Chương LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Mục đích, yêu cầu Mục đích Giới thiệu vấn đề kế hoạch dự án, nhằm chủ động quản lý dự án  Yêu cầu - Nắm nội dung trình phương pháp lập kế hoạch dự án - Nắm trình phân tách công việc, vấn đề cốt lõi kế hoạch  Nội dung I Khái niệm, tác dụng nội dung lập kế hoạch dự án II Phân tách công việc dự án I Khái niệm, tác dụng nội dung lập kế hoạch dự án 1.1 Khái niệm: Lập kế hoạch dự án việc tổ chức dự án theo trình tự lôgic, hợp lý; xác định mục tiêu dự án cụ thể hóa thành công việc cần làm; biện pháp, nguồn lực thời gian cần thiết nhằm hoàn thành tốt mục tiêu xác định dự án 1.2 Tác dụng lập kế hoạch dự án Là sở để tuyển dụng, đào tạo bố trí nhân lực cho dự án  Là để xác định tổng mức đầu tư cho dự án chi phí cho công việc  Là sở để điều phối nguồn lực quản lý tiến độ công việc  Có tác dụng làm giảm thiểu rủi ro, hạn chế lãng phí nguồn lực  Là để kiểm tra, giám sát, đánh giá tiến trình thực dự án mặt: thời gian, chi phí, kỹ thuật, chất lượng…  1.3 Phân loại kế hoạch dự án Các loại kế hoạch dự án bao gồm: - Kế hoạch tổng thể dự án - Kế hoạch phạm vi - Kế hoạch thời gian - Kế hoạch chi phí - Kế hoạch nhân lực - Kế hoạch quản lý chất lượng 1.4 Yêu cầu công tác lập kế hoạch dự án Kế hoạch phải toàn diện, rõ ràng, tuân thủ yêu cầu Nhà nước thống bên liên quan đến dự án  Kế hoạch nên có tham gia thực chủ thể liên quan đến dự án, đặc biệt đơn vị khai thác, sử dụng dự án sau  Kế hoạch lập phải dựa thông tin đầy đủ, có độ xác cao  1.5 Nội dung kế hoạch dự án Giới thiệu tổng quan dự án  Mục tiêu dự án  Thời gian tiến độ thực dự án  Kỹ thuật quản lý dự án  Kế hoạch phân phối nguồn lực  Nội dung…(tiếp)  Ngân sách dự toán kinh phí dự án  Nhân cho dự án  Khía cạnh hợp đồng dự án  Phương pháp kiểm tra đánh giá dự án  Những khó khăn tiềm tàng 1.6 Quá trình lập kế hoạch dự án  Xác lập mục tiêu dự án  Phát triển kế hoạch  Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án  Lập lịch trình thực dự án  Dự toán kinh phí phân bổ nguồn lực cho công việc  Chuẩn bị báo cáo kết thúc dự án 10 1.7 Phương pháp lập kế hoạch dự án  Lập kế hoạch theo mốc thời gian  Lập kế hoạch theo cấu phân tách công việc  Lập kế hoạch theo biểu đồ ngang (GANTT)  Lập kế hoạch theo sơ đồ mạng AOA (hay PERT/CPM) 11 II Phân tách công việc dự án 2.1 Khái niệm: Phân tách công việc việc phân chia có hệ thống theo cấp bậc dự án thành nhóm nhiệm vụ công việc cụ thể; xác định, liệt kê lập bảng giải thích cho công việc cần thực dự án  Sơ đồ cấu phân tách công việc dự án giống đa hệ, phản ánh theo cấp bậc công việc cần thực dự án Cấp bậc phản ánh mục tiêu cần thực hiện; cấp bậc thấp dần thể mức độ chi tiết mục tiêu; cấp bậc thấp 12 công việc cụ thể Sơ đồ cấu phân tách công việc Dự án A A1 A2 B C A3 13 2.2 Phương pháp phân tách công việc Phương pháp phân tích hệ thống (lôgic)  Phương pháp phân tách theo giai đoạn hình thành phát triển (chu kỳ)  Phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chức năng) Có thể sử dụng kết hợp phương pháp không nên kết hợp nhiều phương pháp cấp bậc  14 Thứ bậc phân tách công việc theo phương pháp CC phân tách CV Thứ Thể bậc Mức độ tổng quát (chương trình) Mức độ dự án Phương pháp Phân tích hệ thống Chu kỳ Tổ chức Toàn dự án (nhóm dự án) Toàn dự án (nhóm dự án) Toàn dự án (nhóm dự án) Hệ thống lớn Những giai đoạn (các chu kỳ) Các phận cấu thành Các hệ thống lớn Các phòng ban, đơn vị thành viên Các nhóm nhiệm Các phân hệ vụ Nhiệm vụ phận Nhiệm vụ phận Các phân hệ Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc Công việc cụ thể Công việc cụ Tổ đội Nhóm công việc Công việc cụ thể 15 Công việc cụ thể Ví dụ phân tách công việc dự án TT Mã số Tên nhiệm vụ 1 Chuẩn bị mặt 2 Xây nhà 2.1 Đổ móng 2.2 Xây tường trần tầng 2.3 Xây tường trần tầng 2.4 Làm sân thượng tum 3.1 Điện 3.2 Nước 10 KH TT Nội thất Hoàn thiện 16 Ghi 2.3 Tác dụng phân tách công việc       Xác định phạm vi dự án, tách dự án thành công việc với mức độ chi tiết, cụ thể Là sở phát triển trình tự thứ tự trước sau công việc, sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM Là sở xây dựng kế hoạch chi tiết điều chỉnh kế hoạch Phân chia, giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể hợp lý cho cá nhân, phận chức Là sở để đánh giá trạng kết thực công việc dự án thời kỳ Tạo thuận lợi công tác quản lý, hạn chế sai 17 sót 2.4 Lập giải cần thiết Là mô tả công việc bao gồm nội dung:  Liệt kê yếu tố đầu vào cần thiết, kết cuối cần đạt cho công việc  Chỉ rõ nhà cung ứng, nhà thầu phụ liên quan  Xác định nhu cầu cán bộ, lao động, vật tư, thiết bị…cho công việc  Ước tính thời gian thực công việc  Liệt kê trách nhiệm cá nhân tổ chức công việc 18 Có mức độ trách nhiệm cán cấp quản lý dự án Trách nhiệm trực tiếp  Giám sát chung  Phải tham khảo ý kiến  Chỉ đạo phê duyệt  Phê duyệt cuối  Phải lập bảng để rõ chịu trách nhiệm mức độ với công việc cụ thể 19 [...]... việc cụ thể 15 Công việc cụ thể Ví dụ phân tách công việc một dự án TT Mã số Tên nhiệm vụ 1 1 Chuẩn bị mặt bằng 2 2 Xây nhà 3 2. 1 Đổ móng 4 2. 2 Xây tường và trần tầng 1 5 2. 3 Xây tường và trần tầng 2 6 2. 4 Làm sân thượng và tum 7 3 8 3.1 Điện 9 3 .2 Nước 10 4 KH TT Nội thất Hoàn thiện 16 Ghi chú 2. 3 Tác dụng của phân tách công việc       Xác định được phạm vi của dự án, tách dự án thành các công việc... công việc cần thực hiện của dự án Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện; cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu; cấp bậc thấp nhất 12 là những công việc cụ thể Sơ đồ cơ cấu phân tách công việc Dự án A A1 A2 B C A3 13 2. 2 Phương pháp phân tách công việc Phương pháp phân tích hệ thống (lôgic)  Phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành phát triển (chu kỳ)  Phương pháp... sử dụng kết hợp các phương pháp trên nhưng không nên kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một cấp bậc  14 Thứ bậc phân tách công việc theo các phương pháp CC phân tách CV Thứ Thể hiện bậc 1 2 Mức độ tổng quát (chương trình) Mức độ dự án Phương pháp Phân tích hệ thống Chu kỳ Tổ chức Toàn bộ dự án (nhóm dự án) Toàn bộ dự án (nhóm dự án) Toàn bộ dự án (nhóm dự án) Hệ thống lớn Những giai đoạn chính (các... theo mốc thời gian  Lập kế hoạch theo cơ cấu phân tách công việc  Lập kế hoạch theo biểu đồ thanh ngang (GANTT)  Lập kế hoạch theo sơ đồ mạng AOA (hay PERT/CPM) 11 II Phân tách công việc của dự án 2. 1 Khái niệm: Phân tách công việc là việc phân chia có hệ thống theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể; xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần... và hợp lý cho từng cá nhân, từng bộ phận chức năng Là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự án trong từng thời kỳ Tạo thuận lợi trong công tác quản lý, hạn chế sai 17 sót 2. 4 Lập những chú giải cần thiết Là bản mô tả các công việc bao gồm các nội dung:  Liệt kê các yếu tố đầu vào cần thiết, các kết quả cuối cùng cần đạt được cho từng công việc  Chỉ rõ nhà cung ứng, nhà ... nhiệm vụ 1 Chuẩn bị mặt 2 Xây nhà 2. 1 Đổ móng 2. 2 Xây tường trần tầng 2. 3 Xây tường trần tầng 2. 4 Làm sân thượng tum 3.1 Điện 3 .2 Nước 10 KH TT Nội thất Hoàn thiện 16 Ghi 2. 3 Tác dụng phân tách... bậc thấp dần thể mức độ chi tiết mục tiêu; cấp bậc thấp 12 công việc cụ thể Sơ đồ cấu phân tách công việc Dự án A A1 A2 B C A3 13 2. 2 Phương pháp phân tách công việc Phương pháp phân tích hệ... cần làm; biện pháp, nguồn lực thời gian cần thiết nhằm hoàn thành tốt mục tiêu xác định dự án 1 .2 Tác dụng lập kế hoạch dự án Là sở để tuyển dụng, đào tạo bố trí nhân lực cho dự án  Là để xác