Mục Lục Lời mở đầu Trong xu hướng hội nhập toàn cầu hóa nay, giới có thay đổi lớn lao nhiều mặt mà thương mại quốc tế phận vô quan trọng, gắn liền với tiến trình hội nhập Việc giao lưu thương mại nói chung xuất hàng hóa, dịch vụ nói riêng mục tiêu kinh tế hàng đầu, góp phần nối dài đường giao thương quốc gia giới.Việt Nam ta ngoại lệ Những tác động tích cực WTO minh chứng rõ ràng cho phát triển mạnh mẽ làm ăn ngày có hiệu công ty, tập đoàn, doanh nghiệp xuất nhập Việt Nam Là ví dụ điển hình công ty xuất nhập non trẻ gặt hái số lượng doanh thu không nhỏ, Công ty TNHH sản xuất xuất nhập Hiệp Nghị ngày khẳng định vị trí thị trường phân phối vật liệu xây dựng, mặt hàng đá xây dựng không ngừng tăng doanh thu, lợi nhuận thị trường, đóng góp đáng kể vào thành công công ty trình đổi Là sinh viên năm thứ ba chuyên ngành kinh tế Đối ngoại Đại học Ngoại Thương, em hiểu tầm quan trọng việc thực tập công ty chuyên ngành để có nhìn cụ thể lĩnh vực xuất nhập mà em dự định lựa chọn sau Với dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn Thạc sĩ Vũ Minh Phương giúp đỡ lớn từ bác, anh chị phòng hành công ty, đặc biệt bác phó giám đốc Đặng Thị Thảo, em định chọn đề tài: “Quy trình xuất đá xây dựng công ty TNHH sản xuất xuất nhập đá xây dựng” Do kiến thức thực tiễn em tích lũy chưa nhiều nên báo cáo chắn không tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em mong nhận góp ý thầy cô để có báo cáo hoàn thiện Sinh viên thực Nguyễn Diệp Phượng Tổng quan công ty xuất nhập Hiệp Nghị 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty TNHH sản xuất xuất nhập Hiệp Nghị Được thành lập từ năm 2007, Công ty TNHH sản xuất xuất nhập Hiệp Nghị khởi nguồn doanh nghiệp đình sau nhanh chóng phát triển trở thành nhà sản xuất phân phối lớn sản phẩm đá tự nhiên Việt Nam Trong suốt trình phát triển mình, Hiệp Nghị tích góp nhiều kinh nghiệm lĩnh vực khai thác sản xuất đá Sau năm xây dựng phát triển sở hữu mạng lưới sản xuất rộng lớn trải khắp tỉnh Thanh Hóa, Nghệ An, Bình Định Quy Nhơn Từ công ty tự hoàn thiện nghiên cứu phát triển để cung cấp nhiều loại sản phẩm xây dựng từ gạch ngói làm từ bazan hay đá vôi, đá granite sản phẩm đá nghệ thuật chế tác tinh xảo Điều làm nên thành công Hiệp Nghị trở thành nhà xuất uy tín nhiều bạn hàng đến từ khắp nơi giới như: Bỉ, Pháp, Hà Lan, Đức, Ý, Hàn Quốc Để giữ uy tín chất lượng số lượng khách hàng nước ngoài, Hiệp Nghị lập đội ngũ quản lý chất lượng riêng, luôn kiểm trả, phân loại kiện hàng trước đóng gói xếp vào container để đảm bảo chất lượng tốt cho sản phẩm đến tay khách - Năm 2007: Thành lập công ty THNN sản xuất xnk Hiệp Nghị số đăng ký kinh doanh 01020332155 - Năm 2007 – 2010: Xây dựng, hoàn thiện đưa vào hoạt động mỏ đá thạch anh, đồng sunphats Thanh Hóa, Gia Lai, Nghệ An, Quy Nhơn - Năm 2010: Ký kết hợp đồng xuất Đá Granite với đối tác FGB 1.2 Cơ cấu công ty 1.2.1 Sơ đồ tổ chức Ban giám đốc: Tổng giám đốc: Nguyễn Bá Hùng Phó giám đốc: Đặng Thị Thảo Khối Kinh Doanh: Phòng kinh doanh xuất nhập Khối Hành Chính Quản Trị: Kế toán tài chính, phòng chứng từ xuất nhập Tổng giám đốc Nguyễn Bá Hùng Phó giám đốc: Đặng Thị Thảo Phòng Kinh Doanh Xuất nhập Phòng Hành Kế toán trưởng Bộ phận sản xuất Xưởng sản xuất Quy Nhơn Bộ phận chứng từ xuất Xưởng sản xuất nhập Thanh Hóa Xưởng sản xuất Nghệ An Địa văn phòng chính: Số 9, Dãy A, Ngõ 22, Phố Văn Cao, Phường Liễu Giai, Quận Đống Đa, Hà Nội Sđt: (84 - 4) 7615 025 Fax: (84 – 4) 2474 024 Email: minhhiep@fpt.vn Website: www.hiepnghi-stone.com Vị trí thực tập: Phòng Hành Chính 1.2.2 Nhân a Phó giám đốc Đặng Thị Thảo, tốt nghiệp loại giỏi khoa kinh tế đối ngoại trường Đại học Ngoại Thương Trước đây, bác trưởng phòng xuất nhập công ty Artexport Sau nhiều năm kinh nghiệm, với số vốn tính lũy, bác mở công ty riêng chuyên xuất nhập loại đá xây dựng Nhờ thông thạo nhiều loại ngôn ngữ Pháp, Anh, Đức…cũng có hội du học Pháp năm sau trường, nên công ty xuất nhập Hiệp Nghị nhanh chóng thu hợp đồng đáng giá b Kế toán trưởng c Bộ phận nhận chứng từ xuất nhập 1.3 Chức nhiệm vụ công ty 1.3.1 Chức Chức chủ yếu công ty khai thác, sơ chế sản xuất kinh doanh sản phẩm phục vụ xây dựng Sản xuất mặt hàng xây dựng có chất lượng cao phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế đáp ứng nhu cầu phân khúc thị trường khác Phân phối sản phẩm phục vụ xây dựng với chất lượng tốt với giá vừa phải Kinh doanh xuất sản phẩm phục vụ xây dựng nâng cao kim ngạch xuất ngành tạo uy tín cho dòng sản phẩm xây dựng quốc gia thị trường quốc tế 1.3.2 Nhiệm vụ Bên cạnh nhiệm vụ chung đơn vị ngành xây dựng, công ty TNHH sản xuất xuất nhập Hiệp Nghị phải thực nhiệm vụ sau: xây dựng thực chế độ lương bổng phù hợp cho cán nhân viên Thực tốt tiêu tiêu chuẩn cho chất lượng sản phẩm theo quy định ngành Môi trường thực tập 2.1 Cơ sở vật chất - Hầu hết trang thiết bị đại, chất lượng cao Các loại máy phục vụ cho công việc máy photocopy, máy scan,…đều nhập từ Mỹ; thiết bị phục vụ cho đời sống điều hòa, hay lò vi sóng sử dụng tốt, điều kiện, hoàn cảnh Hệ thống máy tính cấu hình cao, internet mạnh phục vụ hiệu cho công việc - Bàn làm việc nhân viên sử dụng nhãn hiệu Xuân Hòa, có độ bền cao thiết kế theo tiêu chuẩn - Các thiết bị văn phòng phẩm giấy in, kẹp tài liệu, bút…đều sử dụng nhãn hiệu Hồng Hà, chất lượng tốt, đem lại hiệu không nhỏ cho công việc 2.2 Đời sống tinh thần - Không khí giải lao thoải mái, vui vẻ Mọi người trò chuyện, chia sẻ câu chuyện - Công ty thường xuyên tổ chức buổi du lịch, từ thiện hay karaoke để tăng tình đoàn kết nhân viên, đồng thời khích lệ tinh thần làm việc người - Bên cạnh đó, giải cờ tướng với phần thưởng hấp dẫn mà riêng phòng hành tổ chức kích thích trí óc hoạt động, phần làm giảm áp lực công việc cho nhân viên - Trụ sở công ty đặt trung tâm thành phố, nơi có nhiều nhà hàng hấp dẫn, phục vụ cho bữa trưa thêm phần ngon miệng 2.3 Chuyên môn nghiệp vụ - Phòng hành biết đến phòng làm việc nghiêm túc căng thẳng công ty Bởi giấy tờ, số liệu, sổ sách phòng hành đàm nhiệm mà cần sai sót nhỏ việc nhập sai số hay chứng từ thiếu vận đơn dẫn đến hậu khó lường, chí gây thua lỗ cho công ty - Nhân viên phải thường xuyên báo cáo kết làm việc với cấp trên, theo dõi sát tiến trình công việc chịu hoàn toàn trách nhiệm với công việc làm - Những người trước giàu kinh nghiệm, giỏi kĩ giúp đỡ, bảo ban nhân viên Trong thời gian thực tập đây, em may mắn bác Đặng Thị Thảo – Phó giám đốc công ty người hướng dẫn em tận tình, giải đáp thắc mắc em tin tưởng giao cho em công việc chuyên môn Nhiệm vụ thực tập Trong thời gian tuần thực tập công ty xuất nhập Hiệp Nghị, em có hội tiếp xúc trải nghiệm với nhiều công việc, từ kĩ văn phòng, kĩ giao tiếp đến nghiệp vụ chuyên môn Những điều thực giúp em vận dụng kiến thức từ nhà trường thực tế công việc tưởng chừng vô đơn giản song không học hỏi, làm quen vận dụng cách dễ dàng 3.1 Kỹ văn phòng Excel Microsoft Excel Microsof kĩ tin học đại cương mà em học từ năm thứ Tuy nhiên để sử dụng cách thành thạo em chưa có hội thử nghiệm nhiều Tại đây, công việc đưa vào bảng tính excel Giả sử như, việc hoàn tất bảng giá cho nhiều công ty nhập công ty phân thành sheet Việc nhập liệu cho công ty nói vô khó khăn Ban đầu, không thành thạo việc sử dụng Excel em phải nhập sheet Việc nhiều thời gian gây sai sót số liệu Sau đó, nhờ giúp đỡ kế toán công ty, em học tính nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Excel cách sử dụng Group sheet Để nhóm sheet lại với nhau, cần click chọn sheet thứ nhất, nơi nhập liệu từ bàn phím vào, vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên sheet khác mà ta muốn nhập liệu đồng thời Khi ta gõ liệu vào sheet hành, liệu tự động nhập vào sheet lại nhóm Việc giúp em thuận tiện công việc, vừa tiết kiệm thời gian mà hiệu công việc đảm bảo Kĩ sử dụng máy photocopy Cách photocopy tưởng chừng kĩ đơn giản Tuy nhiên, nhà trường, sinh viên lại không hướng dẫn cách sử dụng Điều khiến sinh viên thực tập số công ty không tránh khỏi bỡ ngỡ công việc giao photo tài liệu Bản thân em chưa trực tiếp sử dụng loại máy photocopy hướng dẫn tận tình anh chị phòng ban nên bước đầu em tìm hiểu làm quen với loại máy Bên cạnh đó, em biết lưu ý trước sử dụng máy photocopy:  Không nên tắt bật máy liên tục  Máy phải tắt nguồn trước tháo lắp phận  Không đặt máy nơi ẩm ướt bụi bẩn  Đặt máy mặt vững  Không đặt máy nơi ánh sáng trực tiếp chiếu vào hay có nhiệt độ thay đổi liên tục  Nên đặt máy gần ổ cắm điện để tiện sử dụng  Không nên phủ vải hay nilon lên bề mặt máy  Giữ hộp mực nơi khô ráo, không tháo tem niêm phong trước sử dụng Chính nhờ lưu ý này, mà loại máy công ty bền, sử dụng thời gian lâu dài mà không hỏng hóc, không gây ảnh hưởng đến chất lượng in mà ngược lại màu mực đẹp 3.2 Kỹ giao tiếp 3.2.1 Giao tiếp với đối tác Là công ty xuất nhập nên chủ yếu việc giao tiếp với đối tác thông qua thư điện tử (Email) Ban đầu, phía đối tác gửi Enquiry ( Thư hỏi giá) Nội dung hỏi giá gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng mong muốn Giá mà người mua hàng trả cho mặt hàng thường người mua giữ kín, để tránh thời gian hỏi hỏi lại, người mua nêu rõ điều kiện mà mong muốn Sau đó, công ty ta gửi Offer ( Thư chào hàng).Trong chào hàng ta nêu rõ: tên hàng, quy cách, phẩm chất, giá số lượng, điều kiện sở giao hàng, thời hạn mua hàng, điều kiện toán bao bì ký mã hiệu, thể thức giao nhận… trường hợp hai bên có quan hệ muabán với điều kiện chung giao hàng điều chỉnh giá chào hàng có nêu nội dung cần thiết cho lần giao dịch tên hàng Những điều kiện lại áp dụng hợp đồng ký trước theo điều kiện chung giao hàng hai bên Sau bên đối tác xem xét, họ gửi lại Order để đặt hàng thương lượng, thỏa thuận với công ty Hiệp Nghị trước tiến hành kí kết hợp đồng Lời lẽ thư sử dụng trang trọng, hầu hết thuật ngữ tiếng anh, tiếng pháp chuyên ngành Cách diễn đạt, cấu trúc câu, cách dùng từ không gây căng thẳng thể thái độ hợp tác, mong muốn giúp đỡ, tạo điều kiện cho đối tác để hai bên có lợi 3.2.2 Giao tiếp với đồng nghiệp Kỹ giao tiếp nơi công sở nói vô quan trọng Cách cấp đồng nghiệp đánh giá giữ vai trò chủ chốt vấn đề thoải mái hàng ngày công sở hay chí cho công việc tương lai thân Có thể nhận thấy, phòng hành chính, thái độ giao tiếp cấp có khác biệt rõ ràng Khi giao tiếp với người cấp cao Phó giám đốc, thái độ kính trọng, lễ phép đặt lên hàng đầu Quan sát cách ứng xử, nói chuyện anh chị phòng lãnh đạo, em học hỏi nhiều, chí từ cách chào hỏi đến cách dẫn dắt vào vấn đề Tất điều cho thấy không thái độ giao tiếp mà thái độ làm việc nghiêm túc anh, chị Tuy nhiên, việc giao tiếp đồng nghiệp lại thoải mái nhiều Khi nói chuyện công việc hay chí lúc giải lao, họ nói chuyện, trao đổi với cách thân mật, không câu nệ, khách sáo Điều khiến cho em cảm thấy bớt căng thẳng hơn, tự tin nói chuyện hay hỏi han anh chị điều chưa nắm rõ 3.3 Nghiệp vụ chuyên môn Thực tập công ty xuất nhập Hiệp Nghị, em may mắn học hỏi nhiều thứ liên quan đến chuyên môn Hai công việc em cảm thấy thích thú thực hành nhiều soạn chứng từ tìm hiểu quy trình xuất đá xây dựng công ty 3.3.1 Soạn chứng từ Để hoàn thiện chứng từ thường nhiều thời gian thủ tục Một chứng từ đầy đủ gồm có: Commerce Invoice (3 bản) Packing list (3 bản) Bill of Lading (3 bản) C/O (3 bản) Certificate of fumigation (giấy hun trùng) Công việc em giao xin C/O ( Giấy chứng nhận xuất xứ) phòng Thương mại Công Nghiệp Việt Nam xin tờ khai hải quan công ty Maersk Line Một xin C/O gồm có: Đơn đề nghị cấp C/O Chứng nhận xuất xứ ( gốc – copy) Commercial Invoice Tờ khai hải quan xuất Bill of lading Hóa đơn giá trị gia tăng Giấy chứng nhận đầu tư điều chỉnh Giấy phép khai thácHồ sơ khai hải quan gồm có: Hồ sơ khai hải quan gồm có: 10 11 12 13 Hợp đồng ngoại (bản sao) Hóa đơn ngoại (bản chính) – Commercial invoice Packing list ( chính) Hóa đơn nội hóa đơn nội đỏ Hợp đồng nội Giấy phép khai thác Giấy nộp tiền Giấy chứng nhận đầu tư Biên giao hàng chuyển cửa Công văn xin chuyển cửa Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan Giấy giới thiệu Giấy ủy quyền 3.3.2 Tìm hiểu quy trình xuất đá xây dựng công ty Quy trình xuất đá công ty xuất nhập Hiệp Nghị gồm bước a Nghiên cứu thị trường, chào hàng quốc tế, viết thư chào hàng: Nghiên cứu thị trường: Mặt hàng đá xây dựng thường mang tính thời vụ vậy, xuất khẩu, công ty TNHH Hiệp Nghị thường ý đến thời gian nhu cầu đá xây dựng nước tăng lên cao để từ có kế hoạch cụ thể cho việc chuẩn bị tiếp cận khách hàng chuẩn bị sẵn nguồn hàng nước để đáp ứng nhu cầu khách Ví dụ mùa đông nhu cầu đá xây dựng 10 thường giảm xuống tính chất khắc nghiệt mùa lạnh quốc gia thuộc Hàn đới Ôn đới khiến cho công trình thường không hoạt động thời gian , ngược lại vào vụ xuân hè hè thu nhu cầu đá xây dựng lại tăng cao đột ngột, đỉnh điểm khoảng thời gian tháng đến tháng Khoảng thời gian lúc cần thiết để công ty tham gia vào hội chợ quốc tế quảng cáo sản phẩm đá Tham gia hội chợ quốc tế: Các hội chợ quốc tế hội lớn công ty cung cấp vật liệu xây dựng nói chung TNHH Hiệp Nghị nói riêng Bởi mặt hàng vật liệu xây dựng đá cần trưng bày thực tế cho khách hàng có cảm quan thật sản phẩm tính chất đặc thù ngành xây dựng Trong kiện vậy, bạn hàng khắp nơi giới tới để thoải mái lựa chọn cho sản phẩm phù hợp thông qua gian hàng trưng bày doanh nghiệp.Đây đồng thời hình thức quảng cáo mà Hiệp Nghị sử dụng nhiều hiệu để tiếp cận với đối tác nước theo nhận định Phó Giám Đốc Đặng Thị Thảo – người trực tiếp đăng ký, đặt chỗ hội chợ triển lãm công ty Hiệp Nghị Tổng Giám Đốc làm đoàn đại diện cho công ty nước Theo thống kê Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu năm 2010, 2011,2012 hội chợ mà Hiệp Nghị tham gia thường hội chợ chuyên ngành lớn tổ chức Nhật, Đức Anh, Bỉ, Tây Ban Nha Chi phí trung bình cho chuyến 300$ bao gồm khoản đặt chỗ hội chợ, chi phí lại, ăn người đại diện chi phí vận chuyển hàng mẫu sang nước bạn khoản phát sinh khác (Theo Bảng Cân Đối kế toán Phòng Hành Chính năm 2010, 2011,2012) Một đối tác ưng ý với sản phẩm công ty gian hàng triển lãm hai bên trao đổi contact xếp ngày gần để gặp mặt tiến tới đàm phán để công ty gửi chi tiết bảng catalogue hàng hóa cho đối tác sau hai bến tiến hành đàm phán giá tiếp quan điện thoại thư điện tử Đàm phán quốc tế 11 a Đàm phán trực tiếp hay gián tiếp để thống vấn đề hàng hóa, quy chuẩn,chất lượng hàng hóa, giá cả, phương pháp toán, điều kiện CIF CFR hay FOB FCA v v b Ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước Sau đàm phán xong hai bên tiến hành lập ký kết hợp đồng xuất c Yêu cầu bên nhập nhanh chóng mở L/C kiểm tra L/C: Khi khách hàng đối tác lần giao dịch với công ty Hiệp Nghị phương thức toán tin dùng mở tín dụng chứng từ - Letter of Credit (L/C) Sau ký kết hợp đồng, công việc công ty Hiệp Nghị phải làm yêu cầu bên mua mở L/C Sau đó, Hiệp Nghị kiểm tra xem điểu khoản L/C có phù hợp với hợp đồng mà hai bên ký hay không (sau nhận thông báo từ ngân hàng bên nước người bán) Khi có điều khoản không phù hợp Hiệp Nghị yêu cầu người nhập ngân hàng phát L/C sửa lại cho phù hợp với điều kiện hợp đồng (thông qua ngân hàng thông báo nước người bán) d Thực hợp đồng ngoại thương Việc chuẩn bị hàng hóa trước tiên phải dựa vào hợp đồng thương mại ký với đối tác nước để xác định hàng hóa số lượng hàng hóa Phòng kinh doanh XNK liên hệ với đơn vịsản xuất xưởng mỏ đá công ty để thực đơn đặt hàng khách Trong trường hợp số lượng đá không đủ loại đá khách đặt mặt hàng công ty sản xuất, Phòng kinh doanh XNK tiến hành thu gom đá từ công ty sản xuất đá xây dựng khác thân quen có uy tín như: Công ty sản xuất đá xây dựng Viễn Đông, Tiến Thịnh, Hưng Thành v v sau chuyển hàng xưởng sản xuất để đóng gói thành kiện, kẻ ký mã hiệu theo quy chuẩn người nhập quy địnhvà lập Shipping Details (hoặc đóng gói bên xưởng thu gom, nhiên việc làm tăng chi phí đồng thời không đảm bảo việc đóng gói theo quy chuẩn yêu cầu bên nhập khẩu) 12 Bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa công ty chịu trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối chất lượng, số lượng sau gửi xác nhận công ty Công ty đem giấy xác nhận lên nhánh công ty cổ phần khử trùng giám định Việt Nam địa 147 Hồ Đắc Di, Đống Đa, Hà Nộiđể lấy giấy chứng nhận khử trùng xin dấu e Thuê tàu chở hàng cảng Sau công đoạn thực hợp đồng đặt hàng xong nhân viên phòng Kinh doanh XNKsẽ chịu trách nhiệm liên lạc với hãng tàu để nắm rõ lịch tàu, tiền cước, chuyến tàu, container có sẵn hay phải điều để lập bảng so sánh tìm phương án thuê tàu tối ưu Một số hãng tàu hay công ty cân nhắc là: NYK, Maersk, APL, Hapag -Lloyd v v Vì khối lượng mặt hàng đá xuất lần không nhiều nên công ty thường thuê tàu chợ Và đó, việc bốc hàng lên tàu hãng tàu chịu trách nhiệm Sau Phó Giám Đốc thông qua phương án thuê tàu, Phòng Kinh Doanh XNK gọi điện chức thức cho hãng tàu xin fax Booking Note Bên phía Hiệp Nghị điền vào booking note thông tin cần thiết tên hàng, số lượng, cảng đến, cảng v v để gửi hãng tàu, Trong trường hợp giao nguyên công hãng tàu đồng thời cấp lệnh giao container số seal để Hiệp Nghị đóng hàng vào container xưởng sản xuất Bởi mặt hàng đá xây dựng nên cần huy động loại container thường (container 20 container 40) không cần đến loại container phức tạp container hở mũi hay contaier flat rack – loại container cần phải có thiết bị chuyên dụng để xếp dỡ, nên công ty Hiệp Nghị hoàn toàn đóng hàng vào container xếp chúng lên đầu kéo container thiết bị sẵn có nhà máy Sau phận đóng gói niêm phong container seal hãng tàu hàng thuộc luồng vàng xanh (việc xác định hàng thuộc luồng xanh hay luồng vàng kết phân luồng nhân viên phận chứng từ XNK cung cấp), lập bảng kê hàng container chở CY Hoặc hàng gửilà hàng lẻ đóng thành kiện trở ô tô bãi CYđể tập hợp lại đóng vào công theo hướng dẫn Booking note hãng tàu 13 Hàng làm thủ tục hải quan cần thiết Sau hải quan đóng dấu xác nhận, nhân viên phòng XNK đại diện công ty nhận House Bill of Lading xin giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng f Mua bảo hiểm cho hàng hóa: Thông thường công ty hay xuất theo điều kiện C&F công ty không mua bảo hiểm cho hàng hóa Tuy nhiên xuất theo điều kiện CIF, Hiệp Nghị phải chịu trách nhiệm mua bảo hiểm với mức tối thiểu bảo hiểm C (bảo hiểm miễn tổn thất riêng) Công ty Hiệp Nghị thường mua bảo hiểm công ty Bảo Việt Trước tiên công ty gửi Giấy Yêu Cầu Bảo Hiểm đến Bảo Việt để sở đàm phán ký hợp đồng với công ty Việc mua bảo hiểm thường công ty thực theo năm Cho đến hàng giao xuống tàu công ty gửi đến Bảo Việt thông báo “Giấy báo bắt đầu vận chuyển” lúc hàng hóa bắt đầu có giá trị bảo hiểm Nếu khách hàng có yêu cầu khác, yêu cầu thêm công ty Hiệp Nghĩ mua bảo hiểm với điều kiện A, B với điều kiện hai bên thỏa thuận rõ hợp đồng chi phí giá bán g Làm thủ tục hải quan Hiện nay, doanh nghiệp không cần phải đến tận văn phòng Trung tâm DL&CNTT – Cục Hải quan mà cần có đăng ký tài khoản khai hải quan từ xa khai hải quan điện tử …… Mặt hàng đá xây dựng công ty hải quan phân loại hàng hóa thuộc “Luồng xanh” công ty mang hàng chi cục hải quan để chi cục hải quan kiểm tra làm thủ tục hải quan Chính Chi cục Hải Quan kiểm tra chứng từ xem có phù hợp hay không sau đóng dấu vào mặt sau tờ khai hải quan Sau công ty trả phí 20.000 chi cục Hải quan Sau xin dấu vào tờ khai hải quan rồi, công ty gửi chứng từ cảng kèm hàng hóa để thông quan h Xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) 14 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa xin phòng Thương mại Công Nghiệp Việt Nam (VCCI) Hiệp Nghị đăng ký C/O trực tiếp trang web VCCI để khai điện tử cách điền thông tin hàng hóa, tàu, công ty vào mẫu đăng ký C/O cho VCCI Sau in mẫu C/O này, Phòng chứng từ cử người mang nộp với tờ khai hải quan, hóa đơn, xác nhận bán hàng (sales confirmation) Sau vài giờ, nhân viên VCCI kiểm tran, thấy hợp lệ cấp C/O mẫu A đóng dấu vào tờ C/O Thủ tục miễn phí i Thủ tục toán Thứ nhất, thư tín dụng chứng từ L/C: Sau giao hàng xong, công ty lập chứng từ toán đầy đủ, trùng khớp phù hợp với điều khoản nêu L/C Tiếp theo, hồ sơ toán chuyển cho ngân hàng phát hàng nước người mua kiểm tra Một hồ sơ toán xác nhận phù hợp với điều kiện L/C ngân hàng toán tiền cho công ty Và chứng từ toán chuyển cho người mua để người mua nhận hàng cảng đến Bộ chứng từ toán bao gồm: Chứng từ hàng hóa (packing list, commercial invoice, C/O, giấy chứng nhận chất lượng, số lượng v v) Chứng từ bảo hiểm, chứng từ vận tải( Bill of Lading ) Thứ hai, D/P (trả tiền đổi chứng từ) ,T/T (chuyển tiền điện): Đối với khách hàng quen thuộc, thủ tục toán có phần đơn giản chi phí thấp hai bên có lòng tin vào đối tác Công ty Hiệp Nghị thường thực thông qua ngân hàng cổ phần Ngoại Thương Việt Nam (VCB) j Nhân viên phận chứng từ XNK lập hồ sơ hoàn thuế lên phòng Thuế để xem xét hoàn thuế k Thanh toán khoản phí chi phí bốc hàng, bảo quản, lưu kho quy định hợp đồng l Giải khiếu nại sau hàng nhận người nhập khẩu: Các bước quy trình xuất hợp đồng cụ thể: Quy trình xuất mặt hàng đá Blue Stone Polish 012 sang công ty Arte Constructo BVBA (Molenberglei 18 2627 Schelle) Bỉ (số hợp đồng 09/Art/08) 15  Hợp đồng ký kết Công ty Hiệp Nghị ký hợp đồng xuất đá Blue stone Polish 012 cho công ty Arte Constructo BVBA (Bỉ) vào ngày 15/7/2013 Các điều khoản hợp đồng gồm có: Bên A: Công ty TNHH sản xuất xuất Đá Hiệp Nghị (Văn Cao, Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam) Bên B: Công ty Arte Constructo BVBA (Molenberglei 18 2627 Schelle, Belgium) Tên hàng: Đá Blue Stone Polish 012 theo tiêu chuẩn Proforma Số lượng: ANT2 40x40x2 cm = 496m2 Giá C&F (CFR Incoterm 2000) Antwerp: 32.5 USD/m2 Tổng giá trị: 496m2 x 32.5 USD = 16120 USD (bao gồm bao bì cả, đóng gói) Dung sai: +-10% Đóng gói: Đóng thùng gỗ nan thưa chắn, có chân cao 11cm, ký mã hiệu theo yêu cầu người mua Đóng gói thích hợp cho vận chuyển đường biển Thời gian giao hàng: từ ngày 25/7/2013 đến ngày 25/8/2013Thanh toán: Bằng phương thức toán thư tín dụng chứng từ 16  Toàn quy trình 17 Ý kiến thân 4.1 Nhận xét 4.1.1 Môi trường thực tập Môi trường làm việc chuyên nghiệp, động phòng hành công ty xuất nhập Hiệp Nghị mang lại cho em nhiều hứng thú phải chuẩn bị thái độ thực nghiêm túc công việc Có thể nói, điều đem lại hiệu làm việc lớn cho công ty Mỗi công việc giao đến người quy định deadline rõ ràng Người chậm trễ hay gây sai sót phải chịu hoàn toàn trách nhiệm phải tìm cách sửa lại lỗi sai Không khí làm việc căng thẳng nhiều gây áp lực cho nhân viên phòng nhờ vậy, người hình thành chủ động tự có trách nhiệm với phần nhiệm vụ 4.1.2 Nhân lực Đội ngũ cán bộ, nhân viên phòng hành hầu hết tốt nghiệp trường đại học Ngoại Thương phần nhiều số có năm kinh nghiệm Kế toán trưởng phòng chị Phạm Mai Phương, người mẫn cán với công việc Với vốn hiểu biết sâu rộng kế toán với cẩn thận, chăm chị mà sổ sách kế toán công ty có sai sót hay nhầm lẫn Mọi người phòng cư xử với thái độ hòa nhã thân thiện, đặc biệt nhiệt tình giúp đỡ sinh viên thực tập em Tuy nhiên, nguồn nhân lực phòng hành lại tất phòng Sự thiếu hụt nhân dẫn đến tình trạng dồn việc, người phải ôm đồm nhiều công việc, chí có nhân viên phải lại công ty làm việc đêm mà chưa hết việc Nếu tình trạng tiếp tục kéo dài ảnh hưởng không nhỏ đến sức khỏe nhân viên tác động xấu đến hiệu công việc Bên cạnh đó, tình trạng làm muộn thường xuyên xảy ra,đặc biệt mùa World Cup vừa qua Không giống nhiều công ty khác, thời gian bắt đầu làm việc công ty Hiệp Nghị 9h sáng Quy định bác phó giám đốc nhận thấy giao thông thường ách tắc vào khoảng thời gian 8h học sinh, sinh viên học công nhân viên chức làm Bởi vậy, thời gian làm việc lùi xuống 1h để tạo điều kiện tốt cho nhân viên Tuy nhiên, thời gian làm việc muộn so với công ty khác tình trạng làm muộn thường xuyên xảy Nhân viên công ty 18 dường quan tâm đến chất lượng công việc mà quên nét văn hóa nơi công sở mà số làm không Hơn nữa, ban lãnh đạo hình thức xử phạt hay chưa đề biện pháp để khắc phục tình trạng 4.1.3 Công tác tổ chức thực công việc Hiện tại, tất bước thuê vận tải quy trình xuất Hiệp Nghị thực hiện, tốn nhiều thời gian công sức cho hợp đồng gây tải cho phận Hành vốn có đến người làm (1 kế toán trưởng người quản lý chứng từ xuất nhập khẩu) Công việc phân bố cho nhân viên chưa hợp lý Có người làm không hết việc có người lại dư dả thời gian chơi điện tử hay xem phim làm việc Kim ngách xuất sang thị trường châu Á thấp, chưa xứng với tiềm Thị trường châu Á hứa hẹn có nhu cầu lớn xây dựng như: Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc…chưa thực công ty trọng Ngoài phòng nhân viên thông thạo ngoại ngữ: tiếng Hàn, tiếng Nhật, tiếng Ả Rập…gây rào cản ngôn ngữ việc mở rộng thị trường châu Á 4.1.4 Trải nghiệm thân Sau thời gian thực tập phòng hành công ty xuất nhập Hiệp Nghị, em thấy có kiến thức thực tế hoạt động xuất doanh nghiệp Kết thúc năm học trường với nhiều môn học đặc biệt môn học nghiệp vụ trường Giao dịch, Vận tải, Tiếng anh chuyên ngành…thì trình thực tập công ty xuất nhập Hiệp Nghị giúp em có hội áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc Trước đây, em khó hình dung toàn quy trình xuất mặt hàng nước nào, công việc diễn ra sao, nơi làm thủ tục chứng từ hay chí liên hệ môn học Vậy nên, thời gian ngắn thực tập phòng hành chính, bước đầu em có nhìn rõ rang hơn, cụ thể công việc tương lai theo đuổi 19 4.2 Đề xuất ý kiến 4.2.1 Thực trạng làm muộn Giải pháp: trừ 10% lương cá nhân làm không Người thực hiện: Phó giám đốc Đặng Thị Thảo Cách thức thực hiện: - Luật nên quy định văn bản, có đóng dấu xác nhận Phó giám đốc - Phổ biển chung cho toàn phòng, ban để người nắm rõ quy định, đồng thời phát cho người đồng thời dán vị trí dễ nhìn thấy phòng - Xử phạt nặng nghiêm túc hành vi vi phạm để làm gương Thời gian thực hiện: Quy định nên áp dụng lâu dài suốt trình hoạt động sau công ty Hiệu dự kiến: Điều mang lại hiệu cao ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người đồng thời góp phần nâng cao tính tự giác thói quen giấc nhân viên công ty 4.2.2 Việc thuê vận tải Giải pháp: liên kết với công ty vận tải DHL, LACCO Người thực hiện: Phó giám đốc Đặng Thị Thảo Cách thức thực hiện: Tham khảo dịch vụ công ty vận tải thông qua mạng Internet Xem xét, cân nhắc lựa chọn công ty phù hợp với công ty Liên hệ để hợp tác làm ăn Thời gian thực hiện: Giải pháp cần thực Hiệu dự kiến: Hiệu tức khắc, giúp san sẻ gánh nặng công việc cho nhân viên Công ty vận tải làm việc chuyên nghiệp, cẩn thận kĩ 20 Kết luận Công ty Hiệp Nghị công ty non trẻ với kim ngạch xuất đá xây dựng tăng lên đều qua năm với định đắn việc lựa chọn mặt hàng để tập trung sản xuất, hướng phát triển để mở rộng thị trường nước ngoài, công ty có tương lai tươi sáng lĩnh vực xuất đá đầy tiềm Với nhược điểm tồn công ty em tin tương lai gần với định sáng suốt tầm nhìn xa trông rộng ban lãnh đạo công ty, Hiệp Nghị dần khắc phục nhược điểm như: Khâu marketing yếu, nhân nên khối lượng công việc nhiều, tốn nhiều công sức cho việc thuê tàu lưu cước hay số lượng sản phẩm từ đá Basalt hạn chế Trong phương hướng công ty giai đoạn 2014 – 2015 vạch hướng phát triển rõ ràng để vượt qua hầu hết tồn Một có định hướng cụ thể ban lãnh đạo công ty nhanh chóng có kế hoạch, chiến lược phù hợp để khắc phục hết nhược điểm đưa Hiệp Nghị phát triển xa thời gian tới 21 Tài liệu tham khảo Giáo trình Vận tải giao nhận ngoại thương, Hà Nội, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật xuất PGS.TS Nguyễn Như Tiến Website: hiepnghi-stone.com Điều lệ tổ chức hoạt động công ty sản xuất xuất nhập Hiệp Nghị Bộ chứng từ công ty Các tài liệu tham khảo khác 22 [...]... vào các hợp đồng thương mại đã ký với đối tác nước ngoài để xác định hàng hóa và số lượng hàng hóa Phòng kinh doanh XNK sẽ liên hệ với đơn v sản xuất là các xưởng và những mỏ đá của công ty để thực hiện đơn đặt hàng của khách Trong trường hợp số lượng đá không đủ hoặc loại đá khách đặt không phải là mặt hàng do công ty sản xuất, Phòng kinh doanh XNK sẽ tiến hành thu gom đá từ các công ty sản xuất đá. .. khi hàng đã được nhận bởi người nhập khẩu: Các bước trong quy trình xuất khẩu một hợp đồng cụ thể: Quy trình xuất khẩu mặt hàng đá Blue Stone Polish 012 sang công ty Arte Constructo BVBA (Molenberglei 18 2627 Schelle) Bỉ (số hợp đồng 09/Art/08) 15  Hợp đồng ký kết Công ty Hiệp Nghị đã ký hợp đồng xuất khẩu đá Blue stone Polish 012 cho công ty Arte Constructo BVBA (Bỉ) vào ngày 15/7/2013 Các điều khoản... cho nhân viên Công ty vận tải làm việc sẽ chuyên nghiệp, cẩn thận và kĩ càng hơn 20 Kết luận Công ty Hiệp Nghị tuy là một công ty còn non trẻ nhưng với kim ngạch xuất khẩu đá xây dựng tăng lên đều đều qua từng năm cùng với những quy t định đúng đắn trong việc lựa chọn mặt hàng nào để tập trung sản xuất, những hướng phát triển nào để mở rộng thị trường của mình tại nước ngoài, công ty đã và đang có một... xuất đá xây dựng khác thân quen và có uy tín như: Công ty sản xuất đá xây dựng Viễn Đông, Tiến Thịnh, Hưng Thành v v sau đó chuyển hàng về xưởng sản xuất để đóng gói thành các kiện, kẻ ký mã hiệu theo quy chuẩn do người nhập khẩu quy địnhvà lập Shipping Details (hoặc đóng gói luôn bên xưởng thu gom, tuy nhiên việc này sẽ làm tăng chi phí đồng thời không đảm bảo được việc đóng gói sẽ theo đúng quy chuẩn... thời gian tới đây 21 Tài liệu tham khảo 1 Giáo trình Vận tải và giao nhận trong ngoại thương, Hà Nội, Nhà xuất bản 2 3 4 5 Khoa học và kỹ thuật xuất bản của PGS.TS Nguyễn Như Tiến Website: hiepnghi-stone.com Điều lệ và tổ chức hoạt động công ty sản xuất và xuất nhập khẩu Hiệp Nghị Bộ chứng từ của công ty Các tài liệu tham khảo khác 22 ... các công ty cung cấp vật liệu xây dựng nói chung và TNHH Hiệp Nghị nói riêng Bởi vì mặt hàng vật liệu xây dựng như đá rất cần được trưng bày thực tế cho khách hàng có những cảm quan thật sự về sản phẩm do tính chất đặc thù của ngành xây dựng Trong những sự kiện như vậy, các bạn hàng khắp nơi trên thế giới đều tới để thoải mái lựa chọn cho mình những sản phẩm phù hợp thông qua các gian hàng trưng bày của. .. lĩnh vực xuất khẩu đá đầy tiềm năng này Với những nhược điểm còn tồn tại của công ty em tin rằng trong tương lai gần với những quy t định sáng suốt và tầm nhìn xa trông rộng của ban lãnh đạo công ty, Hiệp Nghị sẽ dần khắc phục được những nhược điểm như: Khâu marketing còn yếu, nhân sự còn ít nên khối lượng công việc nhiều, tốn nhiều công sức cho việc thuê tàu lưu cước hay số lượng sản phẩm từ đá Basalt... học tại trường với rất nhiều môn học và đặc biệt là các môn học nghiệp vụ của trường như Giao dịch, Vận tải, Tiếng anh chuyên ngành…thì quá trình thực tập tại công ty xuất nhập khẩu Hiệp Nghị đã giúp em có cơ hội áp dụng những lý thuyết vào thực tiễn công việc Trước đây, em rất khó hình dung được toàn bộ quy trình xuất khẩu một mặt hàng ra nước ngoài như thế nào, các công việc diễn ra ra sao, nơi làm... yêu cầu bởi bên nhập khẩu) 12 Bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa của công ty sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối về chất lượng, số lượng sau đó gửi xác nhận về công ty Công ty sẽ đem giấy xác nhận đó lên nhánh công ty cổ phần khử trùng giám định Việt Nam địa chỉ 147 Hồ Đắc Di, Đống Đa, Hà Nộiđể lấy giấy chứng nhận khử trùng và xin dấu e Thuê tàu và chở hàng ra cảng Sau khi công đoạn thực hiện... mùa lạnh tại quốc gia thuộc Hàn đới và Ôn đới khiến cho các công trình thường không hoạt động trong thời gian này , ngược lại vào vụ xuân hè và hè thu thì nhu cầu về đá xây dựng lại tăng cao đột ngột, đỉnh điểm là khoảng thời gian tháng 4 đến tháng 8 Khoảng thời gian này chính là lúc cần thiết để công ty tham gia vào các hội chợ quốc tế cũng như quảng cáo sản phẩm đá của mình Tham gia các hội chợ quốc ... Phượng Tổng quan công ty xuất nhập Hiệp Nghị 1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty TNHH sản xuất xuất nhập Hiệp Nghị Được thành lập từ năm 2007, Công ty TNHH sản xuất xuất nhập Hiệp Nghị... chuyển cửa Công văn xin chuyển cửa Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan Giấy giới thiệu Giấy ủy quy n 3.3.2 Tìm hiểu quy trình xuất đá xây dựng công ty Quy trình xuất đá công ty xuất nhập Hiệp... đặc biệt bác phó giám đốc Đặng Thị Thảo, em định chọn đề tài: Quy trình xuất đá xây dựng công ty TNHH sản xuất xuất nhập đá xây dựng Do kiến thức thực tiễn em tích lũy chưa nhiều nên báo cáo