Đang tải... (xem toàn văn)
Phân loại để tổ chức khoa học tài liệu các Phông lưu trữ: do số lượng TLLT trong các phông lưu trữ với số lượng lớn và các tài liệu được hình thành trong phạm vi rộng lớn. Khi phân loại xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi toàn quốc, tạo điều kiện để tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế
Câu Mỗi quan hệ phân loại khoa học tài liệu lưu trữ với nghiệp vụ lưu trữ ? - Nhiều khoa học khác tài liệu học điều cần thiết phải phân loại khoa học đối tượng nghiên cứu trực tiếp VD: sinh học phân loại giống loài sinh vật, bảo tàng - phân loại vật gốc Trong lưu trữ học, phân loại tài liệu có vai trò quan trọng hang đầu tổ chức khoa - học tài liệu phông lưu trữ quốc gia việt nam Phân loại tài liệu liên quan chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ liên quan khác như: XĐGTTL, BSTL, Thống kê TL => tiến hành thuận lợi Nếu công tác xác định giá trị tài liệu bổ sung tài liệu làm tốt tạo điều kiện để phân loại tài liệu khoa học Câu Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc phân loại phông lưu trữ ? - Phông lưu trữ toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Mục đích: + Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Ví dụ phông lưu trữ I, II, III + Tạo thuận lợi cho công tác tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu ví dụ tìm kiếm tài liệu - công thương tìm đầy đủ tài liệu lưu trữ quốc gia III + Tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, quản lý nhân Yêu cầu : Tính khoa học: sản xuất logic, để đảm bảo, dễ tra tìm; phản ánh nội dung thành phần tài liệu; thấy chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Tính triệt để: đảm bảo việc phân loại, tránh mát; tránh Bỏ sót tài liệu Nguyên tắc : Quản lý tập trung thống : từ trung ương đến địa phương theo quy định NN; phản ánh lịch sử hình thành quốc gia cấu tổ chức máy qua trừng thời kỳ lịch sử; - đảm bảo không phân tán tài liệu phông, xuất sứ mqh lịch sử Nguyên tắc thống nhất: tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu; thống với công tác XĐGTTL; tránh mát tài liệu, bảo quản tài liệu hết giá trị Câu Điều kiện thành lập phông lưu trữ quan ? - Đơn vị thành lập phông phải quan hoạt động độc lập: có văn quy định vè thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động quan, có tài khoản riêng ( ngân sách độc lập ), Đảm bảo cho hoạt động quan, có tổ chức - máy, biên chế riêng, dấu riêng Tài liệu quan phải có giá trị, cần bổ sung vào phông lưu trữ quốc gia VN Tài liệu phải hoàn chỉnh đối tượng hoàn chỉnh, phản ánh đầy đủ trình hoạt động đơn vị hình thành phông điều kiện có quan hệ chặt chẽ với nhau, phải có điều kiện thành lập phông lưu trữ quan Câu : Thành phần phông LT ĐCS VN - Tài liệu tổ chức tiền thân đảng, tổ chức thiền thân tổ chức - trị xã hội Tài liệu đại hội Đảng toàn quốc đại hội đảng cấp: tài liệu cấp ủy - đảng ,các quan, tổ chức đảng ban cán đảng, đảng đoàn ĐCSVN Tài liệu tổ chức trị xã hội Tài liệu thân nghiệp hoạt động CT HCM ,các lãnh tụ tiền bối Đảng nhân vật lịch sử, tiêu biểu đảng, đồng thời cán lãnh đạo chủ chốt nhà - nước, tổ chức trị xã hội Tài liệu hoạt động ĐCS công nhân, tổ chức phong trào quốc tế - chiến sỹ cộng sản nhân vật lịch sử quốc tế có liên quan đến đảng ta Tài liệu chế độ phong kiến thực dân đế quốc xâm lược quyền tay sai phản động có liên quan trực tiếp đến hoạt động đảng ta tổ chức đoàn thể cách mạng Câu Khái niệm phông lưu trữ ĐCSVN Khái niệm :Phông lưu trữ quốc gia VN toàn tài liệu lưu trữ nước VN không phụ thuộc vào thời gian hình thành nơi bảo quản chế độ trị xã hội kỹ thuật ghi tin vật mang tin Phông lưu trữ QGVN gồm loại: + Phông lưu trữ ĐCSVN, Phông lưu trữ nhà nước VN Khái niệm : Phông lưu trữ ĐCSVN phận quan trọng phông LT-QGVN Phông LTĐCSVN toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động cơ, tổ chức ĐCSVN tổ chức tiền thân đảng tổ chức trị xã hội, tài liệu thân nghiệp hoạt động CT-HCM nhân vật lịch sử tiêu biểu đảng đồng thời cán lãnh đạo chủ chốt nhà nước tổ chức trị xã hội Câu 6: Khái niệm phông lưu trữ quốc gia việt nam Vật mang tin: Là vật chứa đựng thồn tin sách báo ,…… Tài liệu: vật mang tin hình thành trình phát triển hình thành quan tổ chức cá nhân Tài liệu lưu trữ :là tài liệu có giá trị phục vụ haotj động thực tiễn nghiên cứu khoa học lịch sử để chọn lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc Trong trường hợp không ci=òn , gốc thay đổi hợp pháp Phông lưu trữ : toàn tài liệu lưu trữ hình thành qua trình hoạt động quan tổ chức cá nhân Phông lưu trữ quốc gia việt nam : Là toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Nhà nước không phụ thuộc vào chế độ trị xã hội kỹ thuật ghi tin vật mang tin Phông lưu trữ quốc gia VN chia làm hai loại: +Phông lưu trữ ĐCSVN +Phông lưu trữ Nhà nước VN Câu 7: Đặc điểm phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Khái niệm: Phông lưu trữ QGVN toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động nhà nước, không phụ thuộc vào chế độ trị,xã hội, kỹ thuật nghi tin kỹ thuật mang tin Đặc điểm: - Không có điều kiện thành lập phông Không có giới hạn thành lập phông Không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời gian hình thành Không phụ thuộc vào kỹ thuật nghi tin kỹ thuật mang tin Gồm loại + phông lưu trữ ĐCSVN +Phông lưu trữ NNVN Câu 8: trình phân loại tài liệu phông lưu trữ QGVN Quá trình phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia tiến hành qua giai đoạn: + giai đoạn 1: giai đoạn phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia để xác định hệ thống lưu trữ nhà nước +giai đoạn 2: giai đoạn phân loại tài liệu theo phông lưu trữ phạm vi lưu trữ nhà nước +giai đoạn 3: giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ phạm vi phông lưu trữ Câu 9:phân tích trình, phân loại tài liệu giai đoạn Giai đoạn tài liệu phân loại vào đặc trưng thời kì lịch sử, ý nghĩa toàn quốc ý nghĩa địa phương, đặc trưng lãnh thổ hành chính, đặc trưng ngành hoạt động, đặc trưng kỹ thuật phương pháp chế tác Đặc trưng thời kỳ lịch sử Theo mác – lenin thời kì lịch sử quãng thời gian đánh dấu bước quặt lịch sử quốc gia, dân tộc, giới, thường tương ứng với hình thái kinh tế xã hội Ví dụ: cm tháng phân lỳ ls cận đại ls đại , tài liệu hình thành trước cmt8 tài liệu hình thành sau cm t8 Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc ý nghĩa địa phương tài liệu.a + đặc trưng ý nghĩa toàn quốc: tài liệu hình thành quan nhà nươc đoàn thể tw phủ, quan quốc hội bộ, quan ngang … Đây quan có chức nhiệm vụ quyền hạn bao quát quốc gia tài liệu hình thành trình hoạt động mang ý nghĩa toàn quốc Ví dụ tài liệu hình thành trình sống hoạt động ct hồ chí minh + đặc trưng ý nghĩa địa phương: taì liệu quan đoàn thể cấp kỳ, liên khu, quan toàn tỉn, quan đoàn thể xã thị trấn,… Tài liệu địa phương có mức đọ hẹp nên mang ý nghĩa địa phương Ví dụ: trung tâm lưu trữ quốc gia lưu tài liệu quan cấp sau năm 1945 từ quảng bình trở ra- tài liệu mang ý nghĩa địa phương nguồn nộp lưu vào trung tâm lưu trữ tỉnh thành phố Đặc trưng lãnh thổ hành Lãnh thổ hành đơn vị thành lập quyền địa phương cấp để thực quản lý nc theo lãnh thổ Lãnh thổ hành manh tính chất giai cấp lịch sử chúng xóa bỏ mở rộng hay thu hẹp tùy vào chức nhiệm vụ quyền hạn nhà nước thời kì giai đoạn lịch sử Hệ thống tổ chức hành nước ta gồm: tỉnh, thành phố, thành phố trực thuộc tỉnh, xã thị trán trực thuộc huyện Đặc trưng ngành hoạt động Ngành hoạt động lĩnh vực hoạt động nhà nước xã hội kt- vh, giáo dục , quốc phòng, an ninh, ngoại giao….trong ngành quốc phòng ,an ninh, ngoại giao tạo nên lưu trữ ngành: LT ngoại giao.LT công an LT quốc phòng Tài liệu kho lưu truưc tổ chức theo ngành phản ánh cách đầy đủ có hệ thống hoạt động ngành Đặc trưng kyc thuật đặc trưng chế tác Bên cạnh tài liệu hành có tài liệu khoa học tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh tài liệu nghi âm, loại chiếm số lượng đáng kể ngày gia tăng số lượng, phong phú nội dung theo đà phát triển kỹ thuật.chúng làm kỹ thuật phương pháp riêng, phản ánh kiện, tượng xh tự nhiên hình thức tài liệu thành văn => việc bảo quản sử dựng phải có điều kiện máy móc, thiết bị thích hợp Một số yếu tố khác cần xem xét xác định mạng lưới hệ thông kho lưu trữ + khối lượng tài liệu +điều kiện sử dụng tài liệu Câu 10: Trình bày hiểu biết Phông lưu trữ gia đình, dòng họ? Phông lưu trữ gia đình, dòng họạt toàn tài liệu hình thành trình sống hoạt động gia đình, dòng họ tài liệu hình thành trình hoạt động nhiều cá nhân tiêu biểu gia đình, dòng họ Phông lưu trữ gia đình, dòng họ phản ánh trình sống hoạt động gia đình, dòng họ nhiều cá nhân tiêu biểu cá nhân, gia đình, dòng họ Vì vậy, thàn phần tài liệu phông lưu trữ gia đình, dòng họ đa dạng phức tạp Do việc xây dựng lựa chọn phương án phân loại cho loại hình phông lưu trữ khó khăn phức tạp - Phông gia đình: tài liệu hình thành trình hoạt động gia đình - Phông dòng họ: tài liệu hình thành trình tồn gia đình số hệ Phông lưu trữ gia đình dòng họ khác chỗ, phông gia đình gồm tài liệu không hệ, phông dòng họ bảo quản tài liệu không hệ Câu 11: Trình bày hiểu biết phông lưu trữ gia đình dòng họ? Phông lưu trữ cá nhân toàn tài liệu hình thành trình sống lao động cá nhân tiêu biểu lựa chọn bảo quản lưu trữ định Phông lưu trữ cá nhân bắt nguồn từ người kết thúc người qua đời Phông lưu trữ cá nhân bao gồm nhiều nhóm tài liệu phong phú đa dạng, từ tài liệu lịch sử đấn tài liệu phản ánh trình học tập làm việc , tài liệu thư từ trao đổi tài liệu người khác viết người đó.Trong có nhiều tài liệu khác như: tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học kỹ thuật, tài liệu chuyên môn, tài liệu phim ảnh, ghi âm, Người lập phông cá nhân cá nhà hoạt động nhà nước trị, xã hội, nhà khoa học kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ, nhà sáng chế người đầu sản xuất XHCN người kết sống hoạt động họ hình thành tài liệu quý Mỗi phông cá nhân tập hợp độc lập tài liệu hình thành đời nghiệp cá nhân Xác định giới hạn phông cá nhân trước hết cần lưu ý xác định độ dài sống hoạt động cá nhân thành lập phông Tuy nhiên, có phông cá nhân có giới hạn dài sống cá nhân thành lập phông Trong thành phần phông cá nhân, số trường hợp có tài liệu hình thành sau cá nhân qua đời: tài liệu tang lễ, báo, hồi ký cá nhân đó, tài liệu tổ chức lễ kỷ niệm xuất tác phẩm cá nhân Trong thành phần phông cá nhân, tài liệu lưu trữ cá nhân người thành lập phông (tài liệu riêng tư, thảo, thư từ, v.v…) có tài liệu người than gần gũi cá nhân (bố, mẹ, vợ chồng, anh chị em cái, v.v…) tài liệu có ý nghĩa cá nhân đó, tài liệu có giá trị mặt khoa học giá trị khác Nếu người thân cá nhân thành lập phông người hoạt động tiếng tài liệu họ có với khối lượng lớn tập hợp tài liệu cá nhân không gọi phông cá nhân mà phông gia đình Cần lưu ý thành phần phông lưu trữ cá nhân không cần loại tài liệu thức có liên quan đến hoạt động quan, nơi cá nhân công tác, tài liệu thuộc phông lưu trữ quan Có thể dựa vào số tiêu chuẩn để đánh giá tài liệu phông cá nhân: - Ý nghĩa cá nhân phát triển cá lĩnh vực khoa học, trị, văn hóa, lĩnh vực khác xã hội - Vai trò cá nhân thành viên hay người đứng đầu tổ chức chứng lịch sử - Ý nghĩa giai đoạn lịch sử mà cá nhân sống hoạt động - Ý nghĩa quan, tổ chức mà cá nhân làm việc - Quan hệ dòng họ gia đinh cá nhân Sơ bước đầu đề xuất hệ thống hóa tài liệu phông cá nhân theo nhóm sau: Tài liệu tiểu sử Tài liệu hoạt động chuyên môn Tài liệu hoạt động lĩnh vực xã hội khác: đoàn thể, tổ chức xã hội, câu lạc bộ,… Thư từ trao đổi cá nhân với quan cá nhân khác bao gồm thư gửi thư nhận lại Tài liệu tài sản: giấy chứng nhận quyền sở hữu, hóa đơn, chứng từ mua bán tài sản tài liệu có liên quan đến cá nhân tài sản Tài liệu tạo hình: ảnh chụp, ký họa, tranh vẽ cá nhân Câu 12: Trình bày hiểu biết Phông lưu trữ liên hợp? Phông lưu trữ liên hợp khối tài liệu hình thành trình hoạt động hai nhiều đơn vị hình thành phông mà chúng có mối liên hệ lịch sử logic đưa vaò bảo quản kho lưu trữ Mối liên hệ quan hình thành chức năng, quan chủ quản, địa bàn hoạt động, kế thừa nhiệm vụ Việc lập phông lưu trữ liên hợp thường thực với đơn vị hình tài liệu bị phân tán bảo quản không tốt Tác dụng việc thành lập phông lưu trữ liên hợp: loại bỏ khối tài liệu có nội dụng thông tin trùng lặp, giảm nhẹ khối lượng công tác chỉnh lý, thống kê tài liệu, đơn giản hệ thống công cụ tra cứu khoa học Câu 13: giai đoạn quy trình phân lọai tài liệu phông lưu trữ QGVN, để xác định đặc trưng phân loại cân phải nghiên cứu nội dung gì? Như biết phân laoij tài liệu phông LTQG dựa sở lý luận chung LT học đặc điểm cụ thể tài liệu mà tiến hành phân loại chúng thành nhóm tài liệu thích hợp sở tổ chức khoa học tài liệu nhằm mục đích bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu xác thuận lợi Phân loại tài liệu phông LT tiến hành theo giai đoạn: -giai đoạn 1: giai đoạn phân loại tài liệu phông LTQGVN để xác định hệ thống LTNN - giai đoạn 2: giai đoạn phân loại tài liệu theo phông LT phạm vi nhà nước - giai đoạn phân loại tài liệu lưu trữ phạm vi phông LT Phông LT toàn tài liệu hình thành trình hoạt động quan cá nhân có ý nghĩa trị, khoa học, lịch sử ý nghĩa khác đưa vào bảo quản kho LT định Để phân loại tài liệu kho LT thành phông LT cần sâu tìm hiểu loại phông LT Hiện nước ta có loại phông LT, là: phông LTCQ, phông LT cá nhân, phông LT liên hợp sưu tập lưu trữ Trong loại phông LT cần xác định rõ điều kiện thành lập phông lưu trữ xác định giớ hạn phông LT Câu 14: Tổ chức LTNN trung ương gồm quan nào? Phân tích chức nhiệm vụ nhóm quan? Tổ chức hệ thống LT nhà nước gồm quan: - Cục văn thư lưu trữ nhà nước: quan thuộc BNV thực chức tham mưu, giúp trưởng BNV quản lý nhà nước VTLT phạm vi nước Quản lý tài liệu LT quốc gia thực dịch vụ công theo quy định pháp luật Cục VTLT NN có tư cách pháp nhân dấu hình quốc huy có tài khoản riêng theo quy định pháp luật, trụ sở làm việc thành phố HN Về cấu tổ chức cục VTLT NN có tổ chức: phòng nghiên cứu VTLT TW, phòng nghiệp vụ VTLT địa phương, phòng hợp tác quốc tế, phòng kế hoạch tài chính, phòng tổ chức cán có 10 tổ chức nghiệp trực thuộc, gồm trung tâm - LTQG đơn vị nghiệp khác Các trung tâm LT quốc gia : tổ chức nghiệp thuộc cục VTLTNN có chức thu thập, sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu VN địa bàn phân công theo quy định pháp luật vầ quy - định cục VTLTNN đơn vị nghiệp trực thuộc VTLTNN: Gồm trung tâm bảo hiểm tài liệu LTQG, trung tâm khao học công nghệ VTLT, trung tâm tin học, trung tâm tu bổ- - phục chế VTLT, trường trung cấp VTLTTW, tạp chí VTLT VN/ Các phòng VTLT thuộc văn phòng bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ: có chức tham mưu cho trưởng, thủ trưởng quan ngang bộ, thủ trưởng quan trực thuộc phủ bổ nhiệm theo đề nghị tránh văn phòng Biên chế theo trưởng, thủ truongr quan ngang bộ, thủ truongr quan thuộc phủ định tổng số biên chế hành nghiệp văn phòng bộ, quan ngang bộ, quan thuộc phủ để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ quy định Câu 15: Tổ chức LTNN địa phương gồm quan nào? Phân tích chức nhiệm vụ nhóm quan? - Tổ chức VTLT cấp tỉnh , chi cục VTLT: + chi cục VTLT tổ chức trực thuộc sở nội vụ có chức giúp giám đốc sở nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh, TP trực thuộc TW quản lý nhà nước VTLT tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu LT lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật + lãnh đạo chi cục có chi cục trưởng không phó chi cục trưởng chi cục VTLT chị trách nhiệm trước giám đốc SNV trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công Việc bổ nhiễm, miễn nhiệm cách chức chi cục truongr, phó chi cục truongr thực theo quy định pháp luật phân cấp UBND tỉnh + tổ chúc thuộc chi cục có phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý tổ chức thực nhiệm vụ giao Căn vào khối lượng công việc, tổ chức đặc điểm cưa công tác VTLT địa phương, giám đốc SNV trình chủ tịch UBND cấp tỉnh quyế định cụ thể số lượng tên gọi phòng chuyên môn chi cục theo lĩnh vực công tác sau: quản lý VTLT, kho LT chuyên dụng công tác tổ chức tổng hợp + biên chế chi cực VTLT UBND tỉnh định tổng số biên chế hành nghiệp SNV - Tổ chức VTLT cấp huyện: + phòng nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp trưởng phòng nội vụ thực chức tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước VTLT cấp huyện + biên chế công chức chuyên trách làm VTLT phòng nội vụ bố trí biên chế đc giao + công chức chuyên trách làm VTLT phòng nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức VTLT theo quy định pháp luật - Văn thư lưu trữ cấp xã: UBND xã phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm VTLT, người làm VTLT phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vujtheo quy định pháp luật thực nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn SNV - VTLT quan nhà nước khác: Các quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, huyện, dươn vị nghiệp nhà nước tổ chức kinh tế nhà nước trực thuộc tỉnh, cấp huyện Câu 16 Trình bày đặc trưng ý nghĩa toàn quốc tài liệu • - Những nội dung cần tiến hành xác định: Xác định giới hạn phông lưu tức xác dịnh thành phần lưu trữ phông lưu trữ cụ thể Xác định thành phần tài liệu - Việc thay đổi thành phần tài liệu thự thay đổi địa giới hành chính, xác nhập - chia tách quan khiến cho phông lưu trữ thay đổi thành phần lưu trữ Cũng có trường hợp, địa giới hành thay đổi hoạt động quan có biến động, không làm ảnh hưởng tới giới hạn phông lưu trữ + Phạm vi hoạt động quan dc mở rộn, chức nhiệm vụ cũ + Hoạt động quan bị gián đoạn, chức nhiệm vụ chủ yếu không thay đổi Xác định nội dung tài liệu - Sự thay đổi nhiệm vụ quyền hạn quan làm thay đổi ý nghĩa vị trí quan hệ thống chung máy nhà nước Trong trường hợp hình thành phông lưu trữ thay đổi nội dung lưu trữ Xác dịnh giới hạn thời gian lưu trữ - Khi xác định giới hạn phông lưu trữ, phải vào thời gian bắt đầu kết thúc - hoạt động đơn vị hình thành phông Nói chung thời gian bắt đầu hoạt động quan đồng thời thời gian bắt đầu ht LT quan Khi quan chấn dứt hoạt động giới hạn thời gian kết thúc Sự bắt đầu kết thúc quan thường - dc thể pháp quy Để xác định thời gian phông lưu trữ cần phải nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động dịch vụ hình thành phông Yếu tố quan trọng thay đổi chế dộ trị trường hợp quan thuộc máy nhà nước dc xóa bỏ, nhà nước chế độ đời, làm xuất hàng - loạt quan mới, tạo nên đơn vị hình thành phông Có thể thấy, việc xác định phông lưu trữ nội dung chủ yếu phân loại khoa học tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Đối với đơn vị hình thành plt chưa kết thúc hoạt động công viecj diễn trình lâu dài, đến đơn vị hình thành phông ngừng hoạt động tài liệu dc giao nộp đầy đủ vào kho - lưu trữ chấm dứt Câu 17 Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc tài liệu Tài liệu phông lưu trữ quốc gia VN chia làm hai loại tài liệu có ý nghĩa toàn quốc tài liệu có ý nghĩa địa phương, sở để phân chia loại tl theo hai ý nghĩa nội dung tài liệu chức năng, nhiệm vụ quan hình thành - chúng Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc tài liệu đa phần dc hình thành quan nhà nước đoàn thể xã hội TW cp, cq hốc hội quan ngang bộ, quan trực thuộc phủ, xí nghiệp trực thuộc bộ, tổng công đoàn, trung ương hội liên hiệp phụ nữ… quan có chức năng, nhiệm vụ quyền - hạn bao quát QG tài liệu hình thành có ý nghĩa toàn quốc Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc gồm tài liệu hoạt động trình sống hoạt động cẩ nhà trị văn hóa, khkt… tiếng pvi ảnh hưởng họ - có tính chất rộng rãi, vượt khỏi giới hạn Đp Có tài liệu phản ánh kiện xảy địa phương liên quan đến địa phương thân kiện lại có ý nghĩa to lớn vượt phạm vi Đp tài liệu thuộc khối tài liệu có ý nghĩa toàn - quốc Ngoài tài liệu có ý nghĩa toàn quốc bao gồm tài liệu quan mang tính chất khu vực nội dung cúng mang ý nghĩa lớn sử dụng - cho yêu cầu nc nhiều mặt phạm vi toàn quốc Câu 18.Trình bày đặc trưng ý nghĩa địa phương tài liệu Tài liệu mang ý nghĩa địa phương tài lieuj quan đoàn thể cấp kỳ liên khu quan đoàn thể tỉnh, quan đoàn thể xã, thị trấn tài liệu mang ý nghĩa địa phương có mức độ rộng hẹp khác phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan httl - Những quan mà nhiệm vụ quyền hạn giới hạn phạm vi đon vị - hành định mang ý nghĩa địa phương Khối tài liệu mang ý nghĩa dịa phương có tài liệu hình thành sống hoạt động nhà hoạt động trị, xã hội lĩnh vực khác tài - liệu có ý nghĩa địa phương Căn vào đặc trưng này, hình thành kho lưu trữ trung ương tập trung bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc kho lưu trữ tỉnh thành bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa địa phương Những tài liệu có ý nghĩa toàn quốc nguồn nộp lưu trữ quốc gia Nếu kết hợp hai đặc trưng thành lập dc trung tâm lưu trữ quốc gia Câu 19: Trình bày đặc trưng lãnh thổ hành tài liệu ? - Lãnh thổ hành đơn vị thành lập quyền địa phương cấp để thực - quản lý nhà nước theo lãnh thổ Lãnh thổ hành mang tính giai cấp & lịch sử, chúng xóa bỏ, mở rộng thu hợp tùy thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn nhà nước - thời kỳ giai đoạn lịch sử Đơn vụ tổ chức hành nước ta gồm có : tỉnh, thành phố trực thuộc tỉnh, xã, - thị trấn trực thuộc huyện Các tài liệu hình thành phản ánh tình hình kinh tế, trị, xã hội mặt - khác tỉnh , thành phố or đặc khu,… Căn vào đặc trưng lãnh thổ hành để hình thành nên kho lưu trữ tỉnh, - thành phố, đặc khu kho lưu trữ huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Khi phân loại phông lưu trưc quốc gia theo đặc trưng cần ý tới số đặc điểm tổ chức hành nước ta thời gian qua thường thay đổi, phổ biến giải thể cấp, khu vực,tách & sáng lập tỉnh huyện xã Tài liệu đưa vào bảo quản kho lưu trữ thuộc đơn vị hành - mà khối tài liệu nàu liên quan chặt chẽ Tài liệu khu, lien khu giải thể tài liệu mang ý nghĩa địa phương lien quan tới số tỉnh định nên đưa vào bảo quản kho lưu trữ tỉnh mà trước quan,khu, liên khu, thuận lợi cho việc bảo quản sử dụng chúng - Nếu kết hợp đặc trưng ý nghĩa toàn quốc & ý nghĩa địa phương tài liệu với đặc trưng lãnh thổ hành thành lập 63 trung tâm lưu trữ tỉnh Câu 20: Trình bày đặc trưng ngành hoạt động tài lệu? - Ngành hoạt động lĩnh vực hoạt động nhà nước xã hội KT, VH, quốc phòng, gnoaij giao,… Trong ngành hoạt động có số ngành hoạt động đặc biệt quốc phòng, an ninh, ngoại giao, tạo lưu trữ ngành: LT - ngoại giao, Lt công an, LT quốc phòng Vận dụng đặc trưng ngành hoạt động tạo nên kho lưu trữ tập trung bảo quản - tài liệu hệ thống quan thuộc ngành định Tl kho LT theo ngành hoạt động phản ánh cách đầy đủ có hệ thống hoạt động ngành Loại hình kho lưu trữ thành lập ngành hoạt động mà tìa liệu hình thành, tổ chức theo ngành sử dụng hiệu toàn diện cao VD: Ở Việt Nam hình thành số kho Lt theo ngành như: Kho LT TL ngoại giao ( ngoại giao,), Kho LT tài liệu quân đội (Bộ Quốc phòng), Kho - LTTL công an (Bộ công an) Theo quy định gần Tl lưu trữ chuyên ngành sau 30 năm đưa vào trung tâm lưu trưc Quốc gia (trên thực tế hoạt độngt hì chưa có vb quy định) VD: Trong lĩnh vực kinh tế có kho lưu trữ đầu khí, than,…mặc dù chưa có văn công nhận hoạt động lưu trữ chuyên ngành Câu 21: Trình bày đặc trưng Kỹ thuật & phương pháp chế tác tài lệu? - Trong thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, bên cạnh tài liệu hành loại tài liệu có khối lượng lớn phổ biến quan đoàn thể, tài liệu có khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh ,… Các loại tl chiếm khối lượng lớn ngày gia tang khối lượng phong phú, phong phú nội - dung theo đà phát triển khoa học kỹ thuật Chúng làm kỹ thuật phương pháp riêng, phản ánh kiện tượng xã hội, hình thưc, tài liệu khác với tài liệu hành văn - Việc bảo quản tài liệu sử dụng chúng đòi hỏi phải có thiết bị máy móc, thiết bị thích hợp Chính vào đặc trưng kỹ thuật phương - ohaos làm taì liệu mà tách chúng khỏi tl hành để lập kho lt riêng VD: kho LTTL phim ảnh, ghi âm, kho LTTL khoa học kỹ thuật Những tài liệu có kỹ thuật phương pháp chế tác khác, có tính chất lý hóa khác kỹ thuật bảo quản hình thức khai thác khác Cần kết hợp với đặc trưng ngành hoạt động để tạo nên kho lưu trữ kỹ thuật – công nghiệp (mang tính chất chuyên ngành , mang tính kỹ thuật) Câu 22: Vì phương án phân loại mặt hoạt động - thời gian thời gian - mặt hoạt động sử dụng thực tế ? - Vì: Phân loại theo mặt hoạt động – thời gian : Phương án không phản ánh rõ cấu tổ chức c quan, đơn vị Phương án phân loại bị phụ thuộc vào ngành hoạt động quan; ngành hoạt động (chức năng, nhiệm vụ) quan có thay đổi gây - nên cố xáo trộn, khó khan cho trình phân loại Có nhiều tài liệu liên quan tới nhiều ngành hoạt động khó khan việc - phân loại tài liệu vào ngành Phân loại theo thời gian – mặt hoạt động Phương án không phản ánh tổ chức đơn vị hình thành phông - vận dụng thực tế quan Phân loại theo phương án cho hợp lý, phản ánh thực tiễn hoạt động đơn vị hình thành phông vấn đề không đơn giản, dễ gây tình trạng - phân chia ngành hoạt động cách tùy tiện, không khao học Phương án thường áp dụng để ohaan loại tài liệu đơn vị hình thành - phông có cấu tổ chức thau đổi, hoạt động thực tế Phương án thời gian – mặt hoạt động áp dụng cho phông lưu trữ có đặc điểm giống áp dụng phương án nhành hoạt động – thời gian, điều khác biệt so với phương án đơn vị hình thành phông - trình hoạt động Các kiểu phương án phấn loại theo ngành họat động vận dụng thực tế Câu 23: Khi tiến hành phân loại cho quan ngừng hoạt động, cán làm công tác phân loại lựa chọn phân loại cấu thời gian có hợp lý không? Giải thích - Khi tiến hành phân loại cho quan ngừng hoạt động, cán làm công tác - phân loại lựa chọn phân loại cấu thời gian có hợp lý Vì : + Theo phương án tài liệu dk chia làm nhóm theo nhóm tổ chức, đơn vị hình thành phông, sau lại chia theo đặc trung thời gian Thời gian tính theo năm theo giai đoạn Ngoài rat l chia - nhỏ Thể cách rõ nét mặt logic lịch sử nội dung tài liệu lưu trữ Phản ánh mối quan hệ hình thành hoạt động quan tổ chức Phương án thường áp dụng với đơn vị hình thành phông có cấu tổ chức ổn định thay dodirr Thông thường áp dụng với đơn vị hình thành phông kết thúc hoạt động ; Cơ quan ngừng hoạt động cấu tổ chức máy cũ ổn định phù hợp áp dụng phương pháp Câu 24: Khi tiến hành phân loại TL cho quan mà cấu tổ chức thường xuyên thay đổi cán làm công tác phân loại lựa chọn phương pháp phân loại thời gian – cấu tổ chức có hộ lý không? Giải thích? Có hợp lý Vì: - Tài liệu phông phân loại theo thời gian sau phân loại theo cấu - tổ chức Đây phương án phân loại đơn giản , dễ phân loại TL phông lưu trữ theo phương án phản ánh lich sử hoạt động đơn vị hình - thành phông nói chung , đơn vị tổ chức nói riêng, theo thời gian định Phương án áp dụng với phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cấu tổ chức không ổn định, thời gian có thay đổi thay đổi theo dõi Hoàn toàn phù hợp Câu 25: Vì phải nghiên cứu biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông lưu trữ? - Thu thập thông tin cần thiết tình hình phông khối tài liệu đưa chỉnh lý, thông tin làm sở quan trọng cần thiết cho việc biên soạn - văn hướng dẫn chỉnh lý Lập kế hoạch tiến hành sưu tầm, thu thập tài liệu chủ yếu thiếu để bổ sung cho phông thực chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt Câu 26: Khi tiến hành phân loại quan trường mình, để thể lịch sử đơn vị hình thành tổ chức trường chọn phương án thời gian – mặt hoạt động có hợp lý không? Giải thích? Không hợp lý Vì: - Trường trường có cấu hoạt động ổn định mà phương án dung phân loại tài liệu cho đơn vị hình thành phông có cấu tổ chứa thay - đổi, hoạt động thực tế PA không phản ánh tổ chức đơn vị hình thành phông - vận dụng thực tế quan Phân loại theo phương án cho hợp lý, phản ánh thực tiễn hoạt động đơn vị hình thành phông vấn đề không đơn giản, dễ gây tình trạng chia ngành hoạt động cách tùy tiện, không khoa học Câu 27: Vẽ sơ đồ phân loại tài liệu trường theo phương án thời gian - mặt hoạt động ? “Cái bạn tự đưa sơ đồ riêng cho nhé” [...]... trong phân loại khoa học tài liệu lưu trữ ở các kho lưu trữ Đối với những đơn vị hình thành plt chưa kết thúc hoạt động thì công viecj này sẽ diễn ra trong quá trình lâu dài, đến khi đơn vị hình thành phông ngừng hoạt động và tài liệu của nó dc giao nộp đầy đủ vào kho - lưu trữ mới chấm dứt Câu 17 Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc của tài liệu Tài liệu phông lưu trữ quốc gia VN được chia làm hai loại tài liệu. .. 24: Khi tiến hành phân loại TL cho một cơ quan mà cơ cấu tổ chức thường xuyên thay đổi cán bộ làm công tác phân loại lựa chọn phương pháp phân loại thời gian – cơ cấu tổ chức thì có hộ lý không? Giải thích? Có hợp lý Vì: - Tài liệu phông sẽ được phân loại theo thời gian sau đó mới phân loại theo cơ cấu - tổ chức Đây là phương án phân loại đơn giản , dễ phân loại TL phông lưu trữ theo phương án... pháp chế tác của tài lệu? - Trong thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, bên cạnh tài liệu hành chính là loại tài liệu có khối lượng lớn nhất và phổ biến nhất trong các cơ quan đoàn thể, còn tài liệu có khoa học kỹ thuật, tài liệu phim ảnh ,… Các loại tl này chiếm một khối lượng lớn và ngày một gia tang về khối lượng phong phú, phong phú về nội - dung theo đà phát triển của khoa học kỹ thuật Chúng... vực khác nếu những tài - liệu đó có ý nghĩa địa phương Căn cứ vào những đặc trưng này, sẽ hình thành các kho lưu trữ trung ương tập trung bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc và kho lưu trữ tỉnh thành bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa địa phương Những tài liệu có ý nghĩa toàn quốc sẽ là nguồn nộp lưu trữ quốc gia Nếu kết hợp hai đặc trưng này sẽ thành lập dc 4 trung tâm lưu trữ quốc gia Câu... bày đặc trưng ý nghĩa toàn quốc của tài liệu • - Những nội dung cần tiến hành xác định: Xác định giới hạn phông lưu tức là xác dịnh thành phần lưu trữ của một phông lưu trữ cụ thể 1 Xác định thành phần tài liệu - Việc thay đổi thành phần tài liệu là do thự thay đổi địa giới hành chính, xác nhập - và chia tách cơ quan khiến cho phông lưu trữ thay đổi về thành phần lưu trữ Cũng có những trường hợp, tuy... phấn loại theo ngành họat động ít được vận dụng trong thực tế Câu 23: Khi tiến hành phân loại cho một cơ quan đã ngừng hoạt động, cán bộ làm công tác phân loại lựa chọn phân loại cơ cấu thời gian thì có hợp lý không? Giải thích - Khi tiến hành phân loại cho một cơ quan đã ngừng hoạt động, cán bộ làm công tác - phân loại lựa chọn phân loại cơ cấu thời gian thì có hợp lý Vì : + Theo phương án này thì tài. .. Đp thì những tài liệu đó thuộc về khối tài liệu có ý nghĩa toàn - quốc Ngoài ra tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn có thể bao gồm tài liệu của một cơ quan mang tính chất khu vực nhưng nội dung của cúng mang ý nghĩa lớn được sử dụng - cho yêu cầu nc về nhiều mặt trong phạm vi toàn quốc Câu 18.Trình bày đặc trưng ý nghĩa địa phương của từng tài liệu Tài liệu mang ý nghĩa địa phương là những tài lieuj của... giải thể các cấp, khu vực,tách & sáng lập tỉnh huyện xã Tài liệu này sẽ được đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ thuộc đơn vị hành chính - mới mà khối tài liệu nàu liên quan chặt chẽ nhất Tài liệu của các khu, lien khu đã giải thể cũng là những tài liệu mang ý nghĩa địa phương lien quan tới một số tỉnh nhất định nên đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ tỉnh mà trước đây các cơ quan,khu, liên khu, nếu thuận... sẽ gây - nên sự cố xáo trộn, khó khan cho quá trình phân loại Có nhiều tài liệu liên quan tới nhiều ngành hoạt động vì vậy khó khan trong việc - phân loại tài liệu vào từng ngành 2 Phân loại theo thời gian – mặt hoạt động Phương án này không phản ánh được tổ chức của đơn vị hình thành phông do đó - nó ít được vận dụng trong thực tế ở các cơ quan Phân loại theo phương án này sao cho hợp lý, phản ánh đúng... hội, bằng những hình thưc, tài liệu khác với tài liệu hành văn - Việc bảo quản tài liệu và sử dụng chúng đòi hỏi phải có những thiết bị máy móc, thiết bị thích hợp Chính vì thế có thể căn cứ vào đặc trưng kỹ thuật và phương - ohaos làm ra taì liệu mà tách chúng ra khỏi tl hành chính để lập kho lt riêng VD: kho LTTL phim ảnh, ghi âm, kho LTTL khoa học kỹ thuật Những tài liệu có kỹ thuật và phương pháp