Đang tải... (xem toàn văn)
Để thống nhất phương pháp và đảm bảo rằng vật tư, phụ tùng, sản phẩm, dịch vụ mua vào đáp ứng đúng yêu cầu đặt mua (giá cả, chất lượng, chủng loại, xuất xứ, bảo quản, giao hàng…) đã được phê duyệt và được kiểm soát trong suốt quá trình chế tạo sản phẩm và xuất bán hàng hóa. Đồng thời Công ty phải thiết lập hồ sơ đánh giá thông qua các chuẩn mực lựa chọn, đánh giá lại các nhà cung ứng dựa trên khả năng cung cấp, uy tín, và thương hiệu.Hồ sơ kết quả đánh giá được cặp nhật, duy trì nhằm chọn lọc được các nhà cung ứng tốt nhất.
CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015 TẠO SẢN PHẨM 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 1/13 Mục đích Để thống phương pháp đảm bảo vật tư, phụ tùng, sản phẩm, dịch vụ mua vào đáp ứng yêu cầu đặt mua (giá cả, chất lượng, chủng loại, xuất xứ, bảo quản, giao hàng…) phê duyệt kiểm soát suốt trình chế tạo sản phẩm xuất bán hàng hóa Đồng thời Công ty phải thiết lập hồ sơ đánh giá thông qua chuẩn mực lựa chọn, đánh giá lại nhà cung ứng dựa khả cung cấp, uy tín, thương hiệu.Hồ sơ kết đánh giá cặp nhật, trì nhằm chọn lọc nhà cung ứng tốt Phạm vi áp dụng Áp dụng cho toàn Công ty lĩnh vực mua hàng: mua hàng hóa, vật tư thiết bị, thuê nguyên công, thuê chế tạo chi tiết, thuê chế tạo cụm chi tiết Tài liệu tham chiếu: - Các quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng Công ty - Bộ luật dân số 33/2005/QH11 ngày 14 tháng năm 2005 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng năm 2005 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam - Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2014 - Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Đấu thầu lựa chọn nhà thầu - Các điều kiện thương mại quốc tế - Các thủ tục mua bán hàng hoá theo quy định hành Định nghĩa viết tắt - Các định nghĩa viết tắt tuân thủ TCVN ISO 9001 : 2008 Sổ tay chất lượng I Vật tư trực tiếp cho hợp đồng sản xuất: Vật tư chính: vật tư chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới, bao gồm: loại thép tròn, thép ống, thép hình, thép tấm, phôi đúc, vật tư đặc biệt có số lượng, kích thước cụ thể Vật tư phụ: không cấu thành nên thực thể sản phẩm có tác dụng phục vụ trình sản xuất, sử dụng kết hợp với vật tư làm tăng chất lượng, mẫu mã sản phẩm dùng để CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015 TẠO SẢN PHẨM 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 2/13 phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, bao gồm: loại que hàn, sơn, đá mài, giấy ráp, xăng, dầu, mỡ, trang thiết bị an toàn VSLĐ… Thiết bị, công cụ, dụng cụ, phụ tùng thay thế: gồm máy móc, thiết bị, dụng cụ dùng để sản xuất sản phẩm phụ tùng chi tiết thuộc máy móc đó, phụ tùng dùng cho sửa chữa máy móc thiết bị đột xuất định kỳ theo lịch, phụ tùng chi tiết phương tiện vận tải II Vật tư dùng cho nhu cầu khác: Phục vụ gián tiếp cho sản xuất: văn phòng phẩm, chè, nước ) có định mức quy định cấp riêng cho loại Phục vụ cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp: trang thiết bị nội thất, máy văn phòng, máy chấm công, máy tính, bàn, ghế… III Phế liệu: vật tư loại trình sản xuất sản phẩm: sắt thép thừa, phoi v v IV Định mức cho loại vật tư trên: hạn mức sử dụng lập, sở bóc tách vẽ, thống kê sử dụng … Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc duyệt CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015 TẠO SẢN PHẨM 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 3/13 Mã số: QT07 CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: TẠO SẢN PHẨM 27/3/2015 Trang: 4/13 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ A- Phân công trách nhiệm: Loại Nhu cầu Theo kế hoạch Loại vật tư Người kiểm tra Người mua/ Theo dõi Phê duyệt giá mua Vật tư dùng trực tiếp cho hợp đồng sản xuất: Vật tư chính, Vật tư phụ theo hợp đồng, đơn hàng cụ thể Đơn vị sản xuất Đặt nhà cung cấp bên Công ty gia công nhiều nguyên công, đặt chế tạo chi tiết/nguyên công lẻ Theo kế hoạch Người lập dự trù/kế hoạch/hợp đồng Đặt chế tạo cụm chi tiết, sản phẩm hoàn chỉnh Vật tư phụ dùng chung thường xuyên cho sản xuất P QLSX P Vật tư TGĐ Biểu mẫu - BM07.05.14 - BM07.05.06 - BM07.04.03 P.QLSX KTTK P.QLSX TGĐ - Báo giá - Hợp đồng P.QLSX/NSX/ĐVS X P KTKT Phòng KTKT Trưởng NSX TGĐ - Báo giá - Hợp đồng P.QLSX/NSX/ĐVS X P QLSX P Vật tư TGĐ - BM07.05.06 tùy Mã số: QT07 CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: TẠO SẢN PHẨM Trang: 5/13 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Máy móc thiết bị (TB gia công, trạm BA, hệ thống nâng hạ cầu trục) Phụ tùng thay dự phòng cho máy móc thiết bị thuộc XN Cơ điện quản lý Phụ tùng thay cho phương tiện vận tải, hệ thống điều hòa, thiết bị nội thất văn phòng Phụ tùng thay cho máy móc không thuộc Cơ điện quản lý: máy cầm tay, dụng cụ đo thông thường, dụng cụ cắt thông thường Đơn vị sử dụng, quản lý XN Cơ điện P Vật tư/ ĐV giao TGĐ Đơn vị sử dụng, quản lý VPCT VPCT/ĐV giao TGĐ P Vật tư TGĐ P Vật tư TGĐ Đơn vị sử dụng, quản lý Nhóm Sản xuất P QLSX & XNCĐ P QLSX & QLCLSP ktra dụng cụ đo, XNCKCX ktra dụng cụ cắt Vật tư , hàng hóa phục vụ gián tiếp cho sản xuất chung (chè, nước, văn phòng phẩm ) Theo định mức VPCT VPCT TGĐ Vật tư dùng cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp (thiết bị bán hàng, thiết bị CNTT: máy tính, máy in, photocopy, máy chấm công ) Phụ tùng thay cần khẩn cấp xảy cố sản xuất đơn hàng/hợp đồng, theo kế hoạch Đơn vị sử dụng, quản lý Đơn vị sản xuất /Nhóm sản xuất P KTKT XN Cơ điện P KTKT P Vật tư TGĐ TGĐ Dụng cụ đo đặc biệt, dụng cụ cắt đặc biệt Phụ tùng thay dự phòng Cần gấp 27/3/2015 trường hợp bổ sung biểu mẫu hồ sơ theo Luật đấu thầu - BM06.37 - BM07.05.06 Mã số: QT07 CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: TẠO SẢN PHẨM Trang: 6/13 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Vật tư phát sinh cần khẩn cấp trình thực đơn hàng/hợp đồng để đảm bảo tiến độ đơn hàng/ hợp đồng gấp Đơn vị sản xuất/ Nhóm sản xuất 27/3/2015 P QLSX P Vật tư TGĐ - Tờ trình phát sinh công việc - BM07.05.06 CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015 TẠO SẢN PHẨM 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 7/13 B Các bước thực hiện: Bước 1: Lập kế hoạch nhu cầu vật tư, hàng hóa: Đặt nhà cung cấp bên Công ty gia công nhiều nguyên công, đặt chế tạo chi tiết/nguyên công lẻ: - P.QLSX/Nhóm sản xuất/đơn vị sản xuất chủ động chọn nhà thầu phụ, đàm phán giá cả, lấy báo giá, soạn thảo hợp đồng, chuyển phòng KTTK kiểm soát, trình Tổng giám đốc ký duyệt - P.QLSX/Nhóm sản xuất/đơn vị sản xuất cử người theo dõi chất lượng tiến độ giao hàng - Các quy trình khác (kiểm, nhập kho, vào cổng, cấp phát, toán) Đặt chế tạo cụm chi tiết, sản phẩm hoàn chỉnh: - P.QLSX/Nhóm sản xuất/đơn vị sản xuất lập kế hoạch chuyển P KTKT - P KTKT đàm phán, tìm nhà thầu phụ, soạn thảo hợp đồng trình Tổng giám đốc ký duyệt - Phòng KTKT Trưởng Nhóm sản xuất cử người theo dõi chất lượng tiến độ giao hàng - Các quy trình khác (kiểm, nhập kho, vào cổng, cấp phát) Vật tư mua để dùng trực tiếp cho hợp đồng sản xuất: - ĐVSX/NSX lập Bảng Tổng hợp định mức vật tư BM07.05.14 Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 chuyển P QLSX kiểm tra Vật tư mua dùng cho nhu cầu khác: - Đơn vị lập Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 kiểm tra theo Bảng phân công nhiệm vụ Bước 2: Kiểm tra Vật tư mua dùng trực tiếp cho hợp đồng sản xuất: - Đơn vị giao kiểm tra Bảng Tổng hợp định mức vật tư BM07.05.14 Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 đúng, đủ số lượng, quy cách, trình TGĐ/người ủy quyền phê duyệt - Thủ kho kiểm tra hàng kho, đối chiếu số liệu kho lập Bảng tổng hợp vật tư cần mua BM07.05.14/2, gửi thông tin cho Đơn vị mua vòng ngày làm việc Đối với vật tư hàng hóa khác không thường có kho (máy móc, thiết bị, trang bị nội thất, văn phòng phẩm, chè, nước v v): đơn vị giao kiểm tra Dự trù vật tư, vật liệu khác BM 07.05.06 đúng, đủ số lượng, quy cách, trình TGĐ/người ủy quyền phê duyệt CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015 TẠO SẢN PHẨM 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 8/13 Trường hợp không mua vật tư yêu cầu : Đơn vị mua tìm loại vật tư tương đương, viết đề nghị thay BM 07.04.02 chuyển đơn vị lập kế hoạch nhu cầu vật tư, đơn vị xử lý sau: - Nếu liên quan đến nội Công ty trình TGĐ/Người ủy quyền duyệt - Nếu liên quan đến khách hàng trao đổi thông tin với khách hàng văn để thoả thuận thay yêu cầu khách hàng cung cấp Nếu khách hàng đồng ý, thông báo cho đơn vị liên quan biết để thay đổi theo Đơn vị mua tiến hành mua Nếu TGĐ/khách hàng không đồng ý, đơn vị lập kế hoạch nhu cầu vật tư ghi rõ “không đồng ý thay thế” vào BM 07.04.02 để Đơn vị mua tìm nguồn khác (thực theo QT8-8.3 - xử lý sản phẩm không phù hợp) Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp: Vật tư mua dùng trực tiếp cho hợp đồng sản xuất: - Đơn vị mua Bảng tổng hợp vật tư cần mua, liên hệ với nhà cung ứng để mua vật tư - Đơn vị mua lựa chọn báo giá hợp lý Trình duyệt mua vật tư hàng hóa BM07.04.03 chuyển đơn vị Kiểm duyệt giá - Người kiểm duyệt kiểm tra giá thấp giá thị trường giá chiết tính để ký duyệt trình TGĐ Nếu thấy giá cao giá thị trường cao giá chiết tính, Người kiểm duyệt đề nghị Đơn vị mua tìm nhà cung cấp khác có giá thấp hơn, đạt yêu cầu ký duyệt để trình TGĐ Trong trường hợp không tìm nhà cung cấp có giá thấp thời gian không cho phép, Người kiểm duyệt phải trình lên Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc giải không 02 ngày Vật tư mua dùng cho nhu cầu khác: mua (bỏ qua thủ tục kiểm tra giá) tổ chức đấu thầu, định thầu, chào hàng cạnh tranh…theo quy định trường hợp cụ thể TGĐ định Bước 4: Mang hàng vào cổng: áp dụng Nhà máy Bắc Ninh Vật tư, hàng hóa mua về: - Người mang hàng vào xuất trình Hóa đơn mua bán (nếu có) Đề nghị cho vật tư/hàng hóa vào cổng chưa có hóa đơn BM07.04.05 Trưởng P QLSX ký - Phòng Bảo vệ kiểm tra, đối chiếu, ghi sổ Theo dõi hàng mang vào, người mang hàng ký xác nhận vào sổ, Bảo vệ ký vào Hóa đơn Đề nghị cho vật tư/hàng hóa vào cổng chưa có hóa đơn BM07.04.05 Vật tư gia công bên mang về: Bảo vệ yêu cầu xuất trình BM07.05.50 cho cổng, ký BM số lượng thực mang vào CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015 TẠO SẢN PHẨM 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 9/13 Vật tư đem đổi lại mang Công ty: Bảo vệ yêu cầu xuất trình BM07.05.51 cho cổng, đối chiếu lại thông số BM: số lượng, quy cách, chủng loại, ký BM số lượng thực mang vào ghi rõ vào phiếu “hàng đem đổi về”, P.QLSX ghi Phiếu nhập kho kèm thêm dòng ghi “Hàng đem đổi về”, P Kế toán không toán tiền cho phiếu nhập vật tư có ghi Bước 5: Kiểm tra, lắp đặt, chạy thử: - Đơn vị mua hàng tập hợp đủ hồ sơ, chứng từ có liên quan đến số lượng, chất lượng, xuất xứ lô hàng, chuyển cho P QLSX - P QLSX điều phối việc kiểm tra vật tư đầu vào, cần kiểm phải lắp đặt chạy thử tiến hành kiểm lắp đặt, chạy thử - Trình tự kiểm tra vật tư đầu vào theo QT08-8.3: + Nếu kiểm tra lắp đặt, chạy thử không đạt: đơn vị lắp đặt chạy thử phòng QLCLSP trả phiếu (BM08.10) kết P QLSX lập phiếu vật tư không phù hợp (BM08.33), chuyển Đơn vị mua + Nếu kiểm tra lắp đặt, chạy thử thoả mãn thông số yêu cầu: nhập kho (với hàng hóa yêu cầu phải nhập kho) - - Bước 6: Nhập kho (với hàng hóa yêu cầu phải nhập kho) Đơn vị mua hàng bổ sung hồ sơ: Xác nhận hàng đạt yêu cầu đơn vị lắp đặt, chạy thử Phiếu kiểm tra sản phẩm kích thước vật mua BM08.10/1, phòng QLCLSP; Xác nhận mang hàng vào phòng Bảo vệ Thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại, chứng từ cần thiết, làm thủ tục nhập kho Nếu thủ tục giấy tờ hành thiếu (hoá đơn tài chính…), ghi nhận lại để yêu cầu đơn vị mua hàng hoàn tất trả sau Vật tư mua cho hợp đồng đánh số dùng cho hợp đồng Việc đánh dấu ký hiệu phải dùng sơn loại mực không bị thời tiết Các nghiệp vụ xếp dỡ, bảo quản vật tư, bảo quản sản phẩm, lưu kho thực theo quy định Bảo toàn sản phẩm QT07-7.5.5 Bước 7: Cấp phát quản lý vật tư : P QLSX thông báo có vật tư cho Trưởng NSX/ĐVSX (BM07.04.15) Trưởng phòng QLSX ký duyệt phiếu cấp vật tư theo yêu cầu định mức Đơn vị mua lập TGĐ ký duyệt Đối với loại vật tư dùng để thay trình sửa chữa, lắp đặt máy móc thiết bị, trước cấp phát vật tư mới, P QLSX phải làm thủ tục thu hồi vật tư cũ Đối với vật tư dùng cho Đúc: dự trù mua, nhập toán theo quy trình đợt mua bổ sung thêm Dự trù vật tư tách riêng cho hợp CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015 TẠO SẢN PHẨM 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 10/13 đồng/sản phẩm đúc sản xuất đợt mua, Dự trù cần Giám đốc Xí nghiệp Đúc lập TP QLSX ký duyệt, để theo dõi hạch toán đầu Xí nghiệp Đúc theo hợp đồng/sản phẩm - Trường hợp thực hợp đồng mà toàn số vật tư khách hàng cấp xử lý theo QT07-7.5.4 - Tài sản khách hàng - Trường hợp thực hợp đồng tự khai thác, đơn vị giao khoán gọn, đơn vị phép mua vật tư, dụng cụ trực tiếp phục vụ sản xuất, không qua kho bỏ qua thủ tục nhập kho xuất kho toán hợp đồng Mọi thủ tục khác liên quan đến việc mua vật tư theo quy định - Đối với loại vật tư, dụng cụ mua phục vụ sản xuất, lắp đặt trường, Tổng giám đốc uỷ quyền cho Đội trưởng đội lắp đặt phải chịu trách nhiệm giá cả, chất lượng vật tư, bỏ qua thủ tục kiểm tra xuất kho Yêu cầu toán phải tuân theo quy định tài Đội trưởng chịu trách nhiệm báo cáo TGĐ phương án: + Thu hồi vật tư, công cụ, dụng cụ đem trả Tổng kho sau công trình kết thúc loại dụng cụ cho mượn + Hoặc phương án cụ thể khác với loại vật tư, dụng cụ khác (bỏ, lý, cho, tặng v.v) - Bước 8: Phân loại, đánh giá tình hình sử dụng vật tư: P QLSX chủ trì phối hợp P QLCLSP (hoặc đơn vị khác cần): Tổ chức thu hồi vật tư nhiều số lượng định mức, để riêng theo loại mác vật tư, lập thẻ ghi cụ thể kích thước, số lượng, trọng lượng để tận dụng cho chi tiết sau đơn hàng khác, tháng/lần Xác định loại không dùng được, xuất cho Đúc làm phế liệu, xác định trọng lượng phải cắt xả từ mảnh to nguyên liệu đầu vào tiêu chuẩn cho XN Đúc Đánh giá vật tư phụ tùng máy móc thu hồi trình cấp phát vật tư sửa chữa, lắp đặt máy móc, tận dụng cho nhập kho để riêng, không báo cáo xin lý Báo cáo tình hình sử dụng vật tư kết thúc hợp đồng Báo cáo tình hình sử dụng vật tư lũy kế theo tháng với hợp đồng kéo dài nhiều tháng Bước 9: Đánh giá nhà cung cấp: thực theo HD07.04.01 Bước 10: Thanh toán: đơn vị mua chuẩn bị hồ sơ gồm: Vật tư mua dùng trực tiếp cho hợp đồng sản xuất Hợp đồng hồ sơ yêu cầu theo điều khoản toán hợp đồng/gói thầu (nếu có) CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015 TẠO SẢN PHẨM 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ - Trang: 11/13 Dự trù vật tư Bảng Tổng hợp nhu cầu vật tư cần mua Trình duyệt giá mua vật tư Phiếu nhập Đề nghị toán séc tiền mặt Hóa đơn có chữ ký, đóng dấu P Bảo vệ, QLSX, QLCLSP/đơn vị lắp đặt, chạy thử Hóa đơn lập vòng tháng sau mua hàng Đối với hàng hóa dịch vụ thuê (vận chuyển) cần bổ sung: + Phiếu yêu cầu vận chuyển đơn vị có nhu cầu vận chuyển + Các kê hàng cổng có xác nhận đầy đủ thông tin ghi rõ biển số xe ngày vào cổng (có xác nhận ký kiểm soát phòng bảo vệ) Đối với hàng sửa chữa, đại tu lớn: + Biên kiểm tra tình trạng thiết bị BM 06.37 + Biên nghiệm thu BM06.38 Vật tư, hàng hóa khác: Các hồ sơ khác trường hợp cụ thể theo yêu cầu P TCKT theo quy định Luật đấu thầu hành C Quy trình mang Vật tư, hàng hóa cổng: Vật tư, hàng hoá đem gia công ngoài: - P Bảo vệ kiểm tra hồ sơ gồm: + Tờ trình Tổng giám đốc duyệt Hợp đồng kinh tế ký đặt + Biểu mẫu kê chi tiết, vật tư đem gia công (BM07.05.50), phòng Quản lý sản xuất ký duyệt - P Bảo vệ ký xác nhận theo tên, số lượng thực mang vào BM Vật tư, hàng hoá đem trả lại khách, đem đổi không đạt chất lượng sau kiểm tra vật tư đầu vào lắp chạy thử không đạt yêu cầu: - Đơn vị mua hàng lập phiếu Đề nghị mang vật tư/hàng hóa cổng (mang trả) theo BM07.05.51 ghi rõ thông số phiếu Phòng QLSX kiểm tra, ký duyệt cho cổng - Bảo vệ kiểm tra phiếu này, đối chiếu thông số phiếu, ký xác nhận theo tên, số lượng thực mang vào phiếu CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015 TẠO SẢN PHẨM 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 12/13 Vật tư, hàng hoá xuất bán cho khách, giao hàng HAMECO: - Khách hàng công ty cử nhân viên đến nhận hàng HAMECO phải có Biên giao nhận hàng đóng dấu (treo) giấy giới thiệu - Khi giao hàng/xuất hàng cho khách, trước 02 ngày làm việc, P QLSX chuyển cho P KTKT: Biên kiểm tra sản phẩm cuối BM08.25, Biên nghiệm thu sản phẩm/công việc BM07.05.18a, Phiếu nhập kho BM07.05.11 - P KTKT ký Lệnh xuất kho (BM07.05.53) ghi rõ chủng loại SP, quy cách, số lượng hàng xuất kho, chuyển P TCKT - Phòng TCKT xem xét, đối chiếu hồ sơ liên quan, viết Hoá đơn GTGT Phiếu xuất kho, ký phụ trách phòng Kế toán tập hợp Lệnh xuất kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT trình ký Tổng giám đốc/Người ủy quyền Nếu chứng từ hồ sơ liên quan để xuất hóa đơn chưa đầy đủ, nhân viên P KTKT chịu trách nhiệm ký xin nợ chứng từ để hoàn tất bổ sung sau chuyển P TCKT, P TCKT xem xét, định xuất hóa đơn hay không - Phòng QLSX ký vị trí Thủ kho Phụ trách kho ghi số lượng, chủng loại thực xuất Phòng QLSX chịu trách nhiệm giao hàng cho khách Bắc Ninh - Toàn hồ sơ Bảo vệ ghi sổ theo dõi cổng Mỗi tháng lần, vào ngày cuối tháng, Thường trực bảo vệ bàn giao toàn hồ sơ ra/vào cổng cho phận phụ trách ISO P Tổ chức P Tổ chức làm kê giao nhận ký vào sổ theo dõi Bảo vệ cổng Hàng đặt gia công giao thẳng cho khách: - P KTKT ký Lệnh điều động theo nội dung hợp đồng gửi kèm chứng từ liên quan quy định hợp đồng, chuyển P TCKT - Phòng TCKT xem xét, đối chiếu hồ sơ liên quan, viết Hoá đơn GTGT, ký phụ trách phòng Kế toán tập hợp Lệnh điều động, Hóa đơn GTGT trình ký Tổng giám đốc/Người ủy quyền Nếu chứng từ hồ sơ liên quan đến hợp đồng bán để xuất hóa đơn chưa đầy đủ, nhân viên P KTKT chịu trách nhiệm ký xin nợ chứng từ để hoàn tất bổ sung sau chuyển P TCKT, P TCKT xem xét, định xuất hóa đơn hay không Các trường hợp giao hàng HAMECO lên phương tiện chuyên chở chở cổng (ô tô, xe máy v v), Bảo vệ kiểm tra số lượng, chủng loại, biển số xe, thời gian cổng, xác nhận thông số BM, ký xác nhận, cho xe D Thanh lý vật tư, hàng hóa: Định kỳ kiểm tra kho Công ty, có nhiều thiết bị, công cụ dụng cụ, sắt thép phế liệu hư hỏng không sử dụng được, P QLSX làm Tờ trình TGĐ xin lý CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/3/2015 TẠO SẢN PHẨM 7.4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 13/13 Khi TGĐ đồng ý lý phế liệu, ban hành Quyết định thành lập Tổ lý phế liệu Tổ lý phế liệu có nhiệm vụ cân, tổng hợp khối lượng phế liệu cần lý gửi thông báo lý phế liệu đến đơn vị có nhu cầu mua phế liệu Tổ lý tập hợp bảng chào giá đơn vị có nhu cầu mua phế liệu tiến hành xét chọn để tìm đơn vị chào giá cao (tối thiểu phải có 03 thư chào giá) Sau chọn đơn vị chào giá cao nhất, P Vật tư soạn thảo hợp đồng mua bán phế liệu trình TGĐ ký Sau hợp đồng ký kết, P Vật tư chịu trách nhiệm theo dõi trình thực hợp đồng bên Kết thúc hợp đồng, P Vật tư đơn vị mua phế liệu tiến hành lý hợp đồng Trường hợp khối lượng, giá trị vật tư, thiết bị lý lớn (từ 100 triệu đồng trở lên) tổ chức đấu giá đấu thầu [...]... NỘI Mã số: QT 07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/ 3/ 2015 TẠO SẢN PHẨM 7. 4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 13/ 13 2 Khi TGĐ đồng ý thanh lý phế liệu, sẽ ban hành Quyết định thành lập Tổ thanh lý phế liệu 3 Tổ thanh lý phế liệu có nhiệm vụ cân, tổng hợp khối lượng phế liệu cần thanh lý và gửi thông báo thanh lý phế liệu đến các đơn vị có nhu cầu mua phế liệu 4 Tổ thanh... Mã số: QT 07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/ 3/ 2015 TẠO SẢN PHẨM 7. 4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ - Trang: 11/ 13 Dự trù vật tư Bảng Tổng hợp nhu cầu vật tư cần mua Trình duyệt giá mua vật tư Phiếu nhập Đề nghị thanh toán séc hoặc tiền mặt Hóa đơn có chữ ký, đóng dấu của P Bảo vệ, QLSX, QLCLSP/đơn vị lắp đặt, chạy thử Hóa đơn được lập trong vòng 1 tháng sau khi mua hàng... đối chiếu các thông số trên phiếu, ký xác nhận theo tên, số lượng thực mang ra vào phiếu CÔNG TY TNHH NN 1TV CƠ KHÍ HÀ NỘI Mã số: QT 07 Địa chỉ: 76 Nguyễn Trãi -Thanh Xuân - Hà Nội Ngày: 27/ 3/ 2015 TẠO SẢN PHẨM 7. 4 - QUY TRÌNH MUA, QUẢN LÝ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ Trang: 12/ 13 3 Vật tư, hàng hoá xuất bán cho khách, giao hàng tại HAMECO: - Khách hàng là công ty cử nhân viên đến nhận hàng tại HAMECO phải có Biên... việc BM 07. 05.18a, Phiếu nhập kho BM 07. 05.11 - P KTKT ký Lệnh xuất kho (BM 07. 05. 53) ghi rõ chủng loại SP, quy cách, số lượng hàng xuất kho, chuyển P TCKT - Phòng TCKT xem xét, đối chiếu các hồ sơ liên quan, viết Hoá đơn GTGT và Phiếu xuất kho, ký phụ trách phòng Kế toán và tập hợp Lệnh xuất kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT trình ký Tổng giám đốc/Người được ủy quyền Nếu các chứng từ và hồ sơ liên quan. .. Các bản kê hàng ra cổng có xác nhận đầy đủ thông tin và ghi rõ biển số xe và ngày giờ ra vào cổng (có xác nhận ký kiểm soát của phòng bảo vệ) 3 Đối với hàng sửa chữa, đại tu lớn: + Biên bản kiểm tra tình trạng thiết bị BM 06. 37 + Biên bản nghiệm thu BM06 .38 4 Vật tư, hàng hóa khác: Các hồ sơ khác từng trường hợp cụ thể theo yêu cầu của P TCKT và theo quy định của Luật đấu thầu hiện hành C Quy trình... tại cổng 4 Hàng đặt gia công ngoài và giao thẳng cho khách: - P KTKT ký Lệnh điều động theo nội dung hợp đồng và gửi kèm các chứng từ liên quan quy định trong hợp đồng, chuyển P TCKT - Phòng TCKT xem xét, đối chiếu các hồ sơ liên quan, viết Hoá đơn GTGT, ký phụ trách phòng Kế toán và tập hợp Lệnh điều động, Hóa đơn GTGT trình ký Tổng giám đốc/Người được ủy quyền Nếu các chứng từ và hồ sơ liên quan đến... các đơn vị có nhu cầu mua phế liệu và tiến hành xét chọn để tìm ra đơn vị chào giá cao nhất (tối thiểu phải có 03 thư chào giá) 5 Sau khi chọn được đơn vị chào giá cao nhất, P Vật tư soạn thảo hợp đồng mua bán phế liệu và trình TGĐ ký 6 Sau khi hợp đồng được ký kết, P Vật tư chịu trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng giữa các bên Kết thúc hợp đồng, P Vật tư cùng đơn vị mua phế liệu tiến hành... tiết, vật tư đem đi gia công ngoài (BM 07. 05.50), phòng Quản lý sản xuất ký duyệt - P Bảo vệ ký xác nhận theo tên, số lượng thực mang ra vào BM 2 Vật tư, hàng hoá đem trả lại khách, đem đổi do không đạt chất lượng sau khi kiểm tra vật tư đầu vào hoặc khi lắp chạy thử không đạt yêu cầu: - Đơn vị mua hàng lập phiếu Đề nghị mang vật tư/hàng hóa ra cổng (mang trả) theo BM 07. 05.51 ghi rõ các thông số trên phiếu... trình TGĐ ký 6 Sau khi hợp đồng được ký kết, P Vật tư chịu trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng giữa các bên Kết thúc hợp đồng, P Vật tư cùng đơn vị mua phế liệu tiến hành thanh lý hợp đồng 7 Trường hợp khối lượng, giá trị vật tư, thiết bị thanh lý lớn (từ 100 triệu đồng trở lên) sẽ tổ chức đấu giá hoặc đấu thầu