Đang tải... (xem toàn văn)
ũng như bất kỳ khóa đào tạo nào cũng phải cần phải có quá trình nghiêm cứu thực tế, không chỉ riêng ở Việt nam mà tất cả các nước trên thế giới, chương trình đào tạo chuyên nghiệp của họ điều có những khoảng thời gian dành cho sinh viên thực tập, làm quen với những công việc mang tính thực tế, qua quá trình đó người học sẽ nắm bắt được nhiều kinh nghiệm thực tế hơn và làm quen với môi trường làm việc.Văn thư là bộ phận không thể thiếu được trong hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng nói riêng. Công tác văn thư có vai trò, vị trí quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Đặc biệt trong sự nghiệp đổi mới đất nước, thực hiện công tác văn thư tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản trong công tác quản lý tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng.Để đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác văn thư. Trong thời gian thực tập tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện của tất cả cán bộ công nhân viên trong trường em có thêm kinh nghiệm thực tế công việc, củng cố thêm phần kiến thức đã học và nâng cao trình độ. Đó là cơ sở giúp em tự tin thực hiện tốt hơn công việc hiện tại mà mình đang đảm nhiệm nghiệp vụ văn thư gồm có các nhiệm vụ sau: Xây dựng và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản đi đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ nhà trường trong đó việc quản lý giải quyết văn bản đến có vai trò rất quan trọng.
LỜI CẢM ƠN Đợt thực tập từ ngày 29 tháng 02 năm 2016 đến ngày 04 tháng 04 năm 2016 sinh viên trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên phối hợp với quan địa phương thực hiện, chương trình hàng năm nằm chương trình đào tạo trung cấp chuyên nghiệp trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên Sau năm học tập nghiên cứu trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên, sinh viên chúng em truyền dạy kiến thức, lý thuyết Quản lý nhà nước, hoạt động quan chức quản lý nhà nước Đợt thực tập trường PTDTBT THCS Tà Tổng ngắn ngủi song có ý nghĩa chúng em, hội để sinh viên tiếp cận thực tế công việc quan Nhà nước Tại đây, chúng em áp dụng kiểm chứng kiến thức học vào thực tiễn, hội để em bổ sung cho kiến thức thực tế kỹ xử lý công việc hoạt động thực tiễn hàng ngày Được giúp đỡ nhiệt tình thầy trường PTDTBT THCS Tà Tổng em xếp vào làm việc phận văn thư – Thư viện trực tiếp tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ trường PTDTBT THCS Tà Tổng Đợt thực tập em kết thúc với đề tài " Hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng " Sau năm vừa học vừa quan sát thực tế, bên cạnh giúp đỡ hướng dẫn cụ thể thầy cô trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên với báo cáo em xin gửi lời cảm ơn tới ban giám hiệu trường PTDTBT THCS Tà Tổng thầy cô trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên Đặc biệt hướng dẫn tận tình Nguyễn Hồng Nhung – Giảng viên khoa Luật – hành Xin phép gửi lời biết ơn trân trọng đến tập thể thầy cô, anh chị trường PTDTBT THCS Tà Tổng tận tình giúp đỡ để trình thực tập em thuận lợi Việc vận dụng kiến thức , áp dụng lý thuyết học vào thực tế không đơn giản, trình thực tập hồn thành báo cáo khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy, giáo môn ban giám hiệu trường PTDTBT THCS Tà Tổng để báo cáo thực tập em đạt kết tốt, đồng thời bổ sung thêm cho chúng em kiến thức bổ ích cho chúng em trở thành công chức tương lai Em xin chân thành cảm ơn Điện Biên, ngày 04 tháng 04 năm 2016 Sinh viên thực Giàng A Sình Phần MỞ ĐẦU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Cũng khóa đào tạo phải cần phải có q trình nghiêm cứu thực tế, không riêng Việt nam mà tất nước giới, chương trình đào tạo chuyên nghiệp họ điều có khoảng thời gian dành cho sinh viên thực tập, làm quen với công việc mang tính thực tế, qua q trình người học nắm bắt nhiều kinh nghiệm thực tế làm quen với môi trường làm việc Văn thư phận thiếu hoạt động quan nhà nước nói chung trường PTDTBT THCS Tà Tổng nói riêng Cơng tác văn thư có vai trị, vị trí quan trọng nghiệp vụ văn phòng hoạt động quan, đơn vị Đặc biệt nghiệp đổi đất nước, thực cơng tác văn thư tốt góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động tổ chức, quản lý giải văn công tác quản lý trường PTDTBT THCS Tà Tổng Để đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác văn thư Trong thời gian thực tập trường PTDTBT THCS Tà Tổng quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện tất cán công nhân viên trường em có thêm kinh nghiệm thực tế cơng việc, củng cố thêm phần kiến thức học nâng cao trình độ Đó sở giúp em tự tin thực tốt cơng việc mà đảm nhiệm nghiệp vụ văn thư gồm có nhiệm vụ sau: Xây dựng ban hành văn bản, quản lý giải văn - đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ nhà trường việc quản lý giải văn đến có vai trị quan trọng Trong q trình thực tập trường PTDTBT THCS Tà Tổng em thấy công tác quản lý văn đến số hạn chế sau: Cán văn thư chưa nắm vững thủ tục xử lý văn đến, sở vật chất cịn thiếu, Vì lý em lựa chọn chuyên đề " Hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng " làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp Qua đề xuất biện pháp để thực tốt công tác tổ chức, quản lý giải văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng 1.2 Mục tiêu đề tài Nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý hệ thống văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng từ đưa giải pháp cụ thể góp phần làm nâng cao hiệu quản lý văn trường Đồng thời dịp để sinh viên chúng em vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học tập Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Điện Biên Có thể nói đợt thực tập trang bị cho em học thực tiễn cộng với kiến thức học nhằm nâng cao kinh nghiệm tránh bị động tiếp xúc với công việc sau - Xây dựng quy trình tổ chức quản lý văn đến cách khoa học quy định nhà nước - Nghiên cứu đề xuất triển khai thực giải pháp nhằm khắc phục cách hiệu quả, khả thi tồn hạn chế thực tổ chức quản lý văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng 1.3 Đối tượng phạm vi nghiêm cứu 1.3.1 Đối tượng nghiêm cứu - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ trường PTDTBT THCS Tà Tổng đặc biệt Văn thư - Sổ quản lý văn đến năm học 2015 - 2016 - Thực trạng hoạt động văn thư trường PTDTBT THCS Tà Tổng như: Công tác xây dựng ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, lập nộp hồ sơ vào lưu trữ - Tập trung nghiên cứu công tác quản lý, tổ chức giải văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng phương diện lý luận thực tiễn - Quy trình quản lý văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng 1.3.2 Phạm vi nghiêm cứu - Giới hạn không gian: Tại trường PTDTBT THCS Tà Tổng - Giới hạn thời gian: Từ ngày 22 tháng 02 năm 2016 đến ngày 04 tháng 04 năm 2016 1.4 Phương pháp nghiên cứu - Báo cáo chuyên đề công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh, tổng hợp dựa tài liệu thu thập được… - Phương pháp nghiên cứu lý luận + Mục đích: Hình thành sở lý luận sở thực tiễn việc xây dựng thực đề tài, nhằm đáp ứng tiêu chuản hoạt động tổ chức quản lý văn đến theo quy định Nhà nước + Nội dung: Nghiên cứu tài liệu liên quan đến ngành như: văn kiện Đảng, Nghị Quốc hội, Nghị định, Nghị định Chính phủ, Bộ Nội vụ hoạt động tổ chức quản lý văn đến - Phương pháp điều tra khảo sát + Mục đích: Tìm hiểu đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức quản lý văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng + Nội dung: Điều tra, khảo sát thực tế hoạt động tổ chức quản lý văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng - Phương pháp quan sát + Mục đích: Tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức quản lý văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng + Nội dung: Quan sát thực tế hoạt động tổ chức quản lý văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng - Phương pháp tổng hợp: + Mục đích: Tổng hợp xác số lượng văn phát hành trường PTDTBT THCS Tà Tổng + Nội dung phương pháp: Tổng hợp văn ban hành năm 2015 trường PTDTBT THCS Tà Tổng Phần CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 2.1 Cơ sở lý luận Cơng tác văn thư có vai trò bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ xác thơng tin cần thiết phục nhiệm vụ quản lý nhà nước quan, đơn vị nói chung Cơng tác quản lý nhà nước địi hỏi phải có dầy đủ thơng tin cần thiết thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thơng tin văn Về mặt nội dung cơng việc, xếp công tác văn thư vào hoạt động thông tin cho cơng tác, quản lý nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giảm bớt vô dụng lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt cá nhân Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác văn thư lưu trữ Tất văn từ quan gửi đến đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị đường bưu điện gọi văn đến Văn đến phương tiện, công cụ thiếu hoạt đông quản lý, điều hành quan Do nhận văn đến đối tượng gửi đến phải xem xét phân loại, đăng ký, giải kịp thời, xác thống theo quy định hành Đảng nhà nước Văn đến quan có nội dung thể loại đa dạng phức tạp Mỗi quan hay tổ chức trị xã hội hoạt động ngày tiếp nhận văn đến từ cấp mang nội dung đạo văn đến từ quan đơn vị cấp gửi đến Vì cán văn thư phải giải kịp thời 2.1.1 Khái quát chung cơng tác văn thư - Nhanh chóng - Chính xác - Bí mật: + Có kín đáo + Có ý thức giữ gìn bí mật nhà trường + Khơng để văn tài liệu cần giữ bí mật bàn ngồi, ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác 2.1.2 Công tác tổ chức quản lý giải văn đến Văn xử lý theo nguyên tắc kịp thời xác thống Những cơng văn đóng dấu " Thượng khẩn" " Hoả tốc" " Khẩn" phải gửi phân phối lúc nhận Bộ phận văn thư trường trực tiếp thực số công việc cụ thể như: + Nhận kiểm tra loại văn đến + Phân loại văn đến + Bóc bì đựng văn đến + Trình văn đến cho hiệu trưởng phó hiệu trưởng trường + Chuyển giao tất văn đến cho đối tượng có liên quan theo dõi trình giải văn * Nghiệp vụ hoạt động tổ chức quản lý văn Đến Bước 1: Tiếp nhận văn đến Về nguyên tắc, tất loại văn đến điều phải tập trung vào phận văn thư thuộc văn phịng hành văn phịng quan( Điều 13, Nghi định số:110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004).Theo nhiệm vụ giao, văn thư quan tiếp nhận tất văn nơi khác gửi đến ( kể văn gửi theo đường bưu điện, cán dự hội nghị họp trực tiếp mang , văn nhận qua Fax, mạng vi tính ) Ngồi văn thức đối tượng có liên quan gửi đến, văn thư quan nhận số văn đơn từ, khiếu nại, khiếu tố cá nhân tập thể khác Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải đăng ký số lượng, tình trạng bì, nơi nhận , dấu niêm phong ( có ) Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm trường hợp cần thiết, phải lập biên với người chuyển văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Tất văn đến cần kiểm tra xem xét trọng Kiểm tra văn nơi khác gửi đến phát văn gửi đến quan sai đối tượng bì đựng tài liệu rách nát có dấu hiệu bị lộ thơng tin tài liệu báo cho nhân viên bưu điện người chuyển giao văn đồng thời phải báo cáo cho lãnh đạo để có biện pháp giải kịp thời Phân loại văn đến thành loại sau: + Loại phải đăng ký bao gồm văn gửi cho đơn vị, cá nhân quan + Các loại không đăng ký bao gồm sách, báo, tư liệu tham khảo Các loại văn phải đăng ký vào sổ chia thành hai loại: -Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi tổ chức Đảng , đoàn thể quan bì văn gửi đích danh người nhận, đối bì văn đích danh người nhận , văn có liên quan đến việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Văn gửi quan: Gửi đích danh: Chỉ vào sổ yếu tố ngồi bì chuyển cho người Gửi cho quan : bóc bì vào sổ theo mãu quy định - Loại văn thư bóc bì : bao gồm tất loại bì cịn lại - Bóc bì văn đến cần ý điểm sau đây: + Nếu văn thư quan tổ chức theo nguyên tắc tập trung theo phân cơng lãnh đạo văn phịng văn thư quan bóc bì văn đến sau vào sổ đăng ký vào sổ cơng văn đến photo chuyển đến đối tượng có liên quan + Nếu văn thư quan tổ chức kết hợp phân tán văn đến cho đơn vị cần vào sổ phần ghi ngồi bì đơn vị nhận bóc bì vào sổ riêng + Bóc bì văn khơng làm rách làm chữ tài liệu, điạ nơi gửi dấu bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra cần thiết Những bì văn có đóng dấu "khẩn" " thượng khẩn" "hỏa tốc" phải bóc bì trình cho lãnh đạo quan giải kịp thời nhanh gọn Trường văn gửi đến có kèm theo phiếu gửi sau nhận phải ký xác nhận đóng dấu đến vào phiếu chuyển trả lại cho quan gửi để theo dõi xử lý kịp thời cố đường vận chuyển xảy Trong hoạt động văn thư trường PTDTBT THCS Tà Tổng không sử dụng dấu đến Bước 3: Đăng ký văn đến - Mục đích đăng ký văn đến nhằm quản lý số lượng, yêu cầu văn đăng ký vào sổ, tất văn đến để quản lý sử dụng cách có hiệu thiết thực Văn đến dạng phải xử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác thống Hiện đăng ký tất văn đến áp dụng dạng hai phương pháp: + Đăng ký truyền thống + Đăng ký máy vi tính - Dù dạng hình thức theo nguyên tác chung: Mọi văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn băn đến quan lớn, số lượng văn đến nhiều đăng ký văn đến vào sổ khác + Tùy theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ cho phù hợp + Mẫu sổ việc đăng ký văn đến thực theo mẫu sau: * Mẫu sổ: Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn giấy A4 (210mm x297mm) Bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến ( loại thường ) trình bày sau: Mẫu bìa: 10 thơng tin pháp lý cho đội ngũ trực tiếp làm công tác văn thư này, Như đảm bảo số lượng chất lượng văn quản lý trước giải cơng việc cụ thể trường, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý, điều hành quan Cơ sở vật chất thiếu chưa đảm bảo cho công việc hàng ngày văn thư Trường PTDTBT THCS Tà Tổng Đặc biệt nhà ở, máy vi tính, máy in, máy photocoppy … - Những nội dung cần tiến hành hoạt động văn thư Công tác văn thư bao gồm nội dung: + Xây dựng văn Soạn thảo văn Duyệt văn Đánh máy văn Ký văn + Quản lý giải văn Quản lý giải văn đến Quản lý văn Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan + Bảo quản sử dụng dấu Các loại dấu Bảo quản dấu Sử dụng dấu Hoạt động cán phận văn thư - công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem phận quản lý nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung câp kịp thời đầy đủ xác cần thiết , công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng từ hoạt động quan Trong năm học 2015-2016, từ 14 tháng năm 2015 đến ngày 01 tháng 04 năm 2016 trường PTDTBT THCS Tà Tổng tiếp nhận 267 văn đến 22 - Công tác vă thư trường - Giúp cho hiệu trưởng phó hiệu trưởng xây dựng chương trình cơng tác lên thời khóa biểu hàng tuần - Dự thảo văn công văn giấy tờ báo cáo trường - Quản lý đăng ký tất văn công văn giấy tờ khác trường - Quản lý việc lập hồ sơ vào lưu trữ trường - Quản lý giải văn đến 3.2.2, Những thuận lợi khó khăn mảnh hưởng đến hoạt động tổ chức quản lý văn đến Trường PTDTBT THCS Tà Tổng 3.2.2.1 Thuận lợi - Được quan tâm, đạo phòng Giáo dục huyện Mường Tè, Trường PTDTBT THCS Tà Tổng với tập thể cán trường, công tác quản lý văn đến ngày củng cố vào nề nếp - Đội ngũ cán giáo viên có tâm huyết, có trình độ chuyên môn giúp phục vụ tốt công tác nghiệp vụ văn thư cho Trường PTDTBT THCS Tà Tổng - Tất cán viên chức quan điều có ý thức, trách nhiệm hoạt động cơng việc giao có tinh thần đồn kết nội xung quanh, có tính tương trợ, tương thân - Các đồng chí lãnh đạo cán viên chức trường có quan hệ xã hội bình đẳng với khơng phân biệt dân tộc có tinh thần đồn kết chặt chẽ với Đây yếu tố tạo nên động, tự tin công việc người đảm nhiệm 3.2.2.2 Khó khăn - Là đơn vị có chức nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp phục vụ xử lý số công việc mang tính giáo dục theo kế hoạch thị đạt khoảng 70% - 90% - Ở phận cơng việc mang tính đặc thù đơi lúc cơng việc phải đảm bảo u cầu tính chất công việc 23 - Về sở vật chất phục vụ cho cơng tác văn thư cịn thiếu thốn chưa đáp ứng nhu cầu khoa học ứng dụng vào thực tế đặc biệt công tác lưu trữ - Đội ngũ cán tai Trường PTDTBT THCS Tà Tổng cịn số cán tuổi đời cón trẻ kinh nghiệm thực tế trình độ chun mơn cịn chưa đảm bảo - Các khâu chuyển văn đi, nhận văn đến đơi cịn chưa chặt chẽ - Những tồn công tác văn thư Trường PTDTBT THCS Tà Tổng + Trong trinh thực văn + Về mặt thể thức văn bản, đơi lúc cịn sai sót + Quy trình quản lý cịn chưa phù hợp trình độ chun mơn hạn chế, cán, văn thư phải đảm nhiệm chung công tác giảng dạy nên mặt làm việc phần hạn chế đến chuyên môn, Về sở vật chất, máy móc trang thiết bị để phục vụ cơng tác văn phịng chưa đồng làm cho chất lượng quản lý, truyền đạt thông tin văn bị giảm sút hiệu chưa cao 3.3 Nội dung nghiên cứu kết thực 3.3.1 Nội dung nghiên cứu - Nghiên cứu hoạt động quản lý văn đến - Nghiên cứu trình quản lý văn đến năm học 2015-2016 Trường PTDTBT THCS Tà Tổng Qua đưa số biện pháp để thực có hiệu 3.3.2 Kết nghiên cứu Trong năm qua việc thực công tác văn thư Trường PTDTBT THCS Tà Tổng đặc biệt công tác quản lý văn đến nhìn chung vào nề nếp, hoạt động theo quy chế nhà nước quy định, trình tự giải văn dược sử lý sau: Bước Tiếp nhận văn đến - Văn đến phải sử lý nhanh chóng mặt gian, đáp ứng yêu cầu đạo , điều hành quan 24 - Văn đến điều tập chung phận văn thư thuộc văn phịng phịng hành quan Tất văn gửi đến điều phải kiểm tra, xem xét thận trọng Bước kiểm tra,phân loại, bóc bì đóng dấu đến - kiểm tra +Văn nơi gửi đến , phát văn gửi sai đối tượng bì đựng tài liệu bị rách nát, có dấu hiệu bị lộ thơng tin tài liệu phải hỏi lại nhân viên bưu điện hay người chuyển văn phải báo cho lãnh đạo để có biện pháp giải báo cáo Phân loại hồ xơ xử lý sau: - Trước hết chia văn đến thành 02 loai: + Loại phải đăng ký bao gồm văn gửi đến cho đơn vị cá nhân quan + Loại không đăng ký sách báo, tư liệu tham khảo Loại phải đăng ký chia thành hai loại : - Loại khơng bóc bì:bao gồm văn gửi cho tổ chức Đảng , đoàn thể quan bì văn gửi đích danh người nhận, văn có liên quan đến cơng việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Văn gửi quan: Gửi đích danh: vào sổ yếu tố ngồi bì chuyển cho người Gửi cho quan:Bóc bì, váo sổ theo mẫu quy định - Loại văn thư bóc bì : bao gồm tất loại bì cịn lại, - Bóc bì văn cần lưu ý điểm sau đây: + Văn thư quan tổ chức theo tập trung: theo phân cơng hiệu trưởng Văn thư bóc bì văn vào sổ chuyển đến đối tượng có liên quan + Bóc bì văn khơng làm rách, chỡ tài liệu , địa nơi gửi , dấu bưu điện phải giữ lại tiện kiểm tra càn thiết + Những bì văn có đóng dấu '' Khẩn'', '' Thượng khẩn '' , '' Hỏa tốc '' phải bóc bì trình lãnh đạo giải kịp thời 25 + Văn gửi đến có kèm theo phiếu gửi chuyển trả lại quan để theo dõi, xử lý kịp thời cố đường xảy + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra , xác minh việc văn có ngày nhận cách xa ngày ban hành cần phải giữ lại bì đính kèm với văn để đối chiếu cần thiết - Ở Trường PTDTBT THCS Tà Tổng khơng có bước đóng dấu văn đến Bước Đăng ký văn đến - Phương pháp đăng ký văn đến: + Đăng ký truyền thống - Lập sổ đăng ký văn đến + Tùy theo só lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập hồ sơ cho loại sổ cho phù hợp + Mẫu sổ việc đăng ký văn đến thực theo mẫu sau: * Mẫu sổ: Sổ đăng ký văn đến PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG PTDTBT THCS TÀ TỔNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm : 2015 Từ ngày 15/8 đến ngày 31/12 Từ số 01 đến số 128 26 - Phần đăng ký văn đến: Phần đăng ký văn đến trình bày khổ giấy A3 ( 420 x 279mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Số Ngày Nơi gửi đến đến văn 10 Số, ký Ngày Tên loại Lưu Nơi Ký Ghi nhận nhận hiệu tháng trích yếu hồ văn Văn văn sơ bản số người 04 nhận Pháp đến 30/TB 30/9/ 28/9/ UBND 2015 huyện - Mường Tè UBN D 2015 Rà soát hs Trườn nghèo năm g 2015 PTDT 10 BT 27 THCS Tà 11 01 Tổng Trườn 01/10 PGD 102/K 01/1 Kế hoạch /2015 huyện H_PG 0/20 tuyên truyền g Mường Tè D 15 phòng chống PTDT ma túy cho BT học sinh THCS Hà Tà 11 02 Tổng Trườn Thươn 01/10 PGD 110/T 01/1 Thông báo /2015 huyện B- 0/20 lịch thi học g Mường Tè PGD 15 sinh giỏi cấp PTDT huyện năm BT 2015-2016 THCS g Tà 12 01 Tổng Trườn Thươn 05/10 PGD 115/K 05/1 Kế hoạch thi /2015 huyện H- 0/20 giáo viên dạy g Mường Tè PGD 15 giỏi huyện PTDT Mường Tè BT g THCS Tà Tổng 13 05/10 UBND 120/T 05/1 Thông báo /2015 huyện B- 0/20 việc rà soát Mường Tè UBN 15 học sinh D học trường chuyên nghiệp địa bàn xã Tà Tổng 28 - Đối với trường khơng có loại văn ('' MẬT'', '' TUYỆT MẬT '', '' TỐI MẬT '') Bước Trình văn đến Sau văn đăng ký xong phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người giao trách nhiệm ( gọi chung người có thẩm quyền ) xem xét cho ý kiến phân phối đạo giải -Tất văn sau đăng ký cần kiểm tra cho cán cơng chức phụ trách để trình cho hiệu trưởng xem xét, nghiên cứu để định phương hướng giải - Hiệu trưởng hay công chức ủy quyền phải ghi rõ văn chuyển đến cá nhân , đơn vị phải giải - Văn thư quan phải vào để chuyển văn đến dối tượng có liên quan thời gian sớm - Nếu quan nhỏ có người kiêm nhiệm mội văn đếnphải trình cho lãnh đạo để định , biện phấp giải Người có thẩm quyền vào nội dung văn bản;quy chế làm việc quan; chức , nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị , cá nhân ý kiến phân phối giải văn Đối với văn đến cố liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân tì cấn xác định rõ ràng đơn vị cá nhân chủ trì , đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị , cá nhân Bước Chuyển giao văn đến Văn đến sâu có ý kiến phân phối đạo giải người có thẩm quyền, văn thư quan phải chuyển văn dến đối tượng có trách nhiện giải Việc chuyển giao văn phải đảm bảo yêu cầu sau đây: + Nhanh chóng: Văn cần chuyển giao cho đối tượng có liên quan ngày chậm vào dầu làm việc ngày hôm sau + Đúng đối tượng: Văn phải chuyển đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải 29 + Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn đến phải kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận Đối với văn có đấ '' Thượng khẩn'', '' Hỏa tốc'' cần phải ưu tiên chuyển giao trước ghi rõ thời gian chuyển Tại đơn vị , sau nhận văn đến, cán nhận văn phải vào sổ đơn vị trình văn cho lãnh đạo xem xét, cho ý kiến phân phối giải sau văn chuyển cho cá nhân trực dõi giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng , cán văn thư phải đóng dấu '' Đến '' , ghi số đến ngày đến ngày đếnvàchuyển cho đơn vị, cá nhân nhận Fax văn chuyển qua mạng Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải lập sổ chuyển giao để tện theo dõi, tránh tình trạng thất lạc, mát tài liệu Đối vứi quan tiếp nhận 200 văn đến , năm nên sở dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn Những quan, tổ chức tiếp nhận 200 văn đến năm nên lập sổ riêng để chuyển giao văn Mẫu sổ sau: Sổ chuyển giao văn in sẵn giấy có kích thước: 210 x 297 mm 148 x 210 mm Tờ bìa: Giống tờ bìa sổ đăng ký văn đến thay tên sổ bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN” khơng có dòng chữ '' từ số đến số'' Phần đăng ký chuyển giao: Ngày tháng Số đến Số lượng chuyển ký hiệu văn văn giao 27/08/2015 45/KH-PCT 01/9/2015 01/9/2015 51/KH-PGD 98/UBND Đơn vị người nhận số bì 02 Nguyễn Cơng 01 02 Thương Hà Phúc Pháp Nguyễn Công ký nhận Ghi Thương 30 Bước Giải theo dõi tiến độ giải văn đến Đây coi khâu quan trọng bậc hất cán công chức làm công tác văn thư nói riêng văn phịng phịng hành quan nói chung Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải trước, không để chậm trễ Khi hiệu trưởng cho ý kiến đạo giải quyết, người cán văn thư phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất hiệu trưởng Đối với văn có liên quan đến đơn vị, cá nhân khác đơn vị cá nhân chủ trì giải văn cần gửi văn văn đó( kèm theo phiếu giải văn có ý kiến đạo người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét phê duyệt, đơn vị cá nhân chủ trì phải kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan Theo dõi, đôn đốc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời gian giải theo quy định pháp luật quan điều phải theo dõi đôn đốc thời gian giải Trách nhiệm theo dõi đôn đốc giải văn đến sau: - Văn thư người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi đơn đốc cá nhân giải văn đến theo ,đúng thời hạn quy định - Căn quy định cụ thể quan, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến như: Tổng số văn đến; Văn đến giải quyết; văn đến hạn chưa giải để báo cáo cho người giao trách nhiệm Nếu quan chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải văn đến văn thư phải lập sổ để theo dõi việc giải văn đến - Giúp ban giám hiệu theo dõi giải văn đến 31 - Đối với văn có đóng dấu ( Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa tốc) phải xủ lý giải - Văn không thuộc chức giải quan, văn gửi sai địa , gửi vượt cấp gửi trả lại cho quan , đơn vị có liên quan đến văn - Theo dõi giải văn đến cơng việc quan trọng quan văn đến việc đăng ký, chuyển giao kịp thời , đầy đủ xác đối tượng có liên quan việc theo dõi trình xử lý giải chặt chẽ mang lại hiệu thiết thực Cụ thể số lượng văn đến quan năm học 2015-2016 sau: - Trong năm học 2015-2016 quan tiếp nhận 267 lượt văn đến + Trong có 210 văn đăng ký hạn 57 văn đăng ký không đăng ký hạn - Đây kết hoạt động công tác văn thư thuộc phận văn thư Trường PTDTBT THCS Tà Tổng đạt thời gian vừa qua, bên cạnh cịn nhiều hoạt động mà cơng tác văn thư quan làm xếp bảo quản tài liệu quan -Nhìn trình giải văn đến Trường PTDTBT THCS Tà Tổng thực theo quy trình quy đinh nhà nước Phần KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Công tác văn thư thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Việc viết chuyên đề hoạt đông , tổ chức quản lý 32 giải văn đến tai Trường PTDTBT THCS Tà Tổng nhằm củng cố kiến thức học, nâng cao, nhận biết, hiểu biết , vận dụng linh hoạt, sáng kiến lý luận đưa vào thực tiễn rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc kỹ thuật có khoa học nhân viên văn thư lưu trữ tai trường chun đề có vị trí tầm quan trọng quan nhà nước nói chung trường PTDTBT THCS Tà Tổng nói riêng Vận dụng vào việc viết chuyên đề có kế thừa, phát huy kiến thức thực tiễn lý luận học tập đồng thời nhận rõ công việc cịn thiếu sót, tồn cần chấn chỉnh khắc phục bàn bạc thống thời gian tới để bước đưa công tác vào nề nếp , nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý văn đến, phục vụ đắc lực cho nhiệp giáo dục thời gian tới Qua chuyên đề em rút kinh nghiệm thực tiễn nghiệp vụ văn thư Từ em có nhận xét đánh giá ưu điểm, khuyết điểm cần khắc phục qua trình tiến hành tổ chức giải vấn đề cịn tồn cơng tác văn thư chưa thực tổng hợp vận dụng kiến thức học đưa vào thực tiễn để nâng cao suất, chất lượng hiệu công tác văn thư ( công văn, giấy tờ) vào nề nếp, khoa học đảm bảo giữ gìn bí mật cơng tác văn thư, văn đến giải nhanh chóng, kịp thời xác an toàn phát huy ý thức tự giác tinh thần trách nhiệm quan, thành viên Trường PTDTBT THCS Tà Tổng 4.2 Kiến nghị Tính chất, nội dung cơng việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bố trí làm cơng tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật Để hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến có hiệu em đưa số kiến nghị sau: + Cán văn thư cần nhận thức vai trò, ý nghĩa công tác văn thư + Các cấp ngành cần quan tâm đến công tác 33 + Tạo điều kiện cho cán làm công tác văn thư trường thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyên môn để đáp ứng nhu cầu, phát triển ngành nói chung quan hành nói riêng + Đối với Thủ trưởng quan cần quan tâm đến trang thiết bị văn phịng + Bố trí phịng làm việc riêng, máy vi tính máy phơ tơ coppy, bàn ghế, tủ đựng tài liệu, phương tiện khác để phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ tốt - Tăng cường đội ngũ cán có đủ lực, trình độ chun mơn, đạo đức, trách nhiệm, đào tạo qua trường lớp, nhằm trang bị đầy đủ kiến thức thực tế cần thiết giúp cán văn thư thực tốt chức nghiệp vụ - Trong hoạt động lãnh đạo cần quy định trách nhiệm rõ ràng, cụ thể hơn, đồng thời khen thưởng kịp thời cá nhân hoàn thành tốt công việc giao - Hiệu trưởng cần tăng cường trách nhiệm lãnh đạo, đạo cán chuyên môn, nghiệp vụ, thực tốt quy định quy chế làm việc quan - Ban hành quy chế nội liên quan đến hoạt động công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến - Việc kiểm tra công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến trường cần tiến hành nghiêm túc, chặt chẽ, theo thời gian hợp lý để công tác quản lý ngày nâng cao - Đầu tư trang thiết bị văn phòng để đảm bảo đầy đủ cho máy quan hoạt động thuận lợi công việc Trên kết luận kiến nghị em chuyên đề công tác hoạt động tổ chức, quản lý giải văn đến Bài báo cáo em tránh khỏi sai xót kính mong ban giám hiệu trường PTDTBT THCS Tà Tổng quý thầy cô giáo nhà trường đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện hơn./ Xin chân thành cảm ơn 34 Tài liệu tham khảo Chính phủ, 2004 , Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 quy định cơng tác văn thư 2003, Giáo trình nghiệp vụ văn thư, NXB trị quốc gia 2007, Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ bản, NXB Hà nội 2011, Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Quốc gia Hà Nội Quốc hội, 2001, Luật lưu trữ số 01/2001/QH13 ngày 11 tháng 11 Năm 2001 Nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam nội vụ, 2011, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 35 36 ... Tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức quản lý văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng + Nội dung: Quan sát thực tế hoạt động tổ chức quản lý văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng - Phương pháp tổng hợp:... đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức quản lý văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng + Nội dung: Điều tra, khảo sát thực tế hoạt động tổ chức quản lý văn đến trường PTDTBT THCS Tà Tổng - Phương pháp... tờ khác trường - Quản lý việc lập hồ sơ vào lưu trữ trường - Quản lý giải văn đến 3.2.2, Những thuận lợi khó khăn mảnh hưởng đến hoạt động tổ chức quản lý văn đến Trường PTDTBT THCS Tà Tổng 3.2.2.1