Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội trường đại học công lập Việt Nam bối cảnh thực chế tự chủ ThS Nguyễn Thị Hải Yến – Đại học Quốc gia Hà Nội Tạp chí nghiên cứu khoa học kiểm toán (journal of auditing studies) Thực chủ trương đổi giáo dục đại học với chế giao quyền tự chủ tài chính, phấn đấu xây dựng giáo dục đại làm tảng cho nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa, phát triển bền vững đất nước, thích ứng với kinh tế thị trường có khả hội nhập quốc tế, yêu cầu cấp thiết giáo dục đại học nước ta lựa chọn hướng đắn, đồng thời cần biết quản lí sử dụng có hiệu nguồn vốn để phát triển giáo dục đại học, nâng cao chất lượng đào tạo, góp phần thúc đẩy trình hội nhập kinh tế quốc tế Để đảm bảo quản lý hoạt động nhằm đạt mục tiêu đề ra, trường đại học công lập (ĐHCL) cần phải xây dựng thiết lập hệ thống kiểm soát nội (HTKSNB) phù hợp hoạt động hữu hiệu Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê, để tổng hợp kết khảo sát đưa phân tích, đánh giá HTKSNB trường ĐH công lập Trên sở, nhận diện tồn HTKSNB trường ĐHCL phân tích nguyên nhân, viết đề xuất số giải pháp hoàn thiện HTKSNB trường ĐHCL Từ khóa: Kiểm soát nội bộ, đại học công lập Đặt vấn đề Trong điều kiện kinh tế thị trường nước ta, đào tạo trường ĐHCL chịu tác động quy luật chế thị trường, đặc biệt quy luật cung cầu, quy luật giá trị Tự chủ đại học xu tất yếu xã hội phát triển trường ĐHCL buộc phải thích nghi dần với chế tự chủ Hoạt động môi trường mới, trường ĐHCL có hội để tự khẳng định phải chịu nhiều áp lực cạnh tranh vốn có kinh tế thị trường Các trường phải biết đón đầu hội, triển khai đào tạo liên kết, loại hình đào tạo, thực quản lý hiệu quả, nhằm thu hút người học nâng cao lợi nhuận Do đó, cần quan tâm cải cách công tác quản lý, quan tâm đến KSNB Một HTKSNB vững mạnh giúp trường ĐHCL giảm bớt rủi ro hoạt động mình, sở quản lý rủi ro đảm bảo cho trường tuân thủ quy định, hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực, có khả đảm bảo an ninh tài chính, đảm bảo khả hoạt động liên tục, đứng vững phát triển điều kiện kinh tế thị trường phát triển hội nhập Tuy nhiên, việc xây dựng HTKSNB trường ĐHCL Việt Nam phần lớn chưa trọng kiểm tra, kiểm soát toàn hoạt động đơn vị, chưa trọng đến phòng ngừa quản lý rủi ro mà tập trung vào việc thực tiêu kế hoạch, dự toán tài Điều hạn chế tác dụng HTKSNB, thâm chí số trường, KSNB mang tính hình thức, gây tốn thêm chi phí,… Các công trình nghiên cứu nước KSNB trường ĐHCL chưa nhiều, dừng lại việc nghiên cứu HTKSNB trường cụ thể Qua viết này, tác giả muốn trao đổi việc hoàn thiện HTKSNB hướng đến quản trị rủi ro, giúp trường ĐHCL nâng cao lực quản lý, đảm bảo trì phát triển bền vững Bài viết phân tích làm rõ chất yếu tố HTKSNB, đồng thời kiến nghị giải pháp giúp hoàn thiện HTKSNB trường ĐHCL bối cảnh thực chế tự chủ Thực trạng HTKSNB trường ĐHCL 2.1 Bản chất hệ thống KSNB trường ĐHCL Theo báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations) năm 1992 công bố tiêu đề KSNB định nghĩa KSNB sau: “KSNB trình bị chi phối người quản lý hội đồng quản trị nhân viên đơn vị thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau: Sự hữu hiệu hiệu hoạt động; tin cậy báo cáo tài chính; ự tuân thủ pháp luật quy định” (COSO, 2013) 2.2 Thực trạng HTKSNB trường ĐHCL Ngày 25/04/2006, Chính phủ ban hành Nghị định số 43/2006/NĐ-CP việc quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp công lập (SNCL), có trường ĐHCL Theo đó, cáctrường ĐHCL trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm qua bốn vấn đề bản: tự chủ thực nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học; tự chủ tổ chức nhân sự; tự chủ tài tự chủ hợp tác quốc tế Sau năm thực quyền tự chủ theo Nghị định 43, nhìn chung trường ĐHCL chủ động sử dụng kinh phí Ngân sách Nhà nước giao cách hiệu hơn, bước đổi chế quản lý, khai thác nguồn thu, góp phần tăng thu nghiệp nâng cao thu nhập cho người lao động Tuy nhiên, Nghị định số 43 thực chất giao quyền tự chủ cho trường việc tổ chức chi, chưa giao quyền tự chủ huy động nguồn lực tài từ học phí lệ phí người học đóng góp Đây thực bất cập lớn cho trường việc chủ động tìm kiếm, huy động nguồn lực tài cho đầu tư phát triển, thu hút nhân tài, xây dựng sở vật chất nâng cao chất lượng đào tạo Việc đầu tư, mua sắm tài sản, xây dựng phân cấp cho đơn vị tự thực hiện, giá trị tài sản phân cấp thấp Nhiều định mức, tiêu chuẩn định mức giảng, chế độ toán giờ, mức thu học phí, lệ phí không phù hợp, làm hạn chế tính chủ động tài trường Chính điều dẫn đến thụ động, thiếu linh hoạt dám chịu trách nhiệm nhà quản lý trường ĐHCL Để khắc phục vấn đề này, Chính phủ ban hành Nghị 77/NQ-CP, ngày 24/10/2014, thí điểm đổi chế hoạt động sở giáo dục ĐHCL giai đoạn 2014-2017 Theo đó, trường ĐHCL trao quyền tự chủ cách toàn diện thực nhiệm vụ đào tạo nghiên cứu khoa học, tổ chức máy, nhân sự; tài chính, sách học bổng, học phí đối tượng sách, đầu tư, mua sắm Như vậy, trường ĐHCL quyền tự chủ hoạt động, đồng thời phải chịu nhiều áp lực cạnh tranh Từ đây, trường ĐHCL nổ lực việc khai thác nguồn lực sẵn có mạnh đơn vị để tạo nguồn thu, tăng thu nhập cho người lao động, ý đến hiệu tài Các đơn vị tự xây dựng quy chế chi tiêu nội làm kiểm soát chi tiêu Hệ thống KSNB trở nên thực cần thiết để ngăn ngừa phát sai sót, gian lận, nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực nhà trường Nhìn chung, trường ĐHCL nhận thức trò HTKSNB quản lý hành đơn vị Tuy nhiên, thời gian dài trường ĐHCL thực chế bao cấp, chưa có nhiều kinh nghiệm việc xây dựng thiết lập HTKSNB Việc vận hành HTKSNB chưa hiệu gây khó khăn cho nhà quản lý việc lập kế hoạch, điều hành hoạt động cụ thể nhà trường Cụ thể: - Hầu hết trường ĐHCL quan tâm đến mặt chất lượng hoàn thành tốt nhiệm vụ đào tạo, trị giao, mặt hiệu tài chưa quan tâm mức Vấn đề quản lý tài dừng lại mức theo dõi báo cáo mà chưa quan tâm đế việc làm để đạt hiệu cao hơn, để tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất đầu tư, Do đó, HTKSNB chưa có hội để phát huy sức mạnh - Về môi trường kiểm soát trường ĐHCL: + Cơ cấu đội ngũ không đồng tuổi, trình độ, ngành đào tạo vấn đề khó khăn để thực thủ tục kiểm soát + Cơ cấu tổ chức máy hoạt động cồng kềnh, chi phí máy lớn, làm ảnh hưởng đến nguồn kinh phí để thực hoạt động chuyên môn, mua sắm trang thiết bị hoạt động khác + Chính sách nhân sự, cộm vấn đề khen thưởng, kỷ luật đa phần chưa khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả, mà gây tắc trách, gian lận + Kỹ ứng dụng tin học thấp, nhóm nhân lớn tuổi Đội ngũ cán quản lý phần lớn chịu ảnh hưởng lề lối, tác phong làm việc theo chế bao cấp, quan tâm đến tiêu kế hoạch, quan tâm đến hiệu kinh tế + Phần lớn trường Ban Kiểm soát, mà có Ban Thanh tra trực thuộc Ban giám hiệu, công tác kiêm nhiệm, Do đó, vấn đề kiểm soát hoạt động Ban giám hiệu thiếu tính độc lập, khách quan, quan tâm thực Những thực trạng nguyên nhân to lớn ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát trường, gây cản trở HTKSNB vận hành hữu hiệu hiệu - Về hệ thống thông tin kế toán trường ĐHCL: + Bộ máy kế toán: tập trung vào kế toán tài chủ yếu, nhu cầu thông tin kế toán quản trị mang tính thường xuyên, hàng ngày lại chưa quan tâm nhiều, chưa phát huy việc thu thập cung cấp thông tin thích hợp nhanh chóng cho nhà quản lý thực việc điều hành, kiểm soát hoạt động tổ chức định + Hệ thống chứng từ kế toán: chủ yếu vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định Chế độ kế toán hành nghiệp theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC Các trường ĐHCL sử dụng chứng từ tự thiết kế, có thiếu yếu tố bắt buộc nên chưa phản ánh hết nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chính điều ảnh hưởng lớn đến công tác hạch toán ban đầu, cung cấp thông tin cho nhà quản lý không kịp thời xác Bên cạnh đó, số lượng chứng từ trường ĐHCL lớn, đặc biệt chứng từ thu chi tiền, điều kiện khách quan số trường, chứng từ lưu trữ điều kiện chưa tốt, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu cần thiết + Hệ thống tài khoản kế toán: Việc mở tài khoản chi tiết quy định chế độ kế toán trường ĐHCL hạn chế Hầu hết trường dừng lại việc mở tài khoản chi tiết cấp 2, cấp theo chế độ quy định Điều gây tình trạng thiếu thông tin cần thiết cho nhà quản lý cần định, định tài + Hệ thống báo cáo kế toán: chủ yếu tập trung vào báo cáo tài theo quy định Chế độ kế toán hành nghiệp Tuy nhiên, báo cáo lập mang tính thủ tục bắt buộc chủ yếu, ý nghĩa cung cấp thông tin chưa nhiều thời hạn thường chậm so với quy định, hầu hết trường chưa trọng đến việc lập báo cáo nội sở phân tích so sánh kết hoạt động thực tế với số liệu dự báo, dự đoán + Ngoài ra, việc việc ứng dụng phần mềm kế toán đem đến rủi ro định việc kiểm soát thông tin kế toán - Về đánh giá rủi ro trường ĐHCL: Ban lãnh đạo trường ĐHCL đa phần chưa có quan tâm thích đáng đến việc phân tích đánh giá rủi ro Hầu hết trường ĐHCL không xây dựng riêng phận cấu tổ chức nhằm thực nhiệm vụ đánh giá rủi ro Điều khiến cho trường ĐHCL khó xác định khả ảnh hưởng đến mục tiêu trường, từ ảnh hưởng đến uy tín danh tiếng, chí đến kết tài nhà trường - Về hoạt động kiểm soát trường ĐHCL: Các quy trình kiểm soát chưa thực quan tâm đến mặt kiểm soát hiệu tài chính, kiểm soát việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, nhiều chỗ chưa chặt chẽ Việc ban hành quy chế, quy trình phục vụ cho công tác kiểm soát chậm, chưa đầy đủ Các quy chế, quy trình ban hành thường không chứa đựng đầy đủ chế kiểm soát, không xác định rõ trách nhiệm cá nhân, phận thực thi nhiệm vụ - Về công tác giám sát trường ĐHCL: Hiện nay, trường ĐHCL, hoạt động giám sát chưa thực theo nghĩa đánh giá việc vận hành thủ tục kiểm soát Việc giám sát lỏng lẻo, mang tính hình thức chưa thực chất Các trường chưa có phận độc lập để thực hoạt động Bộ phận giám sát chủ yếu ban Thanh tra, thường cán quản lý phòng ban kiêm nhiệm, thời gian tập trung công việc, không đủ mạnh, không đủ lực để thực chức Giải pháp hoàn thiện HTKSNB trường ĐHCL Qua phân tích tồn thực tế nay, cho thấy cần thiết cấp bách việc xây dựng HTKSNB gắn với quản lý rủi ro nhằm tăng khả dự báo, đánh giá, ngăn chặn quản lý có hiệu rủi ro trường ĐHCL Các trường cần có quy định cụ thể xây dựng hướng dẫn thực HTKSNB hiệu lực, hiệu gắn liền với chức đánh giá quản lý rủi ro, cụ thể: Thứ nhất, trường ĐHCL cần chủ động cải thiện môi trường kiểm soát - Tạo lập môi trường kiểm soát vững mạnh: Trong môi trường kiểm soát trường ĐHCL, yếu tố quan trọng Ban lãnh đạo cần nhận thức tầm quan trọng lực, tính liêm đạo đức nghề nghiệp nhà trường, từ đưa đến định việc tổ chức máy hợp lý, việc phải ban hành văn nội quy, quy chế, - Hoàn thiện cấu tổ chức trường ĐHCL theo hướng bố trí đầy đủ phòng ban chức năng, tổ chức phận riêng biệt thực chức - Hoàn thiện sách nhân sự: rà soát sửa đổi, bổ sung, ban hành sách nhân sự, xây dựng sách tuyển dụng, thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, xây dựng chế độ khen thưởng, kỷ luật kịp thời - Hoàn thiện công tác kế hoạch: ban hành tài liệu công tác lập kế hoạch thức văn bản; tập huấn, đạo tạo nghiệp vụ lập kế hoạch cho cán có liên quan,; đầu tư, trang bị phần mềm chuyên dụng phục vụ cho công tác lập kế hoạch; xây dựng kế hoạch tổng thể phải gắn liền với kế hoạch chi tiết Đồng thời tăng cường công tác kiểm tra, giám sát Ban lãnh đạo trình lập kế hoạch phận có liên quan, kế hoạch lập thời hạn quy định bám sát với thực đơn vị - Hoàn thiện kiểm máy kiểm soát: cần tổ chức phận chuyên trách thực kiểm tra, giám sát Ban kiểm soát để thực kiểm soát, giám sát thường xuyên định kỳ để kịp thời ngăn chặn, phát sửa chữa sai phạm, phòng ngừa rủi ro mặt hoạt động đơn vị Đồng thời trọng nâng cao lực, trình độ chuyên môn tính độc lập thành viên phận này; ban hành, cụ thể hoá quy chế hoạt động kiểm soát viên, ban kiểm soát Thứ hai, hoàn thiện hệ thống thông tin truyền thông, mà cốt lõi hệ thống kế toán - Hoàn thiện mô hình tổ chức máy kế toán theo hướng kết hợp thực kế toán tài kế toán quản trị với phân công rõ rang văn nhiệm vụ, chức trách, nội dung công việc cụ thể phận kế toán Cần nâng cao kỹ tổng hợp, phân tích cho nhân viên kế toán tăng cường ứng dụng tiến khoa học máy tính công tác kế toán quản trị - Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: Bên cạnh chứng từ kế toán quy định Chế độ kế toán, trường ĐHCL cần xây dựng ban hành bổ sung them mẫu chứng từ kế toán đặc thù phản ánh đầy đủ chủ tiêu, yếu tố cần thiết cho việc hạch toán ban đầu Xây dựng quy trình lập, kiểm tra, ký duyệt, luân chuyển chứng từ kế toán phù hợp tối đa hóa tiện ích việc sử dụng phần mềm kế toán - Chủ động xây dựng tài khoản chi tiết để theo dõi nội dung hoạt động đối tượng cụ thể, để đáp ứng nhu cầu thông tin chi tiết nhà quản lý - Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị thức tổ chức báo cáo Báo cáo kế toán quản trị cần tiết cho khâu hoạt động phận nhà trường, đồng thời đảm bảo việc cung cấp thông tin thường xuyên, liên tục, đầy đủ kịp thời cho nhà quản trị - Nâng cao hiệu việc sử dụng phần mềm kế toán công tác kế toán trường ĐHCL: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có uy tín, đặt viết phần mầm theo yêu cầu quản lý đặc thù nhà trường; thường xuyên tổ chức đào tạo, cập nhật nâng cao trình độ nhân viên việc sử dụng phần mềm kế toán; ban hành quy định tổ chức thực kiểm soát liệu môi trường tin học Thứ ba, hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro - Xây dựng quy trình đánh giá rủi ro gắn trách nhiệm đánh giá rủi ro cho quản lý cấp cao cấp thấp Cần phải quy định rõ người chịu trách nhiệm trực tiếp việc đánh giá quản lý rủi ro - Hoàn thiện quy trình, hoạt động quản lý tài tài sản nhằm ngăn ngừa giảm thiểu sai sót, gian lận, tiết kiệm chi phí, nânng cao hiệu sử dụng nguồn lực nhà trường - Hoàn thiện quy trình xây dựng chương trình đào tạo - Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy giáo viên để nâng cao chất lượng đào tạo Thứ tư, hoàn thiện thủ tục kiểm soát - Rà soát, sửa đổi, ban hành đầy đủ hệ thống quy chế quản lý nội tạo hành lang pháp lý cho hoạt động KSNB - Quán triệt nguyên tắc kiểm soát nội phân công, phân nhiệm, cần rà soát xây dựng quy chế quản lý nhằm cụ thể hoá, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng ban chức nhà trường, tránh tình trạng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, gây tính ỷ lại, thiếu trách nhiệm việc giải quyết, xử lý công việc liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khác nội đơn vị Thứ năm, hoàn thiện hệ thống giám sát thẩm định - Cần thiết lập hệ thống giám sát thẩm định theo hai hướng: Kiểm soát theo chiều dọc kiểm soát theo chiều ngang Thiết lập hệ thống KSNB theo chiều dọc có nghĩa thiết lập hệ thống KSNB theo cấu tổ chức quản lý dọc từ xuống phận cá nhân theo phân công phân nhiệm cho cá nhân Thiết lập hệ thống KSNB theo chiều ngang việc xây dựng chế, thủ tục kiểm soát thông qua quy trình nghiệp vụ chủ yếu đơn vị Các trường ĐHCL cần phải xác định chức bản, mục tiêu rủi ro quy trình, từ đưa chế kiểm soát áp dụng phù hợp với quy trình Kết hợp lại có mạng lưới kiểm tra, giám sát chặt chẽ thành viên hoạt động nhà trường, đảm bảo kiểm soát toàn hoạt động lĩnh vực không bị chồng chéo bỏ trống, đảm bảo phân chia tách bạch chức năng; đảm bảo độc lập tương đối phận, tạo khả kiểm tra, kiểm soát lẫn bước thực công việc - Hàng năm, trường ĐHCL cần thường xuyên tổ chức thực công tác kiểm toán nội nhằm hoàn thiện công tác tài kế toán Các trường thuê đơn vị kiểm toán độc lập bên thành lập phận kiểm toán nội với thành viên người có chuyên môn kinh nghiệm lĩnh vực tài kế toán nhằm thực công tác kiểm toán đạt hiệu Thông qua công tác kiểm toán giúp cho đơn vị phát thiếu sót, kịp thời thực chấn chỉnh lại sai sót công tác quản lý tài đưa công tác quản lý tài trường vào nề nếp theo quy định Nhà nước Kết luận Trên số trao đổi thực trạng HTKSNB trường ĐHCL thông qua yếu tố cấu thành môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin kế toán, thủ tục kiểm soát giám sát, từ đưa giải pháp hoàn thiện cụ thể hệ thống KSNB theo yếu tố cấu thành Tác giả viết hy vọng góp phần giúp cho trường ĐHCL có thêm để thiết lập HTKSNB hữu hiệu hiệu thực tiễn hoạt động mình./ Tài liệu tham khảo Bộ Tài (2004), Hệ thống văn pháp luật quản lý tài ngành giáo dục - đào tạo, NXB Tài chính, Hà nội COSO (2013), “Internal Control - Integrated Framework” PGS.TS Mai Ngọc Cường cộng (2007), Điều tra thực trạng khuyến nghị giải pháp thực tự chủ tài trường đại học Việt Nam Thủ tướng Chính phủ (2006), Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp công lập Thủ tướng Chính phủ (2010), Quyết định số 58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 việc ban hành “Điều lệ trường đại học” Thủ tướng Chính phủ (2014), Nghị 77/NQ-CP, ngày 24/10/2014 thí điểm đổi chế hoạt động sở giáo dục công lập giai đoạn 2014-2017 Vũ Thị Thanh Thúy (2012), Quản lý tài trường Đại học công lập Việt Nam, Luận án tiến sĩ, Đại học Kinh tế quốc dân  ... lập tương đối phận, tạo khả kiểm tra, kiểm soát lẫn bước thực công việc - Hàng năm, trường ĐHCL cần thường xuyên tổ chức thực công tác kiểm toán nội nhằm hoàn thiện công tác tài kế toán Các trường. .. độc lập thành viên phận này; ban hành, cụ thể hoá quy chế hoạt động kiểm soát viên, ban kiểm soát Thứ hai, hoàn thiện hệ thống thông tin truyền thông, mà cốt lõi hệ thống kế toán - Hoàn thiện. .. công lập (SNCL), có trường ĐHCL Theo đó, cáctrường ĐHCL trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm qua bốn vấn đề bản: tự chủ thực nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học; tự chủ tổ chức nhân sự; tự