Sở Khoa học Công nghệ Hà nội Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l-ờng - Chất l-ợng Tài liệu hệ thống quản lý chất l-ợng Sổ tay chất l-ợng Ban hành lần 2, ngày 31.3.2009 Sổ tay chất l-ợng Theo dõi sửa đổi tài liệu TT Vị trí Họ tên Nội dung sửa đổi Sửa đổi lần/ngày Ng-ời viết Ng-ời kiểm tra Ng-ời phê duyệt Nguyễn Hồng ánh Phạm Trung Chính Nguyễn Trọng Nghiệp Chữ ký Mục lục Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 2/18 Sổ tay chất l-ợng Ch-ơng mục I I Tran g Giới thiệu chung Mục đích Phạm vi áp dụng Thuật ngữ định nghĩa 4 Chức nhiệm vụ Chi cục Cơ cấu tổ chức Chi cục 6 Chính sách mục tiêu chất l-ợng Chi cục 11 Hệ thống quản lý chất l-ợng Chi cục 11 Cấu trúc hệ thống văn 11 Thực Chi cục yêu cầu ISO 9001 : 2000 12 II III Nội dung Phụ lục 20 Danh sách tài liệu ban hành 20 Giới thiệu chung Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 3/18 Sổ tay chất l-ợng Mục đích Cuốn sổ tay chất l-ợng tài liệu tổng quát văn hệ thống quản lý chất l-ợng Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội, nhằm mô tả hoạt động quản lý chất l-ợng sở yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 : 2000 để thực sách, mục tiêu chất l-ợng lãnh đạo Chi cục đề Phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất l-ợng trình bày Sổ tay chất l-ợng đ-ợc áp dụng cho hoạt động quản lý Nhà n-ớc tiêu chuẩn - đo l-ờng - chất l-ợng Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội, gồm lĩnh vực chủ yếu sau: - Kiểm định hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo l-ờng; - Quản lý chuẩn thiết bị đo l-ờng - Thử nghiệm chất l-ợng hàng hoá; - Kiểm tra đo l-ờng chất l-ợng hàng hoá; - Công bố hợp chuẩn, hợp quy; - Mua hàng hoá dịch vụ; - Quản lý văn th- Thuật ngữ định nghĩa - Tiêu chuẩn - đo l-ờng - chất l-ợng : TC-ĐL-CL Phòng Quản lý Tiêu chuẩn Chất l-ợng : TC Phòng Quản lý Đo l-ờng: ĐL Phòng Kiểm định ph-ơng tiện đo: KĐ Phòng Thử nghiệm chất l-ợng: TN Phòng Hành - Tổng hợp: HC Sổ tay chất l-ợng : STCL Thủ tục : TT Qui định: QĐ H-ớng dẫn: HD Biểu mẫn: BM Chức nhiệm vụ Chi cục Theo định số 29/QĐ-UBNĐ ngày 09/10/2008 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà nội, Chi cục Tiêu chuẩn - Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội có chức năng, nhiệm vụ nh- sau: 4.1 Chức Chi cc Tiờu chun o lng Cht lng l t chc trc thuc S Khoa hc v Cụng ngh, cú chc nng tham mu, giỳp Giỏm c S Khoa hc v Cụng ngh thc hin nhim v qun lý nh nc v lnh vc tiờu chun, o lng, cht lng; thc thi nhim v qun lý nh nc v qun lý cỏc dch v cụng v lnh vc tiờu chun, o lng, cht lng trờn a bn tnh theo quy nh ca phỏp lut Chi cc Tiờu chun o lng Cht lng cú t cỏch phỏp nhõn, cú du v cú ti khon riờng; chu s ch o, qun lý trc tip v t chc, biờn ch v Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 4/18 Sổ tay chất l-ợng hot ng ca S Khoa hc v Cụng ngh, ng thi chu s ch o, kim tra, hng dn v chuyờn mụn, nghip v tiờu chun, o lng, cht lng sn phm, hng hoỏ ca Tng cc Tiờu chun o lng Cht lng 4.2 Nhim v v quyn hn Nghiờn cu, xõy dng trỡnh Giỏm c S Khoa hc v Cụng ngh trỡnh cp cú thm quyn d tho bn quy phm phỏp lut, bn trin khai thc hin c ch, chớnh sỏch v phỏp lut ca nh nc v tiờu chun, o lng, cht lng sn phm, hng hoỏ phự hp vi iu kin c th ca a phng Trỡnh Giỏm c S Khoa hc v Cụng ngh ban hnh theo thm quyn hoc Giỏm c S Khoa hc v Cụng ngh trỡnh cp cú thm quyn ban hnh chng trỡnh, quy hoch v k hoch di hn, nm nm v hng nm v phỏt trin hot ng tiờu chun v quy chun k thut, o lng, th nghim, cht lng sn phm, hng hoỏ trờn a bn Hng dn, t chc thc hin cỏc bn quy phm phỏp lut, cỏc chng trỡnh, quy hoch, k hoch hot ng lnh vc tiờu chun v quy chun k thut, qun lý o lng, qun lý cht lng sn phm, hng hoỏ sau c cp cú thm quyn ban hnh, phờ duyt; thụng tin, tuyờn truyn, ph bin kin thc v phỏp lut v tiờu chun, o lng, cht lng sn phm, hng hoỏ ti a phng Thc hin cỏc nhim v v tiờu chun, o lng, cht lng quy nh ti khon mc II Phn I Thụng t liờn tch s 05/2008/TTLT-BKHCN-BNV ngy 18 thỏng nm 2008 ca B Khoa hc v Cụng ngh v B Ni v hng dn chc nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc ca c quan chuyờn mụn v khoa hc v cụng ngh thuc y ban nhõn dõn cp tnh, cp huyn Phi hp vi cỏc c quan cú liờn quan thc hin tra chuyờn ngnh v tiờu chun, o lng, cht lng sn phm, hng hoỏ trờn a bn theo phõn cụng, phõn cp ca c quan nh nc cú thm quyn T chc trin khai ỏp dng h thng qun lý cht lng tiờn tin vo hot ng ca cỏc c quan hnh chớnh nh nc ti a phng theo phõn cp hoc y quyn ca Giỏm c S Khoa hc v Cụng ngh Hng dn, bi dng chuyờn mụn, nghip v v tiờu chun, o lng, cht lng sn phm, hng hoỏ cho cỏc t chc, cỏ nhõn cú liờn quan; t chc nghiờn cu, ỏp dng, chuyn giao tin b khoa hc v cụng ngh lnh vc tiờu chun, o lng, cht lng sn phm, hng húa Qun lý v t chc thc hin hot ng dch v k thut v tiờu chun, o lng, cht lng sn phm, hng hoỏ; t chc vic thu, np, qun lý v s dng phớ, l phớ v cỏc khon thu khỏc liờn quan n hot ng tiờu chun, o lng, cht lng sn phm, hng hoỏ theo quy nh ca phỏp lut Qun lý t chc b mỏy, cỏn b, cụng chc, viờn chc, lao ng hp ng v ti chớnh, ti sn theo quy nh ca phỏp lut 10.Thc hin cỏc nhim v khỏc Giỏm c S Khoa hc v Cụng ngh giao Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 5/18 4.3 Cơ cấu tổ chức Chi cục Chi cục tr-ởng Các Phó Chi cục tr-ởng Phòng Quản lý Tiêu chuẩn - Chất l-ợng Phòng Quản lý Đo l-ờng Phòng kiểm định Ph-ơng tiện đo Phòng Thử nghiệm chất l-ợng Phòng Hành Tổng hợp Sổ tay chất l-ợng 4.3.1 Lãnh đạo Chi cục 4.3.1.1 Chi cục tr-ởng : Phụ trách chung hoạt động Chi cục trực tiếp phụ trách công việc: - Kế toán, - Tài chính, - Tổ chức - máy, - Khen th-ởng, kỷ luật 4.3.1.2 Các phó Chi cục Tr-ởng: Theo phân công ban lãnh đạo Chi cục (công văn số 135/TĐC-HN), phó Chi cục tr-ởng phụ trách công tác: - Hot ng qun lý tiờu chun cht lng sn phm hng húa, - Hoạt động quản lý đo l-ờng địa phận Hà Nội, - Hoạt động thử nghiệm chất l-ợng, - Hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo, - Chỉ đạo thực đề án Trạm Đo l-ờng khu vực, - Tổng hợp báo cáo thực thi kế hoạch công tác Chi cục, - Đại diện lãnh đạo hệ thống ISO Chi cục, - Đại diện lãnh đạo Hệ thống VILAS Chi cục, - Thực công tác khác đ-ợc Chi cục tr-ởng ủy nhiệm, phân công 4.3.2 Các đơn vị thuộc Chi cục 4.3.2.1 Phòng Hành Tổng hợp: - Nhân sự: xem Chức nhiệm vụ cấu tổ chức HC-01 - Nhiệm vụ chính: quản lý công tác: + Hành chính, văn th-, l-u trữ; + Quản lý Tài Chi cục; + Công tác tổ chức, quản lý cán bộ; + Công tác quản trị, quản lý tài sản quan; + Bảo vệ, phục vụ; + Thực nhiệm vụ khác đ-ợc lãnh đạo phân công 4.3.2.2 Phòng Quản lý Tiêu chuẩn - Chất l-ợng: - Nhân sự: xem Chức nhiệm vụ cấu tổ chức TC-01 - Nhiệm vụ chính: + Tham gia xây dựng sách, ch-ơng trình, kế hoạch, quy định Thành phố hoạt động quản lý tiêu chuẩn, chất l-ợng hàng hoá + Xây dựng kế hoạch hoạt động tiêu chuẩn - chất l-ợng + Tuyên truyền, phổ biến văn pháp quy liên quan đến hoạt động quản lý chất l-ợng hàng hoá địa bàn Thành phố Hà Nội, h-ớng dẫn áp dụng tiêu chuẩn (TCVN; TC n-ớc ngoài; TC quốc tế) cho tổ chức, doanh nghiệp đóng địa bàn + H-ớng dẫn doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn sở Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 7/18 Sổ tay chất l-ợng + H-ớng dẫn doanh nghiệp đóng địa bàn Thành phố thực công bố tiêu chuẩn chất l-ợng; công bố hàng hoá phù hợp tiêu chuẩn tổ chức tiếp nhận công bố + Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực quy định chất l-ợng hàng hoá đơn vị sản xuất l-u thông + Là đầu mối tổ chức hoạt động t- vấn, hỗ trợ tổ chức doanh nghiệp; tổ chức lớp đào tạo nghiệp vụ tiêu chuẩn, chất l-ợng + Tham gia tổ chức hoạt động t- vấn cho tổ chức, doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất l-ợng tiên tiến, công cụ quản lý khác + Đầu mối giải khiếu nại chất l-ợng hàng hoá + Thực nhiệm vụ khác đ-ợc lãnh đạo phân công 4.3.2.3 Phòng Quản lý Đo l-ờng: - Nhân sự: xem Chức nhiệm vụ cấu tổ chức ĐL-01 - Nhiệm vụ chính: quản lý công tác: + Tham gia việc xây dựng sách, quy định, ch-ơng trình, kế hoạch Thành phố hoạt động quản lý đo l-ờng + Tổ chức tuyên truyền phổ biến văn pháp quy liên quan đến hoạt động đo l-ờng địa bàn + Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực quy định kiểm tra hàng đóng gói sẵn, kiểm định ph-ơng tiện đo, sai số phép đo quy định khác đo l-ờng + H-ớng dẫn doanh nghiệp đóng địa bàn Thành phố thực nghiêm chỉnh Pháp lệnh Đo l-ờng văn pháp luật đo l-ờng + Đầu mối giải khiếu nại đo l-ờng + Tổ chức quản lý, giám sát đơn vị đ-ợc công nhận khả kiểm định địa bàn Thành phố Hà Nội + Thực nhiệm vụ khác đ-ợc lãnh đạo phân công 4.3.2.4 Phòng Kiểm định ph-ơng tiện đo: - Nhân sự: xem Chức nhiệm vụ cấu tổ chức KĐ-01 - Nhiệm vụ chính: quản lý công tác: + Xây dựng, l-u giữ phát triển hệ thống chuẩn cao Thành phố Hà Nội đại l-ợng đo đ-ợc Tổng cục TC-ĐL-CL công nhận (cơ, điện, áp suất, nhiệt, lực - độ cứng, độ ẩm không khí, l-u l-ợng khí, khối l-ợng, dung tích ); + Thực kiểm định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo thuộc đại l-ợng đo đ-ợc công nhận + Nghiên cứu xây dựng, áp dụng quy định kỹ thuật kiểm định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo thuộc đại l-ợng trên; + Nghiên cứu xây dựng, phát triển hệ thống kiểm định, hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo theo yêu cầu thực tế phát triển KT-XH Thủ đô; + Duy trì phát triển phòng đo l-ờng, hiệu chuẩn theo ISO/IEC 17025: 2005 đ-ợc VILAS công nhận (VILAS 204); + Thực nhiệm vụ khác đ-ợc lãnh đạo phân công Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 8/18 Sổ tay chất l-ợng 4.3.2.5 Phòng Thử nghiệm chất l-ợng: - Nhân sự: xem Chức nhiệm vụ cấu tổ chức TN-01 - Nhiệm vụ chính: + Thực tổ chức đánh giá, thử nghiệm chất l-ợng sản phẩm, hàng hoá đ-ợc sản xuất, l-u thông địa bàn Thành phố Hà Nội theo yêu cầu quản lý nhà n-ớc chất l-ợng sản phẩm hàng hoá quan chức năng; + Nghiên cứu xây dựng áp dụng quy định kỹ thuật thử nghiệm chất l-ợng sản phẩm hàng hoá, tiêu sản phẩm theo yêu cầu thực tế phát triển KT-XH Thủ đô; + Tham gia Xây dựng Tiêu chuẩn sở, Tiêu chuẩn Việt Nam; + Xây dựng, trì phát triển phòng thử nghiệm theo ISO/IEC 17025: 2005 đ-ợc VILAS công nhận; + Tổ chức, quản lý hoạt động dịch vụ kỹ thuật chất l-ợng sản phẩm hàng hoá địa bàn Thành phố Hà Nội; + Thực nhiệm vụ khác đ-ợc lãnh đạo phân công.hiện nhiệm vụ khác đ-ợc lãnh đạo phân công Chính sách mục tiêu chất l-ợng Chi cục - Chi cục tr-ởng công bố sách, mục tiêu chất l-ợng, sách chất l-ợng sở để thiết lập xem xét mục tiêu chất l-ợng; - Tuỳ theo giai đoạn phát triển, Chi cục tr-ởng xem xét tính phù hợp sách, mục tiêu chất l-ợng sửa đổi cần II Hệ thống quản lý chất l-ợng Chi cục Cấu trúc hệ thống văn bản: Hệ thống quản lý chất l-ợng theo TCVN ISO 9001 : 2000 Chi cục Tiêu chuẩn Đo l-ờng - Chất l-ợng Hà nội đ-ợc xây dựng sở tầng văn d-ới đây: Tầng (T1): Sổ tay chất l-ợng qui định cung cấp thông tin tổng quan Hệ thống quản lý chất l-ợng Chi cục Tầng2 (T2): Thủ tục qui định mô tả trình tự trách nhiệm thực trình Hệ thống quản lý chất l-ợng Các thủ tục đ-ợc viện dẫn nội dung t-ơng ứng Sổ tay chất l-ợng Tầng (T3): Bao gồm tài liệu mô tả chi tiết thực công việc cụ thể nh-: - H-ớng dẫn công việc (các ph-ơng pháp kiểm định hay thử nghiệm thuộc diện này) - Bản mô tả chức nhiệm vụ cấu tổ chức phòng Tầng (T4): gồm biểu mẫu sơ đồ cung cấp chứng hoạt động Hệ thống quản lý chất l-ợng Hệ thống văn đ-ợc xem xét, bổ sung, sửa đổi cần thiết để thích ứng với thay đổi hoạt động Chi cục Biểu đồ phân tầng hệ thống văn theo ISO 9001 : 2000 Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 9/18 Sổ tay chất l-ợng Trong dịch vụ hành Sổ tay chất l-ợng (Tầng 1) - Mô tả: Các thủ tục áp dụng cho hệ thống quản lý chất l-ợng Các thủ tục (Tầng 2) Mô tả: Các công việc đ-ợc thực hiệu nh- Các h-ớng dẫn công việc (Tầng 3) Các tài liệu hỗ trợ (Tầng 4) Mô tả: Chính sách, mục tiêu chất l-ợng Nội dung hệ thống chất l-ợng - Bao gồm: Các biểu mẫu Tài liệu ghi chép Thực Chi cục yêu cầu TCVN ISO 9001: 2000 (Đánh số sau theo yêu cầu TCVN ISO 9001: 2000) Hệ thống quản lý chất l-ợng 4.1 Yêu cầu chung Xây dựng, thực hiện, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất l-ợng văn phù hợp với yêu cầu Tiêu chuẩn quốc tế, TCVN ISO 9001: 2000 Chi cục sẽ: - Xác định Quá trình cần thiết cho Hệ thống triển khai áp dụng toàn Chi cục; - Xác định trình tự tác động qua lại trình này; Đề Chuẩn mực biện pháp giám sát để đảm bảo thực kiểm soát Quá trình cách có hiệu quả; - Đảm bảo nguồn lực thông tin cần thiết hỗ trợ cho hoạt động Quá trình đó; - Đánh giá, phân tích, áp dụng biện pháp cần thiết cải tiến liên tục để đạt đ-ợc kết dự Quá trình 4.2 Yêu cầu văn Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 10/18 Sổ tay chất l-ợng 4.2.1 Các văn Hệ thống Quản lý chất l-ợng Chi cục gồm: - Chính sách mục tiêu chất l-ợng - Sổ tay chất l-ợng - Các Thủ tục qui định theo yêu cầu bắt buộc Tiêu chuẩn yêu cầu khác để đảm bảo kiểm soát đ-ợc hệ thống quản lý chất l-ợng Chi cục cách có hiệu - Hồ sơ chất l-ợng 4.2.2 Sổ tay chất l-ợng Sổ tay chất l-ợng Chi cục gồm nội dung sau : - Giới thiệu chung (Mục đích; Phạm vị áp dụng; Thuật ngữ định nghĩa; Chức năng, nhiệm vụ Chi cục, Cơ cấu Chi cục; Chính sách mục tiêu chất l-ợng Chi cục) - Hệ thống Quản lý chất l-ợng Chi cục (Cấu trúc Hệ thống văn bản; Thực Chi cục yêu cầu TCVN ISO 9001: 2000) - Phụ lục (Danh sách Thủ tục Hệ thống đ-ợc ban hành) 4.2.3 Kiểm soát tài liệu Các tài liệu thuộc Hệ thống Quản lý chất l-ợng Chi cục phải đ-ợc kiểm soát Chi cục xây dựng, ban hành Thủ tục văn : - Phê duyệt (đảm bảo tính đầy đủ xác tài liệu tr-ớc ban hành); - Xem xét cập nhật cần thiết Đảm bảo thay đổi tình trạng sửa đổi hành đ-ợc xác định; - Đảm bảo tài liệu thích hợp có sẵn nơi cần thiết; - Đảm bảo tài liệu đ-ợc bảo quản nhận dạng dễ dàng; - Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc từ bên đ-ợc xác định kiểm soát; - Ngăn ngừa việc vô tình sử dụng tài liệu lỗi thời có dấu hiệu nhận biết chúng đ-ợc giữ lại Tài liệu liên quan : Thủ tục Kiểm soát tài liệu (TT - CC - 01) 4.2.4 Kiểm soát Hồ sơ chất l-ợng Các Hồ sơ theo yêu cầu Hệ thống Quản lý chất l-ợng đ-ợc thu thập bảo quản làm chứng phù hợp với yêu cầu Tiêu chuẩn kiểm soát có hiệu Hệ thống Quản lý chất l-ợng Các Hồ sơ chất l-ợng đ-ợc l-u giữ theo yêu cầu dễ thấy, dễ lấy cần thiết Tài liệu liên quan: Thủ tục kiểm soát hồ sơ chất l-ợng (TT - CC - 10) Trách nhiệm lãnh đạo 5.1 Cam kết lãnh đạo Lãnh đạo Chi cục cam kết xây dựng, thực hiện, trì cải tiến Hệ thống Quản lý chất l-ợng thông qua : - Lãnh đạo tâm truyền đạt cho tất Cán - Nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng tích cực tham gia xây dựng, thực Hệ thống Quản lý chất l-ợng; - Đề Chính sách mục tiêu chất l-ợng; nhấn mạnh yêu cầu thoả mãn Khách hàng Luật; Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 11/18 Sổ tay chất l-ợng - Đảm bảo nguồn lực cần thiết; Theo định kỳ, tiến hành xem xét Lãnh đạo 5.2 Định h-ớng Khách hàng Thông qua sách, mục tiêu chất l-ợng, Thủ tục đ-ợc ban hành thực Hệ thống Quản lý chất l-ợng, Chi cục đảm bảo yêu cầu Khách hàng đ-ợc xác định thực để đạt đ-ợc mục tiêu thoả mãn Khách hàng 5.3 Chính sách, mục tiêu chất l-ợng Lãnh đạo chi cục công bố sách mục tiêu chất l-ợng Chính sách mục tiêu chất l-ợng đ-ợc phổ biến đến tất cán nhân viên nhiều hình thức thích hợp Trên sở này, Đơn vị cụ thể hoá mục tiêu thể kế hoạch, ch-ơng trình tác nghiệp 5.4 Lập kế hoạch Lãnh đạo Chi cục đảm bảo : - Các hoạt động Hệ thống Quản lý chất l-ợng đ-ợc lập thực theo kế hoạch nhằm thực sách mục tiêu chất l-ợng đề - Hệ thống Quản lý chất l-ợng đ-ợc trì; thay đổi đ-ợc thực theo kế hoạch để đảm bảo tính toàn vẹn Hệ thống 5.5 Trách nhiệm, quyền hạn, thông tin nội 5.5.1 Trách nhiệm quyền hạn - - Chức năng, nhiệm vụ phần trách nhiệm, quyền hạn Lãnh đạo Chi cục đơn vị đ-ợc xác định trình bày sổ tay chất l-ợng (mục phần I) Với tất Cán - Nhân viên, trách nhiệm quyền hạn đ-ợc trình bày tài liệu Chức nhiệm vụ cấu tổ chức phòng 5.5.2 Đại diện Lãnh đạo Một Phó Chi cục Tr-ởng đ-ợc định làm đại diện Lãnh đạo Đại diện Lãnh đạo Chi cục chịu trách nhiệm tr-ớc Chi cục Tr-ởng việc thiết lập trì Hệ thống Quản lý chất l-ợng; theo dõi báo cáo với Chi cục Tr-ởng Ban đạo hoạt động Hệ thống 5.5.3 Thông tin nội Đảm bảo thông tin có hiệu Lãnh đạo Chi cục với Đơn vị Đơn vị với thông tin đ-ọc kiểm soát Các hình thức thông tin đ-ợc sử dụng nh-: Mạng thông tin nội bộ, thông báo, tin khoa học công nghệ, họp giao ban định kỳ, họp 5.6 Xem xét Lãnh đạo 5.6.1 Lãnh đạo Chi cục tiến hành xem xét việc thực Hệ thống Quản lý chất l-ợng định kỳ tháng lần (trừ tr-ờng hợp đột xuất cần thiết) Thời gian họp sau đánh giá chất l-ợng nội Ngoài xem xét tính đầy đủ, liên tục hiệu Hệ thống, xem xét thay đổi cấu Hệ thống Chính sách, mục tiêu chất l-ợng 5.6.2 Thông tin đầu vào Nội dung xem xét gồm: Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 12/18 Sổ tay chất l-ợng - Các kết đánh giá tr-ớc Hệ thống Quản lý chất l-ợng; - ý kiến phản hồi khách hàng; Kết thực trình mức độ sai sót công việc; Kết thực biện pháp khắc phục, phòng ngừa; Kết thực vấn đề đ-ợc nêu họp lần tr-ớc; Những thay đổi có ảnh h-ởng tới Hệ thống Quản lý chất l-ợng; - Những kiến nghị để cải tiến Hệ thống Các nội dung xem xét phân công ng-ời chuẩn bị văn gửi tr-ớc cho thành viên tham gia họp 5.6.3 Kết qủa xem xét Kết xem xét Lãnh đạo Chi cục đ-ợc lập thành biên bản, phải nói rõ định hành động liên quan tới; - Cải tiến hiệu Hệ thống Quản lý chất l-ợng Quá trình có liên quan; - Cải tiến công việc theo yêu cầu khách hàng; - Các nguồn lực cần thiết Quản lý nguồn lực 6.1 Chi cục xác định cung cấp nguồn lực cần thiết để thực hiện, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất l-ợng Cần ý dấu hiệu báo tr-ớc thiếu nguồn lực nh- : Không thực yêu cầu hay thời gian khách hàng; chậm trễ việc xem xét, giải khiếu nại khách hàng hay sai sót phát hiện; đánh giá chất l-ợng nội không thực đ-ợc theo lịch xem xét Lãnh đạo hay bị trì hoãn Đánh giá tuyển dụng công chức hàng năm Chi cục đ-ợc thực theo qui định Thành phố trực tiếp qua Sở Khoa học & Công nghệ Hà nội 6.2 Nguồn nhân lực - - Chi cục xem xét để bố trí Cán - Nhân viên có đủ lực thực công việc có ảnh h-ởng tới chất l-ợng sở đ-ợc tuyển chọn, đào tạo để có kỹ kinh nghiệm cần thiết Chi cục có trách nhiệm làm cho cán - nhân viên thấy rõ tầm quan trọng lực ảnh h-ởng định tới chất l-ợng công việc để tr-ớc hết ng-ời tự phấn đấu v-ơn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ đ-ợc giao, thực đ-ợc sách mục tiêu chất l-ợng đề Chi cục khuyến khích ng-ời tự học rèn luyện để nâng cao lực Tài liệu liên quan: Thủ tục Đào tạo (TT - CC - 08) 6.3 Cơ sở hạ tầng Chi cục đảm bảo sở hạ tầng tối thiểu cần thiết cho hoạt động Hệ thống quản lý chất l-ợng Cơ sở hạ tầng gồm : Nhà cửa, ph-ơng tiện kỹ thuật, vật dụng, ph-ơng tiện vận chuyển thông tin liên lạc Tất ph-ơng tiện phải đ-ợc quản lý, bảo d-ỡng định kỳ để đảm bảo chúng có khả làm việc tốt 6.4 Môi tr-ờng làm việc Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 13/18 Sổ tay chất l-ợng Chi cục xác định quản lý yếu tố môi tr-ờng làm việc, không dễ gây tác động xấu tới chất l-ợng công việc Các trình tạo Công việc dịch vụ 7.1 Lập kế hoạch Trong việc lập kế hoạch, ch-ơng trình hoạt động, Chi cục xác định rõ trình cần thiết để tạo công việc Trong kế hoạch thể rõ yếu tố: - Mục tiêu chất l-ợng yêu cầu công việc dịch vụ; - Các tài liệu cần thiết; nguồn lực cần thiết; - Các hoạt động kiểm tra, xác nhận giá trị sử dụng tiêu chuẩn chấp nhận; - Hồ sơ cần thiết để chứng minh phù hợp trình công việc dịch vụ Tài liệu liên quan: Các h-ớng dẫn xây dựng kế hoạch cấp 7.2 Các trình liên quan tới Khách hàng 7.2.1 Xác định yêu cầu liên quan tới công việc dịch vụ Chi cục làm rõ nội dung sau: Các yêu cầu cụ thể Khách hàng; Các yêu cầu Khách hàng không nêu rõ nh-ng cần phải quan tâm; Các yêu cầu Luật định liên quan tới công việc dịch vụ; Các yêu cầu bổ sung Chi cục 7.2.2 Xem xét yêu cầu liên quan tới công việc dịch vụ Chi cục xem xét kỹ yêu cầu Khách hàng tr-ớc chấp nhận cam kết thực đảm bảo: Các yêu cầu đ-ợc xác định rõ, khác biệt đ-ợc trao đổi, thống tr-ớc, Chi cục có đủ khả đáp ứng yêu cầu Kết xem xét đ-ợc l-u Hồ sơ Những thay đổi có liên quan tới sửa đổi tài liệu đ-ợc thông báo cho Đơn vị cá nhân liên quan 7.2.3 Liên hệ với Khách hàng Chi cục giữ quan hệ th-ờng xuyên với Khách hàng để trao đổi, tiếp nhận thông tin có liên quan tới công việc dịch vụ, góp ý, khiếu nại yêu cầu Tài liệu liên quan: Thủ tục Đánh giá Thoả mãn khách hàng (TT-CC-04) 7.3 Thiết kế/Triển khai công việc dịch vụ Không áp dụng Chi cục thực chức quản lý Nhà n-ớc theo qui định pháp luật không đ-a sản phẩm 7.4 Mua hàng dịch vụ bên Chi cục kiểm soát việc mua hàng dịch vụ bên phù hợp với yêu cầu sử dụng tạo công việc Các kết theo dõi, đánh giá hàng hoá-dịch vụ mua ngoài, kể nhà cung cấp đ-ợc l-u giữ Hồ sơ Tài liệu liên quan: Thủ tục Mua hàng hoá dịch vụ (TT-HC-02) 7.5 Quá trình cung cấp công việc dịch vụ Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 14/18 Sổ tay chất l-ợng 7.5.1 Kiểm soát trình cung cấp dịch vụ Chi cục thực kiểm soát hoạt động tạo Công việc dịch vụ, thông qua: - Sẵn có thông tin đặc tính công việc; - Có Thủ tục, Qui trình, H-ớng dẫn công việc; - Sử dụng bảo d-ỡng ph-ơng tiện kỹ thuật; - Thực việc kiểm tra, giám sát; - Thực việc chuyển giao công việc cho Khách hàng, kể hoạt động sau chuyển giao Tài liệu liên quan: - Thủ tục Công bố Hợp chuẩn, Hợp quy - Thủ tục Kiểm tra Đo l-ờng chất l-ợng hàng hoá - Thủ tục Kiểm định hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo - Thủ tục Thử nghiệm chất l-ợng hàng hoá - Thủ tục Quản lý chuẩn thiết bị đo l-ờng (TT-TC-01) (TT-CC-09) (TT-CC-05) (TT-CC-06) (TT-CC-07) 7.5.2 Phê duyệt trình Chi cục phê duyệt Quá trình tạo công việc dịch vụ Quá trình mà kết kiểm tra, đánh giá ph-ơng tiện thông th-ờng, bao gồm trình mà không phù hợp phát đ-ợc sau công việc dịch vụ đ-ợc sử dụng Mục đích việc phê duyệt nhằm đảm bảo trình có đủ lực tạo công việc thêo yêu cầu định Việc phê duyệt trình bao gồm: Năng lực trình; yêu cầu Ng-ời ph-ơng tiện; sử dụng Thủ tục, Qui trình, ph-ơng pháp nào; yêu cầu Hồ sơ; phê duyệt lại 7.5.3 Nhận biết truy tìm nguồn gốc Các kết qủa công việc dịch vụ d-ới dạng văn phải đ-ợc đánh số, để ngày-tháng-năm để nhận biết truy tìm cần thiết Tài liệu liên quan: Thủ tục quản lý văn th- (TT-HC-01) 7.5.4 Tài sản Khách hàng Tài sản Khách hàng cung cấp để tạo công việc-dịch vụ phải đ-ợc kiểm tra xác nhận bảo quản Khi xảy h- hỏng, mát phải ghi nhận lại thông báo với Khách hàng (Tài sản Khách hàng gồm sở hữu trí tuệ) 7.5.5 Bảo quản công việc dịch vụ Các kết công việc dịch vụ phải đ-ợc bảo toàn chuyển giao đầy đủ cho Khách hàng phải đ-ợc kiểm soát theo Qui trình có liên quan Đánh giá, phân tích, cải tiến 8.1 Chi cục có kế hoạch thực việc kiểm tra, đánh giá cải tiến liên tục trình Hệ thống nhằm: - Đảm bảo phù hợp công việc dịch vụ; - Đảm bảo phù hợp Hệ thống Quản lý chất l-ợng; - Cải tiến hiệu Hệ thống Quản lý chất l-ợng 8.2 Đánh giá giám sát Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 15/18 Sổ tay chất l-ợng 8.2.1 Thoả mãn Khách hàng Chi cục xác định biện pháp để đánh giá, giám sát mức độ hài lòng Khách hàng công việc dịch vụ cung cấp Tài liệu liên quan: Thủ tục thoả mãn khách hàng (TT-CC-04) 8.2.2 Đánh giá nội Chi cục tiến hành đánh giá nội định kỳ tháng lần để đảm bảo Hệ thống Quản lý chất l-ợng phù hợp với yêu cầu Tiêu chuẩn đ-ợc thực hiện, trì có hiệu Tài liệu liên quan: Thủ tục đánh giá chất l-ợng nội (TT-CC-02) 8.2.3 Đánh giá giám sát trình Chi cục xác định áp dụng biện pháp thích hợp để đánh giá giám sát trình cần thiết nhằm đảm bảo chất l-ợng công việc theo yêu cầu Khách hàng Luật 8.2.4 Đánh giá, giám sát chất l-ợng công việc dịch vụ Chi cục thực việc theo dõi, kiểm tra thông số công việc dịch vụ để xác nhận có đáp ứng yêu cầu kế hoạch xác định hay không Việc kiểm tra đ-ợc thực thời điểm thích hợp trình tạo công việc Chỉ chuyển giao công việc dịch vụ cho Khách hàng theo định ng-ời có thẩm quyền sau xác nhận phù hơp Phải lập văn l-u giữ hồ sơ phù hợp 8.3 Kiểm soát không phù hợp Công việc không phù hợp phải đ-ợc nhận diện, kiểm soát tránh sử dụng nhầm lẫn phải đ-ợc kiểm tra lại tính phù hợp sau sửa chữa Tr-ờng hợp công việc dịch vụ không phù hợp chuyển giao cho Khách hàng phải có biện pháp ngăn ngừa hậu xảy Phải lập l-u giữ Hồ sơ tr-ờng hợp không phù hợp làm sở cho việc khắc phục, phòng ngừa cải tiến Tài liệu liên quan: Thủ tục Kiểm soát không phù hợp khắc phục phòng ngừa (TT-CC-03) 8.4 Phân tích liệu Chi cục thu thập phân tích liệu để đánh giá mức độ phù hợp hiệu Hệ thống Quản lý chất l-ợng đồng thời xác định hoạt động cần cải tiến (Dữ liệu đ-ợc thu thập qua hoạt động đánh giá, giám sát nguồn khác) Việc phân tích nêu thông tin về: - Thoả mãn không thoả mãn Khách hàng - Mức độ phù hợp với yêu cầu Khách hàng - Đặc tính xu h-ớng trình công việc dịch vụ 8.5 Cải tiến 8.5.1 Lập kế hoạch Chi cục xác định kế hoạch quản lý trình cần thiết nhằm cải tiến liên tục Hệ thống Quản lý chất l-ợng Hoạt động cải tiến đ-ợc xác định tiến hành thông qua áp dụng sách mục tiêu chất l-ợng, kết đánh giá, phân tích liệu, hành động khắc phục phòng ngừa, xem xét Lãnh đạo 8.5.2 Hành động khắc phục Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 16/18 Sổ tay chất l-ợng Chi cục thực biện pháp nhằm loại bỏ nguyên nhân gây không phù hợp để ngăn ngừa tái diễn 8.5.3 Hành động phòng ngừa Chi cục xác định áp dụng biện pháp ngăn ngừa nhằm loại trừ nguyên nhân tiểm ẩn gây không phù hợp Tài liệu liên quan mục 8.5: Thủ tục Kiểm soát không phù hợp khắc phục phòng ngừa (TT-CC-03) Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 17/18 Sổ tay chất l-ợng III Phụ lục Danh sách tài liệu ban hành Tên văn Mã số Tài liệu chung hệ thống Chính sách chất l-ợng Mục tiêu chất l-ợng Sổ tay chất l-ợng Thủ tục Kiểm soát tài liệu TT - CC - 01 Thủ tục Đánh giá chất l-ợng nội TT - CC - 02 Thủ tục Kiểm soát không phù hợp Khắc phục phòng ngừa TT - CC - 03 Thủ tục Đánh giá thoả mãn khách hàng TT - CC - 04 Thủ tục Kiểm định hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo TT - CC - 05 Thủ tục Thử nghiệm chất l-ợng hàng hoá TT - CC - 06 Thủ tục Quản lý chuẩn thiết bị đo l-ờng TT - CC - 07 Thủ tục Đào tạo TT - CC - 08 Thủ tục Kiểm tra đo l-ờng chất l-ợng hàng hoá TT - CC - 09 10 Thủ tục Kiểm soát hồ sơ hệ thống chất l-ợng TT - CC - 10 Tài liệu phòng chức Thủ tục Công bố Hợp chuẩn, Hợp quy TT - TC - 01 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức TC - 01 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức ĐL - 01 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức KĐ - 01 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức TN - 01 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức HC - 01 Thủ tục Quản lý văn th- TT - HC -01 Thủ tục Mua hàng hoá dịch vụ TT - HC -02 Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 18/18 [...].. .Sổ tay chất l-ợng 4.2.1 Các văn bản của Hệ thống Quản lý chất l-ợng của Chi cục gồm: - Chính sách và mục tiêu chất l-ợng - Sổ tay chất l-ợng - Các Thủ tục cùng các qui định theo yêu cầu bắt buộc của Tiêu chuẩn và các yêu cầu khác để đảm bảo kiểm soát đ-ợc hệ thống quản lý chất l-ợng của Chi cục một cách có hiệu quả - Hồ sơ chất l-ợng 4.2.2 Sổ tay chất l-ợng Sổ tay chất l-ợng của Chi cục gồm các nội. .. vụ của Chi cục, Cơ cấu của Chi cục; Chính sách và mục tiêu chất l-ợng của Chi cục) - Hệ thống Quản lý chất l-ợng của Chi cục (Cấu trúc của Hệ thống văn bản; Thực hiện của Chi cục đối với các yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2000) - Phụ lục (Danh sách các Thủ tục của Hệ thống đ-ợc ban hành) 4.2.3 Kiểm soát tài liệu Các tài liệu thuộc Hệ thống Quản lý chất l-ợng của Chi cục đều phải đ-ợc kiểm soát Chi cục xây... 31.3.2009 15/18 Sổ tay chất l-ợng 8.2.1 Thoả mãn Khách hàng Chi cục xác định các biện pháp để đánh giá, giám sát mức độ hài lòng của Khách hàng đối với công việc dịch vụ cung cấp Tài liệu liên quan: Thủ tục thoả mãn khách hàng (TT-CC-04) 8.2.2 Đánh giá nội bộ Chi cục tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ 6 tháng một lần để đảm bảo Hệ thống Quản lý chất l-ợng luôn phù hợp với yêu cầu của Tiêu chuẩn và đ-ợc... Kiểm soát sự không phù hợp và khắc phục phòng ngừa (TT-CC-03) Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 17/18 Sổ tay chất l-ợng III Phụ lục Danh sách các tài liệu đã ban hành Tên văn bản Mã số Tài liệu chung của hệ thống Chính sách chất l-ợng Mục tiêu chất l-ợng Sổ tay chất l-ợng 1 Thủ tục Kiểm soát tài liệu TT - CC - 01 2 Thủ tục Đánh giá chất l-ợng nội bộ TT - CC - 02 3 Thủ tục Kiểm soát sự không phù hợp và Khắc... và mục tiêu chất l-ợng; nhấn mạnh yêu cầu thoả mãn Khách hàng và đúng Luật; Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 11/18 Sổ tay chất l-ợng - Đảm bảo các nguồn lực cần thiết; Theo định kỳ, tiến hành xem xét của Lãnh đạo 5.2 Định h-ớng Khách hàng Thông qua chính sách, mục tiêu chất l-ợng, các Thủ tục đ-ợc ban hành và thực hiện của Hệ thống Quản lý chất l-ợng, Chi cục đảm bảo rằng các yêu cầu của Khách hàng sẽ... công việc cho Khách hàng, kể cả các hoạt động sau chuyển giao Tài liệu liên quan: - Thủ tục Công bố Hợp chuẩn, Hợp quy - Thủ tục Kiểm tra Đo l-ờng và chất l-ợng hàng hoá - Thủ tục Kiểm định hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo - Thủ tục Thử nghiệm chất l-ợng hàng hoá - Thủ tục Quản lý chuẩn và thiết bị đo l-ờng (TT-TC-01) (TT-CC-09) (TT-CC-05) (TT-CC-06) (TT-CC-07) 7.5.2 Phê duyệt quá trình Chi cục sẽ phê duyệt... khách hàng TT - CC - 04 5 Thủ tục Kiểm định hiệu chuẩn ph-ơng tiện đo TT - CC - 05 6 Thủ tục Thử nghiệm chất l-ợng hàng hoá TT - CC - 06 7 Thủ tục Quản lý chuẩn và thiết bị đo l-ờng TT - CC - 07 8 Thủ tục Đào tạo TT - CC - 08 9 Thủ tục Kiểm tra đo l-ờng và chất l-ợng hàng hoá TT - CC - 09 10 Thủ tục Kiểm soát hồ sơ hệ thống chất l-ợng TT - CC - 10 Tài liệu của các phòng chức năng 1 Thủ tục Công bố Hợp chuẩn, ... đạt đ-ợc mục tiêu thoả mãn Khách hàng 5.3 Chính sách, mục tiêu chất l-ợng Lãnh đạo chi cục đã công bố chính sách và mục tiêu chất l-ợng Chính sách và mục tiêu chất l-ợng này sẽ đ-ợc phổ biến đến tất cả cán bộ nhân viên bằng nhiều hình thức thích hợp Trên cơ sở này, các Đơn vị cụ thể hoá mục tiêu và thể hiện trong các kế hoạch, ch-ơng trình tác nghiệp của mình 5.4 Lập kế hoạch Lãnh đạo Chi cục đảm bảo... liệu, hành động khắc phục và phòng ngừa, xem xét của Lãnh đạo 8.5.2 Hành động khắc phục Ban hành lần 02, ngày 31.3.2009 16/18 Sổ tay chất l-ợng Chi cục thực hiện các biện pháp nhằm loại bỏ các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp để ngăn ngừa sự tái diễn 8.5.3 Hành động phòng ngừa Chi cục xác định và áp dụng các biện pháp ngăn ngừa nhằm loại trừ nguyên nhân tiểm ẩn gây ra sự không phù hợp Tài liệu liên... và trình bày trong sổ tay chất l-ợng (mục 4 phần I) Với tất cả Cán bộ - Nhân viên, trách nhiệm và quyền hạn đ-ợc trình bày trong tài liệu về Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các phòng 5.5.2 Đại diện Lãnh đạo Một Phó Chi cục Tr-ởng đ-ợc chỉ định làm đại diện Lãnh đạo Đại diện Lãnh đạo Chi cục chịu trách nhiệm tr-ớc Chi cục Tr-ởng về việc thiết lập và duy trì Hệ thống Quản lý chất l-ợng; theo dõi