Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ TÊN ĐỒ ÁN: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHẬP-XUẤT VẬT TƯ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI YÊN ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP CHUN NGÀNH : TIN HỌC-TÀI CHÍNH-KẾ TỐN Hà nội năm 2011 SV: Nguyễn Thị Huế Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ SV: Nguyễn Thị Huế Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Đây cơng trình nghiên cứu riêng tơi, số liệu, kết đồ án trung thực xuất phát từ tình hình thực tế đơn vị thực tập Hà nội ngày 06 tháng 05 năm 2011 Tác giả đồ án: SV: Nguyễn Thị Huế Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế NGUYỄN THỊ HUẾ LỜI CẢM ƠN Sau thời gian thực tập tốt nghiệp công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Thái Yên, với hướng dẫn tận tình Cơ giáo – Th.S Đồng Thị Ngọc Lan, em hoàn thành đồ án tốt nghiệp Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Đồng Thị Ngọc Lan, cô cung cấp cho em kiến thức quý báu, động viên, bảo tận tình trình em nghiên cứu, giúp em hoàn thành đồ án Em xin chân thành cảm ơn thầy mơn Tin học Tài Kế tốn Tin học Đại cương Những giảng tâm huyết thầy cô cung cấp cho em nhiều kiến thức bổ ích, giúp em vận dụng kiến thức chun mơn thầy truyền dạy để hồn thành đồ án Thực đề tài này, em nhận giúp đỡ nhiệt tình anh chị đơn vị thực tập Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo toàn cán nhân viên Công ty Cổ phần Xây Dựng Thương Mại Thái n nói chung chú, anh chị Phịng kế tốn nói riêng tạo điều kiện cho em thực tập nhiệt tình giúp đỡ em thời gian thực tập tốt nghiệp công ty SV: Nguyễn Thị Huế Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè – người giúp đỡ, động viên em suốt trình thực đồ án Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày tháng năm 2011 Sinh viên thực Nguyễn Thị Huế BẢNG KÍ HIỆU VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu/ Từ viết tắt Giải thích HTTT Hệ thống thơng tin HTTTQL Hệ thống thông tin quản lý PTTK Phân tích thiết kế VT Vật tư SV: Nguyễn Thị Huế Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế MỤC LỤC SV: Nguyễn Thị Huế Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế PHẦN MỞ ĐẦU I Lý chọn đề tài: Ngày nay, công nghệ thông tin trở thành phần thiết yếu sống đại Bất kỳ lĩnh vực sống cần áp dụng thành tựu tin học để nâng cao chất lượng hoạt động Đặc biệt, doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học bắt buộc muốn tồn đứng vững thị trường Khối lượng công việc đồ sộ doanh nghiệp thiếu trợ giúp máy tính điện tử Thực tế cho thấy, từ áp dụng phần mềm tin SV: Nguyễn Thị Huế Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế học, hoạt động quản lý doanh nghiệp ngày nhẹ nhàng, xác hiệu đem lại thành công lớn cho doanh nghiệp Tuy nhiên, để có phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động doanh nghiệp lại vấn đề đơn giản Qua trình thực tập công ty Cố Phần Xây Dựng Và Thương Mại Thái n, em nhận thấy cơng ty có khối lượng nhập – xuất vật tư lớn, diễn thường xuyên liên tục nhằm phục vụ cơng trình xây dựng Nếu công tác quản lý vật tư không tốt bị gián đoạn ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh cơng ty từ dẫn tới doanh thu uy tín cơng ty bị giảm sút Chính vậy, chương trình quản lý nhập – xuất vật tư cần thiết với công ty Ứng dụng tin học vào quản lý vật tư cơng ty cần ngày hồn thiện Dựa lí trình bày em chọn đề tài: “ Xây dựng chương trình quản lý nhập – xuất – vật tư công ty cổ phần Xây Dựng Và Thương Mại Thái Yên “ làm đề tài cho đồ án tốt nghiệp II.Mục đích đề tài: - Chương trình người sử dụng chấp nhận - Cung cấp thông tin cách xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt trình quản lý nhập – xuất vật tư - Tận dụng lực tài nguyên ( hệ thống máy tính ), lực người nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý - Hỗ trợ cho nhân viên kế toán thủ kho việc quản lý nhập – xuất vật tư Doanh nghiệp - Góp phần tạo điều kiện cho cơng ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí giảm bớt nhân cơng, giảm sai sót xảy trình quản lý nhập – xuất vật tư SV: Nguyễn Thị Huế Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế III.Phạm vi nghiên cứu đề tài: Việc xây dựng chương trình nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư công ty cách tốt khối lượng giá trị, giúp cho kế toán vật tư thủ kho kiểm sốt tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư Dựa số liệu quản lý chương trình đưa báo cáo cần thiết cho nhà quản lý để có biện pháp kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu hoạt động Công ty tương lai Trên sở nghiên cứu hệ thống quản lý nhập – xuất vật tư Công ty sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để xây dựng chương trình quản lý vật tư đáp ứng nhu cầu hoạt động Doanh nghiệp IV.Đối tượng nghiên cứu đề tài:  Hệ thống loại vật tư công ty  Hệ thống kho vật tư công ty  Hệ thống kế toán chi tiết vật tư hệ thống thông tin quản lý nhập – xuất vật tư Công ty V.Phương pháp nghiên cứu đề tài:  Phương pháp vấn  Phương pháp thu thập thông tin  Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý VI.Kết cấu đồ án: Tên đề tài “ Xây dựng chương trình quản lý nhập – xuất vật tư Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Thái Yên” Ngoài phần mở đầu, phần kết luận phần phụ lục tài liệu tham khảo, đồ án kết cấu gồm chương: Chương : Lý luận chung phân tích thiết kế hệ thông thông tin công tác quản lý nhập – xuất vật tư doanh nghiệp SV: Nguyễn Thị Huế Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế Chương trình bày vấn đề sở lý thuyết: Trình bày tóm tắt sở lý thuyết sử dụng để giải vấn đề, bao gồm phần lý thuyết phân tích thiết kế HTTT phần lý thuyết HTTT quản lý nhập – xuất vật tư, cơng tác kế tốn chi tiết vật tư doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác quản lý nhập-xuất vật tư Công ty Cổ phần Xây Dựng Và Thương Mại Thái Yên - Nêu thực trạng hệ thống qua điều tra thu thập thông tin công ty - Đánh giá phân tích hệ thống Chương 3: Phân tích toán HTTTQL nhập-xuất vật tư thiết kế chương trình ứng dụng tốn Quản lý nhập-xuất vật tư công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Thái Yên - Giải pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin - Mô tả kết đạt ( chức chương trình, module chủ yếu…) - Thảo luận kết nêu vấn đề chưa giải - Các đề nghị rút từ kết nghiên cứu Hà nội, ngày tháng năm 2011 Sinh viên: Nguyễn Thị Huế SV: Nguyễn Thị Huế 10 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế 3.3.3 Chương trình quản lý nhập- xuất vật tư Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Thái n 3.3.3.1 Giao diện • Form đăng nhập hệ thống -Mục tiêu: xác định người dùng quyền hạn tương ứng truy cập hệ thống - Người sử dụng : Tất người dùng đăng nhập với hệ thống - Ảnh giao diện: - Hướng dẫn sử dụng: Người dùng điền đầy đủ thông tin tên đăng nhập mật vào ô textbox Sau chọn nút lệnh ĐĂNG NHẬP muốn tiếp tục vào chương trình nút lệnh THỐT muốn rời khỏi chương trình - Kết : Ngưới sử dụng phép truy cập vào chương trình phải đăng nhập lại thông tin đăng nhập sai SV: Nguyễn Thị Huế 92 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế 3.3.3.2 Hệ thống menu • Menu hệ thống SV: Nguyễn Thị Huế 93 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế Một số form chương trình • Form quản trị người dùng - Mục tiêu: Quản lý thơng tin, quyền hạn người dùng với chương trình - Người sử dụng : Quản lý viên hệ thống -Ảnh giao diện: SV: Nguyễn Thị Huế 94 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế -Hướng dẫn sử dụng: Khi muốn thêm người dùng mới, quản trị viên điền đầy đủ xác thông tin vào ô textbox; chọn quyền combobox ( tồn quyền, xem, sửa) Sau ấn chọn nút CẬP NHẬT, tên người dùng chưa tồn tại, mật k khai báo trùng khớp thơng tin người dùng cập nhật vào hệ thống Nếu muốn hủy bỏ thao tác ấn nút THỐT • Form đổi mật người dùng: - Mục tiêu: Thay đổi mật người dùng truy cập vào chương trình - Người sử dụng : Tất người dùng đăng ký vào chương trình - Ảnh giao diện: SV: Nguyễn Thị Huế 95 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế -Hướng dẫn sử dụng: Người dùng điền đầy đủ thông tin vào ô textbox rùi chọn nút lệnh THAY ĐỔI muốn thay đổi mật chọn nút lệnh THOÁT muốn hủy bỏ thao tác -Kết quả: Thay đổi mật người dùng.Lần đăng nhập sau người dùng sử dụng mật để đăng nhập vào chương trình • Form danh mục vật tư - Mục tiêu: Quản lý thông tin vật tư - Người sử dụng: Phân quyền - Ảnh giao diện: SV: Nguyễn Thị Huế 96 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế -Hướng dẫn sử dụng: Khi muốn thêm vật tư, người dùng điền đầy đủ tthông tin vào ô textbox chọn nút THÊM Khi muốn sửa đổi hay xóa thơng tin vật tư đưa trỏ chuột chọn ghi grid rùi ấn nút lệnh SỬA/XÓA Người dùng muốn khỏi hệ thống chọn nút THỐT -Kết quả: Thêm mới, sửa đổi xóa thơng tin vật tư.Hiển thị kết grid • Form danh mục nhà cung cấp - Mục tiêu: quản lý thông tin nhà cung cấp vật tư cho công ty - Người sử dụng: Phân quyền - Ảnh giao diện SV: Nguyễn Thị Huế 97 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế -Hướng dẫn sử dụng: Khi muốn thêm nhà cung cấp người dùng di chuyển trỏ chuột tời textbox điền đầy đủ thông tin vào ô textbox sau chọn nút lệnh THÊM Muốn sửa, xóa thông tin nhà cung cấp nào, người dùng di chuyển trỏ xuống grid chọn ghi cần sửa xóa rùi chọn nút lệnh SỬA/XĨA.Nếu muốn khỏi hệ thống chọn nút lệnh - Kết quả: thêm, sửa, xóa thơng tin nhà cung cấp • Form viết phiếu nhập kho - Mục tiêu: Khai báo lưu thông tin phiếu nhập kho - Người sử dụng : Phân quyền - Ảnh giao diện SV: Nguyễn Thị Huế 98 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính SV: Nguyễn Thị Huế Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế 99 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế -Hướng dẫn sử dụng: người sử dụng điền thông tin ngày tháng chọn đối tượng theo dõi báo cáo ấn nút lệnh IN Nếu muốn khỏi hệ thống chọn nút lệnh THOÁT - Kết quả: Đưa báo cáo theo yêu cầu người dùng SV: Nguyễn Thị Huế 100 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế Một số Report chương trình: • Danh mục vật tư CÔNG TY CỔ PHẦN XD VÀ TM THÁI YÊN Địa chỉ: Tập thể 11- Đông Ngạc – Từ Liêm – Hà Nội DANH MỤC VẬT TƯ Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Mã loại Vật tư GAV Gạch vỡ Viên NVLC GAD Gạch đặc Viên NVLC CAV Cát vàng m3 NVLC XMD Xi măng đen Kg NVLC XMT Xi măng trắng Kg NVLC Ngày tháng năm 2011 • Danh mục nhà cung cấp CÔNG TY CỔ PHẦN XD VÀ TM THÁI YÊN SV: Nguyễn Thị Huế 101 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Địa chỉ: Tập thể 11- Đông Ngạc – Từ Liêm – Hà Nội DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP Mã NCC Tên NCC Địa Số điện thoại NCC001 Xí nghiệp bê tơng Mạnh Cường Hà Tĩnh 03934562136 NCC002 Cty TNHH Hoa Sơn Tiên Du- Bắc Ninh 02413789344 NCC003 Cty khí 30-4 Gia Lâm – Hà Nội 0437896033 NCC004 Cty CP & TM Thái Bình Nghệ An 0383264503 Ngày tháng năm 2011 • Phiếu nhập CƠNG TY CỔ PHẦN XD VÀ TM THÁI YÊN Địa chỉ: Tập thể 11- Đông Ngạc – Từ Liêm – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày: 05/03/2011 Số phiếu: PN1230 Họ tên người giao: Nguyễn Duy Khoa Nhập kho : kho 30B Tên nhà cung cấp: Cơng ty Cp & TM Thái Bình Địa : Nghệ An Lý nhập: Nhập gạch kho 30B TK nợ:1521 TK có:331 STT Mã VT Tên VT ĐVT Số lượng Đơn giá Tổng tiền GAV Gạch vỡ Viên 100 50.000 5000.000 GAD Gạch đặc Viên 120 60.000 7200.000 Tổng số tiền : 12200.000 Người lập phiếu Người giao hang (Ký,họ tên) Thủ kho (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) Kế tốn trưởng (ký, họ tên) • Phiếu xuất CÔNG TY CỔ PHẦN XD VÀ TM THÁI YÊN SV: Nguyễn Thị Huế 102 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế Địa chỉ: Tập thể 11- Đông Ngạc – Từ Liêm – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày: 05/03/2011 Số phiếu: PX1256 Họ tên người nhận: Nguyễn Hải Anh Xuất kho : kho 24A Tên đơn vị nhận : Đội nề Địa : Bộ phận thi công Lý nhập: Xuất thi cơng cơng trình 12A2 TK nợ:1521 TK có:331 STT Mã VT Tên VT ĐVT Số lượng Đơn giá Tổng tiền CAV Cát vàng M3 100 72.000 7200.000 DAH Đá hoa Tấn 200 50.000 10000.000 Tổng số tiền : 17200.000 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) • Báo cáo nhập-xuất-tồn CƠNG TY CỔ PHẦN XD VÀ TM THÁI YÊN Địa chỉ: Tập thể 11- Đông Ngạc – Từ Liêm – Hà Nội BÁO CÁO NHẬP –XUẤT- TỒN (Từ ngày 01/01/2011 Đến ngày 31/12/2011) Tên kho: Kho Biên phòng Mã kho:KH04 Tồn đầu kỳ STT Mã Tên ĐV VT VT T Số Giá trị lượng Nhập kỳ Số Giá trị lượn Xuất kỳ Số Giá trị lượng CAV XMD Cát vàng XM đen Giá trị g M3 500 40.25305 200 15873000 300 kg 1000 702000 00 1000 Tổng cộng Số lượn g Tồn cuối kỳ 40955005 15873000 2398560 702000 400 31752600 00 24687600 Ngày tháng năm 2011 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) SV: Nguyễn Thị Huế 103 Lớp CQ45/41.01 Học Viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế • Báo cáo tồn kho vật tư CÔNG TY CỔ PHẦN XD VÀ TM THÁI YÊN Địa chỉ: Tập thể 11- Đông Ngạc – Từ Liêm – Hà Nội BÁO CÁO TỒN KHO VẬT TƯ Tên kho: Kho biên phòng Mã kho: KH04 STT Mã VT Tên VT ĐVT Số lượng CAV Cát vàng M3 400 XMT Xi măng trắng Kg 15000 Ngày lập 8/5 năm 2011 Người lập (Ký,họ tên) • Thẻ kho CÔNG TY CỔ PHẦN XD VÀ TM THÁI YÊN Địa chỉ: Tập thể 11- Đông Ngạc – Từ Liêm – Hà Nội THẺ KHO Từ ngày: 01/01/2011 Đến ngày 31/12/2011 Tên vật tư: Cát vàng Chứng từ Ngày Số Nhà cung cấp/Đơn vị nhận Mã VT:CAV Số lượng Nhập Xuất Tồn đầu kỳ Tồn 500 Phát sinh kỳ 03/01/2011 PN0010 CT TNHH Hoàng An 10/01/2011 PX0012 Đội thi công số 200 700 300 Tồn cuối kỳ 400 400 Ngày tháng năm 2011 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) SV: Nguyễn Thị Huế 104 Lớp CQ45/41.01 ... Thơng Tin Kinh Tế CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP-XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI YÊN 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI N 2.1.1 Giới... với công ty Ứng dụng tin học vào quản lý vật tư cơng ty cần ngày hồn thiện Dựa lí trình bày em chọn đề tài: “ Xây dựng chương trình quản lý nhập – xuất – vật tư công ty cổ phần Xây Dựng Và Thương. .. thơng tin quản lý VI.Kết cấu đồ án: Tên đề tài “ Xây dựng chương trình quản lý nhập – xuất vật tư Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Thái Yên? ?? Ngoài phần mở đầu, phần kết luận phần phụ lục