Đang tải... (xem toàn văn)
Hoàn thiện mô hình cơ cấu bộ máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân MỤC LỤC PHẦN I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý: Khái niệm mơ hình cấu máy quản lý: .6 Vai trò cấu máy quản lý: Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng mơ hình cấu máy quản lý tổ chức: .7 5.1 Chiến lược: 5.2 Quy mô tổ chức mức độ phức tạp tổ chức: .7 5.3 Công nghệ: 5.4 Thái độ lãnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân lực:8 5.5 Môi trường: 5.6 Nhiệm vụ sản xuất doanh nghiệp: 5.7 Địa bàn hoạt động: .9 Các yêu cầu mơ hình cấu máy quản lý: II Một số mơ hình cấu tổ chức máy quản lý bản: 10 Theo quan hệ quyền hạn tổ chức( cách tiếp cận hệ thống): 10 1.1 Cơ cấu trực tuyến: 10 1.2 Cơ cấu trực tuyến - chức năng: 12 Theo phương thức hình thành phận( theo quan điểm chiến lược) 13 2.1 Mô hình tổ chức phận theo chức 13 2.2 Mơ hình tổ chức phận theo sản phẩm 16 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân 2.3 Mô hình tổ chức phận theo địa dư .17 2.4 Mơ hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lược: .19 2.5 Mô hình tổ chức phận theo đối tượng khách hàng .20 Mơ hình tổ chức phận theo q trình 22 2.7 Mơ hình tổ chức phận theo dịch vụ hỗ trợ .23 2.8 Mơ hình tổ chức ma trận 23 PHẦN 2: PHÂN TÍCH MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐTPT & THƯƠNG MẠI SƠN HÀ 26 I Đặc điểm chung công ty ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà: .26 Quá trình hình thành phát triển cơng ty 26 Chức nhiệm vụ công ty 28 Kết tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty 30 II Phân tích mơ hình cấu tổ chức máy quản lý công ty 33 Mơ hình cấu tổ chức máy quản lý: .33 Kết cấu chức năng, nhiệm vụ phận, phịng ban cơng ty 35 2.1 Ban giám đốc: 35 2.2 Tổ chức máy văn phịng cơng ty: 40 Đánh giá chung mơ hình công ty lựa chọn 50 3.1 Ưu điểm: 50 3.2 Nhược điểm: 50 PHẦN 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CƠ BẢN NHẰM HỒN THIỆN MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐTPT XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI SƠN HÀ 51 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân I Những phương hướng nhằm hồn thiện mơ hình tổ chức máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà 51 II Một số kiến nghị với cơng ty nhằm hồn thiện mơ hình cấu máy quản lý 53 Hoàn thiện mặt cấu: .53 Mơ hình mơ hình hỗn hợp chức năng- địa dư (xét theo phương thức hình thành phận) mơ hình trực tuyến chức (xét theo mối quan hệ) Tuy nhiên mơ hình trước việc phân định chức hai phó giám đốc trách nhiệm rõ ràng phịng ban Như khơng lúng túng việc báo cáo cấp mù mịt việc chịu trách nhiệm có sai sót Mơ hình giảm bớt khối lưọng cơng việc cho phó giám đốc họ phải đảm đương hai phịng thay phải giám sát phịng trước họ sử dụng mạnh cho cơng việc nhiều hơn, điều đồng nghĩa với việc suất hiệu công việc tăng cao 55 Hoàn thiện mặt lao động: 56 2.1 Đào tạo nhân lực quản lý : 56 2.3 Chế độ đãi ngộ cải thiện điều kiện làm việc lao động quản lý: .59 KẾT LUẬN 63 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân LỜI MỞ ĐẦU Câu nói “trái đất ln ln quay” có lẽ khơng nên hiểu câu nói vật lý mà với yếu tố kinh tế Thị trường phát triển không ngừng doanh nghiệp tham gia vào thị trường phải thay đổi liên tục để tồn tại, thích nghi phát triển Trong bối cảnh đó, việc lựa chọn cho doanh nghiệp mơ hình cấu tổ chức phù hợp yếu tố quan trọng Mơ hình phải chặt chẽ, tối ưu cho huy động, phân bổ sử dụng nguồn lực cách hiệu thích ứng nhanh với biến động thị trường Tuy nhiên vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải chồng chéo chức phận, thiếu nhân lực cho chức năng, phân cấp phân quyền rộng hay hẹp…Do để tổ chức hoạt động có hiệu việc hồn thiện mơ hình tổ chức máy quản lý hoạt động cần thiết lực máy quản lý định kết sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Qua thời gian thực tập công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà em thấy vấn đề cấu tổ chức vấn đề có nhiều điều đáng quan tâm, em chọn đề tài: “Hồn thiện mơ hình cấu máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà” để hoàn thành chuyên đề thực tập Chuyên đề gồm phần: Phần I: lý luận chung cấu tổ chức máy quản lý mơ hình cấu máy quản lý Phần II: Phân tích mơ hình cấu máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà Phần III: Một số kiến nghị nhằm hồn thiện mơ hình cấu máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân PHẦN I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý: Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định Cơ cấu tổ chức thể cách thức hoạt động tổ chức phân công phân hệ, phận cá nhân Nó xác định rõ mối tương quan hoạt động cụ thể, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm gắn liền với cá nhân, phận, phân hệ tổ chức, mối quan hệ quyền lực bên tổ chức Phân biệt cấu tổ chức máy quản lý máy quản lý: Bộ máy quản lý tổ chức hệ thống phận, phân hệ, cá nhân với trách nhiệm, quyền hạn định phân công thực điều hành hoạt động tổ chức nhằm thực mục tiêu tổ chức Như mặt lý thuyết, cấu máy quản lý khái niệm rộng Nếu máy quản lý bao gồm phân, phân hệ, cá nhân trách nhiệm phân hệ, cá nhân cấu máy quản lý bao gồm thêm mối quan hệ phận, phân hệ, cá nhân đó: tính chun mơn hố, tính phối hợp, quyền hạn trách nhiệm đó, ảnh hưởng phận, phân hệ tới máy Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Nếu nhìn vào máy quản lý cơng ty nhìn thấy họ bao gồm ai, họ có quyền hạn trách nhiệm vị trí để thực điều hành cơng ty đạt mục tiêu nhìn vào cấu máy quản lý lại biết họ làm để đạt mục tiêu đó: họ phối hợp với cơng việc nào, vị trí quản lý phải chịu trách nhiệm trước (cấp trực tiếp), họ thực uỷ quyền nào…Qua đo lường sức khoẻ cơng ty đó: máy có lành mạnh đảm bảo thích nghi với biến đổi hay khơng giúp cho trình thực mục tiêu tổ chức Khái niệm mơ hình cấu máy quản lý: Mơ hình cấu máy quản lý sơ đồ thể phận, phân hệ, cá nhân mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm phân hệ, phận hay cá nhân Mơ hình cho biết mức độ chun mơn hố, phối hợp vị trí lãnh đạo phịng ban cơng ty Vai trị cấu máy quản lý: Trong doanh nghiệp máy quản lý đóng vai trị quan trọng, coi quan đầu não điều khiển hoạt động phận doanh nghiệp, định số phận doanh nghiệp thơng qua hiệu quản lý, phản ánh nghiệp lên doanh nghiệp Bộ máy quản lý không tác động đến suất hiệu kinh tế tổ chức mà tác động đến hài lịng với cơng việc người lao động Cơ cấu phải thiết kế nhằm khuyến khích tham gia chủ động thành viên tổ chức, tác động đến việc cải thiện hoạt động tổ chức Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Những thiếu sót cấu tổ chức dẫn đến động lực tinh thần lao động thấp, định chậm trễ khơng thích hợp, xung đột thái độ thiếu hợp tác, nhạy cảm với thay đổi thách thức bên ngồi làm tăng chi phí hoạt động Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng mơ hình cấu máy quản lý tổ chức: Khơng yếu tố riêng lẻ định hoàn toàn cấu tổ chức Ngược lại chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố mơi trường bên bên ngồi tổ chức với mức độ thay đổi trường hợp: 5.1 Chiến lược: Chiến lược cấu tổ chức máy quản lý hai mặt tách rời sở phân tích: hội đe doạ môi trường, điểm mạnh điểm yếu tổ chức có cấu tồn Ngược lại xây dựng mơ hình cấu máy quản lý để phục vụ việc thực mục tiêu chiến lược nên phải thay đổi có thay đổi chiến lược Động lực khiến tổ chức phải xây dựng lại mơ hình hiệu việc thực chiến lược cũ Tuy nhiên phải nhớ thay đổi chiến lược dẫn đến thay đổi mơ hình 5.2 Quy mô tổ chức mức độ phức tạp tổ chức: Quy mô mức độ phức tạp hoạt động tổ chức có ảnh hưởng lớn đến cấu tổ chức Tổ chức có quy mơ lớn, thực hoạt động phức tạp thường có mức độ chun mơn hố, tiêu chuẩn hóa, hình thức hố cao hơn, lại tập trung hình thức nhỏ, thực hoạt động khơng q phức tạp Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân 5.3 Công nghệ: Đặc điểm chung mức độ phức tạp cơng nghệ mà doanh nghiệp sử dụng ảnh hưởng đến việc tổ chức máy quản lý: Các tổ chức trọng cơng nghệ cao thường có tầm quản lý thấp nên mơ hình xây dựng phải bố trí cho tăng cường khả thích nghi tổ chức trước thay đổi nhanh chóng cơng nghệ Các tổ chức khai thác cơng nghệ thường có xu hướng sử dụng cán cấp cao học vấn kinh nghiệm kỹ thuật, cán quản lý có chủ trương đầu tư cho dự án hướng vào việc hậu thuẫn trì vị trí dẫn đầu tổ chức mặt công nghệ đảm bảo điều phối hoạt động cách chặt chẽ việc định liên quan đến hoạt động tổ chức cơng nghệ 5.4 Thái độ lãnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân lực: Thái độ ban lãnh đạo cấp cao tác động đến cấu tổ chức Các cán quản lý theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng hình thức tổ chức điển tổ chức theo chức với hệ thống thứ bậc, hướng tới kiểm soát tập trung, khơng có phân tán với đơn vị chiến lược Khi lựa chọn mơ hình phải xem xét yếu tố lực đội ngũ nhân viên Nhân lực có trình độ cao thường hướng tới mơ hình quản lý mở nhân viên cấp thấp cơng nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mơ hình có nhiều tổ đội, phận chun mơn hố 5.5 Mơi trường: Những tính chất mơi trường tính tích cực, tính phức tạp mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cấu tổ chức Trong điều kiện môi trường phong phú nguồn lực, đồng nhất, tập trung ổn định, tổ chức thường có Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân cấu học, việc định mang tính tập trung với thị nguyên tắc, thể lệ cứng rắn mang lại hiệu cao Ngược lại , tổ chức muốn thành công điều kiện khan nguồn lực, đa dạng, phân tán thay đổi nhanh chóng thường phải thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cấu tổ chức với mối liên hệ hữu cơ, việc định mang tính chất phi tập trung với tổ đội đa chức 5.6 Nhiệm vụ sản xuất doanh nghiệp: Hiện việc nhìn nhận nhiệm vụ sản xuất kinh doanh tổ chức máy quản lý hai mặt tách rời công tác quản lý doanh nghiệp Hay nói cách khác vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh để xác lập lên cấu tổ chức doanh nghiệp cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh 5.7 Địa bàn hoạt động: Địa bàn tập trung hay phân tán ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý Việc mở rộng địa bàn hoạt động phân tán địa bàn hoạt động địi hỏi có bố trí lại lao động nói chung lao động quản lý nói riêng, phải dẫn đến xuất cấu tổ chức quản lý Các yêu cầu mơ hình cấu máy quản lý: Việc xây dựng mơ hình cấu tổ chức cho cơng ty phải đảm bảo yêu cầu sau: - Tính thống mục tiêu: cấu coi có kết cho phép cá nhân góp phần vào mục tiêu tổ chức - Tính tối ưu: phận cấp tổ chức thiết lập mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ cấu mang tính động cao, ln sát phục vụ mục đích đề tổ chức Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác, kịp thời, đầy đủ thơng tin sử dụng tổ chức, nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức - Tính linh hoạt: coi hệ tĩnh, cấu tổ chức phải có khả linh hoạt thích ứng với tình xảy tổ chức ngồi mơi trường - Tính hiệu quả: cấu tổ chức phải đảm bảo thực mục tiêu tổ chức với chi phí nhỏ II Một số mơ hình cấu tổ chức máy quản lý bản: Theo quan hệ quyền hạn tổ chức( cách tiếp cận hệ thống): 1.1 Cơ cấu trực tuyến: Là mơ hình cấu đơn giản xây dựng theo đường thẳng, có chủ thể cấp chủ thể cấp chịu trách nhiệm tồn cơng việc toàn đơn vị Sơ đồ 1: Mối quan hệ theo quyền hạn trực tuyến Lãnh đạo tổ chức Lãnh đạo tuyến A1 A2 Lãnh đạo tuyến AN B1 B2 BN 10 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân thuận lợi cho công ty cạnh tranh với công ty khác chất lượng nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng cơng trình 2.3 Điều kiện làm việc lao động quản lý: Văn phịng cơng ty đặt phịng 205- Nhà B1- làng quốc tế Thăng Long- Quận Cầu Giấy- Hà Nội Văn phòng đặt tầng gần đường lớn nên thuận lợi cho việc lai, liên lạc công ty Về điều kiện làm việc lao động quản lý: - Giám đốc: có phịng làm việc riêng với đầy đủ phương tiện bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách, điều hoà, tủ đựng tài liệu, máy fax, điện thoại… để phục vụ cho cơng việc Ngồi ra, bày trí phòng hợp lý: bàn làm việc đặt nơi thống khí, có ánh sáng tự nhiên, phịng có cảnh, tủ gần chỗ ngồi thuận tiện cho việc xử lý cơng việc, phịng có hai cửa sổ thống mát Phòng giám đốc so với phịng khác tạo cảm giác hồ hợp nhân viên giám đốc, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc trình báo nhân viên - Phó giám đốc: điều kiện công ty nên hai phó giám đốc khơng có phịng riêng mà chung phịng với phịng chức Phó giám đốc kinh tế tài chung phịng với phịng tổ chức hành chính, cịn phó giám đốc kỹ thuật làm việc phịng kỹ thuật Điều có thuận lợi phó giám đốc giám sát cơng việc phòng ban bất lợi mang đến khơng Ngồi yếu tố khơng có khơng gian riêng yên tĩnh để làm việc, bị phân chia trí óc cho hoạt động khơng cần thiết tạo áp lực lớn cho nhân viên có mặt phó giám đốc phịng Bên cạnh yếu tố tiếng ồn, độ sáng, độ thoáng đầy đủ phương tiện không đảm bảo 49 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân - Các trưởng phòng chức năng: làm việc với nhân viên phịng, có khu vực riêng nhân viên khác, có đầy đủ thiết bị làm việc Nói chung điều kiện làm việc trưởng phòng hợp lý Đánh giá chung mơ hình cơng ty lựa chọn 3.1 Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức lao động quản lý xây dựng theo mơ hình trực tuyến- chức Kiểu mơ hình phù hợp với công ty xây dựng Kiểu mơ hình trực tuyến- chức khắc phục số nhược điểm hai cấu trực tuyến, cấu chức đồng thời phát huy ưu điểm như: Hoạt động công ty thống từ xuống dưới: giám đốc công ty điều hành công ty thông qua văn bản, thị, định tới phó giám đốc trực tiếp tới phịng ban hay xí nghiệp Vì phịng ban thành lập theo chức nên phát huy tính chun mơn hố, tính tự chủ đồng thời họ định theo uỷ quyền cấp trên, điều làm cho trình định nhanh thuận lợi 3.2 Nhược điểm: Cơ chế cơng ty cịn mang tính tập quyền cao, giám đốc người định mà khơng có đóng góp ý kiên thông qua biểu người lao động Điều dẫn đến trì trệ, linh hoạt Nó khơng khuyến khích người lao động cấp tham gia vào trình định Quyền hạn trách nhiệm hai phó giám đốc kinh tế tài giám đốc kĩ thuật khơng xác định ràng Qua thời gian thực tập công ty em nhận thấy hai giám đốc có quyền 50 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân định cho tất phịng quyền Điều khơng đem lại rắc rối cho việc phân định quyền hạn trách nhiệm mà cịn tăng tính trùng lắp cho cơng việc dẫn đến giảm suất hiệu công việc Cơ sở sản xuất công ty phân tán, địa bàn hai xí nghiệp đội xây lắp cách xa cách xa trụ sở công ty tồn bộ máy quản lý cơng ty đặt trụ sở kinh doanh tạo khó khăn cho cơng tác đạo công tác kiểm tra giám sát cấp lãnh đạo cao Cơ cấu số lượng hầu hết phịng ban khơng đáp ứng kịp với yêu cầu công việc, cơng ty có kế hoạch mở rộng nghành nghề kinh doanh sang lĩnh vực đầu tư bất động sản, xây dựng nhà chế tạo cáp quang bưu điện địi hỏi trình độ, số lượng cơng nhân viên phải ý nhiều PHẦN 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ CƠ BẢN NHẰM HỒN THIỆN MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐTPT XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI SƠN HÀ I Những phương hướng nhằm hồn thiện mơ hình tổ chức máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà Theo phân tích phần thực trạng cho nhìn cụ thể cấu tổ chức công ty chức nhiệm vụ cấu lao động, vai trò phận quản lý Tuy nhiên phần nhược 51 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân điểm cấu nêu rõ thời gian tới, ban lãnh đạo cần có sách bước thích hợp để hồn thiện cấu cho mang lại hiệu nhiều vào phát triển công ty Để đạt hiệu theo em máy hồn thiện phải đạt số mục tiêu sau: Xác định cách cụ thể rõ ràng chức năng, nhiệm vụ cán công nhân viên máy quản lý nhằm tận dụng triệt để lực cá nhân, đồng thời giảm bớt số nhân viên khơng cần thiết, suất, trình độ hạn chế Xây dựng cấu quản lý gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt song đảm bảo tính hiệu công việc chung công ty Đánh giá nhằm thiết lập mơ hình máy quản lý phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty giai đoạn trước mắt lâu dài Thiết lập máy quản lý với kết hợp hài hoà, cân đối hợp lý phận, giao quyền hạn trách nhiệm tương xứng đắn, công đóng góp, khả trình độ người Có chế tạo động lực cho người lao động nói chung với đội ngũ quản lý nói riêng, có khuyến khích họ tích cực làm việc , nâng cao suất lao động Tóm lại qua phân tích, máy quản lý cần hồn thiện theo hướng nâng cao tính trách nhiệm quyền hạn cho vị trí quản lý, đặc biệt cần rạch ròi mối quan hệ trực tuyến để người hiểu rõ chịu đạo ai, phải chịu trách nhiệm trước Mơ hình sau hồn thiện phải đảm bảo tinh gọn, hiệu 52 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân II Một số kiến nghị với cơng ty nhằm hồn thiện mơ hình cấu máy quản lý Hoàn thiện mặt cấu: Dựa thực trạng phân tích nhận thấy cấu máy chưa hợp lý việc phân tách công việc phân định quyền hạn chức Để khắc phục tình trạng này, theo em nên phân tách chức hai phó giám đốc để họ phụ trách hai mảng khác chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc Theo đó, phó giám đốc tài kinh tế lãnh đạo trực tiếp hai phòng kinh doanh tiếp thị tài kế tốn, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc vấn đề liên quan đến kinh doanh, tài chính, mua sắm cơng ty Phó giám đốc kỹ thuật phụ trách phòng vật tư thiết bị phòng kỹ thuật, chịu trách nhiệm trước giám đốc vấn đề kỹ thuật, thiết kế, vật tư thiết bị Lĩnh vực tổ chức nhân thuộc lĩnh vực riêng ảnh hưởng tới toàn chức khác nên giám đốc lãnh đạo trực tiếp Phịng có chức tham mưu cho giám đốc vấn đề liên quan đến nhân cơng ty Điều trì quy mơ cơng ty cịn nhỏ, đến có kế hoạch mở rộng cơng ty chức cần có phó giám đốc nhân để chịu trách nhiệm trước giám đốc vấn đề tuyển mộ, tuyển dụng, đào tạo, giám sát, đánh giá nhân lực cơng ty Bên cạnh đó, giám đốc cần tăng cường thực uỷ quyền cho phó giám đốc, nhiên phải giám sát uỷ quyền có hiệu hay không Nếu thực uỷ quyền có hiệu giảm gánh nặng cho giám đốc phó giám đốc, đồng thời tăng tính dân chủ Như mơ hình cấu sau hoàn thiện là: 53 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Giám đốc công ty PGĐ phụ trách kinh tế tài PGĐ phụ trách kỹ thuật Sơ đồ 12: mơ hình cấu tổ chức máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT Phịng kế tốn tài xây dựng thương mại Sơn Hà Phòng Phòng Phòng tổ Phòng kinh kế chức vật tư doanh hoạch hành thiết bị tiếp thị kỹ thuật Xí Xí Phùngnghiệp Thị Quyên nghiệp Các đội xây dựng dân dụng công nghiệp Các đội 54 xây dựng bưuLớp QLKT 46A viễn thơng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Mơ hình mơ hình hỗn hợp chức năng- địa dư (xét theo phương thức hình thành phận) mơ hình trực tuyến chức (xét theo mối quan hệ) Tuy nhiên mơ hình trước việc phân định chức hai phó giám đốc trách nhiệm rõ ràng phịng ban Như khơng cịn lúng túng việc báo cáo cấp mù mịt việc chịu trách nhiệm có sai sót Mơ hình giảm bớt khối lưọng cơng việc cho phó giám đốc họ phải đảm đương hai phòng thay phải giám sát phịng trước họ sử dụng mạnh cho công việc nhiều hơn, điều đồng nghĩa với việc suất hiệu công việc tăng cao Tuy nhiên, mơ hình khơng thể khơng có hạn chế, phân định chức q rạch rịi làm giảm tính phối hợp phận Điều 55 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân khắc phục điều hành giám đốc Quy mô công ty nhỏ nên giám đốc người kết nối chức cần thiết Các biện pháp để tăng cường phối hợp phận, phòng ban : - Tổ chức họp định kỳ để phịng ban trình bày vướng mắc hay yêu cầu giúp đỡ từ phòng ban khác Giám đốc người chủ trì họp người lắng nghe ý kiến trưởng phòng gợi ý giải vấn đề Điều không mang lại sn sẻ cho cơng việc mà cịn tạo hưng phấn cho nhân viên họ cảm thấy lắng nghe, đồng thời giảm đuợc trùng lắp tăng tính phối hợp - Khi có dự án việc phân cơng mảng cho phịng ban tất yếu có giám sát theo dự án giám đốc tốt hơn, họp trưởng phịng có dự án lớn - Cần có kênh thơng tin dọc ngang tồn cơng ty để tồn nhân viên biết rõ kế hoạch nhiệm vụ tương ứng với phịng ban, qua mà có kết hợp với phịng ban khác q trình thực cơng việc Hồn thiện mặt lao động: 2.1 Đào tạo nhân lực quản lý : Hiện đứng trước cạnh tranh khốc liệt thị trường xây dựng nghành viễn thông, ngày nhiều công ty gia nhập thêm vào thị trường xây dựng xây lắp dịch vụ bưu điện công ty cổ phần ĐTPT xây dựng thương mại Sơn Hà cần có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực đầy đủ hiệu lẽ cấu nhân lực linh hồn cấu tổ chức công ty Trước hết cần đào tạo nhà lãnh đạo gồm Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phịng chức năng, giám đốc xí nghiệp có thêm kinh nghiệm quản lý lẽ theo tình hình đa phần họ ngồi vào vị trí 56 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân ây không thông qua chế tuyển dụng mà đưa lên họ “lão làng” Các giải pháp cụ thể sau: Hoàn thiện kỹ lãnh đạo trực tiếp: kỹ làm việc với người nội doanh nghiệp bên liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hoàn thiện kỹ uỷ quyền: kỹ mà người lãnh đạo cho phép cấp có quyền chịu trách nhiệm, quyền định số khâu, số giai đoạn Cần phải nói rõ cấp giao cho cấp định họ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm Hoàn thiện kỹ tư xây dựng hệ thống: kỹ quan trọng cần phải phối hợp người tổ chức thành khối thống đồng thời phải biết phân tích tổ chức cách hồn hảo định Để có kỹ tổ chức lớp đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán quản lý Hình thức đào tạo- bồi dưỡng: - Vấn đề đào tạo: có hai hình thức + Đào tạo chỗ: cơng thi mở lớp nghiệp vụ nghiên cứu chuyên môn, thị trường, pháp luật…để tận dụng khả lao động quản lý Thường xuyên mở lớp hội thảo với chuyên gia lĩnh vực hoạt động công ty với cán nhân viên cơng ty Điều địi hỏi ban giám đốc phải ý nhiều tới vấn đề nhân phải dành chi phí định cho công tác 57 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân + Đào tạo ngồi cơng ty: thơng qua sách gửi đào tạo học tập nghiên cứu khuyến khích cán cơng nhân viên tự học, tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ kiến thức phục vụ cho công tác quản lý - Vấn đề bồi dưỡng: tổ chức lớp học cử cán sở học tập Tuy nhiên cần có biện pháp khuyến khích họ học như: + Khuyến khích hỗ trợ kinh phí học tập, tạo điều kiện cần thiết để cán quản lý nâng cao trình độ Cụ thể như: cơng ty chịu tồn học phí khố học nâng cao chun mơn nằm danh mục chun mơn cịn yếu nhân viên công ty, hay tăng 2% lương cho nhân viên thời kỳ họ học + Khuyến khích nhân viên khơng nâng cao trình độ chun mơn, quản lý mà cần tăng cường nâng cao trình độ tiếng Anh tin học để phục vụ tốt cho cơng việc Các hình thức hỗ trợ hỗ trợ kinh phí khen thưởng công ty 2.2 Công tác tuyển dụng: Không quan tâm tới việc đào tạo cán quản lý, cấu nhân lực cơng ty cịn thiếu nhiều vị trí phịng ban, công tác tuyển dụng cần quan tâm nhiều đến mặt chất lượng người tuyển Cần mở rộng chế tuyển lao động quản lý: có chỗ trống cần tuyển vị trí quản lý cần xem xét nội cơng ty bên ngồi cơng ty khơng đề bạt chức danh theo thâm niên công tác Đòi hỏi với đội ngũ quản lý phải là: 58 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Phải có lực lãnh đạo tổ chức quản lý, lãnh đạo có trọng tâm, nhạy cảm với mới, có khả quan sát, có khả làm việc với người Về tư cách đạo đức phải người có chữ tín, thưởng phạt phân minh, sống trung thực Am hiểu kiến thức chun mơn nghiệp vụ Q trình tuyển dụng phải đáp ứng yêu cầu đây: Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty kế hoạch nguồn nhân lực Tuyển chọn người có trình độ chun mơn cần cho công việc để đạt tới suất lao động Tuyển chọn người có kỷ luật, trung thực, gắn bó u nghề Q trình tuyển chọn có ý nghĩa quan trọng chiến lược kinh doanh cơng ty q trình tuyển chọn tốt giúp cho cơng ty có người có kỹ phù hợp với phát triển công ty tương lai Tuyển chọn tốt tránh chi phí tuyển chọn lại rủi ro cơng việc Vì cần có kế hoạch cụ thể q trình sàng lọc thơng tin cẩn thận 2.3 Chế độ đãi ngộ cải thiện điều kiện làm việc lao động quản lý: Chế độ đãi ngộ tốt phát huy hiệu lực cán quản lý, giữ chân họ lại lâu dài với công ty, tránh chảy máu chất xám mà cịn tạo hình ảnh tốt cơng ty thị trường Đãi ngộ biện pháp tạo động lực cho người lao động, biện pháp tài hay phi tài cách cải thiện điều kiện làm việc 2.3.1 Các khuyến khích tài chính: 59 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Mục đích khuyến khích tài tác động tới hành vi người lao động, nhằm hoàn thiện thực công việc họ, nâng cao suất lao động Thiết kế sử dụng chương trình khuyến khích có hiệu vấn đề chiến lược quan trọng việc tăng cường hiệu cấu máy a, Tăng lương tương xứng thực công việc: Tăng lương tương xứng áp dụng thực theo nhiều cách khác Sau vài cách: - Tăng lương khơng có hướng dẫn: phịng tổ chức hành khơng soạn thảo hướng dẫn tỷ lệ tăng lương mà tỷ lệ tăng lương giám đốc ấn định cách tuỳ ỳ, tuỳ theo mức độ thực công việc giữ kín cho người Ví dụ: nhân viên đánh giá “ mức yêu cầu”, “đạt yêu cầu”, “tốt”, “xuất sắc” mà có tỷ lệ tăng 0%, 3%, 6%, 9% Các tỷ lệ không kiểm soát thay đổi thường xuyên dựa theo tình hình kinh doanh cơng ty - Tăng lương có hướng dẫn: cách sử dụng hướng dẫn tỷ lệ tăng lương ấn định tuỳ theo kết đánh giá thực công việc Chẳng hạn giám đốc ấn định quỹ tăng lương kỳ( ví dụ 5%) phịng tổ chức hành có trách nhiệm xem xét mức tăng lương tối đa tối thiểu báo cáo lên b, Tiền thưởng: Có thể có hình thức thưởng phù hợp: - Thưởng theo mức độ hồn thành cơng việc tình hình kết kinh doanh hàng q cơng ty - Thưởng chi trả tiền mặt đột xuất hồn thành cơng việc trước thời hạn - Thưởng trúng thầu dự án khó có lợi nhuận lớn 60 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân c, Các chương trình áp dụng với hai xí nghiệp đội xây lắp: Khuyến khích tài thực hai xí nghiệp đội xây lắp nhằm tiết kiệm vật tư, giảm chi phí lao động để tăng lợi nhuận cho cơng trình đảm bảo chất lượng dự án Chúng ta áp dụng ba chương trình phổ biến: - Chương trình Scanlon: thành lập ban giám sát gồm thành viên xí nghiệp thành viên đội xây lắp nhằm đánh giá tỷ lệ % tiêu chuẩn chi phí lao động so với doanh thu Tỷ lệ tính dựa số liệu cơng ty vịng năm có coi cố định có thay đổi lớn sản phẩm kỹ thuật Mọi người lao động phân chia phần chi phí lao động tiết kiệm tăng suất phận Tỷ lệ phận chia thường 60% đến 70% cho công nhân, sau để phần làm quỹ dự phòng cho giai đoạn có suất - Chương trình Rucker: chương trình Scanlon, khác phương pháp tính tỷ lệ chi phí lao động Tỷ lệ chi phí lao động chương trình Rucker tính cách chia giá trị gia tăng cho chi phí lao động Giá trị gia tăng tính tổng doanh thu trừ chi phí nguyên vật liệu - Chương trình Improshare: áp dụng cho tổ/ nhóm Chương trình tiến hành đo lường trực tiếp suất lao động khơng có giá trị sản phẩm tập thể lao động Sản lượng tiêu chuẩn tính theo số liệu thống kê thời kì trước Tăng suất lao động tính sở so sánh số làm việc thực tế số tiêu chuẩn Tiền cho số tiết kiệm chi trả hàng tháng 2.3.1 Cải thiện điều kiện làm việc lao động quản lý: 61 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân Nói đến máy quản lý cán quản lý phần quan trọng thiếu Các biện pháp để cải thiện điều kiện làm việc: - Sắp xếp thuê văn phòng rộng để hai phó giám đốc có văn phịng làm việc riêng với điều kiện ánh sáng, độ ồn, nhiệt độ thích hợp phương tiện đầy đủ phục vụ cho trình làm việc - Tạo chế độ khen thưởng lao động quản lý tương ứng với doanh thu gián tiếp - Tạo mối quan hệ tốt lãnh đạo nhân viên chương trình du lịch tham quan năm 62 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân KẾT LUẬN Vận dụng lý thuyết quản lý vào thực tiễn việc không đơn giản, đặc biệt đặt mơi trường cạnh tranh nhiều biến động lại có nhiều khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt thực Tuy cần phải nhấn mạnh tầm quan trọng việc lựa chọn mơ hình cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp định sống cịn doanh nghiệp Qua thời gian thực tập trình tìm hiểu để viết chuyên đề này, em nhận thấy cấu tổ chức cơng ty nên hồn thiện theo hướng bố trí lao động cách hợp lý hơn, tăng tính trách nhiệm quyền hạn cho vị trí, tuyển thêm lao động có trình độ vào vị trí cịn thiếu để giảm gánh nặngcơng việc cho phịng ban Nhất năm 2008, cơng ty có kế hoạch mở thêm chi nhánh Inbuilding khối lượng cơng việc tăng thêm Bên cạnh đó, cần có sách tạo động lực cho lao động để khuyến khích nhân viên làm việc Để hồn thành chun đề này, em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ tận tình thầy giáo hướng dẫn: PGS.TS Mai Văn Bưu anh chị công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà Trong viết hẳn cịn nhiều thiếu sót em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cô bạn Em xin chân thành cảm ơn! 63 Phùng Thị Quyên Lớp QLKT 46A ... Chuyên đề gồm phần: Phần I: lý luận chung cấu tổ chức máy quản lý mơ hình cấu máy quản lý Phần II: Phân tích mơ hình cấu máy quản lý công ty cổ phần ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà Phần III: Một... MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐTPT & THƯƠNG MẠI SƠN HÀ I Đặc điểm chung công ty ĐTPT xây dựng & thương mại Sơn Hà: Quá trình hình thành phát triển công ty - Tên công. .. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý: Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng hợp phận
