GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ PHẦN MỀM LAC VIET DMS 2013 VERSION 1.0 Trung tâm Tính toán suất cao – HPS Center 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh, Vietnam +84 3842 3333 (p) | +84 3842 2370 (f) www.lacviet.com.vn Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS MỤC LỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ KHÁI NIỆM 1.1 Các từ viết tắt 1.2 Các khái niệm GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 2.1 Mục tiêu giải pháp 2.2 Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt ĐẶT VẤN ĐỀ CÔNG NGHỆ NỀN - FRAMEWORK 11 4.1 Công nghệ Microsoft SharePoint 11 4.2 Giải pháp lưu trữ 18 4.3 Giải pháp an toàn liệu 19 GIẢI PHÁP LẠC VIỆT DMS 21 5.1 Mô hình chức 21 5.2 Mô hình triển khai 25 5.3 Mô hình vật lý hệ thống 26 5.4 Đặc điểm bật hệ thống 28 5.5 Danh sách chức hệ thống 31 5.6 Các vai trò tham gia vào hệ thống 34 5.7 Mô tả chức phân hệ 36 5.8 Cấu trúc thông tin Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ 76 KẾT LUẬN 78 Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 2/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ KHÁI NIỆM 1.1 Các từ viết tắt STT Từ viết tắt, định nghĩa Diễn giải CSDL Cơ sở liệu NSD Người sử dụng CV Chuyên viên, nhân viên LĐ Lãnh đạo LDAP Hệ thống người dùng dùng chung SMS Short Message Services LDAP Lightweight Directory Access Protocol WSS Windows Sharepoint Service 1.2 Các khái niệm Stt Các khái niệm bản Mô tả Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý sử dụng dấu Công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Bản thảo văn đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn thảo cuối người có thẩm quyền duyệt từ hình thành văn Bản văn hoàn chỉnh nội dung thể thức văn quan, tổ chức ban hành Bản làm thành nhiều có giá trị Bản trích sao phần nôi dung văn Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 3/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 10 11 12 Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định Hồ sơ hành Là hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ, hoạt động giải Hồ sơ lưu trữ Là hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ, hoạt động kết thúc xử lý Danh mục hồ sơ Là kê tên hồ sơ, tài liệu mà quan cần lập năm Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 4/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc toàn thể Cán nhân viên Quí Công ty tin tưởng tạo điều kiện cho tham gia trì̀nh bà y, khả o sá t và tư vá n giải pháp Quản lý hồ sơ lưu trữ Với uy tín kinh nghiệm triển khai hệ thống có quy mô lớn, phạm vi nước, tin nỗ lực tâm huyết trí tuệ toàn đội ngũ để mang lại thành công cho dự án, góp phần ứng dụng CNTT hiệu hoạt động Quí Công ty Đồng thời với hỗ trợ, tư vấn suốt trình triền khai sách tốt cam kết từ Microsoft Việt nam tin cung cấp dịch vụ tốt đảm bảo khả thành công cao cho dự án 2.1 Mục tiêu giải pháp  Lạc Việt DMS giải pháp Quản lý hồ sơ lưu trữ thiết kế phù hợp cho hệ thống lưu trữ, quan thông tin khác quy mô, tổ chức, loại hình  Đứng góc độ giải pháp, Lạc Việt DMS đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm Lạc Việt thiết kế, tùy biến (từ phần cứng, hệ thống mạng, phần mềm) để phù hợp đến yêu cầu cụ thể, chi tiết cho thư viện có yêu cầu đặc biệt  Xét mặt sản phẩm đóng gói, Lạc Việt DMS có phiên sẵn sàng dễ dàng để cài đặt sử dụng thích hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp Việt Nam  Lạc Việt DMS kế thừa phát huy tối đa ưu điểm Microsoft SharePoint, tính dễ sử dụng Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 5/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS nhấn mạnh chăm chút đội ngũ phát triển phần mềm Lạc Việt đảm bảo thư viện sử dụng dễ dàng  Hỗ trợ ngôn ngữ công cụ, chức dành cho người dùng, người quản trị cổng thông tin nhiều ngôn ngữ khác nhau, tiếng Việt, tiếng Anh,… (kèm theo giải thích, trợ giúp / tài liệu tham theo khảo) giúp cho việc tiếp cận người dùng không gặp phải rào cản ngôn ngữ  Lạc Việt DMS phần mềm tích hợp phát triển web (môi trường Intranet, Internet) phục vụ toàn diện cho việc vận hành thư viện lưu trữ hồ sơ đại 2.2 Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Thà nh lạ p ngà y thá ng năm 1994, Lạ c Viẹ t là nhà cung cá p hà ng đà u cá c sả n phả m và dịch vụ chuyen nghiẹ p vè cong nghẹ thong tin với cá c lì̃nh vực hoạ t đọ ng chì́nh như: tư vá n và triẻ n khai cá c giả i phá p Hoạ ch định Nguò n lực Doanh nghiẹ p (ERP); Quả n lý Tri thức (KM); Tì́ch hợp Hẹ thó ng, thié t ké , lá p đạ t và quả n trị mạ ng (NSI) Cong ty đã có chứng nhạ n ISO 9001 từ thá ng nam 2000 Lạ c Viẹ t sử dụ ng cá c phương phá p quả n trị chá t lượng hiẹ n đạ i CMMI và BPR nhà m đá p ứng cá c yeu cầu đa dạ ng củ a khá ch hà ng ở mức cao nhá t Chú ng toi có cá c van phò ng đạ t tạ i Thà nh phó Hò Chì́ Minh, Hà Nọ i, Đà Nã ng với tren 300 chuyen gia và nhan vien chuyen nghiẹ p thà nh thạ o lì̃nh vực vè cong nghẹ thong tin và những thực tiẽ n kinh doanh nhiè u lì̃nh vực khá c Đọ i ngũ chuyen nghiẹ p củ a chú ng toi sẽ mang lạ i cho khá ch hà ng giá trị phụ trọ i và dịch vụ chuyen mon tó t nhá t tá t cả cá c dự á n triẻ n khai Trong suó t mười lăm năm phá t triẻ n, Lạ c Viẹ t đã cung cá p sả n phả m và dịch vụ cho nhiè u khá ch hà ng lớn Citibank, Standard Chartered Bank, Deustch Bank, Grant Thornton, SilkRoad Systems, Nortel Telecoms, Baker & Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 6/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS Mckenzie, AT&T, Unilever, Nestle, TetraPack, RMIT, Metro Cash & Carry, Ranbaxy Laboratories, Maersk Logistics, Oscat Aea Vietnam, Pepsi Co Viet Nam, Sai Gon Postel, Sơn ICI, APL Logistics, Sơn Hà , Cong ty má y tì́nh CMC, Cong ty kỹ thuạ t dà u khì́ Viẹ t Nam PTSC, Ngoà i ra, cho đé n đã có hà ng chụ c ngà n khá ch hà ng đã sử dụ ng cá c sả n phả m phà n mè m, cá c giả i phá p mạ ng và nhiè u dịch vụ kỹ thuạ t tì́ch hợp khá c Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 7/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS ĐẶT VẤN ĐỀ Quản lý tài liệu lưu trữ tác vụ quan trọng công việc hàng ngày phục vụ điều hành quản lý doanh nghiệp quan nhà nước tỉnh, thành phố Việc quản lý tài liệu có vai trò định hiệu xử lý công việc phòng ban, đơn vị Trong hoàn cảnh số lượng hồ sơ tài liệu phòng ban, đơn vị ngày nhiều số lượng đa dạng chủng loại, nhu cầu tra cứu nội dung tài liệu ngày tăng, việc quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu đòi hỏi phải tổ chức hợp lý, hiệu Hơn nữa, công tác quản lý hồ sơ lưu trữ (QLHSLT) theo cách truyền thống, thủ công quan, đơn vị hoạt động phức tạp, chủ yếu thủ công hệ thống sổ sách nên không đáp ứng yêu cầu tổ chức lưu trữ, đặc biệt yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Nhiều thông tin có kho lưu trữ khó khăn việc tìm kiếm, tổng hợp xử lý Ngoài ra, tình trạng tài liệu rời lẻ không lập hồ sơ, bảo quản tình trạng bó gói quan, đơn vị phổ biến Công tác quản lý, phân loại tài liệu, đặc biệt tài liệu dạng văn công việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức Hơn nữa, năm phận văn thư lưu trữ quan không doanh nghiệp mà quan hành nghiệp, tiếp nhận hàng ngàn tài liệu gốc chưa lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ Do khó khăn nhân sự, việc thống kê, xếp khoa học phục vụ khai thác sử dụng hiệu khối tài liệu gặp nhiều khó khăn Chính khó khăn, ngại ngần mà hầu hết tài liệu văn lưu trữ tình trạng lộn xộn, chưa phân loại cách xác khoa học, gây nguy lãng phí nhiều tài liệu quý Cùng với xu chung đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, việc tin học hóa công tác văn thư lưu trữ trình tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng xử lý công việc Trong hoàn cảnh đó, phần Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 8/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS mềm “QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ - LẠC VIỆT DMS” đời nhằm đảm nhiệm vai trò trung tâm thông tin lưu trữ, đồng thời công cụ tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu cách tiện lợi, nhanh chóng xác Phần mềm Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt nghiên cứu phát triển giải tốt tất vấn đề nêu Với phần mềm Lạc Việt DMS, việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm xử lý hồ sơ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp dễ dàng tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên Không độc giả yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến, mà đọc nội dung toàn văn số hóa Lạc Việt DMS tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Cục văn thư lưu trữ ban hành Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với khâu công việc quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê,… Lạc Việt DMS phân quyền người dùng tới chức chương trình, đến thành phần tài liệu hồ sơ lưu trữ Người dùng phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận tài liệu theo độ mật khác Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến cách nhanh chóng, thuận tiện Ngoài ra, hệ thống tích hợp chế mã vạch cho việc ghi mượn, ghi trả, giúp phận quản lý lưu trữ (thủ thư) thực nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài liệu cách nhanh chóng Lạc Việt DMS thiết kế lô-gích, khoa học, bảo đảm tình toàn vẹn liệu Đặc biệt, phần mềm thiết đơn giản, chương trình thân thiện, dễ dùng, dễ hiểu, dễ sử dụng nên phù hợp với trình độ tin học nhân viên lưu trữ quan, đơn vị Với ưu điểm vượt trội mình, Lạc Việt DMS thực phần mềm cần thiết với tất trung tâm lưu trữ quan, đơn vị Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 9/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS trung tâm lưu trữ địa phương, quan lưu trữ hành, doanh nghiệp tổ chức: quản lý hồ sơ, văn lưu trữ Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 10/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS Thống kê công tác truy cập khai thác sử dụng tài liệu theo đơn vị: Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 64/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS Thống kê công tác truy cập khai thác sử dụng tài liệu người: 5.7.20 Quản lý danh mục Phần mềm cung cấp chức giúp người quản trị hệ thống thiết lập quản lý danh mục liệu dùng chung hệ thống gồm: - Quản lý loại kho - Quản lý danh mục kệ - Quản lý danh mục hộp - Quản lý loại TPHS - Quản lý loại hồ sơ - Quản lý loại kệ Các chức quản lý danh mục phân quyền cho vai trò Biên tập Quản trị hệ thống Người biên tập quản trị hệ thống thêm, xóa hiệu chỉnh liệu danh mục Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 65/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS 5.7.21 Phân quyền vai trò Phần mềm tổ chức việc quản lý phân quyền truy cập chức phần mềm cho người dùng theo vai trò Hệ thống cung cấp chức cho phép Nhân viên quản trị định nghĩa danh mục vai trò thiết lập danh sách quyền có cho vai trò Việc quản lý quyền theo vai trò giúp cho nhân viên quản trị: - Dễ dàng phân loại tất người dùng hệ thống thành nhóm người dùng riêng biệt dựa theo đặc trưng quyền truy cập đến chức Ví dụ: Nhóm Biên tập, Nhóm Thủ thư, Nhóm Phê duyệt, - Dễ dàng phân quyền cho nhóm người dùng thay phải thực công việc người dùng cụ thể Cụ thể, phân hệ Phân quyền vai trò cung cấp chức sau: - Thêm, xóa, sửa danh mục vai trò Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 66/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS - Phân quyền chức cho vai trò - Lọc quyền gán/chưa gán cho vai trò - Liệt kê danh sách tất quyền có hệ thống 5.7.22 Phân quyền người dùng Hệ thống phần mềm có khả tích hợp hệ thống người dùng hệ thống định danh Microsoft Active Directory (AD) giúp đồng liệu người dùng sở liệu người dùng phần mềm sở liệu người dùng hệ thống AD Với việc tính hợp với hệ thống định AD, hệ thống cho phép người sử dụng cần đăng nhập lần, sau truy cập sử dụng tất dịch vụ/nghiệp vụ cung cấp hệ thống phát triển dựa tảng Microsoft Sharepoint Phần mềm Quản lý lưu trữ tận dụng chức quản lý người dùng có sẵn hệ thống Microsoft Sharepoint như: thêm, xóa, sửa người dùng/nhóm người dùng Đồng thời kết hợp với chế phân quyền theo vai trò (xem thêm mục 5.7.21 Phân quyền vai trò) giúp cho hệ thống quản lý lưu trữ có khả phân quyền đến người dùng/nhóm người dùng theo vai trò Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 67/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS Ngoài ra, chức phân quyền người dùng thiết kế tinh gọn, dễ sử dụng, giúp cho cán quản trị dễ dàng thêm/bớt người dùng nhóm người dùng cho vai trò với lần bấm chuột 5.7.23 Quản lý cấp độ truy cập Đối với việc quản lý hồ sơ, tài liệu số, hệ thống cho phép truy cập trực tiếp đến tập tin số gằn kèm theo hồ sơ, tài liệu phần mềm mà không cần đến kho lưu trữ Hệ thống áp dụng chế phân quyền truy cập đến tài liệu số theo cấp độ truy cập Mỗi tài liệu số định thuộc cấp độ Việc phân loại theo cấp độ theo đặc trưng mức độ quan trọng, yêu cầu bảo mật tài liệu Cấp độ cao độ bảo mật, mức quan trọng lớn Mặc định hệ thống cung cấp cấp độ truy cập: - Cấp 1: áp dụng cho tài liệu thông thường - Cấp 2: áp dụng cho tài liệu mật - Cấp 3: áp dụng cho tài liệu tối mật Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 68/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS Tuy nhiên, Bộ phận biên tập quản trị hệ thống hiệu chỉnh, định nghĩa thêm danh mục cấp độ truy cập cho phù hợp với đặc thù nghiệp vụ quản lý, quy chế đơn vị Tận dụng khả quản lý người dùng, nhóm người dùng mạnh mẽ có sẵn Microsoft Sharepoint, hệ thống lưu trữ cung cấp chức cho phép cán quản trị hệ thống gắn cho người dùng nhóm người dùng thuộc hay nhiều cấp độ truy cập khác Như vậy, người dùng thuộc cấp độ x truy cập đến tất tài liệu số có cấp độ x Với việc quản lý truy cập theo cấp độ, phận Biên tập: - Dễ dàng phân loại mức độ quan trọng tài liệu số - Dễ dàng phân cấp khả truy cập đến tài liệu số - Dễ dàng gán người dùng/nhóm người dùng cho cấp độ Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 69/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS 5.7.24 Chính sách hệ thống Chính sách hệ thống nơi thiết lập tham số, quy tắc vận hành hệ thống Cụ thể, hệ thống cung cấp tham số để cán quản trị thiết lập theo đặc thù quản lý quy chế quản lý kho lưu trữ đơn vị: Stt Chính sách Mô tả Cho phép gia hạn Cho phép người khai thác có quyền tự gia hạn hay không Nếu gia hạn, người khai thác tự gia hạn với số lần khoảng thời gian quy định thiết lập sách (mục 2, bên dưới) Số lần gia hạn tối đa Số lần tự gia hạn người khai thác Nếu sử dụng Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 70/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS hết số lần gia hạn này, muốn tiếp tục sử dụng tài liệu mươn, người khai thác phải mang hồ sơ đến phận Thủ thư/Quản lý kho để gia hạn Số ngày gia hạn Số ngày cho lần tự gia hạn Thời gian lưu trữ Tạm Quy định số năm cho thuộc tính “Lưu trữ tạm thời” thời (tính theo năm) hồ sơ Thời gian lưu trữ Lâu Quy định số năm cho thuộc tính “Lưu trữ lâu dài” dài (tính theo năm) hồ sơ Giá trị mặc định: Stt Chính sách Giá trị Cho phép gia hạn 1: cho phép; 0: không cho phép Số lần gia hạn tối đa Số lượng Giá trị mặc định: Số ngày gia hạn Giá trị mặc định: Thời gian lưu trữ Tạm Giá trị mặc định: thời (tính theo năm) Thời gian lưu trữ Lâu Giá trị mặc định: dài (tính theo năm) Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 71/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS 5.7.25 Quản lý sơ đồ tổ chức Mỗi hồ sơ, tài liệu lập thuộc quan/đơn vị kho lưu trữ Phân hệ quản lý sơ đồ tổ chức cung cấp chức phục vụ cho cán quản trị thiết lập (thêm, xóa, sửa) quan/đơn vị định nghĩa quan tổ chức Đồng thời, phân hệ cung cấp chức giúp phân bổ người dùng vào phòng ban, quản lý thông tin chi tiết phòng ban người dùng hệ thống Sơ đồ tổ chức quan hiển thị theo dạng cây, giúp việc quản lý phân cấp đơn vị phòng ban cách trực quan dễ sử dụng Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 72/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS Mỗi người dùng gồm thông tin: - Chức vụ - Số Ext - Họ tên - Điện thoại - Giới tính - Di động - Ngày sinh - Email - Địa - Picture (hình đại diện) Tài khoản email người dùng dùng làm tài khoản tiếp nhận thông báo hệ thống, chẵng hạn: thông báo cần phê duyệt đơn đăng ký khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu,… Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 73/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS Phân hệ quản lý sơ đồ tổ chức cung cấp chức năng: - Thêm, xóa, sửa quan, phòng ban/đơn vị - Thêm, xóa người dùng vào phòng ban/đơn vị Người dùng người dùng hệ thống Sharepoint AD - Hiệu chỉnh thông tin người dùng - Tìm kiếm người dùng 5.7.26 Cấu hình số hiệu Tất số hiệu, ký hiệu phần mềm tự động phát sinh dựa theo quy tắt quản trị hệ thống tự định nghĩa Cụ thể, ký hiệu tự động phát sinh gồm: STT Tên Mô tả Tự phát sinh tạo hồ sơ thành công Định dạng mặc định Hồ sơ Thành Định dạng số hiệu cho thành phần phần hồ sơ hồ sơ sau thêm thành công thành phần hồ sơ {MAHOSO}/{STT} Kệ hồ sơ {MAKHO}-KE-{STT} Tự phát sinh tạo kệ hồ sơ thành công Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt {MALOAIHS}-{STT}{NAM}-{MADONVI} Trang 74/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS Đăng ký hồ sơ Tự phát sinh hoàn tất việc đăng ký sử dụng tài liệu {STT}/GĐNKT{MADONVI}{MACHINHANH} Bàn giao hồ sơ Tự phát sinh xuất biên bàn {STT}/BB-{MAPHONG}giao hồ sơ {MADONVI} Hộp hồ sơ Tự phát sinh sau thêm thành công hộp hồ sơ {MAKE}-HOP-{STT} Quản trị hệ thống hiệu chỉnh định dạng dựa vào bảng ký hiệu quy định sau: Stt Định dạng mặc định Mô tả {MALOAIHS} Mã loại hồ sơ {STT} Số thứ tự, tự động tăng đơn vị {NAM} Năm, gồm ký tự {MADONVI} Mã đơn vị {MAHOSO} Mã hồ sơ {MAKHO} Mã kho {MACHINHANH} Mã chi nhánh {MAPHONG} Mã phòng 10 {MAKE} Mã kệ 5.7.27 Quản lý ngày nghỉ Phân hệ quản lý ngày nghỉ giúp nhân viên quản trị hệ thống cấu hình ngày làm việc tuần, quản lý danh sách ngày nghỉ đặc biệt Việc định nghĩa xác thông tin giúp việc tính toán số ngày hoàn trả hồ sơ, ngày gia hạn,… Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 75/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS Phân hệ quản lý ngày nghỉ cung cấp chức sau: - Xác định ngày làm việc tuần - Thêm, xóa ngày nghỉ đặc biệt - Xác định ngày nghỉ đặc biệt có lặp không 5.8 Cấu trúc thông tin Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ Dưới cấu trúc thông tin chuẩn Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ, cấu trúc thông tin thay đổi, bố cục lại cho phù hợp với thiết kế yêu cầu Thư viện Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 76/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 77/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS KẾT LUẬN Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ Lạc Việt cung cấp sẽ gó p phà n mang lạ i cong cụ là m viẹ c hiẹ u quả cho đọ i ngũ cán quản lý kho lưu trữ, nang cao nang lực quả n lý cho cá c Trưởng Bọ phạ n và Ban Giá m Đó c, nang cao sự tương tá c Thư viện lưu trữ cán đơn vị/phòng ban tự đọ ng hó a quy trì̀nh là m viẹ c, dữ liẹ u được kiẻ m soá t chạ t chẽ tren quy mo diẹ n rọ ng Ben cạ nh đó , viẹ c dữ liẹ u tì́ch hợp và tạ p trung giú p cung cá p thong tin mọ i lú c mọ i nơi, hõ trợ điè u hà nh và quyé t định Và hé t đó là gó p phà n là m giả m chi phì́ hoạ t đọ ng Với đội ngũ chuyen vien kinh nghiẹ m triẻ n khai qua nhiều dự á n lớn, chuyen vien tư vá n triẻ n khai nhiẹ t tì̀nh và già u kié n thức đã được Microsoft chứng nhạ n qua cá c kỳ sá t hạ ch quó c té sẽ từng bước đò ng hà nh cù ng doanh nghiẹ p đé n thà nh cong Hơn nữa, có được sự hõ trợ triẻ n khai, bả o hà nh bả o trì̀,… củ a Lạc Việt giú p mang lạ i “Giả i phá p toà n cà u, chá t lượng quó c té , chi phì́ nọ i địa” cho khách hàng Bên cạnh đó , cá c doanh nghiẹ p cũ ng sẽ được sự hõ trợ rá t lớn từ tạ p đoà n Microsoft giú p giả m thiẻ u rủ i ro và an tam khi đà u tư và o cá c dự á n lớn Tran trọ ng cả m ơn và mong nhạ n được sự hợp tá c từ Quý tổ chức Đại diện Công ty Cổ Phần Tin Học Lạc Việt Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 78/78 [...]... giúp xác định số lượng hồ sơ trong hộp 4 Tạo mới hồ sơ lưu trữ Hồ sơ lưu trữ bao gồm nhiều thành phần hồ sơ Cán bộ tạo hồ sơ có thể in ngay phiếu tin (dạng mục lục của hồ sơ) 5 Hiệu chỉnh hồ sơ lưu trữ 6 Xóa hồ sơ lưu trữ 7 Chuyển dữ liệu Import danh sách hồ sơ lưu trữ (bao gồm thành (import) hồ sơ lưu trữ phần hồ sơ) từ file excel File excel này phải tuân theo chuẩn của phần mềm: chứa các trường (cột)... yêu cầu của phần mềm 8 In mã vạch cho hồ sơ Mỗi hồ sơ có 1 mã vạch phục vụ cho công tác phân loại, nhận dạng và mượn/trả 9 In mã vạch cho thành Mỗi thành phần hồ sơ có 1 mã vạch phục vụ cho Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 31/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS phần hồ sơ công tác mượn/trả 10 In mã vạch cho hộp hồ sơ 11 Cây lưu trữ hồ sơ Hiển thị các kho lưu trữ theo dạng... quan - Lập hồ sơ lưu trữ được giao theo trình tự giải quyết công việc; Bảo quản các hồ sơ trong thời hạn đã được xác định - Đăng ký khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ đã được nộp kho - Hoàn trả các hồ sơ đã mượn đúng thời hạn hoặc gia hạn thời gian sử dụng trong phạm vi chính sách lưu trữ của cơ quan Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 35/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS 5.7... thay đổi mật khẩu Báo cáo – Thống kê Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 32/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS 22 Báo cáo hồ sơ, tài liệu hết giá trị Danh mục hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị lưu trữ 23 Báo cáo hồ sơ, tài liệu nộp lưu trữ Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ được phân loại theo đơn vị 24 Báo cáo diện tích kho bảo quản tài liệu Báo cáo tình hình sử dụng các kho... Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 28/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS 5.4.2 Phát sinh số và ký hiệu hồ sơ tự động Ký hiệu hồ sơ được phát sinh dựa trên nguyên tắc khoa học thống nhất, ngắn gọn, dễ nhớ, phù hợp với thực tế và đặc biệt là không trùng lắp Số và ký hiệu hồ sơ gồm 4 thành phần: 1: Ký hiệu viết tắt của danh mục hồ sơ (loại hồ sơ) 2: Số thứ tự trong danh mục hồ sơ (thứ... o Bộ quản lý quy trình động  Cho phép xây dựng một cách tự động các quy trình nghiệp vụ sẽ triển khai trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 22/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS  Cung cấp các giao diện tích hợp thông tin quy trình vào các phân hệ ứng dụng o Công cụ quản trị tổng thể portal  Quản trị cổng  Quản trị kênh thông tin  Quản. .. chiến lược backup định kỳ hiểu quả và an toàn nhất cho hệ thống thông tin của mình Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 20/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS 5 GIẢI PHÁP LẠC VIỆT DMS 5.1 Mô hình chức năng Hình: Kiến trúc giải pháp Kiến trúc tổng thể của Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ gồm các tầng như sau:  Tầng dữ liệu: là nền tảng của toàn bộ hệ thống thông tin: gồm cơ sở... mỗi Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 30/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS cấp độ (level) Mỗi cấp độ sẽ có quyền truy cập đến các cấp tài liệu khác nhau 5.5 Danh sách các chức năng cơ bản của hệ thống Stt Chức năng Mô tả Phân hệ Bảo quản và Chỉnh lý 1 Quản lý kho lưu trữ Thêm, xóa, kho lưu trữ Hiệu chỉnh các thuộc tính của kho lưu trữ hiện có Mỗi kho lưu trữ có thể thuộc... lưu trữ tại phạm vi đơn vị mình phụ trách - Phê duyệt danh mục hồ sơ hàng năm (danh mục loại hồ sơ) của đơn vị mình quản lý 5.6.3 Trưởng phòng Hành chính/Văn phòng - Chỉ đạo và chỉ đạo công tác lưu trữ tại phạm vi đơn vị mình phụ trách - Phê duyệt hoặc ủy quyền phê duyệt đề nghị khai thác hồ sơ, tài liệu ở cấp thông thường Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 34/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ. .. loại hồ sơ Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 33/78 Giải pháp Phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ - Lạc Việt DMS 36 Quản lý loại kệ Thêm, xóa, sửa loại kệ 37 Quả n lý cá p đọ truy cạ p Thêm, xóa, sửa cấp độ truy cập 38 Chính sách hệ thống Cập nhật các chính sách của hệ thống 39 Quản lý sơ đồ tổ chức Thêm, xóa, sửa phòng ban, nhân viên 40 Cấu hình số hiệu Thêm, xóa, sửa các format số hiệu 41 Quản lý ... trữ - Lạc Việt DMS 5.7 Mô tả chức phân hệ 5.7.1 Quản lý kho lưu trữ Hồ sơ lưu trữ quản lý theo kho Mỗi kho lưu trữ thuộc kho cha khác phân loại thành loại kho khác như: Kho chuyên dụng, kho... lưu trữ có Mỗi kho lưu trữ thuộc kho cha khác phân loại thành loại kho khác như: Kho chuyên dụng, kho tạm,… Quản lý kệ kho lưu trữ Thêm, xóa Kệ kho Hiệu chỉnh thuộc tính kệ có Mỗi kho chứa nhiều... đảm bảo an toàn, hiệu cho ho t động lưu trữ, khai thác kho hồ sơ - Lên danh mục loại hồ sơ lưu trữ hàng năm ch quan - Lập kế ho ch thu thập hồ sơ đến hạng nộp lưu trữ - Tổ chức phân loại, chỉnh