Đang tải... (xem toàn văn)
Việc Tổ chức lao động khoa học lại cần thiết ở các cơ quan hành chính nhà nước tại vì: Việc tổ chức LĐKH trong các cơ quan HCNN từ trung ương đến địa phương tất nhiên cũng phải dựa trên các nguyên tắc chung của tổ chức LĐKH; Trong một cơ quan HCNN, các thông tin đc thu thập từ rất nhiều nguồn khác nhau như từ các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan quản lý, từ các cơ quan cấp trên, các cơ quan cấp dưới, từ các cơ quan hữu quan và từ nhân dân
CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC Câu Tổng quan tổ chức LĐKH - Tổ chức LĐKH nguyên tắc khoa học thiết lập dựa hiểu biết mối quan hệ tương tác người lao động yếu tố lại hệ thống sản xuất vật chất định, áp dụng lý thuyết, CSDL nhằm làm tối ưu hóa hoạt động hệ thống nói chung tiện nghi cho người nói riêng Khi tổ chức LĐ đƣợc coi tổ chức LĐKH - Khi tổ chức LĐKH phải dựa sở thành tựu đạt khoa học kinh nghiệm sản xuất tiến áp dụng cách có hệ thống - Tổ chức LĐ cho phép kết hợp tốt kỹ thuật với người trình sản xuất thống đảm bảo sử dụng có hiệu nguồn vật tư LĐ, tăng suất - Tổ chức LĐ phải góp phần gìn giữ sức khỏe người thúc đẩy chuyển hóa LĐ thành nhu cầu bậc sống Đối tƣợng tổ chức LĐKH - Tổ chức LĐKH điều kiện hoạt động người trình LĐ sản xuất - Điều kiện LĐ tổng thể yếu tố kỹ thuật, tổ chức LĐ, kinh tế - xã hội, tự nhiên, môi trường văn hóa người xung quanh nơi làm việc - Điều kiện LĐ bao gồm: máy móc thiết bị, công cụ LĐ, điều kiện hạ tầng, lượng; yếu tố liên quan đến LĐ: thể chế trị, sinh lý người, môi trường… - LĐKH bao gồm mối quan hệ bản: + MQH người với đối tượng công cụ LĐ; + MQH người với người trình lao động; + MQH người với môi trường LĐ người có kiến thức khoa học tiên tiến kinh nghiệm thực tế Nhiệm vụ tổ chức lao động khoa học? - Nghiên cứu điều kiện lao động người; - Tạo kết hợp người LĐ với công cụ đối tượng lao động; - Thiết lập mối quan hệ người lao động với nhằm sử dụng triệt để tri thức khoa học kinh nghiệm tiên tiến; tạo điều kiện cho người lao động đạt suất cao; khuyến khích phát triển toàn diện; củng cố mối quan hệ thúc đẩy phát triển tập thể, giảm nhẹ máy tổ chức nhà nước, xóa bỏ quan liêu, loại bỏ người lực Điều kiện thực tổ chức LĐKH - Cán lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị phải quán triệt cần thiết tính thiết yếu tổ chức lao động khoa học phát triển bền vững, uy tín hiệu lao động quan - Có biện pháp tổ chức LĐKH tạo thành hệ thống có tác động, ảnh hưởng qua lại, phụ thuộc vào buộc phải tiến hành cách đồng - Thiết lập hài hòa phù hợp điều kiện với yêu cầu nhiệm vụ đơn vị Ý nghĩa tổ chức LĐKH - Là sở cho việc khai thác khả tiềm lực có có quan - Góp phần tiết kiệm nguồn lực nâng cao hiệu hoạt động Tổ chức LĐKH giúp cho cán quản lý chủ động điều chỉnh, điều hành đạo hoạt động toàn cá nhân phận giao nhiệm vụ - Nâng cao suất lao động tăng cường hiệu sản xuất - Làm giảm loại trừ hẳn nhu cầu vốn đầu tư - Thúc đẩy phát triển, hoàn thiện ký thuật nâng cao sản xuất Sự cần thiết tổ chức LĐKH - Tổ chức LĐKH CQHCNN dựa nguyên tắc chung tổ chức LĐKH nên tiến hành tổ chức LĐKH phải xác định rõ đặc điểm công việc CQHCNN - Đối tượng tổ chức LĐKH bao gồm hoạt động trình làm việc, nghiên cứu, hướng dẫn kiểm quan, đơn vị thuộc thẩm quyền mối quan hệ với quan - Tổ chức LĐKH CQHC cải tiến phân công hợp tác lao động, điều kiện điều kiện làm việc cho cán nhân viên bước theo kế hoạch định sẵn; tạo biện pháp thích hợp để làm việc hiệu cho phòng làm việc - Tiền đề để tổ chức LĐKH phân tích trình hoạt động quan; yếu tố ảnh hưởng đến chi phí điều kiện làm việc xem xét thông qua tài liệu lãnh đạo - Đối với quan quản lý hành nước ta, thực tế tổ chức LĐKH chưa coi nhiệm vụ quan trọng công tác quản lý Chính mà hiệu làm việc quan HCNN vấn đề xúc, thu hút sự quan tâm XH - Để cải cách hành hiệu giảm thiểu chi phí cần thiết, quan HCNN không đặt vấn đề nghiên cứu điều kiện vật chất có để tổ chức khai thác sử dụng chúng cách tối đa nội dung tổ chức LĐKH CHƢƠNG NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC LĐKH TẠI CÁC CQHCNN Câu Tổ chức mặt làm việc - VP nhà thứ 2, trung bình người làm việc từ 8-10 tiếng/ ngày VP - Theo kết nghiên cứu nhà tâm lý học thái độ người lao động suất LĐ phụ thuộc vào yếu tố vệ sinh môi trường cách bố trí nơi làm việc; - Mặt làm việc có ảnh hưởng to lớn trực tiếp đến không khí làm việc; - Tổ chức mặt làm việc có tác động lớn đến thái độ người lao động qua đến hiệu công việc; - Với ví trí làm việc độc lập, thoải mái, tiện lợi, ổn định, người lao động cảm thấy thân công việc đc tôn trọng, có tinh thần trách nhiệm cao công việc đc giao, có hứng thú hơn, sáng tạo thực nhiệm vụ mình; - Điều kiện văn phòng làm việc ảnh hưởng tới chất lượng công việc sống - Năng suất làm việc phụ thuộc vào yếu tố môi trường - Các yếu tố khác tác động lớn đến sức khỏe người lao động, đặc biệt ánh sáng, nhiệt độ, không khí, màu sắc, tiếng ồn nơi làm việc Câu Cải tiến trang thiết bị làm việc - Việc cải tiến trang thiết bị làm việc áp dụng quan HCNN - Trang thiết bị làm việc quan hành nhà nước quy định theo định QĐ/170/2006-QĐ-TTCP ngày 18/7/2006 Thủ tướng Chính phủ - Các trang thiết bị đƣợc sử dụng quan HCNN: + Thiết bị văn phòng: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocoppy, điện thoại + Bàn ghế làm việc, tủ đựng tài liệu, giá đựng tài liệu… + Trang thiết bị sử dụng phòng họp thường trực trang thiết bị sử dụng phòng lưu trữ, phòng hoạt động chung quan, đơn vị + Máy móc thiết bị chuyên dùng cho hoạt động đặc thù quan, tổ chức - Nguyên tắc cải tiến trang thiết bị làm việc: + Khi trang bị thiết bị phải đáp ứng nhu cầu làm việc cần thiết theo chức năng, nhiệm vụ giao + Trang thiết bị phải có chất lượng tốt, sử dụng lâu bền tiết kiệm, đáp ứng yêu cầu đại hóa quan công sở + Kinh phí mua sắm trang thiết bị mức tối đa áp dụng cho phòng làm việc trang bị - Các quan thực cải tiến trang thiết bị trang thiết bị thiếu so với tiêu chuẩn mà định mức quy định - Đối với trang thiết bị sử dụng có số lượng, giá trị cao thấp so với tiêu chuẩn phải sử dụng hỏng lý - Thủ trưởng quan người định số lượng, chất lượng chủng loại trang thiết bị văn phòng dựa đảm bảo tính chất công việc, không gian phòng ban nguồn kinh phí để chịu trách nhiệm trước định trước pháp luật Câu Phân công lao động - Phân công lao động phân chia lao động để sản xuất hay nhiều sản phẩm mà phải qua nhiều chi tiết,nhiều công đoạn cần nhiều người thực - Nội dung phân công lao động: + Thiết kế phân chia công việc từ chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu tổ chức nhằm xác định danh mục công việc tổ chức + Xác định tiêu chuẩn cấp bậc công việc cho vị trí công việc + Phân tích công việc thông qua mô tả công việc tiêu chuẩn chức danh nhân - Mục đích phân công lao động: + Tạo sở cho việc hình thành nghề nghiệp chuyên môn, ngành chuyên môn nhằm nâng cao hiệu giải công việc + Sự phân công lao động theo nhóm công việc chuyên môn hóa đặc trưng yếu tố định khai thác có hiệu quả, phát huy mạnh phận tổ chức + Sự phân công lao động xã hội phát triển đến trình độ dẫn đến phân công LĐ tầng vi mô Các phận tổ chức làm cho giai đoạn hoàn thành công việc bị chia nhỏ, công việc hoàn thành theo hướng chất lượng, dễ dàng ứng dụng tiến KHCN để nâng cao tay nghề người lao động, tăng suất hiệu công việc - Các nhóm phân công lao động: + PCLĐ chung: PCLĐ nội xã hội, chia sản xuất xã hội thành ngành lớn công nghiệp, nông nghiệp, thương mại… + PCLĐ đặc thù: PCLĐ nội ngành (Ví dụ: nội ngành nông nghiệp chia ra: trồng trọt, chăn nuôi, tiểu thủ CN…) + PCLĐ cá biệt: PCLĐ cá nhân, phận tổ chức - Yêu cầu phân công lao động: phân công lao động phải đảm bảo phù hợp + Giữa nội dung hình thức PCLĐ với trình độ phát triển LLSX với yêu cầu cụ thể khoa học công nghệ đại + Giữa khả phẩm chất người lao động với yêu cầu công việc, tức yêu cầu công việc làm tiêu chuẩn để lựa chọn nhân + Giữa công việc phân công với đặc điểm lực người lao động Hướng đến người, việc thời điểm - Các hình thức phân công lao động: + PCLĐ giản đơn: tiến hành quan có cấu tiir chức đơn giản, gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, công việc thực độc lập với Thủ trưởng vào nhiệm vụ, kế hoạch quan để phân công nhiệm vụ cho nhân viên, nhân viên phản hồi kết thực công việc trực tiếp với lãnh đạo + PCLĐ phát triển: tách riêng công việc nhiệm vụ tùy theo tính phức tạp Cán lãnh đạo quản lý: mức độ phức tạp mang tính chất đa dạng Công chức chuyên môn: mức độ phức tạp mang tính chuyên môn, chuyên ngành Nhân viên phục vụ mức độ phức tạp thấp Tiến hành quan có nhiều công việc, cần phối hợp nhiều thành viên để giải công việc chung LĐ phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên để họ phối hợp với hoàn thành công việc chung + PCLĐ theo mức độ phức tạp: toàn công việc quản lý phân chia thành phần công việc nhỏ giao cho người thực Mức độ phức tạp công việc thể mức độ khác chức trách, phải biết, trình độ chuyên môn nghiệp vụ tiêu chuẩn nghiệp vụ lao động quy định Câu Hợp tác lao động - Hợp tác lao động phối hợp dạng lao động chia nhỏ phân công - Phối hợp CQHCNN trình liên kết, hợp tác với cán công chức nhằm tổ chức thực nhiệm vụ cụ thể quan - Bản chất hợp tác lao động: + Hợp tác lao động đòi hỏi tất yếu chuyên môn hóa lao động + Chuyên môn hóa lao động cao hợp tác lao động rộng chặt chẽ + Là quy luật, cần thiết khách quan tổ chức lao động khoa học chuyển từ lao động cá nhân sang lao động kết hợp nhiều người trình trình lao động khác - Ý nghĩa hợp tác lao động: o Ý nghĩa kinh tế: + Hợp tác LĐ tạo sức sản xuất LĐ với tư cách LĐ tập thể, cho phép sử dụng thời gian LĐ TLSX cách tiết kiệm hiệu + Đạt kết LĐ cao so với LĐ riêng lẻ, đặc biệt LĐ phức tạp đòi hỏi tham gia nhiều người + Làm thay đổi điều kiện vật chất trình lao động sở vật chất kĩ thuật phương pháp lao động không thay đổi o Ý nghĩa xã hội: + Làm tăng tính tích cực cá nhân xuất động mới, hình thức tập thể lao động + Tăng cường mối quan hệ XH người với người trình lao động - Các hình thức hợp tác lao động: o Hợp tác mặt không gian: + Trong doanh nghiệp: gồm hình thức hợp tác phân xưởng chuyên môn hóa, hợp tác ngành, phận chuyên môn hóa doanh nghiệp, lao động tổ chức + Trong CQHCNN: hợp tác CQHCNN địa phương vứi CQHCNN địa phương khác; hợp tác đơn vị chuyên môn hóa; hợp tác ngành, phận chuyên môn hóa đơn vị; hợp tác công chức với o Hợp tác mặt thời gian: việc tổ chức ca làm việc ngày đêm Do yêu cầu sản xuất tận dụng lực thiết bị máy móc nên phải bố trí ca làm việc cách hợp lý, đảm bảo sức khỏe cho người lao động o Hợp tác theo chủ thể: tổ chức với tổ chức, phận với phận tổ chức, cá nhân phận tổ chức Câu Mối quan hệ PCLĐ hợp tác LĐ - Phân công lao động hợp tác lao động có tác động qua lại lẫn nên biện pháp để thực chúng không nên tách rời PCLĐ hợp tác LĐ tốt góp phần đẩy mạnh trình chuyên môn hóa cho cán bộ, góp phần phát triển phương pháp làm việc cải tiến quy trình làm việc - Khi tiến hành phân công hợp tác LĐ phải vào chức năng, cấu tổ chức, khối lượng công việc số lượng cán quan để có phương pháp giải công việc tốt đạt hiệu công việc cao - Khi phân công công tác cho cán phải nghiên cứu trình độ văn hóa, kiến thức chung, trình độ nghiệp vụ cán để xếp họ vào vị trí phù hợp, tạo điều kiện để họ cống hiến nhiều - Phân công hợp tác lao động chặt chẽ góp phần đẩy mạnh trình chuyên môn hóa cho cán công nhân viên, góp phần phát triển phương pháp làm việc cải tiến quy trình làm việc Câu Xây dựng định mức lao động - Định mức lao động xác định mức độ chi phí thời gian lao động cần thiết để hoàn thành đơn vị sản phẩm (hoặc khối lượng công việc) tiêu chuẩn chất lượng, điều kiện tổ chức, kỹ thuật định - Khi tiến hành xây dựng định mức lao động cần ý vấn đề sau: + Phân tích quy trình lao động thay đổi quy trình lao động, thực theo lệnh “kỹ thuật mới, định mức mới” + Sử dụng phương pháp kinh nghiệm sản xuất để vận dụng vào đơn vị + Định mức kỹ thuật dựa sở kỹ nghệ kinh nghiệm người lao động, hình thức tổ chức lao động, điều kiện làm việc trình độ người sử dụng + Thường xuyên chỉnh lý định mức cũ cho phù hợp với tổ chức lao động + Các đơn vị sản xuất trực tiếp, quan quản lý, dịch vụ cần cải tiến mở rộng phạm vi áp dụng định mức lao động phù hợp với điều kiện làm việc Phƣơng pháp xây dựng định mức lao động - Phương pháp sử dụng mức thời gian: lượng thời gian cần thiết để xác định người nhóm người thực công việc định theo yêu cầu kĩ thuật, phù hợp với nghề nghiệp, trình độ điều kiện kĩ thuật định Mức đơn vị thời gian đo đơn vị thời gian/ đơn vị sản phẩm giây, phút/ đơn vị sản phẩm - Phươnng pháp mức sản phẩm hay mức sản lượng: số lượng đơn vị sản phẩm công việc theo yêu cầu kĩ thuật quy định cho người nhóm người có nghề nghiệp trình độ trương ứng phải thực đơn vị thời gian điều kiện kỹ thuật định Câu Đào tạo nguồn nhân lực - Đào tạo trình cung cấp kĩ cụ thể cho mục tiêu cụ thể Đào tạo thường tập trung vào công việc tại, thực nhân thời gian ngắn nhằm mục đích khắc phục vấn đề - Quá trình đào tạo tiến hành theo trình tự sau: + Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo + Bước 2: Xây dựng cách thức nhằm thỏa mãn nhu cầu đào tạo + Bước 3: Thực chương trình đào tạo + Bước 4: Đánh giá kết đào tạo Sự cần thiết việc đào tạo nguồn nhân lực - Nguồn nhân lực lực lượng nồng cốt tổ chức - Số lượng chất lượng nguồn nhân lực chất lượng cao nguồn nhân lực đào tạo kiến thức quản lý, trình độ kỹ tay nghề công việc lao động - Đào tạo phát triển nguồn nhân lực điều kiên định để tổ chức, doanh nghiệp tồn phát triển kinh tế thị trường - Làm gia tăng suất lao động, thúc đẩy sản xuất phát triển - Nâng cao tính ổn định động tổ chức, doanh nghiệp - Phát triển nguồn nhân lực giúp người lao động tự tin cho họ cảm giác yên tâm làm việc, gắn bó với tổ chức doanh nghiệp Ý nghĩa công tác đào tạo nguồn nhân lực - Thông qua đào tạo người lao động nắm vững lý thuyết kỹ nghề nghiệp - Người lao động tiếp thu, làm quen sử dụng thành thạo công nghệ sản xuất, kinh doanh, tạo điều kiện để áp dụng tiến khoa học kĩ thuật vào sản xuất - Doanh nghiệp có khả thích ứng với thay đổi chế thị trường cạnh trang doanh nghiệp khác để tòn phát triển Phƣơng pháp đào tạo nhân lực - Đào tạo theo kiểu dẫn công việc: áp dụng cho công nhân sản xuất, công việc quản lý Được tiến hành theo trình tự: chia việc, dẫn, làm thử, thực hiện, bàn bạc - Đào tạo theo kiểu học nghề: dùng cho công nhân sản xuất, cách học lý thuyết lớp thực hành nơi làm việc công nhân lành nghề dẫn - Kèm cặp bảo: cho cán quản lý nhân viên giám sát, họ kèm cặp, bảo người quản lý giỏi lãnh đạo, cố vấn - Luân chuyển thuyên chuyển công việc: áp dụng với cán quản lý, chuyển người quản lý từ công việc sang công việc khác - Đào tạo công việc: tổ chức lớp đào tạo ngắn hạn, hội thảo, đào tạo từ xa… Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực - Khuyến khích tạo điều kiện để người LĐ nâng cao trình độ lành nghề qua đào tạo, đào tạo lại: xếp lại cán quản lý, nâng cao số lượng chất lượng công nhân sản xuất, bố bí LĐ chuyên ngành, trọng sách đãi ngộ, xây dựng máy thống nhất, quan tâm kinh phí đào tạo nhân lực - Tạo điều kiện nâng cao hiệu đào tạo nguồn nhân lực cho tổ chức: XĐ nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, XD chương trình đa dạng hóa chương trình đào tạo, XĐ quỹ đào tạo phát triển, XD CSVC, sử dụng nguồn nhân lực đào tạo Câu Phát triển nguồn nhân lực - Khái niệm: Phát triển nguồn nhân lực tổng thể hoạt động có tổ chức tiến hành khoảng thời gian định nhằm tạo thay đổi hành vi nghề nghiệp người lao động - Phát triển nguồn nhân lực gồm giai đoạn: + Giáo dục: hoạt động học tập chuẩn bị cho người bước vào nghề chuyển sang nghề + Đào tạo: hoạt động học tập giúp cho người lao động thực hiệu chức năng, nhiệm vụ + Phát triển: hoạt động học tập vươn khỏi phạm vi công việc trước mắt nhằm mở công việc sở định hướng tương lai tổ chức - Mục tiêu: sử dụng tối đa nguồn nhân lực có nâng cao tính hiệu tổ chức, nắm vững nghề nghiệp, nâng cao khả thích ứng công việc tương lai - Vai trò phát triển nguồn nhân lực: Đối với quan: + Nâng cao suất, chất lượng lao động + Nâng cao tính ổn định động tổ chức + Duy trì nâng cao chất lượng nguồn nhân lực + Tạo điều kiện áp dụng tiến kĩ thuật quản lý vào tổ chức + Tạo lợi cạnh tranh cho tổ chức Đối với ngƣời lao động: + Tạo gắn bó người lao động với tổ chức + Tạo tính chuyên nghiệp người lao động + Tạo thích ứng người lao động công việc + Đáp ứng nhu cầu nguyện vọng phát triển người lao động + Tạo cho người lao động phát huy tính sáng tạo công việc - Công tác cán nhiệm vụ trọng tâm quan QLNN, hoàn thiện chế độ công vụ, quy chế cán bộ, công chức, coi trọng lực đạo đức, tính nghiêm túc - Công tác đào tạo phát triển cán trước hế phải có chiến lược nguồn nhân lực, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tiêu chuẩn chức vụ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch CHƢƠNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Câu Khái niệm, vai trò, yêu cầu trang thiết bị văn phòng - Trang thiết bị văn phòng tổng thể nói chung máy móc, công cụ, phụ tùng cần thiết cho hoạt động văn phòng, yếu tố hỗ trợ thay sức lao động thủ công cán nhân viên văn phòng để giúp họ hoàn thành công việc hiệu - Các loại trang thiết bị văn phòng phổ biến: + Thiết bị truyền thông: điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy ghi âm, laptop + Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu: máy in, máy photocopy, máy scan, máy hủy tài liệu, máy cân thư điện tử, máy đóng dấu ngày giờ, máy dập ghim,… + Trang thiết bị khác: bàn ghế, tủ, điều hòa, quạt, trang trí phòng làm việc… - Vai trò thiết bị văn phòng: + Trang thiết bị văn phòng máy móc, máy móc cần thiết phục vụ công tác văn phòng nên có vai trò quan trọng để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng + Trang thiết bị văn phòng làm giảm chi phí nhân lực chi phí khác + Giảm bớt lao động nặng nhọc, cho phép thay công việc chân tay + Các trang thiết bị văn phòng nhờ ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật mà có sáng kiến, mẫu mã phù hợp với công việc, đối tượng khác - Yêu cầu trang thiết bị văn phòng: + Tính tinh tế: phù hợp với thực tế quan (khối lượng công việc, chi phí mua, bảo trì, đào tạo nhân viên sử dụng…) + Tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử dụng + Tính đại: đáp ứng yêu cầu ngày cao (nhanh chóng, kịp thời, xác) công việc văn phòng - Yêu cầu ngƣời sử dụng: + Nắm công dụng, cách sử dụng với thiết bị văn phòng thông thường + Thường xuyên bồi dưỡng kiến thức sử dụng thiết bị văn phòng đại + Bảo quản, giữ gìn sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả; + Thông báo kịp thời tình trạng hư hỏng trang thiết bị giao đề nghị Văn phòng (Phòng Hành - Quản trị) sửa chữa; + Báo cáo Thủ trưởng đơn vị xảy mát biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị giao; + Bảo quản tem kiểm kê dán thiết bị trình sử dụng bàn giao biên trang thiết bị giao chuyển công tác, nghỉ hưu CHƢƠNG KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG I YÊU CẦU VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi công tác văn phòng, đặc biệt việc ứng dụng tiến công nghệ thông tin vào trình đại hóa công tác văn phòng Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị giao cho cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…) Yêu cầu chung quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng a) Yêu cầu quản lý - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển quan, đơn vị; - Phải xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm cá nhân quản lý; Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng nội đơn vị; bố trí, phân công người quản lý sử dụng, theo dõi trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ hồ sơ biên giao nhận trang thiết bị theo dõi toàn trang thiết bị văn phòng đơn vị; thông báo đề nghị Văn phòng (Phòng Hành – Quản trị) điều chuyển trang thiết bị văn phòng không nhu cầu sử dụng lý trang thiết bị không sử dụng được; đạo công tác bàn giao tài sản công hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị quản lý có thay đổi tổ chức thay đổi Thủ trưởng đơn vị - Phải đáp ứng yêu cầu công khai b) Yêu cầu sử dụng Trang thiết bị phải sử dụng tiêu chuẩn, định mức mục đích Không tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng đơn vị, cá nhân chưa phép người có thẩm quyền 10 Yêu cầu ngƣời sử dụng Ngƣời sử dụng có trách nhiệm: - Bảo quản, giữ gìn sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả; - Thông báo kịp thời tình trạng hư hỏng trang thiết bị giao đề nghị Văn phòng (Phòng Hành - Quản trị) sửa chữa; - Báo cáo Thủ trưởng đơn vị xảy mát biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị giao; - Bảo quản tem kiểm kê dán thiết bị trình sử dụng bàn giao biên trang thiết bị giao chuyển công tác, nghỉ hưu II CÁC LOẠI TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Thiết bị truyền thông a) Máy ghi âm văn phòng - Dùng để ghi lại lời nói Hiện máy ghi âm văn phòng sử dụng rộng rãi nhiều quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây: - Ghi lại âm theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, giảng, định thông qua mà không cần phải ghi tốc ký - Ghi lại thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn - Khi sử dụng máy ghi âm, xuất lao động người đánh máy tăng 25 45%, mức thời gian tiết kiệm người đọc lên tới 20% Thời gian thảo văn giảm - lần Cán quan sử dụng máy ghi âm tiết kiệm - phút cho trang viết tài liệu cần soạn thảo b) Điện thoại Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe Ngày có nhiều loại điện thoại khác như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động) Đây thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp thuận lợi, thiết bị dùng phổ biến công sở, văn phòng Vì vậy, đòi hỏi người làm công tác văn phòng nói riêng cán bộ, công chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ giao tiếp qua điện thoại c) Máy fax 11 - Là thiết bị có khả nhận diện ký tự theo màu trắng đen, màu đen màu có ký tự, màu trắng ký tự (hay khoảng trống) vẽ lại y gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax) - Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, Fax từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính này) d) Máy tính nối mạng Được thiết lập có từ máy vi tính trở lên kết nối với để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, liệu Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mức độ đại hóa văn phòng ngành, lĩnh vực, địa phương, quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) mạng nội (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác truyền nhận thông tin e) Máy chụp ảnh Máy chụp ảnh sử dụng công tác văn phòng để ghi lưu lại hình ảnh hội nghị, họp, hội thảo kiện trọng đại quan, đơn vị Hiện nay, máy chụp ảnh tự động thiết bị văn phòng thông dụng, bên cạnh có loại máy cơ, máy bán tự động… Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu Để có in, để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng nhóm: - Các phương tiện chụp nhân bản: Để truyền văn với nguyên mẫu (dấu, chữ ký, sơ đồ…) xa dùng máy Fax truyền qua mạng - Các phương tiện in ấn: Theo cách làm văn chia loại máy in như: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng văn phòng bao gồm nhiều thể loại công nghệ khác Thông dụng chiếm phần nhiều giới máy in giấy sử dụng công nghệ laze Đa phần máy in sử dụng cho văn phòng nối với máy tính máy chủ dùng in chung Một phần khác máy in nối với thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác chất liệu riêng Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) máy in dùng in giấy, hoạt động dựa nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên trống từ, trống từ quay qua ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống 12 mực bám vào giấy, công đoạn cuối sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước Máy in laze có tốc độ in thường cao loại máy in khác, chi phí cho in thường tương đối thấp Máy in laze in đơn sắc (đen trắng) có màu sắc - Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành dải nhỏ đến mức khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật Các trang thiết bị văn phòng khác Ngoài nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu có thiết bị đồ dùng văn phòng khác như: - Máy quét hình ảnh hay gọi máy scan (scanner) Đây thiết bị có khả số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu xử lý chúng Thiết bị dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính cá nhân thông thường Cấu tạo máy Scan gồm ba phận chính: thấu kính nhạy quang, cấu đẩy giấy mạch logic điện tử - Máy chiếu đa (projector) Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng sinh động, nhờ làm tăng sức thu hút buổi họp, hội nghị, hội thảo, thuyết trình Đây loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên chiếu ánh sáng xuyên qua hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên hình bên Nói cách đơn giản đóng vai trò hình vi tính to để người xem từ xa - Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày người làm công tác văn phòng đa dạng, phong phú ngày cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện cặp, kẹp, ghim, bút… III TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Tổ chức quản lý trang thiết bị Trang thiết bị văn phòng quan nhà nước tổ chức quản lý theo khâu: a) Quản lý trình hình thành trang thiết bị Khi quan, đơn vị thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy cấp số tài sản ban đầu định, có trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,… 13 Những trang thiết bị quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nước đặc thù hoạt động quan, tổ chức Ngoài ra, hàng năm quan mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế thực thông qua kế hoạch hàng năm b) Quản lý trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản - Xây dựng ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công - Có kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị - Thường xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phòng quan, tổ chức c) Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, khấu hao hết đổi kỹ thuật tiến hành lý Quá trình lý phải tuân thủ quy định pháp luật: - Thành lập ban lý - Căn vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị trang thiết bị để lựa chọn phương thức lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá) Dù hình thức phải công bố thực công khai Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài Tổ chức sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng thành phần “cách mạng” công đại hóa văn phòng, trang thiết bị ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú giá thành rẻ Các phương tiện kỹ thuật làm văn máy đánh chữ, máy tính tạo khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa tra tìm liệu Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn fax cao Internet thiết bị viễn thông sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia toàn cầu dễ dàng, thuận lợi Các vật dụng 14 thông thường văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến giá kệ hồ sơ ngày tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá thích hợp Tuy nhiên, trang thiết bị môi trường văn phòng cải thiện phần lớn nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi hoạt động văn phòng Do khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cần quan tâm, cụ thể: - Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao - Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng - Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định Nhà nước Đề xuất việc lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan, đơn vị: + Sử dụng mục đích; + Bảo quản theo yêu cầu; + Bảo dưỡng theo định kỳ; + Thay thế, sửa chữa cần thiết Tóm lại, với phát triển công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng phát triển theo hướng đại đòi hỏi người làm công tác văn phòng kỹ nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục đào tạo lại kỹ năng, kỹ xảo công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo trang thiết bị phân tích, xử lý thông tin cách khoa học Đây vấn đề đặt công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ người làm công tác văn phòng quan, đơn vị để đáp ứng yêu cầu nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, đại hóa đất nước 15 [...]... công tác văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút… III TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 1 Tổ chức quản lý trang thiết bị Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước được tổ chức quản lý theo các khâu: a) Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng,... trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện phần lớn nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phòng Do đó khâu tổ chức sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể: - Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và. .. và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả; - Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn phòng (Phòng Hành chính - Quản trị) sửa chữa; - Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao; - Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang. .. quản trang thiết bị - Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản - Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công - Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị - Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị -... được công bố và thực hiện công khai Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính 2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trong công cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy... trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức c) Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành thanh lý Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật: - Thành lập ban thanh lý - Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương thức thanh lý phù... hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng - Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước Đề xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc sử dụng có hiệu quả - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của... tay (điện thoại di động) Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi, thiết bị này được dùng phổ biến trong các công sở, văn phòng Vì vậy, đòi hỏi những người làm công tác văn phòng nói riêng và các cán bộ, công chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại c) Máy fax 11 - Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là màu... vụ, tổ chức bộ máy sẽ được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,… 13 Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực... kiện trọng đại của cơ quan, đơn vị Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phòng thông dụng, bên cạnh đó còn có các loại máy cơ, máy bán tự động 2 Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng các nhóm: - Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có