PHẦN I MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Một kinh tế tạo từ doanh nghiệp, kinh tế có mạnh hay không phụ thuộc vào kết hoạt động doanh nghiệp Quá trình hội nhập kinh tế tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt dộng sản xuất kinh doanh đồng thời tạo cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp Vậy để tồn phát triển điều kiện cạnh tranh gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên tự đổi để phù hợp với điều kiện môi trường Trong nguồn nhân lực vấn đề quan trọng, tiên cần trọng doanh nghiệp Nguồn nhân lực bao gồm đội ngũ nhân viên trực tiếp tạo sản phẩm đội ngũ cán quản lý đội ngũ vô quan trọng thiếu công ty Họ người trực tiếp chèo lái, định hướng doanh nghiệp phát triển hướng Quản lý không khoa học mà nghệ thuật, vấn đề nhiều người quan tâm cần quan tâm Do cấu tổ chức có vai trò quan trọng ảnh hưởng lớn đến tồn phát triển doanh nghiệp Trong doanh nghiệp lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp với quy mô thích hợp với doanh nghiệp đòn bẩy chiến lược giúp doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu Bộ máy tổ chức phù hợp với doanh nghiệp không giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu hơn, đồng thời máy gọn nhẹ linh hoạt động tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp hoạt động theo định hướng đề ban đầu Tổ chức việc bố trí, xếp người công ty vào công việc, với vai trò cụ thể cho người mục đích nhằm đạt mục tiêu nhiệm vụ cuối doanh nghiệp Vì việc hoàn thiện cấu tổ chức máy doanh nghiệp nhiệm vụ quan trọng yêu cầu khách quan mang tính cấp thiết doanh nghiệp Vậy để phân công, tổ chức xếp nhiệm vụ cho phòng ban, cho người cho phù hợp với khả họ để phát huy hết lực cá nhân, để thực điều hòa, phối hợp với nhằm đảm bảo thực mục tiêu tổng thể doanh nghiệp? Xuất phát từ yêu cầu thực tế trên, tiến hành nghiên cứu đề tài: “ Thực trạng số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Tài Nguyên, Cầu Giấy, Hà Nội” 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Tìm hiểu thực trạng cấu tổ chức công ty Cổ phần Tài Nguyên nhằm tìm số biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Nắm vững cách có hệ thống sở lý luận cấu tổ chức - Tìm hiểu thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty - Các yếu tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức máy quản lý - Phân tích ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức máy quản lý - Đề xuất số giải pháp để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu - Đề tài tập trung nghiên cứu cấu tổ chức máy quản lý công ty Cổ phần Tài Nguyên 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Tại Công ty cổ phần Tài Nguyên Phạm vi thời gian: Từ 27/12/2010 đến 18/05/2011 PHẦN II TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan tài liệu 2.1.1 Cơ sở lý thuyết 2.1.1.1 Lao động quản lý phân loại lao động quản lý a Lao động quản lý Lao động quản lý bao gồm cán nhân viên tham gia vào việc thực chức quản lý Trong máy hoạt động lao động quản lý phong phú đa dạng, để thực chức quản lý máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác b Phân loại lao động quản lý Căn vào chức năng, nhiệm vụ quản lý người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: Một là: Cán quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng Các cán có nhiệm vụ phụ trách phần công việc, chịu trách nhiệm đường lối chiến lược, công tác tổ chức hành tổng hợp doanh nghiệp Hai là: Cán lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân xưởng (còn gọi lãnh đạo tác nghiệp) phòng ban chức Đội ngũ lãnh đạo có nhiệm vụ đạo thực phương hướng, đường lối lãnh đạo cấp cao phê duyệt cho phận chuyên môn Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm người thực công việc cụ thể có tính chất thường xuyên lặp lặp lại Trong doanh nghiệp, tổ chức ba loại lao động quản lý nói cần thiết phải có, nhiên tuỳ theo quy mô hoạt động tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp mà có tỷ lệ thích hợp Trong cán lãnh đạo cấp cao cán lãnh đạo cấp trung gian có vai trò vị trí quan trọng, nhân tố định thành bại máy quản lý 2.1.1.2 Tổ chức Tổ chức nhóm người làm việc phụ thuộc lẫn hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung mà tổ chức đặt Có nhiều loại hình tổ chức tùy theo tiêu thức phân loại tổ chức tồn xã hội vô phong phú đa dạng Một tổ chức thường có đặc điểm sau: - Mọi tổ chức mang tính mục đích Các tổ chức khác có mục đích khác nhau, tổ chức hoạt động, tồn nhằm đạt mục đích Đây yếu tố tổ chức - Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt mục đích hoạch định Để tổ chức tồn phát triển hiệu cần phải có kế hoạch cụ thể, rõ ràng để thực mục đích - Một doanh nghiệp hoạt động cần đến vốn, nguyên vật liệu, máy móc, thông tin từ nhà cung cấp, từ tổ chức khác để thực nhiệm vụ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Vì tổ chức có mối quan hệ ràng buộc, tương tác lẫn - Cuối cùng, tổ chức cần nhà quản trị, chịu trách nhiệm chèo lái, liên kết, phối hợp người bên bên tổ chức nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu cao Nhà quản trị có vai trò quan trọng tổ chức, tổ chức mà họ hoạt động phương hướng 2.1.1.3 Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý quan điều khiển hoạt động toàn doanh nghiệp bao gồm khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp khâu phụ trợ, phục vụ hoạt động sản xuất doanh nghiệp lao động tiếp thị dây truyền sản xuất, hệ thống tổ chức quản lý hệ thống phương thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý lực lượng vật chất để chuyển ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh doanh nghiệp thành thực, biến nỗ lực chủ quan thành viên doanh nghiệp thành hiệu sản xuất kinh doanh Hệ thống phòng ban chức tạo nên máy quản lý doanh nghiệp Nhưng để phận riêng lẻ mối liên hệ vô nghĩa, không đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ quản lý Do phải đặt phận tổ chức định, phận phải hoạt động nhịp nhàng ăn khớp với Bộ máy quản lý thường xem xét ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ máy quản lý - Cơ cấu tổ chức máy quản lý - Lực lượng lao động quản lý để thực chức năng, nhiệm vụ máy Trong lực lượng lao động quản lý có vai trò định 2.1.1.4 Tổ chức máy quản lý a Khái niệm Tổ chức máy quản lý trình dựa chức năng, nhiệm vụ xác định máy quản lý để xắp xếp lực lượng, bố trí cấu, xây dựng mô hình giúp cho toàn hệ thống quản lý hoạt động chỉnh thể có hiệu b Nội dung tổ chức máy quản lý Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có nhiều nội dung, sau nội dung chủ yếu: - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà máy quản lý cần hướng tới đạt Mục tiêu máy quản lý phải thống với mục tiêu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Xác định cấu tổ chức quản lý theo khâu cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô máy quản lý, hệ thống chức nhiệm vụ xác định việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cấu quản lý có hai nội dung thống nhau, khâu quản lý cấp quản lý - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý định hình quan hệ cấu quản lý xác định cấp, khâu, mối liên hệ thống chúng hệ thống quản lý, truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu kiểu phối hợp chúng - Xây dựng lực lượng thực chức quản lý vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ xác định quy mô máy quản lý trình độ lực lượng lao động phương thức xếp họ guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức áp dụng, vào loại công nghệ quản lý áp dụng, vào tổ chức thông tin định quản lý 2.1.1.5 Nguyên tắc tổ chức máy quản lý  Tổ chức máy quản lý gắn với phương hướng, mục đích hệ thống: Phương hướng, mục đích hệ thống quy định cách thức tổ chức máy quản lý hệ thống Chính quy định phận hợp thành tổ chức hệ thống Chính tổ chức máy quản lý phải gắn với mục tiêu phương hướng hoạt động hệ thống Có gắn với mục tiêu phương hướng máy quản lý hoạt động hiệu  Chuyên môn hoá cân đối: Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý phải xác định rõ phạm vi, chức nhiệm vụ phận hệ thống phải đảm bảo cân đối, loại trừ chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế  Linh hoạt thích nghi với môi trường Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý không bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà phải linh hoạt, thích ứng với thay đổi hay biến động yếu tố tác động Tuy nhiên cần phải hiểu thay đổi thay đổi toàn mà biến đổi nhỏ cấu để thích nghi với môi trường mới, để không bị môi trường đào thải Sự linh hoạt thể việc thiết kế phận phù hợp với đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp đảm bảo cho phận mức độ tự sáng tạo để đạt hiệu cao phát triển tài cán bộ, công nhân viên chức phận Nói nghĩa cấu tổ chức chịu chi phối môi trường mà chừng mực thay đổi tác động vào môi trường theo hướng định phù hợp với mục đích  Bảo đảm tính hiệu quản lý Hiệu hiệu lực mục đích mục tiêu tiến tới tổ chức Mỗi tổ chức đặt cho mục tiêu định để đạt tới Vì tổ chức máy quản lý phải: - Tăng cường lãnh đạo tập trung thống cấp cao nhất, phát huy tính tích cực quan quản lý cấp, khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc phối hợp chặt chẽ với công việc Dựa nguyên tắc nâng cao hiệu quản lý để xác định biên chế tổ chức chế độ quản lý Đảm bảo phối hợp cấp cách tốt nhất, phải lựa chọn phương thức truyền tin, trao đổi nghiệp vụ doanh nghiệp cách nhanh phân công hợp lý để phận, công việc có người phụ trách - Gắn cấp quản lý thành dây xích, trách nhiệm, quyền hạn phận, cấp rõ ràng, gắn bó với Mỗi cấp có người lệnh, tránh mâu thuẫn làm tổn hao công sức phải tăng cường hợp tác doanh nghiệp - Gọn nhẹ, phải có định biên rõ ràng, tổ chức công việc biện pháp kiểm tra  Tính hệ thống Tính hệ thống thể ở: - Tính tập hợp: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhiều yếu tố khác nhân lực, vật lưc, thông tin hợp thành - Tính liên hệ: Các yếu tố tạo nên tập hợp có mối liên hệ với Trong tổ chức, yếu tố tác động qua lại, bổ sung cho chỉnh thể thống Yếu tố chịu chi phối yếu tố khác ngược lại Đôi tác động dẫn đến xung đột, nhiên xung đột lại sở để tạo thích hợp hơn, đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu - Tính mục đích: Mọi tổ chức có mục đích định, rõ ràng Mục đích tổ chức mà người tổ chức cố gắng để đạt tới Tuy nhiên tuỳ tổ chức khác mà mục đích khác (một tổ chức tham gia sản xuất mục đích đạt lợi nhuận tối đa tổ chức phúc lợi xã hội mục đích phục vụ nhiều công tác xã hội), tổ chức mục đích hoạt động xác định cách rõ ràng - Tính thích ứng với môi trường: Mọi tổ chức chịu tác động hai môi trường môi trường bên bên Trong môi trường bên hình thành nên môi trường bên doanh nghiệp, tác động lên môi trường bên ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp Xong doanh nghiệp tác động đến môi trường bên mà (hoặc ít) tác động làm biến đổi môi trường bên ngoài, mà thay đổi cho thích ứng với trước thay đổi môi trường bên ngoài, từ điều chỉnh tác động đến môi trường bên - Tính chỉnh thể: Các yếu tố tổ chức nên doanh nghiệp kết hợp với cách hữu cơ, phát huy hiệu chỉnh thể, dàn trải cộng lại cách giản đơn Để đảm bảo nguyên tắc trên, cấu tổ chức doanh nghiệp cần phải: Tăng cường mối liên hệ dọc ngang, phận tổ chức vừa phải phục tùng lãnh đạo thống vừa phải có tính linh hoạt, chủ động, tích cực để đạt hiệu chỉnh thể Sự phục tùng thể chấp hành nội quy, quy định từ đưa xuống tạo nên chỉnh thể thống Tuy nhiên phục tùng sở linh hoạt lẽ lúc vật mà biến động, trình áp dụng phận cần có linh hoạt để đạt hiệu cao 2.1.1.6 Cơ cấu tổ chức máy quản lý a Khái niệm Cơ cấu tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lượng khác nhau, phận thực chức riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung tổ chức Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn định bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung xác định doanh nghiệp Ta thấy rằng, chất việc tồn cấu tổ chức phân chia quyền hạn trách nhiệm quản lý Vì cấu tổ chức mặt phản ánh cấu trách nhiệm người doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp Trong cấu tổ chức doanh nghiệp ta thấy có cấp quản lý, ví dụ cấp Công ty, cấp đơn vị, cấp chức Các cấp quản lý phản ánh phân chia chức quản lý theo chiều dọc (trực tuyến) thể tập trung hoá quản lý Trong cấu ta thấy phận, phòng ban chức phòng tổ chức, phòng tài chính, phòng Marketing, phòng nghiên cứu phát triển, phòng sản xuất phận, phòng ban thể phân chia chức quản lý theo chiều ngang, biểu thị chuyên môn hoá phân công lao động quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp hình thức phân công lao động lĩnh vực quản lý Nó có tác động đến trình hoạt động toàn doanh nghiệp Nó mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất Tóm lại, máy quản lý có vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh Một doanh nghiệp có máy quản lý hợp lý đạt hiệu cao sản xuất Thêm vào doanh nghiệp biết phát huy nhân tố người sản xuất máy quản lý hoạt động có hiệu làm cho sản xuất kinh doanh phát triển Sản xuất ngày phát triển mức độ tập trung hoá chuyên môn hoá sản xuất ngày cao đòi hỏi phải có phối hợp nhịp nhàng phòng ban phân xưởng sản xuất tất khâu trình sản xuất Như vậy, việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý xem vấn đề trọng tâm doanh nghiệp kinh tế cạnh tranh Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý phải dựa nguyên tắc định phải đáp ứng yêu cầu cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp b Các yêu cầu cấu tổ chức máy quản lý Quá trình xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy cần phải đảm bảo thực yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Phải đảm bảo khâu cấp quản lý thiết lập mối quan hệ hợp lý, mang tính động cao, sát phục vụ cho mục đích đề doanh nghiệp 10 đơn vị Là người trung thực, động, sáng tạo, có tinh thần đoán dám làm, dám chịu Có khả giao tiếp tốt, biết sử dụng thành thạo máy tính biết ngoại ngữ tiếng anh * Đối với phòng đầu tư kinh doanh: Phòng đầu tư kinh doanh khối lượng công việc lớn nên số lượng cấu chưa đảm nhận hoàn thành tốt công việc Vì phòng nên tuyển thêm nhân viên giữ chức vụ phó phòng, giúp đỡ, tham mưu cho trưởng phòng thực nhiệm vụ nhanh Tránh tình trạng công việc dồn nặng lên vai trưởng phòng Tiêu chuẩn tuyển dụng phó phòng dựa số tiêu chuẩn sau: - Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh - Đã có kinh nghiệm làm việc phòng kinh doanh - Có trình độ tin học ngoại ngữ, linh động với thay đổi thị trường Đối với nhân viên thị trường làm trái với chuyên môn nên tổ chức cho đào tạo lại Đi học lớp liên quan tới nghiên cứu thị trường Để họ hiểu rõ vấn đề liên quan tới môi trường kinh doanh Và linh động trước xu hướng thay đổi thị trường Nhiệm vụ Phòng đầu tư kinh doanh cần phân công cách rõ ràng: - Lập kế hoạch tháng, quý, năm sản xuất, tài dự kiến kế hoạch đầu tư trang thiết bị phát triển sản xuất đôn đốc phòng, thực hoàn thành kế hoạch giao theo tiến độ - Tổ chức việc Marketing nhằm khai thác thị trường khách hàng, mở rộng thị trường, tăng doanh thu cho Công ty, nắm bắt thông tin kịp thời cho Ban Tổng giám đốc diễn biến thị trường * Đối với phòng tài chứng khoán: 69 Phòng tài chứng khoán chịu trách nhiệm quản lý rủi ro tài chính, vận động dòng tiền xem xét diễn biến chứng khoán thị trường thay đổi Nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên phải người có tư duy, trí tuệ, nhạy bén với thay đổi thị trường Họ phân tích thay đổi sau đưa biện pháp khắc phục, hạn chế rủi ro tài Công ty Vậy để làm tốt công việc phòng tài – chứng khoán cần có thay đổi cấu phòng sau: - Chuyển nhân viên phòng hành có trình độ cao đẳng chuyên ngành quan hệ công chúng sang phòng Tài – chứng khoán Nhân viên có trình độ chứng khoán, nên phân cho làm nhân viên môi giới chứng khoán - Phân công lại công việc phòng ban, chuyển nhân viên môi giới chứng khoán phòng làm nhiệm vụ tài chính, nhân viên đào tào lĩnh vực tài Đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên tài học lớp bồi dưỡng tài chính, đào tạo liên tục để nâng cao trình độ kinh nghiệm cho nhân viên Phân chia công việc rõ ràng cho cá nhân phòng để họ đảm nhiệm hoàn thành tốt công việc Khuyến khích học hỏi kinh nghiệm lẫn nhân viên phòng ban * Đối với Công ty TNHH Tài Nguyên Khoáng sản Hà Nội – Điện Biên nên tinh giảm cấu tổ chức để đơn giản vừa góp phần tăng hiệu kinh doanh vừa tạo điều kiện cho Công ty mẹ dễ quản lý Biện pháp cho Công ty là: Kết hợp phòng vật tư với phòng kinh doanh thành phòng vật tư – kinh doanh Cơ cấu phòng có trưởng phòng nhân viên, dựa vào trình độ, lực kinh nghiệm trưởng phòng cũ để bầu trưởng phòng làm trưởng phòng vật tư – kinh doanh sở khách quan Còn trưởng phòng lại làm nhân viên phòng giúp đỡ trưởng phòng hoàn thành nhiệm vụ phòng * Đối với Ban tổng giám đốc cần phân chia rõ ràng nhiệm vụ Phó tổng giám đốc rõ ràng phù hợp với lực sở trường người để 70 họ hoàn thành tốt nhiệm vụ tránh tình trạng chồng chéo công việc, ỷ lại họ thực công việc Giúp việc cho Tổng Giám đốc có Phó Tổng giám đốc Hội đồng quản trị bổ nhiệm miễm nhiệm theo đề nghị giám đốc Phó Tổng giám đốc thực nhiệm vụ sau: Thay mặt Tổng Giám đốc sử dụng quyền hạn Giám đốc để giải công việc giao Nhiệm vụ cụ thể Phó Tổng Giám đốc phân công theo khối lượng công việc thể văn bản, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu đòi hỏi hoạt động sản xuất kinh doanh trình độ, lực, khả nhận hoàn thành công việc Phó Tổng giám đốc Ông Đoàn Năng Tuân có trình độ chuyên môn thạc sỹ tài ngân hàng Ông Tuân người có kinh nghiệm nghiệp vụ kinh tế tài nên giao cho ông Tuân trách nhiệm vấn đề kế toán, tài chứng khoán Quản lý hoạt động phòng ban Chịu trách nhiệm vấn đề số liệu kế toán tài chính, quản lý vấn đề rủi ro tài chứng khoán Ông Vũ Tuấn Hoàng có trình độ chuyên môn cử nhân kinh tế đối ngoại, mặt khác Ông có kinh nghiệm hiểu biết rộng rãi vấn đề kinh tế, hoạt động sản xuất kinh doanh Mặt khác trình độ ngoại ngữ Ông giỏi phân Ông Hoàng đảm nhiệm chực vụ Phó Tổng giám đốc sản xuất kinh doanh tổng hợp Ông quản lý hai phòng đầu tư – kinh doanh phòng hành Phối hợp với phòng đầu tư kinh doanh đưa kế hoạch sản xuất kinh doanh, phối hợp với phòng tài đưa giải pháp thích hợp để quản lý nhân viên, vấn đề nhân Sau cố vấn cho Tổng giám đốc Hội đồng quản trị để đưa phương hướng, định xác Còn Ông Nguyễn Bá Huấn cử nhân quản trị kinh doanh, Ông hiểu rõ lĩnh vực quản trị quản lý, Ông giúp Tổng giám đốc quản lý Công ty phân công nhiệm vụ Tổng giám đốc Ông Huấn tập trung chuyên sâu vào quản lý công ty 71 Nhiệm vụ Ông Huấn là: quản lý hoạt động Công ty thông qua giám đốc Quản lý tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Phối hợp với giám đốc đưa phương án kinh doanh Các vấn đề tổ chức nhân sự, hoạt động đầu tư sau trình lên Tổng giám đốc để phê duyệt lựa chọn phương án kinh doanh, hoạt động đầu tư hiệu Sau phân rõ nhiệm vụ, chức rõ ràng Phó Tổng giám đốc, họ chịu trách nhiệm công việc mình, hoàn thành nhiệm vụ cách tốt Các Phó Tổng giám đốc liên kết với nhau giải công việc Tổng giám đốc phân công ủy quyền cho Trong phạm vi công việc giao, Phó Tổng Giám đốc phải chủ động xây dựng chương trình công tác cho thực tốt bước: đạo, tổng hợp báo cáo kết công việc, đề xuất ý kiến, biện pháp thực công việc với Tổng Giám đốc Khi cần kết hợp khối công việc Phó Tổng Giám đốc cần chủ động bàn bạc với để có thống nhất, tránh chồng chéo bỏ sót công việc Trường hợp không trí báo cáo Giám đốc định 3.3.3.2 Công ty phải lập tiêu chuẩn lựa chọn cán quản lý Lựa chọn cán quản lý hợp lý công việc nhằm hoàn thiện cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có máy tổ chức riêng, việc lựa chọn cán quản lý phải có trình độ phù hợp với công việc mà họ đảm nhận, đồng thời phải thích hợp cấu tạo điều kiện cho người quản lý phát huy tính tự chủ, tính động, sáng tạo họ đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho máy hoạt động linh hoạt có hiệu Xây dựng tiêu chuẩn chức danh cán quản lý phù hợp với yêu cầu Công ty chế thị trường Ta cần ý tiêu chuẩn sau: Trình độ kiến thức, chuyên môn, trình độ kiến thức tổ chức quản lý, phẩm chất trị tư tưởng, đạo đức kinh doanh, sức khỏe tuổi tác 72 * Về lực chuyên môn Tốt nghiệp đại học trở lên phải có trình độ hiểu biết tổng hợp kinh tế xã hội Nhạy bén trước xu hướng biến đổi môi trường kinh doanh phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường Có khả giao tiếp, phối hợp liên kết mặt hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Tạo liên kết, phối hợp nhịp nhàng cấp cấp - Đã đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống lĩnh vực quản lý kinh tế lý luận trị xã hội, biết sử dụng ngoại ngữ điều hành quản lý - Các kinh nghiệm quản lý sản xuất kinh doanh khâu chủ yếu doanh nghiệp - Có sức khoẻ đảm nhận nhiệm vụ lãnh đạo quản lý doanh nghiệp * Về phẩm chất Trung thành với đường lối xây dựng xã hội chủ nghĩa quan tâm tới công đổi Trung thực lợi ích tập thể, dấu hiệu tham ô lãng phí tư lợi cá nhân Quan tâm tới đời sống, sinh hoạt lao động, thực công bằng, dân chủ doanh nghiệp * Về phong cách: Khi đưa quyêt định hay đạo nhân viên phải đoán, thể uy nghiêm cán quản lý, thường xuyên giám sát hoạt động Công ty, giám chịu trách nhiệm làm Quản lý điều hành động, sáng tạo phù hợp với thay đổi kinh tế, động viên, khuyến khích người phát huy thực đổi Có phương pháp làm việc khoa học, tổ chức thu thập thông tin nhiều chiều xử lý thông tin xác 3.3.3.3 Xây dựng chế hoạt động phòng ban 73 Trong năm qua, công ty liên tục tự đổi tự hoàn thiện cấu tổ chức, xây dựng chế làm việc phù hợp với tình hình Công ty Tuy nhiên số hạn chế cần khắc phục Cơ chế làm việc phòng ban cá nhân chưa phát huy hết khả động, ý thức, sáng tạo cá nhân phòng ban Vì ta cần đưa chế làm việc hợp lý Tạo điều kiện phát huy công việc hiệu Làm Công ty cần phải làm việc sau: Công ty phải xây dựng chế độ làm việc hợp lý tạo liên kết hợp lý phòng ban chức công ty để nhằm hướng vào mục tiêu chung công ty Công ty phải quy định kết công việc gắn liền với thời gian làm việc người, quy định suất lao động Có phương thức đánh giá mức độ hoàn thành công việc cá nhân, phòng ban để thi đua làm việc Công ty việc xây dựng quy chế làm việc chung đòi hỏi phải xây dựng quy chế làm việc riêng áp dụng phận, chức năng, đối tượng cụ thể Và có sách đãi ngộ thích hợp cho đối tượng Định rõ tính chất công việc, giao nhiệm vụ cho người, phòng ban, phân xưởng rõ ràng tránh tình trạng bị chồng chéo công việc tránh bị đùn đẩy, ỷ lại… Công ty cần xây dựng thời gian làm việc cụ thể phòng ban, cán công nhân viên công ty thời gian mang tính chất bắt buộc Ngoài công ty xây dựng thời gian làm việc mang tính chất mềm dẻo tạo điều kiện cho cán công nhân viên có nhu cầu làm thêm để tăng thu nhập tận dụng lực sản xuất máy móc thiết bị 74 Tiếp tục xây dựng hoàn thiện chế độ trách nhiệm, ban hành chế điều hành, chế phân phối lợi ích hoạt động công ty để nâng cao trách nhiệm, khuyến khích người lao động cổ đông đóng góp phần xây dựng công ty ngày phái triển bền vững 3.3.3.4 Xây dựng mối quan hệ hợp lý ban Tổng giám đốc phòng ban Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ mình, Tổng Giám đốc nên phụ trách chung uỷ quyền cho Phó Giám đốc Công ty điều hành theo lĩnh vực Giữa Phó Giám đốc phải có mối liên hệ thường xuyên, chặt chẽ, tránh tình trạng có công việc mà không đạo có việc mà hai hay ba người đạo Khi cần kết hợp khối công việc Phó Tổng Giám đốc cần chủ động bàn bạc với để có thống nhất, tránh chồng chéo bỏ sót công việc Trường hợp không trí báo cáo Giám đốc định Phó Tổng giám đốc công tác phân công cụ thể cần có trao đổi kinh nghiệm, học hỏi lẫn nhau, nắm bắt nội dung công việc có liên quan để giải công việc cần, đảm bảo hoạt động tiến độ nhịp nhàng Lãnh đạo công ty phải xác định rõ chức nhiệm vụ cá nhân, phận Tránh tình trạng chồng chéo công việc Dựa sở chức phận mà Công ty cần xây dựng quan hệ hợp lý phận với để tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt công việc Trong trình giải công việc phận trước phải hoàn thành công việc theo quy định chức nhiệm vụ mình, yêu cầu công việc đòi hỏi phải phối kết hợp với phận khác phải tiến hành bàn bạc thảo luận với phận để giải công việc tránh việc đùn đẩy công việc Mọi vấn đề phát sinh phải đưa xem xét trình lãnh đạo cấp để giải 75 Các phận cấp theo quan hệ theo chiều dọc phải thự tuân thủ theo yêu cầu cấp không tuân thủ cách thụ động mà cần có phản hồi, trao đổi với cấp để có kết công việc tốt Các phận quan hệ theo chiều ngang phải có mối quan hệ qua lại với tạo điều kiện giúp đỡ công việc để hướng tới mục tiêu chung tổ chức Những công việc mà sử dụng kết phải có quy định rõ thời gian, địa điểm chuyển giao thông báo số liệu, mức độ kết có liên quan 3.3.3.5 Có sách thu hút đào tạo cán bộ quản lý thích hợp Tập trung phát triển nguồn nhân lực, đào tạo bồi dưỡng cho cán chủ chốt, đồng thời nâng cao trình độ quản lý cán song song với việc tuyển dụng người tài giúp Công ty để phát triển hoạt động mới, dự án đầu tư khoáng sản, vật liệu xây dựng dự án bất động sản Thường xuyên quan tâm đào tạo nâng cao trình độ quản lý, chuyên môn tay nghề cho đội ngũ cán công nhân viên, với việc đầu tư thiết bị công nghệ tiên tiến phục vụ sản xuất kinh doanh để nâng cao hiệu sản xuất, đáp ứng tốc độ phát triển đất nước hội nhập kinh tế quốc tế Ban Tổng giám đốc cần xây dựng kế hoạch thu hút đào tạo thêm nhiều nhân tài để bổ sung vào lực lượng nhân sự, kịp thời phục vụ cho công tác triển khai nhiều dự án lớn Công ty thời gian tới Đào tạo nguồn lực, Công ty nên gửi nhân viên tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ bên bố trí nhân để tiếp nhận chuyển giao công nghệ khai thác chế biến cho công nhân từ chuyên gia Trung Quốc Ngày với phát triển vũ bão công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật doanh nghiệp không muốn bị tụt hậu phải áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất quản lý Để thực vấn đề thì cán quản lý phải người hiểu biết chuyên môn ứng dụng kịp 76 thời thay đổi khoa học kỹ thuật vào quản lý Muốn cán quản lý phải đào tạo đào tạo laị cách thường xuyên Nhưng phải tránh tượng đào tạo tràn lan dẫn đến tốn chi phí không đạt hiệu Vì ta phải phân loại cán quản lý để xây dựng nội dung đào tạo phù hợp với cán quản lý Cán quản lý không học để nâng cao trình độ mà điều quản trọng thân họ phải nhận thấy rõ cần thiết không ngừng nâng cao trình độ mình, tự học hỏi, trao dồi kinh nghiệm nỗ lực vươn lên Muốn doanh nghiệp cần phải có chế độ lương thưởng phù hợp môi trường làm việc thích hợp Ngoại ngữ phương tiện cần thiết để giao tiếp nghiên cứu tài liệu Trước tình hình nay, việc mở rộng quan hệ hợp tác đất nước với kế hoạch tổng công ty mở rộng quan hệ hợp tác với nước Sử dụng công nghệ nước để khai thác,sản xuất Cho nên, cán quản lý có ngoại ngữ tiêu chuẩn cần, đặc biệt cán phụ trách mặt đối ngoại Do đó, công ty nên có sách khuyến khích cán học thêm ngoại ngữ cấp kinh phí cho cán có chứng 3.3.3.6 Xây dựng phát triển văn hoá công ty Trong doanh nghiệp văn hóa công ty quan trọng Vì ảnh hưởng tới môi trường phát triển công nhân viên, tác động đến thái độ làm việc nhân viên Công ty Vậy để có mối quan hệ tốt máy quản lý Công ty cần phải xây dựng phát triển văn hóa Công ty Công ty phải xây dựng phong cách quản trị hiệu mối quan hệ hợp tác thân thiện thành viên công ty, làm cho công ty trở thành cộng đồng làm việc tinh thần hợp tác, tin cậy, gắn bó thân thiện Trên sở hình thành tâm lý chung lòng tin cậy vào thành công doanh nghiệp 77 Văn hoá công ty đòi hỏi doanh nghiệp phải vừa quan tâm đến suất hiệu kinh doanh, đồng thời phải trọng mối quan hệ quản trị, quan hệ người với người sản xuất kinh doanh Kinh doanh không trọng đến lợi nhuận đơn mà phải quan tâm đến trách nhiệm xã hội doanh nghiệp Các phúc lợi xã hội mà doanh nghiệp hưởng quy định họ phải có nghĩa vụ đóng góp thoả đáng cho xã hội Việc đóng góp cho ngân sách nhà nước, tham gia hoạt động xã hội từ thiện, tôn trọng quy phạm đạo đức quan hệ xã hội, quan hệ kinh doanh, tôn trọng giá trị truyền thống thái độ văn hoá doanh nghiệp 3.3.3.7 Hoàn thiện điều kiện làm việc cho nhân viên Công tác tổ chức nơi làm việc cần thiết, có tác dụng thiết thực trình lao động chất lượng lao động quản lí Cải thiện việc khuyến khích người lao động, nâng cao tiền thưởng người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Khen thưởng cán công nhân viên phải nghiêm minh, kịp thời tạo niềm tin cho công nhân vào lãnh đạo điều hành cán quản lý Xây dựng bầu không khí tâm lý thoải mái lao động, xây dựng khối đoàn kết từ lên trên, phát huy sức mạnh tập thể, khơi dậy khả sáng tạo Các phòng ban phải sẽ, thoáng đáng, tạo cảm giác thoải để nhân viên làm việc tốt 78 PHẦN IV KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Tổ chức máy quản lí vấn đề thiết nay, góp phần định thành công doanh nghiệp thương trường Một cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu tổ chức giúp cho việc thực nhiệm vụ cách nhanh chóng đạt hiệu cao Ngược lại tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều máy chồng chéo dẫn đến trì trệ, mâu thuẫn hiệu Sau thời gian thực tập Công ty Cổ phần Tài Nguyên, thấy Công ty có thay đổi để hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý đạt số thành công, nhiên tồn số hạn chế Trong năm gần Công ty phát triển vững mạnh doanh thu, lợi nhuận liên tục tăng năm gần Tôi hoàn thành khóa luận: “Thực trạng số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Tài Nguyên” Đề tài nhằm phân tích thực trạng tổ chức máy đưa biện pháp để hoàn thiện cấu tổ chức Công ty tầm quan trọng phải hoàn thiện máy quản lý Phần sở lý luận rõ khái niệm tổ chức, cấu, kiểu cấu tổ chức yếu tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức máy quản lý Phần thực trạng trình bày trình hình thành phát triển Công ty, thuận lợi khó khăn mà Công ty gặp phải trình hoạt động sản xuất kinh doanh Phân tích đặc điểm cấu tổ chức Công ty từ rút nhận xét ưu điểm, nhược điểm cấu tổ chức 79 Từ phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty tính cấp thiết đề tài nên đưa biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức nhiều khía cạnh hoàn thiện cấu nhiệm vụ chức phòng ban, lập tiêu chuẩn để lựa chọn cán quản lý, xây dựng chế hoạt động phòng ban, xây dựng mối quan hệ Ban Tổng giám đốc phong ban, có sách thu hút đào tạo cán quản lý, xây dựng phát triển văn hóa Công ty hoàn thiện điều kiện làm việc cho nhân viên… Những giải pháp đưa dựa vào kiến thức học qua quan sát thực tế Công ty, giải pháp đưa thay đổi phần nhỏ cấu tổ chức cũ Công ty hy vọng đóng góp phần nhỏ vào việc hoàn thiện dần cấu tổ chức máy quản lý Công ty 4.2 Kiến nghị Trong trình thực tập công ty, với hiểu biết tìm hiểu công ty, mạnh dạn đề xuất số kiến nghị Công ty - Công ty cần thay đổi văn hoá doanh nghiệp Văn hoá doanh nghiệp yếu tố vô hình có tác động mạnh mẽ tới hiệu làm việc công ty.Công ty cần xây dựng không khí làm việc phòng ban cởi mở hơn, tinh thần thái độ làm việc tự giác độc lập - Hoàn thiện mối quan hệ theo chiều ngang Khi phân tích qui chế hoạt động Công ty ta thấy cấu Công ty bị hạn chế mối quan hệ theo chiều ngang, mối quan hệ khâu, phòng ban đơn vị lỏng lẻo Do xin kiến nghị Công ty nên có định cụ thể lịch nội dung hoạt động trao đổi thông tin lấy ý kiến phòng ban với để thống ý kiến công việc không bị chồng chéo Đồng thời tận dụng cách triệt để chuyên gia lĩnh vực 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO a) Sách - BÙI HOÀNG LỢI, Quản trị nhân sự, Tủ sách nhà Quản trị kinh doanh, năm 2009 - NGUYỄN HẢI SẢN, Quản trị học, Nhà xuất thống kê, năm 2007 - TS NGUYỄN NGỌC QUÂN – THS NGUYỄN VÂN ĐIỀM, Quản trị nhân lực, Nhà xuất giáo dục, năm 2003 b) Luận văn - LÊ DUY TƯỞNG, Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty In tạp chí Cộng Sản, Khóa luận tốt nghiệp, Khoa Quản trị doanh nghiệp, Đại học Thương Mại, năm 2004 - NGUYỄN THỊ HƯỜNG, Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty liên doanh khí xây dựng, Khóa luận tốt nghiệp, Khoa quản trị doanh nghiệp, Đại học Thương Mại, năm 2004 c) Một số Website - Www.google.com.vn - Www.tailieu.vn - Www.tainguyen.vn d) Tài liệu khác - Bài giảng môn học lớp thầy cô liên quan đến làm - Tài liệu Công ty phòng Kế toán phòng Hành cung cấp 81 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian vừa qua để hoàn thành khoá luận tốt nghiệp mình, cố gắng nỗ lực thân nhận giúp đỡ nhiều cá nhân, tập thể trường Trước hết, xin chân thành cám ơn thầy cô giáo khoa Kế toán Quản trị kinh doanh trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội truyền đạt cho kiến thức quý báu trình học tập rèn luyện trường Đặc biệt xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thạc sỹ: Bùi Kim Anh – Giảng viên khoa Kế toán Quản trị kinh dành nhiều thời gian tâm huyết, tận tình hướng dẫn suốt trình thực hoàn thành đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Tài Nguyên, đặc biệt nhân viên phòng hành phòng kế toán cung cấp cho số liệu nghiên cứu, hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình thời gian thực tập Công ty Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn tới quan tâm, động viên, giúp đỡ nhiệt tình gia đình bạn bè suốt thời gian qua Trong thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế không nhiều chưa sâu rộng nên khóa luận không tránh khỏi sai sót Tôi mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô, bạn bè, người làm công tác nghiên cứu để khóa luận ngày hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 03 tháng 06 năm 2011 Sinh viên Nguyễn Thị Thu 82 MỤC LỤC 83 [...]... phục và nâng cao công tác lựa chọn cán bộ lãnh đạo quản lý doanh nghiệp Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng, Nguyễn Thị Hường (2004) trong nghiên cứu của mình đã trình bày cơ sở 19 lý thuyết của bộ máy quản lý, phân tích rõ những yêu cầu đặt ra của một tổ chức bộ máy quản lý Nêu lên vai trò và sự cần thiết của bộ máy quản lý đối với công ty liên doanh cơ khí... tích thực trạng của công ty về các vấn đề kỹ thuật, nguồn lực, tài chính công ty, thị trường tiêu thụ, những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải Dựa trên định hướng phát triển của công ty và phân tích cơ cấu tổ chức hiện tại để đưa ra các biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức nhằm hoàn thiện tốt hơn Các biện pháp được đưa ra đó là hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí đối với ban giám đốc và các... nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trước đây có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật để xác định cơ cấu tổ chức. .. phương pháp trên Mà tuỳ theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phương pháp trên để lợi dụng ưu điểm của chúng 2.1.2 Tổng hợp các nghiên cứu có liên quan trước đây Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty In Tạp chí Cộng Sản, Lê Duy Tưởng (2004) đã nêu lên một số vấn đề cơ sở lý thuyết cơ bản về quản lý, ... Đội ngũ cán bộ quản lý quản lý của công ty chiếm 25% trên tổng số lao động Điều này cho thấy tỷ lệ lao động quản lý của công ty cao hơn so với mức trung bình, điều này cũng chứng tỏ rằng cơ cấu tổ chức của công ty khá công kềnh, và công ty phải bỏ ra một số chi phí khá lớn để trả cho đội ngũ cán bộ quản lý Trình độ của lao động quản lý Công ty rất cao, với 100% cán bộ có trình độ đại học và trên đại... tố đó Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ yếu sau: a Phương pháp kinh nghiệm Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những... lý, đồng thời đã phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In tạp chí tạp chí Cộng Sản Trong nghiên cứu tác giả đã đưa ra được các yêu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức, đặc biệt tác giả đã nhắc đến những lưu ý cần quan tâm khi lựa chon cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với công ty Tác giả đã giải thích được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy đối với một doanh nghiệp như thế nào.Tác... thừa hành chủ chốt 18 Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế cơ cấu tổ chức mới Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức được một bộ máy quản lý tốt người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một. .. chất lượng, dịch vụ đi kèm và chính họ là người điều khiển cạnh tranh trong ngành thông qua quyết định mua hàng 2.1.1.8 Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 17 Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại... tiêu, nhiêm vụ hoàn thành công việc được chuyên môn hoá tạo dựng nên các bộ phận chức năng để thực hiện công việc này Xây dựng mối quan hệ, quyền hạn, trách nhiệm và quyền lợi giữa các bộ phận, tạo nên môi trường nội bộ của doanh nghiệp thuận lợi cho việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Ổn định phát triển hoạt động kinh doanh của công ty d Một số kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý - Cơ cấu theo kiểu