cách tạo form trên google drive

TẠO FORM TRÊN GOOGLE DRIVE Drive là một phần không thể thiếu của bất cứ ai sử dụng tài khoản Google, và nó được biết đến nhiều nhất với tính năng dịch vụ lưu trữ đám mây và tích hợp bộ Microsoft Office (Word, Excel...). Ngoài ra, Drive còn có một công cụ làm khảo sát rất lý tưởng cho các cuộc thăm dò trực truyến đó là Forms. Trong bài hướng dẫn này giúp mọi người làm quen với Google Forms, về các loại câu hỏi có thể tạo ra với công cụ này, cách tạo câu hỏi tùy thuộc vào câu trả lời của người dùng, và cuối cùng cách có thể truy cập và phân tích dữ liệu sau khi thu về kết quả BẮT ĐẦU Trong trình duyệt web,hãy nhập địa chỉ drive.google.com và đăng nhập vào tài khoản Google của mình. Ở góc trên bên trái của màn hình, nhấp chuột vào Tạo Mới (New) và chọn Mẫu (Google Forms). Vị trí của biểu mẫu ở góc trên bên trái màn hình Một tab mới sẽ mở ra trong trình duyệt của người dùng và sẽ tạo bảng khảo sát trong tab này. Đầu tiên, nhập tiêu đề cho bảng hỏi (Nhấp chuột vào Untitled form), lúc nàyđang thao tác trên Chủ đề mặc định (default theme). Chủ đề mặc định sẽ phù hợp nếu muốn nhúng (embed) bảng khảo sát vào trang web của mình. Muốn thay đổi chủ đề, chỉ cần chọn Change theme ngay ở thanh công cụ phía trên. Bây giờ, người dùng đang ở trang chủ của biểu mẫu, và có thể làm việc theo thứ tự các mục được liệt kê. Đầu tiên là Cài đặt Biểu mẫu (Form Settings). Nếu mẫu của người dùng dài từ hai trang trở lên, hãy tick vào ô Hiển thị thanh tiến trình ở cuối trang biểu mẫu (Show progress bar at the bottom of form pages) để giúp người trả lời khảo sát nắm được tiến độ hoàn thành phiếu khảo sát. Tiếp theo là phần chính của phiếu khảo sát. Nó được chia thành các trang, nhưng khi mới bắt đầu, sẽ chỉ có một trang. Tiêu đề của mẫu và đoạn mô tả biểu mẫu sẽ nằm ở đầu trang,có thể nhấp chuột vào một trong hai vùng này để thêm hoặc chỉnh sửa. Bây giờ, chúng ta đã sẵn sàng để tạo câu hỏi đầu tiên. Nhấp chuột vào ô Tiêu đề Câu hỏi (Question Title) để tạo câu hỏi, và điền vào Văn bản Trợ giúp (Help Text) nếu cần giải thích cho câu hỏi. Chọn loại câu hỏi bằng cách nhấp vào hộp thả xuống. Câu hỏi Nhiều lựa chọn được thiết lập mặc định, nhưng có 13 loại câu hỏi khác nhau chia làm 3 nhóm 13 loại câu hỏi Khi chỉnh sửa, có 9 loại Chúng ta sẽ xem xét một số loại trong số này. CÁC LOẠI C U HỎI VĂN BẢN (TEXT) Loại câu hỏi này yêu cầu người trả lời nhập một câu trả lời rất ngắn, ví dụ như tên hoặc địa chỉ email của họ. Để đảm bảo họ nhập vào một địa chỉ email hợp lệ, hãy nhấp chuột chọn Cài đặt nâng cao (Advanced Settings). Đánh dấu vào Xác thực Dữ liệu (Data validation) và chọn Văn bản (Text) trong ô đầu tiên và Địa chỉ email (Email address) trong ô thứ hai. Trong ô Văn bản lỗi tùy chọn (Custom error text) hãy gõ Vui lòng nhập địa chỉ email của người dùng. Đảm bảo địa chỉ email nhập vào là hợp lệ bằng cách sử dụng Data Validation ĐOẠN VĂN BẢN (PARAGRAPH TEXT) Loại này cần câu trả lời dài như báo cáo, trả lời 1 câu hỏi, một nhận định C U HỎI NHIỀU LỰA CHỌN (MULTIPLE CHOICE) Dạng câu hỏi này đưa ra nhiều câu trả lời, và người dùng có thể lựa chọn chỉ một câu trả lời. Tạo câu trả lời đầu tiên trong hộp ghi Tùy chọn 1 (Option 1), sau đó nhấp vào hộp tiếp theo để tạo câu trả lời thứ hai và cứ như vậy. Người dùng cũng có thể nhấp vàoThêm “Khác” (Other) để thêm một khung văn bản nhỏ ở cuối danh sách. Người dùng có thể trả lời theo ý của họ ở đây. Câu hỏi nhiều lựa chọn trong Google forms HỘP ĐÁNH DẤU (CHECKBOXES) Đây là một kiểu câu hỏi nhiều lựa chọn nhưng người dùng có thể chọn nhiều hơn một câu trả lời. Tương tự như với câu hỏi nhiều lựa chọn, hãy nhập danh sách các câu trả lời và sử dụng Thêm “Khác” nếu cần. Người dùng có thể giới hạn tối thiểu, tối đa hoặc chính xác số câu trả lời mà người sử dụng phải đánh dấu bằng cách sử dụng Xác thực dữ liệu (Data Validation) trongCài đặt nâng cao (Advanced Settings). Chọn cách xác nhận câu trả lời CHỌN TỪ DANH SÁCH (CHOOSE FROM A LIST) Đây là một dạng câu hỏi nhiều lựa chọn trình bày dưới dạng một danh sách kéo thả. Người sử dụng chỉ có thể chọn một câu trả lời từ danh sách này, và không thể thêm lựa chọn của họ. Câu hỏi này xác định một kết quả duy nhất Câu hỏi dạng danh sách trong phiếu khảo sát, có kết thúc sớm nếu chọn Khác THANG ĐO (SCALE) Câu hỏi Thang đo yêu cầu người trả lời xếp hạng theo thang tỷ lệ mặc định, từ 1 đến 5. Người dùng nên mô tả cho điểm thấp nhất và cao nhất theo thang tỷ lệ để hướng dẫn người trả lời. Một ví dụ cho dạng câu hỏi này có thể là Mức độ hài lòng của người dùng đối với dịch vụ nhận được?” Nhãn (label) cho điểm 1 sẽ là Rất không hài lòng và 5 sẽ là Rất hài lòng. Câu hỏi Thang tỷ lệ phù hợp với nhiều ý hỏi, nhưng người dùng chỉ có thể tạo từng câu một. Tạo nhiều câu hỏi một cách nhanh chóng bằng cách nhấp vào nút Nhân bản (Duplicate), sau đó viết lại Tiêu đề Câu hỏi (Question Title) trong bản sao. Tạo một câu hỏi thang tỷ lệ cho những câu hỏi từ thấp lên cao hay ngược lại THÊM NHIỀU C U HỎI HƠN Khi tạo xong mỗi câu hỏi, nhấp vào Đã xong (Done) để thêm nó vào phiếu khảo sát. Sau đó nhấp chọn Thêm mục (Add item) để tạo một câu hỏi khác, rồi chọn loại câu hỏi từ danh sách. Thêm mục cũng cho phép người dùng thêm một trang mới (Trước đây có Section Header trong phần Layout của Add item, mục nầy đã hủy, nhưng được bổ sung Hình ảnh và Video qua các kênh truyền thông). Chức năng này rất có ích khi phiếu khảo sát của người dùng rất dài và có nhiều phần. Người dùng nên nhóm những câu hỏi về thông tin cá nhân trong hộp Về người dùng (About you). Hay như trong hình minh họa, có thể tạo thêm các câu hỏi Công việc của người dùng yêu cầu kiến thức về những mảng nào?; Người dùng thích đọc những thông tin nào về kinh tế?. Người dùng cũng có thể thêm Ngắt trang (Page break) để ngắt phiếu khảo sát ra thành nhiều trang. Văn bản đầu trang mô tả nhóm công việc khác Chia phiếu khảo sát thành các phần để giúp người làm khảo sát dễ theo dõi hơn TẠO CÁC BIỂU MẪU NỐI TIẾP NHAU (DYNAMIC FORMS) Ngắt trang cũng rất hữu ích khi tạo phiếu khảo sát gồm nhiều trang liên kết với nhau tức là nó sẽ hiển thị câu hỏi khác nhau dựa trên câu trả lời của người dùng. Dưới đây là một ví dụ: muốn tạo một phiếu khảo sát về ngành học, trong đó hỏi mọi người về cách chọn ngành học. Người dùng có thể liên kết hai phần này bằng cách tách các câu hỏi ra thành nhiều trang và nhảy đến trang đó khi có yêu cầu, kế toán nhảy đến trang 2, sở thích… Sử dụng nhiều trang để tạo ra các biểu mẫu gồm các trang liên kết với nhau Nếu chọn Quản trị kinh doanh sẽ chuyển tới trang 3 (ngân sách), nếu chọn Xuất nhập khẩu sẽ chuyển về 1 (Nhập rồi bỏ), cuối cùng, nếu không chọn gì cả sẽ đi tới trang kế tiếp. Chọn lựa thể đưa người tham gia đến một trang nhất định dựa trên câu trả lời của họ Phương pháp này đảm bảo người trả lời chỉ phải trả lời những câu hỏi liên quan đến họ, và giúp duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu mà người dùng nhận được trong quá trình này. KẾT THÚC Sắp xếp lại các câu hỏi, các phần và trang bằng cách di chuột và kéo di chúng vào vị trí mong muốn. Nhấp chọn Xem biểu mẫu trực tiếp (View live form) trên thanh công cụ ở phía trên cùng của màn hình để kiểm tra xem phiếu khảo sát của mình trông như thế nào bất cứ lúc nào. Người dùng có thể kiểm tra biểu mẫu trong khi đang tạo câu hỏi Khi đã hài lòng với những gì mình vừa tạo, chỉnh sửa Trang xác nhận (Confirmation page) ở dưới cùng của màn hình. Cảm ơn người sử dụng vì đã trả lời khảo sát, bỏ chọn tất cả các ô và nhấn Gửi biểu mẫu (Send). Tạo tin nhắn kết thúc và hành động cho biểu mẫu của người dùng Bây giờ người dùng sẽ thấy một cửa sổ hiện ra các liên kết phục vụ cho việc chia sẻ phiếu khảo sát qua email hoặc các mạng xã hội. Nếu người dùng muốn nhúng biểu mẫu của mình lên trang web, hãy nhấp vào nút Nhúng (Embed). Thay đổi chiều dài và chiều rộngđể form vừa với trang web của người dùng (chiều rộng là yếu tố quan trọng nhất), sau đó sao chép mã nhúng và dán nó lên trang web của người dùng. Điều chỉnh kích thước phiếu khảo sát để phù hợp với trang web Cuối cùng, trên thanh công cụ ở phía trên, nhấp vào Phản hồi (Responses) và Chọn đích tập hợp trả lời (Choose response destination). Số liệu khảo sát được lưu vào một bảng tính, nên hãy nhập tiêu đề phù hợp, sau đó nhấp vào Tạo (Create). Kiểm tra xem thanh công cụ có nói Chấp nhận câu trả lời (Accepting responses) nếu đúng như vậy, phiếu khảo sát của người dùng đã sẵn sàng.  LẤY KẾT QUẢ Người dùng có thể kiểm tra kết quả bất cứ lúc nào. Mở Biểu mẫu trong tài khoản Drive của người dùng. Trong thanh menu ở phía trên, người dùng sẽ thấy một con số bên cạnh Câu trả lời (Responses). Đây là số lượng người đã điền vào phiếu khảo sát của người dùng. Chọn Câu trả lời (Responses) > Tóm tắt câu trả lời (Summary of responses) để xem tất cả các dữ liệu được hiển thị trong biểu đồ và đồ thị dễ đọc. Ngoài ra, nhấp chọn Xem câu trả lời (View responses) để xem tất cả các dữ liệu thô đã được lưu trong một bảng tính. Tốt nhất là không nên chỉnh sửa bảng tính này trực tiếp, nhưng người dùng có thể sao chép và dán số liệu vào một bảng tính khác hoặc tài liệu khác để phân tích thêm. Khi đã thu thập được đủ câu trả lời, người dùng có thể đóng phiếu khảo sát. Nhấp vào Chấp nhận câu trả lời (Accepting Responses) và nó sẽ chuyển thành Không còn chấp nhận câu trả lời (Not accepting responses). Người dùng có thể thêm một tin nhắn ngắn chỉ ra rằng cuộc khảo sát hiện đã đóng, và tất nhiên, người dùng có thể mở lại biểu mẫu bất cứ lúc nào. Form đang có hiệu lực trả lời Form bị từ chối, hãy liên hệ chủ nhân Form BÀI HỌC ĐẦU TIÊN Nếu bạn là người cầu thị, khám phá, sau khi thiết kế Form, nhận kết quả, tải về dạng bảng tính (Excel) bạn sẽ bối rối vì tiêu đề các câu hỏi quá dài, làm khó bạn khi phân tích, đánh giá. Hãy thiết kế lại Ta sẽ có một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh, dể tác nghiệp trên Laptop hay PC KẾT LUẬN Chức năng Biểu mẫu trong Google Drive là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, linh hoạt, có khả năng tạo ra các phiếu khảo sát phức tạp vì sự đa dạng của các loại câu hỏi, cho phép tùy biến câu hỏi khi trả lời, và nhất là được cập nhật liên tục về công nghệ do Google Drive cung cấp, hơn nũa Form cho phép nhúng trong Google site và trên các Website khác, tren các Blog, Forum và mạng xã hội. Nhờ vậy, tính tương tác, chia sẻ đã giúp chủ nhân các Form có cơ hội thu thập thông tin nhiều hơn, đánh giá hay dự báo xu thế chính xác hơn. Ngoài ra, với khả năng hoán vị các câu hỏi, đáp án, Form được dùng thiết kế bài thi trắc nghiệm rất tuyệt vời, giúp cho việc sử dụng Google Drive ngày càng sâu rộng, áp dụng hiệu quả với chi phí thấp (hầu như miễn phí)