ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ LAN HƢƠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƢU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CỦA CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ Hà Nội - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ LAN HƢƠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƢU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CỦA CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 603224 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Văn Hàm Hà Nội - 2013 MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Tài liệu lưu trữ tài sản vô giá quốc gia, kho tàng kinh nghiệm quý báu tích lũy qua hàng nghìn năm lịch sử dựng nước giữ nước Tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt như: trị, kinh tế, xã hội, lịch sử giá trị khác Nó chứa đựng thơng tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh cách trung thực, toàn diện mặt đời sống xã hội Tuy vậy, tài liệu lưu trữ không phát huy ý nghĩa to lớn, quan trọng Cơng tác lưu trữ khơng làm trịn chức không tiến hành khâu lưu thông tin thông tin vô giá chứa đựng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phát huy giá trị nghiên cứu, sử dụng để phục vụ cho phát triển quan, xã hội yêu cầu đáng nhân dân Do vậy, việc tổ chức áp dụng biện pháp để người tiếp cận khai thác tài liệu nhiệm vụ quan trọng quan lưu trữ Mục đích cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội Vì vậy, chất lượng cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu góp phần nâng cao vai trị, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ công xây dựng bảo vệ tổ quốc Tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ có giá trị to lớn nhiều mặt Văn phịng Chính phủ quan ngang Bộ, có chức tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động Chính phủ hệ thống hành nhà nước từ Trung ương đến sở; bảo đảm thông tin, phục vụ cơng tác đạo, điều hành Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ cung cấp thơng tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ định đường lối, sách xây dựng phát triển đất nước Trong trình hoạt động, quan sản sinh khối lượng tài liệu vô quý giá, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực Những tài liệu có ý nghĩa lớn việc cung cấp tài liệu đáng tin cậy để phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa xã hội; cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý Văn phòng nhu cầu đáng cán Văn phịng cung cấp thông tin giúp vị lãnh đạo Chính phủ qua thời kỳ hoạch định đường lối, sách để điều hành, quản lý đất nước tốt Vì việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ có ý nghĩa lamlahết sức quan trọng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm biến thông tin khứ bảo quản kho lưu trữ thành tài liệu bổ ích phục vụ cho hoạt động quản lý quan nói riêng nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học kỹ thuật… nói chung Tại quan quan trọng này, công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quy định hướng dẫn số văn Văn phịng Chính phủ Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ cịn điểm hạn chế dẫn đến hiệu khai thác, sử dụng tài liệu chưa cao: số lượt cán Văn phòng đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng Lưu trữ thấp; số lượt tài liệu khai thác, sử dụng chiếm tỉ lệ nhỏ so với khối lượng tài liệu bảo quản kho lưu trữ Như tài liệu lưu trữ chưa phát huy giá trị cách tồn diện q trình giải cơng việc cán Văn phịng Chính phủ hoạt động quản lý, điều hành Chính phủ Chính việc đẩy mạnh cơng tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào hoạt động quản lý, tham mưu đề xuất Văn phịng Chính phủ nhiệm vụ quan trọng cần quan tâm khuyến khích Xuất phát từ lý trên, lựa chọn vấn đề “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Chính phủ” làm luận văn thạc sĩ Mục tiêu đề tài Đề tài thực với mục tiêu sau: - Một là, nghiên cứu giới thiệu giá trị tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ Qua việc tìm hiểu, phân tích giá trị tài liệu Văn phịng Chính phủ nhằm khẳng định giá trị tài liệu Kho lưu trữ đối vối công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ quản lý, điều hành Chính phủ - Hai là, nêu thực trạng, nhận xét, đánh giá ưu điểm mặt hạn chế khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ - Ba là, đề xuất giải pháp tổ chức đạo, hướng dẫn giúp đối tượng độc giả dễ dàng tiếp cận với tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Chính phủ Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu đề tài * Đối tượng nghiên cứu: - Thành phần, nội dung, khối lượng, đặc điểm tài liệu sản sinh trình hoạt động Văn phịng Chính phủ - Những quy định Văn phịng Chính phủ cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ nói riêng - Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ * Phạm vi nghiên cứu: - Nghiên cứu thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ đưa giải pháp khai thác, sử dụng, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động Vụ, Cục đơn vị trực thuộc (không bao gồm đơn vị nghiệp có thu, Cục Hành chính, Quản trị II) - Đề tài nghiên cứu chủ yếu tập trung vào tài liệu lưu trữ hành bảo quản Kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định là: - Một là, khảo sát giới thiệu nội dung, thành phần, khối lượng tài liệu Văn phịng Chính phủ Bên cạnh đó, rõ ý nghĩa tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý, điều hành Chính phủ tất lĩnh vực đời sống xã hội - Hai là, nghiên cứu quy định hành Văn phịng Chính phủ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trên sở chúng tơi đánh giá kết đạt tồn công tác - Ba là, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Chính phủ Lịch sử nghiên cứu Đối với nhiều quốc gia giới, nước Châu Âu Pháp, Đức…việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tiến hành phổ biến từ kỷ thứ XIX Nói chung, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ xem công việc tất yếu quan để phục vụ quản lý, hoạt động nhiều mục đích khác quan Bên cạnh vấn đề thu hút quan tâm nghiên cứu nhiều nhà lưu trữ học, nhiều cán làm công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ Khơng luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp học viên, sinh viên khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội có chủ đề nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Đảng Nhà nước nhiều khía cạnh khác Dưới khái quát tình hình kết nghiên cứu: Về sách lý luận, giáo trình đề cập đến khai thác sử dụng tài liệu có như: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm xuất năm 1990; Cơng tác Văn thư lưu trữ tác giả Dương Văn Khảm, Nhà xuất Văn hóa Thơng tin năm 2006… Về luận văn thạc sĩ, có đề tài như: Xác định giải pháp nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Luận văn thạc sĩ Hà Văn Huề, Hà Nội, 2002), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kho lưu trữ Văn phòng Quốc hội (Luận văn thạc sĩ Đặng Thị Thu Trang, 2009), Một số vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Khóa luận tốt nghiệp cử nhân Hồng Mai Liên, 1999), Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động Văn phịng Bộ Cơng nghiệp (Khóa luận tốt nghiệp Trần Bảo Hà, 2005)… Ngoài ra, Tạp chí ngành văn thư, lưu trữ có nhiều chuyên luận, viết số tác giả như: Công bố tài liệu văn kiện nhiệm vụ cần thiết kho lưu trữ (Tạp chí Văn thư lưu trữ số 2/1980) tác giả Nguyễn Văn Hàm; Sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ tồn diện cơng xây dựng bảo vệ đất nước (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 01/1999) tác giả Nghiêm Kỳ Hồng; Một số suy nghĩ vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nước ta (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 02/1990) tác giả Vũ Thị Phụng); Một vài suy nghĩ sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử dân tộc (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 02/1987) tác giả Nguyễn Văn Thâm… Có thể nói, giáo trình, giảng đưa vấn đề lý luận công tác lưu trữ nói chung cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng như: giá trị tài liệu lưu trữ, quy định, chế độ tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, hình thức tổ chức sử dụng tài liệu… Các viết báo, tạp chí đề cập đến vấn đề mục đích, ý nghĩa; yêu cầu nguyên tắc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức định … Các luận văn thạc sỹ, khóa luận cơng trình khoa học nghiên cứu vấn đề sâu nghiên cứu tình hình khai thác, sử dụng tài liệu quan Đảng, quan nhà nước, doanh nghiệp số quan cụ thể đưa giải pháp nhằm khắc phục đổi công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tuy vậy, chưa có đề tài nghiên cứu chi tiết, cụ thể đưa giải pháp công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ - quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ Thủ tướng Chính phủ Nguồn tƣ liệu tham khảo Nguồn tư liệu tham khảo thực đề tài bao gồm: - Các văn quan Nhà nước có thẩm quyền quy định khai thác, sử dụng tài liệu như: Luật Lưu trữ năm 2011; Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ… - Các văn quy định cấu, chức năng, nhiệm vụ quy chế làm việc Văn phịng Chính phủ nói chung đơn vị trực thuộc Văn phịng Chính phủ: Nghị định 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng năm 2012 quy định chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Chính phủ; Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ, Cục thuộc Văn phịng Chính phủ; Quyết định số 45/QĐ-VPCP quy chế làm việc văn phịng Chính phủ ngày 19/01/2009 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ; Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 09 tháng 01 năm 2012 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn Văn phịng Chính phủ… - Các giáo trình lưu trữ có đề cập đến công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ như: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, xuất năm 1990; Công tác Văn thư Lưu trữ xuất năm 2006… - Hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Văn phịng Chính phủ; - Các luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học tư liệu học; viết, khóa luận, cơng trình nghiên cứu khoa học liên quan đến vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phƣơng pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu, tác giả sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp luận nhận thức khoa học Mác- Lênin Sử dụng phương pháp để nhìn nhận, đánh giá vấn đề, kiện liên quan đến đề tài nghiên cứu theo quan điểm chủ nghĩa vật biện chứng vật lịch sử - Phương pháp phân tích, tổng hợp nhằm tìm ưu điểm để kế thừa, phát triển nêu hạn chế, nguyên nhân công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Phương pháp khảo sát thực tế, tiến hành cách quan sát, khảo sát trực tiếp tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng phủ, số lượng, thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ - Phương pháp vấn, thực hầu hết đơn vị chuyên viên đơn vị có chức nghiên cứu, độc giả để biết nhu cầu, mong muốn độc giả Việc vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ - Phương pháp hệ thống: Phương pháp nhằm khái quát nhóm tài liệu có ý nghĩa có nhu cầu khai thác nhiều Đồng thời cần lựa chọn đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu Ngoài phương pháp trên, q trình nghiên cứu đề tài, tác giả cịn sử dụng kết hợp số phương pháp khác như: mơ tả, so sánh… Đóng góp đề tài Sản phẩm tạo cơng trình nghiên cứu khoa học nhằm đóng góp vào thực tiễn cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ quản lý, điều hành Chính phủ Bên cạnh đó, đề tài nghiên cứu làm sở tham khảo nhằm ban hành văn quy định hướng dẫn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ Ngồi ra, cơng trình nghiên cứu làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu sinh viên chuyên ngành văn thư lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận nhiều với thực tế Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục, phần nội dung đề tài bố cục thành chương chính, bao gồm: Chƣơng 1: Tổng quan Văn phịng Chính phủ thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị tài liệu lƣu trữ Văn phịng Chính phủ Nội dung chương giới thiệu khái quát cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Chính phủ; số lượng, thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu giá trị tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ Chƣơng 2: Thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Văn phòng Chính phủ Nội dung chương trình bày thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phịng Lưu trữ thuộc Văn phịng Chính phủ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý điều hành Chính phủ tất lĩnh vực khác đời sống, xã hội Qua đưa nhận xét, đánh giá mặt chưa Chƣơng 3: Nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu Kho lƣu trữ Văn phịng Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Chính phủ Chương đưa giải pháp giúp cho lãnh đạo Văn phịng Chính phủ tham khảo để đạo, hướng dẫn công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức tiến hành khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ Tài liệu lưu trữ VPCP bảo quản bốn kho chật chội, tài liệu cịn để nhà, khơng đảm bảo cho việc bảo quản an toàn tài liệu gây khó khăn cho việc tìm, khai thác tài liệu, chưa bố trí phịng đọc phục vụ độc gải đến khai thác, sử dụng tài liệu Vì vậy, trước hết quan cần sớm nghiên cứu xây dựng, bố trí kho lưu trữ đủ chứa tài liệu, phòng làm việc cán lưu trữ Đặc biệt quan cần bố trí cho lưu trữ quan phịng đọc để phục vụ độc giả thuận lợi cho việc quản lý tài liệu đem phục vụ độc giả Sử dụng tài liệu lưu trữ phịng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc trực tiếp nghiên cứu tài liệu lưu trữ, lúc nghiên cứu nhiều văn cần thiết có nội dung liên quan với nhau; phịng đọc có điều kiện để phục vụ đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến chủ để nghiên cứu họ Tổ chức tốt phòng đọc, lưu trữ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh mát, hư hỏng tài liệu, góp phần bảo vệ bí mật quốc gia Phòng đọc nơi tiếp xúc với nhiều độc giả nên trực tiếp thu nhận nhiều ý kiến đóng góp khác để cải tiến cơng tác phục vụ độc giả phòng đọc cần trang bị thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tìm kiếm xác đầy đủ tài liệu theo yêu cầu, rút ngắn thời gian nghiên cứu tài liệu, tăng suất lao động Thiết bị phịng đọc gồm: bàn ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu tài liệu cách thoải mái; đủ ánh sáng để đọc tài liệu ánh sáng phòng đọc tốt dùng ánh sáng tự nhiên, khơng có ánh sáng tự nhiên dùng ánh sáng điện Phịng đọc phải có nhiều cửa thơng thống, quạt trần, phải có điều hồ nhiệt độ Phịng đọc phải có giá đựng tài liệu, tủ thẻ cơng cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu cho độc giả, loại công cụ tra cứu kể thủ công đại, máy móc thiết bị chuyên dụng phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu mi-cơ-rơ phim, đĩa CDROM phịng đọc phải có máy đọc tài liệu Ngồi thiết bị trên, phịng đọc phải có tư liệu tra cứu bổ trợ Để hướng dẫn độc giả thực tốt quy định Nhà nước bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, phịng đọc phải có nội quy Nội dung chủ yếu nội quy phòng đọc gồm: Những thủ tục ban đầu độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc; Những quy định bảo vệ an toàn bảo mật tài liệu lưu trữ; Những quyền lợi nghĩa vụ độc giả Với quy định đáp ứng yêu cầu phòng đọc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ VPCP thời gian tới tốt Cơ quan cần đầu tư kinh phí cho việc thực hoạt động lưu trữ Công tác lưu trữ hoạt động nghiệp vụ, để thực nghiệp vụ lưu trữ đòi hỏi nhiều cơng sức, điều kiện, trang thiết bị đặc thù Vì vậy, lãnh đạo quan cần quan tâm đến việc cấp kinh phí cho hợp lý hoạt động lưu trữ như: Kinh phí chỉnh lý tài liệu, kinh phí thu thập, bổ sung giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan; kinh phí chuẩn bị giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử, kinh phí ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác lưu trữ, kinh phí phục vụ cơng tác kiểm tra cơng tác văn thư, lưu trữ; kinh phí mua sắm trang thiết bị… Trong đó, đặc biệt quan cần có chế, sách tài để hỗ trợ cơng tác thu thập, sưu tầm hồn chỉnh hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan có chế độ khen thưởng kịp thời để Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc VPCP thực tốt chế độ lập hồ sơ công việc lưu hồ sơ tài liệu 3.1.5 Đổi mới, dạng hóa đại hóa tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ VPCP - Đề xuất biện pháp tổ chức nói chuyện chuyên đề giá trị tài liệu lưu trữ VPCP Từ trước tới VPCP tổ chức lần hoạt động Mục đích buổi nói chuyện chun đề vừa giới thiệu giá trị tài liệu lưu trữ VPCP phục vụ nhu cầu cho hoạt động như: hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, hoạt động ngoại giao, hoạt động đối nội… Đồng thời giới thiệu hình thức khai thác tài liệu có khả áp dụng thành công lưu trữ quan Qua đó, nâng cao nhận thức đội ngũ cán lưu trữ cán bộ, công chức VPCP vai trị, giá trị tài liệu cơng việc thực chức tham mưu, tổng hợp giúp CP, Thủ tướng CP lãnh đạo CP hoạt động đời sống xã hội phát triển đất nước Thành phần tham dự hướng tới cán Phòng Lưu trữ, cán văn thư Vụ, Cục, đơn vị thuộc VPCP chuyên viên, cán tỏng quan Đây buổi nói chuyện chuyên đề mở đầu để VPCP tiến hành hoạt động tương tự với tham gia đơng đảo đối tượng bên ngồi Diễn giả mời buổi nói chuyện giảng viên Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng chuyên gia Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước người chuyên nghiên cứu vấn đề Để tổ chức thành cơng buổi nói chuyện chuyên đề, cần chuẩn bị đầy đủ kế hoạch, nội dung dự trù kinh phí Ví dụ: ngày 22 tháng năm 2013 VPCP tổ chức lớp tập huấn công tác lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu nhằm mục tiêu giúp cán bộ, công chức phát huy kết đạt được, thực tốt quy định Luật lưu trữ bảo mật hồ sơ tài liệu Lớp tập huấn truyền hình trực tuyến đến đầu cầu phía Nam VPCP Đối với VPCP, công tác lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa khối tài liệu có ý nghĩa, giá trị thực tiễn cao Lớp tập huấn hội tốt để giúp cán bộ, công chức VPCP - người thường xuyên làm công tác tham mưu, tổng hợp tiếp thu, lĩnh hội, bổ sung cách có hệ thống kiến thức quy định có liên quan công tác Lớp Tập huấn nghe giảng viên trao đổi hai chuyên đề: “Tầm quan trọng hồ sơ lưu trữ công tác lập hồ sơ hành” PGS TS.Vũ Thị Phụng, Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng, Trường đại học Khoa học xã hội nhân văn; “Công tác bảo mật hồ sơ tài liệu quan hành nhà nước” Thiếu tướng Nguyễn Huy Mạ, Cục trưởng Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, Bộ Cơng an trình bày Bảo vệ tốt hồ sơ, tài liệu minh chứng cho công việc mà cán bộ, cơng chức, viên chức làm hồn thành Đây kinh nghiệm tiền đề cho buổi nói chuyện chun đề cơng tác lưu trữ sau VPCP nhằm nâng cao nhận thức tất cán quan giá trị tài liệu lưu trữ vị tài liệu lưu trữ hoạt động quan -Đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng chủ động Hình thức phòng đọc phổ biến hiệu công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu Phòng Lưu trữ Tuy nhiên, lưu trữ VPCP hình thức cịn sử dụng hạn chế mà chủ yếu hình thức cung cấp photo Bên cạnh việc phục vụ độc giả hình thức phịng đọc, cấp phát sao, chứng thực lưu trữ, cho mượn tài liệu VPCP cần mở rộng nâng cao chất lượng hình thức khai thác, sử dụng khác theo hướng đại chủ động Trong điều kiện áp dụng Chính phủ điện tử vào quan, lưu trứ cần áp dụng hình thức với dạng tài liệu điện tử cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua thư điện tử Đây hình thức mà ngành lưu trữ cần nghiên cứu sử dụng nhiều với phát triển cơng nghệ thơng tin, tài liệu điện tử hình thành ngày nhiều Nếu biết ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ tiết kiệm nhiều tiền cơng sức Ngồi Phòng Lưu trữ tằng cường mở rộng mối quan hệ với quan lưu trữ, bảo tàng, quan tâm đến việc viết đăng mạng nội quan, báo, tạp chí chuyên ngành tạp chí Văn thư, Lưu trữ để thông báo, giới thiệu tài liệu, tuyên truyền ý nghĩa giá trị tài liệu lưu trữ qua trưng bày, triển lãm, hội thảo, hội nghị… 3.1.6 Tính chủ động lưu trữ quan Tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản Lưu trữ VPCP đa dạng thành phần, phong phú nội dung Khối tài liệu có khả đáp ứng thơng tin cho nhu cầu cán VPCP việ giải công việc lớn Tuy nhiên, ý nghĩa tầm quan trọng biết đến phận lưu trữ có biện pháp đầy đủ thường xuyên tác động đến nhận thức hiểu biết cán bộ, chuyên viên quan tài liệu lưu trữ Phải thừa nhận vấn đề thời gian qua lưu trữ VPCP chưa làm nhiều Chúng nghĩ, quan tâm đến vấn đề việc thơng báo tài liệu lưu trữ khơng phải cơng việc q khó thực Nội dung thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ đa dạng, trước hết lưu trữ tập trung vào số vấn đề như: -Giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu lưu trữ mà quản lý nhấn mạnh vào tài liệu có ý nghĩa thiết thực hoạt động VPCP sau nắm bắt nhu cầu loại tài liệu lưu trữ mà văn phòng cần khai thác sử dụng - Đối với với số tài liệu lưu trữ mà cán có nhu cầu sử dụng, lưu trữ cung cấp thông tin như: tên loại văn bản, tiêu đề hồ sơ, số đơn vị bảo quản, cặp số, mục lục hồ sơ… để cán VPCP tra tìm cách nhanh chóng - Cung cấp khái qt thơng tin văn có hồ sơ như: tác giả văn bản, trích yếu nội dung, ngày tháng năm văn bản… - Lưu trữ thực việc phổ biến mục lục hồ sơ cho văn phòng Bện cạnh mục lục hồ sơ văn phịng, lưu trữ phổ biến thêm mục lục hồ sơ Vụ, Cục, đơn vị khác Việc phổ biến mục lục hồ sơ giúp cán văn phòng biết lưu trữ VPCP quản lý tài liệu gì, có tài liệu mà khai thác sử dụng mà không cần trực tiếp lên lưu trữ để tìm hiểu Hình thức tương đối đơn giản dễ thực - Bên cạnh hình thức lưu trữ cần nghiên cứu để tiến hành thơng báo tài liệu theo chun đề Hình thức tiến hành định kỳ hàng năm Lưu trữ vào kế hoạch cơng tác hàng năm VPCP để xây dựng thông báo tài liệu lưu trữ theo chuyên đề định Về hình thức thơng báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ, Phịng Lưu trữ áp dụng tổng hợp số hình thức như: + Thơng báo mạng nội bộ; + Thông báo trực tiếp văn bản; + Thông báo Cổng Trang tin Điện tử Chính phủ… Tài liệu Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc VPCP thực tế, gợi ý cho cán bộ, chuyên viên thực nhiệm vụ phụ trách Dựa vào tài liệu lưu trữ thực tế bảo quản Kho Lưu trữ, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ VPCP thơng qua sổ theo dõi tình hình khai thác sử dụng tài liệu, với chức năng, nhiệm vụ Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc VPCP, Phịng Lưu trữ nên có kế hoạch tập hợp thơng báo tới cán bộ, chun viên để kích thích tạo điều kiện thuận lợi cho cán văn phòng đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan 3.1.7.Kiện toàn tổ chức máy nhân làm cơng tác lưu trữ Để góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ quan vào nề nếp, lãnh đạo VPCP cần quan tâm kiện tồn tổ chức máy, rà sốt tiêu chuẩn nghiệp vụ cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan Cần có đủ biên chế để thực nhiệm vụ lưu trữ quan: quan cần bố trí đủ biên chế làm lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn tiêu chuẩn trị, có khả tham mưu hướng dẫn, đạo nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc VPCP, trình độ từ Cao đẳng trở lên Bởi với tăng cường hoạt động Chính phủ, số lượng văn bản, tài liệu CP, Thủ tướng CP VPCP ngày tăng lên đáng kể Trong điều kiện khối lượng công việc lưu trữ tăng nhanh, yêu cầu phục vụ cao trước với số lượng cán Phòng Lưu trữ gặp nhiều khó khăn triển khai khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ, cần phải có cán nghiệp vụ lưu trữ để xếp bố trí cán cho việc như: làm nhiệm vụ hướng dẫn thu thập tài liệu Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc VPCP vào kho; phục vụ yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ làm công cụ tra cứu; thực khâu nghiệp vụ công tác bảo quản… Xây dựng chế độ hợp lý cho cán lưu trữ thường xuyên cử cán lưu trữ tham gia học tập, đào tạo lớp bồi dưỡng, đào tạo liên quan đến lưu trữ, tham gia chuyến thăm quan, học tập kinh nghiệm ngồi nước cơng tác lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ mở tổ chức để nâng cao trình độ chun mơn học tập kinh nghiệm làm việc cho cán lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Cán lưu trữ cần thay đổi quan niệm nhận thức công tác lưu trữ nói chung cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng Cán lưu trữ khơng có trách nhiệm bảo mật thơng tin tài liệu lưu trữ mà cần coi đối tượng đến khai thác tài liệu khách hàng lưu trữ nơi cung cấp dịch vụ Nghĩa khơng độc giả tìm đến lưu trữ mà cán lưu trữ cần phải chủ động tiếp thị lưu trữ, biết hướng toàn hoạt động CP, Thủ tướng CP VPCP vào việc sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ thơng qua hoạt động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ 3.1.8 Theo dõi, tổng kết hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng Lưu trữ cần đẩy mạnh việc nghiên cứu tổng kết tình hình khai thác, sử dụng tài liệu để đánh giá, tổng kết công tác tổ chức sử dụng tài liệu, từ Phịng Lưu trữ có hướng nghiên cứu điều chỉnh vấn đề theo ý kiến độc giả nêu nhằm tạo điều kiện thuận lợi khai thác tài liệu thu hút thêm nhiều đối tượng có nhu cầu đến khai thác tài liệu lưu trữ VPCP Để có sở quản lý số liệu đánh giá kết phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng Lưu trữ VPCP cần phải có: Sổ theo dõi độc giả nghiên cứu phòng; Sổ đăng ký độc giả cấp chứng thực tài liệu lưu trữ; Sổ đăng ký độc giả cấp tài liệu lưu trữ; Hồ sơ độc giả nghiên cứu tài liệu theo chuyên đề, đề tài, chương trình; mẫu phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Bên cạnh Văn Phịng Chính Phủ tổ chức đánh giá, tổng kết cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu nhiều hội nghị khác Ý nghĩa hội nghị tổng kết chỗ thơng qua tun truyền, nâng cao nhận thức quan, tổ chức,và cá nhân vai trò, ý nghĩa tài liệu lưu trữ đời sống, đồng thời kiểm điểm việc làm được, chưa làm được, tìm nguyên nhân để đề giải pháp thực tốt Hơn thông qua buổi tổng kết, quan có tài liệu có điều kiện tiếp xúc với độc giả, nghe tâm tư nguyện vọng đóng góp ý kiến người có đầy đủ thơng tin để xử lý công việc thực tiễn Bên cạnh để giúp lãnh đạo quan nhận thức tầm quan trọng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cán lưu trữ cần chủ động cung cấp cho lãnh đạo quan thông tin cần thiết tài liệu lưu trữ mà lãnh đạo quan thường sử dụng 3.2 Đối với đơn vị thuộc VPCP 3.2.1 Nâng cao nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ Cán bộ, công chức quan cần nâng cao nhận thức giá trị thông tin tài liệu lưu trữ VPCP để từ chủ động nghiên cứu, sử dụng, đặc biệt có ý thức tập hợp đầy đủ văn bản, lập hồ sơ cơng việc làm, thống kê, bảo quản chuyển vào kho lưu trữ quan theo quy định quan, Nhà nước Chỉ cán bộ, chuyên viên quan nhận thức ý nghĩa quan trọng tài liệu lưu trữ họ có nhu cầu sử dụng chúng cách hiệu cơng việc Cán bộ, cơng chức VPCP cần có tìm hiểu định trình hình thành tài liệu, quy định Nhà nước quan, đơn vị công tác văn thư, lưu trữ nói chung, cơng tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng Có nắm thơng tin độc giả biết thơng tin cần nằm đâu có biện pháp sử dụng theo quy định nhằm đem lại hiệu cho cơng việc Theo khảo sát chúng tơi, vấn đề nhận thức không rõ ràng giá trị tài liệu lưu trữ đơn vị thuộc VPCP nói chung phổ biến Mặc dù Nhà nước quan có quy định cán bộ, chun viên phải lập hồ sơ cơng việc giải quyết; nộp hồ sơ thời gian, thành phần quy định quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho mục đích đáng Việc lập hồ sơ thực tốt đưa lại lợi ích thiết thực cho thân cán cho tồn quan, góp phần bảo mật thông tin tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Các cán bộ, chuyên viên cần nắm rõ quy trình phương pháp lập hồ sơ, có phương pháp lập hồ sơ cán từ bước mở hồ sơ, thu thập tài liệu vào hồ sơ, xếp tài liệu, biên mục, nộp lưu hồ sơ Qua đó, theo dõi q trình giải cơng việc từ bắt đầu đến kết thúc góp phần nâng cao hiệu giải công việc Trong đó, loại hồ sơ cán bộ, chuyên viên cần phải lập nắm rõ là: Hồ sơ nguyên tắc tập hợp văn quy phạm pháp luật, quy định quan để làm cứ, sở giải công việc; Hồ sơ công việc tập hợp văn bản, tài liệu phản ánh trình phát sinh, diễn biến kết giải vấn đề; tập văn vấn đề theo dõi Tuy nhiên việc triển khai nội dung liên quan trực tiếp đến cán bộ, chuyên viên đơn vị nói triển khai chậm Điều xuất phát từ nhận thức không đầy đủ cán đơn vị giá trị tài liệu lưu trữ hoạt động hàng ngày Để giảm tối thiểu vấn đề cần có biện pháp tổng hợp từ hai phía, cán đơn vị VPCP – người chủ động hành động việc làm, cần chủ động tích cực tìm hiểu giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho giải công việc, hoạt động quản lý quan Bên cạnh đó, chuyên viên, cán cần nắm quy định Nhà nước, quan vấn đề có liên quan nghiêm chỉnh chấp hành quy định liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Những hoạt động có kết hiệu có phối hợp Phòng Lưu trữ: cán lưu trữ chủ động giới thiệu giá trị tài liệu lưu trữ hỗ trợ cán đơn vị tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện; hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ… 3.2.2 Thực quy định giao nộp tài liệu vào lưu trữ Để thực khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao, chất lượng hồ sơ, tài liệu giữ vai trò quan trọng Nếu hồ sơ, tài liệu thu nộp từ đơn vị vào lưu trữ VPCP thời hạn đảm bảo chất lượng cho công tác tổ chức khoa học tài liệu triển khai biện pháp để bảo vệ tập trung, an toàn khối tài liệu quan, từ đảm bảo hiệu khai thác, sử dụng tài liệu Đối với đơn vị giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, cần thực đầy đủ yêu cầu thời gian, đầy đủ thành phần phải lập hồ sơ theo quy định quan hướng dẫn cán lưu trữ Quý I hàng năm, chuyên viên phải nộp cho Vụ Văn thư Hành tồn hồ sơ, văn bản, tài liệu việc giải xong năm trước Chun viên có trách nhiệm bảo đảm tính thống hồ sơ giấy hồ sơ điện tử; Đối với hồ sơ, văn bản, tài liệu dự án đầu tư cơng trình xây dựng Văn phịng Chính phủ, giao nộp vào lưu trữ quan sau ba tháng kể từ dự án phê duyệt báo cáo tốn cơng trình hồn thành; Hồ sơ khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, giao nộp lưu trữ sau ba tháng kể từ công việc kết thúc; Hồ sơ, văn bản, tài liệu chun ngành tài chính, kế tốn đơn vị Văn phịng Chính phủ bảo quản, lưu trữ theo Luật Kế toán văn hướng dẫn thi hành Khi kết thúc thời hạn bảo quản theo luật, hồ sơ xác định thời hạn lưu trữ lâu dài vĩnh viễn phải giao nộp vào lưu trữ quan; Hồ sơ, văn bản, tài liệu nhân bảo quản Vụ Tổ chức cán để phục vụ công tác quản lý công chức, phải nộp vào lưu trữ quan sau chuyên viên chuyển công tác nghỉ hưu theo chế độ Nếu tài liệu lập từ cán thực cơng việc đảm bảo tiêu chí lập hồ sơ theo vấn đề, đảm bảo mối liên hệ tài liệu hồ sơ theo tiến trình giải cơng việc Điều thực tốt, cán lưu trữ có thêm thời gian thực công việc khác Để cán chuyên môn làm tốt công tác này, mặt quan quản lý ngành cần bổ sung quy định cần thiết bắt buộc quan trung ương nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định Mặt khác, phía lưu trữ quan cần đề xuất biện pháp mạnh mẽ để bắt buộc đơn vị nộp tài liệu thời hạn quy định Văn thư đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn chuyên viên lập, bảo quản, nộp hồ sơ, văn bản, tài liệu vào lưu trữ quan theo hướng dẫn Vụ Văn thư Hành chính; lập hồ sơ nguyên tắc phục vụ công việc chuyên môn đơn vị Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan; cơng việc mà cá nhân chủ trì, giải quyết; Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc; Tiến tới hồ sơ lập bao gồm hồ sơ giấy hồ sơ điện tử để bước ứng dụng tin học hóa văn phịng, tạo lập hồ sơ giải cơng việc mạng theo đề án Chính phủ điện tử VPCP 3.2.3.Cần thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ giải công việc Tài liệu lưu trữ làm tái lại xảy khứ, chứng xác thực vấn đề xảy cung cấp kinh nghiệm hoạt động quản lý, điều hành quan Hiện có phận cán bộ, chuyên viên sử dụng tài liệu văn rời lẻ, nghiên cứu hồ sơ hoàn chỉnh Các tài liệu mà cán sử dụng thường mang tính chất hành văn pháp quy Thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ làm hạn chế nhiều hiệu phục vụ tài liệu lưu trữ Đây thói quen mà chuyên viên cần phải nhanh chóng thay đổi Cán bộ, chuyên viên VPCP nên ý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hồ sơ Hồ sơ tài liệu tập hợp nhiều văn có liên quan với việc, vấn đề hình thành trình giải công việc Nghiên cứu hồ sơ giúp cho cán tìm hiểu trọn vẹn vấn đề minh cần nghiên cứu, giúp ích cho việc cung cấp thơng tin phục vụ chức mà giao Khi giải công việc, chuyên viên cần thường xuyên tra cứu thông tin khứ tài liệu lưu trữ như: xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật; công tác tổ chức cán bộ; công tác nội chính; cơng tác đối ngoại, cơng tác tra, kiểm tra, công tác đổi doanh nghiệp…Khi xây dựng, sửa đổi, bổ sung văn bản, đặc biệt văn quy phạm pháp luật, chuyên viên ban soạn thảo cần tham khảo nhiều nguồn thông tin Trong đó, khơng thơng tin văn liên quan trước mà cần tham khảo thơng tin thảo, tài liệu hồ sơ có liên quan đến vấn đề định sửa đổi, ban hành Nhà nước, Bộ, ngành VPCP để nắm bắt tinh thành xây dựng văn kinh nghiệm xây dựng văn trước Điều giúp cho chuyên viên thực tốt nhanh công việc giao Thực tế tài liệu lưu trữ VPCP đa dạng thành phần, phong phú nội dung tài liệu có tiềm phục vụ hoạt động chuyên viên lớn Nếu biết khai thác, sử dụng tiềm này, chun viên có nhìn tồn diện vè diễn hoạt động quản lý tiên đốn xảy phục vụ tốt việc tham mưu, tổng hợp KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ hình thành gắn liền với đời q trình hoạt động Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Văn phịng Chính phủ Trải qua 60 năm hình thành phát triển tạo nên khối lượng lớn hồ sơ tài liệu lưu trữ, phong phú hình thức, đa dạng thể loại, phản ánh lãnh đạo, đạo điều hành Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ mặt đời sống xã hội Trong khối hồ sơ tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ gồm có tài liệu văn bản, có nhiều tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình - chứng chân thực, có độ xác cao giá trị pháp lý Thông tin tài liệu kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ thơng tin cấp một, thơng tin có chất lượng cao Nhiều tài liệu có bút tích, chữ ký vị lãnh đạo Đảng, Chính phủ Đó di sản kiến thức lớn, phản ánh trí tuệ kinh nghiệm tích lũy q trình hoạt động Chỉnh phủ Văn phịng Chính phủ Nguồn di sản quý giá cần đem khai thác, sử dụng phục vụ đắc lực cho hoạt động Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Văn phịng Chính phủ Có nói năm qua, quan tâm, đạo cấp lãnh đạo, cơng tác văn thư lưu trữ VPCP có bước phát triển mạnh mẽ, đáng ghi nhận Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày quan tâm, tài liệu đưa phục vụ ngày nhiều, lượng thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi đổi hoạt động Chính phủ Văn phịng Chính phủ Thơng tin tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ khai thác nhằm tham mưu, tổng hợp giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đạo điều hành cơng tác nội chính, cơng tác xây dựng hồn thiện hệ thống pháp luật, cơng tác tổ chức hành nhà nước cơng vụ, quan hệ quốc tế, điều hành lĩnh vực kinh tế, cơng tác văn hóa xã hội, giáo dục, khoa học công nghệ, công tác đổi phát triển doanh nghiệp… Số lượng nhu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ ngày tăng nhanh, yêu cầu ngày cao chuyên sâu Trong thời gian tới, lãnh đạo Văn phịng Chính phủ lãnh đạo Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc Văn phịng Chính phủ cần quan tâm tới cơng tác lưu trữ nói chung công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng để thực mục tiêu bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ mặt đời sống xã hội Qua nghiên cứu, tìm hiểu trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ năm qua (từ năm 2007 đến năm 2011) thấy cơng tác lưu trữ Văn phịng Chính phủ cịn có ưu điểm hạn chế định Thông qua luận văn chúng tơi trình bày khái qt tình hình khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động đạo, điều hành Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, từ đưa giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ Văn phịng Chính phủ Trong giải pháp trình bày chương 3, đặc biệt nhấn mạnh đến giải pháp việc hoàn thiện thể chế tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ giải pháp nâng cao nhận thức lãnh đạo cán quan ý nghĩa tài liệu lưu trữ phục vụ cho cơng tác tham mưu, tổng hợp Chúng tơi mong giải pháp mang tính gợi mở nêu luận văn sở cho định hướng để phát triển công tác lưu trữ công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ thời gian tới PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức máy Văn phịng Chính phủ Phụ lục 2: Phiếu đề nghị khai thác tài liệu (tài liệu mật, tài liệu thường) Phụ lục 3: Sổ mượn tài liệu, sổ chụp văn bản, sổ công chứng tài liệu Phụ lục 4: Một số văn Văn phịng Chính phủ ... cán Văn phịng Chính phủ hoạt động quản lý, điều hành Chính phủ Chính việc đẩy mạnh công tác tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào hoạt động quản lý, tham mưu đề xuất Văn phịng Chính phủ. .. ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ LAN HƢƠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƢU TRỮ VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CỦA CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc... cán Văn phòng đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng Lưu trữ thấp; số lượt tài liệu khai thác, sử dụng chiếm tỉ lệ nhỏ so với khối lượng tài liệu bảo quản kho lưu trữ Như tài liệu lưu trữ