MỤC LỤC Trang số MỞ ĐẦU 1- Lý chọn đề tài……………………………………………………………… 2- Mục tiêu đề tài……………………………………………………… 3- Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu …………………………………………………… 4- Nhiệm vụ nghiên cứu……………………………………………………………… 5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề……………………………………………………………… 6- Nguồn tƣ liệu tham khảo………………………………………………………………… 10 7- Phƣơng pháp nghiên cứu………………………………………………………………… 11 8- Đóng góp đề tài……………………………………………………………… 12 9- Bố cục luận văn……………………………………………………………… 12 Chƣơng 1- Một số vấn đề lý luận, pháp lý chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hành 14 1.1 Các khái niệm đƣợc sử dụng luận văn 14 1.1.1 Chuẩn hóa……………………………………………………… 14 1.1.2 Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hành……………………………………………… 17 1.1.3 Chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lưu trữ hành ……… 18 1.2 Sự cần thiết việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hành………………………………… ……………………………………………………… 20 1.3 Các tiêu chuẩn, quy chuẩn hành hồ sơ lập hồ sơ ……………… 22 1.3.1 Hồ sơ ………… 23 1.3.2 Yêu cầu hồ sơ…………… 24 1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ 30 1.3.4 Quy trình phương pháp lập hồ sơ 30 Chƣơng 2- Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hành VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam 33 2.1 Quy định, quy chế VPTW Đảng việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hành 33 2.2 Khảo sát việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hành VPTW Đảng ……………………………… 41 2.3 Nhận xét, đánh giá việc thực chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hành VPTW Đảng…………………………………………… 60 2.3.1 Ưu điểm 60 2.3.2 Tồn tại, hạn chế 63 2.3.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế …………………………………………… 66 Chƣơng 3- Các giải pháp thực việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hành VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam …… 73 3.1 Nhóm giải pháp xây dựng, hoàn thiện quy chuẩn, tiêu chuẩn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hành VPTW Đảng… 73 3.1.1 Rà soát sửa đổi, bổ sung văn quy định, quy chế, hướng dẫn hành VPTW Đảng, Cục Lưu trữ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ……… 73 3.1.2 Nghiên cứu, soạn thảo số văn quy định, hướng dẫn VPTW Đảng, Cục Lưu trữ nội dung có liên quan đến lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hành 76 3.2 Nhóm giải pháp triển khai thực quy chuẩn, tiêu chuẩn VPTW Đảng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hành VPTW Đảng 84 3.2.1 Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt trách nhiệm, vai trò ý nghĩa việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào 84 Lưu trữ hành quan VPTW Đảng 3.2.2 Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hành 86 3.2.3 Thực tốt nghiêm túc công tác khen thưởng, kỷ luật công tác lập hồ công việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hành 88 3.2.4 Tăng cường đầu tư sở vật chất nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hành 90 KẾT LUẬN……………………………………………………………… 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………………… 94 PHỤ LỤC……………………………………………………………… 99 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN 01 BBT Ban Bí thƣ 02 BCHTW Ban Chấp hành Trung ƣơng 03 BCT Bộ Chính trị 04 VPTW Văn phòng Trung ƣơng MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ nhiệm vụ đƣơ ̣c pháp luâ ̣t quy đinh ̣ , yêu cầ u bắ t buô ̣c đố i với cán , công chức, viên chức quan, tổ chức giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao Lập hồ sơ tốt giúp lƣu giữ lại đầy đủ chứng q trình giải cơng việc , qua trực tiếp giúp cán , chuyên viên theo dõi đƣợc trình tự diễn biến trình giải quyết, xử lý cơng việc đƣợc mạch lạc , có Hơn nữa, hồ sơ đƣợc lập đầy đủ giúp cho quan , tổ chƣ́c quản lý công viê ̣c tố t , xử lý đƣợc các vƣớng mắc hoă ̣c nhƣ̃ng tranh chấ p thực tiễn cần đến chứng tài liệu Đồng thời , lâ ̣p hồ sơ công viê ̣c có tốt sẽ giúp cho viê ̣c tổ ng kế t kinh nghiê ̣m đƣơ ̣c thuâ ̣n lơ ̣i, giúp hệ sau tìm hiểu đƣợc đầy đủ trình hoạt động và nhƣ̃ng kinh nghiê ̣m quản lý và tổ chƣ́c công viê ̣c quan , tổ chƣ́c thời điểm lịch sử giai đoạn lịch sử nhấ t đinh ̣ Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi làm tốt công tác lƣu trữ Chấ t lƣơ ̣ng hồ sơ đƣợc lập giao nộp vào lƣu trữ quan định chất lƣợng sử liệu hồ sơ có giá trị lƣu trƣ̃ nô ̣p lƣu vào lƣu trƣ̃ lich ̣ sƣ̉ sau này; giúp giảm bớt đầ u tƣ về nhân lực kinh phí cho viê ̣c chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lƣu trƣ̃ Trong năm trƣớc đây, VPTW Đảng có nhiều quan tâm, cố gắng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hành Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt đƣợc tồn số hạn chế bất cập Các văn đạo, hƣớng dẫn ban hành chƣa đầy đủ, số văn ban hành khơng cịn phù hợp chƣa đƣợc sửa đổi, bổ sung; nhiều nội dung yêu cầu lập nộp lƣu hồ sơ chƣa đƣợc quy định, hƣớng dẫn cụ thể Hồ sơ, tài liệu thu hàng năm cịn tồn tình trạng bó gói, lộn xộn, số nhóm hồ sơ đƣợc lập chƣa hoàn chỉnh, chất lƣợng chƣa đảm bảo Trƣớc tình hình thực tế đó, Lãnh đạo VPTW Đảng trực tiếp làm việc với Cục Lƣu trữ yêu cầu phải tổ chức chấn chỉnh công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ VPTW Đảng vào nếp; nhiều biện pháp khác nhƣ phải tăng cƣờng đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ, nghiên cứu, ban hành văn đạo, hƣớng dẫn cần thiết để đảm bảo đƣợc yêu cầu nghiệp vụ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hành, khơng để tồn tình trạng tài liệu nộp lƣu chƣa đƣợc lập hồ sơ theo quy định Thực ý kiến đạo Lãnh đạo VPTW Đảng Cục Lƣu trữ triển khai nhiều biện pháp tích cực nhƣ nghiên cứu, ban hành số văn đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ, tổ chức hội nghị sơ kết chuyên đề lập nộp lƣu hồ sơ, tổ chức đoàn kiểm tra, hƣớng dẫn trực tiếp tới đơn vị, chuyên viên quan… Kết đạt đƣợc, năm trở lại đây, VPTW Đảng ban hành đƣợc số văn đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ quan trọng công tác lập nộp lƣu hồ sơ; khơng cịn tƣợng nộp lƣu tài liệu bó gói, lộn xộn, tài liệu đƣợc lập hồ sơ mức độ khác Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt đƣợc công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ hành số tồn tại, hạn chế cần tiếp tục đƣợc giải nhƣ: Công tác nghiên cứu, ban hành văn đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ chƣa đồng hoàn chỉnh Nội dung văn ban hành cịn có số điểm chƣa đƣợc cụ thể hóa, số vấn đề nghiệp vụ mang tính quy chuẩn, tiêu chuẩn chƣa đƣợc nghiên cứu, ban hành Số lƣợng hồ sơ, tài liệu nộp lƣu chƣa đủ so với công việc giải quan, đơn vị Các hồ sơ thu lập hồ sơ nhƣng chất lƣợng chƣa cao, phần lớn hồ sơ nộp lƣu chƣa thể rõ tiêu đề hồ sơ theo danh mục, thành phần tài liệu số nhóm hồ sơ cịn thiếu, giá trị tài liệu hồ sơ chƣa cao; nhiều văn bản, tài liệu hồ sơ photocopy, số văn bản, tài liệu chƣa đảm bảo yếu tố thể thức tối thiểu nhƣ chữ ký, ngày tháng; số hồ sơ giao nộp chƣa đƣợc thống kê văn có thống kê nhƣng chƣa cụ thể; quy trình phƣơng pháp lập hồ sơ thực chƣa thực thống đầy đủ, trách nhiệm lập hồ sơ chƣa đƣợc thực ngƣời, việc… Để công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hành VPTW Đảng đạt đƣợc yêu cầu quy chuẩn tiêu chuẩn đặt VPTW Đảng cần tiếp tục phát huy kết đạt đƣợc, đồng thời nghiên cứu triển khai thực giải pháp cần thiết nhằm khắc phục số tồn tại, hạn chế để đƣa công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ quan VPTW Đảng đạt yêu cầu theo hƣớng chuẩn hóa Xuất phát từ vấn đề nêu trên, lựa chọn đề tài “Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hành quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” làm luận văn thạc sĩ Mục tiêu đề tài Đề tài “Nghiên cứu giải pháp chuẩn hoá hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hành quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam” nhằm mục tiêu: - Hệ thống hóa vấn đề đƣợc chuẩn hóa hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành - Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hành VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam - Đề xuất số giải pháp thực chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hành quan VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu + Đối tượng nghiên cứu - Các quy định, pháp chế Nhà nƣớc VPTW Đảng việc chuẩn hóa hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành - Chất lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động quan VPTW Đảng nộp lƣu vào Lƣu trữ hành từ năm 2006 đến + Phạm vi nghiên cứu - Các hồ sơ hành hình thành hoạt động quản lý phục vụ công tác tham mƣu, giúp việc BCHTW, BCT, BBT VPTW Đảng giao nộp vào lƣu trữ hành - Nghiên cứu, khảo sát hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan VPTW Đảng bảo quản Kho Lƣu trữ hành Trung ƣơng Đảng VPTW Đảng Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài đƣợc xác định là: - Nghiên cứu số vấn đề lý luận, pháp lý chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hành - Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hành VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam - Các giải pháp tiếp tục thực việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hành VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề hồ sơ, lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành vấn đề có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học, nhà quản lý quan tâm nghiên cứu, cụ thể là: Các nhà khoa học, chuyên gia đầu ngành văn thƣ, lƣu trữ quan tâm nghiên cứu, xuất sách cơng tác văn thƣ nói chung, có nội dung lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hành Có thể kể đến sách “Lý luận phương pháp công tác văn thư” tác giả Vƣơng Đình Quyền (xuất năm 2007); sách “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vƣơng Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm (xuất năm 1990); Tập giảng công tác văn thư - lưu trữ Cục Lƣu trữ VPTW Đảng ban hành tháng 02 năm 2008, có chun đề trình bày nội dung lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hành quan Đặc biệt, Trƣờng Cao đẳng nội vụ Hà Nội (nay Đại học Nội vụ Hà Nội) tổ chức hội thảo khoa học cấp trƣờng “Lập hồ sơ hành - lý luận, thực tiễn vấn đề đặt ra” vào tháng 12-2010; Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức hội thảo khoa học cấp ngành “Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thực trạng giải pháp” vào tháng 10 - 2014; Văn phòng Trung ƣơng Đảng tổ chức hội nghị chuyên đề văn thƣ, lƣu trữ quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội Trung ƣơng “Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Trung ương Đảng” vào tháng năm 2015 Các hội thảo, hội nghị thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học, nhà quản lý sinh viên chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ Rất nhiều viết Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam (một số tạp chí chun ngành cơng tác văn thƣ, lƣu trữ) đề cập đến lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hành quan, từ năm 2000 trở lại Có thể kể đến số viết nhƣ: “Cần ban hành tiêu chuẩn hồ sơ nộp vào lưu trữ” (số 2/2002, trang 37-40) tác giả Nguyễn Minh Phƣơng; “Bàn việc lập quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” (số 6-2006) Hà Quảng Mai Hƣơng; “Những loại hình tài liệu hồ sơ nhân sự” (số 6/2007, trang 17-19) tác giả Nguyễn Thị Hiệp; “Một vài suy nghĩ vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ địa phương” (số 3-2008) Trần Trung Kiên; “Bàn số thuật ngữ công tác lập hồ sơ” (số 122010); “Chấn chỉnh công tác thu, nộp hồ sơ khoa học” (số 1-2008) TS Nguyễn Cảnh Đƣơng; “Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành - thực trạng giải pháp” Ngô Thị Kiều Oanh (số 2-2011); “Hệ thống văn pháp lý công tác lập hồ sơ” (số 5/2014) tác giả Lê Thị Nguyệt Lƣu… Một số học viên khoa Lƣu trữ học Quản trị văn phòng (thuộc Đại học Khoa học xã hội nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội) chọn vấn đề lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành làm luận văn tốt nghiệp nhƣ: Vấn đề lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Bộ - Thực trạng giải pháp (Luận văn thạc sĩ Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ xác định danh mục tài liệu số hồ sơ Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Luận Văn Thạc sĩ Nguyễn Thị Trang Nhung, Hà Nội, 2008); Công tác lập hồ sơ hành VPTW Đảng - Thực trạng giải pháp (Luận văn thạc sĩ Nguyễn Văn Tâm, Hà Nội, 2008); Lập hồ sơ hành ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng giải pháp (Luận văn thạc sĩ Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006)… Có thể nói, giáo trình, giảng đƣa đƣợc vấn đề lý luận cơng tác văn thƣ nói chung cơng tác lập hồ sơ hành nói riêng nhƣ khái niệm hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, nhƣ mục đích, ý nghĩa yêu cầu, phƣơng pháp lập hồ sơ hành Các viết báo, tạp chí ngành đề cập đến vấn đề nhƣ mục đích, ý nghĩa; yêu cầu nhƣ nguyên tắc, phƣơng pháp lập hồ sơ, thực tiễn lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu sơ bộ, nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ số quan… Tuy nhiên, thời gian gần đây, viết lập hồ sơ hành đƣợc đăng báo, tạp chí cho thấy vấn đề chƣa đƣợc quan tâm mức Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu vấn đề sâu nghiên cứu tình hình lập hồ sơ hành quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng, VPTW Đảng), quan Nhà nƣớc (các bộ) đƣa giải pháp nhằm khắc phục nhƣ đổi công tác Song, cơng trình nghiên cứu tập trung vào nghiên cứu chung lập hồ sơ hành mà chƣa có cơng trình sâu nghiên cứu việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hành nói chung VPTW Đảng nói riêng Vì vậy, việc nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ quan (cụ thể VPTW Đảng) cần sớm đƣợc thực nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành nói chung Lƣu trữ hành VPTW Đảng nói riêng Các nguồn tài liệu tham khảo Để thực đề tài này, sử dụng nguồn tƣ liệu có liên quan sau: - Một là, hệ thống tài liệu lý luận: giáo trình, đề cƣơng giảng, sách tham khảo công tác lập giao nộp hồ sơ nhƣ : Lý luận phương pháp cơng tác văn thư tác giả Vƣơng Đình Quyền, xuất năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thƣ Trƣờng Trung học Lƣu trữ Nghiệp vụ văn phòng I (nay trƣờng Đại học Nội vụ) xuất năm 2001; Tập giảng công tác văn thư lưu trữ (tài liệu bồi dƣỡng nghiệp vụ cho cán quan Đảng) Cục Lƣu trữ VPTW Đảng, năm 2008 - Hai là, hệ thống văn Đảng Nhà nƣớc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành nhƣ Luật Lƣu trữ Việt Nam năm 2011; Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thƣ; Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan; Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28-3-2014 công tác văn thƣ VPTW Đảng; Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 09-11-2009 lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hành VPTW Đảng 10 33 34 Hồ sơ Hội nghị sơ kết tháng đầu năm 33/CLT 2015 Cục Lƣu trữ Năm 2015 Hồ sơ hội nghị cán bộ, cơng viên chức tồn Cục tổng kết công tác năm 34/CLT 2015 20 năm ĐG Trần Văn Long VV Trần Văn Long VV Trần Văn Long 20 năm ĐG Trần Văn Long VV Trần Văn Long VV Cán đƣợc phân công VV Văn thƣ Cục Năm 2015 35 Hồ sơ việc tổ chức Hội nghị kê khai tài sản lãnh đạo Cục, Phòng 35/CLT chức thuộc Cục Năm 2015 36 Kế hoạch, báo cáo định kỳ công tác tháng, quý, tháng, năm báo cáo chuyên đề Phòng thuộc Cục; 36/CLT Báo cáo sơ kết tháng, quý, tháng Cục Năm 2015 37 Kế hoạch, báo cáo công tác định kỳ công tác năm, báo cáo chuyên đề 37/CLT Cục Năm 2015 38 Hồ sơ v/v tham gia ý kiến thiết kế Kho Lƣu trữ Trung ƣơng (gồm Báo cáo 38/CLT kết đoàn khảo sát, góp ý mặt bằng, trang thiết bị…) Năm 2015 39 Sổ ghi biên họp Lãnh đạo Cục, 39/CLT giao ban Cục Năm 2015 40 Các tập lƣu văn năm 2015 40/CLT Cục Năm 2015 VV Văn thƣ Cục 41 41/CLT Các tập lƣu văn đến năm 2015 Cục 20 năm Văn thƣ Cục 140 Mỗi thể loại lập tập Năm 2015 42 42/CLT Hồ sơ đón tiếp đồn vào thăm làm việc Cục ĐG VV Cán đƣợc phân công VV Nguyễn Lƣơng Quỳnh VV Nguyễn Thị Hạnh VV Nguyễn Thị Hạnh VV Nguyễn Thị Hạnh VV Cán đƣợc phân công Lập hồ sơ theo đợt xác minh VV Cán đƣợc phân công Lập hồ sơ theo đợt xác minh Năm 2015 43 43/CLT Mỗi đồn lập hồ sơ … 3- Cơng tác quản trị 44 Hồ sơ việc kiểm kê tài sản, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ làm việc 44/CLT Cục Năm 2015 45 45/CLT … IV- PHÕNG KHAI THÁC 46 Hồ sơ xuất văn kiện Đảng Trung ƣơng Cục Miền Nam (194646/CLT 1975) Năm 2014-2015 47 Hồ sơ tổ chức triển lãm tài liệu lƣu trữ nhân kỷ niệm 70 năm ngày thành lập 47/CLT nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Năm 2015 48 Hồ sơ tổ chức triể n lam ̃ tài liệu lƣu trữ nhân kỷ niệm 85 năm thành lập Đảng 48/CLT Cô ̣ng sản Viê ̣t Nam Năm 2015 Hồ sơ xác minh kiện lịch sử Đảng 49/CLT 49 Năm 2015 Hồ sơ xác minh tiểu sử đồng chí 49/CLT lãnh đạo, đảng viên Năm 2015 141 50 50/CLT … V- PHÕNG KHOA HỌC - NGHIỆP VỤ 51 Hồ sơ Hội nghị toàn quốc tổng kết công tác văn thƣ, lƣu trữ Đảng 51/CLT tổ chức trị - xã hội Đà Nẵng, từ ngày 16 đến 17-1-2015 VV Nguyễn Thị Thúy Hà VV Trịnh Thị Hƣơng VV Trịnh Thị Hƣơng VV Nơng Thị Ánh Phƣợng VV Tơ Thị Kim Đính VV Nguyễn Thị Thúy Hà Năm 2015 52 Hồ sơ nghiên cứu Đề án tổng kết thực Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01-10-1997 Bộ Chính trị (khóa VIII), Quyết định số 91-QĐ/TW, ngày 16-02/2004 Ban Bí thƣ (khóa IX) 52/CLT Hƣớng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28-5-2004 Văn phòng Trung ƣơng thể loại, thể thức thẩm quyền ban hành văn Đảng Năm 2015 53 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng Hƣớng dẫn triển khai thực Quy định số 53/CLT 270-QĐ/TW Ban Bí thƣ Phơng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Năm 2015 54 Hồ sơ nghiên cứu xây dựng Hƣớng dẫn công tác văn thƣ tổ chức 54/CLT trị - xã hội Trung ƣơng Năm 2014-2015 55 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng Hƣớng dẫn bảo quản dấu khơng cịn sử 55/CLT dụng quan, tổ chức Đảng Năm 2014-2015 56 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng Hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu Phông lƣu 56/CLT trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Năm 2014-2015 142 Đã nộp vào Lƣu trữ hành 57 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng Hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ lƣu trữ 57/CLT quan huyện ủy VV Trịnh Quang Hòa VV Nguyễn Thị Hải Vân VV Nông Thị Ánh Phƣợng VV Phan Thị Thu Hồng VV Phan Thị Thu Hồng VV Nguyễn Thị Thúy Hà VV Cán đƣợc phân công VV Cán đƣợc phân Năm 2015 58 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng Hƣớng dẫn Văn phòng trung ƣơng thực Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài 58/CLT liệu chủ yếu tổ chức trịxã hội Năm 2015 59 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng Hƣớng dẫn Văn phòng trung ƣơng 59/CLT nguồn thành phần tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Năm 2015 60 61 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng Quy định 60/CLT quản lý sử dụng tƣ liệu Cục Năm 2015 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng Quy định quản lý đề tài, đề án khoa học 61/CLT Cục Năm 2013-2015 62 Hồ sơ tổng hợp, xây dựng Báo cáo thống kê công tác văn thƣ, lƣu trữ 62/CLT tài liệu lƣu trữ năm 2014 Đảng tổ chức trị - xã hội Năm 2015 63 Hồ sơ tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ khu vực đồng 63/CLT Bắc Bắc Trung Năm 2015 64 Hồ sơ đồn cơng tác kiểm tra, 64/CLT hƣớng dẫn nghiệp vụ tỉnh, thành ủy tổ chức trị - xã hội 143 Mỗi đồn lập 01 trung ƣơng công hồ sơ Năm 2015 65 Hồ sơ trả lời, hƣớng dẫn nghiệp vụ, góp văn tổ chức trị 65/CLT xã hội trung ƣơng, tỉnh thành ủy VV Năm 2015 66 Hồ sơ cho ý kiến xét hủy tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị tổ chức 66/CLT trị xã hội trung ƣơng, tỉnh thành ủy Cán đƣợc phân công VV Vũ Thị Vân 20 năm ĐG Nguyễn Thị Thúy Hà VV Cán đƣợc phân công VV Tô Thị Kim Đính VV Cán đƣợc phân cơng Năm 2015 67 Hồ sơ biên tập số chuyên đề Hội nghị Văn thƣ lƣu trữ tạp chí Dấu 67/CLT ấn thời gian Năm 2015 68 69 Hồ sơ tổ chức hội thảo khoa học, 68/CLT thông tin chuyên đề toàn Cục Năm 2015 Hồ sơ nghiên cứu Đề án “Quản lý tài liệu đảng, đoàn thể xã, phƣờng, thị 69/CLT trấn” Năm 2015 70 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng tài liệu tập huấn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ cho 70/CLT nƣớc Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào Năm 2015 71 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng Đề án vị trí việc làm Phòng Khoa học – 71/CLT Nghiệp vụ Năm 2015 72 72/CLT … VI- PHÕNG LƢU TRỮ HIỆN HÀNH 144 Trịnh Thị Hƣơng Mỗi quan đề nghị xét huỷ lập hồ sơ Mỗi hội thảo lập hồ sơ 73 Hồ sơ xây dựng Quy định khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Trung ƣơng 73/CLT Đảng Văn phòng Trung ƣơng Đảng VV Nguyễn Văn Quang VV Nguyễn Văn Quang Năm 2014-2015 74 Hồ sơ xây dựng Báo cáo kết lập hồ sơ giao nộp hồ sơ đơn vị, chuyên viên Văn phòng Trung 74/CLT ƣơng Đảng năm 2014 vào Lƣu trữ quan Tháng 11/2015 75 76 Hồ sơ xây dựng danh mục hồ sơ, tài 75/CLT liệu năm 2015 Cục Lƣu trữ Năm 2015 Hồ sơ xây dựng Báo cáo nhận đánh giá phối hợp với phịng, tổ giúp việc cơng tác 76/CLT quản lý, thu thập hồ sơ, tài liệu Lƣu trữ hành xét, văn lập, vào 05 năm ĐG Trần Ngọc Lan VV Vũ Ngọc Thúy 20 năm ĐG Nguyễn Văn Quang VV Phạm Thị Thu Hiền VV Phạm Thị Thu Hiền Năm 2015 77 Hồ sơ xây dựng Báo cáo thống kê công tác văn thƣ, lƣu trữ Văn phòng Trung 77/CLT ƣơng Năm 2015 78 Hồ sơ nghiên cứu Đề án “Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu 78/CLT đ/c Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ Trung ƣơng vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng” Năm 2014-2015 79 Hồ sơ hội thảo góp ý kiến dự thảo “Quy định công tác văn thƣ Hƣớng 79/CLT dẫn số điểm thể thức tài liệu, văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII Đảng” 145 Năm 2015 80 Hồ sơ hội thảo góp ý kiến dự thảo Thơng tƣ Bộ Công an hƣớng dẫn 80/CLT thi hành Pháp lệnh Nghị định Bảo vệ bí mật nhà nƣớc VV Phạm Thị Thu Hiền VV Phạm Thị Thu Hiền VV Lê Thị Oanh Năm 2015 81 Hồ sơ giải mật tài liệu tên gọi Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, 81/CLT Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng khóa X ban hành Năm 2015 82 Hồ sơ giao nhận khối tài liệu Phòng Quản lý đầu tƣ Cục Tài 82/CLT Quản lý đầu tƣ vào Lƣu trữ hành Năm 2015 83 Hồ sơ hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ Văn phịng đồng chí Uỷ viên BCT, BBT; văn phịng tiểu ban, tổ giúp việc 83/CLT quan tham gia chuẩn bị phục vụ Đại hội XII Đảng 20 năm ĐG Cán đƣợc phân công Năm 2015 84 84/CLT … VII- PHÕNG THU THẬP - CHỈNH LÝ 85 Hồ sơ hô ̣i nghi ̣chuyên đề văn thƣ lƣu trữ các quan , tổ chức Đảng , tở chƣ́c 85/CLT trị – xã hội Trung ƣơng VV Lƣơng Thị Tuyết Trinh VV Lƣơng Thị Tuyết Trinh VV Cán Năm 2015 86 Hồ sơ nghiên cứu xây dựng Hƣớng dẫn tiêu chuẩn, nguyên tắc, quy trình nộp lƣu tài liệu quan tổ chức 86/CLT nguồn nộp lƣu vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Năm 2014-2015 87 87/CLT Hồ sơ tổng kết đề án chỉnh lý tài liệu 146 Mỗi đợt hƣớng dẫn đơn vị lập hồ sơ đƣợc phân công tồn đọng quan hợp thành Văn phòng Trung ƣơng Đảng Năm 2014-2015 88 Hồ sơ nghiên cứu, xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng Kho 88/CLT Lƣu trữ Trung ƣơng VV Nguyễn Quốc Dũng VV Cán đƣợc phân công Mỗi lớp lập hồ sơ VV Cán đƣợc phân công Mỗi đoàn lập hồ sơ Năm 2014-2015 89 Hồ sơ mở lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán văn thƣ, lƣu trữ quan, tổ 89/CLT chức Đảng Trung ƣơng Năm 2015 90 Hồ sơ tổ chức đoàn kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ quan, tổ chức 90/CLT đảng trực thuộc Trung ƣơng Năm 2015 91 Hồ sơ xây dựng Báo cáo thống kê công tác văn thƣ, lƣu trữ quan, tổ 91/CLT chức Đảng Trung ƣơng Năm 2015 92 Hồ sơ việc trả lời nghiệp vụ, góp ý kiến, thẩm định văn bản, hồ sơ phông quan, tổ chức Đảng, tổ chức 92/CLT trị xã hội trung ƣơng 20 năm ĐG VV Cán đƣợc phân công VV Cán đƣợc phân công Năm 2015 93 Hồ sơ việc cho ý kiến xét hủy tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị 93/CLT quản, tổ chức Đảng trực thuộc Trung ƣơng Năm 2015 94 … VIII- TỔ CHỨC ĐẢNG, ĐOÀN THỂ 1- Đảng Cục Lưu trữ lần thứ nhiệm kỳ 2010-2015 147 Nguyễn Quốc Dũng Hƣớng dẫn vấn đề quan lập hồ sơ Lập hồ sơ theo quan đề nghị xét huỷ 95 Hồ sơ Đại hội Đảng Cục Lƣu trữ 94/CLT lần thứ nhất, nhiệm kỳ 2010 – 2015 Năm 2010 96 Các tập lƣu văn Đảng ủy 95/CLT Cục Lƣu trữ Năm 2010-2015 97 Sổ ghi biên họp Đảng 96/CLT ủy Cục Năm 2010-2015 98 Hồ sơ đợt kiểm tra, làm việc Đảng ủy, UBKT Đảng ủy VPTW đối 97/CLT với Đảng ủy chi trực thuộc Đảng ủy Cục Lƣu trữ Năm 2010-2015 99 Hồ sơ đợt kiểm tra Ủy ban Đảng ủy, Ban Tuyên giáo Đảng ủy Cục 98/CLT Lƣu trữ chi trực thuộc Năm 2010-2015 100 Báo cáo định kỳ công tác tháng, quý, tháng, năm chi trực thuộc 99/CLT Cục Năm 2010-2015 101 Các tập lƣu văn Ủy ban Kiểm tra, Ban Tuyên giáo, Ban Dân 100/CLT vận Đảng ủy Cục Lƣu trữ Năm 2010-2015 Hồ sơ đảng viên VV Văn phòng ĐU ĐG Văn phòng ĐU 20 năm - 20 năm ĐG VV Văn phòng ĐU VV Văn phòng ĐU 10 năm ĐG - 10 năm ĐG Văn phòng ĐU 70 năm ĐG - 102 101/CLT 103 102/CLT Hồ sơ xét, đề nghị chuyển đảng viên dự bị thành đảng viên thức VV - 104 Hồ sơ việc bổ sung, kiện tồn, phân 103/CLT cơng quy hoạch đảng ủy viên, chi ủy viên, bí thƣ, phó bí thƣ chi VV - Năm 2010-2015 148 Mỗi thể loại lập tập riêng Mỗi đợt lập 01 hồ sơ Mỗi đợt lập 01 hồ sơ Năm 2010-2015 05 năm ĐG - 05 năm ĐG - Hồ sơ Đại hội Chi đoàn Thanh niên 107/CLT Cục Lƣu trữ nhiệm kỳ 2012 – 2015 Năm 2012 VV Văn phịng ĐTN Báo cáo cơng tác định kỳ tháng, q, tháng Chi đoàn Thanh niên Cục 108/CLT Lƣu trữ 10 năm Tập lƣu văn đến Đảng ủy Cục 105 104/CLT 106 Hồ sơ đại hội chi trực thuộc 105/CLT đảng Cục Lƣu trữ Năm … 107 106/CLT Năm 2010-2015 … 2- Chi đoàn Thanh niên Cục Lưu trữ nhiệm kỳ 2012-2015 108 109 Năm 2012-2015 - ĐG 110 Báo cáo công tác năm Chi đoàn 109/CLT Thanh niên Cục Lƣu trữ Năm 2012-2015 20 năm ĐG - 111 Báo cáo chuyên đề Chi đoàn Thanh 110/CLT niên Cục Lƣu trữ Năm 2012-2015 20 năm ĐG - Biên bản, sổ ghi biên họp Ban Chấp hành Chi đoàn Thanh 111/CLT niên Cục Lƣu trữ 05 năm 112 Năm 2012-2015 113 112/CLT … - ĐG - 149 Mỗi tác giả lập tập riêng Phụ lục số BẢNG HƢỚNG DẪN THÀNH PHẦN CHỦ YẾU VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TRONG MỘT SỐ NHÓM HỒ SƠ Nhóm hồ sơ hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng Giá trị tài liệu STT Thành phần tài liệu - Công văn triệu tập, mời dự, mời theo dõi hội nghị, x - Kế hoạch tổ chức phục vụ hội nghị, x - Công văn đề nghị đƣa tin, ghi hình hội nghị phiên khai mạc bế mạc, x - Các loại phù hiệu sử dụng hội nghị, x - Danh sách đại biểu dự hội nghị, danh sách chi đại biểu tổ để thảo luận, danh sách quan, đơn vị cử đại biểu dự thính, theo dõi, phục vụ hội nghị, x - Công văn, thƣ đại biểu thức xin phép nghỉ, vắng mặt hội nghị, x - Tài liệu bố trí ăn, nghỉ đại biểu, x - Một số điểm bảo mật hội nghị sinh hoạt hội nghị, x - Một số vấn đề đề nghị Trung ƣơng tập trung thảo luận phiên, x 10 - Dự thảo chƣơng trình hội nghị, x 11 - Chƣơng trình điều hành hội nghị theo phiên họp hội trƣờng, x Bản gốc 150 Bản Bản Ghi Dự thảo 12 - Bài phát biểu mở đầu (tuyên bố lý do), phát biểu khai mạc hội nghị, x 13 - Tờ trình Bộ Chính trị (hoặc quan đƣợc Bộ Chính trị ủy quyền) chuyên đề, vấn đề, đề án trình xin ý kiến Trung ƣơng (kèm theo đề án), x 14 - Các tài liệu báo cáo, thẩm định quan liên quan chuyên đề, vấn đề, đề án (nếu có), x 15 - Dự thảo nghị (kết luận) hội nghị chuyên đề, vấn đề, đề án trình hội nghị, x 16 - Một số vấn đề lƣu ý cần tập trung thảo luận hội trƣờng tổ chuyên đề, vấn đề, đề án trình Trung ƣơng, x 17 - Biên thảo luận hội trƣờng (thảo luận tổ) chuyên đề, vấn đề, đề án trình Trung ƣơng, 18 - Tổng hợp ý kiến Trung ƣơng thảo luận hội trƣờng (thảo luận tổ) chuyên đề, vấn đề, đề án trình Trung ƣơng, x 19 - Báo cáo việc Bộ Chính trị tiếp thu, giải trình ý kiến Trung ƣơng chuyên đề, vấn đề, đề án trình Trung ƣơng, x 20 - Bài phát biểu bế mạc hội nghị, x 21 - Nghị hội nghị (nghị chung), x 151 x 22 - Thông báo kết hội nghị (đƣa tin phƣơng tiện truyền thông), x 23 - Các nghị quyết, kết luận theo chuyên đề, vấn đề, đề án Trung ƣơng cho ý kiến hội nghị, x 24 - Văn kiện hội nghị (bản sách phát hành) x 25 - Tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình x Nhóm hồ sơ hội nghị Bộ Chính trị Giá trị tài liệu STT Thành phần tài liệu Bản gốc Bản Cơng văn mời họp x Chƣơng trình hội nghị x Danh sách đại biểu tham dự (chính thức, dự thính) x Các tờ trình, đề án trình hội nghị x Văn bản, tài liệu quan thẩm định, góp ý kiến vào tờ trình, đề án x Văn có bút tích đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ, bút tích khác có giá trị lƣu trữ x biên chi tiết x văn kết luận hội nghị - Tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình 10 Các tài liệu tham khảo thêm có liên quan Bản x x x Hồ sơ việc nghiên cứu, xây dựng trình Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ phê duyệt ban hành 152 Ghi Giá trị tài liệu STT Thành phần tài liệu Bản gốc Bản - Văn giao thực đề án, x - Quyết định thành lập Ban đạo, Tổ, Nhóm biên tập, soạn thảo văn bản, đề án trình Trung ƣơng, x - Kế hoạch phân công nhiệm vụ thành viên Ban đạo, Tổ, Nhóm biên tập, x - Các họp Ban đạo, Tổ biên tập (đối với đề án lớn, họp lập thành hồ sơ) x - Công văn Ban Chỉ đạo (hoặc quan làm thƣờng trực cho Ban đạo, Tổ biên tập) yêu cầu quan báo cáo chuyên đề có liên quan đến đề án x - Tập báo cáo quan, địa phƣơng báo cáo chuyên đề theo yêu cầu Ban đạo xây dựng đề án x - Bản tổng hợp báo cáo chuyên đề quan gửi đến, x - Tài liệu hội thảo khoa học xin ý kiến vào đề án (nếu có), x - Tờ trình quan xây dựng đề án nội dung đề án (mỗi lần trình kèm theo dự thảo đề án), x 10 - Các dự thảo có ý kiến góp ý lãnh đạo, nhà khoa học, chuyên gia… (nếu có), 11 - Các Báo cáo tiếp thu ý kiến (sau lần tổ chức xin ý kiến), 153 x x Bản x x Ghi 12 - Bản dự thảo cuối trình Bộ Chính trị ban hành phê duyệt, x 13 - Văn Bộ Chính trị giao tiếp thu chỉnh sửa (nếu có), x 14 - Tờ trình việc tiếp thu, chỉnh sửa dự thảo đề án trình Bộ Chính trị thƣ phê duyệt, ký ban hành, x 15 - Đề án thức đƣợc phê duyệt x * Ghi chú: - Cột thành phần tài liệu: nêu thành phần tài liệu chủ yếu hồ sơ, ra, số trường hợp cụ thể có thêm số tài liệu khác - Các cột giá trị tài liệu, cột tích dấu (x) yêu cầu giá trị tài liệu cần có hồ sơ Nhóm tài liệu tích (x) hai cột –––––––––––––––––––––––––––––– 154 ... đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hành VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam Chương 3- Các giải pháp thực việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ hành VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam Trong trình... đƣợc chuẩn hóa hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành - Khảo sát, đánh giá việc chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hành VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam - Đề xuất số giải pháp thực chuẩn hóa. .. CHUẨN HÓA HỒ SƠ GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM 2.1 Quy định, quy chế VPTW Đảng việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hành Văn phòng Trung ƣơng Đảng