Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong giai đoạn nay, Việt Nam phát triển theo hƣớng đa dạng hóa, đại hóa, bƣớc hội nhập với khu vực giới Đứng trƣớc hội thách thức mới, lực quản lý hành nhà nƣớc đóng vai trị quan trọng Vấn đề đổi để nâng cao lực quản lý hành nhà nƣớc yêu cầu mang tính khách quan, thƣờng xuyên cần đƣợc thực chiều rộng chiều sâu Cùng với nghiệp đổi tổ chức hoạt động nhà nƣớc vấn đề nâng cao lực quản lý nhà nƣớc UBND cấp huyện – quan hành nhà nƣớc địa phƣơng tất yếu khách quan Văn phịng phận quan trọng khơng thể thiếu tổ chức, quan Văn phòng trung tâm quản lý, điều hành quan, cánh tay phải đắc lực lãnh đạo Trong tổ chức máy nhà Nƣớc, văn phòng - dù cấp lĩnh vực đóng vai trò quan trọng việc nâng cao hiệu lực quản lý nhà Nƣớc, góp phần thúc đẩy đổi mới, hoàn thiện đất nƣớc phù hợp với xu hƣớng chung thời đại Huyện Đầm Hà huyện miền núi, nằm phía đơng bắc tỉnh Quảng Ninh, đƣợc tái lập theo Nghị định số 59/2001/NĐ – CP việc chia huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Đầm Hà Hải Hà Văn phịng HĐND UBND huyện Đầm Hà có chức tham mƣu, tổng hợp, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND UBND huyện Hoạt động văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà với nghiệp vụ: thông tin, văn thƣ, lƣu trữ, xây dựng chƣơng trình kế hoạch tổ chức giao tiếp thực cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu đạo, điều hành lực quản lý quan nhà nƣớc cấp huyện, cầu nối thông tin, cánh cửa giao tiếp nhân dân Nhà nƣớc Qua thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà, nhận thức đƣợc vai trò quan trọng Văn phòng nhận thấy thực tế có nhiều nghiên cứu lý luận văn phịng, song chƣa có nghiên cứu Văn Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com -1Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà, em mạnh dạn chọn đề tài : “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, với mong muốn đóng góp giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng, thực tốt chức góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nƣớc địa bàn huyện Mục đích nghiên cứu Các mục đích khóa luận là: 1- Khảo cứu lý luận văn phòng hoạt động văn phòng 2- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà để thấy đƣợc thành tựu hạn chế 3- Đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà Phạm vi đối tượng nghiên cứu Do thời gian có hạn nên khố luận tập trung nghiên cứu hoạt động văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà khoảng thời gian từ năm 2008 đến năm 2010 Đối tƣợng nghiên cứu khóa luận : Hoạt động văn phòng, số vấn đề nhƣ Văn phòng Quản trị văn phòng đƣợc đƣa vào để phục vụ đối chiếu Giả thuyết nghiên cứu Một là, Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà đóng vai trị quan trọng việc đạt đƣợc hiệu quản lý, điều hành UBND huyện Đầm Hà Hai là, hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà cần đƣợc tiếp tục đổi để góp phần thiết thực hiệu vào hoạt động quản lý hành nhà nƣớc UBND huyện Ba là, để hoạt động có hiệu có nhiều biện pháp, song biện pháp phải phù hợp với thực tiễn văn phòng đồng với Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com -2Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu vận dụng phƣơng pháp vật biện chứng số phƣơng pháp cụ thể nhƣ: khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng hợp… Bố cục khoá luận *Kết cấu khoá luận gồm phần: Phần mở đầu Phần nội dung: Gồm chƣơng Chương 1: Cơ sở lý luận văn phòng hoạt động văn phòng Chương 2: Thực tiễn hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà Kết luận Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com -3Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG Đặt vấn đề Chƣơng nhằm hai mục tiêu sau đây: Một là, khảo cứu lý luận chung văn phòng với chức năng, nhiệm vụ, vai trò văn phòng quan, tổ chức Hai là, khảo cứu lý luận chung hoạt động văn phòng với nghiệp vụ chủ yếu văn phòng yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động văn phòng Do vậy, chƣơng cung cấp lý luận cho đánh giá thực tiễn chƣơng 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Trong thực tiễn sống, quan, tổ chức, doanh nghiệp có hoạt động văn phịng lập đơn vị làm cơng tác văn phịng Cùng với phát triển kinh tế - xã hội tiến khoa học kỹ thuật mà văn phòng có nhiều cách hiểu có nhiều tên gọi khác Có bốn cách hiểu sau văn phịng: Một là, văn phòng đƣợc hiểu nơi thực cơng việc hành hàng ngày quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, dấu nơi thực công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ Hai là, văn phòng đƣợc hiểu trụ sở làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị văn phòng thƣờng gắn với địa điểm cụ thể Ba là, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ máy tham mƣu, tổng hợp quan trọng quan, đơn vị, cánh tay đắc lực phục vụ điều hành lãnh đạo Bốn là, văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo nhƣ “Văn phòng giám đốc”, “văn phòng nghị sĩ” Hoặc đƣợc dùng để gọi tổ chức độc lập đƣợc pháp luật thừa nhận nhƣ : “Văn phòng luật sƣ” , “Văn phòng tƣ vấn”, “Văn phòng kiến trúc sƣ” Cả bốn cách hiểu nhƣng phản ánh đƣợc khía cạnh Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com -4Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà văn phịng Để đƣa đƣợc định nghĩa xác văn phịng cần xem xét đầy đủ, tồn diện hoạt động diễn phận quan, tổ chức, đơn vị Nếu xem xét cơng tác văn phịng theo quan điểm hệ thống bao gồm tác nghiệp đầu vào đầu có tính chất đặc thù định Ở đầu vào hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin theo phƣơng án khác nhằm thu đƣợc kết tối ƣu hoạt động đơn vị Đây nội dung hoạt động đặc thù cơng tác văn phịng Ở đầu hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý thông tin phản hồi nội bên quan, đơn vị theo yêu cầu lãnh đạo Toàn hoạt động góp phần hồn thiện bƣớc cơng tác tổ chức điều hành thông tin đơn vị nhằm nâng cao hiệu khai thác, sử dụng thông tin trình tổ chức điều hành quan đạt mục tiêu mong muốn Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức”.[2;10] 1.1.2 Chức văn phòng Từ lý luận thực tiễn cho thấy văn phòng thực thể tồn để thực việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành lãnh đạo Do đó, văn phịng có nhóm chức là: - Nhóm chức tham mƣu, tổng hợp - Nhóm chức hậu cần a Chức tham mưu, tổng hợp Cùng với q trình cải cách hành chính, đổi hoạt động quan, tổ chức, chức tham mƣu, tổng hợp văn phòng đƣợc coi chức văn phòng, hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Nội dung công tác tham mƣu rõ hoạt động tham vấn cơng tác văn phịng; cịn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều khía cạnh thống kê, xử lý Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com -5Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà thông tin liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Muốn có đƣợc định đắn, khoa học, ngƣời thủ trƣởng dựa vào ý chủ quan mà phải xét đến yếu tố khách quan nhƣ ý kiến tham gia cấp quản lý, ngƣời trợ giúp Việc thu thập, phân tích tổng hợp ý kiến thơng thƣờng phần lớn đƣợc thực phận văn phòng Hoạt động cần thiết tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu Mặt khác, kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngƣợc lĩnh vực nhiều đối tƣợng mà văn phòng thu thập đƣợc Nhƣ vậy, tham mƣu cần có tổng hợp tổng hợp để tham mƣu Hai nội dung nhằm mục đích chung trợ giúp cho thủ trƣởng, lãnh đạo quan có sở khoa học để lựa chọn định tối ƣu phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan b Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài Các phƣơng tiện phải đƣợc quản lý, xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan Nội dung công việc thuộc chức hậu cần quan đƣợc thực với mục tiêu đảm bảo đầy đủ nhƣng tiết kiệm sử dụng có hiệu Tóm lại, văn phịng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua chức quan trọng Hai chức vừa tồn độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức văn phịng có nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cơng tác quan, doanh nghiệp - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin - Soạn thảo, phát hành quản lý văn - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com -6Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tƣ, tài sản quan, doanh nghiệp - Đảm bảo an tồn cho quan, doanh nghiệp cơng tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên quan, doanh nghiệp 1.1.4 Vai trò văn phòng quan, tổ chức Vai trò văn phòng đƣợc thể qua việc thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cụ thể Trƣớc hết, hoạt động văn phòng khâu quan trọng dây chuyền hoạt động quan, doanh nghiệp, trung tâm thực trình quản lý diều hành quan, tổ chức, doanh nghiệp Nếu văn phòng khơng làm việc hệ thống ngừng hoạt động Văn phòng làm trung gian lãnh đạo với phận, phòng ban quan, doanh nghiệp nơi chuyển giao tất công việc cá nhân quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo Văn phịng đƣợc ví cửa ngõ quan, tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, đến văn nội Mặt khác, văn phịng đƣợc ví nhƣ nơi cung cấp dịch vụ tổng hợp cho hoạt động quan, doanh nghiệp nói chung, nhà lãnh đạo nói riêng Mọi vấn đề hậu cần có văn phịng thực từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện, … đến mua sắm máy móc, trang thiết bị … văn phịng làm Với nhiệm vụ đầu mối thu nhận xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng cung cấp khoa học cho việc ban hành định quản lý, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời quan, doanh nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao Bên cạnh đó, văn phịng cịn nơi tiếp nhận tất mối quan hệ mối quan hệ đối ngoại quan, doanh nghiệp Ví dụ hoạt động văn phòng lo vé máy bay cho cán quan cơng tác; chuẩn bị xe đƣa đón khách; chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách… Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com -7Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà 1.2 Lý luận chung hoạt động văn phòng 1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng Trong hoạt động văn phòng thực số nghiệp vụ sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan, doanh nghiệp Khái niệm: Chƣơng trình, kế hoạch làm việc hình ảnh tƣơng lai quan, tổ chức, doanh nghiệp sau khoảng thời gian hoạt động định Chƣơng trình, kế hoạch phƣơng tiện hoạt động quan trọng ngƣời lãnh đạo cá nhân, quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho hoạt động đƣợc thực theo mục tiêu yêu cầu đặt Kế hoạch xếp, bố trí cơng việc, hoạt động, giải pháp để sử dụng phối hợp nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực chức năng, nhiệm vụ đạt tới mục tiêu tổ chức cá nhân Mỗi quan, doanh nghiệp có nhiều kế hoạch phận, phòng ban khách xây dựng nhằm thực mục tiêu, định hƣớng phát triển quan, doanh nghiệp Văn phịng phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho quan, doanh nghiệp đơn đốc phận, phịng ban thực theo chƣơng trình, kế hoạch đó, ví dụ nhƣ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tƣ, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phịng tổng hợp đơn đốc thực phận, phòng ban chức quan, doanh nghiệp đƣợc kết nối mật thiết hoạt động đồng hơn, phối hợp tốt công việc Mặt khác, văn phịng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho văn phịng cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực kế hoạch Việc lập kế hoạch quan trọng tránh đƣợc tình trạng bị lơi kéo cơng việc hàng ngày mà làm ảnh hƣởng đến chƣơng trình cần thiết Trong trình lập kế hoạch quý, tháng, tháng văn phịng phải thƣờng xun tổng kết đƣa việc làm, chƣa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời Do kế hoạch phải đƣợc lập Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com -8Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin Khái niệm: Thông tin hiểu theo cách khái quát trình trao đổi ngƣời gửi ngƣời nhận, truyền tín hiệu, truyền tin tức kiện, hoạt động đã, xảy cho nhiều ngƣời biết Trong hoạt động quản lý, thông tin phản ánh nội dung hình thức vận động liên lạc đối tƣợng, yếu tố hệ thống hệ thống với mơi trƣờng xung quanh Trong quan hành Nhà Nƣớc thơng tin phƣơng tiện để định,xác định phƣơng hƣớng đạo sát thực với thực tế,nâng cao hiệu hoạt động Thơng tin có nhiều loại nhƣ: thơng tin kinh tế, trị, văn hố, xã hội, thơng tin nội bộ, thơng tin bên ngồi, thơng tin phản hồi…nhƣng quan, doanh nghiệp cần phải có u cầu thơng tin Bởi thơng tin nguồn, để lãnh đạo đƣa định kịp thời, xác Mà thơng tin lại có nhiều loại, lãnh đạo khơng thể tự thu thập, xử lý tất thông tin nên cần có phận trợ giúp, văn phòng Văn phòng cửa sổ, lọc thơng tin tất thơng tin đến, đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát văn phịng Văn phịng phân loại thơng tin theo kênh thích hợp để chuyển tải lƣu trữ Hoạt động có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp, có liên quan đến thành bại, liên quan đến hoạt động văn phòng mà quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định văn thƣ, lƣu trữ quản lý thông tin Cơng tác thơng tin văn phịng phải đƣợc cập nhật tổng hợp đƣợc tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần tất lĩnh vực quan, doanh nghiệp, ngành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo định chủ trƣơng, biện pháp lớn nhằm thực chức năng, nhiệm vụ quan, doanh nghiệp tổng hợp báo cáo định kỳ lên quan cấp công khai quan, doanh nghiệp Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com -9Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Khi thông tin đƣợc thu thập kịp thời, đầy đủ, xác, đƣợc xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý giúp cho lãnh đạo quan, doanh nghiệp giải cơng việc hàng ngày, điều hồ, phối hợp với quan hữu quan giải kịp thời có hiệu công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, doanh nghiệp - Soạn thảo, phát hành quản lý văn Khái niệm Theo nghĩa hẹp, văn tài liệu, giấy tờ… đƣợc hình thành trình hoạt động quan, doanh nghiệp Bao gồm thị, thông tƣ, nghị quyết, nghị định, định, đề án, kế hoạch, báo cáo, đơn từ… Ngày khái niệm đƣợc dùng cách rộng rãi hoạt động quản lý, điều hành quan, doanh nghiệp Theo nghĩa rộng văn vật mang tin đƣợc ghi ký hiệu hay ghi ngơn ngữ Ví dụ nhƣ bia đá, câu đối đình chùa, tác phẩm văn học nghệ thuật, hiệu, băng ghi âm… Các hình thức văn hình thành hoạt động UBND huyện quan thuộc UBND huyện bao gồm: Văn quy phạm pháp luật văn hành Văn quy phạm pháp luật theo quy định luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 Quốc hội khóa XII ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2008: “ Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa” Văn hành bao gồm: Các văn thể định quản lý mang tính áp dụng pháp luật quan, tổ chức ban hành để thực hoạt động quản lý, điều hành nội quan giải công việc cụ thể đối tƣợng định nhƣ: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt) Các văn mang tính thơng tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi, Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 10 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Nội dung biên báo cáo kết họp: - Ý kiến kết luận ngƣời chủ trì họp vấn đề đƣợc đƣa họp - Quyết định ngƣời có thẩm quyền đƣa họp việc giải vấn đề có liên quan phân cơng trách nhiệm tổ chức thực Vai trò Tổ chức họp đƣợc thực tốt điều kiện để họp đƣợc thành công, đạt đƣợc mục tiêu đặt Tổ chức họp cách khoa học, hợp lý giúp văn phòng đảm bảo thời gian tiến hành họp; Thực tiết kiệm, chống lãng phí chi phí tiến hành họp… Kết thực Văn phòng thực thành công họp thƣờng trực HĐND UBND huyện nhờ thực tốt khâu chuẩn bị cách đầy đủ chu đáo từ nội dung đến điều kiện tiến hành họp Ngồi ra, đội ngũ nhân viên văn phịng đa số niên, có động, nhiệt tình cơng việc cao Các cơng việc tiến hành họp đƣợc xếp, phân công cụ thể cho cán nhân viên, ngƣời hiểu rõ đƣợc trách nhiệm cơng việc mình, khơng có tƣợng chồng chéo cơng việc, ngƣời phải đảm nhiệm nhiều công việc nên họp, hội nghị đƣợc tiến hành thuận lợi 2.4 Đánh giá tổng thể Kết đạt được: Các nghiệp vụ văn phịng có văn hƣớng dẫn cụ thể nên đƣợc thực xác, quy trình đảm bảo theo yêu cầu nghiệp vụ: Nghiệp vụ thu thập xử lý thơng tin: Văn phịng thực tốt, đảm bảo nguồn thông tin đến lãnh đạo thơng tin mới, xác Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày theo Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP, thực tốt việc rà soát văn trƣớc ban hành Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 55 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Nghiệp vụ quản lý văn đến: 100% văn đến đƣợc văn phòng tiếp nhận đầy đủ gửi đối tƣợng Nghiệp vụ quản lý văn đi: Quản lý thống thực tốt việc ban hành văn Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu: Văn phòng thực quản lý sử dụng dấu theo quyền hạn trách nhiệm Nghiệp vụ lƣu trữ: Thực tốt công tác lƣu trữ cho kho lƣu trữ UBND huyện Không để xảy mát, hƣ hỏng tài liệu trình bảo quản, có ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lƣu trữ Nghiệp vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho quan, lãnh đạo: Chƣơng trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo thời gian quy định, tiến độ thực nhiệm vụ phòng ban Nghiệp vụ tổ chức hội họp: Đƣợc văn phòng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức họp Hạn chế: Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Việc rà soát, kiểm tra văn phải lãnh đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo thụ động việc soạn thảo văn Nghiệp vụ quản lý văn đi: Việc gửi văn đơi lúc cịn chậm Ngun nhân: Trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhân viên chƣa cao, thụ động công việc Phần lớn nhân viên đạt trình độ trung cấp, cao đẳng đại học chức Một hạn chế lớn Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà thiếu biên chế Khối lƣợng cơng việc văn phịng tƣơng đối lớn, nhƣng số lƣợng nhân viên ít, dẫn đến tình trạng nhân viên kiêm ln hai ba cơng việc Chính mà Văn phịng chƣa có chun mơn hóa cơng việc Lãnh đạo nhân viên Văn phịng ln phải cố gắng để hồn thành đƣợc nhiệm vụ Nhìn chung, thời gian qua, Văn phịng thực tốt cơng tác Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 56 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà tham mƣu, giúp việc cho HĐND lãnh đạo UBND huyện; Thực có hiệu cơng tác tổng hợp, báo cáo hoạt động HĐND - UBND huyện, tổ đại biểu HĐND tỉnh huyện; Tổ chức phục vụ tốt hoạt động HĐND, Thƣờng trực HĐND huyện, lãnh đạo UBND huyện tổ đại biểu HĐND tỉnh huyện Có đƣợc kết nhƣ cố gắng ban lãnh đạo nhân viên văn phịng, khắc phục khó khăn, tận dụng thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ Tiểu kết chương Chƣơng phân tích, đánh giá cho thấy thực trạng hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà Trong năm qua, Văn phịng HĐND UBND huyện Đầm Hà ln thực tốt chức minh.Tuy nhiên, bên cạnh cịn hạn chế thiếu sót cần khắc phục để góp phần tốt vào cơng tác đạo, điều hành lãnh đạo HĐND UBND huyện Từ kết thu đƣợc chƣơng đƣa giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà chƣơng Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 57 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ 3.1 Định hướng chung Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện, nâng cao lực quản lý Nhà nƣớc, đạo điều hành UBND huyện Hiệu quản lý Nhà nƣớc UBND cấp huyện tách rời hiệu hoạt động Văn phịng HĐND UBND huyện Do đó, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng việc làm thiết thực phù hợp với xu hƣớng phát triển chung Trƣớc vào trình bày biện pháp cụ thể, khóa luận xin trình bày định hƣớng chung để đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng: Một là, nâng cao chất lượng nhân cần xem định hướng mang tính chiến lược Nhân hay ngƣời yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức Nâng cao chất lƣợng nhân vấn đề cấp bách, yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội đất nƣớc thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Thực tiễn cho thấy chất lƣợng nguồn nhân lực nhiều vấn đề cần bàn, tính quan hành nghiệp nay, tình trạng vừa thừa, vừa thiếu diễn thƣờng xuyên nhƣng chƣa khắc phục đƣợc, thiếu cán chuyên gia, chun nghiệp khơng ngƣời thiếu tâm huyết với nghề Nâng cao chất lƣợng nhân phải đƣợc thực đồng quan từ lãnh đạo tới nhân viên Bồi dƣỡng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên Nhân viên văn phòng nắm vững nghiệp vụ văn phịng có khả áp dụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phịng, giúp quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, đại hóa hoạt động cơng vụ Hai là, hồn thiện mơ hình tổ chức văn phòng Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 58 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Theo hƣớng chung chƣơng trình cải cách nhà nƣớc hành phủ giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển xây dựng mơ hình văn phịng gọn nhẹ với chức nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp quản lý lãnh đạo chun mơn sâu nghiệp vụ Các mơ hình phận văn phòng quan đƣợc xây dựng cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động quan để khai thác tối đa nguồn lực sẵn có quan, tổ chức Ba là, định hướng đại hóa văn phịng Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động nhiều quan lĩnh vực văn phịng khơng hiệu thiếu điều kiện làm việc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành q cũ kỹ, lạc hậu Tình trạng trang bị điều kiện làm việc cho công việc văn phịng khơng làm cho thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà cịn tạo đƣợc tâm lý phấn khởi, thoải mái, u thích cơng việc nhân viên, giúp hiệu hoạt động văn phòng đƣợc nâng cao Khoa học kỹ thuật phát triển tạo nhiều thuận lợi cho văn phòng Việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phịng nhằm đại hóa cơng tác văn phịng nâng cao suất lao động, giảm bớt khối lƣợng cơng việc cho nhân viên mà cịn làm tăng khả hội nhập văn phòng với xu hƣớng chung thời đại Bốn là, định hướng đổi hoạt động quản lý, điều hành văn phòng Định hƣớng nhằm giải nhanh chóng, xác, hiệu cơng việc văn phịng Thực tốt công tác quản lý, điều hành giúp lãnh đạo văn phòng kịp thời nắm bắt đƣợc thực trạng hoạt động văn phòng , chủ động việc định nhằm củng cố nâng cao hiệu làm việc văn phòng Năm là, định hướng đồng giải pháp Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng cần phải đồng với nhau, phù hợp với thực tiễn Văn phòng, có nhƣ mang tính khả thi Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 59 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà 3.2 Một số giải pháp cụ thể 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng nhân a Bổ sung biên chế: Trƣớc tiên, vấn đề mà Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà cần giải tình trạng thiếu biên chế Khối lƣợng cơng việc văn phòng lớn mà số lƣợng nhân viên văn phòng không đủ để đáp ứng nhu cầu công việc Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà cần đề nghị UBND huyện xét tuyển thêm 02 biên chế vào Văn phịng, gồm 01 chun viên phụ trách cơng tác dân tộc 01 chuyên viên tổng hợp b Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng trình độ nhân viên: Văn phòng cần xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chun mơn cho nhân viên Phần lớn nhân viên văn phịng có trình độ trung cấp, cao đẳng, việc đào tào bồi dƣỡng nâng cao lực cho nhân viên điều văn phòng nên thực Cần có kế hoạch đào tạo ngắn hạn bổ sung kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận với đổi cơng tác văn phịng tăng tính chuyên nghiệp hoạt động văn phòng Kế hoạch đào tạo, cử nhân viên học nâng cao cần đảm bảo khơng ảnh hƣởng đến hoạt động văn phịng Văn phòng cần trọng mục tiêu: Quan tâm tới lực thực tiễn nhân viên cấp c Quản lý đầu vào Công tác tuyển dụng có ảnh hƣởng tới chất lƣợng nhân viên, văn phịng cần quan tâm mức Vì cơng tác tuyển dụng văn phịng thơng qua hình thức thi viên chức, cơng chức, văn phịng khơng trực tiếp tuyển dụng, nên để đảm bảo chất lƣợng nhân viên lãnh đạo văn phịng cần lập u cầu ứng viên vị trí cần tuyển, chuyển cho Phòng Nội vụ Việc hạn chế đƣợc tình trạng nhân viên khơng đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc Tuy nhiên phải thực tổ chức thi cán công chức cách nghiêm Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 60 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà túc, đảm bảo tính dân chủ, cơng khai, chọn ngƣời đủ tiêu chuẩn vào máy Nhà nƣớc Ngồi ra, lãnh đạo văn phịng cần phải nắm vững tình hình nhân viên văn phịng nhƣ kết làm việc, tình hình thực nội quy quy chế văn phòng, tác phong làm việc nhân viên Thực sách khuyến khích nghỉ hƣu trƣớc tuổi ngƣời sức khỏe yếu, hạn chế lực nhằm tạo đồng chất lƣợng nguồn nhân Nâng cao nhận thức cán bộ, cơng chức, viên chức vị trí vai trò Văn phòng: tác động tới ý thức làm việc ngƣời, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần vào cơng tác quản lý, đạo điều hành UBND huyện, xây dựng quê hƣơng ngày giàu đẹp Muốn đạt đƣợc chất lƣợng nguồn nhân nhƣ mong muốn, giải pháp cần phải có đổi sách sử dụng, quản lý nguồn nhân lãnh đạo văn phịng 3.2.2 Hồn thiện mơ hình tổ chức văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quan Nhà nƣớc nên mơ hình tổ chức văn phịng đƣợc bố trí theo quy định Chính Phủ Văn phịng cần phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên cách rõ ràng, cụ thể để nhân viên hiểu rõ đƣợc trách nhiệm mình, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo công tác quản lý tạo tính chuyên nghiệp hoạt động văn phòng 3.2.3 Giải pháp tăng cường đầu tư vào trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật Văn phòng cần thay số thiết bị cũ nhƣ: Bộ máy tính để bàn lâu nên hình thức, chất lƣợng khơng cịn tốt, ảnh hƣởng tới hiệu làm việc nhân viên mỹ quan văn phòng Ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ văn phòng: Đối với nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin: Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 61 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sử dụng hệ thống mạng nội (mạng LAN) để truyền tải thơng tin nội văn phịng nói riêng UBND huyện nói chung Tận dụng tối đa CNTT vào việc khai thác, thu thập thông tin Đối với nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ: Thực quản lý văn đến văn hệ thống máy vi tính Triển khai việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ hệ thống mạng, tạo thuận tiện cho ngƣời khai thác, tránh rƣờm rà thủ tục, tránh hƣ hại thất thoát (Đối với số loại tài liệu) Sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật cho công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ: Sử dụng thiết bị bảo vệ tài liệu đại ; Sử dụng thiết bị an ninh cho kho lƣu trữ… 3.2.4 Giải pháp đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành văn phòng Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động văn phòng Đây khởi động cần thiết để tối ƣu hoá nâng cao chất lƣợng phục vụ văn phòng nhằm đóng góp tích cực thiết thực vào thực nhiệm vụ trị chun mơn quan, tổ chức; tạo chuyển biến đột phá vào chất lƣợng phục vụ phong cách làm việc khoa học, hiệu Lãnh đạo văn phòng phải ngƣời biết dung hòa mối quan hệ nhân viên tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, phối hợp với nhân viên công tác văn phòng Lãnh đạo văn phòng cần trang bị cho kỹ sau: Thành thạo nghiệp vụ văn phòng Kỹ quản lý nhân Kỹ tổ chức: Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà có quy mơ khơng lớn, lãnh đạo văn phịng đơi kiêm ln vai trị cán cơng đồn, tổ chức chuyến tham quan, du lịch, tiệc đãi khách… Kỹ điều hành họp Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng IT-SOFT office Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 62 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà KẾT LUẬN Cùng với phát triển kinh tế - xã hội khoa học kỹ thuật, cơng tác văn phịng có nhiều thay đổi, khẳng định vai trị quan trọng quan, tổ chức Văn phòng trung tâm quản lý, điều hành quan, cánh tay phải đắc lực lãnh đạo Có thể nói Văn phịng có vai trị nhƣ “Quản gia” quan, tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà năm qua đạt đƣợc thành tựu đáng kể: Văn phòng thực tốt công tác tham mƣu, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND lãnh đạo UBND huyện, thực có hiệu công tác tổng hợp, báo cáo hoạt động HĐND – UBND huyện, tổ đại biểu HĐND tỉnh huyện… Tuy nhiên trƣớc phát triển nhanh chóng, không ngừng kinh tế - xã hội khoa học kỹ thuật nhƣ nay, đặt cho Văn phịng thách thức khơng nhỏ Điều địi hỏi Văn phịng thời gian tới phải khơng ngừng đổi phƣơng thức hoạt động cho phù hợp với u cầu đổi mới, đại cơng tác văn phịng Khóa luận tập trung vào số nội dung chính: Khảo cứu lý luận văn phịng hoạt động văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà, qua đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà Trên sở sử dụng kết hợp phƣơng pháp nghiên cứu, khóa luận kiểm chứng đƣợc giả thuyết nghiên cứu ban đầu Văn phịng HĐND UBND huyện Đầm Hà đóng vai trị quan trọng cơng tác đạo, điều hành lãnh đạo UBND huyện văn phịng cịn tồn số hạn chế trình độ nhân viên Kết nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phịng phận khơng thể thiếu quan, tổ chức Hoạt động văn phòng thực có hiệu tiền đề cho thành công quan, tổ chức Do hạn chế thời gian nên khóa luận khơng thể mở rộng, sâu nghiên cứu, trình bày đầy đủ sâu sắc tồn nghiệp vụ hoạt động văn phịng Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 63 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Tuy nhiên với nội dung trình bày giải pháp đƣợc đƣa khóa luận, hi vọng góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà Vì trọng tâm nghiên cứu khóa luận hoạt động văn phịng, nên khóa luận khơng đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quản trị văn phịng Đây gợi mở cho nghiên cứu Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà, nhằm hoàn thiện cơng tác văn phịng Văn phịng HĐND UBND huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 64 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà TÀI LIỆU THAM KHẢO Học viện Hành (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo quan tổ chức, Nxb Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức quản trị hành văn phịng, Nxb Tài Chính, Hà Nội Mike Harvey ( 2001), Quản trị hành văn phịng, Nxb Thống kê, Hà Nội UBND huyện Đầm Hà (2009), Quyết định số 762/2009/QĐ-UBND “Ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND huyện” Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà (2009), Quy chế làm việc Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 65 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới ban giám hiệu trƣờng Đại học dân lập Hải Phịng thầy mơn khoa quản trị kinh doanh giảng dạy cho em kiến thức lý luận, nghiệp vụ văn phòng để em có sở lý luận viết Em xin chân thành cảm ơn bảo, giúp đỡ nhiệt tình cơ, chú, anh chị Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà, giải đáp thắc mắc em hoạt động văn phịng giúp em hồn thành khóa luận Đặc biệt, em xin cảm ơn lời nhận xét, bảo tận tình cô giáo hƣớng dẫn TS Trần Thị Thanh Thủy để khóa luận em đƣợc hồn thiện tốt Hải Phòng, ngày 15 tháng năm 2010 Sinh viên Lê Thị Nga Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 66 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Phạm vi đối tƣợng nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu Bố cục khoá luận Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.1.4 Vai trò văn phòng quan, tổ chức 1.2 Lý luận chung hoạt động văn phòng 1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng 1.2.2 Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu hoạt động văn phòng 18 1.3 Quản trị văn phòng 20 1.3.1 Mục tiêu Quản trị Văn phòng 21 1.3.2 Các nội dung Quản trị văn phòng 21 Tiểu kết chƣơng 22 Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ 23 2.1 Giới thiệu khái quát UBND huyện Đầm Hà 23 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Đầm Hà 24 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Đầm Hà 25 2.2 Giới thiệu khái quát Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà 26 2.2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà 26 Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 67 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà 28 2.2.3 Nhân Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà 29 2.2.4 Điều kiện làm việc 30 2.3 Nội dung hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà 33 2.3.1 Nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin 33 2.3.3 Nghiệp vụ tiếp nhận quản lý văn 39 2.3.3.1 Tiếp nhận văn đến 39 2.3.3.2 Quản lý văn 43 2.3.4 Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu 46 2.3.5 Nghiệp vụ lƣu trữ 47 2.3.6 Nghiệp vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho quan lãnh đạo 48 2.3.7 Nghiệp vụ tổ chức hội họp 50 2.4 Đánh giá tổng thể 55 Tiểu kết chương 57 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ 58 3.1 Định hƣớng chung 58 3.2 Một số giải pháp cụ thể 60 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lƣợng nhân 60 3.2.2 Hồn thiện mơ hình tổ chức văn phịng 61 3.2.3 Giải pháp tăng cƣờng đầu tƣ vào trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật 61 3.2.4 Giải pháp đổi mới, hồn thiện cơng tac quản lý, điều hành văn phòng 62 KẾT LUẬN 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 68 Luận Văn A-Z 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Danh mục từ viết tắt: VP Văn phòng HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân Hệ thống bảng, biểu Nội dung Hình Trang 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Đầm Hà 25 2.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà 28 2.3 Trình độ đội ngũ nhân viên 29 2.4 Trang thiết bị làm việc 32 2.5 Quy trình tiếp nhận xử lý thơng tin 33 2.6 Quy trình soạn thảo văn 36 2.7 Quy trình quản lý văn đến 39 2.8 Mẫu dấu đến 40 2.9 Mẫu nội dung sổ công văn đến 41 2.10 Mẫu sổ chuyển giao văn đến 41 2.11 Mẫu sổ theo dõi giải công văn đến 42 2.12 Quy trình quản lý văn 43 2.13 Mẫu sổ đăng ký văn 44 2.14 Quy trình tổ chức hội họp 50 2.15 Ví dụ mẫu giấy mời họp 53 Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P Viết thuê luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ Mail: luanvanaz@gmail.com - 69 Luận Văn A-Z 0972.162.399 .. .Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà phòng HĐND UBND huyện Đầm Hà, em mạnh dạn chọn đề tài : “ Một số giải pháp góp phần. .. 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ Đặt vấn... 0972.162.399 Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà có ảnh hƣởng không nhỏ tới ổn định số lƣợng nhân viên hoạt động văn phòng Nhƣ Văn phòng