LỜI MỞ ĐẦU 1, Tính cấp thiết đề tài Ngày với xu tồn cầu hóa, khu vực hóa kinh tế, phát triển khoa học công nghệ kéo theo phát triển mạnh mẽ hoạt động kinh doanh quốc tế Hoạt động buôn bán xuất nhập diễn sôi động quốc gia Mặc dù giới nước muốn tăng cường xuất siêu, hạn chế nhập siêu, nhập hoạt động tất yếu thiếu quốc gia, đặc biệt với doanh nghiệp thương mại nói riêng hoạt động nhập có ý nghĩa quan trọng giúp doanh nghiệp có nguồn hàng để bán, đa dạng hóa bổ sung mặt hàng mà doanh nghiệp muốn kinh doanh nước chưa có điều kiện sản xuất Nói đến hoạt động XNK nhắc đến hoạt động giao nhận hàng hóa, hai hoạt động có quan hệ hỗ trợ lẫn Với tầm quan trọng hoạt động nhập khẩu, sở nghiên cứu lý luận học trường, kết hợp với sở thực tiễn quan sát Công ty TNHH TM vận tải dịch vụ Hợp Thành với giúp đỡ cô chú, anh chị công ty nên em chọn đề tài đồ án tốt nghiệp :“Hồn thiện quy trình xử lý chứng từ giao nhận hàng nhập nguyên cont đường biển công ty TNHH thương mại vận tải dịch vụ Hợp Thành “ Mục đích nghiên cứu Làm rõ sở lý luận, ý nghĩa thực tiễn cần thiết dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển Phân tích, tổng hợp số liệu từ báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo tài hàng năm cơng ty tổng hợp số liệu khác từ phịng ban khác, để từ đưa nhận xét tình hình hoạt động cơng ty, mạnh cần phát huy nêu mặt hạn chế Qua đề xuất biện pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty cách nhanh chóng hợp lý để đem lại hiệu cho công ty i Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Quy trình chứng từ giao nhận hàng nhập đường biển theo phương thức FCL/FCL công ty TNHH thương mại vận tải dịch vụ Hợp Thành - Phạm vi nghiên cứu: Dựa vào số liệu tài cơng ty vịng năm gần (2006 – 2013) để phân tích, tổng hợp số liệu từ báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo tài hàng năm cơng ty tổng hợp số liệu khác từ phòng ban khác, để từ đưa nhận xét tình hình hoạt động cơng ty, từ cung cấp nhìn tổng qt cơng ty Hợp Thành Đồng thời, qua việc tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập quy trình làm thủ tục Hải quan, để từ đưa phương pháp hồn thiện quy trình giao nhận công ty, giải pháp thực thời gian ngắn hạn để công ty có thấy áp dụng có hiệu hay khơng, mặt thời gian chi phí, có cơng ty tiếp tục phát huy giải pháp đó, khơng phải thay đổi giải pháp cách hoàn thiện Nội dung nghiên cứu Bài làm em chia làm chương : CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HỢP THÀNH CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONT BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HỢP THÀNH ii CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Khái niệm giao nhận người giao nhận 1.1.1 Khái niệm giao nhận người giao nhận A, Khái niệm giao nhận Đặc điểm bật buôn bán quốc tế người bán người mua thường cách xa Việc di chuyển hàng hoá người vận tải đảm nhận, khâu nghiệp vụ quan trọng thiếu coi hợp đồng mua bán thực Để cho trình vận tải Bắt Đầu - Tiếp Tục - Kết Thúc, tức hàng hoá đến tay người mua, ta cần phải thực loạt cơng việc khác liên quan đến q trình vận chuyển đưa hàng cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận nơi đến Tất công việc gọi giao nhận vận tải hàng hố (hay cịn gọi tắt giao nhận) - Theo FIATA, giao nhận vận tải loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa,các dịch vụ phụ trợ tư vấn có liên quan đến dịch vụ trên,bao gồm không giới hạn vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá - Ngày 29/10/2004 FIATA phối hợp với Hiệp hội châu Âu dịch vụ giao nhận, vận tải, logistics hải quan đến thống khái niệm dịch vụ giao nhận vận tải logistics, là: “ Giao nhận vận tải dịch vụ liên quan đến chuyên chở( thực nhiều dạng phương tiện vận tải ) , gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa dịch vụ phù trợ tư vấn có liên quan đến dịch vụ kể , bao gồm không giới hạn vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho mục đích thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa thu tiền hay lập chứng từ liên quan đến hàng hóa Dịch vụ giao nhận bao gồm dịch vụ logistics với công nghệ thông tin đại liên quan chặt chẽ đến trình vận tải, xếp dỡ lưu kho bãi, quản lý chuỗi cung ứng thực tế Những dịch vụ cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh hoạt dịch vụ cung cấp.” [1] =>> Nói tóm lại : Hiểu theo cách ngắn gọn , giao nhận tập hợp nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng ( người gửi hàng ) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng ) Người giao nhận làm dịch vụ trực tiếp thông qua đại lý thuê dịch vụ người thứ ba khác B, Khái niệm người giao nhận Người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay doanh nghiệp giao nhận người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Theo FIATA, “người giao nhận người lo toan để hàng hóa chuyên chở theo hợp đồng ủy thác hành động lợi ích người ủy thác Người giao nhận đảm nhận thực công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá” Người giao nhận chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng đảm nhận cơng việc giao nhận hàng hóa mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay người khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa 1.1.2 Vai trị, chức năng, phạm vi hoạt động NGN a, Vai trò NGN Trong hoạt động thương mại, NGN đóng vai trò người trung gian kết nối chặt chẽ người xuất, nhập với người chuyên chở quan hữu quan khác để thực cơng việc ủy thác nhằm đưa hàng hóa đến nơi nhận cách nhanh chóng an tồn Với vai trị này, NGN đảm nhận công việc sau: - Nghiên cứu lập kế hoạch lựa chọn tuyến vận chuyển, người chuyên chở, công ty xếp dỡ để thương lượng, ký hợp đồng, thỏa thuận giá cách hợp lý để đưa hàng hóa đến tay người nhận hàng cách nhanh chóng Thơng tin, dẫn cho bên liên quan trình vận chuyển bảo quản chất loại hàng dễ hỏng , hàng nguy hiểm thời gian vận chuyển vấn đề an tồn hàng hóa - Cung cấp sử dụng dịch vụ kho bãi bên thử ba để tổ chức lưu kho, phân loại, đóng gói hàng hóa, in kẻ ký mã hiệu phù hợp với luật pháp thông lệ quốc gia nơi hàng hóa giao cho người nhận, phù hợp với điều kiện phương tiện vận chuyển, bốc xếp suốt trình vận chuyển phạm vi điều kiện tài cho phép - Tổ chức gom hàng , thu xếp dịch vụ liên quan đến hàng giám định, mua bảo hiểm, thủ tục thông quan XK, NK thủ tục khác theo quy định quan quản lý nhà nước, lập chứng từ tư vấn cho khách hàng lập chứng từ phù hợp với yêu cầu khách hàng nhằm mục đích toán , theo ủy thác khách hàng tốn loại phí, tiền cước, ủy quyền NGN trả tiền cho người XK - Sử dụng công nghệ thông tin kết nối với hệ thống EDI để theo dõi hàng hóa, phân tích dự báo thị trường thơng tin có liên quan đến khách hàng nhằm phối hợp cách hài hịa với tổ chức nhằm thơng tin tư vấn khách hàng kịp thời đảm bảo q trình dịch chuyển hàng hóa thơng suốt với thời gian vận chuyển ngắn với chi phí hợp lý Vai trị NGN quan trọng thiếu thương mại quốc tế ngày nay, tính chun mơn hóa kể dịch vụ vận tải ngày trở nên sâu sắc chuyên nghiệp NGN coi kiến trúc sư thiết kế tổ chức vận chuyển hàng hóa đến nơi nhận với giá hợp lý thông qua mối quan hệ họ với tổ chức , quan có liên quan công ty vận tải, công ty xếp dỡ , hải quan, bảo hiểm, quan quản lý nhà nước khác Hơn hết NGN am hiểu thị trường, sách pháp luật tập quán nước , qua người giao nhận tư vấn cho khách hàng thơng tin cần thiết trực tiếp tham gia điều hành với khách hàng để tổ chức vận tải cách có hiệu b, Chức thương mại NGN - Môi giới Hải quan: Luật pháp tất nước quy định, hàng hóa XNK qua biên giới phải thực thủ tục quan hải quan chịu trách nhiệm quản lý nhà nước hoạt động Thủ tục hải quan hàng hóa xuất, nhập nước có quy định sách khác qua thời kỳ Các nhà kinh doanh hàng hóa xuất, nhập khơng phải hiểu hết quy định đó, đặc biệt thủ tục hải quan nước Để giảm bớt khó khăn này, NGN thực dịch vụ khai báo hải quan phạm vi nước theo ủy quyền khách hàng Những hoạt động người giao nhận chủ yếu khai báo hải quan hàng nhập môi giới hải quan Sau hoạt động thương mại hình thức gửi hàng container phát triển, NGN đảm nhận thêm thông báo lịch chạy tàu đăng ký lưu khoang người vận tải quốc tế theo yêu cầu khách hàng, Để thực nghiệp vụ mơi giới hải quan, NGN phải có giấy phép quan nhà nước có thẩm quyền cấp - NGN đại lý : Thơng thường NGN khơng thừa nhận trách nhiệm với chức người chuyên chở Họ thực công việc với mục đích cầu nối chủ hàng người vận chuyển đại lý chủ hàng đại lý người vận chuyển Trong nhiều trường hợp, NGN vừa đại lý cho chủ hàng vừa đại lý cho người chuyên chở, trường hợp họ gây nên phiền tối cho bên Vì NGN khó khăn nhận dẫn mâu thuẫn chủ hàng người chuyên chở Thông thường công ty giao nhận lớn hành động đại lý chuyên nghiệp, NGN hành động đại lý cho cơng ty vận tải liner đại lý thường độc quyền, NGN đăng ký tất hàng hóa với hàng tầu mà họ đại diện trừ có dẫn cụ thể khác từ người gửi hàng - Chuyển tiếp hàng hóa: Bất hàng hóa cảnh sang nước thứ NGN hỗ trợ đảm nhận cơng việc chuyển tiếp hàng hóa từ phương tiện vận tải sang phương tiện vận tải khác Điều không liên quan đến việc thu xếp phương tiện để tiếp tục vận chuyển mà liên quan đến việc thu xếp ký hợp đồng với công ty xếp dỡ , lo liệu thủ tục cần thiết khác để đưa hàng hóa đến nơi nhận cuối cùng, Cũng vậy, NGN thực cơng việc với hàng hóa phạm vi lãnh thổ nước họ NGN lo liệu việc chuyển tiếp hàng hóa nước thứ ba cho khách hàng phương tiện họ Trong trường hợp NGN phải chịu trách nhiệm người chuyên chở, nghĩa họ phải chịu trách nhiệm hàng hóa kể từ họ nhận giao cho người nhận tải điểm đích, mối quan hệ NGN khách hàng trường hợp điều chỉnh vận đơn người giao nhận Tuy hầu hết công ty giao nhận có phương tiện vận tải đường vận chuyển hàng cự ly ngắn, mà khơng có phương tiện vận tải lớn để tiếp tục thực việc vận chuyển hàng đến tận tay người nhận cuối - Lưu kho bảo quản hàng hóa: Thơng thường hoạt động lưu kho bảo quản hàng hóa thường xảy cảng bốc hàng cảng cuối Cũng tình NGN khai thác trang thiết bị kho bãi riêng họ hành động đại lý thuê kho bãi từ hợp đồng khác - Các dịch vụ gắn liền với dịch vụ vận tải: Khi NGN trình thực chức mình, kiểm sốt quản lý dịng hàng hóa, tự nhiên họ đặt vị để thực số dịch vụ ăn theo vận tải như: + Thu xếp mua bảo hiểm cho hàng hóa với chi phí khách hàng chịu + Trợ giúp khách hàng lập lấy chứng từ cần thiết cho XK BL, CO…và chứng từ khác có liên quan đến hàng hóa phục vụ cho việc tốn + Thu xếp việc địi tiền và/ tốn chi phí vào lúc giao hàng giúp khách hàng vấn đề khác có liên quan lập biên giám định hàng hóa bị tổn thất thiệt hại trình giao nhận hàng + Tư vấn cho khách hàng vấn đề vận tải phân phối, vấn đề liên quan đến thị trường… - Gom hàng thông báo biểu cước: Đây chức tạo điều kiện thuận lợi cho người gửi hàng người chuyên chở Để thực chức này, NGN tiến hành tập hợp lô hàng nhỏ, lẻ nằm rải rác nhiều nơi khác tập trung vào điểm thuận lợi nhất, NGN tổ chức xếp phân loại hàng ghép lơ hàng có điểm đích với để tạo lô hàng lớn nhằm tận dụng tối đa lực vận chuyển phương tiện vận tải NGN ký hợp đồng với người vận chuyển đường để đưa hàng tới cảng biển vận chuyển tới cảng đích theo yêu cầu khách hàng Trong trường hợp NGN đưa giá cước riêng cho dạng phương tiện vận chuyển, thông thường theo biểu cước thiết lập từ trước - Là người chuyên chở: Trong vận tải liên hợp, NGN trở thành người chuyên chở tức NGN ký hợp đồng vận chuyển với khách hàng chịu trách nhiệm người vận tải thực Trong trường hợp này, NGN chịu trách nhiệm với hàng hóa người chuyên chở thực kể từ nhận hàng, suốt trình vận tải hàng giao cho người nhận điểm đích c, Phạm vi dịch vụ giao nhận Phạm vi dịch vụ Giao nhận nội dung dịch vụ Giao nhận Trừ thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tham gia vào khâu hay thủ tục nào, chứng từ đó, thơng thường người giao nhận thay mặt người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liệu trình vận chuyển hàng hố qua cơng đoạn tay người nhận hàng cuối Người Giao nhận làm dịch vụ cách trực tiếp thông qua đại lý, thuê dịch vụ người thứ ba khác * Đại diện cho người xuất Người giao nhận với thoả thuận cụ thể giúp khách hàng (người xuất khẩu) công việc sau: - Lựa chọn truyến đường vận tải - Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu người vận tải - Giao hàng hoá cấp chứng từ liên quan (như: biên lai nhận hàng - the Forwarder Certificate of Receipt hay chứng từ vận tải - the Forwarder Certificate of Transport) - Nghiên cứu điều kiện thư tín dụng (L/C) văn luật pháp phủ liên quan đến vận chuyển hàng hoá nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kể quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, chuẩn bị chứng từ cần thiết - Ðóng gói hàng hố (trừ hàng hố đóng gói trước giao cho người giao nhận) - Tư vấn cho người xuất tầm quan trọng bảo hiểm hàng hoá (nếu yêu cầu) - Chuẩn bị kho bao quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần) - Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực thủ tục lệ phí khu vực giám sát hải quan, cảng vụ, giao hàng hoá cho người vận tải - Nhận B/L từ người vận tải, sau giao cho người xuất - Theo dõi q trình vận chuyển hàng hố đến cảng đích cách liện hệ với người vận tải đại lý người giao nhận ổ nước - Ghi mát, tổn thất hàng hố (nếu có) - Giúp người xuất việc khiếu nại hư hỏng, mát hay tổn thất hàng hoá * Đại diện cho người xuất Người giao nhận với thoả thuận cụ thể giúp khách hàng (người nhập khẩu) công việc sau: - Theo dõi q trình vận chuyển hàng hố trường hợp người nhập chịu trách nhiệm chi phí vận chuyển - Nhận kiểm tra tất chứng từ liên quan đến q trình vận chuyển hàng hố - Nhận hàng từ người vận tải - Chuẩn bị chứng từ nộp lệ phí giám sát hải quan, lệ phí khác liên quan - Chuẩn bị kho hàng chuyển tải (nếu cần thiết) - Giao hàng hoá cho người nhập - Giúp người nhập việc khiếu nại tổn thất, mát hàng hoá * Các dịch vụ khác : Ngoài dịch vụ kể trên, người giao nhận cung cấp dịch vụ khác theo yêu cầu khách hàng dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng thị trường mới, tình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, điều kiện giao hàng phù hợp, v.v Người giao nhận với trình độ chun mơn như: • Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với • Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải cơng cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH HỢP THÀNH 3.1 Xu hướng phát triển giao nhận vận tải 3.1.1 Xu hướng chung giới - Một xu tất yếu thời đại ngày tồn cầu hóa kinh tế giới Bất kỳ quốc gia hay ngành nghề nào, không phân biệt lớn nhỏ, hay cũ, muốn tồn phát triển phải tích cực tham gia vào xu Bên cạnh nhược điểm khơng thể phủ nhận tồn cầu hóa có ưu điểm lớn làm cho giao thương quốc gia, khu vực giới phát triển mạnh mẽ Xu thời đại dẫn đến bước phát triển tất yếu hỏa động giao nhận quốc tế Toàn cầu hóa kinh tế sâu rộng tính cạnh tranh lại gay gắt lĩnh vực sống Trong lĩnh vực giao nhận vậy, để đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng, ngày có nhiều nhà cung cấp dịch vụ giao nhận đời cạnh tranh liệt với Bên cạnh nhà sản xuất có uy tín gặt hái nhiều thành to lớn hoạt động kinhh doanh nhờ khai thác tốt hệ thống giao nhận như: Procter and Gamble, Ladner Building… tất cơng ty vận tải, giao nhận nhanh chóng chớp lấy thời phát triển trở thành nhà cung cấp dịch vụ giao nhận hàng đầu giới như: DHL, Kunbe Nagel… Sử dụng nhà cung cấp dịch vụ giao nhận xu hướng thịnh hành họ khơng đơn người cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức mà người tổ chức dịch vụ khác như: quản lý kho hàng, bảo quản hàng kho, kiểm tra hàng trước gửi, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu… - Các công ty giao nhận vận tải thường thiết lập hệ thống trung tâm hàng hóa trung tâm kinh tế giới Hàng hóa vùng lân cận gửi trung tâm hàng hóa để gom thành lơ hàng chuyển đến trung tâm nhận hàng thuộc châu lục giới 38 - Vận chuyển hàng hóa đường biển gần biện pháp tối ưu cho vận chuyển hàng hóa xếp sau vận chuyển hàng hóa đường hàng khơng mặt thời gian, lại tiết kiệm nhiều chi phí Vì vận chuyển hàng hóa đường biển chiếm tỷ trọng cao so với phương thức vận chuyển khác 3.1.2 Xu hướng Việt Nam Mặc dù từ năm 2007 việc đổi tên cho Hiệp hội giao nhận Việt Nam, tên gọi cũ VIFFAS đặt Tuy vậy, ngày 4.1.2013 vừa qua, sau nhiều lần trì hỗn, Bộ Nội vụ có định đổi tên thành Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam(VLA) nghĩa giao nhận vận tải phải hoàn thiện để cung cấp dịch vụ logistics chuỗi hoạt động vận chuyển hàng Như phải 20 năm để ngành giao nhận Việt Nam vào xu phát triển logistics giới năm sau Luật Thương Mại VN2005, lần luật hóa dịch vụ Logistics hành vi thương mại.[6] Có thể nhận định việc đổi tên từ giao nhận kho vận thành logistics bước ngoặt lớn cho ngành logistics Việt Nam bước qua thời kỳ non trẻ Tại Việt Nam, theo luật Thương Mại 2005, ngành dịch vụ logistics hiểu bao gồm hoạt động giao nhận vận tải, dịch vụ kho bãi, xếp dỡ, dịch vụ cảng, dịch vụ khai hải quan XNK…Trong thời kỳ đầu, đặc biệt từ có Luật Doanh nghiệp đời thực cam kết hội nhập WTO, việc thành lập dịch vụ logistics có thuận lợi định, thu hút đầu tư nước tạo động lực phát triển ngành nghề, phát triển nguồn nhân lực trông ngành Đến thời điểm diện mạo ngành logistics VN không tha nước khu vực, DN dịch vụ logistics VN trưởng thành hợp tác, cạnh tranh với đối tác nước ngoài, doanh nghiệp chủ hàng Việt Nam bắt đầu tin cậy giành quyền chủ động việc sử dụng dịch vụ logs doanh nghiệp cung ứng dịch vụ nước 39 Nhận thức logs chuyển biến từ cấp quản lý nhà nước, người thực cung cấp dịch vụ logs, kể người sử dụng dịch vụ: thương nhân, nhà sản xuất chế biến, XNK Khái niệm quản trị logs chuỗi cung ứng nhanh chóng vào sống DN với kiến thức quản trị khác Trước thềm mở cửa hội nhập WTO ngành dịch vụ logs hội nhập logs khu vực ASEAN, cịn có băn khoăn lực, tính cạnh tranh, theo phân tích số chuyên gia số ngành dịch vụ khác, doanh nghiệp ngành dịch vụ logs Việt Nam có bước trưởng thành đáng kể, tận dụng hội, học hỏi thu hoạch nhiều kinh nghiệm, đại phận trụ vững qua nhiều thử thách, đặc biệt khủng hoảng suy giảm kinh tế toàn cầu Điều chứng minh qua số LPI(năng lực thực logs) Việt Nam mà ngân hàng giới điều tra công bố thời gian gần 3.2 Hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập cơng ty Hợp Thành 3.2.1 Hồn thiện việc tiếp nhận chứng từ Một nguyên nhân làm ảnh hưởng đến hiệu quy trình giao nhận chậm trễ việc tiếp nhận chứng từ Việc chậm trễ xảy số nguyên nhân sau a, Nguyên nhân: Những chậm trễ việc hoàn thành chứng từ trở thành vấn đề nghiêm trọng Sai sót người nguyên nhân lớn lực cơng tác nhân viên quan hữu quan gây nên Thời gian khơng chờ đợi nên việc chậm trễ gây khơng hậu cho doanh nghiệp Những nguyên nhân phổ biến chậm trễ này: 40 - Người xuất gửi thiếu vài chứng từ cần thiết yêu cầu, thất lạc sang chứng từ hàng hóa khác cơng ty lúc nhận nhiều loại mặt hàng khác nhau, thiếu cẩn trọng nhân viên - Các sai sót thơng tin chứng từ, thông tin mặt hàng, thời gian, địa điểm không khớp chứng từ - Chậm trễ việc liên lạc nhân viên Cảng, Hải quan quan - Khi nhận chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng - Chậm trễ Ngân hàng chứng từ không ăn khớp … b Khắc phục chậm trễ sai sót: Để khắc phục vấn đề cần phải có nhân viên chức giải công việc chứng từ - Trong trình nhận chứng từ người xuất khẩu, cán lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng chứng từ với nhau, có sai lệch thơng tin hàng hố chứng từ cần phải tìm hiểu nguyên nhân gây sai lệch đó, sai lệch chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất để tìm hiểu nguyên nhân sai lệch yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với - Bên cạnh thực tế cho thấy Phịng Kinh doanh dịch vụ XNK có hay nhân viên đảm nhận thương vụ từ khâu chuẩn bị giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan vận chuyển hàng đến cho ngời nhập Vì vấn đề xảy có nhiều thương vụ làm thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên để làm, xảy trục trặc cơng đoạn chưa giải làm ùn tắc, chậm trễ công đoạn sau ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung Như vấn đề giải cách tốt là: 41 + Xây dựng trình tự làm việc chia nhỏ cơng việc trình tự đó, cán bộ, nhân viên đảm nhận cơng đoạn trình tự đó, người có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều thành thạo lĩnh vực đó, đẩy nhanh tiến độ cơng việc Giả sử q trình hồn thiện chứng từ mà có xảy thiếu hay sai sót giấy tờ lúc có người đảm nhận lĩnh vực sửa đổi cho phù hợp để tiết kiệm thời gian cơng sức Ví dụ: Trong cơng tác chuẩn bị có cơng đoạn chủ yếu lập tờ khai Hải quan kiểm tra chứng từ hàng hoá từ người nhập nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan - cán nhân viên chuyên sâu công tác lập chứng từ tờ khai, Packing list - cán nhân viên khác chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan Hai cán nhân viên ln có mối quan hệ trực tiếp với trình làm việc Tương tự công đoạn nhận hàng từ tàu lập chứng từ cần thiết công việc ln ln dây chuyền khép kín, cán bộ, nhân viên Phịng ln có quan hệ với công đoạn làm việc bổ trợ cho (như mắt xích dây chuyền) với phương pháp cán nhân viên đảm nhận đợc nhiều thương vụ thời gian + Trong trình lập số chứng từ cần thiết, cần phải có cập nhật thơng tin, văn hướng dẫn cấp quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo quy định mẫu có sẵn + Trong trình kiểm tra đối chiếu chứng từ thực tế phát có sai lệch chứng từ thực tế phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên chứng nhận tình trạng hàng hố” giải sai lệch thực tế chứng từ theo luật định Hải quan 42 - Với kinh nghiệm cơng ty giải vướng mắc khó khăn chuyến hàng giao nhận hàng hóa Nhưng có lẽ phục vụ giá trị cơng ty khách hàng lĩnh vực thông tin liên lạc mối quan hệ thân hữu Thông qua mối quan hệ thân hữu với quan hữu quan Hải quan, Cảng, Bộ Thương mại giới vận tải khả mình, Cơng ty giải kịp thời xảy chậm trễ vướng mắc Và biện pháp khắc phục chậm trễ q trình giao nhận vấn đề lưu chuyển lưu trữ chứng từ Trong q trình giao nhận, cơng ty trung tâm tập trung loại chứng từ, từ công ty chứng từ lưu chuyển đến Hải quan, Cảng - Trong trình chuẩn bị chứng từ chuyển từ người nhập qua Bưu điện ngân hàng, qua tay người nhập đến công ty Các chứng từ khác công ty nhận từ hãng tàu số quan hữu quan khác Do trình lưu chuyển chứng từ công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp bị thất lạc chứng từ - Đồng thời với q trình tập trung hồn thành chứng từ cơng ty cần bảo quản lưu trữ chứng từ cách an toàn, cẩn thận Để việc bảo đảm chứng từ Công ty tốt Cơng ty phải có kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm: - Trước hết phải phân loại chứng từ theo nhóm loại hàng hố theo chủ hàng - Có thể thời gian cơng ty thực lúc nhiều hợp đồng, chứng từ công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh theo thời gian ký kết theo quy luật thứ tự để tiện việc tìm kiếm tra cứu có trục trặc xảy tiện cho việc xếp sau Cũng dùng máy vi tính, máy qt (Scaner) để quản lý chứng từ theo tiêu mục để kiểm tra nhanh chóng 43 - Công ty nên lập sổ theo dõi thực hợp đồng, sổ theo dõi chứng từ nên kiểm tra thường xuyên chứng từ Giao cho nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ chứng từ với chứng từ khác Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng NK diễn tốt đẹp nhanh chóng cơng ty nên hồn thiện công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển chứng từ, công ty cần thực tốt vấn đề giúp cho trình nhận hàng nhập nhanh hơn, kinh danh có hiệu 3.2.2 Hồn thiện cơng tác vận chuyển hàng nhập cho chủ hàng a Nghiên cứu đặc tính riêng biệt hàng hố cần vận chuyển Việc tìm hiểu đặc tính riêng biệt hàng hố cần vận chuyển đến cho chủ hàng NK có ý nghĩa quan trọng, khơng nắm bắt hiểu rõ q trình vận chuyển làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ - Đối với mặt hàng khô sắt thép, xi măng, vải sợi, nguyên phụ liệu đặc tính riêng biệt loại hàng hoá dễ nhận biết Việc dùng phương tiện nào? Cách thứ loại hàng hố dễ bị hư hỏng, biến chất, khơng sử dụng nữa, mà lúc hàng hoá thông quan, trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển thuộc công ty, công ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng NK, đơi cịn xảy tranh chấp cơng ty cịn gặp nhiều rắc rối khác tất nhiên uy tín cơng ty bị giảm sút thua lỗ kinh doanh - Đối với loại hàng hố đơng lạnh dở hàng khỏi tàu phải có phương tiện chuyên dụng để chuyên chở Container đông lạnh hay số lọai hàng hố tươi sống khác khác nhiệt độ cần phải giữ mức để đảm bảo cho hàng hố khơng bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu xem hàng hố chở tàu ngồi biển biển có nhiều nước nhiệt độ lại khơng cao hàng hố giữ mức a0C chẳng hạn nhng vào bờ nước đi, nhiệt độ lại tăng lên thời tiết nắng nóng, liệu hàng hố giữ mức a0C đảm bảo cho hàng hố khơng? 44 loại hàng hố tơi sống nghĩa chúng cịn dưỡng khí hút CO2 nhả khí O2 ,vì điều kiện nhiệt độ giữ cho vi khuẩn không xâm nhập quan trọng để đảm bảo hàng hố khơng bị giảm chất lợng đợc phép lưu thông thị trường - Hay loại hàng hố dễ gãy vỡ hư hỏng cách xếp chèn lót xếp hàng lên phương tiện nào, trọng tải tối đa loại hàng hố xe phép chở để vận chuyển có xảy va đập hàng hố khơng bị vỡ xếp lên phương tiện để vận chuyển khơng phải việc khó khăn Ngồi có nhiều mặt hàng trình xếp hàng lên phương tiện, vận chuyển không thực theo tiêu chuẩn kỹ thuật quy định người giao nhận phải chịu trách nhiệm Vì việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu đặc tính riêng hàng hố để bố trí xếp phương tiện tổ chức q trình chun chở đảm bảo cho Cơng ty thực tốt khâu cuối nghiệp vụ nhận hàng NK, không để xảy rủi ro đáng tiếc b Chuẩn bị nhân công, kho bãi phương tiện để phục vụ tốt trình vận chuyển - Với lượng hàng ngày tăng lên, công ty nên có phương hướng thuê kho riêng cảng kho ngoại quan Điều giảm thiểu chi phí thuê dịch vụ ngồi - Với q trình làm thủ tục nhận hàng NK cơng ty cần phải có chuẩn bị nhân công, kho bãi phương tiện vận chuyển để tiến hành xếp dỡ, lưu kho vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo tiến độ thời gian thoả thuận hai bên Trong công đoạn này, công ty nên chọn người có thái độ làm việc chăm chỉ, tích cực, giấc để đảm bảo hoạt động diễn tiến trình đồng thời có quan tâm lượng hàng để chuẩn bị số lượng nhân cơng thực cho phù hợp, tránh gây tình trạng thừa thiếu người c Tổ chức trình vận chuyển 45 Thông thường sau giao hàng cho người chun chở ký đơn giao hàng cơng ty thường cử cán công ty áp tải hàng hoá vận tải đường để giám sát yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá đặt cho người vận tải hỗ trợ cho người vận tải đường gặp khó khăn trở ngại Trong trình vận chuyển người chuyên chở phải chịu trách nhiệm hàng hóa nhận, người áp tải hàng hóa phải ln giữ liên lạc với cơng ty giao nhận để thơng báo tình hình vận chuyển Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với cơng ty để xin ý kiến đạo lãnh đạo cơng ty việc xử lý giải tình khó khăn trở ngại Trong q trình vận chuyển phải yêu cầu người vận tải thực nghiêm ngặt yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá để giảm thiểu rủi ro xảy Vì cơng ty cần ký kết hợp đồng chun chở với người có kinh nghiệm lái xe, trung thực, người làm việc lâu dài để vận chuyển hàng hóa cách tốt Có cơng ty có hài lịng từ phía khách hàng, khách hàng tin tưởng mà giao cho lần tiếp theo, đồng thời nâng cao uy tín công ty thị trường, thu hút khách hàng tiềm khác d Giao hàng cho chủ hàng nhập - Khi hàng hoá chở đến nơi quy định theo yêu cầu chủ hàng nhập Người chuyên chở trực tiếp giao hàng cho chủ hàng phải lập biên giao hàng theo khối lượng chất lượng mà nhà xuất nhập uỷ thác cho công ty Lúc chủ hàng người chủ hàng uỷ thác ký vào biên giao hàng sở để cơng ty địi tiền cước phí giao nhận người uỷ thác Tùy theo thỏa thuận chủ hàng nhập công ty giao nhận để xem bên chủ hàng nhập hay công ty giao hàng phải thuê phương tiện nâng hạ, dỡ hàng đưa vào kho Nếu cơng ty giao nhận làm nhân viên giao nhận phải chủ động liên lạc nơi giao hàng để thuê xe nâng hạ nhân công xếp dỡ, hàng đưa đến nơi chuẩn bị tốn thời gian chờ đợi bên 46 Tóm lại, cơng tác vận chuyển hàng nhập đến cho chủ hàng nhập đóng góp phần không nhỏ vào thành công thương vụ uỷ thác giao nhận cơng ty Nó khâu cuối dễ thực toàn quy trình nghiệp vụ nhận hàng nhập Container không xác định tầm quan trọng cơng tác cơng ty khơng đảm bảo tiến độ thực hợp đồng uỷ thác Và không may xảy rủi ro xuất phát từ chuẩn bị khơng tốt cơng ty cơng ty phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập giá trị lô hàng nhập khơng phải nhỏ Khi làm cho công ty bị thua lỗ nặng giảm uy tín vốn có kinh doanh dịch vụ xuất nhập 3.2.3 Hồn thiện hoạt động khác Ngồi cịn có số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận nhập hàng hóa đường biển container như: - Củng cố, đào tạo đội ngũ có trình độ cao, địi hỏi tiết xác việc tiếp nhận xử lý chứng từ Cơng việc cần người có nhiều kinh nghiệm, khéo léo thật cẩn thận Cần phân loại lực cán công nhân viên để đào tạo cho hiệu Ví dụ : cơng ty quý mở lớp huấn luyện nâng cao trình độ công việc cho nhân viên, lớp đào tạo công nhân viên, lớp đào tạo cán cấp cao - Nâng cấp hệ thống mạng để công ty đăng ký khai báo hải quan thời gian nhanh - Tổ chức khép kín dây chuyển kinh doanh, mở rộng thêm dịch vụ tốt để đáp ứng nhu cầu khách hàng Ví dụ: Cơng ty đầu tư kho bãi để lưu trữ , xe để vận chuyển hàng, hạn chế việc thuê để tiết kiệm chi phí 47 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Trong xu hướng mở cửa kinh tế, Việt Nam trở thành thành viên tổ chức thương mại giới WTO.Sự kiện mang lại nhiều hội thử thách to lớn cho kinh tế Việt Nam nói chung doanh nghiệp nói riêng Giao nhận vận tải mắt xích vơ quan trọng q trình lưu thơng hàng hóa từ người bán sang người mua Chính thế,mà ngày nhiều cơng ty dịch vụ giao nhận đời Nếu khâu giao nhận tổ chức giao nhận mà khơng kịp thời, khơng hợp lý hoạt động XNK bị ách tắc, chí gây thiệt hại không nhỏ cho chủ hàng người mua Trong điều kiện môi trường cạnh tranh gây gắt nay,Hợp Thành đánh giá công ty hoạt động có hiệu lĩnh vực giao nhận hàng hóa XNK … Hợp Thành dần khẳng định vị trí thương trường ngồi nước Có kết hơm nhờ vào bước đắn, với am hiểu thị trường, chiến lượt kinh doanh phù hợp, vận dụng có hiệu sách marketing Nhờ vào q trình tổ chức thực thủ tục nghiệp vụ giao nhận hàng XNK công ty Đảm bảo hàng hóa giao nhận thời gian theo yêu cầu khách hàng Sau thời gian tìm hiểu lý luận nghiên cứu công ty, em hệ thống hóa sở giao nhận giao nhận, người giao nhận, số chức NGN, trách hạn nghĩa vụ NGN.Đồng thời nghiên cứu quy trình giao nhận nhập cơng ty, để từ đánh giá đc điểm mạnh,điểm yếu, hội, thách thức công ty Qua em số bất cập số biện pháp để cải tiến, hoàn thiện khâu quy trình giao nhận, phận tiếp nhận chứng từ cơng ty cịn chưa chu đáo, chậm trễ kiểm tra chứng từ khách hàng gửi đến, từ có giải pháp giải vấn đề nhanh chóng kiểm tra kỹ lưỡng thông tin số lượng tiếp nhận chứng từ, sửa chữa nhanh chóng có sai sót Đồng thời hoạt động vận chuyển hàng hóa cho người NK chưa hồn chỉnh, nhân viên giao nhận phải 48 tìm hiểu khâu trình vận chuyển Tuy nhiên thời gian có hạn vượt giới hạn phạm vi nên em chưa nghiên cứu vấn đề hợp tác công ty với công ty giao nhận khác, thời gian tới em tiếp tục tìm hiểu thêm Kiến nghị : Trong bối cảnh kinh tế gay gắt để đạt kết mong muốn, công ty Hợp Thành cần nhanh chóng đổi phương thức hoạt động Các nhân tố bên ngồi ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động công ty, cần quan tâm, giúp đỡ nhà nước, Bộ, Ngành để tạo điều kiện thuận lợi cho công ty Sự quan tâm qua đường lối sách đắn, hợp lý mà cịn phải qua hoạt động thiết thực thường xuyên sâu, sát thực tế để nắm bắt khó khăn, tâm tư nguyện vọng doanh nghiệp, từ có định hướng giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn - Tổ chức thường xuyên chương trình đầu tư xúc tiến thương mại hội chợ giúp doanh nghiệp XNK quảng bá, giới thiệu dịch vụ ưu tiên vốn đầu tư cho dự án sản xuất mặt hàng mạnh Nhờ hỗ trợ cơng ty giao nhận việc tìm kiếm thị trường ký kết hợp đồng - Thay đổi thuế phải báo cho doanh nghiệp cách nhanh chóng để doanh nghiệp kịp thời nắm bắt, tránh ảnh hưởng đến việc thực hợp đồng - Cần có biện pháp xử phạt răn đe dứt khoát trường hợp tiêu cực làm cản trở cho doanh nghiệp Kiên chống hành vi tham ô, nhũng nhiễu đội ngũ hải quan Công chức hải quan cần hướng dẫn cụ thể, sai cho doanh nghiệp Tùy trường hợp mà xử lý từ cảnh báo tới phạt hành để tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực quy định pháp luật Khi phân bổ nhiệm vụ, cơng chức hải quan cần nhanh chóng làm việc để đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp nhận hàng, tránh tình trạng lưu kho lưu bãi 49 - Nước ta có lợi đường biển nên số lượng hàng hóa XNK đường biển phát triển so với phương thức khác Nhà nước cần đầu tư thích đáng để xây dựng sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hoá đường biển xây dựng mở rộng cảng biển, đại hoá thiết bị xếp dỡ vận chuyển hàng hố Ngồi ra, Nhà nước cần đầu tư để mở rộng tuyến đường sắt cho đạt tiêu chuẩn quốc tế, nâng cấp tu sửa hệ thống đường bộ, cầu cống… để với vận tải đường biển, người giao nhận thực vận tải hàng hoá đa phương thức cách thuận tiện, dễ dàng đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1, TS Dương Văn Bạo (2014) Giao nhận vận tải quốc tế , Nhà xuất Hàng Hải 2, PGS TS Nguyễn Hồng Đàm (Chủ biên) - GS TS Hoàng Văn Châu -PGS TS Nguyễn Như Tiến - TS Vũ Sỹ Tuấn(2003), Vận tải giao nhận ngoại thương, Nhà xuất Giao thông vận tải Hà Nội 3, TS Đồn Thị Hồng Vân (2000), Giáo trình kỹ thuật ngoại thương, Nhà xuất thống kê 4,“ Các văn chọn lọc hướng nghiệp” ( Selected Documents ) - Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam - 1997 5,Các báo cáo tài chính, báo cáo kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH thương mại vận tải dịch vụ Hợp Thành 6, Luật doanh nghiệp 2005 7, PGS.TS Nguyễn Như Tiến( Chủ biên), Giáo trình giao nhận vận tải ngoại thương, Nhà xuất khoa học kỹ thuật 8, Một số trang wed tài liệu tham khảo - http://www.vinamarine.mt.gov.vn/Index.aspx?page=transportdetail&id=11 - http://luanvan.net.vn/default.aspx - http://vinafco.com.vn/tin-tuc/tin-hoat-dong-nganh/9-tin-tuc/tin-hoat-dongnganh/105-logistics-vi%E1%BB%87t-nam-b%C6%B0%E1%BB%9Bc-v %C3%A0o-th%E1%BB%9Di-k%E1%BB%B3-ph%C3%A1t-tri%E1%BB %83n.html 51 52 ... HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONT BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HỢP THÀNH ii CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI... CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HỢP THÀNH CHƯƠNG 3:... công ty TNHH thương mại vận tải dịch vụ Hợp Thành 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty A, Giới thiệu chung công ty -Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH thương mại vận tải dịch vụ Hợp Thành -Địa