ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG KHAI THÁC TÀU VẬN TẢI CONTAINER TẠI PHÒNG VẬN TẢI CONTAINER CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN VIỆT NAM CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU NƠI THỰC TẬP A Giới thiệu công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam I Cơ cấu tổ chức, máy quản lý công ty Sơ lược hình thành phát triển công ty vận tải biển Việt Nam Tiền thân công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam công ty vận tải biển Việt Nam Quá trình hình thành công ty tóm lược sau: Tên đơn vị: Công ty vận tải biển Việt Nam Ngày thành lập 1-7-1970, sở hợp đội tàu Tự lực, Giải phóng Quyết thắng làm nhiệm vụ vận tải thời kỳ chiến tranh chống Mỹ cứu nước Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động: Kinh doanh vận tải đường biển Dịch vụ, đại lý, môi giới, xuất nhập đại lý vật tư, thiết bị phụ tùng, dầu mỡ, hoá chất, sơn loại Dịch vụ vận tải đa phương thức, cung ứng lao động ngành hàng hải trong, nước • Năm 1956: Thành lập Quốc doanh vận tải Sông biển • Năm 1964: Tách phận đờng sông thành Công ty 102 Bộ phận đờng biển thành Công ty Vận tải Đường biển Việt Nam (công ty 101) Tiếp quản đoàn đánh cá Quảng Bình, loại tàu đánh cá vỏ sắt thành Công ty 103 • Ngày 4/10/1966: Giải thể Công ty vận tải đường biển Việt Nam để thành lập: * Đội tàu Giải Phóng * Đội tàu Quyết Thắng • Ngày 28/10/1967: Cục đờng biển định giải thể Công ty 103, thành lập đội tàu tự lực đảm nhận vận tải tuyến khu • Ngày 1/7/1970: Bộ Giao Thông Vận Tải (BGTVT) định giải thể đội tàu thành lập Công ty Vận Tải Biển Việt Nam (VOSCO) • Ngày 1/4/1975: BGTVT định thành lập Công ty Vận tải ven biển Việt Nam (VIETCOSHIP) quản lý toàn khối tàu nhỏ Công ty Vận tải biển Việt Nam gồm VTB, B, tàu DWT dới 1000 T, tàu Giải Phóng, khối vận tải xăng dầu đường sông, với số người 3200 người VOSCO quản lý tàu lớn 600 người • Công ty vận tải biển Việt Nam doanh nghiệp nhà nước thành lập lại, tổ chức hoạt động kinh doanh theo Quyết định số 29-TTg ngày 26/01/1993 Thủ tướng Chính phủ Kể từ sau trở thành doanh nghiệp Việt Nam hạch toán độc lập Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (Vinalines) theo Quyết định số 250/TTg ngày 29/04/1994 Thủ tướng Chính phủ, Công ty Vận tải biển Việt Nam tổ chức hoạt động sở “ Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Vận tải biển Việt Nam” ban hành kèm theo Quyết định số 622/QĐ-HĐQT ngày 05/07/1996 Hội đồng quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam • Năm 2007, theo Quyết định số 1367 QĐ/BGTVT ngày 26/06/2006 Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải phê duyệt danh sách doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thực cổ phần hoá năm 2006, Quyết định số 687 QĐ/BGTVT ngày 29/03/2007 Bộ giao thông vận tải giá trị doanh nghiệp cổ phần hoá, Biên họp Đại hội công nhân viên chức bất thường ngày 06/06/2007 góp ý hoàn thiện phơng án cổ phần hoá, phơng án xếp lao động dự thảo điều lệ hoạt động Công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam, năm 2008, công ty vận tải biển Việt Nam thức đổi tên thành Công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam Tên tiếng Việt : Công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam Tên giao dịch Quốc tế : VietNam ocean shipping joint stock company Tên viết tắt : VOSCO Trụ sở : Số 215 Lạch Tray, Ngụ Quyền , Hải Phũng Cơ cấu tổ chức, máy quản lý công ty Ban giám đốc Công ty Vận tải biển Việt Nam bao gồm: ·Tổng giám đốc ·Phó tổng giám đốc khai thác ·Phó tổng giám đốc kĩ thuật ·Phó tổng giám đốc phía Nam 2.1.Tổng giám đốc: Chức nhiệm vụ: Điều hành chung Tổng giám đốc Chủ tịch Hội đồng quản trị định bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam Tổng giám đốc người đại diện pháp nhân tổ chức điều hành hoạt động công ty, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng quản trị, Hội đồng quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam pháp luật điều hành công ty 2.2.Phó tổng giám đốc: Số người :03 a)Phó tổng giám đốc khai thác Chức nhiệm vụ: giúp Tổng giám đốc quản lý điều hành sản xuất khai thác kinh doanh, nghiên cứu thị trường, điều phối, nắm bắt nguồn hàng, xây dựng phương án kinh doanh, đề xuất với Tổng giám đốc công ty kí kết hợp đồng vận tải hàng hóa phương án cải tiến tổ chức sản xuất công ty, theo dừi hoạt động đội tàu b)Phó tổng giám đốc kĩ thuật Chức nhiệm vụ: giúp Tổng giám đốc quản lý điều hành công việc kĩ thuật, vật tư, sửa chữa, công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học sáng kiến, hợp lý húa sản xuất cỏc hoạt động liên quan khác, tiến hành theo dừi hoạt động đội tàu, đảm bảo cho tàu hoạt động an toàn c)Phó tổng giám đốc phía Nam Chức nhiệm vụ: phụ trách toàn hoạt động chi nhánh phía Nam Sau Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT CHỦ TICH HĐQT PHÓ CHỦ TỊCH HĐQT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KHAI THÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÍA NAM KỸ THUẬT Phòng Tổ chức Tiền lương Ban Quản lý, An toàn & chất lượng Phòng Khai thác thương vụ Chi nhánh Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Hà Nội Phòng Tài Kế toán Phòng Kỹ Thuật Phòng Vận tải Dầu khí Chi nhánh Chi nhánh Vũng Tàu Quảng Ninh Phòng Kế hoạch Đầu tư Phòng Kỹ Thuật tàu dầu Phòng Phòng Hành Phòng Hàng Hải XN Dịch vụ & Đại lý sơn XN Đại lý Dầu XN Sửa chữa & Dịch vụ Tàu Biển Chi nhánh Quy Nhơn Vật tư Phòng TT – BV -QS Trung tâm thuyền viên Phòng Vận tải Container Chi nhánh Nha Trang Đại lý tàu biển & Logictics Chi nhánh Đà Nẵng Đại lý tàu biển & Dịch vụ hàng hải Chi nhánh Quảng Ngãi Trung tâm huấn luyện thuyền viên Đội tàu hàng khô Đội tàu dầu Đội tàu Container Chi nhánh Thơ Cần II Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 1.Phòng khai thác - thương vụ Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp cho Tổng giám đốc quản lý khai thác đội tàu có hiệu nhất, chịu đạo trực tiếp Phó tổng giám đốc khai thác Phòng có chức nhiệm vụ chủ yếu sau: + Tổ chức kinh doanh khai thác đội tàu hàng khô công ty, đạo đôn đốc hệ thống đại lý nước thực kế hoạch sản xuất + Khai thác nguồn hàng, tham mưu ký kết hợp đồng vận tải tổ chức thực hợp đồng + Tổ chức đánh giá, phân tích hoạt động kinh tế đội tàu hàng khô + Xây dựng kế hoạch sản xuất, báo cáo thống kê sản lượng vận tải, doanh thu theo định kỳ, kế hoạch trung dài hạn kinh doanh khai thác vận tải + Điều hành toàn hoạt động tàu theo hợp đồng, đạo lựa chọn định phương án quản lý tàu + Điều động tàu theo kế hoach sản xuất hợp đồng vận tải kí kết Đề xuất phương án thưởng giải phóng tàu nhanh, thưởng tàu, đơn vị kinh doanh có đóng góp hợp tác, hỗ trợ tàu công ty có hiệu 2.Phòng vận tải dầu khí Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp cho Tổng giám đốc quản lý khai thác đội tàu dầu kinh doanh có hiệu cao nhất, chịu đạo trực tiếp Phó tổng giám đốc khai thác Phòng có nhiệm vụ chủ yếu đàm phám, kí kết hợp đồng vận tải tàu dầu, giải tranh chấp liên quan đến hoạt động tàu dầu 3.Phòng vận tải container Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp cho Tổng giám đốc quản lý khai thác đội tàu container kinh doanh có hiệu cao nhất, chịu đạo trực tiếp Phó tổng giám đốc khai thác Phòng có nhiệm vụ chủ yếu đàm phám, kí kết hợp đồng vận tải tàu container, giải tranh chấp liên quan đến hoạt động tàu container 4.Phòng kĩ thuật Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc quản lý kĩ thuật đội tàu, quản lý kiểm soát việc thực tiêu chuẩn quy trình quy phạm kĩ thuật bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa tiêu hao vật tư phụ tùng phục vụ cho khai thác kinh doanh vận tải hoạt động có hiệu Phòng chịu quản lý trực tiếp Phó tổng giám đốc kĩ thuật Tham gia vào chương trình kế hoach đào tạo lại, nâng cao trình độ kĩ thuật kĩ sư lái tàu quản lý khai thác kĩ thuật, tham gia giám định sáng kiến nghiên cứu khoa học, tiết kiệm phạm vi quản lý nghiệp vụ phòng công tác kĩ thuật khác Tổng giám đốc giao 5.Phòng vật tư Quản lý kĩ thuật vật tư, kế hoạch sửa chữa tàu, xây dựng tiêu định mức kĩ thuật bảo quản vật tư nhiên liệu Nắm bắt nhu cầu sử dụng vật tư phụ tùng tàu để xây dựng định mức cung cấp kịp thời cho hoạt động vận tải hoạt động khác Triển khai mua bán cung cấp vật tư, phụ tùng thay cho đôi tàu Xây dựng, điều chỉnh nội quy, quy chế nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn tiêu chuẩn quản lý, sử dụng máy móc, trang thiết bị tàu Quản lý chất lượng, tính kĩ thuật trang thiết bị máy móc tàu Theo dõi, hướng dẫn hoạt động khai thác sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng trang thiết bị máy móc theo quy trình quy phạm tiêu chuẩm kĩ thuật 6.Phòng tài kế toán Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc quản lý hoạt động tài chính, hạch toán kinh tế hạch toán kế toán toàn công ty, quản lý kiểm soát thủ tục toán, đề xuất biện pháp giúp cho công ty thực tiêu tài Phòng có nhiệm vụ chủ yếu sau: + Tổng hợp số liệu, báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn đảm bảo quyền chủ động kinh doanh tự chủ tài Phân tích đánh giá hoạt động tài khai thác đội tàu để tìm biện pháp nhằm đạt hiệu kinh tế cao + Đề nghị biện pháp điều chỉnh, xử ký kịp thời sai lệch hoạt động kinh doanh quản lý tài chính, có quyến tham gia tổ chức kiểm tra việc thực chế độ kế toán tài phạm vi toàn công ty 7.Trung tâm thuyền viên trung tâm huấn luyện thuyền viên Là trung tâm chức chịu trách nhiệm quản ký thuyền viên tất mặt đời sống thuyền viên, chịu trách nhiệm bổ sung thuyền viên cho đội tàu Thường xuyên có lớp đào tạo đào tạo lại tay nghề, nâng cao trình độ cho đội ngũ thuyền viên, sẵn sàng thuyền viên đự trữ để bổ sung thay thuyền viên cho tàu 8.Phòng Hàng hải Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc công tác pháp chế, an toàn hàng hải tàu, theo dõi vấn đề pháp lý công ty Phòng có nhiệm vụ chủ yếu sau: + Quản lý hướng dẫn thực công tác pháp chế hàng hải Tổ chức tra việc thực quy định công ty, luật pháp quốc tế Việt Nam tàu Quản lý, hướng dẫn việc thực công tác an toàn hàng hải, an toàn lao động sản xuất hoạt động khai thác vận tải toàn công ty + Thực nghiệp vụ bảo hiểm công ty + Yêu cầu phòng ban, tàu, đơn vị công ty cung cấp số liệu, chứng từ, hồ sơ liên quan đến hoạt động khai thác kinh doanh vận tải, khai thác kĩ thuật cần cho nghiệp vụ phòng + Có quyền đề nghị khen thưởng kỉ luật cá nhân, tập thể thể an toàn hàng hải, an toàn lao động chấp hành luật lệ, luật pháp quốc tế, Việt Nam quy chế công ty 9.Phòng tổ chức - tiền lương Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc công tác tổ chức lao động tiền lương hoạt động khai thác kinh doanh công ty Phòng có chức chủ yếu sau: + Tổng hợp cân đối kế hoạch sản xuất kinh doan h vận tải, kết sản xuất kinh doanh toàn công ty, theo dõi diễn biến thị trường, sách xã hội nước ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh + Tham mưu cho lãnh đạo để có biện pháp điều động phù hợp + Quản lý khai thác sử dụng lực lượng lao động công ty, tổ chức tái đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn + Xây dựng định mức lao động, lập kế hoạch lao động tiền lương phù hợp 10 Phòng hành Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc công việc hành như: + Quản lý văn thư lưu trữ, lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm + Quản lý lập kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng trụ sở chi nhánh, trang thiết bị nội thất, thiết bị văn phòng, thiết bị thông tin liên lạc + Quan hệ với quan chức địa phương để giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty thuận lợi 11 Phòng tra - bảo vệ - quân Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp Tổng giám đốc giải công tác tra, bảo vệ sản xuất, thực công tác quân Phòng có nhiệm vụ chủ yếu sau: + Tham mưu giúp Tổng giám đốc công tác tra theo quy định pháp lệnh tra Nhà nước, triển khai công tác bảo vệ an ninh trị, trật tự an toàn công ty, tổ chức thực pháp lệnh dân quân tự vệ, quản lý trang thiết bị tự vệ công ty + Tổ chức đạo hướng dẫn chống cướp biển, chống khủng bố biển 12 Ban quản lý an toàn chất lượng Chịu trách nhiệm hệ thống quản lý an toàn (ISM Code) hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Hiện tại, công ty có: * 09 chi nhánh 01 văn phòng đại diện: o Chi nhánh Hà Nội Địa chỉ: 22 Yết Kiêu, Hoàn Kiếm, Hà Nội o Chi nhánh Quảng Ninh Địa chỉ: 53 Lê Thánh Tông, thành phố Hạ Long o Chi nhánh Đà Nẵng Địa chỉ: 255 Trần Phú, thành phố Đà Nẵng o Chi nhánh Quảng Ngãi Địa chỉ: 79 Phan Đình Phùng, tỉnh Quảng Ngãi o Chi nhánh Quy Nhơn Địa chỉ: 212 Đống Đa, thành phố Quy Nhơn o Chi nhánh Nha Trang Địa chỉ: 34 Trần Phú, Vĩnh Nguyên, thành phố Nha Trang o Chi nhánh Vũng Tàu Địa chỉ: 160 Hạ Long, thành phố Vũng Tàu o Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: 69 Hàm Nghi, thành phố Hồ Chí Minh o Chi nhánh Cần Thơ Địa chỉ: 89A Cách Mạng Tháng Tám, thành phố Cần Thơ o Văn phòng đại diện Bangkok Địa chỉ: Sethiwan Tower 20th Floor, Silom, Bangrak Bangkok 10500, Thailand * 05 đơn vị hạch toán trực thuộc gồm: o Xí nghiệp đại lý sơn o Xí nghiệp đại lý dầu nhờn o Đại lý giao nhận vận tải đa phơng thức (VFFC) o Trung tâm thuyền viên o Xí nghiệp sửa chữa khí * Các tổ chức có vốn góp công ty: o Công ty cổ phần chứng khoán Hải Phòng o Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam o Công ty cổ phần Hàng hải Hà Nội III Cơ sở vật chất kỹ thuật Công ty Công ty Cổ phần Vận tải biển Việt Nam có trụ sở làm việc khang trang trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng cần thiết, có đội tàu viễn dương lớn nước, có xưởng, xí nghiệp sửa chữa lớn nhỏ phục vụ cho đội tàu Công ty Cơ sở vật chất kỹ thuật Công ty bao gồm: - Nhà cửa, vật kiến trúc - Máy móc thiết bị phục vụ trình làm việc - Các chi nhánh, đại lý, xí nghiệp sửa chữa tàu - Đội tàu gồm 27 - Đội ca nô đưa đón người tàu, từ tàu vào bờ, chuyên trực bến phục vụ tàu - Đội ca nô chuyên cung cấp nước dịch vụ cho tàu - Một số phương tiện vận tải phục vụ cho công tác hành Công ty có tài khoản Ngân hàng Thương mại cổ phần Hàng hải (MSB) với số tài khoản: VND: 3611 001 0026 USD: 621 002 0026 Tại thời điểm năm 2009, tổng tài sản Công ty 4.900 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu 1.400 tỷ đồng Tài sản cố định Công ty: STT Tài sản cố định Nguyên giá (đồng) Giá trị lại (đồng) Nhà cửa, vật kiến trúc 29.017.477.959 19.286.850.171 Máy móc thiết bị 1.211.441.394 866.220.030 Phương tiện vận tải 2.978.424.952.639 1.713.284.211.928 Tài sản cố định khác 4.752.933.030 1.312.802.628 Tài sản cố định vô hình 2.619.367.500 2.619.367.500 Lực lượng lao động trình độ lao động: - Tổng số lao động 1677 người gồm có 1585 nam 92 nữ , nữ bố trí làm việc 28 tàu, 16 chi nhánh 13 phòng ban nghiệp vụ - Về độ tuổi lao động + Từ 18- 29 tuổi: 548 người + Từ 30 - 44 tuổi: 651 người + Từ 45- 60 tuổi: 478 người + Từ 60 tuổi trở nên: người - Về bố trí lao động + Lao động khối phòng ban: 221 người + Lao động khối Chi nhánh: 191 người + Lao động khối tàu ( thuyền viên): 1210 người - Về trình độ lao động + Thạc sỹ : 10 người + Đại học: 784 người + Cao đẳng: 163 người + Trung cấp 136 người + Sơ cấp: 597 người + Lao động phổ thông: người Đội tàu Công ty: Đội tàu Công ty đội tàu lớn nước Tính đến tháng 7/2011, đội tàu Công ty gồm 27 tàu, số lượng tàu hàng khô 22 tàu, tàu dầu tàu container tàu Đa số tàu đóng Nhật Bản ,ngoài đóng Hàn Quốc Việt Nam IV Các lĩnh vực hoạt động công ty Công ty cổ phần Vận tải biển Việt Nam (VOSCO) hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 105598 Sở kế hoạch đầu tư Hải Phòng cấp, đăng ký lần đầu ngày 05/03/1993 đăng ký thay đổi lần thứ ngày 15/03/2002, có thay đổi sau cổ phần hoá Các lĩnh vực hoạt động Công ty Kinh doanh vận tải biển: hàng khô, hàng container, dầu thô, dầu sản phẩm, khí gas, hoá chất Vận tải đa phương thức Dịch vụ bốc dỡ hàng hoá cảng biển, khai thác kho bãi dịch vụ giao nhận, kho vận Kinh doanh tài kinh doanh bất động sản Dịch vụ đại lý tàu biển Dịch vụ đại lý vận tải Dịch vụ môi giới hàng hải Dịch vụ cung ứng tàu biển Dịch vụ sửa chữa tàu biển, sửa chữa container 10 Đại lý phụ tùng, thiết bị chuyên ngành hàng hải 11 Kinh doanh xuất nhập hàng hoá 12 Đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá 13 Đại lý bán vé máy bay 14 Dịch vụ cung ứng xuất lao động 15 Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, cho thuê văn phòng 16 Dịch vụ vui chơi, giải trí B Giới thiệu phòng vận tải container Hoàn cảnh đời Nhận thấy xu hướng phát triển tất yếu vận tải container, năm 2008 Công ty đầu tư mua 02 tàu container tàu Fortune Navigator (560 TEU) tàu Fortune Freighter (561 TEU) khai trương mở tuyến vận tải container nội địa Hải Phòng – TP.Hồ Chí Minh – Hải Phòng từ tháng 12 năm 2008 Công ty đầu tư trang bị đồng 2400 TEU vỏ container mang logo thương hiệu VOSCO để phục vụ cho hoạt động đội tàu container Sau nhiều năm hoạt động, đội tàu container công ty tạo uy tín chỗ đứng thị trường Cơ cấu tổ chức - Bộ phận thị trường ( Sales&Marketing) - Bộ phận khai thác ( Operations) - Bộ phận chứng từ ( Documentation – DOC) - Bộ phận quản lý thiết bị ( Equipment Control – EQC) - Bộ phận kế toán thương vụ ( Accounting) 2.1 Bộ phận thị trường ( Sales&Marketing) a Trưởng phận Marketing • Xây dưng chương trình Marketing (Martketing Plan), sách Marketing (Marketing Policy)…và trực tiếp tổ chức áp dụng chương trình sách phận Marketing • Phối hợp xây dựng biểu giá cước, sách cước • Quản lý chương trình bán hàng • Quản lý quan hệ khách hàng CRM (Customer Relationship Management) • Quản lý hệ thống thông tin đối thủ cạnh tranh • Lập báo cáo thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh theo yêu cầu quản lý b Sales • Bán hàng (Sales), quản lý công cụ nợ, theo dõi đôn đốc việc thu cước phụ phí (nếu có) • Duy trì, phát triển quan hệ với khách hàng có, tiếp cận phát triển khách hàng • Thu thập thông tin thị trường (Cơ cấu, luồng hàng, mùa vụ…) • Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống quan hệ khách hàng CRM • Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống thông tin đối thủ cạnh tranh • Tham gia xây dựng chương trình Marketing, sách Marketing • Phối hợp thực báo cáo (Reports), thăm dò (Surveys), dự báo (Forecast) • Lập dự báo (Forecast) lượng vỏ cần thiết để phận EQC chủ động điều phối vỏ cần thiết c Sales Support / Indoor sales • Phối hợp hỗ trợ đội ngũ Outdoor Sales việc bán hàng • Lập, gửi Booking Note • Thông báo cho khách hàng loại phụ phí (nếu có) • Lấy xác nhận trả cước người nhận hàng (qua VOSCO cảng dỡ) cước trả sau • Duy trì, phát triển quan hệ với khách hàng có, tiếp cận phát triển khách hàng • Thu thập thông tin thị trường (Cơ cấu, luồng hàng, mùa vụ…) • Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống quan hệ khách hàng CRM • Thu thập thông tin, xây dựng, cập nhật hệ thống thông tin đối thủ cạnh tranh • Tham gia xây dựng chương trình Marketing, sách Marketing • Phối hợp thực báo cáo (Reports), thăm dò (Surveys), dự báo (Forecast) 2.2 Bộ phận khai thác ( Operations) a Bộ phận khai thác tàu • Tham gia lập, cập nhật lịch tàu tuyến • Theo dõi, đôn đốc, đảm bảo tàu chạy lịch trình • Kết nối thông tin liên lạc tàu phòng ban công ty • Đàm phán, theo dõi hợp đồng thuê/cho thuê định hạn (nếu có) • Quản lý chi phí khai thác, thuê/cho thuê định hạn (nếu có) b Bộ phận khai thác bãi (CY Operation) - Chiều nhập (Inbound) • Kiểm tra số liệu hàng nhập so với DOC AGENT • Phối hợp với Cảng, kiểm kiện việc làm hàng nhập • Kiểm tra, ký, đóng dấu xác nhận lệnh giao hàng (D/O) cho khách hàng • Báo cáo thông tin container giao cho khách ngày cho phận EQC • Kiểm tra toán phí lưu bãi hàng tháng trước chuyển cho phận thương vụ • Lưu trữ tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng nhập • Lập báo cáo chuyến, báo cáo tháng với hàng nhập - Chiều xuất (Outbound) • Cấp vỏ cho khách hàng • Theo dõi, kiểm tra số lượng, tình trạng container có hàng hạ bãi (phối hợp với EQC) • Cập nhật thông tin hàng hạ bãi ngày cho EQC • Lập Pre-Loading List, Loading List, Manifest gửi bên liên quan • Phối hợp với Shipside OPS giám sát đôn đốc việc xuất hàng từ bãi cầu tàu • Lập báo cáo chuyến, báo cáo tháng với hàng xuất c Bộ phận khai thác cầu tàu (Shipside Operation) - Chiều nhập • Nhận sơ đồ xếp hàng nhập (Inbound Bay Plan) • Giám sát, điều phối, đôn đốc đảm bảo việc dỡ hàng nhanh chóng kế hoạch • Thông báo cho Cảng, bãi, đội vận tải kế hoạch làm hàng nhập Lưu ý công nhân xếp/dỡ lô hàng đặc biệt (hàng lạnh, nguy hiểm, khổ, tải…) • Lập biên bản, báo cáo, phối hợp xử lý kịp thời cố nảy sinh trình dỡ hàng - Chiều xuất • Phối hợp với đại phó tàu lập sơ đồ xếp hàng xuất ( Bay Plan) • Giám sát, điều phối, đôn đốc công tác xếp hàng cầu tàu • Phối hợp với nhân viên khai thác hàng xuất (Outbound OPS) đảm bảo xếp tàu nhanh chóng, kế hoạch • Sau tàu chạy, gửi Bay Plan, danh sách hàng đặc biệt (hàng lạnh, nguy hiểm,…) cho phận khai thác cảng dỡ • Làm báo cáo chuyến (Terminal Departure Report) • Lưu trữ tài liệu, hồ sơ chuyến 2.3 Bộ phận chứng từ ( Documentation – DOC) - Chiều nhập (inbound) • Nhận, kiểm tra, yêu cầu đầu Cảng xếp sửa đổi Manifest hàng nhập (nếu cần) • Gửi thông báo tàu đến • Phát hành lệnh giao hàng (D/O) - Chiều xuất (Outbound) • Phát hành vận đơn (B/L), giấy gửi hàng (Sea Waybill), lược khai hàng hóa (Manifest) • Truyền liệu hàng xuất cho Cảng dỡ 2.4 Bộ phận quản lý thiết bị ( Equipment Control – EQC) • Dựa vào dự báo lượng vỏ cần thiết từ bô phận Marketing, cần thiết điều chuyển (Reposition) vỏ container (giữa Depot, Cảng…)hoặc tiến hành nghiệp vụ SWAP (Direct Interchange), Free Use với hãng tàu khác • Kiểm tra tình trạng vỏ, tiến hành (thuê) sửa chữa vỏ cần thiết • Nhận báo cáo từ cầu tàu, bãi cập nhật hệ thống • Kiểm tra, xác nhận tiền phạt lưu bãi (Demurrage), phạt lưu container (Detention), phí bãi (Storage Charge)… • Lập báo cáo (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng…) danh sách vỏ sẵn sàng bãi, lượng vỏ Longstay, vỏ đặc biệt, vỏ hư hỏng… • Đàm phán, theo dõi hợp đồng mua, bán, thuê, cho thuê vỏ 2.5 Bộ phận kế toán thương vụ ( Accounting) a) Bộ phận thương vụ • Lập kết toán chuyến (Trip Account), kiểm tra đối chiếu hóa đơn yêu cầu toán Trip Account trước chuyển phận tài vụ • Kiểm tra, đối chiếu toán, hóa đon xếp dỡ, lưu bãi vận chuyển • Theo dõi, sửa đổi, bổ sung hợp đồng với Cảng, bãi, vận tải, kiểm đếm, cung ứng… b) Bộ phận kế toán, thủ quỹ • Phát hành hóa đon cước dịch vụ khác • Hàng ngày thu cước, đặt cọc, phí lưu container, lưu vỏ loại phí khác (phí chứng từ, phí vận đơn, phí D/O, phí vệ sinh, sửa chữa Container…) • Trả tiền cược vỏ cho khách hàng (sau khấu trừ khoản phí phát sinh) • Vào sổ quỹ, kiểm quỹ lập biên quỹ hàng ngày • Thông báo cho phận liên quan trường hợp nợ hạn để phối hợp xử lý • Phối hợp với Sales giải công nợ • Hạch toán thu chi Các lĩnh vực hoạt động - Vận tải container đường biển tuyến Hải Phòng-Hồ Chí Minh-Hải Phòng CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KHAI THÁC TÀU VẬN TẢI CONTAINER TẠI PHÒNG VẬN TẢI CONTAINER VOSCO I Khái quát chung hoạt động khai thác tàu vận tải container Hình thức khai thác tàu container hình thức khai thác tàu chợ hay tàu định tuyến nghĩa hình thức tàu chở hàng chạy thường xuyên tuyến đường cố định, ghé vào cảng xác định, theo lịch trình định trước Để thực hình thức thuê này, chủ hàng yêu cầu thông qua đại lí thuê tàu yêu cầu chủ tàu dành chỗ tàu để vận chuyển hàng từ cảng xếp đến cảng dỡ định trả cước theo biểu cước định trước Các bước khai thác tàu vận tải container gồm: - Chủ tàu thiết lập lịch trình tàu,thu xếp cảng xếp dỡ công bố lịch trình, cảng xếp dỡ Chủ tàu thiết lập biểu cước hàng nguyên container (FCL) thông báo cho khách hàng Chủ hàng trực tiếp thông qua đại lý yêu cầu chủ tàu dành chỗ tàu để vận chuyển hàng từ cảng xếp đến cảng dỡ định trả cước theo biểu cước định trước II Qui trình khai thác Thiết lập lịch trình tàu,thu xếp cảng xếp dỡ công bố lịch trình, cảng xếp dỡ, giá cước 2.1 Chiều xuất 2.1.1 Lập thỏa thuận lưu khoang – Booking • Sau nhận yêu cầu booking từ khách hàng (thông qua đàm phán, dựa hợp đồng ký…), phận Sales/Marketing thu thập đầy đủ thông tin cần thiết Booking • Soạn thảo Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note), sau gửi khách hàng (Shipper) qua đường email fax • Yêu cầu Shipper kiểm tra, xác nhận cách ký tên & đóng dấu gửi lại ( email fax) để xác nhận tính xác thông tin 2.1.2 Cấp vỏ • Khách hàng nhận lệnh cấp vỏ hãng tàu qua email qua SMS • Khách hàng mang lệnh cấp vỏ tới bãi để lấy container rỗng đóng hàng bãi kéo đóng hàng kho riêng 2.1.3 Lập list xuất • Sales phối hợp với Shipside OPS xác định số lượng, chủng loại container xếp chuyến, từ Outbound OPS lập Pre – loading List • Outbound OPS báo kế hoạch xếp tàu cho bãi liên quan để chuẩn bị hàng sẵn sàng • Sau tàu chạy, OPS lập danh sách hảng thực xếp lên tàu – Final Loading List gửi DOCS phát hành vận đơn 2.1.4 Phát hành vận đơn/ Giấy gửi hàng • DOCS vào Shipping Note Pre- Loading List soạn thảo vận đơn nháp • DOCS fax vận đơn nháp cho khách hàng kiểm tra chỉnh sửa( cần) • Căn vào Final Loading List, DOCS phát hành vận đơn, giấy gửi hàng • DOCS thông báo cho Cảng dỡ trường hợp giao hàng điện giao hàng (Telex Release) 2.1.5 Lập Manifest • Sau tàu chạy, DOCS hoàn tất Manifest xuất gửi cho cảng dỡ • Sales kết hợp với DOCS lập Manifest cước, chuyển cho phận kế toán để tiến hành in hóa đon thu cước 2.1.6 Truyền Manifest xuất • Sau tàu chạy ( khoảng 12 tiếng), DOCS hoàn tất Manifest gửi cho cảng dỡ 2.1.7 Phát hành điện sửa – Correction Advise (CA) • DOCS đầu Cảng xếp phát hành Correction Advise khách hàng hay DOCS cảng dỡ phát thấy sai sót chứng từ có yêu cầu chỉnh sửa 2.2 Hàng nhập 3.2.1 Xử lý Vận đơn, Manifest chiều nhập • DOCS đầu Cảng dỡ nhận liệu từ Cảng xếp, phát sai sót yêu cầu DOCS đầu Cảng dỡ chỉnh sửa phát hành điện sửa (Correction Advise) tương ứng • Gửi thông báo tàu đến (Arrival Notice) cho khách hàng fax và/hoặc email • DOCS đầu cảng dỡ in chứng từ chuyển cho phận liên quan : Manifest cước cho kế toán (để thu cước Collect), Manifest cho OPS (để làm thủ tục với Cảng), lệnh giao hàng D/O (để chuẩn bị giao hàng) 2.2.2 Cấp lệnh giao hàng • DOCS cấp lệnh giao hàng D/O cho người nhận hàng 2.2.3 Giao hàng (Bộ phận khai thác) • Inbound OPS ký đóng dấu xác nhận D/O D/O hạn thông tin xác, để khách hàng xuống bãi nhận hàng III Thực trạng hoạt động khai thác tàu vận tải container phòng container Vosco Sản lượng vận chuyển container năm 2010 sau: Container rỗng: HP – HCM: 4,866 Teus Container có hàng: HP – HCM: 19,507 Teus HCM – HP: 25,816 Teus Hiện tuyến Hải Phòng-Hồ Chí Minh có 10 hãng tàu nội địa hoạt động tạo cạnh tranh giá cước khan lượng hàng hóa vận chuyển lượng hàng hóa tuyến lại không nhiều cân đối chiều gây tình trạng thừa thiếu container Depot hai đầu bến Depot Bắc thường xuyên thừa vỏ, Depot phía Nam thường xuyên thiếu vỏ Do phận EQC phải thực điều chuyển ( Reposition) vỏ container đầu Depot Điều làm giảm khả vận chuyển container tuyến Mặt hàng vận chuyển tuyến chủ yếu nguyên liệu, vật liệu thô nên gây tình trạng bẩn vỏ, vỏ hỏng, vỏ méo nên đòi hòi phải vệ sinh, bảo dưỡng, sửa chữa vỏ cách thường xuyên để cung cấp vỏ đủ tiêu chuẩn cho khách hàng Điều làm tăng chi phí khai thác container Nhìn chung, việc khai thác tàu vận tải container phòng container Vosco nhiều khó khăn [...]... quyết công nợ • Hạch toán thu chi 3 Các lĩnh vực hoạt động - Vận tải container bằng đường biển trên tuyến Hải Phòng- Hồ Chí Minh-Hải Phòng CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KHAI THÁC TÀU VẬN TẢI CONTAINER TẠI PHÒNG VẬN TẢI CONTAINER VOSCO I Khái quát chung về hoạt động khai thác tàu vận tải container Hình thức khai thác tàu container là hình thức khai thác tàu chợ hay tàu định tuyến nghĩa là hình thức tàu. .. Quốc và Việt Nam IV Các lĩnh vực hoạt động của công ty Công ty cổ phần Vận tải biển Việt Nam (VOSCO) hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 105598 do Sở kế hoạch đầu tư Hải Phòng cấp, đăng ký lần đầu ngày 05/03/1993 và đăng ký thay đổi lần thứ 8 ngày 15/03/2002, và có thay đổi sau khi cổ phần hoá Các lĩnh vực hoạt động chính của Công ty là 1 Kinh doanh vận tải biển: hàng khô, hàng container, ... Về trình độ lao động + Thạc sỹ : 10 người + Đại học: 784 người + Cao đẳng: 163 người + Trung cấp 136 người + Sơ cấp: 597 người + Lao động phổ thông: 0 người 3 Đội tàu của Công ty: Đội tàu của Công ty hiện nay là đội tàu lớn nhất nước Tính đến tháng 7/2011, đội tàu của Công ty gồm 27 con tàu, trong đó số lượng tàu hàng khô là 22 tàu, tàu dầu là 3 và tàu container là 2 tàu Đa số các con tàu được đóng ở... xuất khẩu lao động 15 Kinh doanh khách sạn, nhà hàng, cho thuê văn phòng 16 Dịch vụ vui chơi, giải trí B Giới thiệu về phòng vận tải container 1 Hoàn cảnh ra đời Nhận thấy xu hướng phát triển tất yếu của vận tải container, năm 2008 Công ty đã đầu tư mua 02 tàu container là tàu Fortune Navigator (560 TEU) và tàu Fortune Freighter (561 TEU) và khai trương mở tuyến vận tải container nội địa Hải Phòng – TP.Hồ... Hải Phòng – TP.Hồ Chí Minh – Hải Phòng từ tháng 12 năm 2008 Công ty cũng đã đầu tư trang bị đồng bộ 2400 TEU vỏ container mang logo và thương hiệu VOSCO để phục vụ cho hoạt động của đội tàu container Sau nhiều năm hoạt động, đội tàu container của công ty đã tạo được uy tín và chỗ đứng trên thị trường 2 Cơ cấu tổ chức - Bộ phận thị trường ( Sales&Marketing) - Bộ phận khai thác ( Operations) - Bộ phận chứng... phận khai thác) • Inbound OPS ký và đóng dấu xác nhận D/O nếu D/O còn hạn và thông tin trên đó là chính xác, để khách hàng xuống bãi nhận hàng III Thực trạng hoạt động khai thác tàu vận tải container tại phòng container Vosco Sản lượng vận chuyển container năm 2010 như sau: 1 Container rỗng: HP – HCM: 4,866 Teus 2 Container có hàng: HP – HCM: 19,507 Teus HCM – HP: 25,816 Teus Hiện nay trên tuyến Hải Phòng- Hồ... container, dầu thô, dầu sản phẩm, khí gas, hoá chất 2 Vận tải đa phương thức 3 Dịch vụ bốc dỡ hàng hoá tại cảng biển, khai thác kho bãi và dịch vụ giao nhận, kho vận 4 Kinh doanh tài chính và kinh doanh bất động sản 5 Dịch vụ đại lý tàu biển 6 Dịch vụ đại lý vận tải 7 Dịch vụ môi giới hàng hải 8 Dịch vụ cung ứng tàu biển 9 Dịch vụ sửa chữa tàu biển, sửa chữa container 10 Đại lý phụ tùng, thiết bị chuyên ngành... (Forecast) 2.2 Bộ phận khai thác ( Operations) a Bộ phận khai thác tàu • Tham gia lập, cập nhật lịch tàu trên các tuyến • Theo dõi, đôn đốc, đảm bảo tàu chạy đúng lịch trình • Kết nối thông tin liên lạc giữa tàu và các phòng ban trong công ty • Đàm phán, theo dõi các hợp đồng thuê/cho thuê định hạn (nếu có) • Quản lý chi phí khai thác, thuê/cho thuê định hạn (nếu có) b Bộ phận khai thác tại bãi (CY Operation)... chủ hàng yêu cầu hoặc thông qua đại lí thuê tàu yêu cầu chủ tàu dành chỗ trên tàu để vận chuyển hàng từ cảng xếp đến cảng dỡ nhất định và trả cước theo biểu cước đã được định trước Các bước khai thác tàu vận tải container gồm: - Chủ tàu thiết lập lịch trình tàu, thu xếp cảng xếp dỡ và công bố lịch trình, cảng xếp dỡ Chủ tàu thiết lập biểu cước hàng nguyên container (FCL) và thông báo cho khách hàng... làm giảm khả năng vận chuyển container trên tuyến Mặt hàng vận chuyển trên tuyến chủ yếu là nguyên liệu, vật liệu thô nên gây ra tình trạng bẩn vỏ, vỏ hỏng, vỏ méo nên đòi hòi phải vệ sinh, bảo dưỡng, sửa chữa vỏ một cách thường xuyên để cung cấp vỏ đủ tiêu chuẩn cho khách hàng Điều này làm tăng chi phí khai thác container Nhìn chung, việc khai thác tàu vận tải container của phòng container Vosco còn