PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO BÌNH ðẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ CHÂU HƯNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ðề tài: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ðề tài thuộc lĩnh vực chuyên môn: Văn thư lưu trữ Họ tên người thực hiện: Chức vụ: Sinh hoạt tổ chuyên môn: Văn phòng Châu Hưng, tháng / 2011 Phần mở ñầu I Bối cảnh ñề tài: Trong hoạt ñộng quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ ñạo, ñiều hành, ñịnh, thi hành ñều gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do ñó, vai trò công tác văn thư lưu trữ ñối với hoạt ñộng quản lý hành nhà nước quan trọng Với tính chất ñặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị, … nhiều, nên ñòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng ñơn vị kịp thời nắm bắt ñược ñể có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp ñơn vị hoàn thành nhiệm vụ Về bản, công tác văn thư công tác nhằm ñảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt ñộng quản lý, ñiều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt ñộng; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Còn công tác lưu trữ nhiệm vụ nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu ñể phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt ñộng nhà trường Giữa công tác văn thư lưu trữ tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc ñẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn ñến lưu trữ hành ñưa vào lưu trữ lịch sử Trường Trung học sở Châu Hưng ñược hình thành từ tháng 09 năm 2001, ñược lãnh ñạo sâu sát Phòng Giáo dục ðào tạo Bình ðại, quan tâm Ban giám hiệu nhà trường tìm tòi học hỏi, sáng tạo thân thời gian thực nhiệm vụ ñược phân công, công tác văn thư lưu trữ nhà trường có nhiều tiến ñáng kể II Lý chọn ñề tài: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy: soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu ñã xử lý trước ñó quan trọng ñể hình thành nên văn Các tài liệu ñược lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, nhà trường rút ngắn thời gian ban hành ñịnh, giải kịp thời, ñúng ñắn yêu cầu cấp cán giáo viên ñầy ñủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nhà trường ñược tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có ñược cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc ñẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng ñến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ ñược lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo ñiều kiện thuận lợi ñể công tác lưu trữ phát triển, từ ñó bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Vai trò công tác văn thư lưu trữ ñối với hoạt ñộng nhà trường quan trọng, thể ñiểm sau: -Góp phần quan trọng ñảm bảo thông tin cho hoạt ñộng quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu ñáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ trị nhà trường ðồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt ñộng quản lý nhà trường -Giúp cho cán bộ, công chức nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải xử lý nhanh chóng ñáp ứng ñược yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua ñó cán bộ, công chức kiểm tra, ñúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu ñây mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta -Tạo công cụ ñể kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức ñoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt ñộng quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát -Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan ñến quan, tổ chức bí mật quốc gia Từ ñó, thấy ñược quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo ñảm cho hoạt ñộng nhà trường ñược thông suốt Nhờ ñó góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc ñẩy nhanh chóng công cải cách hành Thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức ñúng ñắn về vị trí vai trò công tác văn thư, lưu trữ ñể ñưa biện pháp phù hợp nhằm ñưa công tác văn thư, lưu trữ quan, ñơn vị ñi vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường ðó lý chọn ñề tài III Phạm vi ñối tượng nghiên cứu: Bất kì ñơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều ñơn vị chưa ñược quan tâm ñúng mức mà coi ñây công việc vụ ñơn Người ta chưa thấy ñược vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ văn phòng quan ñơn vị Cán công chức văn phòng chưa ñược ñào tạo ñến nơi ñến chốn ñó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa ñáp ứng ñược yêu cầu ñòi hỏi nghiệp ñổi công tác văn thư - lưu trữ ðề tài ñược nghiên cứu phạm vi Trường Trường trung học sở Châu Hưng, thông qua ñề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ IV Mục ñích nghiên cứu: Hiện trường học ñều bố trí nhân viên làm công tác văn thư, số nơi chưa thật quan tâm ñến vấn ñề Còn người phụ trách trực tiếp công việc thờ ơ, không nắm hết ñược kỹ ñể giải công việc nên dẫn ñến tính xác không cao hiệu tối ưu ðể có văn mang tính xác cao, ñòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm ñược phương pháp soạn thảo văn vừa ñầy ñủ nội dung vừa ñúng thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy ñịnh ðể phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn ñã lưu trữ ñòi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục ñích ñề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt ñộng nhà trường V ðiểm kết nghiên cứu: Nâng cao ñược nhận thức trách nhiệm nhân viên văn phòng công tác văn thư lưu trữ Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm ñược văn ñã lưu trữ cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn ñúng yêu cầu, xác, ñầy ñủ nội dung ñể trình ký ðề tài dễ áp dụng, dễ thực ñối với ñối tượng, nơi không ñòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình ñộ tin học cao Khai thác tốt lực nhân viên văn phòng quản lý, khai thác sử dụng văn ñạt hiệu cao Phần nội dung I Cơ sở lý luận: Công tác văn thư hoạt ñộng ñảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh ñạo, ñạo, quản lý, ñiều hành công việc quan ñơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt ñộng quan ñơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải ñảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, xác, bí mật, ñại Công tác lưu trữ trình hoạt ñộng nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: phân loại tài liệu lưu trữ, ñánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải ñảm bảo: tính khoa học, tính mật ðối với người làm công tác văn thư lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian ñầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, ñặc biệt khâu soạn thảo văn II Thực trạng vấn ñề: Trong năm trước ñây, công tác văn thư lưu trữ chưa ñược trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác mà phân công kiêm nhiệm Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức ñược tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học Trong năm gần ñây công tác văn thư lưu trữ trường học ñược Ban lãnh ñạo Phòng Giáo dục ðào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm ñạo sâu sát triển khai thực ñúng theo văn hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn ñi, văn ñến Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ Trường Trung học sở Châu Hưng ñã gặp thuận lợi khó khăn sau: -Thuận lợi: Công tác văn thư lưu trữ có ñầy ñủ hệ thống văn mang tính pháp lý ðược quan tâm ñạo trực tiếp Phòng Giáo dục ðào tạo Bình ðại ðảng, quyền, ban ngành, ñoàn thể nhân dân quan tâm ñến giáo dục, có tinh thần ñoàn kết hợp tác với nhà trường ðội ngũ thầy cô giáo ñộng, nhiệt tình, có lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Cơ sở vật chất ñáp ứng ñầy ñủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt ñộng khác -Khó khăn: Tuy ñược quan tâm ðảng nhà nước, ñặc biệt ngành giáo dục, sở vật chất, trang thiết bị máy móc hạn chế chưa ñáp ứng ñược nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ Chỉ có 02 máy vi tính cho tất hoạt ñộng văn phòng Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng trường thiếu Mặc dù có nhiều khó khăn dễ dàng khắc phục, dễ dàng vượt qua ñể hoàn thành tốt nhiệm vụ ñược giao Hiện công tác văn thư trường học ñã ñi vào nề nếp, phát huy ñược hiệu quả, ñáp ứng ñược nhu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt ñộng khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên, vấn ñề nan giải gây nhiều xúc cho người làm công tác văn thư lưu trữ soạn thảo văn ñúng yêu cầu, ñầy ñủ nội dung, xác cao ñể trình ký; tìm kiếm văn ñã lưu trữ cách nhanh chóng Chính vấn ñề xúc thúc ñẩy tìm giải pháp thực cách nhanh chóng nhất, hiệu ñể hoàn thành tốt nhiệm vụ ñược giao ñể chia sẻ ñồng nghiệp III Các biện pháp ñã tiến hành ñể giải vấn ñề: Các biện pháp soạn thảo văn ñúng yêu cầu, ñầy ñủ nội dung, xác cao ñể trình ký: Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm ñược giao nói chung, soạn thảo ñược văn ñúng yêu cầu, ñầy ñủ nội dung, xác ñể trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: -Thường xuyên học tập nâng cao trình ñộ chuyên môn nghiệp vụ, ñặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm ñầy ñủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực công tác Hiện công tác văn thư lưu trữ thực theo: Nghị ñịnh số 09/2010/Nð-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc Sửa ñổi, bổ sung số ñiều Nghị ñịnh số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành -Tìm hiểu, nắm rõ ñầy ñủ thông tin hoạt ñộng nhà trường, lĩnh vực mà phụ trách ñể thuận lợi soạn thảo văn -Phối hợp tốt với tổ chức ñoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt ñộng nhà trường -Phải thật nhạy bén, ñộng, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp -ðiều ñặc biệt quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo *Phương pháp soạn thảo số văn thường dùng: a Tờ trình: loại văn dùng ñể ñề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) vấn ñề ñã có kế hoạch xin phê duyệt -Phần mở ñầu: +Những có tính pháp lý +Nhận ñịnh tình hình, nêu lý ñưa nội dung trình duyệt, phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn ñề cần trình duyệt -Phần nội dung: +Nêu tóm tắt nội dung ñề nghị mới, phương án khả thi cách cụ thể, rõ ràng, với luận kèm theo có thông tin trung thực, ñộ tin cậy cao +Dự kiến vấn ñề nảy sinh quanh ñề nghị ñược áp dụng +Những thuận lợi khó khăn triển khai thực Những biện pháp cần khắc phục phải ñược trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị +Nêu ý nghĩa, tác dụng ñề nghị ñối với hoạt ñộng ñơn vị -Phần kết thúc: +Những kiến nghị ñể cấp xem xét, chấp thuận ñể sớm triển khai, thực ñề xuất Có thể nêu phương án dự phòng cần thiết * Mẫu loại Tờ trình: PHÒNG GD&ðT BÌNH ðẠI CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS CHÂU HƯNG ðộc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TTR-THCSCH Châu Hưng, ngày……tháng……năm 20… TỜ TRÌNH ……………………………… Căn …………………………………………………………………… Căn …………………………………………………………………… Nêu lý do, thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn ñề cần trình duyệt Nêu tóm tắt nội dung ñề nghị với luận kèm theo có thông tin trung thực, ñộ tin cậy cao Nêu ý nghĩa, tác dụng ñề nghị ñối với hoạt ñộng ñơn vị Những kiến nghị ñể cấp xem xét, chấp thuận ñể sớm triển khai, thực ñề xuất Trân trọng kính chào! THỦ TRƯỞNG ðƠN VỊ Nơi nhận: - Tên ñơn vị nhận văn bản; - Lưu VT Họ tên b Báo cáo: văn phản ánh toàn hoạt ñộng kiến nghị quan, ñơn vị tường trình vấn ñề, công việc cụ thể ñó xin ý kiến ñạo -Phần mở ñầu: +Những có tính pháp lý +Nêu ñiểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác ñơn vị ðồng thời nêu ñiều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn ñến việc thực chủ trương công tác nêu -Phần nội dung: +Kiểm ñiểm việc ñã làm, việc chưa hoàn thành +Những ưu, khuyết ñiểm trình thực +Xác ñịnh nguyên nhân khách quan, chủ quan +ðánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm -Phần kết thúc: +Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới +Các giải pháp ñể khắc phục khuyết, nhược ñiểm +Những kiến nghị với cấp +Nhận ñịnh triển vọng * Mẫu loại Báo cáo: PHÒNG GD&ðT BÌNH ðẠI CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS CHÂU HƯNG ðộc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BC-THCSCH Châu Hưng, ngày……tháng……năm 20… BÁO CÁO ……………………………… Căn …………………………………………………………………… Căn …………………………………………………………………… I ðặc ñiểm tình hình: Nhận xét khái quát tình hình quan, ñơn vị về: - Tổ chức máy, nhân - Trình ñộ văn hoá, kỹ thuật ñội ngũ cán công nhân viên chức - Tình hình nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác Khó khăn thuận lợi: - Thuận lợi - Khó khăn * Lưu ý: Chỉ nêu khó khăn, thuận lợi ñời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng ñến hoạt ñộng quan, ñơn vị II Kết ñạt ñược: Có thể trình bày nội dung báo cáo theo mặt hoạt ñộng hay theo kết ñạt ñược quan, ñơn vị (có thể ñối chiếu, so sánh số liệu kỳ) Xác ñịnh nguyên nhân khách quan, chủ quan ðánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm III Kết luận: ðánh giá khái quát toàn mặt hoạt ñộng quan, ñơn vị ñã báo cáo phần trên, từ ñó tự xếp loại kết ñạt ñược Các giải pháp ñể khắc phục khuyết, nhược ñiểm Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới Những kiến nghị với cấp THỦ TRƯỞNG ðƠN VỊ Nơi nhận: - Tên ñơn vị nhận văn bản; - ……………………… - Lưu VT Họ tên Các biện pháp tìm kiếm văn ñã lưu trữ nhanh chóng nhất: Hầu hết trường học nay, công tác lưu trữ ñược thực cách ngăn nắp, khoa học ñúng theo văn hướng dẫn hành Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống thủ công giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn ñã lưu trữ phải tốn nhiều công sức thời gian (dò tìm sổ văn ñến ñể tìm số văn ñến, sau ñó phải lựa chọn hộp hồ sơ lưu văn ñến) Do ñặc thù nay, tất văn ñiều hành, ñạo cấp trên, Phòng Giáo dục ðào tạo Bình ðại ñều ñược gởi qua hộp thư ñiện có kèm tệp tin (file) văn dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn cho dễ tìm kiếm thật nhanh chóng ta dùng phần mềm quản lý văn Tôi xin giới thiệu phần mềm “Quản lý văn tài liệu” phần mềm miễn phí, ñược phát triển Visual Studio 2005, sử dụng SQLEXPRESS 2005 ñể lưu trữ liệu Phần mềm ñược thiết kế xây dựng @iSoft Groups tác giả Vương Tuấn Nam Hoàng Anh Thư Tiện ích phần mềm ñáp ứng tốt việc quản lý văn ñến văn ñi, dùng cho cá nhân quản lý văn soạn thảo Các liệu quản lý có thư mục dễ dàng quản lý tra cứu, tìm kiếm nội dung cần thiết Nếu có ñiều kiện 10 ñồng nghiệp nên tìm hiểu, tham khảo sử dụng Giao diện phần mềm sau: Tuy nhiên, Trường Trung học sở Châu Hưng, sử dụng phương pháp vô ñơn giản, dễ sử dụng sau: -Tạo thư mục ñể chứa tất văn ñã nhận (tải xuống từ hộp thư ñiện tử) Ví dụ : Van ban den 2011 -Tạo tệp tin (file) phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word có nội dung giống sổ văn ñến Ví dụ : So van ban den 2011.doc Ngày ñến Số ñến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung ðơn vị người nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 09/02 45 PGD&ðT 65/BC-PGD&ðT 08/02/2011 BC tháng 01/2011 nhiệm vụ trọng tâm tháng 02/2011 10/02 46 PGD&ðT 72/PGD&ðT-VP 10/02/2011 CV việc tập trung số công việc từ ñến cuối năm học 2010-2011 12/02 47 PGD&ðT 81/PGD&ðTTCCB 11/02/2011 V/v BC nhu cầu tuyển dụng viên chức 2011 11 Ký nhận Ghi (8) (9) -Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn tương ứng thư mục chứa văn ñã nhận -Muốn tìm văn bản, ta mở file “So van ban den 2011”, sử dụng chức tìm kiếm (Find) Microsoft Word: Vào bảng chọn Edit, nháy chuột vào Find (hoặc Ctrl+F), xuất hộp thoại: -Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nháy chuột vào nút Find Next, từ tìm ñược bị bôi ñen (Chương trình Tin học lớp 6) -Ta việc nhấn giữ phím Ctrl + nháy vào liên kết ñể mở file văn cần tìm in ấn cần thiết ñể phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Trên ñây số biện pháp ñã ñang thực thời gian qua Trường Trung học sở Châu Hưng, góp phần nâng cao hiệu công tác văn phòng nói chung công tác văn thư lưu trữ nói riêng IV Hiệu sáng kiến kinh nghiệm: Qua nhiều năm thực nhiệm vụ văn thư lưu trữ, sở vận dụng biện pháp ñề tài ñã góp phần ñưa công tác văn thư, lưu trữ trường ñi vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần ñoàn kết, thống hợp tác cộng ñồng trách nhiệm tất thành viên tổ Văn phòng, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức ñoàn thể, tổ chuyên môn công tác soạn thảo văn ñiều hành, ñạo chuyên môn nghiệp vụ Sau triển khai áp dụng cho tất thành viên tổ Văn phòng, ñến hầu hết phận chuyên trách: Kế toán, Tổng phụ trách ðội, Thư 12 viện, Thiết bị, Phổ cập giáo dục, Y tế, Thũ quỹ ñều có khả tự soạn thảo văn theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách ñể trình Ban giám hiệu ký duyệt; biết xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn thư ñi ñến cách ngăn nắp, khoa học ñúng quy ñịnh Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật thông tin, văn ñiều hành, ñạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời Kết rõ rệt hoạt ñộng nhà trường ñều thông suốt, ñảm bảo thông tin tốt chủ trương, ñường lối ðảng; sách, pháp luật Nhà nước; quản lý, ñiều hành, ñạo cấp Công tác quản lý, ñạo chuyên môn, tài chính, sở vật chất hoạt ñộng ngoại khóa khác Ban giám hiệu có ñủ sở pháp lý, tạo ñiều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ; công tác báo cáo, thống kê nhà trường ñược thực ñầy ñủ, kịp thời, xác ñáp ứng tốt theo yêu cầu cấp ðặc biệt thành tích nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư lưu trữ nói riêng ñã góp phần lớn vào thành tích chung trường ñạt ñược năm qua: Trường Tiên tiến xuất sắc, Cờ thi ñua xuất sắc Ủy ban nhân dân tỉnh, Bằng khen Bộ Giáo dục ðào tạo, Bằng khen Thủ tướng Chính phủ Phần kết luận I Những học kinh nghiệm: Phải có lãnh ñạo, ñạo khẩn trương, liệt thường xuyên kiểm tra, kịp thời chấn chỉnh, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc lãnh ñạo công tác văn thư lưu trữ, ñể việc cải cách hành ñạt ñược hiệu cao ðể công tác văn thư lưu trữ có hiệu ñạt thành tích cao ñòi hỏi trước tiên thân nhân viên văn thư phải vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế nơi Tạo môi trường làm việc thoải mái, biến khó thành dễ ñể công việc ñược nhẹ nhàng, trôi chảy Phối hợp hoạt ñộng tốt với tổ chức ñoàn thể nhà trường Áp lực công việc ñối với người làm công tác văn thư lưu trữ lớn, ñòi hỏi người làm công tác phải thật bình tĩnh, phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng xác 13 Tăng cường công tác giao lưu, học tập, trao ñổi, rút kinh nghiệm với ñồng nghiệp ñơn vị bạn ðẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Không ngừng nghiên cứu, tìm tòi giải pháp mới, vận dụng thực ñể công tác văn thư lưu trữ nhà trường ngày nhanh chóng, khoa học, ñạt hiệu cao II Ý nghĩa sáng kiến kinh nghiệm: Thực tốt biện pháp ñể nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ góp phần quan trọng ñảm bảo thông tin thông suốt cho hoạt ñộng quản lý; ñiều hành, ñạo Ban giám hiệu ñạt hiệu cao Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, ñầy ñủ sở pháp lý, ñáp ứng ñược yêu cầu ñổi giáo dục Tạo công cụ ñể kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức ñoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt ñộng quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan ñến quan, ñơn vị III Khả ứng dụng triển khai: ðề tài ñã ñược tổ chức triển khai thực Trường Trung học sở Châu Hưng ñã ñược thành viên tổ Văn phòng ứng dụng thực công việc chuyên môn nghiệp vụ ñược phân công ñều ñạt suất hiệu cao Kết sáng kiến kinh nghiệm ñược tất cán giáo viên nhà trường công nhận tiếp tục hợp tác tổ chức thực thời gian tới minh chứng cho khả vận dụng vào thực tiễn ñề tài ðây giải pháp bản, hợp lý, ñầy tính thực tiễn giới thiệu cho tất nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ quan hành nghiệp, ñặc biệt nhân viên văn thư lưu trữ trường học tham khảo thực linh hoạt, sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể ñơn vị ñể ñạt hiệu cao 14 IV Những kiến nghị ñề xuất: ðể ñề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu Ban lãnh ñạo cấp cần quan tâm ñầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo ñiều kiện thuận lợi ñáp ứng ñầy ñủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; ñặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ ñể nâng cao trình ñộ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng ñội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Trên ñây số biện pháp công việc ñã thực ñể nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, ñề tài ñược kiểm chứng ñúc kết từ thực tiễn, ñạt ñược kết tốt ñẹp ñã góp phần phát triển toàn diện nhà trường Rất mong ñược góp ý Hội ñồng khoa học học ngành thông cảm, chia sẻ ñồng nghiệp Châu Hưng, ngày 17 tháng 02 năm 2011 Người viết 15 MỤC LỤC Phần mở ñầu I Bối cảnh ñề tài Trang II Lí chọn ñề tài Trang III Phạm vi ñối tượng nghiên cứu Trang IV Mục ñích nghiên cứu Trang V ðiểm kết nghiên cứu Trang Phần nội dung I Cơ sở lí luận Trang II Thực trạng vấn ñề Trang III Các biện pháp ñã tiến hành ñể giải vấn ñề Trang IV Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Trang 12 Phần kết luận I Những học kinh nghiệm Trang 13 II Ý nghĩa sáng kiến kinh nghiệm Trang 14 III Khả ứng dụng triển khai Trang 14 IV Những kiến nghị ñề xuất Trang 15 16 [...]... tin trong công tác văn thư lưu trữ Thư ng xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ ñể nâng cao trình ñộ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng ñội ngũ nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp Trên ñây là một số biện pháp và những công việc ñã thực hiện ñể nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, ñề tài ñược kiểm chứng và ñúc kết từ thực tiễn, ñạt ñược kết quả tốt ñẹp ñã... ở các ñơn vị bạn ðẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ Không ngừng nghiên cứu, tìm tòi những giải pháp mới, vận dụng thực hiện ñể công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường ngày càng nhanh chóng, khoa học, ñạt hiệu quả cao nhất II Ý nghĩa của sáng kiến kinh nghiệm: Thực hiện tốt các biện pháp ñể nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần quan trọng ñảm bảo... kiếm một văn bản ñã lưu trữ nhanh chóng nhất: Hầu hết trong các trường học hiện nay, công tác lưu trữ ñược thực hiện một cách ngăn nắp, khoa học ñúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống thủ công bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản ñã lưu trữ phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản ñến ñể tìm số văn. .. ñể mở file văn bản cần tìm và có thể in ấn khi cần thiết ñể phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Trên ñây là một số biện pháp cơ bản ñã và ñang thực hiện trong thời gian qua tại Trường Trung học cơ sở Châu Hưng, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng IV Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm: Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ văn thư lưu trữ, trên... Phải có sự lãnh ñạo, chỉ ñạo khẩn trương, quyết liệt và thư ng xuyên kiểm tra, kịp thời chấn chỉnh, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc của lãnh ñạo trong công tác văn thư lưu trữ, ñể việc cải cách hành chính ñạt ñược hiệu quả cao ðể công tác văn thư lưu trữ có hiệu quả và ñạt thành tích cao ñòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi nhân viên văn thư phải vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế ở... sở vận dụng các biện pháp trên của ñề tài ñã góp phần ñưa công tác văn thư, lưu trữ của trường ñi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường Nâng cao tinh thần ñoàn kết, thống nhất hợp tác cộng ñồng trách nhiệm trong tất cả các thành viên của tổ Văn phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức ñoàn thể, tổ chuyên môn trong công tác soạn thảo văn bản cũng như... trong hộp hồ sơ lưu văn bản ñến) Do ñặc thù hiện nay, hầu như tất cả các văn bản ñiều hành, chỉ ñạo của cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và ðào tạo Bình ðại ñều ñược gởi qua hộp thư ñiện có kèm tệp tin (file) văn bản dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn bản sao cho dễ tìm kiếm và thật nhanh chóng ta có thể dùng phần mềm quản lý văn bản Tôi xin giới thiệu phần mềm “Quản lý văn bản tài liệu” là một phần mềm... thoải mái, biến cái khó thành cái dễ ñể công việc ñược nhẹ nhàng, trôi chảy Phối hợp hoạt ñộng tốt với các tổ chức ñoàn thể trong nhà trường Áp lực công việc ñối với người làm công tác văn thư lưu trữ là rất lớn, ñòi hỏi người làm công tác này phải thật sự bình tĩnh, phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng và chính xác 13 Tăng cường công tác giao lưu, học tập, trao ñổi, rút kinh nghiệm... bộ giáo viên trong nhà trường công nhận và tiếp tục hợp tác tổ chức thực hiện trong thời gian tới là minh chứng cho khả năng vận dụng vào thực tiễn của ñề tài ðây cũng là những giải pháp cơ bản, hợp lý, ñầy tính thực tiễn có thể giới thiệu cho tất cả những nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, ñặc biệt là nhân viên văn thư lưu trữ trong các trường học tham khảo... ñạt hiệu quả cao nhất 14 IV Những kiến nghị ñề xuất: ðể ñề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực hiện có hiệu quả thì Ban lãnh ñạo các cấp cần quan tâm ñầu tư cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo ñiều kiện thuận lợi và ñáp ứng ñầy ñủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; ñặc biệt là các phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công