Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Mục đích Mục đích, yêu cầu Nghiên cứu vấn đề chung dự án quản lý dự án để thấy khác biệt hoạt động dự án với hoạt động tác nghiệp (thường xuyên) khác biệt công tác quản lý  Yêu cầu - Hiểu rõ nội dung quản lý dự án, khác biệt quản lý dự án với quản lý hoạt đô ông thường xuyên - Hiểu mô hình tổ chức quản lý dự án - Nắm vấn đề cán quản lý dự án Nội dung I Dự án quản lý dự án II Nội dung quản lý dự án đầu tư III Mô hình tổ chức quản lý dự án đầu tư IV Cán quản lý dự án I Dự án quản lý dự án   Các hoạt động tổ chức bao gồm: Hoạt động tác nghiệp (thường xuyên) dự án Đặc trưng chung hai hoạt động: - Được thực người - Các nguồn lực bị giới hạn - Đều kế hoạch hóa, điều chỉnh kiểm soát Sự khác biệt: - Hoạt động tác nghiệp hoạt động thường xuyên lặp lại - Hoạt động dự án thời 1.1 Dự án đầu tư 1.1.1 Khái niệm - Theo nghĩa chung nhất: Dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực với phương pháp riêng, nguồn lực riêng theo kế hoạch tiến độ nhằm tạo thực thể - Trên phương diện quản lý: Dự án nỗ lực có thời hạn nhằm tạo sản phẩm dịch vụ - Dự án đầu tư tập hợp đề xuất bỏ vốn trung dài hạn để tiến hành hoạt động đầu tư địa bàn cụ thể, khoảng thời gian5 xác định Cách nhìn khác dự án Có mục tiêu đảm bảo yêu cầu “Ba yêu cầu” Chi phí Thời gian Chất lượng Là nhất, lạ Sử dụng nguồn lực lớn Được thực đơn vị, tổ chức 1.1.2 Đặc trưng dự án đầu tư  Có mục đích, kết nguồn lực xác định  Có chu kỳ phát triển riêng có thời gian tồn hữu hạn  Sản phẩm dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo, lạ  Dự án liên quan đến nhiều bên có tương tác phức tạp  Có tính bất định rủi ro cao 1.1.3 Phân loại dự án đầu tư  Theo quy mô tính chất  Theo nguồn vốn đầu tư  Theo cấu tái sản xuất  Theo lĩnh vực hoạt động… 1.2 Quản lý dự án đầu tư 1.2.1 Khái niệm  - Trên phương diện kỹ thuật: Quản lý DAĐT việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án, nhằm đạt mục tiêu định, đáp ứng yêu cầu mong đợi khách hàng bên có liên quan  - Trên phương diện nội dung trình quản lý: Quản lý DAĐT trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển DAĐT, nhằm hoàn thành dự án, đảm bảo yêu cầu thời gian, chi phí chất lượng, phương pháp điều kiện tốt cho phép 1.2.2.Tác dụng quản lý dự án đầu tư      Liên kết tất hoạt động, công việc dự án thành thể thống nhất, hoàn chỉnh Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ, gắn bó thường xuyên Ban QLDA với khách hàng nhà cung cấp đầu vào cho dự án Tăng cường hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án Tạo điều kiện phát sớm khó khăn, bất đồng bên có liên quan, vướng mắc nẩy sinh có điều chỉnh kịp thời trước thay đổi điều kiện không lường trước Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao hơn, đảm bảo tiến độ, giới hạn chi phí cho phép 10 Sự khác nhau…(tiếp) Quản lý tác nghiệp Quản lý dự án Không tốn chuộc lại sai lầm Phải trả giá đắt cho định sai lầm dự án Tổ chức sản xuất theo tổ, nhóm phổ biến Cơ cấu máy cho dự án (ban QLDA) Trách nhiệm rõ ràng Phân chia trách nhiệm điều chỉnh theo thời thay đổi tùy thuộc vào tính gian chất dự án Môi trường làm việc tương đối ổn định Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi 17 III Mô hình tổ chức quản lý dự án 3.1 Mô hình quản lý dự án theo chức Đặc trưng: Dự án chia làm nhiều phần giao cho phận chức tương ứng đơn vị (hay tổ chức) Dự án tổng hợp nhà quản lý chức cấp cao Hoặc: Dự án đặt phòng chức năng, thành viên ban QLDA điều động tạm thời từ phòng (ban) chức khác 18 Mô hình quản lý dự án theo chức Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng tài chính, kế toán Phòng kỹ thuật Phòng quản trị thiết bị 19 Phòng tổ chức nhân Ưu, nhược điểm Ưu điểm     Tận dụng lực chuyên gia Linh hoạt việc sử dụng nhân viên, tạo điều kiện ổn định phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân viên Tiên liệu trước hoạt động tương lai để phân bổ sử dụng hiệu yếu tố sản xuất Cho phép phân chia bớt phần trách nhiệm quản lý dự án cho cấp thông qua giám đốc phận (trưởng phòng, ban chức năng) 20 Nhược điểm - Đây hình thức không hướng khách hàng - Việc phối hợp phận gặp khó khăn, chí dẫn đến mâu thuẫn có nhiều đầu mối huy - Khi có nhiều dự án chịu trách nhiệm quản lý xuyên suốt chung - Do thiếu cách tiếp cận tổng thể, dự án bị thất bại, đặc biệt trường hợp dự án phức tạp 21 3.2 Mô hình chuyên trách quản lý dự án  Đặc trưng - Thành lập ban QLDA chuyên điều hành dự án, dự án có chủ nhiệm dự án phụ trách - Các thành viên ban QLDA tách hoàn toàn khỏi phòng (ban) chức chuyên môn để chuyên thực quản lý điều hành dự án 22 Mô hình chuyên trách quản lý dự án Tổng giám đốc Chủ nhiệm dự án Thị trường Chủ nhiệm dự án Sản xuất Chủ nhiệm dự án n Kỹ thuật 23 Ưu điểm  Có nhiều ưu việt trường hợp phải quản lý nhiều dự án  Là hình thức tổ chức quản lý theo nhu cầu khách hàng.Vì khách hàng phải thương lượng với đầu mối  Chủ nhiệm dự án có đầy đủ quyền lực dự án  Mối quan hệ quản lý quan hệ trực tuyến, nên đơn giản, gọn nhẹ 24 Nhược điểm  Bộ máy QLDA cồng kềnh, trùng lắp, khó thực việc hỗ trợ dự án, dẫn đến chi phí tăng lên  Không đảm bảo tính chuyên sâu cho phận chức năng, nên khó ổn định nghề nghiệp cho thành viên tham gia dự án  Dễ dẫn tới tình trạng lãng phí nguồn lực 25 3.3 Mô hình quản lý dự án dạng ma trận Đặc trưng: Là kết hợp hai mô hình quản lý theo chức mô hình chuyên trách quản lý dự án Theo sơ đồ: Tổng giám đốc Chủ nhiệm dự án Giám đốc sản xuất Chủ nhiệm dự án Ông Nguyễn văn A Chủ nhiệm dự án Giám đốc kinh doanh Giám đốc tài Giám đốc kỹ thuật Bà Trần thúy B Chủ nhiệm dự án Chủ nhiệm dự án n 26 Giám đốc nhân Ưu điểm     Chủ nhiệm dự án có đầy đủ quyền lực quản lý dự án, thực dự án tiến độ, yêu cầu kỹ thuật, phạm vi chi phí duyệt Các nhà quản lý chức (chuyên môn) phân phối hợp lý cho dự án khác Những thành viên ban QLDA trở tiếp tục công việc cũ phòng (ban) chức kết thúc dự án Tạo điều kiện để doanh nghiệp phản ứng nhanh, linh hoạt trước yêu cầu khách hàng thay đổi thị trường Hạn chế: Dễ bị trùng chéo, không đảm bảo nguyên tắc tập trung, dân chủ quản lý >>> Căn để lựa chọn mô hình tổ chức QLDA? 27 IV Cán quản lý dự án 4.1 Chức cán quản lý dự án - Lập kế hoạch dự án - Tổ chức thực dự án - Chỉ đạo hướng dẫn - Kiểm tra giám sát - Chức thích ứng 28 4.2 Trách nhiệm chủ nhiệm dự án Đối với cấp trên: - Bảo tồn nguồn lực quản lý hiệu dự án giao - Báo cáo đầy đủ, trung thực thông tin thực trạng dự án  Đối với dự án: - Điều hành, quản lý dự án nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu về: chất lượng, thời gian, chi phí nguồn lực phê duyệt - Lãnh đạo nhóm quản lý dự án, phối hợp nỗ lực thành viên nhằm thực thành công mục tiêu dự án  29 Trách nhiệm…(tiếp) - Có trách nhiệm phục vụ khách hàng - Quản lý thay đổi, lường trước trở ngại tìm cách tháo gỡ  Đối với thành viên dự án: - Quan tâm đến thành viên nhóm, đặc biệt chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu dự án - Có kế hoạch giúp đỡ, tạo điều kiện cho người tìm công việc trở lại phòng (ban) chức cũ theo nguyện vọng yêu cầu công việc 30 4.3 Các kỹ cần có chủ nhiệm dự án Kỹ lãnh đạo, tổ chức: Có tầm nhìn, có đủ quyền lực, uy tín, nêu gương tốt  Kỹ giao tiếp: Lắng nghe, thuyết phục  Kỹ tổ chức: Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích…  Kỹ thương lượng giải khó khăn, vướng mắc  Kỹ tiếp thị quan hệ với khách hàng  Kỹ định >>> Kỹ quan trọng nhất? Tại sao?  31 [...]... nghiêm chỉnh, có nhiều tiêu cực 11 Vì sao dự án không thành công?  Cơ chế xin cho, vốn đầu tư phân tán, dàn trải  Quy hoạch phát triển không khoa học, hình thức, lợi ích nhóm  Kế hoạch đầu tư mang tính nhiệm kỳ, theo phong trào, có nhiều tiêu cực  Ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế thế giới  Thông tin kém, dẫn đến những quyết định sai 12 II Nội dung quản lý dự án đầu tư 2 .1 Quản lý vĩ mô và quản lý... thay đổi 17 III Mô hình tổ chức quản lý dự án 3 .1 Mô hình quản lý dự án theo chức năng Đặc trưng: Dự án được chia ra làm nhiều phần và được giao cho các bộ phận chức năng tương ứng của đơn vị (hay tổ chức) Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý chức năng cấp cao Hoặc: Dự án được đặt tại một phòng chức năng, các thành viên ban QLDA được điều động tạm thời từ các phòng (ban) chức năng khác 18 Mô hình... trường hợp các dự án phức tạp 21 3.2 Mô hình chuyên trách quản lý dự án  Đặc trưng - Thành lập một ban QLDA chuyên điều hành các dự án, mỗi dự án có một chủ nhiệm dự án phụ trách - Các thành viên ban QLDA tách hoàn toàn khỏi các phòng (ban) chức năng chuyên môn để chuyên thực hiện quản lý điều hành dự án 22 Mô hình chuyên trách quản lý dự án Tổng giám đốc Chủ nhiệm dự án 1 Thị trường Chủ nhiệm dự án... thành viên ban QLDA có thể trở về tiếp tục công việc cũ tại các phòng (ban) chức năng của mình khi kết thúc dự án Tạo điều kiện để doanh nghiệp phản ứng nhanh, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng và thay đổi của thị trường Hạn chế: Dễ bị trùng chéo, không đảm bảo nguyên tắc tập trung, dân chủ trong quản lý >>> Căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức QLDA? 27 IV Cán bộ quản lý dự án 4 .1 Chức năng của... loạt vấn đề, như: Quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn vốn đầu tư, rủi ro… 13 2.2 Các lĩnh vực quản lý dự án  Lập kế hoạch tổng quan  Quản lý phạm vi  Quản lý thời gian  Quản lý chi phí  Quản lý chất lượng  Quản lý nhân lực  Quản lý thông tin  Quản lý rủi ro  Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán 14 2.3 Quản lý theo chu kỳ dự án Một dự án thường chia làm 4 giai đoạn  - Giai đoạn... hoạt động mua bán 14 2.3 Quản lý theo chu kỳ dự án Một dự án thường chia làm 4 giai đoạn  - Giai đoạn xây dựng ý tưởng  - Giai đoạn phát triển  - Giai đoạn thực hiện  - Giai đoạn kết thúc 15 2.4 Sự khác nhau giữa QLDA và quản lý hoạt động tác nghiệp Quản lý tác nghiệp Quản lý dự án Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục Nhiệm vụ không có tính lặp lại, liên tục mà có tính mới mẻ Tỷ lệ sử dụng nguồn lực... có, không liên tục liên tục đối với việc ra quyết đối với các quyết định về dự án 16 định Sự khác nhau…(tiếp) Quản lý tác nghiệp Quản lý dự án Không quá tốn kém khi chuộc lại những sai lầm Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm về dự án Tổ chức sản xuất theo tổ, nhóm là phổ biến Cơ cấu bộ máy mới cho mỗi dự án (ban QLDA) Trách nhiệm rõ ràng và Phân chia trách nhiệm được điều chỉnh theo thời thay... khách hàng chỉ phải thương lượng với một đầu mối duy nhất  Chủ nhiệm dự án có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án  Mối quan hệ quản lý là quan hệ trực tuyến, nên đơn giản, gọn nhẹ 24 Nhược điểm  Bộ máy QLDA cồng kềnh, trùng lắp, khó thực hiện việc hỗ trợ giữa các dự án, dẫn đến chi phí tăng lên  Không đảm bảo được tính chuyên sâu cho từng bộ phận chức năng, nên khó ổn định nghề nghiệp cho những thành... quản lý dự án dạng ma trận Đặc trưng: Là sự kết hợp hai mô hình quản lý theo chức năng và mô hình chuyên trách quản lý dự án Theo sơ đồ: Tổng giám đốc Chủ nhiệm dự án Giám đốc sản xuất Chủ nhiệm dự án 1 Ông Nguyễn văn A Chủ nhiệm dự án 2 Giám đốc kinh doanh Giám đốc tài chính Giám đốc kỹ thuật Bà Trần thúy B Chủ nhiệm dự án 3 Chủ nhiệm dự án n 26 Giám đốc nhân sự Ưu điểm     Chủ nhiệm dự án có đầy... viên ban QLDA được điều động tạm thời từ các phòng (ban) chức năng khác 18 Mô hình quản lý dự án theo chức năng Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng tài chính, kế toán Phòng kỹ thuật Phòng quản trị thiết bị 19 Phòng tổ chức nhân sự Ưu, nhược điểm Ưu điểm     Tận dụng được năng lực của các chuyên gia Linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên, tạo điều kiện ổn định và phát triển nghề nghiệp lâu dài cho nhân ... khác biệt: - Hoạt động tác nghiệp hoạt động thường xuyên lặp lại - Hoạt động dự án thời 1. 1 Dự án đầu tư 1. 1 .1 Khái niệm - Theo nghĩa chung nhất: Dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải... bất định rủi ro cao 1. 1.3 Phân loại dự án đầu tư  Theo quy mô tính chất  Theo nguồn vốn đầu tư  Theo cấu tái sản xuất  Theo lĩnh vực hoạt động… 1. 2 Quản lý dự án đầu tư 1. 2 .1 Khái niệm  - Trên... bán 14 2.3 Quản lý theo chu kỳ dự án Một dự án thường chia làm giai đoạn  - Giai đoạn xây dựng ý tưởng  - Giai đoạn phát triển  - Giai đoạn thực  - Giai đoạn kết thúc 15 2.4 Sự khác QLDA