Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 4 LỜI MỞ ĐẦU 5 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 8 1.1 Khái quát chung về công tác văn thư 8 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư. 8 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư. 8 1.1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư. 8 1.1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư. 9 1.2 Nội dung của công tác văn thư. 10 1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản. 10 1.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức. 10 1.2.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 10 1.2.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. 14 1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu. 20 1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu. 20 1.2.3.2 Các văn bản hiện hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu. 20 1.2.3.3 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan. 21 1.3 Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan. 22 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM 24 2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH EROSS Việt Nam 24 2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH EROSS Việt Nam 24 2.1.2 Quan điểm phát triển. 25 2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng của các phòng của Công ty TNHH EROSS Việt Nam. 27 2.2.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty. 27 2.2.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của Văn phòng Công ty. 30 2.3 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam. 30 2.3.1 Cở sở vật chất phục vụ công tác 30 2.3.2 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đi 31 2.3.2.1 Khái niệm văn bản đi 31 2.3.2.2 Quy trình xử lý văn bản đi 31 2.3.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đến. 37 2.3.3.1 Khái niệm và nguyên tắc giải quyết quản lý văn bản đến của công ty. 37 2.3.3.2 Quy trình xử lý văn bản đến của công ty. 37 2.3.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 46 2.3.4.1 Dấu của Công ty TNHH Eross Việt Nam. 46 2.3.4.2 Nguyên tắc đóng dấu của công ty. 46 2.3.4.3 Quy định của công ty về quản lý và sử dụng con dấu 47 2.3.4.4 Bảo quản con dấu 47 2.3.5 Công tác lập hồ sơ 48 2.3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 49 2.4 Đánh giá tình hình hoạt động trong thời gian qua tại Văn phòng Công ty. 49 2.4.1 Những thuận lợi trong công tác văn thư của Văn phòng Công ty. 49 2.4.2 Những khó khăn trong công tác văn thư của Văn phòng Công ty. 50 Chương 3: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM 52 3.1 Phương hướng của công tác văn thư tại văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt nam năm 2012. 52 3.2 Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ. 54 3.2.1. Thay đổi nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của văn thư - lưu trữ. 54 3.2.2. Đổi mới phương thức điều hành và tổ chức các công việc theo hướng khoa học, quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng. 54 3.2.3. Từng bước hiện đại hóa trang thiết bị, phương tiện và đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên văn phòng công ty. 55 3.2.4. Chú trọng đào tạo nhân viên. 56 3.3 Một số đề xuất về công tác văn thư tại Công ty TNHH EROSS Việt Nam. 56 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61
MỤC LỤC Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền, dấu đóng phải ngắn, màu mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Đối với dấu mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn văn thực theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ ban hành (Có hiệu lực từ ngày 05/3/2011 thay cho phần thể thức văn hành quy định Thơng tư liên tịch 55/2005) Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP KÝ HIỆU VIẾT TẮT TNHH: Trách nhiệm hữu hạn QPPL: Quy phạm pháp luật VPCP: Văn phịng phủ BNV: Bộ nội vụ QT-TTTV: Quản trị - Thông tin thư viện LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày việc đổi nâng cao chất lượng quản lý quan, tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị kinh doanh, loại hình Doanh nghiệp vấn đề quan trọng Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần quan trọng phụ thuộc vào cơng tác văn phịng có cơng tác văn thư Bởi công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Nắm tầm quan trọng công tác văn thư Công ty TNHH EROSS Việt Nam, khơng ngừng hồn thiện nâng cao chất lượng công tác hoạt động quản lý điều hành Văn phòng Nhằm thực tốt chức tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý toàn đơn vị cách chặt chẽ, cụ thể sát Sau thời gian đào tạo trường Đại Học Thành Đơ với chun nghành Quản Trị Văn Phịng, em bắt đầu thực tập Văn phòng Công ty TNHH EROSS Việt Nam, số 30/281 Tam Trinh – Hoàng Văn Thụ – Hoàng Mai – Hà Nội Trong thời gian thực tập, tiếp xúc thực tế, em cảm thấy tầm quan trọng cơng tác văn phịng quan tổ chức nói chung doanh nghiệp nói riêng Đồng thời qua thời gian thực tập bước đầu em áp dụng kiến thức học tập trường vào thực tế Việc khảo sát thực tế giúp em rèn tác phong cơng việc từ tạo cho tính tự chủ tự lập cơng việc Mặc dù thời gian thực tập không nhiều giúp em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế, hỗ trợ nhiều cho công việc em sau Trong thời gian thực tập em nhận giúp đỡ nhiệt tình CN Đinh Trà My Anh (Chị) Văn Phịng Cơng ty TNHH EROSS Việt Nam Em xin chân thành cám ơn giúp đỡ Qua thời gian thực tập Công ty em tiếp thu kinh nghiệm quý báu em lựa chọn đề tài: ‘‘Công tác văn thư Văn phịng Cơng ty TNHH EROSS Việt Nam” Mục tiêu tổng qt: Khảo sát tình hình thực tế cơng tác văn thư văn phịng Cơng ty TNHH EROSS Việt Nam Mục tiêu cụ thể là: Làm rõ yêu cầu Công tác Văn thư hoạt động văn phịng Cơng ty Từ tình hình thực tế đưa nhận xét, đánh giá ưu nhược điểm công tác văn thư Công ty Đưa đề xuất, kiến nghị số giải pháp công tác văn thư Văn phịng Cơng ty để đạt hiệu cao Đối tượng nghiên cứu là: Công tác văn thư Văn phịng Cơng ty TNHH EROSS Việt Nam Phạm vị nghiên cứu: Tại Văn phịng Cơng ty TNHH EROSS Việt Nam Địa chỉ: số 30/281 Tam Trinh – Hoàng Văn Thụ – Hoàng Mai – Hà Nội Để làm tốt cơng tác Văn thư địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ: - Phương pháp khảo sát thực tế - Phương pháp phân tích, tổng hợp - Phương pháp so sánh - Phương pháp thống kê Nội dung báo cáo phần mở đầu, kết luận gồm chương chính: Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM Chương 3: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái quát chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư khái niệm dung để toàn công việc xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý dấu, lập hồ sơ nhằm đảm bảo thong tin phục vụ cho hoạt động tổ chức Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa yêu cầu cơng tác văn thư 1.1.2.1 Vị trí công tác văn thư - Công tác văn thư xác định phận máy quản lý nói chung hoạt động quan nói riêng - Trong Văn phịng cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phịng Như cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý đơn vị văn phịng Cơng ty khơng thể thiếu 1.1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết - Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách chế độ, giữ gìn bí mật Đảng - Cơng tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan - Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 1.1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư Công tác văn thư muốn tổ chức tốt cần phải đặt yêu cầu phải thực yêu cầu đó, yêu cầu cụ thể sau: * Đảm bảo nhanh chóng kịp thời Đây yêu cầu quan trọng cơng tác văn thư, cơng tác văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp thời tất công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ phải giải nhanh chóng Nếu giải chậm xẽ gây ách tắc công việc, làm giảm ý nghĩa việc nêu văn bản, chí gây hậu nghiêm trọng * Đảm bảo xác Đảm bảo xác yêu cầu thiếu công tác văn thư, văn phương tiện thơng tin xác Thực yêu cầu cần phải thể xác nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác, số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng xác thể thức tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, khâu kỹ thuật nghiệp vụ trình bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn thực chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư * Đảm bảo giữ gìn bí mật Văn tài liệu hình thành quan, đơn vị, tổ chức chứa đựng thông tin bí mật Tuy có nhiều mức độ khác có loại thuộc bí mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật ngành, địa phương, có loại thuộc bí mật quan Do đó, cần phải giữ gìn bí mật Tất người liên quan đến văn giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật phải thực quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia Hội đồng Nhà nước * Hiện đại hóa cơng tác văn thư Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phịng đại Vì vậy, u cầu đại hóa cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao u cầu đại hóa cơng tác văn thư gắn liền với đổi nó, địi hỏi áp dụng tiên tiến khoa học để ứng dụng vào cơng tác văn thư Điều giúp cho cơng tác văn thư hồn thiện nâng cao tính chuyên nghiệp 1.2 Nội dung công tác văn thư 1.2.1 Soạn thảo ban hành văn - Thảo văn - Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt - Đánh máy văn - Trình ký văn 1.2.2 Tổ chức giải quản lý văn bản, tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan tổ chức 1.2.2.1 Tổ chức quản lý giải văn Văn tất văn quan, tổ chức gửi Là tất loại văn bao gồm văn Quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên nghành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn Sau thực xong công việc soạn thảo văn bản, tiến hành quy trình nghiệp vụ quản lý văn đi, gồm bước sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày ghi số ngày tháng văn Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trước ghi số ngày tháng văn bản, văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn xem có với tiêu chuẩn Nhà nước ban hành không? Nếu phát sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày tháng văn bản: Ghi số ngày tháng yêu cầu bắt buộc tất văn Ghi số văn bản, tập trung văn thư quan lấy số chung quan Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức tên viết tắt đơn vị soạn thảo cơng văn Văn mật đánh số đăng ký riêng Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản: ngày tháng năm ban hành văn ghi sau địa danh, Quốc hiệu, ngày tháng năm ban hành viết đầy đủ, chữ số dùng số Ả - Rập, số nhỏ 10, phải thêm số phía trước, tháng 1, phải thêm số phía trước Bước 2: Đóng dấu văn Dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền, dấu đóng phải ngắn, màu mực, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Đối với dấu mức độ hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn văn thực theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ ban hành (Có hiệu lực từ ngày 05/3/2011 thay cho phần thể thức văn hành quy định Thơng tư liên tịch 55/2005) Việc đóng dấu văn thực theo quy định Khoản Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bước 3: Đăng ký văn Là công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan Việc đăng ký thực theo hai cách: sổ truyền thống máy vi tính * Đăng ký văn sổ Tất văn phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn cách rõ ràng, đầy đủ cột mục theo quy định Khi đăng ký khơng dùng bút trì, khơng dập xóa viết tắt từ thơng dụng, dễ gây nhầm lẫn, khó khăn tra cứu Đối với văn mật, tối mật, tuyệt mật cần phải đăng ký bảo quản riêng theo quy định chế độ bảo mật Nhà nước ban hành Bước 4: Chuyển giao văn đi: Tất văn quan làm gửi tới đối tượng có liên quan phải thực nguyên tắc chung là: Chính xác, đối tượng kịp thời Văn thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Để thực việc chuyển giao văn bản, cần thực bước sau: 10 theo quy định Nhà nước Khắc phục tình trạng số văn sai thể thức quy định trước Việc quản lý chuyển giao văn Công ty TNHH Eross Việt Nam thực cách có trình tự đầy đủ từ khâu soạn thảo văn đến chuyển giao văn Đã đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ cần thiết việc đăng ký văn Bộ phận văn thư ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn đến văn Nhìn chung cơng tác quản lý sổ văn – đến phận văn thư Văn phịng Cơng ty TNHH Eross Việt Nam ứng dụng công nghệ thông tin nên chất lượng hiệu công việc nâng lên nhiều, đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin cần thiết Công tác lập hồ sơ tài liệu thực đầy đủ xác Từ việc xếp phân loại, ghi tiêu đề thời hạn bảo quản hồ sơ đến biên mục bên bên đề đáp ứng đủ yêu cầu cơng tác 2.4.2 Những khó khăn cơng tác văn thư Văn phịng Cơng ty Cơng tác văn thư bên cạnh mặt đạt cịn hạn chế sau: Là Cơng ty tư nhân, số lượng văn chưa nhiều, công tác văn thư nhiều bị bỏ rơi, không ý đứng mực Việc đạo công tác văn thư chưa rõ ràng cụ thể Công văn chuyển đến nhiều không đăng ký vào sổ, nên nhiều cịn bỏ sót văn khơng đăng ký, văn nhiều lúc lại chưa vào sổ ngày mà để dồn lại Việc ứng dụng công nghệ thông tin giải văn hay mắc lỗi đường truyền gây ức chế làm việc văn thư Chất lượng thiết bị văn phòng vấn đề cần quan tâm Máy photo thiết bị nâng cấp chất lượng giấy không 48 đảm bảo nên hay bị tắc giấy trình photo, in ấn, lưu ban hành văn bản… Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Đặc biệt trình lập hồ sơ lưu trữ bảo quản văn chưa thực theo ngun tắc Tóm lại, cơng tác văn thư Văn phịng Cơng ty TNHH Eross Việt Nam thực tốt nhiệm vụ chức Góp phần quan trọng vào q trình hoạt động Cơng ty Cịn số mặt hạn chế, lãnh đạo Tổng cục, nhân viên văn thư cần sửa chữa kịp thời, nhanh chóng để phát huy hết tác dụng công tác văn thư, chứng minh công tác văn thư phận quan trọng, phận gắn kết hoạt động phòng ban, hỗ trợ đắc lực thiếu Công ty 49 Chương 3: MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM 3.1 Phương hướng cơng tác văn thư văn phịng Công ty TNHH EROSS Việt nam năm 2012 Xuất phát từ thực trạng cơng tác Văn thư văn phịng Công ty TNHH EROSS Việt nam nay, Em xin kiến nghị số phương hướng nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư thời gian tới Nâng cao nhận thức nhân viên văn thư công tác Soạn thảo Văn ý thức trách nhiệm công tác Nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư công tác Soạn thảo văn thời gian gần có chuyển biến tích cực số nhỏ nhân viên chưa nhận thức đầy đủ công tác này, coi văn soạn thảo không quan trọng thể thức, mà nội dung văn quan trọng, nên không cần phải học Để nhân viên Công ty nhận thức đắn đầy đủ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác Văn thư công tác Soạn thảo văn bản, ta cần phải thơng tin, tun truyền cơng tác Hình thức thơng tin, tun truyền tổ chức Hội nghị, hội thảo, tạo đàm mở lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư công tác Soạn thảo văn bản.Trước mắt, cần phổ biến rộng rãi số văn Nhà nước quan có thẩm quyền ban hành công tác văn thư như: Nghị định số 110/2004/NĐ –CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư; Thông tư số 21/2005/TT- BNV ngày 01/2/2005 Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân tỉnh; Thơng tư số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; cơng văn số 425/VTLTNN – NVTƯ ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn 50 đi, đến văn hướng dẫn lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Mở rộng đối tượng để thông tin, tun truyền cơng tác văn thư, khơng nên bó hẹp số nhân viên văn thư chuyên trách, kiêm nhiệm hay Chánh, Phó Văn phịng phụ trách cơng tác văn thư mà phổ biến đến toàn thể nhân viên văn phịng Cơng ty Nhiệm vụ cơng tác văn thư văn phịng Cơng ty TNHH EROSS Việt nam năm 2012 Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho lãnh đạo văn phịng Cơng ty Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp Giúp cholãnh đạo công ty nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua lãnh đạo cơng ty kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến Cơng ty, doanh nghiệp Trong q trình xử lý cơng văn đến phải thực theo quy trình: bóc phong bì, phân loại, đóng dấu đến theo ngày tháng, kẹp phiếu trình cơng văn, chuyển lãnh đạo phịng xử lý Khi tiếp nhận công văn xử lý lãnh đạo, chỉnh sửa, nhập vào máy ghi sổ theo ý kiến xử lý lãnh đạo chuyển cho phận thực phải ký nhận Việc quản lý công văn phải tuân thủ thể thức văn theo quy định Thông tư 55/BNV-VPCP ngày 7/4/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ Lưu ý thể thức văn phải theo nội dung, biểu mẫu hướng 51 dẫn Nhà nước Phải mở sổ sách theo dõi số lượng công văn gửi bên ngồi, cơng văn chuyển nội phải có ký xác nhận rõ ràng Việc văn phải đảm bảo số lượng quy định công ty Khi xử lý công văn phải sử dụng dấu quy định, tuyệt đối không đóng dấu vào văn ký người khơng có thẩm quyền ký photo dấu đen (trừ lục, y chính) lấy chữ ký lãnh đạo đóng dấu đỏ cơng ty 3.2 Giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ 3.2.1 Thay đổi nhận thức nhân viên tầm quan trọng văn thư lưu trữ Nâng cao nhận thức nhân viên văn thư vị trí, vai trị tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ hoạt động Công ty tạo điều kiện để nhân viên văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ Cần phải thường xuyên cử nhân viên văn thư văn phòng đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức cơng tác học hỏi mơ hình, kinh nghiệm từ bên ngồi áp dụng cho Cơng ty thấy phù hợp Việc cử nhân viên tập huấn vừa nâng cao trình độ cho thân, vừa mang kiến thức giúp đỡ nhân viên khác Công ty Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo lại mang hiệu cao 3.2.2 Đổi phương thức điều hành tổ chức công việc theo hướng khoa học, quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng Hướng dẫn lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ hành; Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo ban hành văn bản; quy trình quản lý văn đi, văn đến; quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Tổng Cục Phối hợp với Trung tâm Tin học hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư; áp dụng phần 52 mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc; Quy trình giải công tác theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 cơng tác văn thư Lãnh đạo văn phịng Cơng ty cần quan tâm đến đời sống nhân viên văn thư, cơng việc cần đạo nhiệt tình với tình thần cầu tiến chính, cần động viên tạo khơng khí thoải mái để nhân viên có nghị lực phấn đấu Thiết chặt thời gian làm việc Cơng ty tránh tình trạng muộn sớm với nhiều lý khác Làm công tác tư tưởng từ xuống dưới, làm việc khơng mạng tính cá nhân mà phải lợi ích chung Cơng ty 3.2.3 Từng bước đại hóa trang thiết bị, phương tiện đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên văn phịng cơng ty Để đáp ứng nhu cầu phát triển đại hóa cơng tác văn thư văn phịng cần đầu tư,tăng cường để nâng cấp sở vật chất cho công tác văn thư, cụ thể : Đối với nơi làm việc Phịng làm việc phải bổ trí nơi thuận lợi cho giao tiếp trang bị đầy đủ bàn ghế, giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn để bảo quản tài liệu, máy tính, máy Fax, máy photo danh sách quan thường xuyên liên hệ, văn phòng phẩm, giấy, mực chất lượng cao để in văn quan trọng Có vậy, tài liệu lựa chọn giữ lại bảo quản không bị rách, hỏng theo thời gian Trong phòng làm việc, trang thiết bị, văn phịng phẩm bố trí hợp lý để dễ sử dụng, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy cần Cần có phần mềm đại để phù hợp với khối lượng cơng việc tương đối lớn tính xác xác cao, tránh tình trạng phần mềm thường xuyên có vấn đề (về đường truyền, tốc độ xử lý ) 53 Phòng văn thư-lưu trữ cần đầu tư trang thiết bị như: Điện thoại, máy vi tính, máy in, máy Fax, máy photo Phòng văn thư kho lưu trữ cần bố trí khoa học, phù hợp Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian hội cho nhân viên, ngồi cơng việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu nghiệp vụ Nghiên cứu đề xuất chế độ đài ngộ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng sức khỏe, bảo hộ lao động cho người làm công tác văn thư, Lưu trữ 3.2.4 Chú trọng đào tạo nhân viên Tạo điều kiện nhiều cho nhân viên tự tay làm sản phẩm thân: Ví dụ cán văn phịng đưa công việc soạn thảo Báo cáo công tác tuần, tháng để nhân viên hiểu hết cơng việc cần làm 3.3 Một số đề xuất công tác văn thư Công ty TNHH EROSS Việt Nam Trong thời gian thực tập công ty em thấy làm việc cơng ty nói chung cán phòng thực nghiêm túc triệt để, thời gian làm việc buổi sáng từ 8h đến 11h30, buổi chiều từ 13h30 đến 17h Đội ngũ nhân viên công ty ln có ý thức chấp hành quy định nhà nước công tác công văn giấy tờ Nhân viên văn thư công ty ban giám đốc tạo điều kiện lên kế hoạch cho học đại học chức sau đại học để nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn nghiệp vụ 54 Về sở vật chất trang thiết bị văn phòng: Do yêu cầu đặt trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản, lập hồ sơ lưu trữ đòi hỏi sở vật chất trang thiết bị đầy đủ Chính mà phịng hành phận văn thư đầu tư trang thiết bị như: Điện thoại, máy vi tính, máy in, máy Fax, máy photo Nhìn chung trang thiết bị tương đối đầy đủ đại đảm bảo thực tốt cơng việc giao Phịng văn thư kho lưu trữ bố trí khoa học Bên cạnh mặt tích cực mà văn phịng Cơng ty đạt cịn số mặt tiêu cực: Công tác lập hồ sơ hành chưa tiến hành, có khơng thực cách bản, đầy đủ theo yêu cầu việc lập hồ sơ Ngày công nghệ thông tin ngày phát triển, công tác Văn thư cơng nghệ thơng tin có vai trò đặc biệt quan trọng, phần mềm quản lý văn đến giúp ích cho văn thư quan việc đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản, theo dõi tiến độ giải quyết, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Tuy nhiên công ty TNHH EROSS Việt nam chưa đưa phần mền vào sử dụng đầu tư trang thiết bị máy tính sử dụng phần mềm soạn thảo văn Nguyên nhân chủ yếu nhân viên văn thư chưa có khả tiếp nhận cơng việc quản lý văn phương tiện máy tính Trang thiết bị Văn phòng ngày cải tiến nhiên phận Văn thư nơi quản lý sử dụng dấu chưa lãnh đạo quan tâm đầu tư cho 01 két sắt để cất giữ loại dấu *Đào tạo cán bộ: Cử cán tham gia đào tạo tập huấn lớp ngắn ngày để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ 55 Đào tạo hai hình thức: Đào tạo cơng việc đào tạo ngồi cơng việc, với cá nhân có lực nên áp dụng hình thức đào tạo ngồi cơng việc - cử họ học lớp đào tạo cao hưn để họ có tầm nhìn về cơng việc phương hướng phát triển tổ chức Xây dựng bước quy trình đào tạo cách hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí phù hợp với khả lĩnh hội người đào tạo, sau khoá đào tạo cần có đánh giá xác thực kết đạt khó khăn tồn *Giáo dục ý thức nghề nghiệp: Giao công việc chuyên môn cho cán văn phòng cán văn thư Tổ chức buổi giao lưu, thi cho nhân viên ngành đơn vị khác để họ có hội học hỏi kinh nghiệm chun ngành cơng việc Giao cơng việc chun mơn cho cán văn phịng cán văn thư, đồng thời san cơng việc tránh tình trạng người q nhiều cơng việc, người khơng có việc nhằm tạo tinh thần trách nhiệm cá nhân *Tổ chức văn phòng: Phát huy hiệu trang thiết bị văn phòng, máy tính - khơng phương tiện soạn thảo văn mà cịn có nhiều tác dụng khác.Hiện tin học ứng dụng vào công tác văn thư như: Soạn thảo in ấn văn bản, chuyển giao văn tra tìm phục vụ sử dụng Vì việc khai thác ứng dụng hệ thống vào công tác thông tin, phục vụ tốt cho việc tra cứu tiết kiệm thời gian 56 KẾT LUẬN Sự nghiệp đổi cơng nghiệp hóa- đại hóa đất nước Đảng cộng sản Việt nam lãnh đạo 15 năm qua đạt thành tựu quan trọng nhiều mặt Khi bước kỷ 21, trước yêu cầu to lớn đất nước đòi hỏi, xu hướng phát triển tất yếu thời đại tồn cầu hóa, phát triển mạng thơng tin tồn cầu, phát triển thành mũi nhọn điện tử, tin học, tiến tới hình thành lần kinh tế trí thức… ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội đổi đại hóa Như biết đơn vị hành nghiệp hay tổ chức kinh doanh vậy, hiệu hoạt động công tác văn phòng yêu cầu tất yếu Nâng cao hiệu công tác văn thư yếu tố quan trọng cơng tác quản trị văn phịng.Nó giúp cho hoạt động văn phịng có hiệu cao tạo mơi trường làm việc nhanh chóng chất lượng thời kỳ cơng nghiệp hóa đại hóa Cuộc sống người địi hỏi phải khơng ngừng học hỏi, tìm tịi khám phá Để góp phần cơng sức vào cơng xây dựng đất nước tương lai, sinh viên chúng em học tập trau dồi cho nhiều kiến thức bổ ích Trong thời gian thực tập Văn phịng Công ty EROSS Việt nam giúp em nhận thức cần thiết ,vị trí, vai trị quan trọng thiếu công tác văn thư trình hoạt động quan, tổ chức, đơn vị nói chung doanh nghiệp nói riêng Qua việc nghiên cứu tìm hiểu chuyên đề thực tập Cơng ty EROSS Việt nam giúp em tìm hiểu sâu công tác văn thư vận dụng lý thuyết vào thực tế, nâng cao kiến thức chun mơn nghiệp vụ Mặc dù có cố gắng cịn nhiều thiếu sót em mong có đóng góp Thầy Cơ bạn để thực tập hoàn thiện 57 Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quan tâm Thầy cô, bảo tận tâm Cô giáo hướng dẫn CN Đinh Trà My tồn thể Anh (chị) văn phịng Cơng ty ty EROSS Việt nam giúp em hoàn thiện đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng 04 năm 2012 Sinh viên Hồ Thị Thanh Nhàn 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc phủ UBND tỉnh Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nguyễn Ngọc Đồng: Nghiên cứu, áp dụng tin học hoá cơng tác lưu trữ văn phịng Giáo trình Hành văn phịng quan Nhà nước – Học viện hành Quốc gia Giáo trình kỹ thuật soạn thảo ban hành văn - NXB Thống Kê Sử dụng mạng internet,báo chí… Giáo trình quản trị văn phịng 10.Giáo trình quản lý hành Nhà Nước - Học Viện Hành Chính Quốc Gia 59 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 60 ... QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái quát chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư. .. HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH EROSS VIỆT NAM 3.1 Phương hướng công tác văn thư văn phịng Cơng ty TNHH EROSS Việt nam năm 2012 Xuất phát từ thực trạng công tác Văn thư văn phịng... Văn phịng Cơng ty TNHH EROSS Việt Nam 2.3.1 Cở sở vật chất phục vụ công tác Công ty TNHH EROSS Việt Nam Công ty TNHH tư nhân; trang thiết bị Công ty tương đối tốt Công ty đảm nhận cung cấp mặt