghiệp Microsoft PowerPoint 2003 Sử dụng mẫu PowerPoint sẵn có Microsoft để tận dụng thiết kế chuyên nghiệp (Microsoft PowerPoint templates) Các mẫu thiết kế sẵn việc có trang trí đồ họa chuyên nghiệp, định nghĩa font chữ, lề, số trang, ngày tháng,… Cách chọn template sau: Từ menu Microsoft PowerPoint 2003 Chọn Format Chọn Slide Design… Bên phía tay phải Microsoft PowerPoint 2003 xuất mẫu thiết kế sẵn bạn chọn mẫu hợp với nội dung trình bày bạn Phía template có ô vuông đặc biệt sau (xem hình) - Additional Design Templates: Đây chức cho phép bạn thêm template vào thư viện template sẵn có PowerPoint Các template bạn có từ nguồn download mạng internet copy từ máy tính khác - Design Templates on Microsoft Office Online: Chức cho phép bạn tìm lấy thêm mẫu PowerPoint website Microsoft Sau chọn template để dùng rồi, bạn chỉnh sửa cho hoàn toàn thích hợp với yêu cầu Cách làm sau: Từ menu Microsoft PowerPoint 2003 Chọn View Chọn Master Chọn Slide Master Lúc PowerPoint thiết kế gốc template Từ bạn chỉnh sửa thứ template kết thúc, bạn ấn nút Close Master View Slide Master View Kết chỉnh sửa áp dụng cho tất slide có cho Slide tạo Sử dụng hiệu ứng hoạt hình (Animation) Một thuyết trình tốt việc có hình ảnh minh họa trực quan việc mô tả quy trình chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung Animation) có tác dụng tốt cho người xem Để thiết lập đối tượng Silde bạn chuyển động hoạt hình theo ý muốn Bạn trỏ phải vào đối tượng Chọn Custom Animation Bên tay phải hình xuất hộp thoại để bạn thêm hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng Ấn nút Add Effect Chọn hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ xuống dưới,…) Lưu font chữ sử dụng Slide bạn theo file PowerPoint http://quantrimang.com/photos/image/072007/15/PowerPoint.jpgViệc hữu ích Slide bạn có soạn thảo font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font thư pháp,…), giúp bạn mang file PowerPoint đến máy tính khác trình diễn mà máy font Slide bạn hiển thị nội dung mong muốn Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, menu File PowerPoint Chọn Save as Tại hộp thoại Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía cùng), Chọn Save Option… Hộp thoại mở phía có lựa chọn Embed Truetype fonts Sau lựa chọn ô này, bạn tiếp tục chọn hai lựa chọn phía dưới: - Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn giúp PowerPoint lưu font cần để hiển thị Slide cho bạn, người dùng không soạn thảo, thay đổi chữ có sử dụng font đặc biệt Ngược lại giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ gọn - Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn giúp PowerPoint lưu font cần để hiển thị Slide cho bạn cho phép người dùng soạn thảo, thay đổi chữ có sử dụng font chữ Ngược lại làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên nhiều Chèn đoạn video, ảnh,… vào Slide Nếu bạn muốn trình diễn đoạn video thuyết trình nên làm theo cách sau: Từ menu Insert PowerPoint Chọn Movies and Sounds Chọn Movie from file Từ bạn chọn file video bạn muốn chèn vào Slide Cách chèn ảnh, âm vào Slide tương tự Sử dụng phím tắt cách hữu dụng - Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen ký tự cần chuyển đổi nhấn đồng thời Shift+F3 - Tắt hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình trở bình thường Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở bình thường - Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide Muốn trình diễn Slide tại, ấn đồng thời Shift+F5 - Để quay Slide đầu tiên: Ấn + Enter - Để nhảy tới Slide đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter Các công cụ PowerPoint Thanh công cụ PowerPoint dùng để làm gì? PowerPoint có 13 công cụ, gồm Task Pane Theo mặc định, Standard (thanh công cụ chuẩn), Formatting (thanh định dạng) Drawing (thanh công cụ vẽ) hiển thị sẵn Các công cụ khác sử dụng cho chức riêng biệt PowerPoint Hiện công cụ Từ menu View, chọn Toolbars sau lựa chọn công cụ mà bạn muốn hiển thị (bạn nhìn thấy dấu chọn bên cạnh công cụ hiển thị) Ẩn công cụ Từ menu View, chọn Toolbars Lựa chọn công cụ muốn ẩn (bạn không nhìn thấy dấu chọn bên cạnh công cụ ẩn) Thanh công cụ chuẩn Các biểu tượng công cụ chuẩn Standard thường hoạt động thường dùng văn Khi đưa trỏ chuột lên biểu tượng, bạn thấy rõ tác dụng mô tả biểu tượng Kích vào biểu tượng/hành động mà bạn muốn áp dụng cho slide New Bắt đầu file trình chiếu Open Mở file trình chiếu Save Lưu file trình chiếu Permission Thiết lập cho phép việc mở thay đổi file trình chiếu E-mail Gửi file trình chiếu dạng email PrintIn file trình chiếu Print Preview Xem trước in Spelling Chương trình kiểm tra lỗi tả SearchHiển thị ô tìm kiếm Cut Cắt đoạn văn đối tượng Clipboard lựa chọn Copy Sao chép đoạn văn đối tượng Clipboard lựa chọn Paste Dán mục chọn từ Clipboard Format Painter Sao chép định dạng Undo Bỏ qua thao tác vừa làm RedoLặp lại hành động vừa bỏ qua Insert ChartVẽ biểu đồ Insert TableChèn bảng Table and Borders Hiển thị bảng công cụ Borders (đường viền) Insert Hyperlink Chèn siêu liên kết Expand All Mở rộng tiêu đề văn cho slide Outline tab Show Formatting Hiện ẩn ký tự định dạng Show/Hide Grid Hiện ẩn gridlines Color/Grayscale Hiện trình chiếu với màu, đen, trắng grayscale Zoom Phóng to Slide, vùng tab outline vùng tab Slide Thanh công cụ định dạng Thanh công cụ định dạng đặt vị trí gần phía hình Mỗi biểu tượng công cụ có chức riêng cho phép bạn thay đổi hiệu ứng đối tượng slide PowerPoit Các biểu tượng công cụ Formatting chức năng: Font Lựa chọn kiểu font từ danh sách thả xuống Font Size Lựa chọn kích cỡ font từ danh sách thả xuống Bold Áp dụng định dạng chữ đậm cho văn Italic Áp dụng định dạng chữ nghiêng cho văn Underline Áp dụng định dạng ngạch chân cho văn Shadow Áp dụng định dạng chữ bóng cho văn Align Left Căn lề văn đối tượng sang bên trái Center Căn lề văn đối tượng dòng Align Right Căn lền văn đối tượng sang bên phải Distributed Căn lề văn đối tượng Change Text Direction Thay đổi hướng văn (ngang - dọc) Numbering Thêm/bớt định dạng số vào đầu dòng đoạn văn lựa chọn Bullets Thêm/bớt định dạng ký tự vào đầu dòng đoạn văn lựa chọn Increase Font Size Tăng cỡ chữ Decrease Font Size Giảm cỡ chữ Decrease Indent Giảm lề đoạn văn Increase Indent Tăng lề đoạn văn Font Color Chuyển đổi màu chữ Slide Design Hiển thị Slide Design Task Pane New Slide Chèn slide Chèn thêm slide Từ menu Insert, kích vào New Slide Hoặc kích vào biểu thượng New Slide công cụ Formatting Chèn Slide Từ menu Insert, kích vào Duplicat Slide Sao chép dán Slides Bạn chép va dán slide phần Normal View với tab Outline Slides chế độ xem Slide Sorter Sao chép slide với Outline Kích vào biểu tượng slide mà bạn muốn chép Kích vào biểu tượng Copy công cụ Standard Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide chọn Copy Dán slide Kích vào biểu tượng slide vị trí muốn đặt slide vừa chép Kích vào biểu tượng Paste công cụ Standard Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide lựa chọn Paste Chú ý: Bạn copy paste slide với tab Slides chế độ Slide Sorter