Đang tải... (xem toàn văn)
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị.Góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng giấy tờ của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.Để đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác văn thư. Trong thời gian thực tập tại văn phòng UBND xã Na Sang được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện tận tình của tất cả các cán bộ trong cơ quan em có thêm kinh nghiệm thực tế công việc và củng cố thêm phần kiến thức đã học để nâng cao trình độ.Đó là cơ sở giúp em tự tin thực hiện tốt hơn công việc hiện tại mà mình đang đảm nhiệm, nghiệp vụ văn thư gồm các nghiệp vụ sau: Xây dựng và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản đi đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan trong đó việc giải quyết văn bản đến có vai trò rất quan trọng.Tuy nhiên trên thực tế công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Na Sang còn nhiều hạn chế.Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động quản lý văn bản đến và thực tế công tác giải quyết văn bản đến của cấp xã hạn chế như: chưa dùng đúng thông tư 01 của Nhà nước, cơ sở vật chất còn thiếu, đặc biệt cán bộ văn thư chưa nắm vững thủ tục xử lý văn bản đến,... vì vậy nên em lựa chọn chuyên đề Hoạt động tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND xã Na Sang để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Qua đó đề xuất biện pháp để thực hiện tốt hơn nữa công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Na Sang.
Phần MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Công tác văn thư hoạt động thiếu hoạt động quan nhà nước nói chung UBND xã Na Sang nói riêng Cơng tác văn thư có vai trị, vị trí quan trọng nghiệp vụ văn phòng hoạt động quan, đơn vị đặc biệt nghiệp đổi đất nước thực tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động tổ chức, quản lý giải văn công tác quản lý tai UBND xã Na Sang Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị Góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng giấy tờ Nhà nước để làm việc trái pháp luật Để đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác văn thư Trong thời gian thực tập văn phòng UBND xã Na Sang quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện tận tình tất cán quan em có thêm kinh nghiệm thực tế cơng việc củng cố thêm phần kiến thức học để nâng cao trình độ Đó sở giúp em tự tin thực tốt công việc mà đảm nhiệm, nghiệp vụ văn thư gồm nghiệp vụ sau: Xây dựng ban hành văn bản, quản lý giải văn - đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan việc giải văn đến có vai trị quan trọng Tuy nhiên thực tế công tác quản lý văn đến UBND xã Na Sang nhiều hạn chế Xuất phát từ tầm quan trọng hoạt động quản lý văn đến thực tế công tác giải văn đến cấp xã hạn chế như: chưa dùng thông tư 01 Nhà nước, sở vật chất thiếu, đặc biệt cán văn thư chưa nắm vững thủ tục xử lý văn đến, nên em lựa chọn chuyên đề "Hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến UBND xã Na Sang" để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Qua đề xuất biện pháp để thực tốt công tác quản lý văn đến UBND xã Na Sang 1.2 Mục tiêu đề tài Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý hệ thống văn đến UBND xã Na Sang từ đưa giải pháp cụ thể góp phần làm nâng cao hiệu quản lý văn đến UBND xã Đồng thời dịp để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học tập Trường Cao đảng Kinh tế - Kỹ thuật Điên Biên Có thể nói đợt thực tập trng bị cho em học thực tiễn cộng vói kiến thức học nhằm nâng cao kinh nghiệm tránh bị động tiếp xúc với công việc sau 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu - Tập trung nghiên cứu công tác quản lý, tổ chức giải văn đến văn phòng UBND xã Na Sang phương diện lý luận thực tiễn - Các đối tượng tiễn hành thực tập văn quy phạm pháp luật, văn hành văn diễn quan, đặc biệt cơng tác Hành - Văn phịng quản lý giải văn đến UBND xã Na Sang - Tập trung nghiên cứu văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm điều chỉnh vấn đề hoạt động công tác quản lý giải văn đến UBND xã Na Sang - Hoạt động tổ chức quản lý văn đến UBND xã Na Sang - Sổ lưu hoạt động tổ chức quản lý UBND xã Na Sang năm 2015 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu - Giới hạn thời gian: Nghiên cứu từ ngày 01 tháng 01 năm 2015 đến ngày 31 tháng 12 năm 2015 - Giới hạn không gian: Tại UBND xã Na Sang - Đối tượng áp dụng: Văn 1.4 Phương pháp nghiên cứu - Báo cáo chuyên đề công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa tài liệu thu thập - Phương pháp nghiên cứu lý luận: (phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp) + Mục đích: Hình thành sở lý luận sở thực tiễn việc xây dựng thực đề tài, nhằm đáp ứng tiêu chuẩn hoạt động tổ chức quản lý văn đến theo quy định Nhà nước + Nội dung: nghiên cứu tài liệu liên quan đến ngành như: Các văn kiện Đảng, Nghị Quốc hội, Nghị định, Nghị định Chính phủ, Bộ Nội vụ hoạt động tổ chức quản lý văn đến - Phương pháp điều tra khảo sát + Mục đích: Tìm hiểu đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức quản lý văn đến UBND xã Na Sang + Nội dung: Điều tra, khảo sát thực tế hoạt động tổ chức quản lý văn đến UBND xã Na Sang - Phương pháp quan sát + Mục đích: Tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức quản lý văn đến UBND xã Na Sang + Nội dung: Quan sát thực tế hoạt động tổ chức quản lý văn đến UBND xã Na Sang - Phương pháp thu thập Phần CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIẾN CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾTVĂN BẢN ĐẾN 2.1 Cơ sở lý luận Cơng tác văn thư có vai trị vị trí vơ quan trọng, bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị Công tác địi hỏi phải ó đầy đủ cần thiết Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thơng tin văn Về mặt nội dung cơng việc, xếp cơng tác văn thư vào hoạt động thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị ngũ trang nhân dân (gọi chung quan) Công tác văn thư gắn liền với hoạt động tất quan xem phận hoạt động quản lý Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thoonng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt vô dụng lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động csc nhân Nếu trình hoạt động cảu quan văn giữ lại đầy đủ, nội dunng văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động cảu quan cách chân thực Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác văn thư lưu trữ Tất văn từ quan gửi đến đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị đường bưu điện gọi văn đến Văn đến phương tiện, công cụ thiếu hoạt động quản lý, điều hành quan Do nhận văn đến đối tượng gửi đến phải xem phân loại, đăng ký giải kịp thời, xác thống theo quy định hành Đảng Nhà nước Văn đến quan có nội dung thể loại đa dạng phức tạp Mỗi quan hay tổ chức trị xã hội hoạt động ngày tiếp nhận văn đến từ cấp mang nội dung đạo văn đến từ quan đơn vị cấp gửi đến cán văn thư phải giải kịp thời Về nguyên tác văn đến phải đăng ký vào sổ văn đến "trừ thư riêng " Văn xử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác thống Những cơng văn có đóng dấu "Thượng khẩn", "Hỏa tốc", "Khẩn"phải gửi giải lúc nhận Việc gửi, nhận phân phối công văn "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" phải giữ gìn bí mật Nhà nước Trách nhiệm tổ chức quản lý giải văn đến thuộc chánh văn phịng, phó chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính, phó trưởng phịng hành quan Bộ phận văn thư quan trực tiếp thực số công việc cụ thể sau: + Nhận kiểm tra loại văn đến + Phân loại văn đến + Bóc bì đựng văn đến + Đóng dấu đến đăng ký vào sổ + Trình văn đến phó chánh văn phịng trưởng phó phịng hành + Chuyển giao tất văn đến cho đối tượng có liên quan theo dõi trình giải van Văn đến quan có nội dung, thể loại đa dạng phức tạp Mỗi quan hay tổ chức Chính trị - Xã hội nằm hệ thống theo thứ bậc ổn định hoạt động ngày tiếp nhận văn đến từ cấp mang nội dung đạo, kiểm tra phương hướng đôn đốc đồng thời nhận văn đến từ quan đơn vị cấp cấp gửi đến Trên sở lý luận cụ thể hóa cơng tác quản lý giải văn đến có tính pháp quy Nhà nước cơng tác Hành - Văn phịng * Quy trình tổ chức quản lý văn đến Bước 1: Tiếp nhận văn đến Về nguyên tắc tất văn đến phải tập trung vào phận văn thư thuộc văn phòng xã Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn gửi đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu "Hỏa tốc" hẹn giờ), văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cho người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết phải lập biên với người chuyển văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn phát có sai sót, phải kip thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Tất văn cần kiểm tra xem xét thận trọng Kiểm tra văn nơi khác gửi đến phát văn gửi đến quan sai đối tượng bì đựng tài liệu bị rách cos dấu hiệu bị lộ thông tin tài liệu báo cho nhân viên bưu điện người chuyển giao văn đồng thời phải báo cáo cho lãnh đạo văn phịng để có biện phát giải kịp thời Phân loại văn đến thành loại sau: + Văn + Thư riêng, sách báo, tư liệu - Bóc bì văn đến có nội dung sau: + Nếu văn thư quan tổ chức theo nguyên tắc tập trung theo phân cơng lãnh đạo văn phịng văn thư quan bóc bì văn đến sau vào sổ đăng ký, vào sổ cơng văn đến photo chuyển đến đối tượng có liên quan + Nếu văn thư quan tổ chức kết hợp phân tán văn đến cho đơn vị cần vào sổ phần ghi ngồi bì đơn vị nhận bóc bì vào sổ riêng + Bóc bì văn khơng làm rách làm trữ tài liệu, địa nơi gửi, dấu bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra cần thiết Những bì văn có đóng dấu "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hỏa tốc" phải bóc bì trình cho lãnh đạo quan giải kịp thời nhanh gọn Trường hợp văn gửi đến có kèm theo phiếu gửi sau nhận phải ký xác nhận đóng dấu đến vào phiếu chuyển trả lại cho quan gửi để theo dõi xử lý kịp thời cố đường vận chuyển xảy Đóng dấu đến vào văn mà quan nhận Sổ đến ngày đến văn phải ghi khớp với số ngày ghi sổ đăng ký văn đến, sổ ghi đến ghi liên tục từ số 01, ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Những văn thức văn đơn thư tố nạt danh nên đánh số đến riêng để tiện tra tìm cần thiết Dấu đến phải đóng rõ ràng mực dấu đỏ phần giấy trắng số ký hiệu trích yếu nội dung văn Dấu đến thơng thường có kích thước 30mm - 50mm ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NA SANG Số: ĐẾN Ngày: Chuyển: Lưu hồ sơ: Số: Bước 3: Đảng ký văn đến - Mục đích đăng ký văn đến nhằm quản lý số lượng, yêu cầu văn đăng ký vào sổ, tất văn đến để quản lý sử dụng cách có hiệu thiết thực Văn đến dạng nao phải xử lý theo nguyên tắc kịp thời kịp thời, xác thống Hiện đăng ký tất văn đến áp dụng dạng hai phương pháp sau: + Đăng ký truyền thống + Đăng ký máy vi tính - Dù dạng hình thức phải theo nguyên tắc chung: Mọi văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn đến, quan lớn số lượng văn đến nhiều đăng ký văn đến vào sổ khác - Căn vào số lượng văn đến quan, đơn vị để thiết lập sổ đăng ký văn đến theo mẫu: Mẫu bìa: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm 2015 ĐƠN VỊ:……………………………………… Quyển số: Từ số: Đến số Từ ngày Đến ngày Mẫu số 1: 10 đồng thời phải báo cáo cho lãnh đạo văn phịng để có biện phát giải kịp thời Phân loại văn đến thành loại sau: + Văn + Thư riêng, sách báo, tư liệu - Bóc bì văn đến có nội dung sau: + Nếu văn thư quan tổ chức theo nguyên tắc tập trung theo phân cơng lãnh đạo văn phịng văn thư quan bóc bì văn đến sau vào sổ đăng ký, vào sổ công văn đến photo chuyển đến đối tượng có liên quan + Nếu văn thư quan tổ chức kết hợp phân tán văn đến cho đơn vị cần vào sổ phần ghi ngồi bì đơn vị nhận bóc bì vào sổ riêng + Bóc bì văn khơng làm rách làm trữ tài liệu, địa nơi gửi, dấu bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra cần thiết Những bì văn có đóng dấu "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hỏa tốc" phải bóc bì trình cho lãnh đạo quan giải kịp thời nhanh gọn Trường hợp văn gửi đến có kèm theo phiếu gửi sau nhận phải ký xác nhận đóng dấu đến vào phiếu chuyển trả lại cho quan gửi để theo dõi xử lý kịp thời cố đường vận chuyển xảy Đóng dấu đến vào văn mà quan nhận Sổ đến ngày đến văn phải ghi khớp với số ngày ghi sổ đăng ký văn đến, sổ ghi đến ghi liên tục từ số 01, ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Những văn thức văn đơn thư tố nạt danh nên đánh số đến riêng để tiện tra tìm cần thiết 42 Dấu đến phải đóng rõ ràng mực dấu đỏ phần giấy trắng số ký hiệu trích yếu nội dung văn Dấu đến thơng thường có kích thước 30mm - 50mm ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NA SANG Số: ĐẾN Ngày: Chuyển: Lưu hồ sơ: Số: Bước 3: Đăng ký văn đến Đăng ký văn đến nhằm quản lý số lượng yêu cầu văn đăng ký vào sổ công văn đến để quản lý xử dụng cách có hiệu Văn đến phải xử dụng theo nguyên tác kịp thời, xác thống Hiện UBND xã đăng ký văn đến áp dụng dạng hai phương pháp: 43 + Đăng ký truyền thống + Đăng ký máy vi tính - Dù dạng hình thức theo nguyên tác chung: Mọi văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký công văn đến để dễ quản lý - Căn vào số lượng văn đến củ quan Đơn vị để thiết lập sổ đăng ký văn đến theo mẫu: Mẫu số 1: Ngày Số đến đến văn Nơi gửi Số, ký Ngày tên loại Nơi trích nhận ký Ghi nhận hiệu tháng văn văn yếu bản dung người văn nhận nội 26/11/ 650 UBND 202/QĐ 10/11/ Rà soát hộ Vàng A Pó 2015 huyện -UBND 2015 Mường nghèo Pó năm 2014 Chà Trong đó: Cột 1: Ghi ngày tháng văn đến Cột 2: Ghi số thứ tự văn đến Cột 3: Ghi tên quan nơi gửi văn Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày tháng văn đến 44 Côt 6: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cơt 7: Ghi tên đơn vị người nhận văn Cột 8: Người nhận văn ký tên Cột 9: Ghi văn cần thiết như: Số lượng văn chụp photo - Đối với tất văn đến có đóng dấu: (Mật, Tuyệt mật, Tối mật) phải đăng ký lập thành hồ sơ sổ đăng ký riêng để tiện lợi cho việc theo dõi kiểm tra - Đăng ký văn mật theo mẫu đây: Mẫu số 2: Ngày Số đến đến văn hiệu Nơi gửi Số, ký Ngày Tên loại Mức Đơn Ký tháng trích độ vị nhận văn văn yếu nội mật bản dung người văn nhận 22/12/ 780 UBND 2015 huyện 221/QĐ 05/01/ Quyết Tuyệt Vàng Pó -UBND 2016 mật A Pó định Mường thực Chà Ghi 10 cơng tác bảo vệ bí mật Nhà nước nhận văn năm 2015 Trong đó: 45 Cột 1: Ghi ngày tháng trùng với ngày ghi dấu đến Cột 2: Ghi số đến trùng với ngày ghi dấu đến Cột 3: Ghi tên quan gửi văn Cột 4: Ghi số ký hiệu văn Cột 5: Ghi ngày tháng văn đến Cột 6: Tên loại trích yếu nội dung văn Cột 7: Ghi mức độ ghi văn Cột 8: Ghi đơn vị người nhận Cột 9: Người nhận văn ký Cột 10: Ghi điều cần thiết Bước 4: Trình văn đến Những văn đến phải đăng ký vào sổ công văn đến văn phịng UBND phải có trách nhiệm trình tồn văn đến cho lãnh đạo quan để duyệt, sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến Đối với văn đến lien quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân quan phải ghi rõ đơn vị cá nhân nhận Văn phòng quan vào văn đến đối tượng có liên quan thịi gian sớm để giải nhanh chóng Bước 5: Chuyển giao văn đến - Văn đến có ý kiến xem xét, phe chuẩn lãnh đạo quan phịng hành văn thư quan phải chuyên văn đến đối tượng có liên quan, trách nhiệm phải giải xử lý, quan, đơn vị người nhận văn phải ký nhận đầy đủ vào sổ ký nhận văn bản, việc chuyển giao văn (Mật, Tuyệt mật, Tối mật) cần ghi phần ngồi bì, 46 sau chuyển phong bì tói tay người nhận ghi vào sỏ chuyển giao văn - Người nhận văn phải ký đầy đủ vào sổ nhận tài liệu Mẫu sổ chuyển giao văn đến sau: Ngày Số, ký hiệu Số lượng văn Người nhận Ký tháng văn chuyển Ghi (hoặc số đơn vị nhận bì) người nhận UBND Pó giao 01/3/2016 22/QĐ-UBND 02 Trong đó: Cột 1: Ghi ngày tháng chuyển giao văn đến Cột 2: Ghi số ký hiệu văn đên Cột 3: Ghi số lượng văn (hoặc số bì) Cột 4: Ghi người nhận đơn vị nhận văn đến Cột 5: Ghi ký nhận Cột 6: Ghi - Đối với việc chuyển giao văn "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" cần số điểm sau: 47 + Văn thư không giao phụ trách văn mật cần ghi vào sổ phần ghi phần ngồi bì sau chuyển bì đến tay người nhận ký vào sổ chuyển giao văn đến + Cán văn thư không giao phụ trách thực cơng việc việc xử lý văn thường - Văn thư quan chuyển văn có ý kiến Lãnh đạo, Văn phịng Phịng hành đến đối tượng có trách nhiệm giải Bước 6: Giải theo dõi tiến độ giải văn đến UBND xã Na Sang - Giải văn đến cần phải thực số vấn đề quan trọng sau đây: + Theo dõi giải văn đến công việc quan trọng cảu quan đơn vị, văn đến việc đăng ký, chuyển giao kịp thời, đầy đủ xác đối tượng có liên quan việc theo dõi q trình xử lý giải chặt chẽ mang lại hiệu thiết thực - Việc theo dõi trình xử lý giải văn đến để mang lại hiệu thực cần ý điểm sau: + Thường xuyên nhắc nhở đôn đốc đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ giải vấn đề liên quan đến nội dung văn đến xử lý thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo quan có biện pháp giải điều chỉnh kịp thời + Đối với văn có dấu "khẩn" phải giải thời gian ngắn - Sao văn thường có loại sau đây: + Sao nguyên văn lại nguyên văn quan làm văn thực 48 + Sao lục lại nguyên văn quan nhận văn thực Dưới số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến UBND xã Na Sang: - Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến - Đối với quan, đơn vị: Xây dựng kế hoachjtaapj huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn để đáp ứng yêu cầu hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến quan, đơn vị Cần khuyến khích hỗ trợ thỏa đáng - Đối với cán bộ, công chức làm công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến Cập nhật thông tin Thường xuyên, liên tục quan Nhà nước ấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành, khơng ngững phát huy thành tích khắc phục hạn chế yếu Vì để thực tốt giải pháp đòi hỏi cán văn thư UBND xã Na Sang không ngừng tự học hỏi nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ công tác hoạt động, tổ chức giải văn đến để đáp ững yêu cầu công đổi yêu cầu thực tiễn xã hội 3.3.2 Kết thực Qua hai tháng thực tập UBND xã Na Sang em giúp đỡ nhiệt tình quan, từ em hiểu nội quy quy chế làm việc cán văn phòng để làm quen với chức năng,nhiệm vụ cần làm UBND xã Trong thời gian thực tập UBND xã Na Sang em thực công việc sau: 49 - Từ ngày 01 tháng đến ngày 01 tháng năm 2016 em cán văn thư giao nhiệm vụ lưu giấy tờ như: Quyết định, công văn, thông báo, báo cáo, thông tư Vào sổ đăng ký văn đến Ngồi em cịn cán phịng hướng dẫn đóng dấu, photo, Trong thời gian thực tập UBND xã giúp cho em kiến thức kinh nghiệm lý thuyết thực tế Giúp cho em hiểu chức năng, nhiệm vụ mà người cán cần phải làm để thu thập thông tin cho lãnh đạo Từ kết em thu thập số liệu sổ đăng ký văn đến sau: BẢNG TỔNG HỢP VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND XÃ NA SANG NĂM 2015 STT Tên văn số lượng Quyết định 108 Thông báo 98 Chị thị 90 Kế hoạch 130 Cơng văn 120 Chương trình 100 Báo cáo 106 Tổng 752 Các văn thực theo quy định Nhà nước 50 Tuy nhiên số hạn chế cần quan tâm khắc phục như: Tổng văn lưu sổ đăng ký văn đến 752 văn Có 108 Quyết định có 90 văn giải kịp thời hạn, lại 18 văn chưa giải cán vắng có việc nên khơng giải Ngồi văn cịn lại giải theo quy định Quản lý văn đến UBND xã Na Sang thực quy định pháp luật cụ thể sau: SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND XÃ NA SANG NĂM 2015 Số Ngày đến Đơn đến văn gửi văn hiệu văn tháng 648 vị Số 28/10/2015 UBND Huyện ký Ngày văn Tên loại Đơn 15 Ghi trích yếu nội nhận văn nhận dung Về 2485/QĐ 19/10/20 Quyết định -UBND vị Ký UBND việc Chủ tịch Mường thành lập tổ Vàng Chà cơng A Pó tác thực kế hoạch lập lại trật tự hành lang 649 28/10/2015 UBND Huyện 2459/QĐ 20/10/20 Quyết -UBND 15 định UBND Chủ việc ban tịch Mường hành quy Vàng Chà định cơng A Pó tác thi đua , khen thưởng 51 địa bàn huyện Mường Chà Dưới số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến UBND xã Mường phăng: + Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm làm công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến + Đối với quan, đơn vị: Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp đáp ứng yêu cầu hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến quan, đơn vị Cần khuyến khích , có sách hỗ trợ thỏa đáng 52 Phần KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Viết chuyên đề để nhằm củng cố kiến thức học, nâng cao trình độ, nhận biết, hiểu biết, vận dụng linh hoạt, sáng kiến lý luận để đưa vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc, kỹ thuật có khoa học cho cá nhân văn thư lưu trữ UBND xã Chuyên đề có vị trí tầm quan trọng quan Nhà nước nói chung UBND xã nói riêng Mặt khác tính cấp bách chun đề, thừa kế, pháp huy kết thực tiễn học tập đồng thời sớm nhận rõ việc cịn thiếu sót cịn tồn tại, cần chấn chỉnh khắc phục bàn bạc thống thời gian tới để bước đưa công tác vào nề nếp, nâng cao chất liệu hiệu cao phục vụ nhân lực cho nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Văn quản lý Nhà nước địa phương có vai trị quan trọng Một mặt cụ thể hóa văn quản lý Nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp, mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu phương tiện để truyền đạt thơng tin quyền địa phương đối vói lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Thế việc hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến UBND xã bộc lộ số thiếu sót, hạn chế yếu định 53 Qua đánh giá công tác hoạt động, bảo quản giải văn đến, chuyên đề đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng hiệu việc hoạt đọng tổ chức, quản lý giải văn đến mà văn phòng thường xuyên ban hành Hoạt động quan Nhà nước nhằm để phục vụ cho lợi ích đáng, nhu cầu đời sống làm thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển Do cán cơng chức BND xã chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải cơng việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân Nếu đâu cán công chức lịng tâm thực cỉa cách hành hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý Nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành 4.2 kiến nghị Trong năm gần với phát triển mạnh mẽ xã hội kéo theo tỷ lệ văn quản lý nhà nước tăng theo phải: - Các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho trình hoạt động tổ chức, quản lý văn đến Để quản lý văn đến,lưu từ tài liệu, công văn, giấy tờ ban hành công việc công tác văn thư tốt có hiệu thân em có đề xuất kiến nghị sau: + Cán văn thư cần nhận thức vai trò ý nghĩa công tác văn thư + Các cấp ban ngành cần quan tâm đến công tác + Tạo điều kiện cho cán làm công tác văn thư UBND xã phải thường bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyên môn để đáp ứng nhu cầu, phát triển ngành nói chung quan hành nói riêng + Đối với Thủ trưởng quan: Cần quan tâm đến trang thiết bị văn phịng cơng tác văn thư Nhà nước - Tăng cường đội ngũ cán có đủ lực, trình độ chun môn, đạo đức trách nhiêm, đào tạo qua trường, lớp, nhằm trang thiết bị đầy đủ 54 kiến thức thực tế cần thiết giúp cán văn phòng thực chức nghiệp vụ góp phần vào việc xây dựng bảo vệ đất nước - Trong hoạt động lãnh đạo cần quy định trách nhiệm rõ ràng, cụ thể hơn, đồng thời tặng khen thưởng kịp thời cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Cán công tác quản lý văn phải tự giải quyết, đề cao tính chất, ttrachs nhiệm cơng việc khơng ngừng tìm tịi, học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn để phục vụ , thực tốt quy định quy chế làm việc quan - Người đứng đầu quan cần xây dựng kế hoạch làm việc cho cán công nhân viên Tăng cường trách nhiệm lãnh đạo, thị cán chuyên môn, nghiệp vụ thực tốt quy định, quy chế làm việc quan - Ban hành quy chế nội liên quan đến hoạt động công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến - Việc kiểm tra công tấc hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến Ủy ban cần tiến hành nghiêm túc, chặt chẽ , theo thời gian hợp lý để công tác quản lý ngày nâng cao - Đào tạo cán văn phòng chưa qua trường lớp quản lý văn phòng - Tăng cường trách nhiệm lãnh đạo, đạo cán chuyên môn nghiệp vụ thực tốt quy định, quy chế làm việc quan - Đầu tư trang thiết bị ăn phòng để đảm bảo đầy đủ cho máy quan UBND xã hoạt động thuận lợi công việc Trên kết luận kiến nghị em chuyên đề công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến Bài báo cáo cảu em khơng thể tránh khỏi sai sót kính mong UBND xã quý thầy cô giáo nhà trường đóng góp ý kiến để báo cáo cảu em hoàn thiện tốt hơn./ 55 Xin chân thành cảm ơn TÀI LIỆU THAM KHẢO Quốc hội 2001, Luật lưu trữ số 01/2001/QH13 ngày 11/11/2001 Quốc hội Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Chính phủ 2004, Nghị định 110/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2004 quy định công tác văn thư Bộ Nội Vụ 2011, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 2003 Giáo trình nghiệp vụ văn thư, Nhà xuất hính trị Quốc gia 56 ... hình hoạt động tổ chức, quản lý giir văn đến UBND xã Na Sang Trong năm qua công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến UBND xã Na Sang diễn nhiều hoạt động đảm bảo giải nhiệm vụ giao Văn. .. động tổ chức quản lý văn đến UBND xã Na Sang - Phương pháp thu thập Phần CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIẾN CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾTVĂN BẢN ĐẾN 2.1 Cơ sở lý luận Công tác văn. .. văn thư Tuy nhiên q trình tổ chức quản lý văn đến số tồn định Phần KẾT QUẢ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ NA SANG 16 3.1 Đặc điểm tình hình UBND xã